17 antwoorden op schriftelijke vragen bij het integraal inkoopbeleid gemeente Den Haag

Transcriptie

1 Bijlage bij BSD/ antwoorden op schriftelijke vragen bij het integraal inkoopbeleid gemeente Den Haag Vragen PVDA 1. De afweging hoe een dienst of goed wordt ingekocht hangt af van verschillende factoren. Bestaat er een afwegingskader op basis waarvan gekozen wordt voor onderhandse gunning, aanbesteding en/of subsidierelaties? Zo nee waarom niet? Zo ja kunt u ons hierover informeren? (algemeen) Dit hangt inderdaad af van verschillende factoren die per aanbesteding kunnen verschillen en voor een belangrijk deel ook worden bepaald door de (on)mogelijkheden die wettelijke kaders geven. De keuze voor het toe te passen aanbestedingsregime hangt grotendeels af van de contractwaarde van de opdracht. Onder de Europese drempelwaarde bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Maar ook onder de Europese drempelwaarden geeft de Gids Proportionaliteit afhankelijk van de contractwaarde richting aan de soort aanbesteding. Uitgangspunt daarbij is dat een proportionele procedure wordt gekozen die aansluit bij het onderwerp van de aanbesteding, het karakter van de markt en beperking van lasten van de aanbesteder en de inschrijver. Een algemeen (gemeentelijk) kader om de afweging a priori te regelen is zowel juridisch als praktisch niet te maken. De juiste afweging wordt per geval gemaakt in dialoog tussen inkooporganisatie en opdrachtgever(categoriemanager) met medeneming van toepasselijke regels, formats, of een marktverkenning. De keuze kan getoetst worden in een tenderboard. 2. Wegen naast de social return criteria ook de duurzame en fatsoenlijke arbeidsvoorwaarden mee bij het beoordelen van inkoop? In hoeverre kunnen toeleveranciers en/of onderaannemers ook aan deze eisen worden gehouden? Hoe wordt een race to the bottom voorkomen waar het arbeidsvoorwaarden betreft wanneer de prijs zwaar telt bij aanbestedingen? (algemeen) Bij EMVI aanbestedingen telt de gekozen verhouding tussen prijs en kwaliteit. Deze verhouding kan bij elke aanbesteding verschillend zijn en is afhankelijk van de aard van de opdracht. Het uitgangspunt is dat de gemeente doelmatig inkoopt, waarbij Duurzaamheid, social return, MKB beleid en innovatiebeleid, allen meewegen en waarbij rechtmatigheid en professionaliteit de stevige basis vormen. De relevante uitgangspunten worden in het bestek uitgewerkt in kwaliteitseisen en (kwalitatieve) gunningscriteria, de inschrijvingen worden daarop beoordeeld en de kwaliteit maakt bij gunning deel uit van contract. Opdrachtnemers moeten voor hun prestatie altijd voldoen aan de Nederlandse arbeids(voorwaarden)wetgeving. Die geldt ook voor toeleveranciers en onderaannemers.

