Brochure Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door de Inspectie Leefomgeving en Transport

Transcriptie

1 Brochure Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door de Inspectie Leefomgeving en Transport Inspectie Leefomgeving en Transport Luchtvaart Afdeling Vergunningverlening Uitgave 10 mei 2015

2 Inhoudsopgave mei 2015 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING WAT IS DE AFDELING VERGUNNINGVERLENING? Ministerie van Infrastructuur en Milieu en ILT Afdeling Vergunningverlening (VVL) Het verlenen van vergunningen Toezicht Internationaal Scope van deze brochure WAAROM EEN BEDRIJFSERKENNING? WELKE BEDRIJFSERKENNINGEN ZIJN ER? Erkenning voor productie volgens internationale eisen Part 21 subpart G (POA) Erkenning voor onderhoudsmanagement volgens internationale eisen Part M subpart G (CAMOA) Erkenning voor onderhoud volgens de internationale eisen Part M subpart F (MOA) Erkenning voor onderhoud volgens de internationale eisen Part 145 (MOA) Erkenning voor opleidingen volgens de internationale eisen Part 147 (MTOA) Erkenning voor productie en/of onderhoud volgens nationale eisen in regeling 1318C (POA en MOA) Erkenning voor geluidsmeting volgens nationale eisen in regeling 1318D (GMO) VOOR WIE IS DE BEDRIJFSERKENNING BESTEMD? WAT IS DE AARD VAN DE EISEN? Kwaliteitssysteem Kwaliteitsbeleid (en de uitwerking daarvan) Organisatie Personeel Productiemiddelen en behuizing Kwaliteitsbeheersing Kwaliteitsborging Documentatie Bedrijfsadministratie HOE LANG DUURT HET TRAJECT NAAR EEN BEDRIJFSERKENNING? Informatiefase Oriëntatiefase Aanloopfase Beoordelingsfase en afhandeling Erkenningfase Uitbreiding en overige wijzigingen van bedrijfserkenning WELKE KOSTEN ZIJN VERBONDEN AAN EEN BEDRIJFSERKENNING? HEEFT U NOG VRAGEN? Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 1

3 Inleiding mei INLEIDING Binnen de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) houdt de directie Luchtvaart zie bezig met het veiligheidstoezicht op de luchtvaart. Deze directie bestaat uit vijf afdelingen. De afdeling Vergunningverlening (afdeling VVL) houdt zich onder meer bezig met het afgeven van vergunningen voor bedrijven die activiteiten uitoefenen op het gebied van ontwerp, productie, continuing airworthiness management, onderhoud en training van onderhoudspersoneel. Het toezicht op deze bedrijven wordt uitgevoerd door de afdeling Handhaving Luchtvaartbedrijven. Deze afdeling houdt ook toezicht op onderhoudspersoneel met een onderhoudslicentie. Binnen de afdeling VVL is ook de vergunningafgifte voor luchtvaartmaatschappijen, luchthavens en luchtverkeersleiding ondergebracht. Deze brochure gaat echter alleen over de vergunningen voor luchtvaarttechnische bedrijven. Om bepaalde werkzaamheden binnen de luchtvaartsector uit te mogen voeren heeft een bedrijf een erkenning nodig. Er zijn erkenningen voor luchtvaarttechnische bedrijven voor: Ontwerporganisaties Productieorganisaties Continuing airworthiness management organisaties Onderhoudsorganisaties Opleidingsinstellingen Deze erkenningen worden afgegeven door ILT, onder verantwoordelijkheid van de afdeling VVL. In deze brochure wordt verkort weergegeven welke erkenningen er zijn en welke bedrijven er voor in aanmerking komen. Verder wordt er ingegaan op de eisen die zijn verbonden aan erkenningen, hoe een traject naar een erkenning eruit ziet en welke kosten zijn verbonden aan de verschillende erkenningen. Voor de inhoud van regelgeving en het bijbehorende Acceptable Means of Compliance (AMC) materiaal plus Guidance Material (GM), raadpleegt u de website van de European Aviation Safety Agency (EASA): Aan de tekst in deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 2

