Sportlandgoed De Haamen en het Centrum voor Aangepast Sporten, Bouwvoorbereidingsfase. Beheer- en exploitatieopzet

Transcriptie

1 Sportlandgoed De Haamen en het Centrum voor Aangepast Sporten, Bouwvoorbereidingsfase Beheer- en exploitatieopzet Beek, maart 2012

2 INLEIDING Vanaf oktober 2010 wordt gewerkt aan een opzet voor beheer en exploitatie van het Sportlandgoed De Haamen. In het kader van dit deelproject zijn inmiddels de nodige notities uitgebracht en besluiten genomen. De belangrijkste zijn: Startnotitie Beheer en Exploitatie Sportlandgoed De Haamen, oktober 2010 Plan van Aanpak Beheer en Exploitatie Sportlandgoed De Haamen, juli 2011 Exploitatiebegroting Sportlandgoed De Haamen, december 2011 Startnotitie Programmaraad De Haamen, februari 2012 Twee Stuurgroepoverleggen (januari en februari 2012) In deze notitie zijn de verschillende notities en de besluiten die daarover zijn genomen samengevoegd tot de beheer- en exploitatie-opzet Sportlandgoed De Haamen.

3 HET MODEL 2.1 Inleiding De beheer- en exploitatieopzet is ontwikkeld door achtereenvolgens een antwoord te geven op de volgende vragen: 1. Welke taken/activiteiten moeten worden uitgevoerd in het kader van het beheer en exploitatie van het Sportlandgoed De Haamen? 2. Op welke wijze wordt de uitvoering van die taken georganiseerd, waarbij de hoofdvraag is welke activiteiten worden lokaal georganiseerd en welke regionaal? 3. In welke organisatievorm wordt e.e.a. vervolgens ondergebracht? 2.2 De beheertaken Voor het Sportlandgoed De Haamen is een beschrijving gemaakt van de beheeractiviteiten die uitgevoerd moeten. Die activiteiten zijn onderverdeeld naar drie hoofdgroepen. Onderstaand worden de beheertaken weergegeven: 1. Eigenaarbeheer: Alle taken die voortvloeien uit het eigendom van de accommodaties en voorzieningen, t.w.: a. Grote, planmatige onderhoud (opstellen van MeerjarenOnderhoudsPlanningen, (laten) uitvoeren van het grote planmatige onderhoud, controle op de uitvoering). b. Zorg dragen voor gebouw- en voorzieningengebonden verzekeringen en belastingen. c. Contractbeheer. 2. Facilitair/gebruikerbeheer: Alle taken die voortvloeien uit het dagelijkse gebruik van de accommodaties en voorzieningen, t.w.: a. Schoonmaak. b. Klein, gebruikers- en storingsonderhoud. c. Energiebeheer. d. Toezicht op het gebruik. e. Administratie en informatievoorziening. f. Verhuur en rooster. g. Horeca. h. Relatiebeheer. i. Marketing, PR en verkoop van de accommodatie. 3. Programmabeheer: Alle taken die voortvloeien uit inhoudelijke samenwerking tussen verenigingen en maatschappelijke instellingen op het gebied van sport en ontwikkeling en vernieuwing van sportactiviteiten, t.w.: a. Versterking lokale verenigingsstructuur. b. Ontwikkeling en uitvoering activiteitenaanbod recreanten. c. Talenontwikkelling en begeleiding RTC s en NTC s. d. Ontwikkeling, invoering en begeleiding van zorg-/sportarrangementen. e. Marktonderzoek naar de behoefte aan sport en bewegen. 2.3 Lokaal of regionaal Er is een beoordelingskader gehanteerd bij het bepalen of en in welke mate een activiteit vooral lokaal georganiseerd kan of moet worden, of dat juist regionale samenwerking wenselijk/nodig is.

4 - 4 - Daarbij geldt dat voor wat betreft het eigenaarbeheer deze exercitie niet is uitgevoerd. Het eigenaarbeheer van het Sportlandgoed De Haamen is nooit punt van discussie geweest en zal de taak zijn van de gemeente Beek. Voor wat betreft het gebruikersbeheer en programmabeheer heeft die beoordeling wel plaatsgevonden, aan de hand van de volgende aspecten: Financiºn: o Wat is naar verwachting het meest efficiºnt? o Wat brengt de laagste veranderingskosten met zich mee Kwaliteit van de dienstverlening: o Wat is het meest klantvriendelijk (snelheid, korte lijnen, etc.) Effectiviteit: Met welke beheervorm worden de (sportieve) ambities het beste waargemaakt? o Nieuwe doelgroepen o Sport-/zorgarrangementen o Bezettingsgraad landgoed Realiteitsgehalte: o Geloofwaardigheid richting kernpartners o Lokaal draagvlak In de onderstaande figuur zijn de resultaten van de beoordeling opgenomen en is schematisch aangegeven of activiteiten juist lokaal of juist regionaal georganiseerd zouden moeten worden. Figuur 1: Afweging lokaal of regionaal.

