Registratie en Accountbeheer in Ariba

Transcriptie

1 Registratie en Accountbeheer in Ariba Ten behoeve van Leveranciers Datum 29 juli 2016 Documentnaam Registratie en Accountbeheer in Ariba (Handleiding).doc Versie Versie N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 39

2 Inhoud 1 Registratie Bedrijf met Ariba Account Bedrijf zonder Ariba Account Dashboard Accounts koppelen Inloggen Ingelogd als Voorstellen Orders & Facturen Dashboard Inbox (ontvangen orders) Filters Outbox (verzonden facturen) Profiel Ariba Bedrijfsprofiel (BTW nummer) Instellingen voor zichtbaarheid profiel Gasunie Profile Questionaire Aanpassen factuur routering Aanpassen order routering Aanpassen algemene instellingen Relaties met klanten Gebruikers Meldingen Gebruikers beheren Administrator Uw eigen account beheren Overige gebruikers aanmaken en beheren Eerst een nieuwe rol maken Nieuwe gebruikers Mogelijke autorisaties (toestemmingen) Ariba abonnementen Facturen van Ariba Betalingsmethode Kosten van Ariba Veelgestelde vragen... 5 Ariba Helpdesk Help functie Product Documentation Rapportages maken Contact Support Helpdesk Contactformulier (Webform) Ariba website adres facturering N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 39

3 1 Registratie Ga naar om te registeren. 1.1 Bedrijf met Ariba Account 1. Bent u al een gebruiker van Ariba, klik dan op Aanmelden. Het volgende scherm verschijnt. 2. Log hier in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. 3. Klik op Doorgaan om door te gaan (ga verder met hoofdstuk 3) N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 39

4 1.2 Bedrijf zonder Ariba Account 1. Bent u een nieuwe gebruiker van Ariba, vul dan de basisgegevens over uw bedrijf in. Alleen de velden met een * zijn verplicht N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 39

5 2. Vul de Gebruikersaccountinformatie in (naam, etc.). 3. U moet de Gebruiksvoorwaarden en de Ariba-privacyverklaring accepteren om door te kunnen gaan. 4. Klik op Doorgaan (ga verder met hoofdstuk 3). De eerste die een account aanmaakt wordt automatisch de administrator N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 39

6 1.3 Dashboard De belangrijkste onderdelen op het Dashboard zijn: 1. De modules a. Orders en Facturen b. Voorstellen c. Contracten 2. Bedrijfsinstellingen 3. Gebruikersinstellingen 4. Verschillende tabs a. Postvak In b. en Postvak Uit zijn de belangrijkste 5. Zoekvenster 6. Trends a. Inkooporder op volume b. Inkooporder op bedrag c. Openstaande facturen (direct inzicht in wat betaalbaar is gesteld) 7. Orders (ingedeeld per status) 8. Klik op Meer om meer mogelijkheden toe te voegen 9. Onder Maken kun je facturen maken 10. Help functie met veel nuttige hands on informatie 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 39

7 1.4 Accounts koppelen Wanneer u als leverancier meerdere accounts heeft op het Ariba Netwerk, dan kunt u er voor kiezen deze aan elkaar te koppelen. 1. Klik op het pijltje achter uw naam. 2. Klik op Gebruiker-ID's koppelen. Het volgende scherm wordt geopend. 3. Vul hier de gebruikersnaam en wachtwoord in waarmee u wilt koppelen. Let op: dit moet anders zijn dan waar u op dit moment mee bent ingelogd. 4. Klik op OK. Wanneer de koppeling is geslaagd krijgt u de volgende melding. 5. Klik op Klaar N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 39

8 U komt weer op de beginpagina. 6. Klik weer op het pijltje achter uw naam. 7. De nieuwe koppeling is nu aanwezig N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 39

