VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN DONDERDAG 23 JUNI OPENBAAR

Transcriptie

1 VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN DONDERDAG 23 JUNI Aanwezig: Verontschuldigd: Julie Asselman, Voorzitter Anne Del Piero, Jeannine Van de Vreken, Lucienne François, Erik Crombé, Ann Tambour, Goedele Heyvaert, Jean De Block, Mieke Abbeloos, Raadsleden Petra Wynants, Secretaris Jos Cools, Hugo Verwimp, Raadsleden De raad vergadert te 20 uur. OPENBAAR Goedkeuring verslag 1 Goedkeuring verslag vorige vergadering. De raad hecht zijn goedkeuring aan het verslag van de vergadering van 26 mei Algemene financiering 2 Dienstjaarrekening en jaarverslag 2015, goedkeuring. (Sonja Van Lierde, financieel beheerder en Danny Maes, BDO voegen zich voor dit punt bij de vergadering.) Gelet op artikel 89 van de organieke wet van 8 juli 1976 op de OCMW s; Gelet op artikel 175 van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de Organisatie van de OCMW s; Gelet op de bespreking van het Vast Bureau op de vergadering van 16 juni 2016; Overwegende dat ieder raadslid een exemplaar van de jaarrekening 2015 en van het jaarverslag heeft ontvangen; Danny Maes, BDO geeft toelichting bij de resultaten van de jaarrekening; Het OCMW heeft voor 2015 een positieve autofinancieringsmarge (AFM) van ,77 euro. Dit verhoogt de beschikbare middelen, verbetert de liquiditeitspositie en verhoogt het werkkapitaal van het OCMW; Vanuit de gemeente kan beslist worden een deel van de gemeentelijke bijdrage, vastgelegd in het meerjarenplan, terug te geven ten belope van maximum het positieve resultaat op de AFM. Hiervoor is een aanpassing van het meerjarenplan noodzakelijk en een budgetwijziging; Artikel 1: Er wordt kennisgenomen van het algemene en het beschrijvende gedeelte van het jaarverslag Er wordt eveneens kennisgenomen van het financieel gedeelte van het jaarverslag Artikel 2: De jaarrekening 2015, zoals vastgelegd in het bijgevoegde document, wordt aangenomen. Artikel 3: Deze beslissing wordt overeenkomstig art. 254 en 255 van het OCMW-decreet samen met het jaarverslag ter goedkeuring voorgelegd aan de Provinciegouverneur en op dezelfde datum voor kennisneming bezorgd aan de gemeenteraad.

2 Overheidsopdrachten 3 Leveren en plaatsen van een nieuwe cv-installatie op gas in het administratief centrum van het OCMW Merchtem: goedkeuring wijze van gunnen, voorwaarden en raming. aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, en latere wijzigingen; Gelet op het bestek van 26 juni 2016 met referentie FDP/CVINSTALLATIE/AC/2016; Overwegende dat de verwarmingsketel op gas in het administratief centrum stuk is en aldus vervangen dient te worden; Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op euro excl. BTW; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking niet overschrijdt; Gezien de nodige kredieten zijn voorzien in het budget 2016; Artikel 1: De voorwaarden voor het "leveren en plaatsen van een nieuwe cv-installatie op gas in het administratief centrum van het OCMW Merchtem" omschreven in het bijzonder bestek FDP/CVINSTALLATIE/AC/2016 van 23 juni 2016 wordt goedgekeurd. Artikel 2: De opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Artikel 3: De indicatieve raming van ,- euro wordt goedgekeurd. 4 Leveren, installeren en implementeren van software voor geautomatiseerde uurroosterplanning voor het personeel van woonzorgcentrum Ter Stelten: goedkeuring wijze van gunnen, voorwaarden en raming. aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, en latere wijzigingen; Overwegende dat de aankoop van een geautomatiseerd uurroosterplanningssysteem aangewezen is om efficiënter te plannen en de kans op fouten te verminderen, de werkdruk van de hoofdverpleegkundigen en de personeelsdienst te verlichten en de uniformiteit van de planning te bevorderen;

