Onze daden bepalen wie we zijn. Zo doen we het

Transcriptie

1 Onze daden bepalen wie we zijn Zo doen we het

2 Voorwoord van de CEO Handel integer! Als een geïntegreerd Europees energiebedrijf, is Vattenfall een partner in de samenleving op vele manieren. Dit houdt ook in dat Vattenfall een belangrijke speler is in de ontwikkeling van de duurzame en energie efficiente samenleving van morgen. Onze activiteiten zijn gebaseerd op drie gemeenschappelijke waarden die onze activiteiten richting geven: Safety, Performance and Cooperation De gedragscode beschrijft hoe wij deze waarden elke dag opnieuw in de praktijk toepassen. Het legt uit wat onze verplichtingen tegenover en de verwachtingen van onze stakeholders zijn en biedt een leidraad voor medewerkers en iedereen die namens ons werkt. Het naleven van hoge normen op het gebied van Integriteit, in het bijzonder door het voorkomen van corruptie en anti-competitief handelen, is van groot belang voor Vattenfall. Wees je ervan bewust, dat Vattenfall een zero-tolerance beleid voert ten aanzien van omkoping en corruptie. Integriteit binnen Vattenfall betekent dat Vattenfall medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid nemen om het juiste te doen door te handelen in lijn met de ethische standaarden van het bedrijf. Ik verzoek je de gedragscode zorgvuldig te lezen, je de inhoud ervan eigen te maken en te handelen volgens de beginselen tijdens je dagelijkse werkzaamheden voor het bedrijf. Je kunt contact opnemen met je manager of de Vattenfall s integriteitsorganisatie bij elke twijfel ten aanzien van de toepassing van de gedragscode, in het bijzonder als je behoefte hebt aan hulp bij het nemen van lastige besluiten, die zich kunnen voordoen tijdens je werk. Als je in een situatie verkeert, waarin volgens jou sprake is van een ernstige schending van de gedragscode, maak dan gebruik van onze klokkenluidersregeling. Ik moedig je ten zeerste aan om uiting te geven aan je bezorgdheid! Magnus Hall 2 Vattenfall Gedragscode 2014

3 Inhoud 02 Voorwoord van de CEO 04 Inleiding 05 Kernwaarden Safety Performance Cooperation 06 De Acht basisbeginselen 07 Gezondheid & Veiligheid Een veilige en gezonde werkomgeving stimuleren 08 Mensen Elkaar respecteren 09 Klanten en leveranciers Focus op onze klanten en leveranciers 10 Integriteit Op een eerlijke en verantwoorde manier ondernemen 11 Communicatie Vertrouwen opbouwen door relevante en tijdige communicatie 12 Informatiebeveiliging Verantwoord omgaan met bedrijfsinformatie 13 Bedrijfsmiddelen Verantwoord omgaan met bedrijfsmiddelen 14 Milieu Zorg voor het milieu 15 Melden van incidenten 3 Vattenfall Gedragscode 2014

