Free Publicity is méér dan een goed persbericht

Transcriptie

1 Free Publicity is méér dan een goed persbericht Verrassende TIPS & TRICKS om uw vereniging sneller, beter, vaker én effectiever in de krant te krijgen!

2 Wat is Free Publicity? Waarom is Free Publicity goed voor uw vereniging? TIPS & & TRICKS! Vraagt u het zich bij uw vereniging ook wel eens af? Wat is toch de truc om bekender te worden zodat de kansen worden vergroot om meer en succesvoller nieuwe leden te werven? En, hoe krijgt u uw vereniging in de krant, of op de lokale radio? Want natuurlijk wilt u de leuke aciviteiten die u organiseert binnen uw vereniging of het belangrijke nieuws uit de club óók met de buitenwereld delen! Het antwoord is Free Publicity. Of in gewoon Nederlands:gratis publiciteit. In deze kleine brochure nemen we u mee langs de vele Tips en Tricks die u in uw vereniging kunt toepassen om de kans op Free Publicity te vergroten. Laten we daarom al meteen het grootste misverstand uit de weg ruimen: Free Publicity komt niet vanzelf. Daar moet u wel wat voor doen. Free Publicity is weliswaar grais publiciteit in de lokale kranten of op de radio, maar de inspanning die u moet verrichten om dit voor elkaar te krijgen, vereist wel een keuze die u en de collega-organisatoren en bestuursleden binnen de vereniging moeten maken. De keuze is eenvoudig: neemt u Free Publicity op in uw communicatie beleidsplan? Wij adviseren van wel. Want, als u succesvol Free Publicity wilt genereren, dan worden u en uw vereniging bekender. De buitenwereld krijgt een beeld van uw vereniging. Sterker nog: de buitenwereld weet dat u bestaat. En dáár ligt de eerste basis om verder te kunnen werken aan de werving van nieuwe leden. Want dát is waar het uiteindelijk toch om ging? Veel succes! Tip 1! Kent u journalisten die over sport (badminton) schrijven? Maak een goede inventaris van de media die voor u in de regio van belang zijn. Maak een lijst van alle kranten, tijdschriften en vergeet vooral niet de lokale radio en televisie. Belangrijk is verder om te weten wie nu de feitelijke journalisten zijn die werkzaam zijn bij deze media. In het colofon soms zelfs op de voorpagina van de krant ziet u vaak namen, adressen en telefoonnummers staan. Daarbij is het tevens van belang om te kijken wie van deze redacteuren in vaste dienst is bij de betreffende media. Of, zijn het freelancers? Belangrijk om te weten want freelancers hebben namelijk ook een eigen belang t.o.v. journalisten die in vaste dienst zijn. Freelancers zullen namelijk pas worden uitbetaald als hun artikel of het persbericht dat u hen heeft gestuurd wordt gepubliceerd. Zij zullen er dus meer achterheen zitten om uw nieuws in de krant te krijgen. Dus: bouw een database op! Tip 2! Bel de redactie eens! Pak de telefoon en bel de redactie. Gewoon even telefoneren en zien wie u aan de lijn krijgt. En, vraag dan hoe het bij de redactie werkt als uw vereniging een stukje in de krant gepubliceerd wilt krijgen. Misschien heeft de redactie wel richtlijnen waar u aan moet voldoen. Vergeet vooral niet naar deadlines te vragen. Want, is het niet zonde als u een perfect persbericht aanlevert terwijl de deadline al voorbij is?