4 Wat is de afdeling Vergunningverlening? mei WAT IS DE AFDELING VERGUNNINGVERLENING? 2.1 Ministerie van Infrastructuur en Milieu en ILT De luchtvaart in Nederland is geregeld in Europese wetgeving en in de Wet Luchtvaart. Het Ministerie van Infrastructuur en Milieu is volgens deze wet verantwoordelijk voor de burgerluchtvaart en de verkeersveiligheid in de lucht. Het Ministerie is onderverdeeld in verschillende Directoraten-Generaal (DG-'s) en een inspectieorganisatie: ILT. ILT is een geïntegreerde toezichtorganisatie waarin het accent wordt gelegd op de uitvoering van de inspectietaken. De toezichtfuncties binnen Luchtvaart zijn geordend in een aantal afdelingen. ILT streeft naar brede herkenbaarheid door- en heldere communicatie met burgers, het bedrijfsleven en de politiek. Er bestaan toezichtdomeinen voor Rail- en wegvervoer, Water en bodem, Scheepvaart, Ruimte/wonen/bouwen, Risicovolle bedrijven, Risicovolle stoffen en producten en voor Luchtvaart. Dit laatste is onderverdeeld in de volgende uitvoerende afdelingen: Afdeling Vergunningverlening (VVL) Afdeling Handhaving Luchtvaartbedrijven Afdeling Handhaving Service-providers Afdeling Handhaving Specifiek Afdeling Analyse en ontwikkeling De ingevoerde functiescheiding tussen beleid, uitvoering en handhaving is ook organisatorisch doorgevoerd door de verantwoordelijkheidsgebieden onder te brengen bij respectievelijk het DG Bereikbaarheid in Den Haag (beleid) en de directie Luchtvaart te Hoofddorp (vergunningverlening en toezicht). Voor nadere informatie zie Afdeling Vergunningverlening (VVL) De afdeling VVL houdt zich onder meer bezig met het beoordelen van aanvragen voor (wijzigingen van) vergunningen van bedrijven die activiteiten uitoefenen op het gebied van ontwerp, productie, continuing airworthiness management en onderhoud van vliegtuigen en training van onderhoudspersoneel. De afgifte van licenties aan onderhoudspersoneel is vanaf 2010 ondergebracht bij de private organisatie KIWA. De basis voor de vergunningverlening en het toezicht wordt gevormd door de Wet Luchtvaart, de Regeling Toezicht Luchtvaart (RTL), het Besluit Luchtwaardigheid (BL) en het Lucht Verkeers Reglement (LVR). Verder zijn er vele tientallen daarop aansluitende beschikkingen, regelingen, besluiten en ontheffingen, waarin staat vermeld wat er wel of niet mag en onder welke omstandigheden en/of voorwaarden. Met de introductie van regelgeving op het gebied van de luchtvaartveiligheid door de Europese Unie (EU) en de oprichting van de EASA is de basis voor de vergunningverlening en het toezicht door ILT/Luchtvaart in de afgelopen jaren gewijzigd. Op basis van een besluit van de Europese Unie in 2002 werd één Europese wet- en regelgeving bindend verklaard. De technische disciplines zijn inmiddels aangevuld met de operationele disciplines en met luchthavens en verkeersleiding. De regelgeving daarvoor wordt de komende jaren van kracht. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 3

5 Wat is de afdeling Vergunningverlening? mei 2015 De afdeling VVL kent één primair proces: het verlenen van vergunningen. De luchtwaardigheid van luchtvaartuigen is daarbij het centrale en meest belangrijke element. Het internationaal geldende luchtwaardigheidsstelsel voorziet erin dat ieder afzonderlijk luchtvaartuig gedurende zijn gehele operationele leven luchtwaardig is. Dit luchtwaardigheidsniveau wordt bereikt door: Adequate ontwerpeisen voor constructie, vliegeigenschappen en prestaties, besturing en systemen. Luchtvaartuigen en onderdelen daarvan te ontwerpen en te wijzigen op basis van die eisen. Luchtvaartuigen en onderdelen daarvan te bouwen en te onderhouden volgens het ontwerp. Ontwerp-, productie-, continuing airworthiness management- en onderhoudswerkzaamheden uit te laten voeren door voldoende toegeruste organisaties. Uitvoering van onderhoud aan luchtvaartuigen door voldoende gekwalificeerd personeel. Onderhoudspersoneel adequaat op te leiden Het verlenen van vergunningen De veiligheid in de luchtvaart wordt gewaarborgd door het stellen van eisen aan objecten van toezicht: organisaties, personen en producten, die toegelaten willen worden tot het luchtvaartsysteem, en voor toelating te toetsen of aan deze wettelijke eisen wordt voldaan. De afdeling VVL is verantwoordelijk voor het toelaten tot het luchtvaartsysteem van: Organisaties die zich richten op ontwerp, productie en onderhoud van luchtvaartuigen (vleugelvliegtuigen, helikopters, ballonnen) of onderdelen daarvan, organisaties die zich richten op continuing airworthiness management van luchtvaartuigen, en organisaties die zich richten op opleidingen voor luchtvaarttechnici. Luchtvaartuigen, producten en onderdelen daarvan binnen het luchtvaartsysteem, met name van delen van luchtvaartuigen die door de Nederlandse industrie worden ontworpen en geproduceerd. Dit gebeurt grotendeels op basis van de door de Europese Unie in verordeningen vastgestelde wet- en regelgeving en voor een zeer beperkt deel op basis van nationale regelgeving. De ontwerp gerelateerde werkzaamheden geschieden onder de verantwoordelijkheid van EASA. Dit betekent dat na de inhoudelijke beoordeling door de afdeling VVL het certificaat voor ontwerporganisaties niet door ILT wordt uitgegeven, maar door EASA Toezicht De verantwoordelijkheid voor de toelating tot het luchtvaartsysteem houdt tevens in dat de naleving moet worden gemonitord. Inspecties worden enerzijds uitgevoerd op basis van het inspectieprogramma van de afdeling Handhaving Luchtvaartbedrijven en anderzijds in het kader van toelaten met betrekking tot nieuwe organisaties of wijziging van vergunningen. Inspecties bij organisaties worden uitgevoerd met als doel enerzijds vast te stellen dat organisaties blijvend voldoen aan de van toepassing zijnde eisen, anderzijds om een beeld te verkrijgen van de stand van zaken betreffende de veiligheid binnen de luchtvaarttechnische Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 4