3 Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op euro excl. BTW; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking niet overschrijdt; Gelet op het bestek van 23 juni 2016 met referentie FDP/UURPL/WZC/2016; Gezien de nodige kredieten zijn voorzien in het budget 2016; Artikel 1: De voorwaarden voor "Leveren, installeren en implementeren van software voor geautomatiseerde uurroosterplanning voor het personeel van woonzorgcentrum Ter Stelten" omschreven in het bijzonder bestek FDP/UURPL/WZC/2016 van 23 juni 2016 wordt goedgekeurd. Artikel 2: De opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Artikel 3: De indicatieve raming van ,-euro wordt goedgekeurd. 5 Leveren en plaatsen van gordijnen in serviceflats Ter Lijsterbes: gunningsbeslissing. aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008; Overwegende dat de gordijnen en overgordijnen in de serviceflats Ter Lijsterbes versleten zijn en aldus vervangen dienen te worden ; Gelet op de beslissing van de raad van 28 april 2016 betreffende het bepalen van de wijze van gunnen van de opdracht "Leveren en plaatsen van gordijnen in serviceflats Ter Lijsterbes", het vastleggen van de voorwaarden van de werkzaamheden, het goedkeuren van de indicatieve raming en het bestek met nummer OCMW/FDP/2016/GORDIJNEN van 28 april 2016; Overwegende dat het geraamde bedrag zonder belasting op de toegevoegde waarde van de opdracht minder dan euro bedraagt; Overwegende dat voorgesteld werd de opdracht te gunnen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; Overwegende dat de gepaste kredieten voorzien zijn in het budget 2016; Gelet op het Proces Verbaal van de opening van offertes van 1 juni 2016; Gelet op het gunningsverslag van 23 juni 2016; Overwegende dat hieruit blijkt dat de offerte van de firma RideauPress, uit J.F. Willemsstraat 91, 1800 Vilvoorde, voor een bedrag van ,03 euro het meest voldoet aan de voorwaarden van het bestek; Artikel 1: De opdracht met als voorwerp "Leveren en plaatsen van gordijnen in serviceflats Ter Lijsterbes" wordt toegewezen aan de firma RideauPress, uit J.F. Willemsstraat 91, 1800 Vilvoorde. Artikel 2: De opdracht wordt toegewezen voor een bedrag van ,03 euro (inclusief BTW). Artikel 3: De opdracht wordt uitgevoerd overeenkomstig de voorwaarden bepaald in het bestek van 28 april 2016 met referentie OCMW/FDP/2016/GORDIJNEN en de offerte van RideauPress nv van 27 mei Aankoop van aardgas via het Vlaams Energiebedrijf: beslissing tot aansluiting.

4 Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, en latere wijzigingen; aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het energiedecreet van 8 mei 2009 houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid en latere wijzigingen; Gelet op het energiebesluit van 19 november 2010; Overwegende dat de huidige overeenkomst met de gespecialiseerde onderneming EDF Luminus nv, Markiesstraat 1 te 1000 Brussel voor de gezamenlijke aankoop van aardgas door de gemeente Merchtem, het Autonoom Gemeentebedrijf Merchtem en het OCMW Merchtem afloopt op 31 augustus 2016; Gelet op het mailbericht van 2 maart 2016 van het Vlaams Energiebedrijf (VEB) met het voorstel tot samenwerking op gebied van de aankoop van aardgas via de aankoopcentrale van het Vlaams Energiebedrijf; Overwegende dat het Vlaams Energiebedrijf werd opgericht door de Vlaamse Overheid met als doel het ontzorgen inzake het verminderen van energieverbruik, het investeren in duurzame energieproductie en energielevering; Overwegende dat vanaf 1 januari 2015 alle Vlaamse overheidsinstanties bij het Vlaams Energiebedrijf terecht kunnen voor hun energielevering; dat ook de lokale besturen hierop kunnen intekenen; Overwegende dat het Vlaams Energiebedrijf werkt als aankoopcentrale waarbij zij voldoen aan de wet betreffende de overheidsopdrachten; Overwegende dat hierdoor het OCMW Merchtem vrijgesteld is van het voeren van een overheidsopdracht; Overwegende dat het Vlaams Energiebedrijf haar energie aankoopt op de korte termijnmarkt waardoor zij geen risicopremies of flexibiliteitsextra s moet betalen; Overwegende dat het Vlaams Energiebedrijf door de schaalvergroting zeer voordelige prijzen kan aanbieden; Gelet op de voorliggende overeenkomst tussen het Vlaams Energiebedrijf nv en het OCMW Merchtem voor de levering van aardgas voor de periode van 1 september 2016 tot en met 31 augustus 2017; Overwegende dat deze overeenkomst stilzwijgend kan worden verlengd; Gelet op de beslissing van college van burgemeester en schepenen van gemeente Merchtem van 20 juni 2016 om bijgaande overeenkomst met het extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Energiebedrijf nv voor de levering van aardgas voor de installaties en gebouwen van de gemeente Merchtem en het AGB Merchtem goed te keuren; Gelet op de bij deze beslissing gevoegde actuele lijst van leveringspunten voor aardgas; Gezien er voldoende kredieten voorzien zijn in het budget 2016 en voorzien zullen worden in het budget 2017; Artikel 1: De overeenkomst met het extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Energiebedrijf nv voor de levering van aardgas voor de installaties en gebouwen van het OCMW Merchtem wordt goedgekeurd. De overeenkomst wordt als bijlage bij deze beslissing toegevoegd. Artikel 2: De overeenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 september 2016 tot en met 31 augustus 2017 en kan stilzwijgend verlengd worden. Artikel 3: Een afschrift van deze beslissing en de overeenkomst wordt overgemaakt aan de nv Vlaams Energiebedrijf, Havenlaan 86C, bus 301 te 1000 Brussel.

