Flexibel huisvesten en Kostenempirie

Transcriptie

1 Flexibel huisvesten en Kostenempirie Casus Rijkshuisvesting Karel Dekker, Evi De Bruyne, Anca Gosselink, Wim Pullen en Pieter le Roux Center for People and Buildings mei 2011

2 colofon Dit onderzoek is uitgevoerd door: Center for People and Buildings Onderzoeksteam CfPB Evi De Bruyne Karel Dekker Anca Gosselink Wim Pullen Pieter le Roux Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. De stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings is in 2001 opgericht met steun van de founding partners Rijksgebouwendienst, TU Delft en de ABNAmroBank. Anno 2011 zijn de TU Delft, de Belastingdienst, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het Ministerie van Defensie. belangrijke partners van het CfPB Kluyverweg HT Delft T: +31 (0) E: info@cfpb.nl W:

3 Inhoudsopgave Samenvatting 6 1 Inleiding 1.1 Context en vraagstelling Waarom dit rapport? Leeswijzer 14 2 De betekenis van de flexfactor 2.1 PACT model gereedmaken voor berekeningen Vertaling van FNO naar BVO Invloed van flexfactor op werkplekkenmix Invloed van thuiswerken op werkplekkenmix Conclusies 23 3 Evaluatie gebruik en beleving 3.1 Onderzoeksresultaten CfPB Conclusies 27 4 Kwalitatieve uitgangspunten en kosten 4.1 PARAP gereedmaken voor berekeningen FWR Bepalen basiskwaliteiten en voorzieningen Berekenen theoretische nieuwbouw varianten Bestaande voorraad Voorbeeldprojecten Conclusies 47 5 Methodische en politieke reflectie 5.1 Methodische aspecten Bestuurlijke aspecten Bestuurbaarheid van het beleid 52 6 Bijlagen 4 flexibel huisvesten en kostenempirie

4 5 flexibel huisvesten en kostenempirie

5 Samenvatting In de nota Compacte Rijksdienst kondigt het Kabinet aan over te gaan tot een concentratie van kantorenlocaties. Deze maatregel past in een beleid voor een rijksbrede infrastructuur voor de bedrijfsvoering. Uitgangspunt is de huisvestingsnorm voor de flexfactor (werkplek/fte) die op het niveau van gehele Kantoorgebouwenvoorraad geldt: 0,9 werkplek/fte. Het streven is gericht op 0,7 werkplek per fte. De Rijksgebouwendienst voert een onderzoek uit naar de haalbaarheid van de ambitie van norm 0,7 werkplek per fte. Het kenniscentrum Center for People and Buildings (CfPB) doet onderzoek naar de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. In zeer kort tijdsbestek is een onderbouwend onderzoek gedaan naar kwalitatieve en kwantitatieve effecten van deze hogere ambitie. Een dergelijke casestudy heeft een wetenschappelijk belang want het past bij een generieke onderzoeksaanpak waarin de vastgoedeffecten, de sociaalpsychologische en organisatorische alsmede economische effecten van veranderende arbeid in ruimte en tijd verkend en gemodelleerd wordt. In deze rapportage wordt ingegaan op dit CfPB onderzoek. In het eerste deel van het onderzoek zijn de effecten bestudeerd van de verhoging van de ambitie (naar 0,7 werkplek per fte) op de samenstelling van de werkplekkenmix en de ondersteunende plekken. Dit is gedaan met behulp van het reken en redeneermodel PACT, toegepast op een tweetal cases van rijksgebouwen in Den Haag, te weten het gebouw Rijnstraat 8 en het gebouw de Resident (Castalia). Bij het invoeren van activiteitgerelateerd werken en een lagere flexfactor is het nodig dat de gefaciliteerde plekken in een gebouw in verhouding zijn met de activiteiten die er plaatsvinden, zowel in aantal als in type. De verhoudingen van de verschillende typen verschuiven naarmate men meer flexibiliteit invoert. Naar verhouding daalt dan het aantal werkplekken en neemt het aandeel in de totale oppervlakte (en aantal ruimtes) van de faciliteiten en de overlegplekken toe. De open gesloten verhouding is sterk afhankelijk van de keuze van de toe te passen typen plekken. Als het activiteitenpatroon stabiel blijft, zal deze in verhouding niet sterk verschuiven bij een verandering van 0,9 naar 0,7. Onderzocht is wat de effecten zijn van een toenemende afwezigheid ten gevolge van o.a. meer thuiswerken. Aangetoond wordt welke activiteiten geschikt zijn voor het doen van thuiswerk en op welke wijze er sturing aan kan worden gegeven. De consequenties worden duidelijk en te zien is dat er in dat geval minder concentratieplekken nodig zijn op kantoor en er relatief meer ontmoetings en vergaderruimte nodig is. In het tweede deel Evaluatie van gebruik en beleving behandelt de sociaalpsychologische en organisatorische effecten van de verhoging van de ambitie 6 flexibel huisvesten en kostenempirie

6 (naar 0,7 werkplek per fte) op basis van aanwezige kennis binnen het CfPB. Onderzocht is welke effecten van meer flexibel werken en de vermindering van het aantal werkplekken per persoon kunnen worden ontleend aan het jarenlange onderzoek van het Center naar de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. De resultaten uit dit deel van het onderzoek laten zien dat vooral vier werkomgevingsaspecten van belang zijn voor een positieve beleving van de werkomgeving en de gepercipieerde productiviteit van medewerkers. Deze aspecten zijn: De functionaliteit en comfort van de werkomgeving; Hoeveelheid, functionaliteit en diversiteit van ruimten; Concentratiemogelijkheden; Communicatiemogelijkheden en sociale interactie. De eerste twee aspecten gelden in het algemeen. Bij de twee laatste is voor beantwoording van de vraag waar de nadruk op komt te liggen, vooral de te bereiken doelstelling van belang. Welke productiviteit is het meest gewenst, de individuele of die van het team of van de gehele organisatie? Het derde deel van het onderzoek gaat over de kwantificering van de economische effecten in theorie en bij een tweetal cases bij een verloop van de flexfactor van 1,1 naar 0,9 en verder naar 0,7. Dit is gedaan met behulp van het reken en redeneermodel PARAP. Als eerste is onderzocht wat bij een theoretische benadering van nieuwbouwsituaties de integrale effecten op de jaarkosten zijn van variaties van genoemde verlaging van de ratio werkplek per fte en de vermindering van het kantooroppervlak per persoon. Aangetoond wordt dat de verschuivingen niet alleen bij de gebouwgebonden investeringen en jaarkosten ontstaan, doch vooral bij de kosten voor het interieur, uitrusting en ICT. Verder wordt aangetoond dat de effectiviteit het sterkst toeneemt bij de verandering van de flexfactor van 1,1 met vaste werkplekken naar 0,9 met flexibele werkplekken. De volgende stap naar een verlaging van de flexfactor naar 0,7 geeft per persoon nog steeds besparingen, maar in mindere mate. De toepassing van de berekeningen op de twee cases, Rijnstraat 8 en De Resident (Castalia) laten zien dat het van essentieel belang is aan te sluiten bij natuurlijke ingreepmomenten. Bij de Rijnstraat 8 komt dat goed uit maar bij Castalia is het nu te vroeg en daardoor economisch onaantrekkelijk om grote ingrepen te doen om de 0,7 ambitie waar te maken. Interessant is een alternatief dat is uitgewerkt om te werken in twee fasen. Eerst de verlaging van de flexfactor volgens de ambitie van FWR tot 0,7 met een bescheiden toename van de capaciteit van het gebouw (+30%), doch te wachten op een natuurlijk ingreepmoment met het verder verlagen van het aantal m2 BVO per persoon en het doen van investeringen die het mogelijk maken een grotere capaciteit (+57%) van het gebouw te bereiken. Deze investeringen hebben vooral ook te maken met het voldoen aan veiligheids en gezondheidseisen, zoals die o.a. geregeld zijn in het bouwbesluit. In het vierde deel worden enkele reflecties gegeven die van belang zijn bij de interpretatie van de gegevens uit dit onderzoek. De belangrijkste opmerkingen zijn: De onzekerheden in de uitkomsten vanwege het puur theoretisch karakter van de gebouwmodellen van PARAP en dus de afwijking van de werkelijkheid; 7 flexibel huisvesten en kostenempirie