6 Wat is de afdeling Vergunningverlening? mei 2015 bedrijven. Inspecties worden uitgevoerd aan de hand van organisatiehandboeken, kwaliteitshandboeken, contracten e.d. (on-desk) en door het uitvoeren van onderzoeken in de organisaties (on-site). 2.3 Internationaal Aangezien de luchtvaart zich niet beperkt tot de landsgrenzen, speelt de internationale samenwerking een belangrijke rol. De beleidsmedewerkers van DG Bereikbaarheid hebben zitting in een aantal internationale organisaties. De samenwerking vindt plaats op wereldniveau via de ICAO (International Civil Aviation Organisation) en op Europees niveau via de ECAC (European Civil Aviation Conference) en EASA. De EASA is een agentschap van de Europese Unie met als doel om te komen tot een gemeenschappelijk (hoog) veiligheidsniveau, door middel van de vervanging van de verschillende nationale regelingen door één Europese wet en regelgeving, Parts genaamd. Verder vindt er harmonisatie plaats tussen de gemeenschappelijke Europese regelgeving en de regelgeving van de Verenigde Staten (FAR's). Daarnaast voert EASA zelf een aantal taken uit op het gebied van ontwerpgerelateerde keuringen. Met een viertal landen heeft de Europese Unie (EU) een overeenkomst afgesloten op basis waarvan deze landen als EASA-lid worden beschouwd (zie tabel 1). De Joint Aviation Authorities (JAA) was een samenwerkingsverband van Europese luchtvaartautoriteiten en was de voorloper van EASA. De JAA is formeel per 1 juli 2009 opgeheven. Met de non-eu landen die indertijd lid waren van de JAA, heeft EASA zogenaamde Working Arrangements afgesloten. Dit betekent echter niet dat producten of diensten uit die landen zonder meer geaccepteerd kunnen worden. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 5

7 Wat is de afdeling Vergunningverlening? mei 2015 EU (EASA) LANDEN WORKING ARRANGEMENT 1 België 15 Litouwen Met diverse landen binnen en 2 Bulgarije 16 Luxemburg buiten Europa zijn Working 3 Cyprus 17 Malta Arrangements overeengekomen. 4 Denemarken 18 Nederland Voor details wordt verwezen naar 5 Duitsland 19 Oostenrijk de website van EASA. 6 Estland 20 Polen 7 Finland 21 Portugal 8 Frankrijk 22 Roemenië 9 Griekenland 23 Slovenië 10 Hongarije 24 Slowakije 11 Ierland 25 Spanje 12 Italië 26 Tsjechië 13 Kroatië 27 Verenigd Koninkrijk 14 Letland 28 Zweden NON-EU EASA LANDEN 29 Liechtenstein 31 IJsland 30 Noorwegen 32 Zwitserland Tabel 1: Overzicht EU landen plus voormalige JAA landen met Working Arrangement 2.4 Scope van deze brochure Deze brochure zal alleen ingaan op de luchtvaarttechnische bedrijfserkenningen die worden afgegeven onder verantwoordelijkheid van de afdeling VVL. Buiten de scope van deze brochure vallen de licenties afgegeven voor onderhoudspersoneel, de erkenningen afgegeven voor ontwerpbedrijven (behandeld door EASA) en alle product certificaten (behandeld door EASA). Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 6

8 Waarom een bedrijfserkenning? mei WAAROM EEN BEDRIJFSERKENNING? In het verleden hield de overheid rechtstreeks toezicht op de activiteiten van de luchtvaartsector. Tegenwoordig is er een meer effectieve en efficiënte manier om toezicht uit te oefenen. Dit op basis van een systeem van bedrijfserkenningen. Bedrijven hebben daarin een eigen verantwoordelijkheid, door te werken middels procedures en zelf toezicht uit te oefenen op het correct uitvoeren van deze procedures. Om zeker te stellen dat het luchtvaartuig, of onderdelen daarvoor, op de juiste wijze wordt ontworpen, geproduceerd of onderhouden, worden er eisen gesteld aan organisaties. Het betreft organisaties die ontwerpen, produceren, continuing airworthiness management uitvoeren, onderhoud uitvoeren en organisaties die onderhoudspersoneel opleiden. Deze eisen zijn vastgelegd in de Europese regelgeving in de vorm van Part s. Door te voldoen aan deze eisen komt een bedrijf in aanmerking voor een bedrijfserkenning van de afdeling VVL. Hiermee mag het, zonder directe tussenkomst van de overheid, zelfstandig de betreffende activiteiten in de luchtvaart uitvoeren. De eisen voor erkenning geven in het algemeen een kader, dat wil zeggen dat daarin bedoelingen zijn weergegeven, maar niet het recept hoe exact gehandeld moet worden. Het betrokken bedrijfsleven kan binnen het gegeven kader de ruimte zoeken voor een optimale bedrijfsvoering. De consequentie is, dat het bedrijf tegenover de afdeling VVL moet aantonen dat de wijze van werken inderdaad past binnen de eisen. Dit principe: de aanvrager toont aan, is in de hele werkwijze van de ILT/Luchtvaart terug te vinden. De afdeling VVL heeft aanvang 2012 ongeveer 135 erkenningen afgegeven aan bedrijven voor productie, continuing airworthiness management, onderhoud en training. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 7

