Uw groepsverzekering. Wegwijs in uw groepsverzekering, vandaag en morgen

Transcriptie

1 Uw groepsverzekering Wegwijs in uw groepsverzekering, vandaag en morgen Vanaf 2 juni wordt uw groepsverzekering beheerd in een nieuw informaticasysteem. Het uitgelezen moment om alles voor u op een rijtje te zetten. 1. Wat is er verzekerd? 2. De premie betalen. 3. Uw werknemers. 4. Hoe werkt de administratie? 5. Meer weten? VIVIUM Verzekeringen en uw bedrijf. Zeker van elkaar

2 Beste klant, <Antwerpen/Brussel>, 6 juni 2012 Sinds 2 juni beheert VIVIUM uw groepsverzekering in een nieuw IT-systeem. Een goed moment om u een duidelijk overzicht te geven van de impact van deze wijziging. We wandelen door uw groepsverzekering in vijf stappen. Volgt u ons? 1. Wat is verzekerd? Uw algemene voorwaarden werden vervangen door een nieuwe versie en de bijzondere voorwaarden werden aangevuld met een addendum. pag De premie betalen De premieafrekening ziet er anders uit en wordt maximum 1 maal per maand verstuurd. pag. 3 en 4 Uw groepsverzekering in detail toegelicht Meer weten? dé website voor alles wat u moet weten over de groepsverzekering van VIVIUM. pag De administratie We bekijken enkele belangrijke punten over de administratie van uw groepsverzekering. pag. 6 en 7 3. Uw werknemers Uw werknemers krijgen een benefit statement in plaats van een pensioenfiche. pag. 5 Hebt u vragen of wilt u meer info na het lezen van deze brochure? Het Service Center Employee Benefits staat klaar om uw vragen over de migratie te beantwoorden. Aarzel niet om onze medewerkers te contacteren. U vindt alle contactgegevens op de achterzijde van dit document. Uiteraard houden wij ook uw makelaar op de hoogte van de migratie. Met vriendelijke groeten, Patrick Van Geystelen Directeur Employee Benefits VIVIUM N.V.

3 1. Wat is verzekerd? 2-3 De waarborgen die u onderschreven hebt in uw groepsverzekering vindt u in detail terug in uw bijzondere voorwaarden aangevuld met het addendum. Samen met de nieuwe algemene voorwaarden, vormen zij vanaf nu uw reglement. Vorige maand ontving u het addendum. Dit document zorgt ervoor dat alle benamingen en begrippen die in het nieuwe systeem gebruikt worden, overeenstemmen met uw groepsverzekering. Bewaar het samen met uw reglement. 2. De premie betalen Binnenkort ontvangt u uw eerste premieafrekening vanuit het nieuwe systeem. Deze ziet er anders uit dan u gewoon was. Samen met uw premieafrekening versturen we ook steeds enkele andere financiële documenten. We zetten alles voor u op een rijtje De premieperiodiciteit: de frequentie van de premiebetaling U krijgt vanaf nu van VIVIUM maximaal 1x per maand een betalingsuitnodiging. Door deze vereenvoudiging hoeven er géén tussentijdse premieafrekeningen of creditnota s meer verstuurd te worden. U betaalt uw premie maandelijks vooraf? U krijgt elke voorgaande maand, rond de vijftiende, een premieafrekening. Deze premie omvat naast de gewone maandpremie ook de verwerking van alle gebeurtenissen in uw groepsverzekering (tussen de opmaakdatum van deze premieafrekening en de vorige premieafrekening) die aanleiding geven tot premieaanpassingen: een nieuwe werknemer komt in dienst, aanpassing van budget, uitdiensttredingen, U betaalt uw premie jaarlijks vooraf? U krijgt één premieafrekening per jaar, rond de vijftiende van de maand die de jaarlijkse aanpassingsdatum voorafgaat. Geeft u in de loop van het verzekeringsjaar aanpassingen door? Dan worden deze een keer per maand, rond de vijftiende, gebundeld via een tussentijdse premieafrekening. Het openstaande saldo moet u tegen het einde van die maand betalen. Uiteraard vermelden we de reden voor de aanpassing op uw financiële documenten (zie ook verder). Opgelet: Deze nieuwe werkwijze start vanaf juni Een overzicht van uw financiële documenten Bij de premieafrekening vindt u steeds volgende financiële documenten: Het rekeninguittreksel De premieafrekening zelf Het premieborderel De RSZ-bijdrage Het rekeninguittreksel Uw rekeninguittreksel vermeldt uw openstaand premiesaldo. Met het bijgevoegde overschrijvingsformulier kunt u de betaling uitvoeren. Vermeld zeker steeds de referte onderaan het formulier De premieafrekening In de premieafrekening vindt u de totale verschuldigde premie (inclusief taksen) aan VIVIUM voor de groepsverzekering van al uw werknemers. De premieafrekening vermeldt ook de subtotalen van de verschillende premieborderellen.