7 Het ongewenst zijn van het trekken van conclusies voor de gehele voorraad rijksgebouwen op basis van deze beperkte berekeningen met twee cases; Onzekerheden over de strategische keuzes voor het handhaven dan wel afstoten van delen van de voorraad in de komende 10 jaar; Onzekerheden over de mate van bereidheid van de departementale organisaties om de toch grote veranderingen in de wijze van werken en samenwerken te implementeren; Onzekerheden over de politiek bestuurlijke gevolgen van strategische keuzes mede in het licht van het zgn. Bestuursakkoord. Het te snel conclusies trekken over de te verwachten besparingen als niet tevens het geheel van de integrale kosten worden beschouwd; Het aangeven van de noodzaak voor een aanvulling op het FWR programma waarin de kwaliteit en kostennormering moet worden uitgewerkt. 8 flexibel huisvesten en kostenempirie

8 9 flexibel huisvesten en kostenempirie

9 1 Inleiding 1.1 Context en vraagstelling Compacte rijksdienst In de nota Compacte Rijksdienst 1 kondigt het Kabinet aan over te gaan tot een concentratie van kantorenlocaties. Deze maatregel past in een beleid voor een rijksbrede infrastructuur voor de bedrijfsvoering. Uitgangspunt is de huisvestingsnorm die op het niveau van gehele Kantoorgebouwenvoorraad geldt: 0,9 werkplek/fte. Het streven is gericht op 0,7 werkplek per fte. Het kabinet kondigt een onderzoek aan naar de haalbaarheid van de ambitie van norm 0,7 werkplek per fte. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de Rijksgebouwendienst. In het programma Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) is een redenering uitgewerkt over rijkshuisvesting vanuit de organisatiedoelen en ambities. Dit heeft geresulteerd in een ruimtelijke normstelling voor werkplekken. In de besluitvormingsnota zijn deze normen waaronder de hierboven aangehaalde ratio van 0.9 werkplek /fte gesteld op het niveau van de hele voorraad Rijkskantoren. Voor een organisatieonderdeel kan op basis van het onderliggende onderzoeksrapport (CfPB, 2011) worden uitgerekend hoeveel werkplekken een organisatie kan gaan gebruiken. Slechts in zeer beperkte mate is in genoemd onderzoek aangegeven wat de consequenties van de normstelling voor de gebouwen zijn. Daarom heeft het onderhavige rapport een andere invalshoek. Wat zijn de effecten voor de gebouwen? De vraagstelling luidt: Welke empirische en methodische inbreng over de kostenconsequenties van de invoering van een norm 0,7 werkplek per fte voor de voorraad rijkskantoren kan het CfPB vanuit zijn onderzoek en expertise leveren? 1 en publicaties/jaarplannen/2011/02/14/uitvoeringsprogramma compacterijksdienst.html, (laatst bezocht nop 6 mei 2011) 10 flexibel huisvesten en kostenempirie

10 1.1.2 Analyse van de vraagstelling Schema 1 Begrippen en definities What if? Kunnen we op basis van de werkplek per fte norm zeggen wat de bergingscapaciteit van gebouwen is en welke de gevolgen van eventuele technische aanpassing van die gebouwen zijn? Als de bergingcapaciteit van gebouwen omhoog gaat, gaan er meer mensen gebruik maken van de beschikbare ruimte. Wat gebeurt er dan: functioneel, sociaalpsychologisch, organisatorisch, technisch en economisch? Bij dit laatste onderwerp willen we aankomen, want dat geeft antwoord over de kostenconsequenties. Niettemin blijft er sprake van een multi dimensionaal systeem waarin de variabelen een sterke wisselwerking over en weer hebben. De beantwoording van deze what if? vraag heeft het karakter van een methodisch empirische reflectie gekregen, en is uitgevoerd in zeer korte tijd. Deze aanpak heeft twee gevolgen: 1 De verantwoording: we leggen uit hoe en waarnaar we gekeken hebben en wat de resultaten zijn. 2 De risico s: we geven aan dat de korte doorlooptijd van het onderzoek beperkingen oplevert. We concentreren ons op een resultaat dat bestaat uit bruikbare informatie, die methodisch betrouwbaar en valide is, maar die geen enkele budgettaire berekening voor de hele Rijkskantorenvoorraad enigszins rechtvaardigt. Uitleg van begrippen en definities Voor definities van bv het begrip werkplek verwijzen van naar de Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk, Corporate Standard Fysieke Werkomgeving Rijk 2011, (CfPB, 2011). Bij het duiden van consequenties worden vijf begrippen gehanteerd: Functioneel Sociaalpsychologisch Een andere werkplek ratio past bij het FWR uitgangspunt van een activiteitgerelateerde werkwijze annex huisvesting. Zo een huisvesting heeft een mix van werkplekken die gekenmerkt wordt door hoeveelheid, diversiteit en functionaliteit van werkplekken. Een andere werkplekken mix en een andere manier van gebruik van de werkomgeving (bv thuiswerken) heeft gevolgen voor de individuele medewerker. Kunnen we op basis van onderzoek en beschikbare kennis aangeven wat de sociaal psychologische gevolgen voor de medewerker zijn. Bijv. Condities voor motivatie, arbeidsproductiviteit, welzijn en gezondheid. 11 flexibel huisvesten en kostenempirie