9 Welke bedrijfserkenningen zijn er? mei WELKE BEDRIJFSERKENNINGEN ZIJN ER? Voor bedrijfserkenningen zijn de Europese eisen, vastgelegd in Part s geldig. De volgende erkenningen worden onderscheiden: 4.1 Erkenning voor productie volgens internationale eisen Part 21 subpart G (POA) Is bedoeld voor bedrijven die luchtvaartuigen en/of onderdelen daarvoor produceren. Een belangrijke voorwaarde voor het verwerven van een POA erkenning is het hebben van een POA-DOA arrangement. Hierin worden belangrijke afspraken met de ontwerpverantwoordelijke vastgelegd. 4.2 Erkenning voor onderhoudsmanagement volgens internationale eisen Part M subpart G (CAMOA) Is bedoeld voor bedrijven die continuing airworthiness management (CAM) willen uitvoeren. Dit CAM is verplicht voor de commerciële luchtvaart en voor vliegtuigen met een maximum startmassa hoger dan 5700 kg en voor helikopters met meer dan één motor. Voor vliegtuigen met een maximum startmassa lager dan 5700 kg en voor helikopters met maar één motor mag de eigenaar een subpart G bedrijf inschakelen. Dit geldt ook voor rondvluchtbedrijven. Voor de commerciële luchtvaart worden deze erkenningen afgegeven in afstemming met de afgifte van de AOC (Air Operator Certificate), een vergunning om commerciële vluchten te mogen uitvoeren. 4.3 Erkenning voor onderhoud volgens de internationale eisen Part M subpart F (MOA) Is bedoeld voor bedrijven die luchtvaartuigen en/of onderdelen daarvoor onderhouden, waarvoor geen Part 145 erkenning vereist is. Geldig voor niet-commerciële luchtvaart in Nederland en voor vliegtuigen met een maximum startmassa lager dan 5700 kg en voor helikopters met maar één motor, evenals voor het uitvoeren van onderhoud aan ballonnen en aan zweefvliegtuigen. Ook rondvluchtbedrijven kunnen volstaan met het contracteren van een Part M Subpart F erkende bedrijf. 4.4 Erkenning voor onderhoud volgens de internationale eisen Part 145 (MOA) Is bedoeld voor bedrijven die onderhoud uitvoeren aan luchtvaartuigen die commercieel worden geëxploiteerd en/of onderhoud uitvoeren aan vliegtuigen met een maximum startmassa hoger dan 5700 kg en/of onderhoud uitvoeren aan helikopters met meer dan één motor. Is tevens bedoeld voor bedrijven die onderhoud uitvoeren aan onderdelen van alle voornoemde categorieën luchtvaartuigen. 4.5 Erkenning voor opleidingen volgens de internationale eisen Part 147 (MTOA) Is bedoeld voor organisaties die trainingen geven en examens afnemen zoals gespecificeerd in Part 66. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 8

10 Welke bedrijfserkenningen zijn er? mei 2015 Voor nationale toepassingen zijn er nog de volgende mogelijkheden voor bedrijfserkenningen: 4.6 Erkenning voor productie en/of onderhoud volgens nationale eisen in regeling 1318C (POA en MOA) Is bedoeld voor bedrijven die luchtvaartuigen of onderdelen daarvan volgens Annex II van de EASA Basic Regulation, produceren of onderhouden. 4.7 Erkenning voor geluidsmeting volgens nationale eisen in regeling 1318D (GMO) Is bedoeld voor bedrijven die bepaalde geluidsmetingen verrichten, zogenaamde geluidsmeetorganisaties. Een bedrijf kan meerdere erkenningen hebben. De keuze van de juiste vorm van erkenning hangt af van de te erkennen werkzaamheden. Voor de informatie in deze brochure wordt in principe geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende vormen van bedrijfserkenningen. In het vervolg zal enkel worden gesproken van "de erkenningeisen". Als aangegeven onder hoofdstuk 2, vallen de licenties voor onderhoudspersoneel en erkenningen voor ontwerporganisaties (DOA) buiten de scope van deze brochure. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 9

11 Voor wie is de bedrijfserkenning bestemd? mei VOOR WIE IS DE BEDRIJFSERKENNING BESTEMD? Niet ieder bedrijf komt automatisch in aanmerking voor een bedrijfserkenning van de afdeling VVL. Een erkenning wordt alleen afgegeven, indien het, in verband met de beoordeling van de luchtwaardigheid van vliegtuigen en onderdelen daarvan, zinvol is. In de praktijk leidt dit uitgangspunt tot een aantal voorwaarden vooraf, waarmee de noodzaak voor en de haalbaarheid van erkenning van een bedrijf wordt beoordeeld: 1. Het bedrijf is in Nederland gevestigd Een buitenlands bedrijf dat in Nederland is gevestigd, kan dus ook in aanmerking komen voor een bedrijfserkenning van de afdeling VVL. Bedrijven die buiten Nederland gevestigd zijn vallen onder de voorwaarden van het land van vestiging en zullen in het algemeen met de betreffende, nationale luchtvaartautoriteiten in contact moeten treden. 2. Het bedrijf levert in voldoende mate eindproducten en/of diensten Het erkenningproces vraagt zowel van het bedrijf als van de afdeling VVL een grote inspanning. Als de te erkennen activiteiten te weinig omvang hebben, is een bedrijfserkenning als middel inefficiënt. Er kan in dat geval beter naar alternatieven worden gezocht. Deze liggen veelal in de sfeer van uitbesteding ( subcontracting ) vanuit een ander erkend bedrijf. 3. Het bedrijf levert niet uitsluitend eindproducten en/of diensten aan een reeds erkend bedrijf Een bedrijf dat door een ander bedrijf erkend is als leverancier ( approved supplier ), komt ten behoeve van deze producten en/of diensten in principe niet in aanmerking voor een bedrijfserkenning van de afdeling VVL. Indien een bedrijf, door het ontbreken van een erkenning, aantoonbaar hinder ondervindt bij het leveren van producten en/of diensten, dan kan dit bedrijf alsnog in aanmerking kan komen voor een erkenning. In verband met internationale afspraken geldt dit echter in mindere mate voor bedrijven die zich op het buitenland richten. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 10

