Communicatieplan gemeenteraad Buren

Transcriptie

1 Communicatieplan gemeenteraad Buren Inleiding De werkgroep raadscommunicatie 1, die sinds maart 2014 in nieuwe samenstelling bij elkaar is, heeft een communicatieplan opgesteld voor de aankomende vier jaar. Naar voren kwam onder meer, dat we meer vooruit gaan plannen. Dit heeft als voordelen dat: - Raadsleden zich eerder kunnen voorbereiden; - De communicatie van de activiteiten beter gepland kan worden; - Maatschappelijke organisatie, inwoners en de gemeentelijke organisatie beter kunnen anticiperen op de communicatieagenda. Daarnaast biedt het ons de gelegenheid om tussentijds te evalueren. Het plan heeft als leidraad de veranderingen die momenteel plaatsvinden in de maatschappij. De overheid legt steeds meer taken neer bij de gemeente en haar inwoners. De communicatiemiddelen die in het plan staan, worden uitgevoerd naast de reguliere activiteiten van raadscommunicatie zoals het beheer van het raadsdeel van de website Buren.nl, social media, Buren Magazine en gemeentepagina. De rode draad bij de communicatiemiddelen is dat er meer interactie plaatsvindt. Omdat de middelen in uren en budget beperkt zijn, moet er wel een prioritering in de uitvoering worden aangebracht. Het schema in hoofdstuk 3 is daarom ook te lezen als een keuzemenu, waarbij het wel de bedoeling is dat er uit elke gang een keuze wordt gemaakt. De gemeenteraad bepaalt welke keuzes worden gemaakt en in welk tempo de menukaart wordt afgewerkt. Bij de start van de bestuursperiode heeft de griffie een korte notitie geschreven over de communicatie van de gemeenteraad. Deze notitie is besproken door de fractievoorzitters in april Voor de raadscommunicatie werden daarin de volgende uitgangspunten opgenomen: -de raad profileert zich als hét politieke forum van de gemeente; -de raad investeert in de dialoog met de inwoners. In bijlage 1 zijn de activiteiten uit de notitie van 2010 opgenomen. Hierbij is ook vermeld wat er mee is gedaan in de afgelopen bestuursperiode. De concrete uitwerking en verantwoording van de activiteiten van raadscommunicatie staan in de jaarplannen van de griffie. In het jaarplan van 2014 zijn de kengetallen van raadscommunicatie uit de afgelopen periode opgenomen, zie bijlage 2. Ontwikkelingen De overheid bevindt zich momenteel in een overgangsfase. De overheid hevelt meer taken over aan de gemeente. Er wordt daarbij ook meer van de burgers verwacht. Het wordt ook wel de Doedemocratie genoemd. Het is een krachtige ontwikkeling die ruimte en vertrouwen moet krijgen. Aan de burgers wordt gevraagd om met initiatieven te komen. De gemeente gaat waar mogelijk deze initiatieven faciliteren. In plaats van burgerparticipatie kan daarom beter worden gesproken van overheidsparticipatie. Een voorbeeld van een burgerinitiatief, dat voortgekomen is uit de Koepelvisie Buren, is de Hoogstambrigade. Een groep van 25 vrijwilligers die de hoogstamfruitbomen onderhoud. Een goed initiatief dat door de gemeente is gefaciliteerd. En zo zijn er al meer goede initiatieven opgestart en zullen er alleen maar meer bijkomen. Deze verandering heeft ook zijn weerslag op het opereren van de gemeenteraad. Raadsleden zullen hun positie opnieuw moeten gaan bepalen. Inwoners verwachten vertegenwoordigers die naar ze luisteren en in gesprek gaan, in plaats van te roepen hoe het moet. De ondersteuning van de raad door raadscommunicatie verandert daarmee ook gedeeltelijk van uitvoerder naar adviseur over het proces. 1 Samenstelling werkgroep raadscommunicatie vanaf mei 2014: Alda van Zijl-Hoek, Jolijn Zwart-van Kessel, Riny Veenis-Missler, Joop de Jongh. 1

