Concept Notulen bestuursvergadering van de oude Scheepswerf van 10 april 2013

Transcriptie

1 Concept Notulen bestuursvergadering van de oude Scheepswerf van 10 april 2013 Aanwezig : A. Verschuren (voorz. techn. comm.) : R. van Deventer (bestuurslid) : J. van Deventer (bestuurslid, secretaris, notulist) Afwezig met kennisgeving : K. Rosdorff (VvE-Beheer) : V. Zuiderwijk (technische man) 1 Opening/welkom: Ad heeft een lijst gemaakt met de huisnummers waar de Deurenspecialist nog langs moet. Na overleg wordt de deur van appartement nr. 26 ook vernieuwt. Het bestuur heeft via Kevin vernomen dat De Groep Failliet is verklaard. Na veel verkeer heeft het bestuur begrepen dat er misschien een doorstart gemaakt kan worden door De Groep of onder een andere naam. Wordt vervolgd. 2 Mededelingen: 2.1 De Groep is in de afrondende fase onderhoudswerkzaamheden zoals genoemd in de offerte nummer: P Voorts heeft de Groep een brief rondgestuurd naar alle bewoners of er eventueel nog klachten zijn of dat er iets niet is uitgevoerd. Verdere afhandeling zal afhangen of De Groep een doorstart kan maken 3 Vaststellen agenda: De voorzitter opent om uur de vergadering en heet allen welkom. 3.1 Er zijn geen op - of aanmerkingen ontvangen van Kevin of Vincent naar aanleiding van de vergadering van 6 februari Afspraak eerst concept notulen en na goedkeuring officieel maken. Daarna wordt de notulen op de site geplaatst. 4 Goedkeuring notulen vorige vergadering (6 februari 2013): 4.1 Er zijn geen opmerkingen op de notulen: 4.2 De notulen van 6 februari 2013 worden na controle van de vergadering gearresteerd. De getekende officiële exemplaar in de map. 5 Agenda punten bezoek VvE-Beheer Rijswijk 1

2 5.1 Verslag van de vergadering VvE- Beheer Er is tijdens het bezoek direct verslag gelegd door Kevin zie punt voor punt de aanvulling. Agenda /Notulen bezoek VVE Beheer Rijswijk 22 februari 2013 Aanvang 10:00 uur. Aanwezig: Ad Verschuren, Remco en Jaap van Deventer Afwezig: mk, Vincent Zuiderwijk Agenda. 1. Opening, Kevin opent de vergadering. 2. Mededelingen, a. De Groep is / heeft faillissement aangevraagd, zie verder Vaststellen agenda, a. deze is akkoord 4. Onderhoud / meerjarenplan. a. 3 dakterrassen overlagen. Offertes aanvragen 3x (waaronder RMS) b. MJOP verlengen na de ALV 2013, Vincent Zuiderwijk offerte vragen 5. Ondertekening Technische zaken / schoonmaak. a. Ad komt met nieuwe suggesties voor de accordering; 6. Digitale toezending opdrachten e.d. a. Als Astrid er niet is, gaat dit mis, maar soms ook voert Astrid e.e.a. dubbel uit. 7. Rioleringswerkzaamheden Arika /Atlanta. a. De uitvoering is nog niet bekend, vorige week vergunning aanvraag bomen gepubliceerd, verwachting is uitvoering eind maart. Aansluitingen moeten wellicht via de VvE vervangen worden, kan RMS doen of wellicht de aannemer die het voor de gemeente uitvoert. 8. Otis lift (groot onderhoud). a. Datum is nog niet bekend, zal nagevraagd worden bij DLR b. Kevin gaat nog in onderhandeling met het liftinstituut (integraal voor alle VvE s) 9. Voortgang werkzaamheden De Groep a. Vastgesteld moet worden nu dat het faillissement is aangevraagd wat nog aan opgedragen/gecontracteerd werk is blijven liggen (dus niet gevraagd en nog niet berekend meerwerk zoals traanplaten) b. Open staat: i. balustrade 2 verdiepingen laagbouw is kaal geschuurd vanwege verbranding en gegrond maar niet afgelakt; ii. lamikon is nog niet overal gedaan (voor de financiële schade maakt dat niet uit, dat was meerwerk); iii. draairamen zijn geïnventariseerd nog te schilderen bij een aantal mensen. Onduidelijk is waar dat nog moet gebeuren; iv. er moet nog bij #26 een rvs bout/moer vervangen worden; c. SPR toch eindcontrole laten doen ondanks faillissement; d. Er moet nog een niet eerder voorzien stuk betonrot hersteld worden; 10. Nieuw kozijn trappenhuis (ventilatie roosters) a. Was wel geoffreerd, maar niet uitgevoerd omdat het glas dubbel is geworden (overleg over geweest met Ad). Er staat inmiddels condens aan de buitenzijde i.t.t. vroeger aan de binnenzijde. Wel jammer dat er geen roosters in zitten. Voorstel om mensen er op te wijzen dat de haldeuren dicht gehouden moeten worden. 2

