Transitie Pleio Continuering door professionele ontwikkeling

Transcriptie

1 1 Transitie Pleio Continuering door professionele ontwikkeling Hugo Butter Jeroen Kleiberg 31 augustus 2016 Versie 1.1

2 2 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

3 3 Managementsamenvatting Om een nieuwe balans in de beheerlast aan te brengen wordt geadviseerd deelsites te verplichten tot een financiële bijdrage. Deze bijdrage kan per deelsite verschillen. Daar is een Combi-scenario voor opgesteld. Daarnaast wordt geadviseerd een Transitieperiode in te richten zodat gestart kan worden met de bestuurlijke, functionele en technische aanpassingen.

4 4 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

5 5 De opdracht in 3 speerpunten Huis op orde Continuïteit Doorontwikkeling

6 6 Aanleiding van de opdracht Inleiding: Pleio is het samenwerkingsplatform van de overheid voor de publieke zaak. Het is een laagdrempelige voorziening die succesvol wordt gebruikt door honderdduizenden ambtenaren die gebruik maken van honderden (deel)sites. Continuïteit is een essentieel uitgangspunt. Aanleiding: Belastingdienst heeft te kennen gegeven dat er een einde komt aan hun hoofdrol voor beheer Pleio en dat er een nieuwe balans komt in gebruikers deelsites en beheerlast. Doel: Pleio wil hét samenwerkingsplatform voor de publieke zaak zijn. Om dit doel te bereiken is de ambitie uitgesproken om Pleio te professionaliseren en een uitvoeringsorganisatie in te richten. De kwartiermakersopdracht behelst het voorbereiden van de transitie van Pleio naar een nieuwe inrichting van de hosting, het beheer en doorontwikkeling, met als resultaat een blauwdruk voor de toekomstige beheerorganisatie Pleio. In de kwartiermakersfase kent de opdracht de volgende producten: Product 1: Beschrijving van de huidige organisatie 100 % Product 2: Een inventarisatie van de behoeften en criteria voor de transitie 100 % Product 3: Een kort maar krachtige blauwdruk voor de toekomstige beheerorganisatie 100 % Product 4: Het bijbehorende transitieplan met tijden, uren en kostenraming 100 % Product 5: Een voorlopig jaarplan met kostenraming voor activiteiten % Product 6: Een overzicht van geraadpleegde bronnen en contactpersonen %

7 7 Planning van de opdracht 1 e gebruikerssessie Ophalen wensen en behoeften Toetsing van criteria 7 juni 16 1 e wk juli 2 e gebruikersessie Presentatie tussenresultaten aan bestuur Pleio Toetsing 21 juli 16 1 aug 16 Presentatie Blauwdruk voor toekomstige beheerorganisatie Transitieplan Jaarplan 2017 eindresultaat aan bestuur Pleio 26 aug 16

8 8 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

9 9 Uitgangspunten bij de opdracht (1) Governance 1 Voorvechter op hoog bestuurlijk niveau en verankering in de bovenlaag van de overheid. 2 Zorgen voor meer strategisch benoemd bestuur, raad van toezicht en governancemodel met een duidelijke scheiding van bestuurs- en uitvoeringstaken. 3. Inrichting van een focusgroep voor de verantwoordelijken van het relevante ICT-beleid binnen de belangrijkste gebruikersorganisaties. Product 3 Product 3 Product 3 4. Inrichting van een professionele beheerorganisatie. Product 3 5. Voor de transitie is een projectcoördinator nodig: een spin in het web die de nieuwe voorman en het huidige bestuur kan ondersteunen. Product 4 6. Beperken van afhankelijkheid incidentele donaties. Product 5 7. Duurzaam en structureel financieringsmodel. Product 5 8. Periodieke (financiële) rapportages van de Stichting Pleio en de Pleio Beheerorganisatie. Product 5