2 Daarnaast kan een verklaring sociale voorwaarden worden gevraagd waarmee de inschrijver verklaart sociaal verantwoord te ondernemen en er op toeziet dat toeleveranciers dat ook doen. Dit is dan een selectie-eis waar een geïnteresseerde ondernemer aan moet voldoen. Dat zit dan ook in de prijs verwerkt en voorkomt de race to the bottom. 3. Kunt u in algemene zin aangeven in hoeverre aanbestedingen met marktpartijen verschillen met die van semi-publieke goederen? Welke extra eisen kunnen aan partijen in de semi-publieke sector worden gesteld (bijv. zorg en welzijn), t.a.v. overhead, salariëring, duurzaamheid, etc.? (algemeen) Bij alle inkopen moeten proportionele (redelijke) eisen worden gesteld. Wat proportioneel is verschilt per opdracht. Bij de EU-aanbestedingen is sinds de invoering van de Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit een beperking t.a.v. het aantal eisen dat kan worden gesteld dat betrekking heeft op de onderneming. Voor de onderhandse aanbestedingen geldt dat een eigen keuze kan worden gemaakt tussen de leveranciers die voor het offertetraject worden uitgenodigd. Daarbij kan in beginsel rekening worden gehouden met de genoemde aspecten, zij het dat de overwegingen ook dan transparant en de eisen proportioneel moeten zijn. 4. Kunt u aangeven welke algemene richtlijnen gelden voor het (tussentijds) verlengen van aanbestedingen en op welke wijze de raad hierover dient te worden geïnformeerd (zie recente verlenging aanbesteding huishoudelijke hulp)? Hoe ver van te voren moet het verleningsbesluit genomen worden? Is dit een collegebevoegdheid of heeft de raad hier ook instemmingsrecht? (algemeen) Het besluit tot aangaan en verlengen van een overeenkomst is (in het algemeen) een bevoegdheid van het college, al of niet in mandaat genomen. De raad wordt hierover (bij bijzondere contracten) geïnformeerd. In overeenkomsten die veelal tot stand komen via EU-aanbestedingen worden regelmatig optiejaren opgenomen. Doorgaans is in contracten een verlengingsmogelijkheid opgenomen die de opdrachtgever kan inroepen. Daarbij is meestal een minimale termijn opgenomen (voor afloop van de overeenkomst) waarvoor de opdrachtgever de verlenging aan de opdrachtnemer meedeelt. Dit kan per contract/ aanbesteding verschillen. 5. Wordt er in aanbestedingen van arbeidsintensieve diensten gegund op de marge van de directe loonkosten (zie bijv. Varianten in het voorzien van hulp bij het huishouden... vanaf p. 38)? Zo nee waarom niet? Bij de aanbesteding voor de hulp bij het huishouden is niet gegund op de marge van de directe loonkosten. Bij deze aanbesteding is gekozen voor een aanbesteding volgens het zogeheten Zeeuwse model. In het Zeeuwse model kunnen aanbieders zich alleen onderscheiden op kwaliteit. De prijs wordt door de gemeente vastgesteld en is voor alle partijen dezelfde. Hierdoor worden de aanbieders continu gestimuleerd om goede kwaliteit te leveren om cliënten aan zich te binden. Het contracteren van veel aanbieders geeft de cliënten veel keuzevrijheid. Omdat aanbieders na het lezen van het bestek precies weten welke kwaliteit ze tegen welke prijs moeten

3 leveren, kan een aanbieder goed vaststellen of hij daartoe in staat is. (zie Varianten in het voorzien van hulp bij het huishouden... vanaf p. 46) Er is voor deze manier van aanbesteden gekozen omdat de gemeente veel waarde hecht aan de kwaliteit van de ingekochte zorg én aan de keuzevrijheid van de Haagse burger. Het Zeeuwse model sloot hier het beste bij aan. 6. Kunt u aangeven wat de procedure is die geldt voor het inkopen van de zogeheten 2B-diensten? Welk gemeentelijk kader geldt hiervoor? (p7) In de Aanbestedingswet 2012 zijn uitzonderingen gemaakt van leveringen en diensten boven de EUdrempelwaarde, waarbij gebruik kan worden gemaakt van een lichter regime, de zogeheten 2Bprocedure. Welke diensten onder de 2B-diensten vallen, is beschreven in de wet. Hierbij is het van belang dat de opdracht geen grensoverschrijdend karakter heeft. Tevens dient bij de opdracht de basisbeginselen van de Aanbestedingswet (transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit) in acht te worden genomen en moet de gegunde opdracht op TenderNed worden gepubliceerd. De gemeentelijke hanteert het uitgangspunt dat voor een 2B-dienst (ongeacht bedrag) een enkelvoudige onderhandse procedure kan worden gevolgd mits de opdracht geen grensoverschrijdend karakter heeft. Afhankelijk van de soort opdracht wordt in de praktijk ook wel de meervoudige onderhandse procedure gebruikt. Hierbij gelden de specifieke voorschriften die gelden voor een 2B-procedure in de Aanbestedingswet Hoe schept de gemeente voorwaarden voor regionaal en MKB-vriendelijk aanbesteden? (p12) Bij de Europese aanbestedingen is door de Gids Proportionaliteit geregeld dat de aanbestedingen proportioneel aan de markt moet worden aangeboden. Dit vergroot de kansen voor het MKB. Bij sommige aanbestedingen wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een percelenregeling. Op basis van deze regeling mag bij een aanbesteding van een werk, dienst of levering een deel van de opdracht (een perceel) buiten de aanbesteding gehouden worden, mits dit deel in euro s of procenten bepaalde waarden niet te boven gaat. Hierdoor is het mogelijk om voor dat deel een meervoudig- onderhandse offertetraject te doen onder MKB-bedrijven. In de regel zullen hiervoor ook Haagse ondernemers kunnen inschrijven. Bij aanbestedingen die via de inkoopbureaus verlopen wordt waar mogelijk geadviseerd om hierbij plaatselijke en regionale bedrijven uit te nodigen. 8. Welke gemeentelijke aanbestedingen vallen onder de categorie van de 2B-diensten? (p13) Bijlage 2B van Richtlijn 2004/18/EG vermeldt de (categorieën van) diensten waarvoor een verlicht Europees regime geldt. Wanneer van toepassing wordt hiermee rekening gehouden bij de gemeentelijke aanbestedingen. 9. Kunt u aangeven in welke gevallen de eis van minimaal 5 procent social return de opdrachtnemer in de problemen doet raken? In hoeveel gevallen is de eis van social return hoger dan 5 procent?