3 TRICKS! TIPS & TRICKS! Tip 3! Wie doet wat? Maak binnen uw vereniging één lid verantwoordelijk voor de communicatie met de pers. En, maak afspraken wie welke vragen beantwoordt als er vragen van journalisten zijn. Regel het ook goed als het betreffende lid bijvoorbeeld op vakantie is. Of niet beschikbaar. Want, u als vereniging, moet altijd bereikbaar zijn voor de pers. Publiceer op uw website de gegevens voor de pers! Maak het ze makkelijk u te bereiken. Tip 4! Gebruik een professioneel mailadres! Gebruik een professioneel adres in uw communicatie met de pers. Dus geen hotmail, gmail of live. Maar eerder: pers@deshutle.nl (als voorbeeld). Als een persbericht van een dergelijk mailadres wordt verstuurd, komt dit betrouwbaarder over. Iedereen kan tenslotte zomaar een hotmail- of gmail-adres openen. Zorgt u er daarnaast ook voor dat het betreffende mailadres goed wordt uitgelezen.soms kunnen journalisten u onverwacht benaderen met een vraag. Het is dan zonde als het mailadres maar één keer in de week wordt uitgelezen. Misschien is de deadline dan al voorbij. Gemiste kans! Tip 5! Bouw een relatie op In het bedrijfsleven zorgt ieder bedrijf er voor dat er op z n minst een kerstkaart wordt gestuurd aan het einde van het jaar. Of, er wordt een fles wijn bij de klant langsgebracht. Zie uw relaties bij de pers als klant. Of op z n minst als samenwerkingspartners. Vergeet hen niet. Stuur een leuke kaart of breng die fles wijn langs. Of heerlijke chocolade! Persoonlijk! Sowieso leuk om eens op de redactie te kijken. Het versterkt bovendien uw relatie met de pers. Journalisten ontvangen genoeg pers- en nieuwsberichten om elke dag en week hun media mee te vullen. U dient zich dus te realiseren dat uw nieuws ook een gezicht moet krijgen. Bouw een relatie op. Laat uw gezicht af en toe zien! Tip 6! Wees niet bang voor vragen! Ook binnen uw vereniging zal er wel eens wat gebeuren, waarvan u denkt Dit is niet zo prettig! Bijvoorbeeld het ontslag van de trainer van het eerste team. Of de beschamende nederlaag in een thuiswedstrijd. Of iets van gedoe in het bestuur. De grootste fout die gemaakt wordt is om dan geen commentaar te geven. De tip is dus: geef alijd commentaar. Fatsoenlijk. Eerlijk. Journalisten zullen dat waarderen! Belangrijk daarbij is dat u alijd weet dat uw vereniging weet waar het voor staat. Wat is de missie van uw club? Hoe wil de club geprofileerd worden? Wat is het doel voor de komende jaren. Noem het maar een analyse van het eigen DNA. Als u dat goed op orde heet, dan kunt elke kriische vraag goed beantwoorden. Want, u kunt altijd terugvallen op een goede basis! Tip 7! Koppeling met Social Media Is uw vereniging acief op Social Media? Zo ja, volg op Twitter de journalisten en media die voor u van belang zijn. Grote kans dat ze u terugvolgen. Op deze wijze ontstaat er al interactie. Als u slimme tweets plaatst met nieuws, dan zou het zo maar kunnen gebeuren dat u ineens wordt gebeld door een journalist die eens wat meer van dat specifieke nieuws wil weten. Maar ook door de journalisten in de gaten te houden ziet u wat hen bezighoudt. Soms stellen ze zelfs vragen op Social Media die u zou kunnen beantwoorden!

4 TIPS om foto s te maken! HEEL BELANGRIJK! Zorg er voor dat u altijd genoeg beeldmateriaal beschikbaar hebt en dat in een hoge resolutie (*) kunt sturen aan de pers zodra men daar om vraagt of dusdanig dit beeldmateriaal bij persberichten kan worden meegestuurd. Degene die de perscontacten onderhoudt, heeft de foto s dan ook allemaal in bezit zodat er meteen geschakeld kan worden als de pers hier om vraagt. Bijvoorbeeld van: De voorzitter van uw vereniging Het eerste team in sponsorkleding! Elke speler individueel uit het eerste team Actiefoto s FOTOTIP 1! Iedereen goed zichtbaar? Als u de winnaar(s) van een prijsuitreiking fotografeert, laat de winnaar(s) dan alijd in het midden staan. Natuurlijk met een bos bloemen en de trofee. Regisseer het fotomoment. Vooral bij een groepsfoto. Zijn alle gezichten goed te zien? Zijn de bloemen goed in beeld? En de trofee? Kijkt iedereen recht in de camera? Maak méér foto s! Hoe meer mensen op de foto staan, des te groter de kans is dat nét één van de gefotografeerden zijn of haar ogen dicht heeft. Zonde! En, zorg er voor dat er geen saaie lege hal op de achtergrond te zien is. Zorg dat er op de achtergrond wat drukte is te beleven. Bijvoorbeeld van de toeschouwers. Want, als u schrijft in uw persbericht dat het een gezellig en druk toernooi was, dan klopt de foto niet als u de lege hal als achtergrond heeft! (*) FOTOTIP 2! Maak een high-res foto! Een high-res foto is een foto in een hoge resoluie. Kranten kunnen namelijk alleen foto s gebruiken die in een hoge resolutie zijn aangeleverd. Bijvoorbeeld in een.jpg- of.tif format. (De wijze waarop u een foto opslaat). Vraagt u binnen uw vereniging naar iemand die een beetje de weg weet binnen Photoshop. Binnen deze software kunt een foto op 300dpi (dots per inch) zetten en in de juiste grootte. Dit zijn zware bestanden, geschikt voor drukwerk. Want, een foto die er op het beeldscherm van een computer goed uitziet, hoeft niet per definitie geschikt te zijn voor publicatie in de krant. Als een foto in een te lage resolutie aan de krant wordt aangeleverd, dan wordt deze korrelig bij publicatie. Zonde! En: bewerk foto s niet zelf. Laat dat over aan de krantenredacties!