4 Inleiding Gedragscode: de basis voor ons handelen Vertrouwen is uiterst belangrijk om als bedrijf duurzaam succes te boeken. De gedragscode beschrijft welk gedrag Vattenfall van ons verwacht en wat we van Vattenfall kunnen verwachten. Het is een leidraad die ervoor zorgt dat we allen juist handelen. Het is onze verantwoordelijkheid als individu om de gedragscode dagelijks in de praktijk toe te passen. Op die manier behalen we duurzame resultaten en verdienen we het vertrouwen van al onze stakeholders. Als medewerkers zijn we de vertegenwoordigers van Vattenfall. Wij zijn ons ervan bewust dat we de reputatie van Vattenfall beschermen en verbeteren door bij het uitvoeren van onze activiteiten de gedragscode na te leven. De gedragscode geldt voor iedereen De gedragscode geldt voor alle Vattenfallmedewerkers en voor alle ondernemingen die in Vattenfall zijn geconsolideerd. De termen Vattenfall en het bedrijf in dit document verwijzen naar al deze entiteiten. Niet-naleving van de gedragscode Vattenfall-medewerkers dienen de gedragscode na te leven. Handelen in strijd met de gedragscode kan leiden tot reputatieschade voor het bedrijf en kan resulteren in juridische stappen tegen het bedrijf en haar medewerkers. Daarnaast kan het handelen in strijd met de gedragscode worden aangemerkt als een schending van de arbeidsovereenkomst, welke gebaseerd is op vertrouwen en loyaliteit. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Advies vragen Een gedragscode kan nooit de juiste antwoorden voor alle situaties geven. Indien je niet zeker bent hoe je in een bepaalde situatie moet handelen, bespreek de situatie dan met je manager. Heb je na het lezen nog behoefte aan advies? Dan kun je terecht bij de afdeling Legal/Integrity of HR. De gedragscode is ook van toepassing op tijdelijke medewerkers (bijvoorbeeld, aannemers, adviseurs enzovoorts) die via uitzendbureaus, outsourcing of op een andere manier zijn ingehuurd om voor Vattenfall te werken (hierna gezamenlijk aangeduid als medewerker(s) of we ). De acht basisbeginselen en onze kernwaarden De gedragscode is vastgelegd in de vorm van acht basisprincipes, die samen met onze kernwaarden, ons gedrag sturen. De gedragscode wordt aangevuld met beleids- en richtlijnen en gedetailleerde instructies die ons verder begeleiden. Deze beleidslijnen en instructies zijn te vinden in het Vattenfall Management Systeem (VMS). Op elke pagina is een link, waarmee je gemakkelijk doorklikt naar de beleidslijnen en instructies die je nodig hebt. Managers hebben een voorbeeldfunctie Het is de verantwoordelijkheid van het management om het goede voorbeeld te geven en ervoor te zorgen dat hun teamleden onze kernwaarden en de acht basisbeginselen in deze gedragscode begrijpen. Van managers wordt verwacht dat zij de dialoog over de gedragscode aangaan en een werkomgeving creëren waarin medewerkers zich vrij voelen om zich te uiten. Vattenfall Management Systeem (VMS): het VMS is het kader voor documentatie ten aanzien van beleid, instructies en processen om te verzekeren dat Vattenfall de formele vereisten en de vereisten van de Board of Directors, de CEO, de Business en de Staff Functies naleeft. 4 Vattenfall Gedragscode 2014

5 Kernwaarden Onze kernwaarden in praktijk Safety Performance Cooperation Onze kernwaarden dienen als leidraad bij onze dagelijkse werkzaamheden en helpen ons bij het realiseren van onze strategische doelstellingen. Ze vormen ook een gemeenschappelijk uitgangspunt gebaseerd op de bestaande culturele erfenissen binnen Vattenfall. We vinden het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat we doen, maar vooral naar hoe we dit samen kunnen bereiken. Safety Safety betekent dat we de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, aannemers, leveranciers, klanten en de maatschappij serieus nemen. Alle werkzaamheden dienen op een veilige en verantwoorde manier te worden uitgevoerd. We doen continu ons uiterste best om letsel en uitval door ziekte te voorkomen. We proberen het bewustzijn van en de kennis over veiligheid en veilig gedrag te versterken. Onze productielocaties moeten een hoog niveau van procesveiligheid aanhouden van ontwerpstadium tot uitvoering. Performance Performance betekent dat we met volledige inzet onze doelstellingen nastreven, terwijl we ons gedragen volgens onze kernwaarden. Het is vanzelfsprekend dat we ons uiterste best doen en onze acties continu evalueren om te verbeteren. Bij de ontwikkeling van onze activiteiten zorgen we voor uitmuntendheid, zodat we onze strategische doelstelling realiseren. We doen wat we zeggen en komen onze beloften na. Cooperation Cooperation betekent dat we elkaar vertrouwen en dat we samenwerken om onze doelstellingen te realiseren en onze visie te verwezenlijken. We streven naar een samenwerking waarin we elkaar beter leren kennen, denken, handelen en kennis en ervaring uitwisselen tussen landen en functies. Zo werken we ook samen met onze externe stakeholders. 5 Vattenfall Gedragscode 2014