4 Het premieborderel Het premieborderel geeft per werknemer een gedetailleerd overzicht van de te betalen premies voor de aangeduide afrekeningperiode. Op het premieborderel in de kolom RW (= Reden tot Wijziging) vindt u een code die aangeeft waarom een premie geboekt werd. De verklaring van deze codes vindt u op onze website onder De premie betalen Overzicht codes Reden tot wijziging. Betaalt uw werknemer een persoonlijke bijdrage voor de groepsverzekering, dan leest u welk bedrag u moet inhouden van zijn loon. Dit is aangeduid met de letter D. Onderaan het borderel vindt u het totale verschuldigde premiebedrag voor alle werknemers die op het borderel vermeld staan De RSZ-bijdrage De RSZ-bijdrage van 8,86% op de werkgeversbijdragen staat vermeld onderaan de premieafrekening. Nieuw is dat er driemaandelijks een RSZ-overzicht zal meegestuurd worden met de premieafrekening van maart, juni, september en december. U merkt het, deze financiële documenten zijn voor u het eerste zichtbare feit van de migratie van uw groepsverzekering naar het nieuwe informaticasysteem. Vanaf de eerste premieafrekening start de intrestgarantie op de verschuldigdheidsdatum in plaats van op de betaaldatum. Dit heeft tot gevolg dat bij laattijdige premiebetaling een compenserende bijdrage kan aangerekend worden om het intrestverlies te vergoeden. De betaling van de premie garandeert dat de financiële kant en de risicodekkingen van uw groepsverzekering gewaarborgd blijven, zoals vastgelegd in het reglement. Dit geldt ook voor alle wijzigingen die u ons doorgaf, zelfs al hebben we die nog niet kunnen verwerken door een tijdelijke vertraging naar aanleiding van de controles en aanpassingen na de migratie. Rechtstreekse betalingen aan de verzekerden zullen uiteraard onmiddellijk uitgevoerd worden. Aarzel vooral niet ons Service Center Employee Benefits te contacteren als u bijkomende informatie wenst.