9 2 Inloggen Log in op met uw Username en Password. 1. Username en Password zijn beide hoofdlettergevoelig. 2. Wanneer je Username of Password bent vergeten, dan kun je die hier opvragen. 2.1 Ingelogd als 1. Rechts bovenin kunt u zien onder welke naam u bent ingelogd. 2. Hier is tevens de Helpfunctie beschikbaar 3. Onder bedrijfsinstellingen ziet u uw bedrijfsnaam (inclusief AN-nummer = Ariba Network ID) 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 39

10 2.2 Voorstellen 1. Onder mijn Ariba App staat VOORSTELLEN hier staan de RFI's en RFP's vermeldt. 2.3 Orders & Facturen 2. Wanneer u inlogt bent u standaard in de Orders & Facturen pagina. Wanneer u bijvoorbeeld vanaf VOORSTELLEN naar Orders & Facturen terug wilt drukt u weer op mijn Apps N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 39

11 2.3.1 Dashboard Het Dashboard ziet er als volgt uit en de belangrijkste onderdelen zijn de volgende: 1. Inbox/Postvak In ontvangen orders Outbox/Postvak Uit verzonden facturen Orders per status Inbox (gefilterd op de status) Facturen per status Outbox (gefilterd op de status) Inbox (ontvangen orders) 1. Klik op Postvak IN onderstaand scherm verschijnt, de belangrijkste velden zijn: 2. Order nummer 3. Klant 4. Collaboration Request ( alleen bij inhuur van personeel) 5. Bedrag 6. Status van de order 7. Let op: Ariba past altijd een filtering toe (zie 2.3.3) Filters 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 39

12 Afhankelijk van de tab (inbox of outbox) en de sub-tabs (bijvoorbeeld Purchase Orders), zijn er meer, minder of andere filterinstellingen 1. Tabs 2. Sub-tabs 3. Alle filterinstellingen 4. Je kunt selecteren op klant 5. Let op de tijdsrange 6. Je kunt selecteren op status 7. Let op: default staat de view op Alles,behalve verborgen orders, dit betekend dat je dus niet de verborgen orders ziet. Zet deze op All om alles te zien. 8. Klik op Search om te zoeken 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 39

13 2.3.4 Outbox (verzonden facturen) 1. Klik op Postvak UIT onderstaand scherm verschijnt, de belangrijkste velden zijn: 2. Invoice nummer (dit is het nummer dat jullie zelf opgeven) 3. Klant 4. Referentie a. PO (referentie is een ordernummer ) b. NON-PO wordt gebruikt wanneer er geen order via Ariba is ontvangen 5. Contractor ( alleen bij inhuur van personeel) 6. Bedrag 7. Factuurstatus 8. Let op: Ariba past altijd een filtering toe (zie 2.3.3) 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 13 van 39

14 3 Profiel Bij het registreren in Ariba heeft u al een aantal verplichte velden (*) in moeten vullen. Dit betreft informatie die Ariba graag van u wil hebben. Er is echter nog meer informatie die u moet opgeven om met Gasunie zaken te kunnen doen. 1. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam. 2. Klik op Bedrijfsprofiel N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 14 van 39

15 Hier moet nog de volgende informatie worden ingevuld: 1. Ariba Bedrijfsprofiel a. Basis b. Business uw BTW nummer invullen (zie paragraaf 3.1) c. Marketing d. Contactpersonen e. Certificeringen f. Aanvullende documenten 2. Gasunie Requested Profile a. Verzocht door klant hierin zijn Gasunie specifieke vragen opgenomen, deze moeten worden ingevuld en ingediend (zie paragraaf 3.3) 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 15 van 39

16 3.1 Ariba Bedrijfsprofiel (BTW nummer) 1. Klik op het tabblad Business 2. Vul hier uw BTW-nummer in (de bovenste 3 BTW velden zijn niet van toepassing) Uw BTW-nummer moet beginnen met de betreffende landcode in hoofdletters (bijv. NL B01) en hoeft alleen in het laatste invoerveld ( Vat Id / Btw-nummer ) ingevuld te worden. Het BTW-nummer dat u hier invult wordt automatisch overgenomen in elke factuur. 3. Klik op Save 4. De volledigheid van uw Ariba profiel heeft geen invloed op het zaken kunnen doen met Gasunie. Een openbaar Ariba Bedrijfsprofiel van 100% is dus niet noodzakelijk N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 16 van 39