6 De acht basisbeginselen Health and Safety We werken op onze centrales en faciliteiten op een veilige manier zodat de gezondheid van onze medewerkers, aannemers en het publiek niet in gevaar wordt gebracht. Mensen We stimuleren onze medewerkers om zich optimaal te ontwikkelen, met gelijke kansen voor iedereen. Klanten en leveranciers We nemen onze verantwoordelijkheid over de gehele waardeketen, door het opstellen van normen voor leveranciers, door rekening te houden met de behoeften van de klanten en te zorgen voor eerlijke concurrentie. Integriteit We voldoen aan alle wet- en regelgeving die van toepassing is op ons werk, hebben een zero tolerancebeleid tegen omkoping en vermijden belangenverstrengeling. Communicatie We dienen er in geval van mogelijk effect op de reputatie van Vattenfall, te allen tijde voor te zorgen dat we berichten coördineren, zodat onze communicatie coherent en correct is. Bij elke communicatie beseffen we, als medewerker of als individu, de mogelijke gevolgen van onze woorden of gedragingen voor de reputatie van Vattenfall. Informatiebeveiliging Informatie is een belangrijk goed voor Vattenfall. Vattenfall gaat uiterst zorgvuldig om met informatie. We beveiligen belangrijke en gevoelige informatie om de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid ervan te beschermen. Bedrijfsmiddelen Bij het gebruik van bedrijfsmiddelen houden we rekening met duurzaamheid en kostenefficiëntie. Milieu We houden rekening met onze impact op mens, milieu en maatschappij bij de keuze tussen verschillende oplossingen. We gebruiken alle (energie) bronnen zo doeltreffend mogelijk en beperken de impact, waar mogelijk. 6 Vattenfall Gedragscode 2014

7 Gezondheid & Veiligheid Beginsel 1 Stimuleren van een veilige en gezonde werkomgeving Focus op Health & Safety Vattenfall is ervan overtuigd dat elk letsel en alle beroepsmatige ziekten net als veiligheidsincidenten kunnen worden voorkomen. Ons doel is al onze medewerkers een veilige, gezonde en motiverende werkomgeving te bieden. We hebben altijd een proactieve houding op het gebied van gezondheid en veiligheid en we verbeteren voortdurend ons bewustzijn, vaardigheden en kennis. We zijn alert op veiligheid op en rond de werkplek. We zijn altijd waakzaam voor mogelijke gezondheids- en veiligheidsgevaren en -risico s en handelen op een passende en proactieve manier wanneer dit optreedt. We nemen de tijd om veiligheids- en gezondheidsaspecten te begrijpen en we nemen de nodige maatregelen om risico s te vermijden. We werken altijd op een veilige manier in overeenstemming met de instructies. Dit betekent dat we het werk onmiddellijk stilleggen als zich een situatie voordoet, waarin het niet langer veilig is voor ons of voor anderen om door te werken. We nemen voorzorgsmaatregelen door persoonlijke beschermingsuitrusting en -hulpmiddelen te gebruiken. We helpen onze collega s om onveilige en/of ongezonde situaties te voorkomen. Als managers zorgen we voor de veiligheid en gezondheid van onze medewerkers en aannemers. aannemers bij betrokken zijn. Misbruik wordt niet door de vingers gezien en wanneer dit aan het licht komt, leidt het tot gepaste maatregelen, zoals bijvoorbeeld disciplinaire acties. Gebruik van medicijnen Een medewerker die geneesmiddelen gebruikt, dient bij de arts die deze heeft voorgeschreven en/of bij de bedrijfsarts na te vragen of het gebruik van geneesmiddelen een negatieve invloed op het werk kan hebben. Indien dit het geval is, dient de medewerker zijn manager hiervan op de hoogte te stellen. Externen worden behandeld op dezelfde manier als onze medewerkers wat gezondheid en veiligheid betreft. We verwachten dat ze de normen van Vattenfall naleven. De veiligheid en gezondheid van onze medewerkers, aannemers en omwonenden worden nooit op het spel gezet om goede bedrijfsresultaten te behalen. Alcohol- en drugsmisbruik Alcohol- en drugsmisbruik zijn niet toegestaan binnen Vattenfall. Misbruik is elke situatie waarin het gebruik van alcohol of drugs de oorzaak zou kunnen zijn van veiligheids- of gezondheidsincidenten of van vergissingen met een schadelijk effect op de vermogenswaarde of de winst van Vattenfall. Dit omvat ook Vattenfall s reputatie in geval van alcohol- en drugsgerelateerde verkeersongelukken waar Vattenfall medewerkers of 7 Vattenfall Gedragscode 2014