11 Organisatorisch Technisch kwalitatief Economisch Een andere werkplekkenmix en een andere manier van gebruik van de werkomgeving (bv thuiswerken) heeft gevolgen voor de organisatie. Kunnen we op basis van onderzoek en beschikbare kennis aangeven wat de organisatorische gevolgen zijn. Bijv. sociale cohesie, medewerkertevredenheid, kennisdeling en ontwikkeling. Een andere werkplekkenmix heeft gevolgen voor gebouwindeling (Inbouw) en ondersteunende techniek (Drager, dragerinstallaties, dragerverkaveling). Om hiermee te rekenen zijn uitgangspunten voor kwaliteit 1 gekozen. Kosten consequenties van ingrepen zijn uitgedrukt in jaarkosten en geordend in ratio s: jaarkosten per m 2 BVO, jaarkosten per fte, jaarkosten per werkplek. Er worden geen absolute getallen genoemd maar verschillen ten opzicht van een traditionele situatie van 1,1 werkplek/fte en 25,3 m 2 BVO. 1 Er is rekening gehouden met het Bouwbesluit 2003, zie Er is geen rekening gehouden met de voorgenomen wijziging van het Bouwbesluit per 1 januari 2012 (zie bouwbesluit vanaf 2012) 12 flexibel huisvesten en kostenempirie

12 Onze aanpak Stel er is een kantoorgebouw. Dat heeft een indeling: een hal, een trappenhuis, toiletten, een kantine, liften, koffiecorners/pantries, werkplekken soms open, soms afgesloten kamers, vergaderkamers en zalen. De mix van werkplekken verandert. Hoe redeneren wij? Schema 2 Redeneerlijn van dit onderzoek Er is een stelsel ruimtenormen ontwikkeld in het programma Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) Wat gebeurt er met gebouwen, met mensen, met kosten als we met de normen tot het ambitie niveau (0,7 werkplek/fte) gaan? gebouwmodel werkplekken gang Trappenhuis, Toiletten Liften werkplekken Ad Vraag 1 Ad Vraag 3 1. Welke veranderingen in het gedeelte van het gebouw met de werkplekken vinden plaats als onder invloed van de verandering in de ratio werkplek/fte het activiteitgerelateerd werken wordt doorgevoerd? We bepalen het antwoord met het instrument PACT (Plekken en Activiteiten). We krijgen zicht op een andere mix van werkplekken die in een afwisseling van grote en kleine, open en gesloten werkplekken voor zullen komen. Er vinden kleine ingrepen in het gebouw plaats 2a. Deze veranderingen hebben gevolgen voor mensen; kunnen zich nog goed concentreren, hebben ze voldoende verschillende plekken tot hun beschikking? Onder welke condities kan ik, kan mijn team het werk goed doen? 2b. Deze veranderingen hebben gevolgen voor de organisatie; wat gebeurt er met de sociale cohesie als mensen vaker thuis of elders werken en elkaar minder vaak zien. Hoe zit het met toevallige ontmoetingen waardoor vaak creatieve ideeen tot stand komen We bepalen het antwoord met kennis die voortkomt uit zgn. WODI onderzoek. De literatuurreferenties worden vermeld We stellen extra vragen die nog zelden of niet gesteld zijn, waar dus ook nog geen antwoorden op zijn 3. Als er door de toepassing van de norm (zie vraag 1) meer mensen in het gebouw komen, welke consequenties heeft dat voor wachttijden voor toiletten, liften etc. In welke mate moet die capaciteit worden aangepast? Wat zijn de technisch/ kwalitatieve gevolgen? We bepalen het antwoord met het instrument PARAP. We krijgen zicht op een andere mix van alle gebouwfuncties door ene theoretisch gebouw te onwerpen. PARAP biedt die mogelijkheid; omdat alle gebouwfuncties in een model zijn samengebracht en wiskundig zijn gerelateerd: ruimtelijk, bouwkundig en installatietechnisch 4. Nu we dit allemaal weten kunnen we rekenen aan en redeneren over de economische gevolgen: - micro: over kostenratio s - macro: over boek- en marktwaarde en rijksbeleid We bepalen het antwoord met het instrument PARAP. In verschillende modelstudies worden echte gebouwen vergeleken met een referentiegebouw; We gebruiken literatuur om macroeffecten te duiden 13 flexibel huisvesten en kostenempirie

13 1.2 Waarom dit rapport? Naar evidence based aanpak Het onderzoek over Evidence Based Design richt zich op het bijeenbrengen en inzetten van de best beschikbare kennis voor huisvestingsontwerpen. Er is zeer beperkte kennis over samenhang tussen arbeid, ruimte en tijdpatronen voor flexibele arbeid c.q. activiteitgerichte huisvestingsvormen (CfPB, 2011) Wetenschappelijk belang Het voorspellen van effecten van huisvestingsbeleid staat in de kinderschoenen. De in Nederland ontwikkelde ruimtenormering is vooruitstrevend en uniek 1. De beschrijving van modellen en daaraan ten grondslag liggende relaties tussen variabelen is daarom essentieel. Er is gebruik gemaakt van modellen PARAP( ) en PACT 3. Het onderhavige onderzoek kan ondanks de korte tijd waarin de mechanismen zijn opgeschreven en waarin effecten zijn verkend als een belangrijke bouwsteen worden beschouwd. Het is daarom van belang om deze onderzoeksrapportage te gebruiken voor een artikel voor de wetenschappelijke en vakliteratuur. 1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 2 bouwt de redenering op over de flexfactor, dat is de ratio werkplek per fte en de normgetallen die daarbij gehanteerd worden. Hoofdstuk 3 heet Evaluatie van gebruik en beleving en behandelt de sociaal psychologische en organisatorische effecten. Hoofdstuk 4 gaat in op de kwalitatieve uitgangspunten en de kostengevolgen. Hoofdstuk 5 is een reflectie met aandacht voor risico s en politiek bestuurlijk implicaties. 1 Zie presentatie W.R. Pullen bij afsluiting FWR programma, 19 april Gerritse, K. W.R. Pullen. P.C. Le Roux en S. Bijleveld (2008) Het PARAP levensduurkostenmodel, In: Real Estate Magazine, (58) pp Zie pact/ 14 flexibel huisvesten en kostenempirie