3 11. Vloeren lifthallen. a. Foto s wijzen uit dat Dolman feitelijk gelijk heeft met de vloer. Kevin vraagt Dolman met voorstel via zijn relatie te komen om zijn vloer als pilot uit te voeren. Vloer moet stroef zijn en de ondergrond moet voldoende droog zijn bij uitvoering. 12. W.v.n.t.t.k. a. Bestuurdersaansprakelijkheid verzekering AVB opzeggen en naar Centraal Beheer. Het verschil in premie is 75,- excl.ass.bel. De condities verschillen echter wel. In het geval van CB is er slechts een dekking voor de omissies van het bestuur van de VvE, i.t.t. de polis via Kok ass. die ook de omissie van een professionele bestuurder dekt. 13. Sluiting. Kevin sluit de vergadering. 6 Stand van zaken aangevraagde, gegunde offertes/verstrekte opdrachten: 6.1 Er zijn nieuwe aangevraagde offertes: - Europrofiel intrekkozijnen plaatsen bij nr. 21, 25, 37, 38, 40, 55, 57, 61 en 63 i.v.m. geconstateerd houtrot onderhoudswerkzaamheden door De Groep. Nog bezig met de laatste kozijnen te plaatsen onder meer nr Gegunde offertes/verstrekte opdrachten: Otis: renovatie lift en vernieuwen liftbesturing : DLR1301/04348/B gegund 7.2 Nog uit te voeren: - Deurenspecialist vernieuwen/aanpassen woningtoegangsdeuren : 1992/ Gegund Nog 1 nieuwe deur te plaatsen bij nummer Stand van zaken/onderhanden werk: De Groep schilderwerk : P afrondende fase - De Groep saneren houtrot met Lamikon : afrondende fase Na de te verwachte doorstart wordt het zo spoedig mogelijk afgerond. - SPR - Er is tijdens een inspectie ronde schilderwerk geconstateerd dat er brandplekken (kraters en loszittende verf) aanwezig zijn op de hekwerken galerijen 1 e en 2 e verdieping. Dit wordt in het voorjaar 2013 hersteld. Bij nummer 56 moet er ook schilderwerk hersteld worden aan het hekwerk dit lijkt te verpoederen. Kevin heeft opdracht gegeven om de laatste controle ronde te doen 9 Vloer lifthallen: 3