8 Mensen Beginsel 2 Elkaar respecteren Mensenrechten respecteren Vattenfall ondersteunt de mensenrechten die zijn opgenomen in de Global Compact van de Verenigde Naties (VN) en we zorgen ervoor dat Vattenfall zich niet schuldig maakt aan het schenden van mensenrechten. Gelijke kansen bieden en diversiteit bevorderen Voor ons is diversiteit een middel om onze resultaten te verbeteren. We willen dat diversiteit een natuurlijk onderdeel is van ons dagelijks werk, door: het verbeteren van kennis acceptatie en de bereidheid om met elkaar te werken. Het is onze ambitie een rolmodel te zijn in onze verschillende markten op het gebied van diversiteit. We zijn tegen elke vorm van discriminatie in alle werksituaties, te beginnen met de werving van personeel. Alle medewerkers en sollicitanten hebben gelijke kansen en rechten, ongeacht hun leeftijd, geslacht, geloof, seksuele geaardheid, handicap, politieke opvattingen of voorkeuren, etnische/ culturele achtergrond of andere factoren. Respect tonen voor elkaar We gaan respectvol om met elkaar en met externe partners. Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden voor Vattenfall of het handelen ten behoeve van Vattenfall, zijn we ons ervan bewust dat we op verschillende manieren Vattenfall vertegenwoordigen en houden hiermee rekening in ons gedrag. Dit betekent dat we beleefd en respectvol blijven in gesprekken, ons gedrag en verschijning. Als medewerker onthouden we ons van elke vorm van ongewenst gedrag. Onder ongewenste omgangsvormen valt elke vorm van gedrag waarbij verbaal, fysiek of non-verbaal de persoonlijke integriteit van de andere persoon wordt aangetast door bijvoorbeeld pesterijen, discriminatie, seksuele intimidatie, racisme, agressie, geweld en verbaal geweld. Onze mensen betrekken in het creëren van een gezonde, veilige en hoog presterende werkomgeving We streven naar een bedrijfscultuur en werkomgeving die mensen met de beste kwalificaties aantrekt, ontwikkelt en behoudt en mensen stimuleert het beste van zichzelf te geven. Vattenfall respecteert medewerkers en hun rechten door veilige en goede werkomstandigheden te creëren. We ontwikkelen voortdurend onze beroepsvaardigheden en -competenties. We trachten op basis van onze bedrijfscultuur en kernwaarden veilig en verantwoordelijk te handelen, uitstekende resultaten neer te zetten, van elkaar te leren en ervaringen uit te wisselen over de grenzen van regio s, business units en functies. Zorg voor helder, zichtbaar en moedig leiderschap Managers bij Vattenfall hebben de verantwoordelijkheid om volgens de visie sturing te geven aan mensen en bedrijfsactiviteiten om de strategische bedrijfsdoelstellingen te behalen. Managers zijn een rolmodel en hun gedrag is toonaangevend voor de manier waarop we werken. Ze vertalen de strategische richting in prioriteiten en doelstellingen. Ook zorgen ze ervoordat alle medewerkers begrijpen wat van hen wordt verwacht. De beslissingen die onze managers nemen, hebben invloed op onze huidige en toekomstige resultaten, op de prestaties en ontwikkeling van de mensen en op de veiligheid. Managers ondersteunen de mensen zo goed mogelijk om beter te presteren, ze creëren vertrouwen, geven feedback en zijn zichtbaar en toegankelijk. Managers nemen maatregelen en nemen hun verantwoordelijkheid in moeilijke situaties. Vattenfall managers zijn duidelijk, zichtbaar en daadkrachtig. 8 Vattenfall Gedragscode 2014