10 10 Uitgangspunten bij de opdracht (2) Beheer en ontwikkeling 1 Professionaliseren van de beheerorganisatie Pleio. Uitwerking en borging van beheersing en continuïteitsmaatregelen. 2 Formaliseer de beschikbaarheid van de beheermedewerkers en leg hun beschikbaarheid voor meerdere jaren vast. 3. Breng balans aan in het aantal FTE en de eisen van de noodzakelijke beheerprocessen. 4. Streef naar spreiding van kennis/ inzetbaarheid over meerdere personen (één is geen). 5. Herformuleer de doelstellingen van de netwerkorganisatie en Pleio in het licht van de bestaande ontwikkelingen in het brede IT-landschap. 6. Structurele hulp aan en ondersteuning van de deelsitebeheerders inrichten (Servicedesk). Product 3 Product 5 Product 5 Product 5 Product 3 Product 5 7. Meer gecentraliseerd ontwikkelen en beheren van plug-ins. Product 5

11 11 Uitgangspunten bij de opdracht (3) Gebruik 1 Ontwikkel en implementeer een standaard oplossing waarmee deelsites kunnen voldoen aan de eisen rond archivering en de archiefwet. 2 Ontwikkel en implementeer een integratie met bestaande access control systemen waarmee; 1. Het toekennen van de status ambtenaar bij het aanmaken van een Pleio account beter kan worden gecontroleerd en SSO mogelijk is 2. Op een effectieve manier Pleio groepen kunnen worden overgenomen en beheerd 3 Verbeter de beschikbare documentatie voor deelsite beheerders zodanig dat ook nieuwe en onervaren beheerders snel en effectief een deelsite kunnen opbouwen en onderhouden. 4 Richt een zichtbare en gezaghebbende adviesfunctie in voor alle deelsite beheerders die daaraan behoefte hebben. Product 2 Product 2 Product 2 Product 3

12 12 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

13 Werkwijze: Bij wie hebben we getoetst? 13

14 Bevinding 1: Huis op orde brengen 14 Randvoorwaarden voor functionele doorontwikkeling - Roadmap voor Pleio ontwikkelingen met CAB - Pleio de standaard voor overheidsbrede samenwerking - Structurele financiering / businessplan - Pleio is een generieke voorziening (GDI) Financieel Crowdfunding (pro-actief) - Verdienmodel - Abonnementen - Inzet uren versus Gebruiker centraal - Scherpere functionaliteit - Verbeterde usability, FAQ en zoekfunctie - Marktplaats voor tools, plugins, templates Communitymanagement organiseren Ondersteuning - Helpdesk - Info voor deelsite beheerders - Toegang tot deskundigen - Toolbox De basis op orde - Beheerorganisatie op orde - Ontwikkelorganisatie minder afhankelijk van 1 persoon - Nieuwste versie van Elgg of een andere open-source platform - Stabiliteit van de Pleio beheerorganisatie / voorspelbaarheid / betrouwbaarheid / continuïteit

15 15 Optie: Inloggen met DigiD?

16 16 Bevinding 2: Huis op orde houden STURING - Duidelijk onderscheid tussen strategie en uitvoering -Raad van Toezicht, Bestuur en Beheerorganisatie PLANNING - Gefaseerde aanpak 1 aug 16 1 jan 19 ORGANISATIE - Inrichten van een (tijdelijke) beheerorganisatie - open-source community management FINANCIËN - Structurele financiering voor beheer en ontwikkeling - Duurzame bijdragen vanuit opensource filosofie DIENSTVERLENING - Onderscheid tussen Pleio Pro en Basis TECHNIEK - Verkenning doorontwikkeling open-source software - Nieuwe afspraken omtrent hosting, waaronder OTAP - Nieuwe afspraken over technisch- en applicatiebeheer

17 17 Bevinding 3: Huidige financiën Jaarlijkse structurele kosten Inkomsten Beheerder Belastingdienst Beheerder Belastingdienst Beheerder Belastingdienst Hosting Kennisnet 20K en BD 60K Diversen Vrijwillige bijdragen Totaal Totaal

