VII. Beoordelingsregels

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "VII. Beoordelingsregels"

Elke Carla de Winter
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Stichting Audicienregister StAr VII. s Door de beoordelingscommissie gehanteerde interpretaties van StAr-eisen Gedrukte versies van dit handboek worden door StAr op beperkte schaal in omloop gebracht. Het handboek bestaat uit afzonderlijke documenten die alle door StAr voor iedereen, beschikbaar worden gesteld op haar website, Het auteursrecht op deze documenten berust bij de Stichting Audicienregister. StAr hanteert voor het gebruik ervan de zogenaamde fair use policy. Raadpleeg voor de meest actuele versie steeds de website. De Stichting Audicienregister - StAr - wil haar registratie- en erkenningensysteem en alle daarbij horende documenten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid vaststellen, actueel houden en uitvoeren. Daarbij komt het voor dat StAr bestaande wet- en regelgeving citeert en interpreteert. Toch blijven beroepsbeoefenaren en organisaties er zelf voor verantwoordelijk dat zij zich houden aan de wetten en regels die op hun activiteiten van toepassing zijn. StAr aanvaardt geen aansprakelijkheid voor mogelijke schade van haar contractanten en van derden als gevolg van de vaststelling en uitvoering van haar registratie- en erkenningensysteem en / of door of namens Star op basis daarvan uitgevoerde beoordelingen en genomen registratie-, erkenningen- of accreditatiebesluiten. StAr vraagt van haar contractanten haar te vrijwaren tegen mogelijke aanspraken van derden. 12 juni 2014

Iedere belanghebbende kan bij StAr beroep aantekenen tegen een verleende registratie of erkenning, maar klokkenluiders doen dit om hen moverende redenen doorgaans niet.

2 VII. BEOORDELINGSREGELS 1. Kennis uit eigen waarneming Bij StAr melden zich soms klokkenluiders. Ook niet belanghebbende derden melden aan StAr wel eens feiten en omstandigheden die erop kunnen wijzen dat geregistreerde audiciens of erkende organisaties niet langer aan de StAr-eisen voldoen. Iedere belanghebbende kan bij StAr beroep aantekenen tegen een verleende registratie of erkenning, maar klokkenluiders doen dit om hen moverende redenen doorgaans niet. Voor klagers die zelf geen direct belang hebben bij hun klacht staan de beroepsprocedure en de klachtenregeling van StAr niet open. Toch kan StAr niet blind zijn voor signalen die voldoende concreet zijn en die tot het ernstige vermoeden leiden dat er sprake is van normafwijkend gedrag. Als zich dit voordoet zal de beoordelingscommissie dan ook actie ondernemen op grond van kennis uit eigen waarneming. Door de signalen zo te benoemen beschermt de beoordelingscommissie tevens de bron van de haar ter kennis gebrachte berichten. Indien het Bestuur en / of de Beoordelingscommissie van StAr feiten of omstandigheden bekend raken over door StAr geregistreerde audiciens of erkende organisaties welke de ernstige verdenking doen ontstaan dat die persoon of organisatie niet of niet langer voldoet aan de StAr-eisen en indien die feiten en omstandigheden tevens voldoende concreet zijn, zal de Beoordelingscommissie: a. de besproken persoon of organisatie om opheldering vragen, b. een gericht nader onderzoek instellen indien ondanks of dankzij het weerwoord een ernstige verdenking blijft bestaan, c. klager melden dat zijn bericht is behandeld en al dan niet tot maatregelen heeft geleid. VII. s 2 (van 5)

3 2. Samenstelling en omvang van steekproeven bij multisite-beoordelingen Bronnen: deze beoordelingsregel is ontleend aan de werkwijze van de Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) en tevens in lijn met norm, IAF MD1:2007; dit is een mandatory document (MD) van het International Accreditation Forum (IAF), over Certification of Multiple Sites Based on Sampling De te beoordelen organisaties worden steeds veelvormiger. Onder dezelfde erkenning kunnen nu bijvoorbeeld vallen audicienwinkels, aanpassingen verricht op zittingsadressen, aanpassingen in shop in the shops en systematisch (dus niet incidenteel) huisbezoek. De bedrijfsomstandigheden kunnen bij die verschillende distributiemethoden totaal verschillend zijn. De veelvormigheid van organisaties leidt tot de beleidsregel dat Star gestratificeerde steekproeven zal nemen. 1. Bij (her)beoordelingen van organisaties die beschikken over meer dan één vestiging vindt locatiebezoek plaats bij de aanmeetlocaties die zijn getrokken uit een representatieve gestratificeerde steekproef. 2. Stratificatie houdt in dat het totale bestand aan aanmeetlocaties wordt verdeeld in homogene groepen die onderling belangrijk van elkaar verschillen en dat uit iedere groep van voldoende omvang een voor die groep representatieve steekproef wordt getrokken. 3. Uitgaande van een gewenste betrouwbaarheid van 95%: zal de steekproefomvang (in een met het oog op praktische uitvoerbaarheid nogal vereenvoudigde formule) per groep als volgt zijn: a. iedere locatie wordt bezocht indien het gaat om een groepsomvang van vier of minder locaties, b. bij een groepsomvang van vijf of meer locaties is de steekproefomvang: n (afgerond naar boven op een geheel getal) in geval van een beoordeling of herbeoordeling; 80% x n (afgerond naar boven op een geheel getal) in geval van een controle. VII. s 3 (van 5)