4 De toepassing van social return is altijd maatwerk. Er wordt altijd overleg gepleegd met de ondernemers. Het is dan ook niet voorgekomen dat ondernemers hierdoor in de problemen zijn gekomen. Sinds 2014 zijn er 4 contracten geweest waarbij een hoger social return-percentage dan 5% is toegepast, waaronder 1 raamcontract voor hulp bij het huishouden (23 opdrachtnemers). 10. Past u inmiddels ook social return toe bij subsidies? Zo nee, waarom (nog) niet? Dit is nog in ontwikkeling. Echter, de mogelijkheid om social return bij subsidies toe te passen is inmiddels wel in de model Subsidieverordening opgenomen, waardoor bij alle subsidies een social return-paragraaf kan worden opgenomen. 11. Waarom past social return niet ook standaard toe bij opdrachten tot euro? Bent u bereid hier met een compl or explain principe te werken (ja tenzij)? (p15) Dit is vastgelegd in de Beleidsregels Social Return Den Haag 2015 (RIS ). Social Return wordt standaard toegepast bij opdrachten boven de , ,- is tevens het grensbedrag voor het volgen van een Europese aanbestedingsprocedure bij Leveringen en Diensten. Door dit bedrag te hanteren, kiest de gemeente voor uniformiteit in de grenswaarden. Voor opdrachten tussen de ,- en ,- wordt geëxperimenteerd met co-creatief social return. Het eerste project dat in aanmerking komt voor een pilot is inmiddels bekend gemaakt en betreft de stomerijdiensten. Aan de hand van een evaluatie van de pilots zal gekeken worden, wat de mogelijkheden in de toekomst zijn. 12. Waar wordt gerapporteerd over de behaalde resultaten vwb social return? (p14) In de rapportage Den Haag maakt werk! zullen binnenkort ook de cijfers voor social return verschijnen. 13. In hoeverre is het streven naar certificering van sociale ondernemers, ook onderdeel van de afspraken over social return? Zo ja wat zijn de resultaten? (p14) Over de certificering sociale ondernemers in het kader van social return zijn geen afspraken gemaakt. Eerder is er een pilot geweest met het PSO-certificaat (Prestatieladder Socialer Ondernemen). Het gebruik van een certificaat kost veel inzet van mensen en daarmee gepaard ook middelen. Wij vinden het niet wenselijk dat ondernemers die niet over de middelen beschikken om aan de eisen van PSO te kunnen voldoen, hierdoor niet in aanmerking zouden komen voor een opdracht. Bovendien is bij een eerdere pilot gebleken dat bij Haagse ondernemers slechts beperkte belangstelling is voor een PSO-certificaat. 14. Kunt u het afwegingskader schetsen voor het al danste bundelen van opdrachten voor efficiëntie enerzijds; maar met negatieve effecten mogelijk voor de regionale en lokale werkgelegenheid (17)? De gemeente Den Haag is 1 entiteit. Opdrachten die van gelijke aard zijn dienen volgens de Aanbestedingswet bij elkaar te worden opgeteld zodat de juiste procedure kan worden bepaald. Op grond van de wet is onnodig samenvoegen (clusteren) van opdrachten echter ook niet toegestaan. Als er samenvoeging plaatsvindt, dan dient dit te worden toegelicht in de