18 18 Bevinding 4: inschatting gebruik Geregistreerd gebruik 600 deelsites gebruikers Werkelijk gebruik 200 actieve deelsites actieve gebruikers

19 19 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

20 20 Conclusie: kleurrijke eigenschappen 1. Hoge acceptatiegraad door gebruikers 2. Eenvoud in gebruik met een zeer korte leercurve 3. Herkenbare aansluiting op de aanpak en werkwijzen gebruikelijk in social media (intuïtief) 4. Toegankelijk voor gebruikers van zowel binnen als buiten de overheid 5. Laagdrempelige toegang door een licht authenticatieregime 6. Gebruik van open standaarden en open source software 7. Vrij uitbreidbaar zonder (veel) formele belemmeringen 8. Ontwikkelen op basis van de wensen van de gebruikers 9. Van de overheid en voor de publieke zaak 10. Lage kosten voor gebruikers 11. Beperkte investeringen en lage operationele kosten 12. Management van de Open-source community

21 Voorstel 1: Pleio Generiek, Basis en Pro 21 Generiek Actieve deelname open-source community op basis van ureninzet Standaard Pleio-voorziening en functionaliteit Basis Vrijwillige financiering (max euro) Basis dienstverlening Eigen deelsite Pro Structurele verplichte financiële bijdrage, conform SLA Extra functionaliteiten en dienstverlening, conform SLA

22 22 Voorstel 2: Financieringsmodel Op basis van de functionele bevindingen zijn er 5 financieringsscenario s opgesteld 1. Pleio Generiek 2. Pleio Basis 3. Pleio Pro 4. Pleio Combi 5. Pleio GDI

23 23 Voorstel 3: Transitiefase inrichten Activiteiten na de besluitvorming Transitieplan uitvoeren Aanstellen Transitiemanager Stuurgroep voor Transitie inrichten

24 24 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

25 25 Scenario 1: Pleio Generiek Pleio Generiek Vanaf draagt de BD naar rato bij (en niet meer als sponsor voor heel Pleio). Gevolg dat alles vrijwilligerswerk wordt. Hosting wordt door een andere gebruiker overgenomen en betaald uit de vrijwillige bijdrage. Dit kan ook met gesloten beurs cq uren. Open-Source community management Help Forum en FAQ

26 26 Scenario 2: Pleio verplicht Basis Pleio Basis Geen upgrade maar wel ondersteuning. Er komt vanaf een verplichte bijdrage van 2500 euro per site (aanname 200) Dit levert 500K op en hiermee kan je de basisbeheerorganisatie (2,6 fte en hosting) financieren. Open-Source community management Help Forum en FAQ Grote schoonmaak Structurele beheerorganisatie

27 27 Scenario 3: Pleio verplicht Pro Pleio Pro Er komt een Pleio Pro met een robuuste SLA en extra functionaliteiten. Vanaf een verplichte bijdrage van euro (aanname 50 sites). Dit levert 700K op voor de financiering van de beheerorganisatie en de noodzakelijk doorontwikkeling. Per gewenste functionaliteit wordt een basisbedrag afgesproken. Open-Source community management Help Forum en FAQ Grote schoonmaak Structurele beheerorganisatie Marktplaats Functionele roadmap en CAB Nieuwste versie software Servicedesk en OTAP

28 28 Scenario 4: Pleio Combi Pleio Combi Vanaf 1 augustus 2016 start een niet vrijblijvende inventarisatiefase over wat welke organisaties wil gaan bijdragen. Dit realistische beeld levert info voor de combi van scenario 1, 2 en 3. Per gebruiker een individueel (op maat) service-niveau afspreekt. Open-Source community management Help Forum en FAQ Grote schoonmaak Structurele beheerorganisatie Marktplaats Functionele road map en CAB Nieuwste versie software Servicedesk en OTAP