5 3. Uw werknemers 3.1. Uw werknemers informeren Voortaan ontvangen uw werknemers een nieuw document, het benefit statement. Dit document vervangt een of meerdere pensioenfiches Een woordje uitleg bij het benefit statement Het benefit statement geeft heel gedetailleerd de stand van zaken van het aanvullend pensioen van uw werknemers. We geven ook wat extra informatie: via de samenvattingsbrief: Deze brief vat de essentie van het benefit statement samen. De werknemer leest er hoeveel u betaalt (werkgeversbijdrage) en hoeveel Het benefit statement in klare taal? Bekijk ons filmpje op en deel het met uw werknemers. Zo hebben zij de info bij de hand als ze hun benefit statement ontvangen. hij zelf betaalt (in geval van persoonlijke bijdragen) én welke waarborgen uw werknemer daarvoor in ruil krijgt. via de toelichting: Bij het benefit statement krijgt uw werknemer een handige verklarende woordenlijst. Dat maakt het gemakkelijk om alle onderdelen haarfijn te analyseren. Het benefit statement vermeldt al de gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de verzekerde waarborgen, dus ook het jaarloon zoals gedefinieerd in het reglement. 4-5 Merkt uw werknemer een daling van zijn kapitaal leven op het benefit statement ten opzichte van de pensioen fiche die hij tot op heden kreeg? Op de pensioenfiche wordt bij de verwachte rekeningwaarde op einddatum rekening gehouden met de gegarandeerde intrestvoet, de reeds verworven winstreserves én de toekomstige winstprognose. Deze winstprognose is geschat aan een vooraf bepaald percentage dat men terugvindt in de hypothesen op de pensioenfiche. Naar aanleiding van de ongunstige economische situatie die de laatste jaren aanhoudt, stemt deze prognose niet meer overeen met de werkelijkheid. Op het benefit statement wordt het kapitaal leven op einddatum dan ook enkel berekend met de reeds verworven winstdeelname en de gegarandeerde intrestvoet. Wanneer uw werknemer van meerdere waarborgen geniet in uw groepsverzekering, dan worden deze apart op eenzelfde benefit statement gebundeld. U vindt op de website een duidelijk voorbeeld van deze documenten. Dankzij de handige leeswijzer krijgt u bovendien wat meer inzicht in de cijfers en waarborgen die op het benefit statement getoond worden. Ontdek bovendien ons filmpje, speciaal ontwikkeld om het benefit statement in klare taal uit te leggen aan uw werknemers. Het benefit statement wordt 1 x per jaar verstuurd op de jaarlijkse aanpassingsdatum, met uitzondering bij indienst- of uitdiensttreding. U en uw werknemers krijgen dus niet langer een nieuw document bij iedere wijziging. Heeft de wijziging die u aanvraagt een impact op de premie, dan kunt u de verwerking hiervan opvolgen via de premieafrekening. Belangrijk: Meld elke wijziging in de personeelsgegevens van uw werknemers zo snel mogelijk via Zo houdt u de benefit statements van uw werknemers up-to-date en blijft uw personeel verzekerd volgens de voorwaarden van het reglement. Ook de premieafrekening is op die manier altijd correct.

6 4. De administratie van uw groepsverzekering 4.1. Een nieuwe prefix voor uw polisnummer Voortaan begint uw polisnummer met in plaats van Uw nieuwe polisnummer wordt: [530-0xxxxx]. Dit nummer zal op elke communicatie in verband met uw groepsverzekering vermeld staan. Als u contact met ons opneemt, gebruikt u ook best deze referentie. Zo kunnen we u gemakkelijk verder helpen Een nieuwe benaming van het reglementnummer Het reglementnummer, dat voorheen mee verwerkt zat in het polisnummer, zal niet meer zichtbaar zijn in het reglement, de premieafrekening of het benefit statement. Een voorbeeld: 520-xxxxx-01 wordt 530-0xxxxx Een nieuwe prefix voor de personeelsnummers Naar analogie met het polisnummer, zal ook het personeelsnummer beginnen met Een voorbeeld: 530-0xxxxx Was uw werknemer aangesloten met verschillende personeelsnummers (omdat hij bv. aangesloten was in twee verschillende reglementen)? Dan zal hier gestreefd worden om eenzelfde personeelsnummer toe te kennen. Voorbeeld: Jan Janssens wordt wordt Personeelswijzigingen melden blijft hetzelfde als voorheen Met andere woorden, u blijft dit gewoon doen via het online wijzigings- of aansluitingsformulier dat u vindt op Belangrijk: Let erop dat u vanaf 2 juni 2012 bij het polisnummer invult in plaats van 520. Gebruik zeker de webformulieren. Want daarmee meldt u op een efficiënte manier wijzigingen in uw personeelsbestand. Zo blijft uw groepsverzekering up-to-date en correct Salarisaanpassingen doorgeven U moet de salarissen maar één keer per jaar melden. Die datum hoeft u zelf niet te onthouden, want we herinneren er u tijdig aan en sturen u alle vereiste documenten op. Dat gebeurt in vier stappen: 1. U krijgt een salarislijst van VIVIUM We sturen u een tabel op met de namen en de gegevens van al uw medewerkers zoals ze bij ons gekend zijn. Dat doen we anderhalve maand vóór de jaarlijkse aanpassingsdatum. Deze datum komt overeen met de aanpassingsdatum in de bijzondere voorwaarden. 2. U bezorgt de nieuwe salarisgegevens aan VIVIUM U controleert de lijst op juistheid en volledigheid, en vult de nieuwe lonen in die van toepassing zullen zijn op de jaarlijkse aanpassingsdatum. Let erop dat u het parttime salaris invult voor uw deeltijdse medewerkers!