5 TIPS om foto s te maken! FOTOTIP 3! Sta niet te ver af! Maak foto s van dichtbij. Zoom in! Laat de (vrolijke!) gezichten goed zien en lever bij het persberichten onderschrift voor de foto aan. Wie staan er van links naar rechts? Vooral als u een sponsor op de foto zet is het van belang dat de media goed weten wie waar staat en welke (bedrijfs-) sponsornaam daarbij hoort! FOTOTIP 4! Gebruik spiegelreflexcamera! Gebruik het liefst een spiegelreflexcamera. Badminton is een lastige sport om goed te fotograferen. Zelfs professionele fotografen vinden onze sport lastig! Met een spiegelreflexcamera is de sluitertijd sowieso sneller dan bij een gewone digitale camera. Een spiegelreflexcamera vergroot de kansen op een mooie aciefoto. En, u wilt toch ook de snelheid en dynamiek van onze sport prachtig in beeld brengen en aan anderen laten zien? FOTOTIP 5! Hou camera iets schuin! Ook bij stilstaande foto s kan er wat dynamiek worden gecreëerd. Hou de camera bijvoorbeeld iets schuin. Het kan nét even het verschil maken! BONUSTIP: Is er een professionele fotograaf onder uw leden? Informeer eens of er wellicht een professionele fotograaf lid is van uw vereniging. Misschien wil deze wel een leuke workshop geven voor de leden van uw club met als doel betere badmintonfoto s te maken. Deze fotograaf kan zich meteen fantastisch profileren en de leden, die zich bezighouden met de perscontacten, leren dan tips en tricks die ze in de prakijk kunnen toepassen waardoor ze nóg mooiere foto s kunnen aanleveren aan de media.

6 Succesvol Free Publicity is méér dan een goed persbericht. En, een goed persbericht is veel meer dan een berichtje van 400 woorden. Natuurlijk is er een aantal tips die we u kunnen geven waar een persbericht minimaal aan moet voldoen. Echter, let op: dit laat onverlet dat de andere Tips en Tricks uit dit kleine boekje ook nog toegepast moeten worden! TIP 1! Nieuwswaarde Wat is uw nieuws? Heeft uw persbericht wel NIEUWSWAARDE..? Journalisten ook van de Lokale Sufferdjes zijn alleen op zoek naar nieuws. Echt nieuws. Denk goed na over de nieuwswaarde. In dit rubriekje over persberichten ziet u ook nog een aantal Tips en Tricks die u kunt toepassen om ook nieuws te verzinnen. Ja, u leest het goed. Nieuws verzinnen. Dit wil echter nog niet zeggen dat verzonnen nieuws geen echt nieuws zou zijn. TIP 2! Het belangrijkste eerst! U moet zich voorstellen dat redacties en journalisten elke dag vele berichten ontvangen. Ze willen daarom snel kunnen scannen of het persbericht interessant is. Als u uw persbericht opstelt, begin dan meteen in de allereerste zin met Het Nieuws. Draai er niet omheen. Zoek geen mooiere woorden of metaforen. Datzelfde geldt natuurlijk ook voor de titel van het persbericht. Zeg meteen in de eerste zin en misschien ook nog in de tweede zin waar het om draait. Bijvoorbeeld: Eerste team wordt versterkt met Russische topspeler! TIP 3! Durf een statement te maken Wees niet bang om Out-Of-The-Box te denken. Je zou bijna zeggen dat journalisten helaas alleen maar spectaculair nieuws willen, maar dat is vaak wel zo. En daarom kunt u in uw persbericht de toon, de teneur, misschien wat scherper maken dan het in werkelijkheid is. Een pittig statement doet het goed en vergroot uw kans op aandacht. Een voorbeeld: Badmintonvereniging De Shuttle woedend op wethouder! En niet: Badmintonvereniging De Shuttle oneens met wethouder. Ziet u het verschil? Daarbij dient u natuurlijk niet af te wijken van de intrinsieke inhoud, maar kijkt u eens naar uzelf: ook u gaat er toch even voor zitten als u weet dat er bij Pauw en Witteman een flinke verbale strijd wordt aangekondigd? Immers, altijd leuk om te zien! Maar wees niet bevreesd! Ook in uw pittig en gekruid persbericht houdt u altijd de basis aan. U weet waar u voor staat! U kent het DNA van uw vereniging. U kunt de missie en de visie van de club toch probleemloos formuleren?