5 7 Aanmaak en leveren elektronische maaltijdcheques voor gemeente- en OCMW personeel: princiepsbeslissing tot aanduiding gemeente Merchtem als opdrachtencentrale en goedkeuring bestek en wijze van gunnen. Gelet op artikel 51 en 104 van het OCMW-decreet van 19 december 2008; aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25; de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 2; Overwegende dat de huidige gezamenlijke overheidsopdracht inzake de aanmaak en levering van maaltijdcheques voor gemeente- en OCMW personeel ten einde loopt; Overwegende dat gemeente Merchtem een nieuwe overheidsopdracht wenst uit te schrijven en hierbij opnieuw wil fungeren als aankoopcentrale; Overwegende dat gemeente Merchtem voor deze opdracht als opdrachtencentrale wil fungeren voor het gemeente en OCMW Merchtem; Gelet op het bijzonder bestek nr. TD/OD/MAALTIJDCHEQUE/2016/41 voor "Aanmaak en leveren elektronische maaltijdcheques voor gemeente- en OCMW personeel voor een periode van drie jaar", opgemaakt door de dienst Infrastructuur, na overleg met OCMW Merchtem; Overwegende dat de raming van de opdracht voor wat het OCMW betreft euro per jaar bedraagt; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; Overwegende dat de Raad machtiging moet verlenen aan de Gemeente om als opdrachtencentrale te fungeren; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien zal worden in het budget 2016, 2017 en 2018; Artikel 1: De gemeente Merchtem wordt door het OCMW Merchtem gemachtigd als opdrachtencentrale te fungeren bij de opdracht Aanmaak en leveren elektronische maaltijdcheques voor gemeente- en OCMW personeel gedurende de periode 01/10/2016 tot en met 30/09/2019. Artikel 2: Goedkeuring wordt verleend aan het bijzonder bestek met referentie TD/OD/MAALTIJDCHEQUE/2016/41 en de raming voor de opdracht Aanmaak en leveren elektronische maaltijdcheques voor gemeente- en OCMW personeel gedurende de periode 01/10/2016 tot en met 30/09/2019". De aannemingsvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. Artikel 3: Bovengenoemde overheidsopdracht wordt gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. 8 Raamovereenkomst Zorgbedrijf Antwerpen inzake "Digitale TV": bevestiging tot aansluiting en afname. Gelet op artikel 51 en 104 van het OCMW-decreet van 19 december 2008; aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25;

6 de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 2; Gelet op de overheidsopdracht, geleid door Zorgbedrijf Antwerpen als opdrachtencentrale, betreffende een raamovereenkomst voor digitale TV voor een periode van 96 maanden (van 1 december november 2023), waarbij andere OCMW's kunnen aansluiten (zonder afnameverplichting); Overwegende dat een gezamenlijke overheidsopdracht heel wat schaalvoordelen en besparingen kan opleveren; Overwegende dat OCMW Merchtem zich reeds had aangemeld bij de opstart van de overheidsopdracht om mee opgenomen te worden in het bestek; Overwegende dat Zorgbedrijf Antwerpen de opdracht intussen gegund heeft aan de firma Screenservices, Huart Hamoirstraat 55, 1030 Brussel waarbij heel voordelige prijzen en voorwaarden werden bedongen; Overwegende dat de directeur van het woonzorgcentrum, Veerle Gillis, aangeeft definitief aan te sluiten bij deze raamovereenkomst en ook effectief af te nemen; Overwegende dat de firma Screenservices bij elk bestuur dat wil afnemen, vooraf de situatie ter plaatse zal onderzoeken en op basis daarvan een offerte op maat van het bestuur zal opmaken overeenkomstig de voorwaarden opgenomen in hun offerte; Overwegende dat de goedkeuring vereist is van OCMW Merchtem om mee in te stappen in deze gezamenlijke overheidsopdracht; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien zal worden in het budget 2016 en volgende; Artikel 1: De raad neemt kennis van de overheidsopdracht "Digitale TV voor een periode van 96 maanden" van zorgbedrijf Antwerpen als opdrachtencentrale, waarbij ook andere OCMW's kunnen aansluiten. Artikel 2: De raad stemt in met de aansluiting tot deze opdracht. Personeel 9 Vacantverklaring 1 VTE zorgkundige (C1-C2) met aanleg van een werfreserve. Gelet op artikel 51, 102 en 105 van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de Organisatie van de OCMW s; Gelet op het laatst goedgekeurd personeelsbehoefteplan vastgesteld door de raad op 27 november 2014; Overwegende dat in de huidige personeelsformatie 16,5 zorgkundigen C1-C2 in contractueel verband voorzien zijn waarvan er 15,5 FTE zijn bezet; Overwegende dat Ilona Van Limbergen, voltijdse zorgkundige, haar ontslag heeft ingediend met ingang op 1 mei 2016; Overwegende dat met het oog op de continuïteit van de dienstverlening het noodzakelijk is 1 FTE betrekkingen van zorgkundige vacant te verklaren; Overwegende dat overeenkomstig artikel 4 van de Rechtspositieregeling voor het OCMW personeel vermeld in art van het OCMW-decreet de raad de niet-bezette betrekkingen dient vacant te verklaren; Overwegende dat er voor de functie van zorgkundige geen werfreserve meer loopt en er bijgevolg een aanwervingsexamen moet worden georganiseerd;