12 Wat is de aard van de eisen? mei WAT IS DE AARD VAN DE EISEN? De erkenningeisen hebben betrekking op de interne gang van zaken van de organisatie. De organisatie dient zodanig te functioneren, dat vooraf de kwaliteit van de eindproducten of diensten wordt zeker gesteld. Het ondernemingsbeleid en de uitwerking daarvan zijn hiervoor het uitgangspunt. Het gaat om het totale proces, vanaf de opdrachtverwerving tot na aflevering (nazorg). Het bedrijf levert niet alleen producten en/of diensten van een vooraf bepaalde kwaliteit af, maar is tevens voldoende flexibel om noodzakelijk geachte wijzigingen in de gang van zaken snel en adequaat te realiseren. De behoefte aan wijzigingen kan zowel in het bedrijf zelf ontstaan als bij de afdeling VVL. Meer concreet zijn de belangrijkste terreinen waarop eisen gesteld worden, de volgende: A. Kwaliteitssysteem. B. Kwaliteitsbeleid (en de uitwerking daarvan). C. Organisatie. D. Personeel. E. Productiemiddelen en behuizing. F. Kwaliteitsbeheersing. G. Kwaliteitsborging. H. Documentatie. I. Bedrijfsadministratie. 6.1 Kwaliteitssysteem Het kwaliteitssysteem is nodig om het juiste product of dienst aan de klant af te leveren. Dit moet in een bedrijfshandboek worden vastgelegd. Hierin worden derhalve de punten B. t/m I. beschreven. De bijbehorende procedures maken eveneens deel uit van het kwaliteitssysteem. 6.2 Kwaliteitsbeleid (en de uitwerking daarvan) Onder kwaliteitsbeleid wordt verstaan: 1. De doelstellingen die het bedrijf nastreeft met betrekking tot de kwaliteit van de organisatie en de kwaliteit van de eindproducten. 2. De wegen en middelen die het bedrijf gaat gebruiken om op een vooraf vastgesteld tijdstip de gestelde doelen te realiseren. 3. De prioriteiten die de diverse doelstellingen hebben. Dit beleid wordt zodanig geformuleerd en uitgewerkt, dat het geïmplementeerd kan worden in de organisatie. In hoeverre de doelstellingen gerealiseerd zijn, moet getoetst kunnen worden. Vervolgens wordt periodiek getoetst in hoeverre het beleid aangepast moet worden aan de veranderende omstandigheden. Andersom is natuurlijk ook mogelijk: aanpassingen in het beleid kunnen leiden tot gewijzigde omstandigheden. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 11

13 Wat is de aard van de eisen? mei Organisatie De organisatie is dusdanig ingericht dat alle verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed zijn belegd zodat de output luchtwaardige producten en/of diensten oplevert. Alle benodigde registraties worden gedaan en de organisatie verbetert zich continu. In de organisatie moet een 'Quality Assurance afdeling opgenomen zijn. Dit geldt niet voor een Part M subpart F erkende organisatie. Deze afdeling dient onafhankelijk van de uitvoerende afdeling(en) de kwaliteit te monitoren en daarover aan de bedrijfsleiding te rapporteren. De aanwezigheid van een kwaliteitsafdeling neemt uiteraard de verantwoordelijkheid van de leiding van de uitvoerende afdeling(en) voor de kwaliteit niet weg. De leiding bepaalt immers de gang van zaken in de uitvoerende afdeling(en). 6.4 Personeel Mensen maken de organisatie. Het is dan ook van essentieel belang dat voor alle functies binnen het bedrijf voor hun taak vakbekwame medewerkers beschikbaar zijn. Per functie of functiegroep is de vakbekwaamheid bepaald en deze vakbekwaamheid moet worden aangetoond en vervolgens behouden blijven. Daarvoor is over het algemeen een opleidings- /trainingsplan noodzakelijk, die al dan niet door de eigen organisatie wordt uitgevoerd. Een tekort, maar ook een teveel aan mensen, kan een ongunstige invloed op de kwaliteit van het eindproduct of dienst hebben. Het bedrijf moet daarom aantonen, dat er voor de verschillende posities voldoende medewerkers beschikbaar zijn. 6.5 Productiemiddelen en behuizing Ook hiervoor geldt het criterium van geschiktheid in kwalitatieve en kwantitatieve zin. In het algemeen is het noodzakelijk, dat het bedrijf een systeem heeft om de geschiktheid van de faciliteiten en de te gebruiken gereedschappen regelmatig te toetsen. Daarnaast dienen de middelen te worden onderhouden en voor zover noodzakelijk te worden gekalibreerd. 6.6 Kwaliteitsbeheersing De kwaliteitsbeheersing wordt door de afdeling VVL gezien als een activiteit van het lijnmanagement en als afgeleide van het kwaliteitsbeleid. De kwaliteitsbeheersing dient zodanig te functioneren, dat er producten of diensten van de juiste kwaliteit ontstaan, op het gewenste moment en in de gewenste aantallen. Dit beheersingssysteem dient de leidinggevenden van het bedrijf inzicht te verschaffen in de gang van zaken, zodat op de diverse niveaus tijdig kan worden ingegrepen, indien dit nodig is. Bovendien dient dit beheerssysteem inzicht te geven in de gang van zaken en de kwaliteit van de uitvoering. 6.7 Kwaliteitsborging De kwaliteitsborging heeft enerzijds ten doel om te signaleren en te rapporteren over de kwaliteit van het functioneren van het bedrijf en over de eventuele leemtes in de kwaliteitsbeheersing. Daarmee wordt anderzijds een aanzet gegeven tot verbetering van het systeem. Daarvoor is een onafhankelijke positie vereist alsmede een goed samenspel tussen het management, de kwaliteitsafdeling en de uitvoerende afdelingen. Verbeteringen van de procesgang in het bedrijf worden door de uitvoerende afdeling(en) doorgevoerd. De Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 12