14 15 flexibel huisvesten en kostenempirie

15 2 De betekenis van de flexfactor De flexfactor wordt gedefinieerd als het aantal werkplekken per fte. (BZK, 2011). De ambitie om naar een flexfactor van 0,7 te gaan houdt een reductie in ten opzichte van de huidige flexfactoren in overheidsgebouwen. Om de invloed van het invoeren van de flexfactor norm van 0,7 op de plekkenmix, activiteitgerelateerd werken en afwezigheid/thuiswerken te illustreren werden berekeningen gemaakt van twee gebouwen te Den Haag (Rijnstraat 8 en de Resident, gebouwdeel Castalia). Deze berekeningen zijn uitgevoerd met het PACT model en worden samen met andere theoretische beschouwingen, in deze paragraaf verder beschreven. 2.1 PACT model gereedmaken voor berekeningen PACT 1 is een rekenmodel waarin verschillende (werk)plekken (P) die in de huisvesting voorkomen en activiteiten (ACT) van medewerkers met elkaar in verband worden gebracht. Voor de berekeningen, beschreven in dit onderzoek werden bepaalde gegevens in de generieke versie van PACT ingevoerd: Schema 3 Overzicht PACT berekeningen Rijnstraat De Resident (Castalia) 2 Algemeen uitgangspunt Hypothetische toekomstige situatie Benadering huidige situatie Aantal fte. voor berekening 1000 (1,1 medewerkers per fte.) 1850 (1,1 medewerkers per fte.) Keuze van de te berekenen plekken Analoog keuze binnen onderzoek Rijkskantoren Basismix 3 11 typen plekken + vergadercentrum Specificaties van plekken en faciliteiten Te faciliteren activiteiten medewerkers Maximaal afgestemd op de bepalingen van de rapportage van de FWR (Analoog keuze binnen onderzoek Rijkskantoren Basismix ) Basisactiviteitenprofiel FWR (Analoog keuze binnen onderzoek Rijkskantoren Basismix ) Gekende gegevens overgenomen huidige situatie Basisactiviteitenprofiel FWR 1 Rekenmodel PACT Generiek (2010). 2 Gegevens overgenomen uit per ontvangen document van de Rijksgebouwendienst. 3 De Bruyne en A..Gosselink. (2011), Rijkskantoren Basismix,Rapportage, Rapportage van de studie naar de ontwikkeling van specificaties voor de ruimtelijke inrichting van rijkskantoren: een basismix. (versie 27 april 2011) 16 flexibel huisvesten en kostenempirie

16 Toegepaste scenario s Flexfactor 0,9 ( BASIS ) en 0,7 (FWR Ambitie) 0,75 (FWR Ambitie) = BASIS, 10% thuiswerken als beleidsuitgangspunt, gedeeltelijk thuiswerk en volledig thuiswerk Voor een meer gedetailleerd beeld van het komen tot een basisplekkenmix en de mix zelf wordt verwezen naar de het onderzoek van De Bruyne en Gosselink (2011) 2.2 Vertaling van FNO naar BVO In BZK 2011 is het volgende gesteld over de normering van het BVO: De norm voor vloeroppervlakte op voorraadniveau is vastgesteld op 27 m² BVO per fte (ICBR, augustus 2009). In december 2010 is de norm voor het aantal werkplekken per fte verminderd van 1,1 naar 0,9. Impliciet streven van deze norm was om op voorraadniveau naar minder m2 per fte te gaan. Het handhaven van de norm van 27m2 BVO per fte leidt bij een verdere neerwaartse bijstelling van de flexfactor naar 0,7 echter tot de uitkomst dat er per werkplek steeds meer vierkante meters zouden mogen worden gebruikt. Dit is een ongewenst gevolg. Om toch op voorraadniveau te kunnen sturen kan het aantal BVO s per fte als te hanteren eenheid door de inkoper van gebouwen (i.c. de Rgd) worden toegepast. Om de ambitie van minder m² te realiseren is het noodzakelijk om de norm van m²/fte opnieuw vast te stellen. Die noodzaak is aanwezig omdat realisatie op gebouwniveau plaatsvindt. De som van alle ingrepen per gebouw is de winst voor de voorraad gebouwen. De norm van 27 m² BVO per fte gekoppeld aan 1,1 werkplek per fte, is omgerekend 24,5 m² per werkplek (27/1,1). Redenerend vanuit 24,5m 2 BVO per werkplek en een flexfactor van 0,9 werkplek per fte wordt de nieuwe norm dan 22 m² BVO per fte (0,9*24,5). De onderbouwing van deze norm is de vertaling van de ruimtebehoefte bij een flexfactor van 0,9 werkplek per fte in het Functioneel Nuttig Oppervlak van 10,5 m² per fte via een ontwerpmarge van 8% naar het Nuttig Oppervlak van 11,3 m² per fte. Om naar de norm voor de 22 m² BVO per fte te komen moet er rekening gehouden worden met horizontale en verticale verkeersoppervlakte, de installatietechnische oppervlakte en de constructieoppervlakten. De definities van gebouwoppervlakten zijn weergegeven in NEN 2580 (NEN 2007). Het theoretische gebouwmodel van PARAP bepaalt deze oppervlakten geometrisch mathematisch, waarbij ook rekening wordt gehouden met het aantal verdiepingen. 17 flexibel huisvesten en kostenempirie

17 2.3 Invloed van flexfactor op werkplekkenmix De plekkenmix refereert naar keuze van de soorten plekken en de aantallen waarin die in het gebouw gefaciliteerd zullen worden. Er worden steeds verschillende soorten plekken ingericht. Binnen het begrip plekkenmix kunnen we denken aan zowel de keuze van de in te richten plekken, hun eigenschappen en de aantallen die benodigd zijn voor een bepaald aantal fte. Daarmee is de relatie gelegd met de flexfactor: werkplekken/fte. De keuze van de plekken en hun specificaties is sterk afhankelijk van het pand en de benodigde functionaliteiten voor de te verrichten werkzaamheden (en uiteraard standaarden zoals de NEN normen). Een aantal bepalingen van deze plekken zijn beschreven in de rapportage van de FWR (CfPB, 2011). Vanuit het uitgangspunt activiteitgerelateerd werken, is het evident dat er een passende werkplek moet zijn voor elk type activiteit die in de werkprocessen van de organisatie op kantoor zal of moet plaatsvinden. Het aantal plekken dat ingericht dient te worden, is rechtstreeks afhankelijk van de werkzaamheden die op kantoor (gaan) plaatsvinden. Om dit na te gaan, geven we deze werkzaamheden weer in activiteitenprofielen die als basis voor berekening gelden in het PACT model. De verhouding van activiteiten die de medewerkers aangeven uit te voeren, leiden tot een aantal plekken van diverse typen die deze activiteiten kunnen accommoderen en/of die ervoor geschikt zijn. Met andere woorden: de activiteiten die gefaciliteerd dienen te worden (in een bepaalde hoeveelheid) worden in PACT in verband gebracht met de geschiktheid van de berekende plekken voor bepaalde activiteiten. Meer concreet kunnen we berekeningen maken van het voorbeeld het gebouw Rijnstraat 8. Onderstaande grafiek geeft de verhoudingspercentages weer binnen de berekende resultaten bij een aantal fte van 1000, waarbij BASIS een flexfactor heeft van 0,9 en bij FWR Ambitie een flexfactor van 0,7. Zowel bij de benodigde oppervlakte als bij het aantal ruimten zien we dat naar verhouding het aandeel van de werkplekken het meest afneemt en wordt gecompenseerd door een toename van het aandeel van overlegplekken en faciliteiten. 18 flexibel huisvesten en kostenempirie