7 Artikel 1: De betrekkingen van 1 FTE zorgkundige C1-C2 in contractueel verband worden vacant verklaard met oog op aanwerving en de aanleg van een werfreserve. Artikel 2: De betrekking van 1 FTE zorgkundige C1-C2 zal worden ingevuld door middel van aanwerving. Artikel 3: Voor deze betrekking wordt een werfreserve van één jaar aangelegd. Artikel 4: Het Vast Bureau wordt belast met de organisatie van de aanwervingsprocedure. Financiële aangelegenheden 10 Goedkeuring waarderingsregels. Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Gelet op het van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de wijzigingen van diverse bepalingen van 23 november 2012; Gelet de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2013 houdende de bepaling van de waarderingsregels, beleids-items, -velden, -domeinen met ingang van boekjaar 2014; Gelet op de opmerkingen van Agentschap Binnenlands Bestuur afdeling lokale financiën aangaande de waarderingsregels bij de goedkeuring van de jaarrekening 2014 (brief van ref ); Overwegende dat het noodzakelijk is dat de waarderingsregels verder worden uitgewerkt conform het BVR BBC; Gelet op het voorstel betreffende de aanpassing van de waarderingsregels; Artikel 1: Met naleving van de bepalingen van het voornoemde besluit en rekening houdend met opmerkingen van de opmerkingen van Agentschap Binnenlands Bestuur afdeling lokale financiën aangaande de waarderingsregels bij de goedkeuring van de jaarrekening 2014 (brief van ref ) worden de waarderingsregels met ingang van boekjaar 2015 goedgekeurd. Artikel 2: De tekst van de waarderingsregels wordt als bijlage bij deze beslissing gevoegd en maakt er integraal deel van uit. Thuisdiensten 11 Evaluatie bedeling warme maaltijden in samenwerking met Traiteur Ronny. Sinds 1 februari 2014 werd de dienst Thuisbezorgde maaltijden uitbesteed aan de firma Traiteur Ronny uit Affligem. Voor 2015 waren er 77 personen die warme maaltijden namen. Cliënten die aangemeld worden via OCMW Merchtem genieten een voordelige prijs voor de maaltijden. Bij elk van deze personen doet de maatschappelijk werker van de thuisdiensten ook minstens éénmaal per jaar een huisbezoek. Op 13 juni 2016 was er een overleg met twee vertegenwoordigers van de firma Traiteur Ronny om een evaluatie van de dienstverlening te maken. De samenwerking met het OCMW verloopt heel vlot en de cliënten zijn tevreden over de dienstverlening. Een groot verloop aan cliënten is eigen aan de doelgroep. De cliënten die stoppen met het nemen van maaltijden, geven meestal als reden: verhuis naar een home, ziekenhuis, afname maaltijden was tijdelijk. Sinds de start van de samenwerking gaven slechts 3 personen aan niet tevreden te zijn. Er werd afgesproken de dienstverlening nogmaals onder de aandacht te brengen door het uitdelen van brochures en een tevredenheidsenquête te houden bij de gebruikers. Vanuit de sociale dienst is men bereid dit te organiseren. Dit biedt het OCMW ook de mogelijkheid om de ouderen te informeren over de volledige dienstverlening van het OCMW inzake ouderenzorg en tegelijkertijd concrete noden vast te stellen.

8 Aldus beslist in bovenvermelde vergadering. Petra Wynants Secretaris Julie Asselman Voorzitter