14 Wat is de aard van de eisen? mei 2015 kwaliteitsborging bestrijkt de gehele organisatie. Hierbij wordt een oordeel gevormd over de kwaliteit van de processen en procedures. Daarnaast vervult het een functie ten behoeve van het management, waarbij inzicht nodig is in de mate waarin de diverse beheersmiddelen functioneren. Instrumenten bestaan o.a. uit auditing en het meten van procesprestaties op het gebied van kwaliteit. 6.8 Documentatie Het bedrijf dient te beschikken over adequate documentatie om het werk te kunnen uitvoeren. Voor productiebedrijven betreft dit in het algemeen de veelal zelf opgestelde specificaties om het productieproces op beheerste wijze te laten verlopen. Voor onderhoudsbedrijven betreft dit de door de fabrikant voorgeschreven onderhoudsdocumentatie. Voor opleidingsinstellingen betreft dit door de instelling opgestelde procedures en voor type opleidingen de relevante documentatie van de fabrikanten. Daarnaast is voor bovenstaande categorieën bedrijven diverse overige documentatie van belang zoals de Nederlandse Luchtvaartvoorschriften, EU documentatie zoals Part 21, Part M, Part 145, Part 147, Part 66, EASA documentatie zoals AMC en GM materiaal, Luchtwaardigheidsaanwijzingen (AD-'s) en Safety Information Bulletins (SIB- s), AIC-B s (voorheen MAL-'s) en Maintenance Directives (MD s) uitgegeven door ILT. 6.9 Bedrijfsadministratie De bedrijfsadministratie is onontbeerlijk voor het bedrijf. Deze omvat elementen van de kwaliteitsbeheersing en -borging en vervult tevens de geheugenfunctie. Bovendien maakt de administratie het mogelijk achteraf aan te tonen dat zaken zijn verlopen volgens vastgelegde procedures. Op de website van ILT staan zogenaamde yellow pages gepubliceerd. Dit zijn toelichtingen die bedrijven van dienst kunnen zijn bij het opstellen van een bedrijfshandboek. Er zijn yellow pages beschikbaar voor productiebedrijven, onderhoudsbedrijven en voor opleidingsinstellingen. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 13

15 Hoe lang duurt het traject naar een bedrijfserkenning? mei HOE LANG DUURT HET TRAJECT NAAR EEN BEDRIJFSERKENNING? Uit ervaring blijkt dat het traject vanaf het eerste contact van het bedrijf met de afdeling VVL tot aan de eerste afgifte van een bedrijfserkenning gemiddeld één tot twee jaar in beslag neemt. De inspanning van het bedrijf zelf heeft een belangrijke invloed op deze termijn. Zoals reeds in de voorgaande hoofdstukken is beschreven, moet het bedrijf eerst aan de erkenningeisen voldoen, voordat de afdeling VVL een bedrijfserkenning kan afgeven. Voor de eerste afgifte van een bedrijfserkenning hanteert de afdeling VVL een procedure, erkenningprocedure genaamd. In deze erkenningprocedure worden vijf fasen onderscheiden: 1. Informatiefase. 2. Oriëntatiefase. 3. Aanloopfase. 4. Beoordelingsfase en afhandeling. 5. Erkenningfase. 7.1 Informatiefase Doel: informeren van bedrijf over bedrijfserkenning. De informatiefase is veelal het eerste contact tussen het bedrijf en de afdeling VVL. De erkenningprocedure wordt opgestart vanaf het moment dat het bedrijf contact opneemt. Na het eerste contact met een medewerker van ILT/Luchtvaart krijgt het bedrijf de voorliggende brochure toegestuurd. 7.2 Oriëntatiefase Doel: kennismaking en vaststellen van noodzaak en haalbaarheid van bedrijfserkenning voor het bedrijf. In deze fase ligt het initiatief bij het bedrijf. Na het lezen van deze brochure, kan het bedrijf wederom in contact treden met de afdeling VVL. Voordat tot de daadwerkelijke aanvraag van de bedrijfserkenning kan worden overgegaan, wordt eerst aan de hand van de "voorwaarden vooraf" nagegaan of de erkenning noodzakelijk en haalbaar is voor het bedrijf. Dit wordt vastgesteld door middel van één of meerdere gesprekken en mogelijk een bezoek aan het bedrijf. Op deze manier wordt een globale indruk verkregen van de organisatie en de producten en/of diensten die door het bedrijf worden aangeboden. Ter voorbereiding op het eerste gesprek vult het bedrijf een vragenlijst in. Bij de invulling van deze vragenlijst is het noodzakelijk om de van toepassing zijnde regelgeving via de EASA website te raadplegen. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 14