17 3.2 Instellingen voor zichtbaarheid profiel 1. Klik rechts op Instellingen profielzichtbaarheid 2. Hier kun je de zichtbaarheidsinstellingen aanpassen. 3. Klik op OK wanneer je klaar bent met het aanpassen van je instellingen N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 17 van 39

18 3.3 Gasunie Profile Questionaire Om orders van Gasunie te ontvangen moet de Gasunie Profile Questionaire worden ingevuld en ingediend. 1. Klik op de tab Verzocht door klant 2. Klik op de klantnaam (Gasunie) om de Customer Requested Profile Information te openen 3. De status van de profielinformatie 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 18 van 39

19 4. Het scherm Gasunie Requested Profile wordt geopend Alle velden met een * asteriks zijn verplicht. De overige velden zijn optioneel. 5. Sla de vragen tussentijds op om geen gegevens te verliezen Als u een half uur niet actief bent wordt u automatisch uitgelogd en gaan uw antwoorden verloren. 6. Klik na het invullen van alle vragen op Submit Als u niet op Submit drukt, worden uw antwoorden niet door ons ontvangen, kunnen wij uw profiel niet goedkeuren en kunnen we u geen orders sturen of betalingen doen. 7. Als de vragen zijn ingediend zie je hier de status 8. Klik op het kruisje om dit scherm te verlaten 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 19 van 39

20 9. Klik op Opslaan om uw gegevens op te slaan 10. Na opslaan verschijnt deze melding 11. Klik daarna op Sluiten Vermeld in een aan uw inkoper bij Gasunie dat u in Ariba bent geregistreerd. Wij kunnen uw profiel in ons systeem goedkeuren. Daarna (en nadat u de informatie over de orderroutering juist heeft ingevuld, zie paragraaf 3.4) zijn wij in staat om via Ariba orders aan u te verzenden N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 20 van 39

21 3.4 Aanpassen factuur routering Hiermee kunt u instellen hoe de facturen en bijbehorende notificaties bij u binnen moeten komen. 1. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam rechtsboven in beeld 2. Selecteer Elektronische factuurroutering 3. Onder Verzendmethode staan de volgende Routeringsmethoden: Online (aanbevolen) cxml (neem contact op met uw Gasunie contactpersoon) EDI 4. Zet bij Meldingen een vinkje achter Factuur mislukt en Wijziging factuurstatus en vul het gewenste adres in. U ontvangt via uw meldingen over statuswijzigingen van uw factuur. 5. Klik op Opslaan 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 21 van 39

22 3.5 Aanpassen order routering Hiermee kunt u instellen hoe de orders en bijbehorende notificaties bij u binnen moeten komen. 1. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam rechtsboven in beeld 2. Klik op Elektronische orderroutering. 3. Geef bij Catalogusorders zonder bijlagen aan hoe u de notificatie van een nieuwe order wilt ontvangen 4. Vul het adres in 5. Selecteer eventueel extra opties 6. Andere orders worden op dezelfde wijze verstuurd als deze keuze is geselecteerd 7. Klik op Save/Opslaan als u alles naar wens heeft ingesteld 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 22 van 39

23 De notificaties voor wijzigingen/annuleringen van orders kunt u ook afzonderlijk instellen. 8. Selecteer onder Orders wijzigen/annuleren de optie Zelfde als nieuwe catalogusorders zonder bijlagen als de notificaties allemaal op dezelfde manier moeten worden verstuurd als stap De routeringsopties worden getoond 10. Kies je voor een andere routeringsmethode, dan kun je aparte instellingen opgeven 11. Hetzelfde geldt voor overige documenten (Andere documentsoorten) 12. Voor diverse meldingen kun je apart aangeven waar deze naartoe gestuurd moeten worden 13. Klik op Opslaan om je wijzigingen op te slaan 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 23 van 39