7 TIP 4! Gebruik quotes! Zorg er voor dat in een persbericht altijd één of twee citaten zijn opgenomen. Dat maakt een persbericht iets dynamischer en zeker persoonlijker. Vergeet niet er bij te vermelden WIE het zegt. Voorbeeld: Ik ben blij dat we deze Russische topspeler voor ons eerste team hebben kunnen strikken, aldus Joris de Wit, voorzitter van Badmintonvereniging De Shuttle. TIP 5! De 5W s.. Een persbericht dient altijd de 5 W s te bevatten: - Wat? (Wat is de nieuwswaarde?) - Waarom? (Waarom is het nieuws nieuws?) - Wanneer? (Wanneer vindt het nieuws plaats?) - Wie? (Wie zijn de hoofdrolspelers in het nieuws?) - Waar? (Waar speelt het nieuws zich af?) Lees het bericht - voordat u het uitstuurt - nog eens goed door en controleer of u op elke W een antwoord kunt geven. Zo niet? Voeg het antwoord dan beslist toe in de tekst. Journalisten en redacties zijn alijd op zoek naar de 5W s! WW WW W! TIP 6! Verzin nieuws! (en benader de media met dat nieuws!) --> U verwelkomt het 500e lid bij uw vereniging! (Dat verdient een bloemetje! En, persaandacht!) --> Speler X speelt zijn 250e eredivisiewedstrijd voor uw vereniging --> Nieuwe voorzitter treedt aan! --> Het seizoen begint weer! Open inloopdagen! --> Kerstborrel met bezoek van de wethouder Sportzaken! --> Jeugdkamp een groot succes --> Een lid is benoemd tot Lid van Verdienste (of Erelid!) --> Een topspeler geeft clinic bij uw vereniging Uw club heeft meer nieuws dan u denkt! Maak daar gebruik van! LET OP Zet een streep onder het persbericht en vermeld onder deze streep het kopje Noot voor de redactie, niet voor publicatie Vermeld het telefoonnummer van de contactpersoon. Vermeld een adres en vermeld een website waar de journalist meer informatie kan vinden.

8 Dit is een uitgave van: Badminton Nederland Postbus CJ NIEUWEGEIN mail: tel: copyright 2012 TOT SLOT... Free Publicity gaat niet vanzelf. U moet er wel wat voor doen. U moet ook écht niet teleurgesteld raken als uw eerste inspanningen geen effect sorteren. Het is soms een lange adem. U hebt immers kunnen lezen in dit boekje dat u met de media een relatie moet opbouwen. Dat gaat niet van de één op de andere dag. Maar áls u die relatie hebt, dan zult u daar de vruchten van plukken. Dan heeft u uw Free Publicity naar een hoger niveau gebracht en wordt u simpelweg bekender met uw vereniging in uw omgeving. En: Bekend maakt bemind. Ook potentiële sponsors, die iets voor sportverenigingen willen betekenen, zullen uw zichtbaarheid waarderen. Er zijn genoeg prakijkvoorbeelden van bedrijven die in contact zijn gekomen met (badminton)verenigingen n.a.v. publicaties in de media. Daarnaast zult u zich realiseren dat u als vereniging ook hard moet knokken om nieuwe leden binnen te halen. Daar zijn natuurlijk ook nog vele andere mogelijkheden voor. Free Publicity draagt in ieder geval bij aan uw bekendheid én betrouwbaarheid. Potentiële leden willen zich immers vooral bij een bruisende vereniging aansluiten waar veel gebeurt. En dat er veel gebeurt, zien ze in de media! Veel succes! Badminton Nederland