9 Klanten & leveranciers Beginsel 3 Focus op klanten en leveranciers Focus op onze klanten We streven ernaar onze klanten producten, diensten en oplossingen te bieden die de verwachtingen van onze klanten op het gebied van kwaliteit, veiligheid, duurzaamheid en zorg voor het milieu overtreffen. Onze klantenrelaties zijn gebaseerd op gezonde bedrijfs- en marketingpraktijken. Dit betekent bijvoorbeeld: dat we luisteren naar onze klanten en hen met respect behandelen, zowel als individu als wanneer zij hun bedrijf vertegenwoordigen; dat we hoge ethische standaarden hanteren in alle zakelijke relaties met onze klanten waaronder het handhaven van een hoog niveau van integriteit bij de behandeling van klantgevoelige informatie of inzichten in hun bedrijfsactiviteiten; dat we de belangen van onze klanten ter harte nemen in onze interne besluitvormingsprocessen; dat onze contractvoorwaarden duidelijk en eerlijk zijn; en dat onze informatie over prijzen en andere voorwaarden zorgen voor een goed begrip van onze producten. Werk met verantwoordelijke leveranciers en andere externe partijen We werken uitsluitend met partijen die zich inzetten om op een fatsoenlijke en ethische wijze zaken te doen, zoals blijkt uit hun eigen gedragscode, ethisch beleid en andere bedrijfsrichtlijnen. Dit geldt voor alle leveranciers en andere business partners, zoals makelaars, bemiddelaars, joint-venture partners en andere derde partijen waarmee Vattenfall een zakelijke relatie onderhoudt. Vattenfall onderschrijft de VN Global Compact en past de beginselen toe op gebieden als mensenrechten, arbeidsomstandigheden, het milieu en corruptiebestrijding. Vattenfall zet zich in om deze beginselen in de gehele waardeketen, met inbegrip van onze leveranciers na te leven. Daarom vragen we onze leveranciers om te voldoen aan de tien beginselen van de VN Global Compact, die zijn opgenomen in de Vattenfall Gedragscode voor leveranciers. De tien beginselen van de VN Global Compact: De VN Global Compact vraagt bedrijven om binnen hun invloedssfeer een aantal kernwaarden op het gebied van mensenrechten, arbeidsnormen, het milieu en corruptiebestrijding te aanvaarden, te ondersteunen en toe te passen: Mensenrechten 1. Bedrijven dienen de internationaal uitgevaardigde mensenrechten te ondersteunen en te respecteren, en 2. zich er steeds van te verzekeren dat zij niet medeplichtig worden aan schending van mensenrechten. Arbeid 3. Bedrijven dienen de vrijheid van vakvereniging en de effectieve erkenning van het recht op collectieve onderhandelingen te handhaven; 4. de uitbanning van iedere vorm van verplichte en gedwongen arbeid te ondersteunen; 5. de effectieve afschaffing van kinderarbeid te bevorderen, en 6. de bestrijding van discriminatie in arbeid en beroep te ondersteunen. Milieu 7. Bedrijven dienen voorzorgsmaatregelen te bevorderen ter beperking van de belasting van het milieu; 8. initiatieven te ondernemen om een groter milieubewustzijn te bevorderen, en 9. de ontwikkeling en de verspreiding van milieuvriendelijke technologieën te stimuleren. Corruptiebestrijding 10. Bedrijven dienen elke vorm van corruptie tegen te gaan, inclusief afpersing en omkoping. 9 Vattenfall Gedragscode 2014

10 Integriteit Beginsel 4 Op een eerlijke en verantwoorde manier ondernemen Leef regels na en handel integer Integriteit binnen Vattenfall betekent dat medewerkers op alle niveaus in de organisatie hun eigen verantwoordelijkheid nemen om het juiste te doen. Als Vattenfall medewerkers leven we bestaande wet- en regelgeving en interne voorschriften na. Gedrag in strijd hiermee is simpelweg geen optie. Het is de verantwoordelijkheid van ons allen, in het bijzonder van alle managers die het goede voorbeeld moeten geven, dat wij een hoog niveau van integriteit handhaven bij alles wat we doen. Eerlijk concurreren We zijn ervan overtuigd dat doeltreffende en eerlijke mededinging uiterst belangrijk is voor het goed functioneren van de markt. Daarom vermijden we onnodig contact met onze concurrenten. Als er dergelijke contacten bestaan, dienen deze zodanig te worden georganiseerd dat de naleving van mededingingsregels wordt gegarandeerd. We voeren geen activiteiten uit die eerlijke mededinging in de markt belemmeren, beperken of onmogelijk maken. Een schending van de mededingingswetgeving kan leiden tot ernstige juridische sancties voor het bedrijf en voor de betrokken medewerkers. Als je vragen hebt over mededingingsregels of over de manier waarop Vattenfall deze regels geïmplementeerd heeft, neem dan contact op met de afdeling Legal/Integrity van Vattenfall. Voorkom of bespreek belangenverstrengeling Belangenverstrengeling doet zich voor wanneer je persoonlijke relaties, je deelname in externe activiteiten of je investering in een ander bedrijf of andere organisatie verstrengeld raken met de belangen van Vattenfall. We dienen beleggingen, investeringen, betrokkenheid en nevenfuncties in bedrijven die klanten, leveranciers of anderszins zakenrelaties van Vattenfall zijn, te vermijden, We moeten investeringen, betrokkenheid en nevenactiviteiten in bedrijven die klanten, leveranciers of andere business partners van Vattenfall zijn, vermijden, wanneer we daardoor in een loyaliteitsconflict met Vattenfall zouden kunnen komen. Indien jijzelf, je partner, een familielid, een vriend enzovoort zakelijke betrekkingen heeft met bedrijven of instanties waarmee Vattenfall zaken doet, zorg er dan voor dat je persoonlijke relaties je vermogen om in het belang van het bedrijf te handelen niet beïnvloeden of dreigen te beïnvloeden. Breng altijd je manager op de hoogte van (mogelijke) interpersoonlijke afhankelijkheden. Wees voorzichtig met geschenken en uitnodigingen Vattenfall tolereert omkoping en andere vormen van corruptie absoluut niet. We ontvangen geen geschenken of uitnodigingen en bieden geen geschenken of uitnodigingen aan, die als een ongepaste gunst kunnen worden aangemerkt. Een ongepaste gunst is een gunst die de ontvanger stimuleert of zou kunnen stimuleren tot het uitvoeren van werk of taken op een onwettige of niet loyale manier. Deze verboden gunsten kunnen uit van alles bestaan, zoals contant geld, geschenken, reisjes of diensten van een andere aard. Vattenfall heeft de waarde van te ontvangen en aan te bieden geschenken en uitnodigingen gemaximeerd en een aantal andere voorwaarden opgesteld die daarbij in acht genomen moeten worden. Indien je twijfelt over de toelaatbaarheid van een gunst, dien je de manager en/of de afdeling Legal/Integrity van Vattenfall te raadplegen. 10 Vattenfall Gedragscode 2014