24 3.6 Aanpassen algemene instellingen 1. Klik op Bedrijfsinstellingen 2. Relaties met klanten (zie paragraaf 3.6.1) 3. Gebruikers (zie paragraaf 3.6.2) 4. Meldingen (zie paragraaf 3.6.3) Relaties met klanten 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 24 van 39

25 3.6.2 Gebruikers Zie paragraaf 3.7 voor meer details over het beheren van gebruikers binnen uw account N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 25 van 39

26 3.6.3 Meldingen Algemeen Ariba Netwerk 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 26 van 39

27 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 27 van 39

28 Ariba Discovery 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 28 van 39

29 Inkoop & Contracten 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 29 van 39

30 3.7 Gebruikers beheren Administrator Is het u niet bekend wie de beheerder van jullie bedrijfsaccount is? 1. Klik dan op Help 2. Vervolgens op Contact Administrator Het volgende scherm met contactgegevens verschijnt. Op basis hiervan kan u contact opnemen met de Administrator en zo de rechten regelen en/of gebruikers beheren Uw eigen account beheren 1. Klik op uw User naam (in dit voorbeeld John Doe). 2. Klik op Mijn account N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 30 van 39

31 3. Hier kunt u al uw accountgegevens wijzigen (inclusief password wijzigen) 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 31 van 39

32 3.7.3 Overige gebruikers aanmaken en beheren 1. Klik op het pijltje achter Bedrijfsinstellingen. 2. Klik op Gebruikers Eerst een nieuwe rol maken Maak eerst een nieuwe rol aan (bijvoorbeeld Verkoper). 1. Klik op Rol maken N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 32 van 39

33 Het volgende scherm verschijnt. 1. Geef de rol een naam. 2. Geef aan wat de autorisaties (rechten/toestemmingen) zijn voor deze rol (voor een overzicht zie paragraaf 3.7.6) 3. Klik op Opslaan Nieuwe gebruikers 1. Klik op Gebruiker maken N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 33 van 39

34 Vul de volgende (verplichte) velden in: 1. Gebruikersnaam. 2. adres. 3. Voornaam. 4. Achternaam. 5. Selecteer een rol (die zojuist is aangemaakt). 6. Kies of de gebruiker alle klanten kan beheren. 7. Klik op klaar. 1. De gebruiker is toegevoegd. 2. Klik op Opslaan. 3. Klik op Sluiten N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 34 van 39

