Plan van Aanpak Regiegroep RHCe versie 2a

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Regiegroep RHCe versie 2a Deelnemers Aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig 17/1 20/2 8/5 27/6 Bert Brunninkhuis voorzitter x x Lenie Thijs gemeente Helmond - x Harrie Timmermans gemeente Eersel x x Wil Vererkt gemeente Asten - - René Bertrams gemeente Oirschot x x Jan Roos gemeente Eindhoven x x Cor Derijck SRE x x Ferdinand Ector SRE/RHCe x x Behandeld in vergadering Regiegroep RHCe van 17 januari 2013 Behandeld in Stuurgroep RHCe vergadering 28 januari 2013 Behandeld in Regiegroep RHCe vergadering 20 feruari 2013 Agenderen in eerstvolgende vergadering Stuurgroep RHCe 21 maart 2013

2 1. Binnen het SRE estaat sinds 2010 de Stuurgroep Erfgoed. Ingesteld door het Dagelijks Bestuur van het SRE, estaat deze uit Mevrouw Thijs, voorzitter, (urgemeester van Eersel) en uit de heren Severijns (Burgemeester Oirschot), Van den Heuvel (wethouder Helmond), Van Bussel (Wethouder Asten), Depla (wethouder Eindhoven), alsmede de controller SRE, de heer Derijck en de directeur van het Regionaal Historisch Centrum, de heer Duijghuisen, die eiden qualitate qua zitting heen. In opdracht van deze stuurgroep heeft het RHCe, waarin alle SRE-gemeenten ehalve Gemert-Bakel deelnemen, zijn taken voor de periode eschreven. Ook heeft het RHCe toegezegd in 2012 met een viertal uitwerkingsvoorstellen te komen. Onlangs heeft overleg plaatsgevonden over de voortgang. De conclusie van de stuurgroep is dat het RHCe amtelijke ondersteuning nodig heeft om de opdracht goed en snel te kunnen volrengen. Desgevraagd door de voorzitter heeft de gemeente Eindhoven amtelijke ondersteuning aangeoden. De stuurgroep wenst in haar vergadering van 28 januari 2013 een plan van aanpak om de werkzaamheden voortvarend te doen verlopen. Aan de orde in dit Plan van aanpak is de samenstelling van de amtelijke regiegroep, de werkzaamheden die verricht moeten worden en de periode waarin dat aan de orde is. II. Gevolgen van de esluitvorming in de Stuurgroep Er komt een regiegroep, die estaat uit amtelijke vertegenwoordigers van de gemeenten, die ook in de stuurgroep zitting heen. Dus van de gemeenten Eersel, Oirschot, Helmond, Asten en Eindhoven. Dat schakelt eenvoudig en draagt ij aan een vlot verloop. De heer Ector van het RHCe neemt als deskundige en vertegenwoordiger van het RHCe deel. Namens het SRE neemt de heer Derijck qq zitting. Eindhoven neemt het voorzitterschap en desgewenst ook het secretariaat voor haar rekening. Beoogd onafhankelijk voorzitter is Bert Brunninkhuis. Het is de edoeling dat de amtelijke vertegenwoordigers in de regiegroep doorzettingsmacht heen in hun eigen organisatie. Met deze constructie wordt eoogd draagvlak ij alle gemeenten te heen. De amtelijke inzet die de gemeenten ter eschikking stellen wordt niet verrekend en is om niet. Over eventuele inzet van externen esluit de stuurgroep op voorstel van de regiegroep. De kosten van die inzet komen voor rekening van het SRE/RHCe na een esluit hierover door het dagelijks estuur van het SRE. De regiegroep heeft mandaat van de stuurgroep om direct contact te leggen met het amtelijk apparaat van alle gemeenten, die hun archief ij het RHCe heen ondergeracht. De regiegroep kan werkgroepen instellen die worden voorgezeten door leden van de regiegroep. De regiegroep doet voorstellen aan de stuurgroep, die esluit. Die voorstellen komen altijd ter kennis van de directeur RHCe. De voorstellen kunnen alleen maar voldragen zijn als de regiegroep voldoende mandaat en doorzettingsmacht heeft. De regiegroep legt een plan van aanpak ter esluitvorming voor aan de stuurgroep voor de vergadering van 28 januari De stuurgroep stelt in die vergadering het plan van aanpak vast en enoemt tevens de leden van de regiegroep. 2