18 Schema 4 Verhoudingspercentages soorten plekken voor berekencasus Rijnstraat 10 0 % 90% 15% 18 % 0% 0% 17% 21% Faciliteit Overlegplek Werkplek 80% 70% 10 % 12 % 46% 52% 60% 50% 40% 75% 70% 4% 5% 83% 79% 30% 20% 50% 43% 10 % 0% BASIS FWR AMBITIE BASIS FWR AMBITIE BASIS FWR AMBITIE Aantal ruimten afgerond naar boven Totaal oppervlakte nodig Aantal werkplekken In functie van de korrelgrootte van het gebouw is het ook interessant de opengesloten verhouding binnen de werkruimten te vergelijken. Onderstaande grafiek geeft een beeld van deze verhoudingen. Het is zo dat de flexfactor geen rechtstreeks gevolg heeft voor deze verhoudingen omdat deze in principe door het activiteitenprofiel wordt bepaald. Als er echter door het invoeren van activiteitgerelateerd werken of een lagere flexfactor (bijv. van 0,9 naar 0,7) een verschuiving in het gedrag en dus ook in de activiteiten 1 plaatsvindt, is dit wel van invloed op de bepaling van het aantal benodigde plekken alsook op de open dicht verhouding en dus de gemiddelde grootte van ruimtes (In PARAP wordt dit de korrelgrootte genoemd). 1 Bijvoorbeeld het meer overleggen als men op kantoor is kan een vraag creëren naar meer overlegruimtes. 19 flexibel huisvesten en kostenempirie

19 Schema 5 Verhoudingen in open, halfopen en gesloten ruimten 100% GESLOTEN HALFOPEN 90% 24% 20% 26% OPEN 80% 70% 18% 60% 31% 22% 50% 40% 30% 20% 45% 61% 53% 10% 0% Aantal ruimten afgerond naar boven Totaal oppervlakte nodig Aantal werkplekken Invloed van activiteitgerelateerd werken Zoals hiervoor beschreven is er, logischerwijs, een verband tussen het aantal en typen plekken dat men zal inrichten en de activiteiten die op kantoor plaatsvinden. Elke activiteit dient in de mate dat hij voorkomt te worden gefaciliteerd. Eerder, bij het gebruik van vaste plekken, was het zo dat alle activiteiten die een medewerker uitvoert op één plek gebeuren (met uitzondering van overleg en faciliteiten). Hierbij wordt dus het aantal werkplekken voorzien op 100% van de werktijd en komen daar extra plekken voor overleg en andere activiteiten bij. Dit wordt in onderstaande figuur weergegeven in de uiterst linkse balk (variant A ). Het is echter ook mogelijk aan te nemen dat een medewerker enerzijds maar op één plek tegelijkertijd aanwezig kan zijn en dat hij of zij deze plek kiest aan de hand van de activiteiten die men wil verrichten. Hierdoor gebeurt geen bijtelling voor overleg meer, maar worden het benodigd aantal plekken rechtstreeks gekoppeld aan de activiteiten die medewerkers uitvoeren, en het feit dat ze op elk ogenblik slechts één plek bezetten. Dit leidt er toe dat door het invoeren van activiteitgerelateerd werken er minder plekken nodig zijn voor evenveel medewerkers of fte ( D in onderstaande figuur). Naast de keuze voor vaste plekken dan wel activiteitengebonden plekken is ook de invloed van de aftrek voor afwezigheid van invloed op de flexfactor. De invloed van de afwezigheid (in PACT geoperationaliseerd als enerzijds ziekte en verlof en anderzijds buitenactiviteiten ), wordt verder in de tekst beschreven. Deze aftrek kan gecombineerd worden met de A variant (zie B en C ; oftewel gedeelde werkplek) of met de activiteitgerelateerde ( D ) variant (zie E en F ). We noemen dit de benuttingsvariant. 20 flexibel huisvesten en kostenempirie

20 Schema 6 Benuttingsvarianten % ziekte en verlof buiten activiteiten thuis werken als beleidsoptie thuis organisatie opgave op andere locatie bezoek klant % ziekte en verlof overleg met klanten communicatie overleg 2-4p overleg 5-8p overleg 9-12p overleg 13-16p overleg >16p overleg met klanten communicatie overleg 2-4p overleg 5-8p overleg 9-12p overleg 13-16p overleg >16p overleg met klanten communicatie overleg 2-4p overleg 5-8p overleg 9-12p overleg 13-16p overleg >16p % ziekte en verlof buiten activiteiten thuis werken als beleidsoptie thuis organisatie opgave op andere locatie bezoek klant % ziekte en verlof % ziekte en verlof administratie buiten activiteiten % ziekte en verlof overleg met klanten buiten activiteiten algemeen bureauwerk thuis werken als beleidsoptie thuis werken als beleidsoptie thuis organisatie opgave buiten activiteiten buiten activiteiten interactief bureauwerk thuis organisatie opgave communicatie thuis werken als beleidsoptie op andere locatie thuis werken als beleidsoptie archiveren en documentverzorgen op andere locatie overleg 2-4p thuis organisatie opgave bezoek klant thuis organisatie opgave bezoek klant concentratie op andere locatie overleg 5-8p op andere locatie ongestoord bureauwerk overleg 9-12p administratie bezoek klant overleg met klanten bezoek klant telefoneren overleg 13-16p algemeen bureauwerk lezen overleg >16p overleg met klanten interactief bureauwerk administratie communicatie overig archiveren en documentverzorgen algemeen bureauwerk overleg 2-4p communicatie overige activiteiten interactief bureauwerk concentratie administratie overleg 5-8p overleg 2-4p ongestoord bureauwerk archiveren en documentverzorgen algemeen bureauwerk overleg 9-12p overleg 5-8p telefoneren concentratie overleg 13-16p interactief bureauwerk overleg 9-12p lezen ongestoord bureauwerk overleg >16p archiveren en documentverzorgen overleg 13-16p overig telefoneren overleg >16p concentratie overige activiteiten lezen ongestoord bureauwerk administratie overig algemeen bureauwerk administratie telefoneren overige activiteiten interactief bureauwerk algemeen bureauwerk lezen archiveren en documentverzorgen interactief bureauwerk overig archiveren en documentverzorgen overige activiteiten concentratie ongestoord bureauwerk concentratie telefoneren ongestoord bureauwerk lezen telefoneren overig lezen overige activiteiten overig A B C D E overige activiteiten F werkplek De gekozen benuttingsvariant heeft uiteraard een gevolg op de uitkomsten en daarmee samenhangende flexfactor. Het oranje deel van de balk (het aandeel activiteiten die op een basiswerkplek plaatsvindt) wordt kleiner (m.a.w. de flexfactor wordt lager) in verhouding tot het aantal berekende werkplekken (zwarte kaders). Het meenemen van communicatieactiviteiten, overleg met klanten en afwezigheid voor berekening van werkplekken, leidt ook tot een lagere flexfactor. De concrete flexfactor zal afhankelijk zijn van de omvang van de percentages voor de verschillende activiteiten in het activiteitenprofiel. 2.4 Invloed van thuiswerken op werkplekkenmix Zoals hierboven beschreven, is de mate waarin men rekening houdt met een aftrek voor afwezigheid een belangrijke beïnvloedende factor op de flexfactor. Deze afwezigheid omvat een aantal elementen; afwezigheid door ziekte en verlof, buitenactiviteiten of onderweg zijn en ook thuiswerken. Binnen het rekenmodel PACT is thuiswerken in het bijzonder nog meer gespecificeerd. Het model laat verschillende berekeningsopties hiervoor toe. Het is mogelijk thuiswerken als beleidsuitgangspunt mee te nemen (bijvoorbeeld een halve dag per week(10%) of een dag (20%)) of een berekening te maken van de geschikte activiteiten voor thuiswerk 1. Dit laatste element is verder mogelijk te beperken door aan te geven in hoeverre het model dient rekening te houden met deze aftrek. Bijvoorbeeld: 50% van de activiteiten in het profiel zijn activiteiten die thuis zouden uitgevoerd kunnen 1 In de basissetting van PACT zijn deze activiteiten: algemeen bureauwerk, ongestoord bureauwerk, telefoneren en lezen. 21 flexibel huisvesten en kostenempirie