35 3.7.6 Mogelijke autorisaties (toestemmingen) Afhankelijk van uw Ariba gebruik (tenders / orders ontvangen / factureren etc.) kunt u kiezen uit (een deel van) onderstaande toestemmingen. Toestemming Contactpersonenbeheer Beheer factuurrapporten Beheer inkooporderrapporten Beheer Btw-boekrapport Beheer tijdstaatrapporten Beheerder kortingsbeheerprogramma leverancier Klantenbeheer Catalogusbeheer Toegang tot samenwerkingsverzoeken Administratie samenwerkingsverzoeken Betalingsprofiel cxml-configuratie Bedrijfsinformatie Inkoopkaartconfiguratie en meldingen Transactieconfiguratie Publicaties maken en beheren op Ariba Discovery Reageren op publicaties op Ariba Discovery Toegang tot contract Toegang tot Postvak IN Facturen genereren Toegang tot Postvak UIT Betalingsactiviteiten Upload van te ontvangen documenten Toegang tot voorstellen en contracten Toegang tot creditcardnummer Financieel beheerder leverancier Beheer tijd- en onkostenstaten Beschrijving Informatie onderhouden over de contactpersonen voor de account Toegang tot Rapportage en het rapport Factuur Toegang tot rapportsoorten Rapportage, Inkooporder en Orderoverzicht Toegang tot Rapportage en het rapport Btw-boek Toegang tot Rapportage en het rapport Tijdstaat Toegang tot aanbiedingen van kortingsprogramma en definitie van aanvragen voor vroegtijdige betaling Relaties met klanten beheren Aan de catalogus gerelateerde activiteiten instellen en beheren Samenwerkingsverzoeken bekijken Samenwerkingsverzoeken bekijken en beheren Uw betalingsprofiel configureren Account configureren voor cxml-transacties Profielgegevens van het bedrijf inzien en bijwerken Inkoopkaartaccount configureren en adressen voor meldingen bijhouden Account configureren voor elektronische transacties Publicaties maken op Ariba Discovery Reageren op publicaties op Ariba Discovery Contracten bekijken, contractgerelateerde facturen genereren en deze facturen bekijken, zoals ondersteund door de klanten (toegang tot Postvak IN verplicht) Zoeken naar documenten in Postvak IN en deze weergeven. Acties ondernemen gebaseerd op uw rol Facturen genereren, zoals ondersteund door de klanten (toegang tot Postvak IN en Postvak UIT verplicht) Zoeken naar documenten in Postvak UIT en deze weergeven. Acties ondernemen gebaseerd op uw rol Uw betalingsactiviteiten beheren Debiteurenvorderingen selecteren voor veiling Bekijk de Ariba Sourcing-gebeurtenissen en Ariba Contract Management contracten, documenten en taken van uw organisatie. Dit gebruikersrecht geeft u toegang tot de onderdelen Voorstellen en Contracten. Individuele gebruikers moeten worden goedgekeurd door Ariba Sourcing-inkopers voordat ze kunnen deelnemen aan gebeurtenissen of contracttaken en gebeurtenissen kunnen bekijken De weergave van creditcardnummers op inkooporders beheren Door inkoper in werking gestelde aanbiedingen voor vroegtijdige betaling weergeven Tijd- en onkostenstaten controleren en bijwerken 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 35 van 39

36 4 Ariba abonnementen Om na te gaan wat voor abonnement u heeft bij Ariba, kunt u op uw bedrijfsnaam klikken (1) en vervolgens naar de Service Subscriptions (2) gaan. 1. Klik op Handleiding 2. Klik op Ariba-kostenstructuur controleren 3. Hier kunt u uw abonnementen bekijken 4.1 Facturen van Ariba Hier staan ook de facturen van Ariba. Op onze website ( staat een document van Ariba waarin wordt uitgelegd hoe de facturen van Ariba zijn opgebouwd. 4.2 Betalingsmethode Facturen onder de 210 kunnen in principe alleen per creditcard worden voldaan. Indien men niet met creditcard kan betalen, dan kan dit per worden aangegeven bij Ariba (zie paragraaf 5.2). 4.3 Kosten van Ariba Voor alle informatie over de kosten van Ariba voor u als leverancier verwijzen wij u naar dit bestand op onze website Veelgestelde vragen Voor veel gestelde vragen over de abonnementen zie: N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 36 van 39

37 5 Ariba Helpdesk 5.1 Help functie Klik op Help voor ondersteuning. 5.2 Product Documentation Ariba heeft van alles ook handleidingen beschikbaar, dit is op te vragen via Learning en Extra bronnen. Veel documentatie is alleen in het Engels beschikbaar. 5.3 Rapportages maken U kunt zelf rapporten draaien uit Ariba. De handleidingen hiervoor zijn ook te vinden wanneer u zoekt op Report in de zoekbalk. Klik op de eerste handleiding om hem te openen N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 37 van 39

38 5.4 Contact Support Komt u er met de standaard documentatie of met onze handleidingen er niet uit, dan kunt u altijd contact opnemen met de Ariba Helpdesk Helpdesk U wordt standaard geholpen in het Engels. Wilt u in het Nederlands geholpen worden? Geef dit dan aan, u wordt doorverbonden of teruggebeld Contactformulier (Webform) n&sid=36322 Dit formulier is alleen beschikbaar in het Engels Ariba website adres facturering praguecollectionsteam@ariba.com 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 38 van 39

39 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 39 van 39