2 Trends Netwerksamenleving: Een duidelijke trend is de verschuiving naar een netwerksamenleving. We gaan steeds meer doen in tijdelijke allianties. Hieruit volgt dat wie de baas is, niet meer vaststaat. En: Om allianties te vormen moet je elkaar vertrouwen schenken ( ) het zoeken naar overeenkomsten in plaats van verschillen met elkaar. 2 Van offline naar online: Zeker voor de gemeente geldt dat zenden van informatie passé is. Inwoners praten graag zelf mee en willen gehoord worden. Met het grote palet aan (social) media dat voor iedereen toegankelijk is, kan de gemeente niet meer opereren als informatie monopolist. Dat betekent dat organisaties moeten deelnemen aan het gesprek daar waar het plaatsvindt én luisteren. Trendwatchers zeggen wel dat het van 90 procent zenden moet gaan naar 80 procent luisteren, en daarmee aansluiten op wat in de publieke arena, op blogs, in sociale netwerken, etc. wordt gezegd en hoe daarover wordt gesproken. Maar dat kan alleen als een organisatie haar eigen standpunten op orde heeft, weet waar zij zelf staat. 3 Samenwerken vanuit vertrouwen. Zeker voor de gemeente geldt dat mensen niet vallen voor mooie woorden alleen. Er moet ook iets positiefs aantoonbaar zijn om het vertrouwen mee op te kunnen bouwen. Dit geldt voor de gemeente in zijn geheel, want inwoners maken doorgaans geen onderscheid in gemeenteraad en college van b en w. Het is de gemeente, waar ze een beroep op doen. Vertrouwen in de gemeente moet worden verdiend, en dat is een zaak van alle betrokkenen: gemeenteraadsleden, dagelijks bestuur en ambtenaren. Insteek raadscommunicatie Van zenden gaan we naar: luisteren, meedenken en participeren Door deze overgang naar overheidsparticipatie, verandert ook de rol van de raadsleden. In plaats van alleen maar communicatiemiddelen te ontwikkelen om informatie van de raad naar de inwoners te zenden, zullen raadsleden nu ook meer naar inwoners moeten gaan luisteren, verbindingen leggen en gemeenschappelijke initiatieven gaan ondersteunen. Het proces is nu belangrijk geworden. Hoe ga ik als raadslid communiceren met de inwoners? Hoe kom ik met hen in gesprek? Dit plan steekt daar op in en de raadscommunicatie zal zich dan ook vaker richten op het proces dan op de inzet en ontwikkeling van communicatiemiddelen. Communicatieboodschap De gemeente Buren komt graag in contact met de inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven. Stimuleert initiatieven voor een betere samenleving en probeert deze zoveel mogelijk te faciliteren. 1. Doelstellingen raadscommunicatie De doelstellingen zijn geformuleerd op basis van de hierboven geschetste ontwikkelingen De doelen zijn opgesteld in volgorde van belangrijkheid. Ontmoeten Het wordt steeds belangrijker om inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven te ontmoeten. In plaats van zenden gaan we meer luisteren wat er speelt in de maatschappij en signaleren welke ideeën of vragen er zijn. Daarvoor zal de gemeenteraad ook meer zichtbaar moeten worden. Verbinden Participatie betekent ook dat inwoners zelf met initiatieven moeten komen en uit moeten gaan van eigen kracht. Het is daarom belangrijk om inwoners/bedrijven/maatschappelijke organisaties met elkaar te verbinden, zodat de gemeente een stapje achteruit kan doen. 2 Communicatie Nu, Prof. Dr. Betteke van Ruler, Amsterdam Het vak van morgen, p Communicatie Nu. p

3 Uitleggen In deze tijd van veranderingen zal de raad meer moeten uitleggen over het werk dat ze doen en wat inwoners zelf kunnen of moeten doen. Deskundigheidsbevordering: Wanneer raadsleden meer gaan luisteren en in gesprek gaan met inwoners, dan zullen zij ook goed op de hoogte moeten zijn van wat zich afspeelt in de kernen van de gemeente Buren. Kortom het kennisniveau over verschillende thema s opschroeven. 2. Communicatiemiddelen Per doelstelling komen in dit onderdeel de communicatiemiddelen aan de orde, die de raad kan inzetten. Uiteraard vallen sommige middelen onder meerdere doelen. Omwille van de overzichtelijkheid zijn ze onder één doel gezet. Hieronder zijn de communicatiemiddelen die de gemeenteraad regulier inzet zoals website, gemeentepagina, social media- niet apart genoemd. Ze zijn ondersteunend aan de hieronder genoemde middelen. In de onderstaande tabel zijn ze per doelstelling en doelgroep opgenomen. Vervolgens worden alle communicatiemiddelen kort toegelicht. Doel Instrument Doelgroepen Ontmoeten Gast van de raad Inwoners gemeente Maatschappelijke organisaties Bijwonen evenementen Inwoners kernen Gemeenteraad on Tour Inwoners gemeente Verbinden The Buzz jaar Relatiebeheer Uitleggen Jeugdgemeenteraad Inwoners gemeente Groep 7 en 8 basisonderwijs Rubriek gemeentepagina Inwoners gemeente Tools raadsleden (burger)raadsleden Deskundigheidsbevordering Werkbezoeken raad Inwoners gemeente (burger)raadsleden Maatschappelijke organisaties Themabijeenkomsten Idem werkbezoeken 2.1. Ontmoeten Gast van de raad Inwoners gemeente Buren. Maatschappelijke organisaties gemeente Buren. Inwoners/vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties worden uitgenodigd en/of benaderd om een raadsvergadering of voorbespreking bij te wonen. Ze worden ontvangen door enkele raadsleden, die hen informeren over het raadswerk. Ze maken voorafgaand aan de raadsvergadering kennis met de raadsleden, de burgemeester en griffier. De gasten kunnen de vergadering volledig bijwonen of eerder de publieke tribune verlaten. De gasten 3