29 29 Scenario 5: Pleio als GDI Bouwsteen Pleio GDI De Digicommissaris regelt: De financiën voor beheer uit de GDI-middelen, De sturing op beheerorganisatie, De transitie van de BD naar de nieuwe beheerorganisatie. Open-Source community management Help Forum en FAQ Grote schoonmaak Structurele beheerorganisatie Marktplaats Functionele road map en CAB Nieuwste versie software Servicedesk en OTAP

30 30 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

31 31 Organogram Pleio Raad van Toezicht Stuurgroep Transitie Dagelijks Bestuur Transitiemanager Tijdelijke Beheerorganisatie Change Advisory Board

32 32 Invulling Governance Raad van Toezicht (6 leden) Vertegenwoordigers uit de verschillende gebruikersorganisaties: VNG Provincies Rijk Waterschappen Uitvoeringsorganisaties (Manifestpartijen) Onafhankelijk voorzitter Uitvoeringsorganisatie 3 FTE beheer (zie volgende sheet) Tijdelijke transitieorganisatie (1 ½ FTE)

33 33 Organogram Beheerorganisatie Pleio Management en relatiebeheer 0.5 fte Administratie 0.5 fte Functioneel Beheer 0.5 fte Applicatie Beheer 1.0 fte Servicedesk 0.5 fte

34 Taken en rollen Beheer vanaf Werkzaamheden Uren per week Communicatie 4 Servicedesk 8 Training en voorlichting 12 Applicatiebeheer 8 Administratie 4 Financiën 4 Beveiliging 2 Inkoop 2 Relatiemanagement 16 Proeftuinen 4 Ontwikkelingen / wijzigingen 40 Leidinggeven 8 (Open-Source) Community Management 8 Totaal 120 (3 FTE)

35 35 Begroting Financiën voor 2017 e.v. Jaarlijkse structurele kosten Inkomsten Functioneel Beheer (0.5 fte) Applicatie Beheer (1 fte) Service Desk (0.5 fte) Management (0.5 fte) Administratie (0.5 fte) Facilitair (huisvesting, ect) Hosting (externe partij) Kennisnet Diversen (externe opdrachten) ? Gebruikers Totaal ? Totaal Incidentele kosten (periode ) Doorontwikkeling uur / 900 k Transitiekosten uur / 250 k Totaal uur / k

36 36 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

37 37 Outline Transitieplan obv Combi Functioneel en technisch Onderzoek naar technische staat Pleio Functionele baseline (Huis op orde) opstellen Functioneel/technische doorontwikkel roadmap opstellen Organiseren Hackathon Financieel Aanschrijven van de gebruikers inzake hun structurele financiële bijdrage Doorontwikkelbudget regelen Overhevelen van budgettaire verantwoordelijkheid Rapportage opstellen Organisatorisch Stuurgroep Transitie instellen Transitiemanager aanstellen HRM (oa detacheringen en stagiaires) starten Tijdelijke beheerorganisatie inrichten Afspraken maken met structurele beheerorganisatie Contracten voor hosting overnemen AO inrichten, functieprofielen opstellen Raad van Toezicht inrichten Raad van Advies activeren Voorbereiden transitie-activiteiten 2017 (Loket Hergebruik) Inrichting CAB Transitie-activiteiten vertalen naar op te leveren producten (oa contracten met afnemers en leveranciers)

38 38 Begroting Transitiekosten 2016 Functioneel en technisch (100 uur / ) Onderzoek naar kwaliteit broncode Pleio en beveiliging (extern) Onderzoek naar feitelijk gebruik (20 uur) Functionele baseline (Huis op orde) opstellen (40 uur) Functioneel/technische doorontwikkel roadmap (continuïteit) opstellen (40 uur) Financieel (50 uur / 5.000) Aanschrijven van de gebruikers inzake hun structurele financiële bijdrage (10 uur) Doorontwikkelbudget regelen (16 uur) Overhevelen van budgetaire verantwoordelijkheid (16 uur) Rapportage opstellen (8 uur) Organisatorisch (290 uur / ) Transitiemanager aanstellen (16 uur) HRM (48 uur) Tijdelijke beheerorganisatie inrichten (40 uur) Afspraken maken met structurele beheerorganisatie (40 uur) Contracten voor hosting overnemen (40 uur) AO inrichten (40 uur) Raad van Toezicht inrichten (20 uur) Raad van Advies activeren (16 uur) Actief communiceren naar de Community (40 uur) Totaal:

39 Globale planning (scenario Combi) 39 1 aug 16 1 jan 17 1 jan 18 1 jan 19 Blauwdruk voor toekomstige beheerorganisatie Transitieplan Jaarplan 2017 Huis functioneel op orde gebracht Mensen detacheren Tijdelijke organisatie ingericht Scheiding tussen Raad van Toezicht en uitvoerende Operationele organisatie (Verkenning GDI bouwsteen) Voorziening technisch op orde Basis SLA en Pro SLA Open-Source Community Management Duurzame doorontwikkeling Pleio Financieel en organisatorisch op orde Structurele organisatie ingericht

40 40 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

41 41 Criteria voor besluitvorming Scenario s Generiek Basis Pro Combi GDI Speerpunten Huis op orde nee ja ja Ja Ja Continuïteit misschien misschien Ja Ja Ja Doorontwikkeling Nee Nee Ja ja misschien

42 42 Advies en besluit Op basis van de voorgaande bevindingen wordt geadviseerd om te besluiten voor scenario Combi en dit uit te werken in een transitieperiode tot 31 december Dit scenario geeft de deelsite-houders de kans om een continuering te bewerkstelligen door professioneel te gaan ontwikkelen en recht te doen aan deels uitgangspunten van een open source community en deels de eis om een robuuste dienstverlening neer te zetten.

43 43 Agenda 1. Managementsamenvatting 2. Speerpunten, aanleiding en planning 3. Uitgangspunten 4. Werkwijze en bevindingen 5. Conclusie en voorstellen 6. Uitwerking Functionele scenario s 7. Uitwerking Sturing en Beheer Outline Transitieplan Advies en besluit 10. Geraadpleegde personen en literatuur

44 44 Lijst met geraadpleegde personen Hans Schuttenbeld (RVO) Richard van Loon (NVWA) Ad Reuijl (CIP) Frank Ossewaarde Jeroen Naterop Carmen Nolten-Laan (Heerhugowaard) Joris-Jan de Vries (Haarlem) Rijk Provincies Gemeenten Koen Geijzers Toine Tates Maruska Barendse Bruun Feie Wim Essers Harrie Custers Willy Roovers Marcel Ziemerinck Erik Jonker Neeltje Kuijpers Cor Franke (RINIS) Elly Bogerman (ICTU) Annemiek Simons (LAA) Belastingdienst Digicommissaris Diversen

45 45 Geraadpleegde literatuur Literatuur Onderzoek Forum Standaardisatie Organisatie-analyse Pleio Voorstel bestuurssamenstelling Profiel Kwartiermaker Transitie Voorlopige specificaties Transitie Pleio Architectuurplaat Pleio Businessplan Stichting RINIS Stavaza deelsites en groepen in Pleio Pleio statistieken 2016 Migratie naar Pleio voor SIO ICTU als voorbeeldorganisatie voor Pleio

46 46 Geraadpleegde literatuur Versie historie Versie 0.5, 7 juni 2016; bespreking 1 ste gebruikersbijeenkomst Versie 0.7, 23 juni 2016; eerste concept voor de opdrachtgever Versie 0.85, 21 juli 2016; bespreking voor 2 de gebruikersbijeenkomst Versie 1.0, 27 juli 2016: bespreking in het bestuursvergadering van 25 augustus Versie 1.1, 31 augustus 2016: definitief met opmerkingen van het bestuur

47 47 Producten Vertaaltabel van agenda naar de producten Product 1; Werkwijze en bevindingen Product 2: Conclusie, voorstellen en uitwerking Functionele scenario s Product 5: Uitwerking Sturing en Beheer 2017 Product 3 en 4: Outline Transitieplan 2016 Product 6:Geraadpleegde personen en literatuur