16 Hoe lang duurt het traject naar een bedrijfserkenning? mei Aanloopfase Doel: het bedrijf daadwerkelijk toetsen aan de hand van de erkenningeisen. De aanloopfase begint met het indienen van een formele aanvraag voorzien van alle noodzakelijke bijlagen. Door het indienen van een aanvraag geeft uw bedrijf aan gereed te zijn. Onderdeel van elke aanvraag is dat de aanvrager aantoont dat er sprake is van volledige compliance met de geldende voorschriften. De zelfevaluatie, als bedoeld in art. 2, derde lid van de Regeling erkenningen luchtwaardigheid 2008, vormt voor de aanvrager het instrument om te voldoen aan art. 5(d) en (e) van Verordening (EC) 216/2008. De aanvrager geeft aan hoe compliance wordt aangetoond aan de geldende voorschriften en zal de implementatie ervan zelf onafhankelijk toetsen. Het doel is om vast te stellen voldoende te zijn toegerust voor het uitoefenen van de aangevraagde privileges en de daaraan verbonden verantwoordelijkheden correct te kunnen nakomen. Een zelfevaluatie bestaat uit twee onderdelen, te weten: 1. Een beschrijving per subartikel/-paragraaf inclusief AMC en GM wat de aanvrager er van overtuigd heeft dat aan de eisen gesteld in de regelgeving voldaan wordt. Deze beschrijving behoort zichtbaar intern gecontroleerd te worden. Een simpel voldoet of een verwijzing naar het handboek is geen beschrijving. Voor die zaken die nog niet (geheel) zijn gerealiseerd levert de aanvrager tevens een actieplan aan. 2. Een onafhankelijke interne audit waarin per subartikel/-paragraaf inclusief AMC en GM getoetst is of de daadwerkelijke situatie is gerealiseerd en aan de van toepassing zijnde regelgeving voldoet. De zelfevaluatie wordt vastgelegd in een met de aanvraag mee te leveren rapport (of 2 rapporten) in een zelf te kiezen lay-out. Uit het rapport blijkt duidelijk op welke wijze de organisatie qua vastlegging voldoet aan de eisen plus op welke wijze de organisatie in de praktijk voldoet aan de eisen. ILT zal slechts aanvragen in behandeling nemen die zijn voorzien van een complete zelfevaluatie. Dat wil zeggen dat de inventarisatie volledig is uitgevoerd, een actieplan is meegeleverd voor de nog niet (geheel) gerealiseerde voorzieningen en een onafhankelijke audit heeft plaatsgevonden op die delen die wel gerealiseerd zijn. Een goede kwaliteit van de zelfevaluatie geeft de aanvrager een correct beeld van de situatie, waardoor vroegtijdig onvolkomenheden kunnen worden verholpen. Anderzijds bespoedigt dit het werk van ILT, met voordelen qua benodigde inspanningen en doorlooptijd voor aanvrager en ILT. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 15

17 Hoe lang duurt het traject naar een bedrijfserkenning? mei 2015 Uw bedrijf krijgt een eerste terugkoppeling over de compleetheid van de aanvraag. Zodra de beoordeling kan worden gestart, zal VVL in eerste instantie het zelfevaluatierapport van het bedrijf beoordelen. Pas na positieve beoordeling van de zelfevaluatie wordt gestart met de volgende stap in het erkenningtraject: het beoordelen van het bedrijfshandboek. Deze handboeken hebben ten doel om de gang van zaken in het bedrijf vast te leggen en vormen zodoende de 'spelregels' voor het bedrijf. Het resultaat van deze toetsing wordt met het bedrijf besproken. Meestal zijn enkele, meer of minder ingrijpende wijzigingen van de organisatie en/of de beschrijving daarvan noodzakelijk. Na de succesvolle toetsing van het handboek, vindt een beoordeling van de praktijk plaats. Hierbij wordt onderzocht of ook in de praktijk aan de regelgeving wordt voldaan; de aspecten zoals ze in hoofdstuk 6 zijn beschreven (A t/m I) worden getoetst. Deze praktijktoets vindt in het bedrijf plaats en leidt evenals de toetsing van de spelregels, veelal tot enkele, meer of minder ingrijpende wijzigingen. Een bedrijf krijgt na een eerste reactie of commentaar van VVL nog eenmaal de gelegenheid om een zelfevaluatierapport of het bedrijfshandboek opnieuw in te dienen. Indien de documentatie dan nog niet in hoge mate aan de eisen voldoet, zal de aanvraag voor erkenning worden afgewezen. Ook een praktijktoetsing wordt in voorkomend geval eenmaal opnieuw uitgevoerd. Indien bij een tweede toetsing niet is gebleken dat het bedrijf in hoge mate aan de eisen voldoet, zal de aanvraag voor erkenning worden afgewezen. Op basis van praktijkervaring wordt voor de doorlooptijd van een erkenningtraject een termijn gehanteerd van 6 tot 24 maanden. Normaal gesproken zou binnen een termijn van 6 tot 8 weken een besluit op de aanvraag genomen moeten worden. Om te voorkomen dat dit tot een afwijzing of tot veelvuldige herplanningen leidt, wordt de standaardindicatie van 6 tot 24 maanden voor het erkenningtraject aangehouden. Dit wordt ook bevestigd in de brief van ILT die u als reactie op uw aanvraag ontvangt. 7.4 Beoordelingsfase en afhandeling Doel: het bedrijf beoordelen aan de hand van de erkenningeisen. Alleen als het bedrijf naar het oordeel van VVL volledig aan de gestelde eisen voldoet, volgt een fase van eindbeoordeling en afhandeling. De eindbalans van het voorgaande evaluatietraject wordt opgemaakt en de afdeling VVL maakt een interne evaluatie/advies rapportage op ten behoeve van het management en een bedrijfserkenning kan worden afgegeven voor de door het bedrijf geleverde producten en/of diensten. 7.5 Erkenningfase Doel: instandhouding van de erkenning door het bedrijf. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 16