4 worden na de bijeenkomst benaderd door de communicatieadviseur voor een korte evaluatie. Met hun instemming worden de gegevens van de gasten bijgehouden in een bestand. Een optie is om deelnemers aan Gast van de raad te vragen om deel te nemen aan een klankbordgroep, waarin zij een reactie geven op eventuele activiteiten van de gemeenteraad Bijwonen evenementen Inwoners kernen gemeente Buren. Raadsleden zijn herkenbaar aanwezig tijdens bepaalde evenementen in de gemeente 4. Ze kunnen bijvoorbeeld een stand bemensen, informatiemateriaal over de gemeente verspreiden, inwoners vragen naar hun mening over de gemeente (zonder partijpolitiek) en ze uitnodigen als gast van de raad. Niet alle raadsleden hoeven tegelijk aanwezig te zijn. In overleg wordt dit ingedeeld Gemeenteraad on Tour Inwoners gemeente Buren. Om de gemeenteraad nog meer zichtbaar te maken is er de Gemeenteraad on Tour. Dit houdt in dat de gemeenteraad inwoners gaat ontmoeten in de dorpskernen. Niet de gehele raad hoeft er naar toe, maar één keer in het kwartaal een afvaardiging van 3 raadsleden, afwisselend in de verschillende dorpshuizen. Daar kunnen we een thema aan verbinden en/of een algemeen vragenuurtje van maken. Net waar op dat moment behoefte aan is. In overleg wordt bepaald wie, wanneer op welke locatie aanwezig zal zijn. Op deze manier is de gemeenteraad meer zichtbaar en kost het in verhouding weinig tijd. Door inwoners te ontmoeten kunnen sneller verbindingen worden gelegd, initiatieven gehoord en vragen beantwoord worden. Door contact te maken en inwoners verder te helpen kan het vertrouwen verder worden opgebouwd Verbinden The Buzz Jongeren in de gemeente Buren jaar. Jongeren interesseren voor en betrekken bij de lokale democratie. Dat is een lastige opgave omdat jongeren in dat stadium van hun leven met tal van andere zaken bezig zijn. Politiek staat bij velen niet op het to do lijstje en dat is ook zeer begrijpelijk. Toch is het de moeite waard om een poging te doen om deze groep te bereiken en al is het maar omdat het de kiezers van morgen zijn. Er zijn geslaagde initiatieven, waarvan bleek dat jongeren wel degelijk warmlopen voor de lokale democratie. Voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2014 vond er een geslaagd jongerendebat plaats in de raadzaal van de gemeente Buren. Met een initiatief als The Buzz kan de raad jongeren ook opzoeken. Klik hier op de link naar de Facebookpagina: 4 Een selectie kan plaatsvinden op grond van het programma in de Jaarrondkalender. 4