21 worden, maar dit is behoorlijk hoog, dus beleidsmatig beperk ik de aftrek van deze activiteiten in het doorrekenen van het aantal plekken tot 20%. Om de invloed van deze afwezigheid te verduidelijken zijn er berekeningen uitgevoerd met de beschikbare gegevens van het gebouw De Resident (Castalia) in Den Haag. In de figuur hieronder wordt de invloed van het in meer of mindere mate invoeren van thuiswerken weergegeven op de verhouding van werkplekken en overlegplekken. Als er meer thuisgewerkt wordt, kan men zien dat er naar verhouding meer overlegfaciliteiten geboden moeten worden op kantoor ten opzichte van de werkplekken. In de beschreven berekeningen werden 4vier opties naast elkaar gezet. BASIS ; activiteitgerelateerd werken maar geen aftrek van afwezigheid noch thuiswerken, 10% thuiswerken ; in deze optie is aangegeven dat er als beleidsbeslissing 10% thuis gewerkt zal worden, gedeeltelijk thuiswerk ; in deze optie wordt een deel van de activiteiten die effectief geschikt zijn om thuis uit te voeren in rekening gebracht (20% van de activiteiten geschikt voor thuiswerk in totaal 46% van de activiteiten) wordt effectief thuis gewerkt volledig thuiswerk ; aftrek van alle activiteiten die geschikt zijn voor thuiswerk (46% van de activiteiten). Schema 7 Aftrek van thuiswerk voor berekencase Castalia 100% 90% 15% 17% 20% 16% 18% 22% Overlegplek Werkplek 80% 32% 34% 32% 35% 41% 70% 58% 60% 50% 40% 85% 83% 80% 84% 82% 78% 30% 68% 66% 68% 65% 59% 20% 42% 10% 0% BASIS 10% thuiswerk gedeeltel. thuiswerk voll. thuiswerk BASIS 10% thuiswerk gedeeltel. thuiswerk voll. thuiswerk BASIS 10% thuiswerk gedeeltel. thuiswerk voll. thuiswerk Aantal ruimten afgerond naar boven Totaal oppervlakte nodig Aantal werkplekken De invloed van thuiswerken op het bepalen van de benodigde plekkenmix kan dus op verschillende manieren plaatsvinden. Enerzijds door een verschuiving in de activiteiten die op kantoor gebeuren (omdat activiteiten die thuis kunnen 22 flexibel huisvesten en kostenempirie

22 plaatsvinden niet meer of in mindere mate op de kantoorvloer gefaciliteerd hoeven te worden), anderzijds in de invloed van het afwezig zijn zelf, en daardoor een vermindering van het benodigde aantal plekken. Het lijkt evenwel duidelijk dat er een grens zit aan het aftrekken van afwezigheid: onder andere door een stijging in de hoeveelheid thuiswerken zal het contact tussen collega s minder worden. Vooral het informele ontmoeten, het elkaar op de gang toevallig tegen het lijf lopen is hiervan het grootste slachtoffer. Deze contacten, zowel informeel als formeel en tevens niet werkgerelateerd, zijn van belang voor het sociaal welbevinden van de medewerkers, de organisatiegebondenheid alsook de samenwerking (zie meer in hoofdstuk 3). 2.5 Conclusies Activiteitengericht huisvesten houdt een rechtstreekse koppeling in tussen de activiteiten (en de verhoudingen waarin ze voorkomen) en de plekken die gefaciliteerd zullen worden. In voorgaande paragraaf werden hier enkele kanttekeningen bij geplaatst, geïllustreerd met berekeningen van voorbeeldcases. Voor de berekeningen werd de generieke versie van het PACT model gebruikt. Eerst en vooral zijn de uitgangspunten van de FWR hier in maximale mate in overgenomen. Daarnaast werden er enkele case specifieke uitgangspunten gehanteerd. Voor de berekeningen van het gebouw Rijnstraat 8 is uitgegaan van een toekomstige situatie op een populatie van 1000 fte. Dit sluit aan op het eerder CfPB onderzoek (De Bruyne, Gosselink 2011). Voor de case van de Resident (Castalia) is getracht de actuele situatie zo veel mogelijk na te bootsen. Het streven naar een flexfactor van 0,7 heeft uiteraard ook zijn gevolgen voor het aantal BVO. De norm van het aantal BVO per fte moet daarbij opnieuw gedefinieerd worden. Bij het invoeren van activiteitgerelateerd werken en een lagere flexfactor is het nodig dat de gefaciliteerde plekken in een gebouw in verhouding zijn met de activiteiten die er plaatsvinden, zowel in aantal als in type. De verhoudingen van de verschillende typen verschuiven naarmate men meer flexibiliteit invoert. Naar verhouding daalt dan het aantal werkplekken en neemt het aandeel in de totale oppervlakte (en aantal ruimtes) van de faciliteiten en de overlegplekken toe. De open gesloten verhouding is sterk afhankelijk van de keuze van de toe te passen typen plekken. Als het activiteitenpatroon stabiel blijft, zal deze in verhouding niet sterk verschuiven bij een verandering van 0,9 naar 0,7. De aftrek van de afwezigheid omvat diverse elementen, het delen van plekken (of ook de afwezigheid door deeltijds werken), de aftrek van ziekte en verlof en de aftrek van andere werkactiviteiten die niet op kantoor plaatsvinden (maar bijvoorbeeld bij de klant of thuis). Het is belangrijk van deze aftrek te beseffen dat het te sterk aftrekken een invloed kan hebben op de werkzaamheden in het kantoor, omdat bijvoorbeeld contactmomenten minder worden. 23 flexibel huisvesten en kostenempirie