18 Hoe lang duurt het traject naar een bedrijfserkenning? mei 2015 Wanneer de beoordelingsfase en afhandeling met succes is afgesloten, wordt een bedrijfserkenning afgegeven in de vorm van een Bewijs van Erkenning. Erkenningen op basis van internationale eisen hebben een geldigheid van onbeperkte duur. Erkenningen op basis van nationale eisen hebben een beperkte duur van normaal gesproken 2 jaar. Op het moment waarop de erkenning wordt verleend, wordt een medewerker van de afdeling Handhaving Luchtvaartbedrijven als toezichthouder aangewezen. Deze toezichthouder is het aanspreekpunt voor het bedrijf. De toezichthouder beoordeelt in hoeverre het bedrijf blijft voldoen aan de voorwaarden waaronder de erkenning is verleend. Hiertoe worden onder meer regelmatig onderzoeken (audits) uitgevoerd. 7.6 Uitbreiding en overige wijzigingen van bedrijfserkenning Een erkenning is toegespitst op het bedrijf. De activiteiten waarvoor het bedrijf erkend is, worden specifiek op het Bewijs van Erkenning en het bijbehorende Aanhangsel vermeld. Wanneer een bedrijf dit wenst, kan de inhoud van de erkenning in een later stadium worden uitgebreid of anderszins gewijzigd. Hierbij zal de afdeling VVL opnieuw een onderzoek uitvoeren dat qua diepgang afhankelijk is van de omvang van de wijziging en de invloed hiervan op de organisatie. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 17

19 Welke kosten zijn verbonden aan een bedrijfserkenning? mei WELKE KOSTEN ZIJN VERBONDEN AAN EEN BEDRIJFSERKENNING? Voor het behandelen van aanvragen voor de afgifte van een bedrijfserkenning is een tarievensysteem van kracht dat in de Luchtvaartvoorschriften is opgenomen als Regeling tarieven luchtvaart. Tot en met de oriëntatiefase worden er geen kosten in rekening gebracht. De kosten zijn afhankelijk van: a. het type bedrijfserkenning, b. of het een aanvraag eerste afgifte van de bedrijfserkenning betreft, c. of het aan aanvraag uitbreiding of wijziging van de bedrijfserkenning betreft. d. Ook voor kleinere wijzigingen wordt een tarief in rekening gebracht. De voor een bepaald jaar van kracht zijnde regeling wordt meestal pas medio van dat jaar gepubliceerd in de Luchtvaartvoorschriften. Om de actuele tarieven toch te kunnen raadplegen kunt u de tarieven ook terugvinden op de ILT website: De met de aanvraag gepaard gaande kosten worden kort na het indienen van de aanvraag in rekening gebracht. Het is noodzakelijk dat de kosten binnen de gestelde termijn worden voldaan omdat niet tijdige betaling resulteert in afwijzing van de aanvraag. Indien het erkenningtraject tussentijds wordt beëindigd of het traject uiteindelijk niet leidt tot een erkenning, vindt er geen restitutie van de in rekening gebrachte kosten plaats. Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 18

20 Heeft u nog vragen? mei HEEFT U NOG VRAGEN? Heeft u na het lezen van deze brochure nog vragen, belt u dan gerust met één van onze medewerkers. Als u de volgende stap in het erkenningtraject wilt zetten, neemt u dan contact op voor het maken van een afspraak voor een gesprek. Ter voorbereiding op dat gesprek vult u de vragenlijst in die staat gepubliceerd op onze internetsite. Ook als u besluit om de procedure niet voort te zetten, vernemen wij dit graag van u. De medewerkers van de afdeling VVL zijn op werkdagen tijdens kantooruren bereikbaar op het nummer: (POA) (CAMOA) (MOA + GMO) (MTOA) U kunt natuurlijk ook schriftelijk informatie vragen. Het adres is: Inspectie Leefomgeving en Transport Afdeling Vergunningverlening Postbus AN HOOFDDORP Telefaxnummer: Voor het aanvragen van publicaties en de bijbehorende tarieven kunt u bij de volgende adressen terecht: EU publicaties zoals de Part s en EASA publicaties zoals het AMC/GM materiaal: EASA website : Nederlandse publicaties: de Luchtvaartvoorschriften: Sdu Klantenservice Postbus EA DEN HAAG Telefoonnummer: Nederlandse publicaties: de Mededelingen aan Nederlandse luchtvarenden en eigenaren van luchtvaartuigen (AIC-B s): De Swart B.V. Postbus AB DEN HAAG lvnl@kds.nl Brochure: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 19