5 Relatiebeheer Inwoners gemeente Buren. Inwoners in de schijnwerpers zetten bij bijzondere prestaties of gebeurtenissen. Als dit instrument wordt ingezet vereist dat afstemming met de organisatie Uitleggen Jeugdgemeenteraad Leerlingen groepen 7 en 8 basisscholen in gemeente Buren Twee tot drie raadsleden werken samen met leerlingen uit groep 7 en 8 van basisscholen in de gemeente Buren aan een maatschappelijk project voor school en kern. Alle deelnemers krijgen een startkapitaal om hun project uit te voeren. Tijdens een Jeugdgemeenteraadsvergadering presenteren de deelnemers de projecten aan elkaar. De winnaars van de beste presentatie gaan op kosten van de gemeenteraad een dagje naar de Tweede-Kamer in Den Haag. Raadsleden hebben op de school ook de gelegenheid om het raadswerk uit te leggen Rubriek gemeentepagina Inwoners gemeente Buren. Op de gemeentepagina lichten we enkele agendapunten toe uit de voorbespreking en de raadsvergadering. De pagina kunnen we ook benutten om bijvoorbeeld een rubriek in te richten waarin raadsleden zich voorstellen en in het kort een onderdeel van het raadswerk uitleggen. Voorwaarde is dat achtergrondinformatie ook makkelijk is te vinden op het raadsdeel van de website van de gemeente. Een andere mogelijkheid is om een inwoner die Gast van de raad is geweest te laten vertellen wat zij er van opgestoken heeft. Voor de productie hiervan kan onder meer gebruik worden gemaakt van het handboek voor raadsleden en bijvoorbeeld de informatie van ProDemos Tools voor raadsleden Raadsleden. Burgerraadsleden. Uit de werkgroep raadscommunicatie kwam naar voren dat raadsleden behoefte hebben aan achtergrondinformatie om in contacten met inwoners hun werk toe te lichten. Het gaat dan met name over het verduidelijken van zijn/haar rol. Met andere woorden: een raadslid is volksvertegenwoordiger en geen behartiger van individuele belangen van cliënten. Het algemeen belang moet centraal staan. Bekeken wordt of dit materiaal in eigen beheer aangemaakt kan worden, of besteld bij organisaties als ProDemos of VNG. 5

6 2.4. Deskundigheidsbevordering Werkbezoeken raad Doelgroepen: Inwoners gemeente Buren. (burger)raadsleden. Vertegenwoordigers maatschappelijke organisaties. Niet zelf het wiel uitvinden, maar elders kijken naar goede voorbeelden. Dat is het doel van het houden van werkbezoeken. Zo n werkbezoek kan plaatsvinden in de gemeente, maar ook buiten de gemeentegrenzen als dat zinvol is. Binnen de gemeente vergroten de werkbezoeken ook de zichtbaar- en betrokkenheid van de raad Themabijeenkomsten raad Doelgroepen: Inwoners gemeente Buren. (burger)raadsleden. Vertegenwoordigers maatschappelijke organisaties. De raad kan twee tot driemaal per jaar bijeenkomsten organiseren in het gemeentehuis of op locatie in de gemeente. Het doel daarvan is om naast de informatie van de organisatie over de effecten van beleid, die informatie ook zelf te verzamelen en te ervaren uit eerste hand. Dit verhoogt de kwaliteit van de besluitvorming en scheelt de fracties/raadsleden ook tijd. Een mogelijke werkvorm hiervoor is het werken met kringgesprekken, waarin raadsleden luisteren naar de ervaringen van degenen in de binnenring. Raadsleden mogen vervolgens wel aangeven wat ze is opgevallen en vragen stellen. Een soortgelijke bijeenkomst is in 2012 samen met het ondernemersplatform georganiseerd in de Prinsenhof Buren. Andere mogelijkheden zijn dat de raad een keer een bekende spreker uitnodigt of dat er samenwerking wordt gezocht met instanties om samen een themabijeenkomst te organiseren. Inwoners krijgen vervolgens de gelegenheid om die lezing of discussie gratis bij te wonen. 3. Planning Activiteit Gast van de raad X X X Zichtbaarheid raadsleden X X X The BUZZ X X X Relatiebeheer X X Jeugdgemeenteraad X X Rubriek gemeentepagina X X Bijwonen evenementen X X Tools raadsleden X Gemeenteraad on Tour 4x 4x 4x Werkbezoeken 1x 2x 2x 2x Themabijeenkomsten 1x 2x 2x 2x 6