23 3 Evaluatie gebruik en beleving Binnen het Rijk wordt het mogelijk maken van tijd en plaatsonafhankelijk werken bespreekbaar gemaakt als een voorwaarde voor een meer efficiënte bedrijfsvoering. Voor het behalen van besparingen moeten werkplekken meer intensief gebruikt worden (minder leegstaande bureaus en kamers). In het vorige hoofdstuk is aandacht gegeven aan varianten voor de benutting van kantoorgebouwen. Elke varianten vereist eigen sociaalpsychologische en organisatorische condities maar genereert ook effecten in beide domeinen als geen goede voorbereiding heeft plaatsgevonden. Aan de hand van CfPB onderzoeksresultaten wordt in dit hoofdstuk een beschouwing gehouden over gebruik en beleving. De vraag bij de ambitie naar 0,7 werkplek per fte is wat de concrete effecten zijn voor medewerkers van het intensiveren van gebruik van de werkomgeving? En wat zijn de effecten ervan voor medewerkertevredenheid, efficiency van werkprocessen en productiviteit? 3.1 Onderzoeksresultaten CfPB Het CfPB stelt jaarlijks een (on)tevredenheidsindicator samen op basis van haar WODI database 1. Deze indicator toont de gemiddelde (on)tevredenheid met de werkomgeving en kan als richtlijn dienen voor monitoring. Er zijn aparte indicatoren voor drie typen kantoren: een traditioneel kamerkantoor met vaste werkplekken en kantoren met verschillende soorten ruimten en plekken (combikantoor) met vast gebruik of flexibel gebruik van werkplekken. Schema 8 toont de percentages tevredenheid maar in de indicator zijn natuurlijk ook de percentages ontevredenheid en neutraal te zien 2. 1 Door inzet van het in 2003 ontwikkelde Werkomgevingsdiagnose instrument (WODI) is inmiddels een database met bijna respondenten beschikbaar met gegevens over beleving van en tevredenheid met de werkomgeving. 2 Brunia, S. Maarleveld, M, Been, I de, en Beijer, M (2011). De beleving in kaart gebracht: de CfPB indicator 2011, CfPB.. I n Facility Management Magazine, 187, pp flexibel huisvesten en kostenempirie

24 Schema 8 WODI tevredenheidsindicator (Werkomgevings )aspecten CfPB Indicator: tevredenheid (%)(2011) Indicator tevredenheid traditionele kantoren (%) Indicator tevredenheid combikantoren met vast plekgebruik (%) Indicator tevredenheid combikantoren met flexibel plekgebruik (%) Organisatie Inhoud en complexiteit van het werk Inbreng van ideeën over de werkomgeving Bereikbaarheid van het gebouw Architectuur en uitstraling van het gebouw Indeling van het gehele gebouw Hoeveelheid, functionaliteit en diversiteit van ruimten Ligging van de ruimten t.o.v. elkaar Openheid en transparantie van de werkomgeving Functionaliteit en comfort van de werkplek Sfeer en uitstraling van het interieur Privacy Concentratiemogelijkheden Communicatiemogelijkheden en sociale interactie Archief en opslagmogelijkheden ICT en ondersteunende ICT voorzieningen Faciliteiten en beheer van de faciliteiten Binnenklimaat Verlichting Akoestiek Mogelijkheden tot werken buiten het eigen kantoor Indicator (op basis van 67 case studies in 56 gebouwen) en de tevredenheidsindicatoren voor drie verschillende kantoortypen. De indicatoren geven per werkomgevingaspect de gemiddelde percentages tevreden respondenten. In groen de hoogste waardering. De indicator toont dat verschillende doelstellingen beter bereikt worden in een verschillend type gebouw. Met de FWR wil het rijk samenwerking en kennisuitwisseling stimuleren. Dat gaat beter in combikantoren waar communicatie en sociale interactie meer gewaardeerd worden dan in traditionele kamerkantoren waar medewerkers meer tevreden zijn over de concentratiemogelijkheden. Concentratie is een belangrijk aspect bij de ervaring van individuele productiviteit. In recent onderzoek van CfPB is een poging gedaan om correlaties tussen bepaalde aspecten van de werkomgeving en de gepercipieerde productiviteit (als maatstaf voor de positieve effecten van de ondersteuning van de werkomgeving aan de uit te voeren werkzaamheden) aan te duiden. Ondersteuning van de werkomgeving aan gepercipieerde individuele productiviteit is de belangrijkste indicator voor de bijdrage aan de totale productiviteitsbeleving, gevolgd door ondersteuning van de 25 flexibel huisvesten en kostenempirie

25 werkomgeving aan organisatorische en teamproductiviteit. In het onderzoek zijn er duidelijke verschillen in aspecten die afzonderlijk bijdragen aan individuele, team en organisatorische productiviteit. Een goed functionerende werkomgeving is niet eenduidig te duiden. De vraag is dus waar de organisatie haar accent wil leggen met de doelstellingen voor de werkomgeving. De belangrijkste voorspellers zijn weergegeven in de volgende tabellen. Voor vergelijking is de beleving van de overeenkomstige werkomgevingsaspecten (in%) in de CfPB (on)tevredenheidsindicator weergegeven. Schema 9 Werkomgevingsaspecten totale productiviteit Orde van belang (Werkomgevings )aspecten CfPB Indicator: tevredenheid (%)(2011) 1 Concentratiemogelijkheden 41 2 Functionaliteit en comfort van de werkplek 58 3 Hoeveelheid, functionaliteit en diversiteit van ruimten 45 4 Privacy 38 Werkomgevingsaspecten die bijdragen aan de positieve waardering van de invloed van de werkomgeving op de gepercipieerde totale productiviteit. Schema 10 Werkomgevingsaspecten individuele productiviteit Orde van belang (Werkomgevings )aspecten CfPB Indicator: tevredenheid (%)(2011) 1 Concentratiemogelijkheden 41 2 Functionaliteit en comfort van de werkplek 58 3 Inbreng van ideeën over de werkomgeving 43 4 Sfeer en uitstraling van het interieur 52 Werkomgevingsaspecten die bijdragen aan de positieve waardering van de invloed van de werkomgeving op de gepercipieerde individuele productiviteit. Schema 11 Werkomgevingsaspecten team productiviteit Orde van belang (Werkomgevings )aspecten CfPB Indicator: tevredenheid (%)(2011) 1 Communicatiemogelijkheden en sociale interactie 71 2 Concentratiemogelijkheden 41 3 Organisatie 65 4 Hoeveelheid, functionaliteit en diversiteit van ruimten 45 Aspecten die bijdragen aan de positieve waardering van de invloed van de werkomgeving op de gepercipieerde teamproductiviteit. Schema 12 Werkomgevingsaspecten organisatie productiviteit Orde van belang (Werkomgevings )aspecten CfPB Indicator: tevredenheid (%)(2011) 1 Akoestiek 46 2 Concentratiemogelijkheden 41 2 Inbreng van ideeën over de werkomgeving 43 3 Communicatiemogelijkheden en sociale interactie 71 Werkomgevingsaspecten die bijdragen aan de positieve waardering van de invloed van de werkomgeving op de gepercipieerde organisatorische productiviteit. 26 flexibel huisvesten en kostenempirie