5 aanbestedingsstukken. Wettelijk en gemeentelijk uitgangspunt is dat opdrachten zo veel- en goed mogelijk in percelen worden verdeeld. Zie ook antwoord op vraag 7 In de praktijk verschilt de invulling per opdracht. Bij werken worden bijvoorbeeld veel eenmalige contracten voor projectmatig werk afgesloten. Het grootste deel van de projecten kent een waarde lager dan 1,5 miljoen waarbij de keuze voor een meervoudig onderhands traject het meest voor de hand ligt. Bij meervoudig onderhandse trajecten voor eenmalige contracten spelen ook overwegingen als regionale en lokale bedrijven. Aan de andere kant worden vanuit efficiency overwegingen ook contracten gesloten voor terugkerende inkoop, zoals technische materialen, straatmeubilair, klinkers, calamiteitenonderhoud voor riolering, wegen en straten, onthoud tunnels etc. De contractwaarde van deze contracten ligt boven de Europese drempel en moeten daarom openbaar aanbesteed worden. 15. Rapporteert de Taskforce aanbesteden ook aan de Haagse gemeenteraad? (p17) Nee, de Taskforce aanbesteden functioneert op ambtelijk niveau en rapporteert aan de wethouder. 16. Hoe definieert u innovatief aanbesteden en op welke wijze wordt hier exact op gestuurd? Wat verwacht u van de ' mindset van ambtenaren' die betrokken zijn bij de behoeftestelling? (p18) Wij hanteren geen definitie van innovatief aanbesteden. In het beleid wordt onderscheid gemaakt tussen het hanteren van innovatieve vormen van aanbesteden en het inkopen van innovatieve oplossingen. Dat laatste kan in beginsel ook via een gewone klassieke aanbesteding gebeuren; al zal in de aard innovatief aanbesteden en het inkopen van innovaties vaak samenvallen. De beoogde professionele inkooporganisatie wordt geacht alle aanbestedingsvormen te beheersen; dus ook de innovatieve. En het inkoopbeleid gaat er van uit dat bij elke aanbesteding overwogen wordt of innovatie mogelijk is. Hoe ver gegaan kan worden met innovatief inkopen zal per geval blijken in het samenspel tussen inkoopafdeling en opdrachtgever; en hangt mede af van wettelijke kaders en de mate waarin de markt op de vraag kan inspelen. Bij verschillende aanbestedingen wordt hier sinds enige tijd mee geoefend. Bijvoorbeeld met het afsluiten van innovatieve contractvorm, de zogeheten geïntegreerde contracten. Door middel van functionele vraagspecificaties wordt een uitvraag in de markt gezet. Dit betekent een overgang van technisch specificeren naar functioneel specificeren, waarbij de markt meer vrijheid krijgt om eigen keuzes te maken binnen de gestelde kaders. Uit de eerste ervaringen met de pilotprojecten kan worden geconcludeerd dat dit vraagt om een andere manier van werken zowel bij de inkooporganisatie als bij de opdrachtgevers. Hier wordt op ingespeeld door ervaring op te doen bij pilots en die te evalueren, gerichte opleidingen te doen en door actief met de markt van gedachten te wisselen. Bijvoorbeeld in de bijeenkomst Meeting The Market op 3 november a.s. Een aantal voorbeelden van grote projecten die via innovatieve contracten zijn aanbesteed zijn de Rotterdamse baan, spuikwartier, sloop van de jubitoren en de theaters. Een andere voorbeeld is de prijsvraag Duurzame woningrenovaties.

6 17. Kunt u inzicht heven in de klachten die over de Haagse aanbestedingen binnenkomen? Welke ontwikkeling zit hier in? Momenteel loopt er een evaluatie van de gemeentelijke klachtenprocedure aanbesteden. Over de uitkomst wordt het college nog geïnformeerd.