11 Communicatie Beginsel 5 Vertrouwen opbouwen door relevante en tijdige communicatie Communicatie is een vanzelfsprekend onderdeel van onze bedrijfsactiviteiten. Hoe de buitenwereld over ons denkt, is afhankelijk van wat we doen en zeggen. De volgende normen gelden voor zowel interne als externe communicatie: Waar: onze informatie is correct en op feiten gebaseerd. Begrijpelijk: we communiceren in een taal die de ontvanger begrijpt. Relevant: niet alle informatie is voor iedereen van belang. De juiste informatie wordt op het juiste moment aan de juiste ontvanger verstrekt. Tijdig: zodra wij beschikken over juiste en relevante informatie hebben, informeren we daarover gelijktijdig intern en extern. Onze uitdaging Vattenfall opereert in een zeer politiek- en mediagevoelige sector (energie, kernenergie, kolen, waterkrachtcentrales, leveringszekerheid, warmte en elektriciteit), is aanwezig op diverse markten en koopt grondstoffen in op nog meer markten over de hele wereld. Communicatie kent geen grenzen De complexiteit van Vattenfall s communicatieve uitdagingen wordt versterkt door de ontwikkelingen op het gebied van media en communicatie. Social media heeft ertoe geleid dat bedrijven continu onder een vergrootglas liggen, en dwingt bedrijven in alle sectoren ertoe meer aandacht te schenken aan de communicatieve aspecten van alle onderdelen van hun business. We dienen altijd zorgvuldig na te denken bij het gebruik van social media (zoals twitter, blogs, Facebook, LinkedIn etc). We dienen nimmer informatie over Vattenfall te verspreiden die niet bestemd is voor openbaarmaking. De mobiliteit van informatie heeft nieuws en campagnes tegelijkertijd lokaal, nationaal en international gemaakt. het bouwen van vertrouwen voor het merk Vattenfall. Vragen of verzoeken om interviews van journalisten betreffende Vattenfall dienen te worden doorgegeven aan de afdeling Media Relaties. Ga verantwoord om met politieke stakeholders Het is ons streven bij te dragen aan het maatschappelijk debat over onderwerpen die relevant zijn voor Vattenfall. Daarom zijn we betrouwbaar, open en toegankelijk tegenover onze stakeholders (zowel intern als extern) in de ontwikkeling van en het debatteren over onze standpunten met betrekking tot beleidskwesties en regelgeving. Wanneer wij contact leggen met politieke stakeholders ten behoeve van Vattenfall, doen wij dit met onze algemene waarden van democratie, tolerantie, transparantie en de gelijkwaardigheid van alle mensen in acht nemend. Vattenfall heeft vertegenwoordigers aangewezen die de verantwoordelijkheid en bevoegdheid hebben de contacten/relaties met politieke stakeholders te behandelen. Vragen of verzoeken voor ontmoetingen met politieke stakeholders dienen te worden gericht aan de afdeling European Affairs and Policy Management of National Public and Regulatory Affairs. Beoordeel in alle gevallen de communicatieve kansen en risico s Geplande besluiten en activiteiten met een mogelijke media impact en consequenties voor Vattenfall s reputatie dienen tijdig bekend te zijn bij de communicatie organisatie, zodat we op een proactieve en eerlijke manier kunnen communiceren. Dit is van groot belang voor de coördinatie van externe/interne berichten en 11 Vattenfall Gedragscode 2014