7 3. VIVIUM bezorgt u de nieuwe benefit statements We verwerken alle wijzigingen en herberekenen de premies en de waarborgen. Die gegevens vermelden we daarna op de benefit statements van uw werknemers U krijgt uw nieuwe premieafrekening van VIVIUM De administratieve verwerking van de wijzigingen vindt u op de eerstvolgende premieafrekening. 5. Meer weten? dé website voor uw groepsverzekering Omdat groepsverzekeringen en al wat er bij komt kijken soms wat extra uitleg vragen, heeft VIVIUM een speciale website ontwikkeld. U vindt op de website een antwoord op al uw vragen, u ontdekt hoe we optimaal samenwerken én u kunt snel en gemakkelijk uw personeelswijzigingen doorgeven! Specifieke informatie over de migratie is aangeduid met dit icoontje. Zo herkent u de info onmiddellijk. Neem dus zeker een kijkje op Zijn er minstens 20 aangesloten personeelsleden in uw groepsverzekering? Dan geeft de migratie de mogelijkheid tot het gebruik van onze internetapplicatie EB-Connect. Deze applicatie is toegankelijk van op de website met behulp van een digipass. Na de migratie bekijken we uw dossier en brengen we u op de hoogte van de mogelijkheden Het Service Center Employee Benefits en uw beheerder staan voor u klaar Vindt u het antwoord niet op onze website? Hebt u een concrete vraag in verband met uw groepsverzekering? Of wilt u meer informatie? Aarzel niet om onze medewerkers te contacteren. Ze helpen u graag verder. De contactgegevens vindt u op de achterzijde van dit document.

8 Wij staan voor u klaar. U hebt vragen? U wilt meer informatie? Aarzel niet onze medewerkers te contacteren. Het Service Center Employee Benefits staat voor u klaar. Onze medewerkers zijn perfect op de hoogte van de migratie en beantwoorden graag al uw vragen. U kunt onze medewerkers elke werkdag bereiken van 8u30 tot 17u, vrijdag tot 16u. Service Center Employee Benefits <Antwerpen/Brussel> <Desguinlei 92, 2018 Antwerpen/Koningsstraat 153, 1210 Brussel> Tel.: <+32 (0) /+32 (0) > <sceb-antwerpen@vivium.be/sceb-brussels@vivium.be> Uw vertrouwde beheerder helpt u ook graag verder met vragen over uw contract. Maatschappelijke Zetel Koningsstraat Brussel Tel. +32 (0) Fax +32 (0) Zetel Antwerpen Desguinlei Antwerpen Tel. +32 (0) Fax +32 (0) ViviuM N.V. Lid van de P&V Groep Verzekeringsonderneming toegelaten door de FSMA onder code 0051 BTW BE RPR Brussel 06/12