5 - 5 - Uit de figuur kunnen de volgende conclusies worden getrokken: Het lokale programmabeheer (het versterken van de lokale verenigingsstructuur, NJOY, een recreatief sportaanbod voor ongeorganiseerde sporters) moet lokaal worden georganiseerd. Het facilitaire beheer van sportaccommodaties op het Sportlandgoed De Haamen (toezicht, schoonmaak, energiebeheer, horeca en klein onderhoud), kan meer dan uitstekend lokaal georganiseerd worden. Het heeft nauwelijks voordelen om deze activiteiten op regionale schaal te organiseren. De BackOffice (administratie en informatievoorziening) kan lokaal, maar ook regionaal. Omdat regionaal organiseren waarschijnlijk geen voordelen oplevert wordt voorgesteld om deze activiteit lokaal onder te brengen. Dit geldt overigens ook voor het programmabeheer voor recreatieve sportactiviteiten. Extern gerichte activiteiten van het gebruikerbeheer en ondernemerschap zijn activiteiten die bij voorkeur op regionale schaal worden afgestemd en georganiseerd. Deze activiteiten vereisen veel afstemming tussen de verschillende gemeenten en instellingen en een niveau van kennis en capaciteiten dat lokaal organiseren niet wenselijk is. Het programmabeheer rond talenten- en trainingscentra en sport-/zorgarrangementen in het kader van de kanteling van de WMO zijn haast per definitie activiteiten die regionaal georganiseerd moeten worden. Deze activiteiten vereisen veel afstemming tussen regiogemeenten (ook financiºle afstemming) en de verschillende (zorg)instellingen in de regio dat het haast ondenkbaar is dat lokaal organiseren soelaas kan bieden. 2.4 Organisatievorm Gegeven de bovenstaande conclusies wordt de volgende organisatievorm voorgesteld: Figuur 2: Organisatiemodel

6 - 6 - Lokaal Alle lokale activiteiten worden ondergebracht bij de Stichting Exploitatie Sport en Recreatievoorzieningen Beek (SESR) en bij de Stichting De Haamen. De SESR is de stichting die in de huidige situatie het zwembad en de beide sporthallen beheert en exploiteert. Aan deze stichting kunnen ook de facilitaire taken voor wat betreft de buitensport worden toegevoegd onder de voorwaarden dat: SESR een overtuigend plan opstelt voor het beheer van deze voorzieningen. SESR een kader ontwikkelt op basis waarvan haar prestaties kunnen worden gemeten en beoordeeld. Stichting De Haamen is een stichting die in oprichting is en bestaat uit de grote binnen- en buitensportverenigingen uit Beek, grote zorginstellingen en de fyio-/fitnessexploitant op De Haamen. Binnen deze stichting wordt het lokale programmabeheer ondergebracht (versterking verenigingsstructuur, inbedding aangepast sporten en activiteiten voor recreanten). Regionaal Uitvoeringsorganisatie Op regionaal niveau zouden gebruikerbeheer en programmabeheer kunnen worden neergelegd bij de Sportstichting Sittard-Geleen en haar dochterorganisaties. Daarbij is het wenselijk dat alle activiteiten van het regionale beheer (zowel facilitair als programma) gebundeld worden binnen deze sportstichting. Beleid en bestuur Om zorg te dragen voor de juiste afstemming tussen de regiogemeenten worden de volgende structuren voorgesteld: Regionaal beleidsoverleg sport. Dit zou een verbreding kunnen zijn (althans in onderwerpen) van het al bestaande beleidsoverleg IKS, met gedeeltelijk dezelfde personen die deelnemen aan het overleg. Dat zijn Silvio van Gool (Sportstichting Sittard-Geleen), Mark Schats (PIW), de 4 regio-ambtenaren sport en de IKS-consulent. Dit overleg moet worden uitgebreid met de WMO-verantwoordelijken binnen de gemeenten. Waar nodig zou dit beleidsoverleg uitgebreid moeten kunnen worden met partners als (Speciaal) Onderwijs of zorginstellingen. Een regionale stuurgroep bestaande vier wethouders Sport + gedeputeerde sport (huidige Bestuurlijke werkgroep Sport) + Sportstichting en PIW (voorzitter Raad van Toezicht) en waar nodig aangevuld met partners als (Speciaal) Onderwijs en zorginstellingen.

7 - 7-3 PLAN VAN AANPAK Om deze beheer- en exploitatieopzet te kunnen realiseren moet veel gebeuren, t.w.: Lokaal Oprichting en installatie Stichting De Haamen De gemeente Beek is - als voorloper van Stichting De Haamen gestart met een programmaraad. Voorlopig kan goed worden gewerkt via de programmaraad, maar er dient nu te worden gestart met de oprichting van de Stichting De Haamen, zodat deze stichting in het najaar van 2012 operationeel kan zijn. Opstartplan SESR De SESR dient een overtuigend plan op te stellen op basis waarvan blijkt dat zij het facilitair beheer van ook de buitensportaccommodaties kunnen overnemen. Onderdeel van dat plan dient ook te zijn het creºren van draagvlak bij de buitensportverenigingen (de toekomstige clientłle). Uitwerken voorrangsregeling/spelregels programmering De voorrangsregeling voor het gebruik van de voorzieningen en de spelregels voor het seizoensrooster moeten worden uitgewerkt om tot goede afstemming te komen tussen Stichting De Haamen en SESR. Regionaal Doorontwikkeling Sportstichting Sittard-Geleen De Sportstichting Sittard-Geleen zal zich moeten voorbereiden op de uitvoering van enkele regionale aspecten van het gebruikerbeheer. Het betreft vooral de extern gericht aspecten als marketing, PR, relatiebeheer, etc. Idealiter zal ook het regionale programmabeheer worden ondergebracht bij de sportstichting. Ook daar zullen de voorbereidingen voor getroffen moeten worden. Afstemming met het lokale beheer De spelregels voor verhuur, programmering, tarieven, etc. dienen te worden afgestemd met het lokale beheer en de ICT-infrastuctuur daartoe moet worden ingevoerd. Kortom, de tijd is aangebroken voor het kwartiermaken op lokaal en regionaal niveau, met de speerpunten: Facilitair Sport-/zorg/WMO NTC/RTC