4 9.1 Bewoner nr. 55 heeft een 23 e vloerenspecialist die de vloeren zou keuren en eventueel een oplossing weet. Kevin heeft contact opgenomen met bewoner nr. 55 voor een aanvraag offerte. Wordt vervolgd. 10 Schoonmaakprogramma: 10.1 De bestuursleden hebben van Ad een kopie gekregen van het te volgen Schoonmaakprogramma van Den Heijer zodat wij dit allen bij kunnen houden. Kevin heeft/zal contact opnemen met Den Heijer i.v.m. slechte schoonmaakwerkzaamheden en naar aanleiding van klachten van bewoners. 11 Plaatsen gevelplaat: 11.1 De gevelplaat is tijdens het vernieuwen van de trappenhuiskozijnen verwijderd. Het bestuur bekijkt hoe de plaat wordt hersteld en opgehangen aan de nieuwe trappenhuis gevel. 12 Ondergrondse vuilcontainers: 12.1 Ad heeft een mail naar de Gemeente gestuurd om nogmaals te bespreken voor het plaatsen van ondergrondse vuilcontainers. Het antwoord van de Gemeente was dat wij een particulier appartementencomplex hebben en door de Gemeente geen ondergrondse containers worden geplaatst of wij zouden dit zelf moeten bekostigen. 13 Bijpraten/W.v.n.t.t.k 13.1 Vervangen deurbeslag van de tussendeur entreehal door de Technische commissie N.a.v. klachten bewoners dat de deuren die worden gesloten door deurdrangers slecht sluiten is het antwoord dat door de kou de olie in de deurdrangers dik wordt en de deur wat slecht sluit. Afgesproken wordt om te kijken om in de toekomst alle deurdrangers te laten vervangen door zwaardere waardoor alles beter zal sluiten Remco meldt dat het aluminium op - en afstapje op de 4 e verdieping wiebelt. Bekeken wordt wat er aan te doen is en een oplossing zal worden aangebracht. Ook op de andere verdiepingen nakijken en eventueel aanpassen. In het voorjaar 2013 wordt dit probleem door de Technische commissie aangepast. Afgesproken wordt om op de houten op en afstapjes een traanplaat aan te brengen daar er klachten zijn binnengekomen i.v.m. gladheid in de winterperiode. 14 Nieuwsbrief: 14.1 Het loopt niet goed misschien dat de bewoners ook ideeën hebben? De vraag van de voorzitter technische commissie is om allen onderwerpen aan te leveren om ons scherp te houden. Punten voor de Nieuwsbrief: Herhaalde vermelding betreffende parkeren voorzijde complex. 4

5 Herhaalde melding geven aan de bewoners dat er geen elektrische apparaten (Pc s) in de containers gedeponeerd mogen worden. Vuilniszakken eerst in de achterste container (container bij buitendeur) deponeren. Grof vuil zelf wegbrengen bij de Gemeente werf, kost niets. Niet uw pasje vergeten die u hebt gekregen. Voorts melden om de toegangsdeuren trappenhuis te sluiten bij vochtig weer i.v.m. de natte vloeren. 15 Vergaderplaats: De gastvrouw heeft vanavond haar best gedaan met een heerlijk kopje koffie en een lekkere koek. De inwendige maag van het bestuur kwam vanavond ook weer niets te kort. Gevulde schaal met kaas, worst, nootjes, komkommer en een koele drank de tijd vloog ook nu weer voorbij. 16 Sluiting: Onder dankzegging voor ieders bijdrage sluit de voorzitter de vergadering en wordt de volgende vergaderdata (voorlopig) vastgesteld: - Woensdag 5 juni Aanvang uur - Plaats Atlanta uur Welterusten. De voorzitter A. Verschuren 5

6 De actiepuntenlijst: A Openstaande reparaties en onderhoud door VvE-beheer en Zuiderwijk B Actiepunten bestuur e.a. Wie - verspreiden ledenlijst aan bestuur per mutatie Ad - kopij nieuwsbrief doorlopend Allen - stand van zaken onderhoudscontracten Zuiderwijk/Kevin - maandag boiler aanzetten Remco - maandag legen postbox bestuur en overig Jaap/Remco - dinsdag vuilcontainers buiten zetten Remco - woensdag papierbak buitenzetten Remco - donderdag vuilcontainers buiten en boiler aanzetten Jaap - donderdag legen postbox bestuur en overig Jaap/Remco - zondag vuilcontainers buiten zetten Jaap - Huishoudelijk Reglement kritisch blijven bekijken Allen - Liftbesturing Kevin/VvE-Beheer C Volgorde volgende vergaderplaats: - Jaap - Ad - Remco 6