7 4. Kosten Raadscommunicatie is geen aparte post. Dat betekent dat de genoemde activiteiten uit verschillende budgetten worden betaald. Het beschikbare budget voor raadscommunicatie in 2015 bedraagt totaal euro. Voor de activiteiten gepland in 2014 wordt bekeken welke financiële ruimte hiervoor nog beschikbaar is. De genoemde bedragen zijn op jaarbasis. Gast van de raad (8x per jaar, 50 per keer) 400,00 Bijwonen evenementen (stand, kleding, info) 1.000,00 The BUZZ 3.000,00 Relatiebeheer 500,00 Jeugdgemeenteraad 4.600,00 Rubriek gemeentepagina 500,00 Gemeenteraad on Tour 500,00 Tools raadsleden 1.500,00 Werkbezoeken 2.000,00 Themabijeenkomsten 1.000, Totaal ,00 5. Organisatie en evaluatie Een raadslid is voorzitter van de werkgroep raadscommunicatie. De werkgroep raadscommunicatie en de communicatieadviseur van de raad werken nauw samen bij de uitvoering van de activiteiten. De leden van de werkgroep kunnen een rol spelen bij de uitvoering en ze vormen de verbinding met de andere raadsleden. Bij de uitvoering van de activiteiten worden zoveel mogelijk raadsleden betrokken. De werkgroep bekijkt per situatie en zo nodig in overleg met het de agendacommissie hoe dat het beste kan geschieden. De werkgroep evalueert samen met de communicatieadviseur de activiteiten. De voorzitter van de werkgroep raadscommunicatie informeert de werkgroep en de raadsleden over de voortgang van de activiteiten. 7

8 Bijlage 1: Activiteiten raadscommunicatie Middel Omschrijving Uitvoering Nieuwsbrief Griffie Tweewekelijkse nieuwsbrief van de griffie over evenementen, de raadsagenda en relevante ontwikkelingen voor de gehele raad. Gemeentenieuws Persberichten Gemeentemagazine Raadsvergaderingen Themabijeenkomsten op locatie Website Politiek Café nieuwsbrief Social Media Jeugdgemeenteraad Gemeenteraadsverkiezingen Aankondiging op de gemeentepagina van de voorbesprekingen en raadsvergaderingen. Enkele items uit deze vergadering worden toegelicht in de bijdrage. Het uitbrengen van persberichten over raadsbrede activiteiten. Viermaal per jaar verschijnt het gemeentemagazine. De gemeenteraad neemt hierin twee pagina s voor zijn rekening. (Twitter)verslaglegging van de raadsvergaderingen. Het beleggen van bijeenkomsten (in samenwerking met andere organisaties) op locatie in de gemeente Buren. Het plaatsen van content op het raadsdeel van de gemeentelijke website. Het beleggen van een politiek café aansluitend aan de raadsvergadering. Het verspreiden van een digitale nieuwsbrief waarop leden zich gratis kunnen abonneren. Het aanmaken en beheren van sociale media accounts Twitter, YouTube, Facebook. De organisatie van een jeugdgemeenteraad in samenwerking met ProDemos. Opkomstbevorderende activiteiten. bestuursperiode. De nieuwsbrief wordt niet meer per mail verspreid maar opgenomen in het extranet van de raad. bestuursperiode. Voor de bijdrage over de raadsvergadering worden ook relevante aanvullingen uit de voorbespreking vermeld. bestuursperiode. bestuursperiode. bestuursperiode Ingezet in de eerste twee jaar van de vorige bestuursperiode. Ingezet tijdens de gehele bestuursperiode. Niet ingezet. Ingezet tijdens de eerste twee jaar van de bestuursperiode. Instrument nu vervangen door social media. Accounts voor Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube aangemaakt en in gebruik. De Jeugdgemeenteraad vindt plaats eenmaal per twee jaar. De laatste editie geheel in eigen beheer Voor de verkiezingen van 2010 en 2014 zijn in samenwerking met derden debatten georganiseerd. Ook zijn de standpunten van de partijen weergegeven in een verkiezingsspecial van Buren Magazine. 8

9 Bijlage 2: Kengetallen raadscommunicatie Bron: Jaarplan Griffie Begroot 2014 UITINGEN VAN RAADSCOMMUNICATIE Abonnees digitale nieuwsbrief Twitter volgers Linkedin connecties Bijdragen Gemeentenieuws Buren Magazine Nieuwsbrief Griffie Impressies besluitvormende raad Nieuwsitems website Digitale Nieuwsbrief Klankbordgroep raadscommunicatie Totaal NETWERKBIJEENKOMSTEN Netwerkbijeenkomsten griffiers Landelijke bijeenkomsten (VVG, NVRR, FAMO, Lokale rekenkamer) Totaal OVERIGE BIJEENKOMSTEN Overleg raad school Zoelmond (informeel) Open coffee Discussie OPB Overleg DECOS (superusers) Toekomstvisie bijeenkomsten Instructie ipad Debatbijeenkomsten verkiezingen gemeenteraad Totaal WERKBEZOEKEN/EXCURSIES/WORKSHOPS Werkbezoeken Excursies raad/commissies Workshops Inwerkprogramma raad Bewonersbijeenkomsten Werkbezoeken griffie/workshops Totaal