12 Informatiebeveiliging Beginsel 6 Verantwoord omgaan met bedrijfsinformatie Bescherm ons informatiekapitaal Bedrijfsinformatie is een belangrijk bezit voor het bedrijf. We gaan op de juiste manier om met zowel digitale als fysieke bedrijfsinformatie zodat deze niet in verkeerde handen valt, maar toegankelijk blijft voor het bedrijf. Onder bedrijfsinformatie wordt verstaan: gevoelige informatie zoals voorlopige resultaten, businessplannen, geplande fusies en overnames enzovoorts, werkdocumenten, management systemen, databases enzovoort., juridische documenten (patenten, licenties, overeenkomsten enzovoort), klantgegevens. Een leeg bureau, scherm en kantoor In een moderne en open kantooromgeving is het niet veilig om ervan uit te gaan dat iedereen die voorbij je bureau of kantoor komt dezelfde toegangsrechten tot informatie heeft als jij. Daarom volgen wij de regel van een leeg bureau, leeg scherm en leeg kantoor. Een leeg bureau betekent dat geen informatie toegankelijk is op het onbeheerde bureau. Een leeg scherm betekent dat geen informatie toegankelijk is via onbeheerde computerschermen. Een leeg kantoor betekent dat geen vertrouwelijke informatie aan de muren, in vergaderzalen (flip charts), op printers, in onbeveiligde afvalbakken en andere gemakkelijk toegankelijke plaatsen zichtbaar is. Ga zorgvuldig om met informatie We gaan uiterst zorgvuldig om met informatie over Vattenfall of externe partijen en nemen indien vereist alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat deze informatie intern of vertrouwelijk blijft. Wij verwerken alleen informatie van gecontroleerde bronnen en delen informatie alleen met of via daartoe bevoegde zakelijke partners. We zijn ons bewust van het risico van onopzettelijke verspreiding van informatie en doen er alles aan om dit te voorkomen, bijvoorbeeld door geen bedrijfszaken te bespreken op openbare plaatsen of in de sociale media. Bescherm persoonlijke gegevens We beseffen dat het belangrijk is persoonlijke gegevens van medewerkers en klanten te beschermen. Daarom behandelen we persoonlijke gegevens op een verantwoorde manier en conform de relevante wetten ter bescherming van persoonsgegevens in de diverse landen waar Vattenfall actief is. Gebruik IT-systemen op een professionele manier IT-systemen zijn beschikbaar zodat we onze taken efficiënt en op een professionele manier kunnen uitvoeren. We maken gebruik van IT- systemen en -hulpmiddelen in overeenstemming met de instructies van de IT-afdeling en onze manager. We gebruiken de persoonlijke toegangscodes die aan ons ter beschikking zijn gesteld alleen voor het aangewezen doel. We delen ze niet en maken ze niet bekend aan anderen. 12 Vattenfall Gedragscode 2014