4 3. Buiten de steekproef te laten vestigingen StAr is gewend altijd beoordelingen en controles uit te voeren in een going concern situatie en vindt het reëel om hiermee ook rekening te houden. Dit wil zeggen dat StAr in beginsel geen beoordelingen en controles uitstelt, maar wel bereid is om bij de inrichting daarvan rekening te houden met bijzondere bedrijfsomstandigheden. 1. De beoordelingscommissie kan op advies van de lead assessor besluiten om één of enkele verkooplacaties buiten de steekproef te houden. 2. De beoordelingscommissie besluit hiertoe uitsluitend ten aanzien van verkooplocaties die hetzjj: a. door de organisatie niet langer dan zes maanden geleden zijn overgenomen of bij de organisatie zijn aangesloten, b. minder dan zes maanden vooraf aan de StAR-audit al zijn bezocht in het kader van een ISO audit of -controle 3. StAr stelt voor beide categorieën de voorwaarde dat de te beoordelen of te controleren organisatie-zélf deze buiten de steekproef te houden filalen vooraf aan of direct aan het begin van de StAr-audit noemt. 4. Voor onlangs overgenomen filialen eist StAr bovendien dat de organisatie een adequaat plan van aanpak overlegt en al in werking heeft gesteld dat voorziet in de beheersing van risico s voor de consument en in de uitvoering van verbeteringen die de betrokken filialen op StAr-niveau brengen. VII. s 4 (van 5)

5 4. Beslissing bij organisaties waarvan één of meer locaties niet voldoen De Beoordelingscommissie is al enkele malen geconfronteerd met organisaties die aan de StAr-eisen voldoen, maar waarbij niettemin afwijkingen worden gevonden bij één of meer vestigingen. In deze beleidsregel is vastgelegd hoe de Beoordelingscommissie in deze gevallen oordeelt. 1. StAr zal de erkenning niet weigeren of schorsen bij een organisatie waarvan is komen vast te staan dat deze voldoet aan de organisatie- en inrichtingseisen, terwijl niettemin één of enkele locaties niet blijken te voldoen. 2. De beoordelingscommissie stelt hieraan de volgende voorwaarden: a. de organisatie moet zelf voor of aan het begin van de audit hebben aangegeven dat deze situatie zich voordoet en om welke locaties het gaat; mocht pas bij de StAr-audit blijken dat een of enkele locaties niet voldoen, dan kan de Beoordelingscommissie dit eveneens accepteren, mits geen enkele twijfel bestaat aan de uitvoering en kwaliteit van de door de organisatie gehouden interne audits; b. de organisatie legt aan de auditors voor de betrokken locaties een effectief en haalbaar verbeterplan voor. 3. De beoordelingscommissie wil het aantal locaties waarvan (tijdelijk) wordt geaccepteerd dat ze afwijken van de normen niet binden aan een absoluut getal of een vast percentage van het totale aantal locaties. De beoordelingscommissie wil namelijk niet het risico lopen dat een dergelijk vastgesteld aantal gaat fungeren als een geaccepteerde marge van non-conformiteit. Dat neemt niet weg dat het moet gaan om een beperkt aantal vestigingen. Het aantal mag nimmer zó hoog zijn, dat de beheersbaarheid van consumentenrisico s of van het verbeterproces in gevaar komt. 4. StAr verbindt aan de vastgestelde non-conformiteit van één of enkele locaties de uitdrukkelijke voorwaarde, dat in of ten aanzien van de locaties waarvan is vastgesteld dat ze niet aan de normen voldoen iedere expliciete uiting ontbreekt met betrekking tot een erkenning door StAr, met name ook op lokaal niveau. 5. De beoordelingscommissie legt aan de organisatie altijd corrigerende maatregelen op (onder meer) indien één of enkele locaties niet op niveau blijken te zijn. De beoordelingscommissie kan alsnog tot schorsing van de erkenning besluiten, indien na onderzoek is komen vast te staan dat de corrigerende maatregelen niet, niet tijdig of onvoldoende zijn uitgevoerd, of onvoldoende effectief zijn gebleken. VII. s 5 (van 5)

Vergelijkbare documenten

VIII. Besluiten, contracten en formulieren

Stichting Audicienregister StAr VIII. Besluiten, contracten en formulieren Bestuursbesluiten ter uitwerking van statuten en reglementen Gedrukte versies van dit handboek worden door StAr op beperkte schaal