26 Naast conclusies van het onderzoek naar de ondersteuning van de werkomgeving aan individuele, team en organisatorische productiviteit, is er ook gekeken naar het belang van de werkomgevingsaspecten bij ondersteuning van bepaalde typen werkprocessen. In de onderstaande tabellen worden deze gegevens weergegeven. Schema 13 Werkomgevingsaspecten (Werkomgevings )aspecten Werkprocessen Hoeveelheid, functionaliteit en diversiteit van ruimten Concentratiemogelijkhed en Functionaliteit en comfort van de werkplek Organisatie Werk bestaande uit relatief veel overleg 1e 2e Werk dat vraagt om veel leeswerk en concentratie 2e 1e Bureauwerk waarbij interactie met collega s gewenst of 1e 2e Algemene bureauwerk 1e 2 e Werkomgevingsaspecten die bijdragen aan de positieve waardering van de invloed van de werkomgeving op de bepaalde werkprocessen. 3.2 Conclusies De resultaten uit onderzoek laten zien dat vooral vier werkomgevingsaspecten van belang zijn voor een positieve beleving van de werkomgeving en de gepercipieerde productiviteit van medewerkers. Deze aspecten zijn: De functionaliteit en comfort van de werkomgeving; Hoeveelheid, functionaliteit en diversiteit van ruimten; Concentratiemogelijkheden; Communicatiemogelijkheden en sociale interactie. De eerste twee aspecten gelden in het algemeen. Bij de twee laatste is voor beantwoording van de vraag waar de nadruk op komt te liggen, vooral de te bereiken doelstelling van belang. Welke productiviteit is het meest gewenst, de individuele of die van het team of van de gehele organisatie? Belangrijk voor deze studie is de bovenvermelde conclusies gebaseerd zijn op case studies met een flexfactor van 0,9 werkplek per fte. Een verdere verlaging van de flexfactor naar 0,7 werkplek per fte vraagt om een zorgvuldige reflectie van de mogelijke gevolgen en afbreukrisico s betreffende de effecten ervan op de beleving van medewerkers. Een belangrijke vraag wat de sociaalpsychologische effecten van 27 flexibel huisvesten en kostenempirie

27 een flexfactor van 0,7 kunnen zijn. In dit verband heeft onderzoek 1 aangeduid dat het gevoel van drukte (de zogenaamde crowding effect) ertoe kan leiden dat medewerkers zich niet in staat voelen om geconcentreerd te kunnen werken. Hoewel de mogelijkheden voor communicatie en sociale interactie bijdragen tot een positieve beleving van de gepercipieerde team en organisatorische productiviteit, bestaat het risico dat een overmaat van interactie en afleiding leiden tot een negatieve beleving van de gepercipieerde individuele productiviteit (Haynes, 2007). Als medewerkers het gevoel hebben dat de werkomgeving te druk is, of dat ze er niet voldoende geconcentreerd kunnen werken, bestaat het risico dat mensen de werkomgeving gaan mijden en het liefst thuis of elders willen werken met de verwachte negatieve gevolgen voor samenwerking. Daardoor vermindert sociale interactie tussen medewerkers. Uit de onderzoeken is gebleken dat communicatie tussen medewerkers gerelateerd is aan de ruimtelijke kwaliteiten en de indeling van de werkomgeving. Een hoge mate van afzondering / sociale isolatie in de werkomgeving heeft dus een negatief effect op de mate en kwaliteit van de communicatie. Uit de berekeningen met de Quick Scan Bezettingsgraad 2 met een flexfactor van 0,7 blijkt dat er op bepaalde dagen een erg hoge bezetting van de werk en overlegplekken voor kan komen. Onvoldoende mogelijkheden voor teams om elkaar te ontmoeten, leidt tot negatieve effecten voor teamcommunicatie en de effectieve afhandeling van werkzaamheden en kennisuitwisseling. 1 Been, I., de en Beijer, M. (2011). TITEL The effect of office type on employee satisfaction and perceived productivity. In voorbereiding voor publicatie in The Journal of Environmental Psychology. 2 CfPB Quick Scan Bezettingsgraad, d.d flexibel huisvesten en kostenempirie

28 29 flexibel huisvesten en kostenempirie

29 4 Kwalitatieve uitgangspunten en kosten In dit hoofdstuk berekenen we aan de hand van een referentiegebouw een aantal verbouwvarianten. Het doel is om effecten te laten zien van uiteenlopende flexfactoren op jaarkosten per m 2 BVO, per fte en per werkplek. Dit laatste doen we niet in absolute maar in relatieve zin. 4.1 PARAP gereedmaken voor berekeningen FWR Het PARAP model is op een groot aantal punten in overeenstemming gebracht met de uitgangspunten van FWR. Daarnaast is het model geschikt gemaakt om gecombineerd te worden met de Quick Scan Renovatie. 1 De exploitatieopzet is aangepast aan de verschillende keuzen voor al dan niet flexwerken. Er zijn aanpassingen gedaan in het meubileringsmodel vanwege het andere gebruik, indien dit bij flexwerken logisch is. Voor het ICT model zijn aanpassingen gedaan voor het plaats en tijdonafhankelijk werken. Als voorbeeld is gekeken naar het DigiJust 6.0 systeem 2. Er is voor gezorgd dat voor de bepaling van de kantooroppervlakte een synchronisatie is ontstaan met de PACT berekeningen. 4.2 Bepalen basiskwaliteiten en voorzieningen Voor de bouwkundige en installatiekwaliteit is uitgegaan van de gekozen kwaliteiten binnen PARAP voor een hoofdkantoor (PARAP, ). Voor de kwaliteit van de facilitaire voorzieningen is uitsluitend gekeken naar de noodzakelijke kwaliteiten ten behoeve van flexibel werken als dat de keuze is. 4.3 Berekenen theoretische nieuwbouw varianten Uitgangspunten voor berekening varianten Voor de theoretische nieuwbouwvarianten is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: 1 Dekker, K., H. Gerritse en W.R. Pullen, (2006), PARAP Levensduurkosten, Definitiestudie, Delft, Center for People and Buildings 2 Zie 3 PARAP levensduurkostenmodel, handleiding en verantwoording, Delft, Center for People and Buildings 2008, pp 68 ev 30 flexibel huisvesten en kostenempirie