13 Bedrijfsmiddelen Beginsel 7 Verantwoord omgaan met bedrijfsmiddelen We gaan zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen. Schade, verspilling, verlies en diefstal worden zo veel mogelijk voorkomen. Onder bedrijfsmiddelen wordt verstaan: bedrijfsinformatie en Vattenfall-merken en logo s, materiaal, voorraad, inventarissen, financiële middelen, IT-hulpmiddelen en -faciliteiten, bedrijfs-, dienst- en leaseauto s. We gebruiken bedrijfsinformatie en Vattenfall- merken en -logo s, materiaal, voorraad en inventarissen uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden. We gebruiken kantoormaterialen, voorraden en inventaris, evenals bedrijfs-, dienst- en leaseauto s op een duurzame manier. We houden altijd rekening met de impact op het milieu, wanneer we deze zaken gebruiken. We maken uitsluitend kosten indien ze nodig zijn voor bedrijfsdoeleinden. We gebruiken IT-hulpmiddelen en -faciliteiten zoals , internet,, kopieer-, scan- en printapparatuur voor privé-doeleinden met de grootste terughoudendheid. We gebruiken bedrijfs-, dienst- en leaseauto s en IT-middelen zoals (mobiele) telefoons, tablets en laptops in overeenstemming met de toepasselijke overeenkomsten. 13 Vattenfall Gedragscode 2014

14 Milieu Beginsel 8 Zorg voor het milieu Onze prestaties op het gebied van milieu en klimaat zijn bepalend voor onze concurrentiepositie en voor de duurzame lange termijn ontwikkeling van ons bedrijf. Verantwoordelijkheid voor duurzaamheid wordt gedeeld door alle medewerkers van Vattenfall. Managers in het bijzonder hebben de verplichting erop toe te zien dat hun medewerkers hiervoor op de juiste manier ondersteund worden. In onze activiteiten werken wij proactief aan de vermindering van onze impact op het milieu en volksgezondheid. De mogelijke impact wordt meegewogen in alle beslissingen in de gehele organisatie. We evalueren elk nieuw project en elke ontwikkelingsof investeringsbeslissing vanuit een duurzaamheidsperspectief, met als uitgangspunt het treffen van voorzorg. We beoordelen nauwgezet de milieurisico s van onze activiteiten met betrekking tot bestaande, nieuwe of ontmantelde productiemiddelen. We nemen verantwoordelijkheid voor de gehele bestaanscyclus van onze activiteiten, inclusief de planning voor ontmanteling van activiteiten en faciliteiten. Bij de selectie van leveranciers, aannemers en business partners toetsen we en stellen we eisen aan milieuprestaties. We ontwikkelen een cultuur van zorg voor de werkplekomgeving en bevorderen een efficiënt gebruik van energie en bedrijfsmiddelen in onze eigen activiteiten. We stimuleren een efficiënt gebruik van energie door onze klanten, om de negatieve gevolgen voor het milieu te beperken. We stimuleren innovatieve oplossingen die helpen bij de verbetering van milieuprestaties voor onze klanten en voor de samenleving als geheel. We maken alleen dienstreizen als ze noodzakelijk zijn. We geven de voorkeur aan virtuele vergaderingen via faciliteiten als video- en telefoonconferentie, persoonlijke video en andere hulpmiddelen voor samenwerking. We bevorderen het gebruik van openbaar vervoer, indien mogelijk. 14 Vattenfall Gedragscode 2014

15 Melden van incidenten We moedigen elke medewerker aan om schendingen van de wet of schendingen van de gedragscode te melden. Wanneer ernstige onregelmatigheden in een vroeg stadium worden ontdekt, zijn we beter in staat om de schade te beperken. Dit is niet alleen goed voor het bedrijf, maar ook voor de medewerkers en stakeholders. Meld waargenomen of vermoede schendingen van de wet of van de gedragscode aan: je manager, en/of de afdeling Legal/Integrity of de afdeling Internal Audit. Vattenfall s Klokkenluidersregeling Vattenfall beschermt personen die overtredingen melden of die te goeder trouw meewerken aan een onderzoek zo goed mogelijk. Indien je een ernstige schending wenst te melden en je dit niet aan iemand binnen Vattenfall wilt doen, neem dan contact op met: een van de externe ombudsmannen binnen de klokkenluidersfunctie van Vattenfall. Een melding aan de ombudsman biedt de optie anoniem te blijven. Voor de contactgegevens van de ombudsmannen, zie de link hiernaast. Melding aan de ombudsman biedt medewerkers, adviseurs en leveranciers de mogelijkheid ernstige onregelmatigheden die binnen het bedrijf zijn waargenomen, extern te melden in aanvulling op de interne meldingsmogelijkheden. De ombudsmannen zijn externe advocaten die onafhankelijk zijn van Vattenfall. 15 Vattenfall Gedragscode 2014

16 Vattenfall AB Stockholm Visitors: Evenemangsgatan 13 T F info@vattenfall.com November, 2014