3 III. Inhoud van de werkzaamheden/opdracht De aandacht en de inhoud van de werkzaamheden van de regiegroep etreffen: 1. Uitwerkingsplan om de eheersachterstanden weg te werken aan de hand van de inventarisatie oktoer 2012 (ijlage 1 van Stuurgroepvergadering ). 2. Startnotitie eleidskader en plan van aanpak voor de acquisitie en dequisitie van nietoverheidsarchieven (ijlage 2 van ). moet volgens de Archiefwet worden ewaard en wat is facultatief? Dit moet per gemeente ekeken en eslist worden. 3. Startnotitie over het RHCe en het E-depot ( ijlage 3 van ). Het E-depot is de aanduiding voor het geheel gedigitaliseerd opslaan van archieven. Deze notitie omvat ook esparingsvoorstellen van archiefkosten door digitalisering van (delen van) het Statisch Archief. 4. Een voorstel dat ekijkt of en in hoeverre de omvang van het Statisch Archief eperkt kan worden. Dat geldt zowel het onderscheid en de udgetsplitsing tussen, alsook de verrekening van het wettelijke en het niet-wettelijke deel van het Statisch Archief. Een vooreeld in dit verand is het digitaliseren en daarmee sustitueren van ouwdossiers en -tekeningen. 5. Een plan van aanpak voor de exploitatie van het RHCe-pand in de Raiffeisenstraat in Eindhoven. 6. Een voorstel over de mogelijkheden van samenvoeging van de niet-wettelijke collecties van de onderscheiden gemeenten (facultatieve taken). 7. Een voorstel over het ruriceren en reduceren van de omvang van het Algemeen Archief. 8. De omvang van de frictiekosten en het doen van voorstellen ter reductie daarvan. 9. Eerst als de werkzaamheden onder de punten 1 tot en met 8 voltooid zijn is de verdeelsleutel over de gemeenten aan de orde. 10. Nadat de resultaten ekend zijn van alle voorgaande acties (1 t/m 9) dient een vertaalslag plaats te vinden door het aanpassen van het vigerende Bedrijfsplan RHCe. 11. Status van het RHCe op termijn (indien de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven). Voor elke actie wordt ekeken of een werkgroep nodig is. De werkzaamheden worden gepland in de aangegeven volgorde waarij de eerste vijf punten plaatsvinden in de eerste helft van IV. De periode van werkzaamheden De werkzaamheden zullen naar verwachting geheel 2013 omvatten en aan het eind van dat jaar afgerond moeten zijn. Het voorliggende concept-plan van aanpak van de regiegroep is 17 januari 2013 esproken en akkoord evonden. Het concept wordt doorgeleid naar de stuurgroep ter vaststelling in de vergadering van 28 januari De werkzaamheden en samenstelling van de regiegroep staan daarmee vast. 3

4 Voorshands wordt een jaar uitgetrokken om successievelijk de 11 gevraagde producten op te stellen en gereed te maken voor aanlevering aan de stuurgroep. De stuurgroep draagt er dan zorg voor dat deze procesmatig aan de orde worden gesteld in de gremia van het SRE. V. De activiteiten zijn op hoofdlijnen geclusterd. Per activiteit worden de vragen staat er aan de lat moet er geeuren Wanneer moet het af zijn eantwoord en worden de elangrijkste randvoorwaarden genoemd. De verschillende activiteiten zullen leiden tot concrete producten die de edrijfsvoering van het RHCe zullen vereteren. Voor de eschrijving van de activiteiten wordt verwezen naar de hiernavolgende formats. NB Deze formats zijn zoveel mogelijk ingevuld. Echter, gelet op het korte tijdsestek tot de stuurgroepvergadering wordt januari 2013 volstaan met het invullen van de naam WIE procesverantwoordelijke is voor de eerste 4 acties die gepland staan voor de eerste helft van Verdere invulling vindt in het verdere verloop van het proces plaats. Daarover wordt de stuurgroep tijdig geïnformeerd. VI. Toevoeging Stuurgroep RHCe dd 28 januari 2013 Het door de Regioraad vastgestelde Bedrijfsplan RHCe met inegrip van de financiële taakstelling is leidend. Mogelijk extra meevallers ij de uitwerking van de verschillende opdrachten danwel versnelling van trajecten zijn welkom maar niet taakstellend. Van de taakstelling uit de door de Regioraad vastgestelde usiness case van is in 2013 een edrag van gerealiseerd. Het resterende edrag ad is als stelpost in de SRE-egroting 2013 opgenomen. Laatstgenoemd edrag is leidend voor het Plan van Aanpak en verder. Daartoe worden zowel op het vlak van de huidige personele omvang als innen het traject van de Regiegroep RHCe (frictiekosten en exploitatie) al de nodige verkenningen uitgevoerd en gekeken naar scenario s die innen de verschillende gemeenten mogelijk al uitgewerkt zijn. Het Plan van Aanpak is verder akkoord waarij specifieke opmerkingen terugkomen ij de formats hierna. 4

5 1 Beheersachterstand wegwerken Uitwerkingsplan om de eheersachterstanden weg te werken aan de hand van de inventarisatie oktoer 2012 (ijlage 1 van Stuurgroepvergadering ). Overzicht per gemeente met de financiële gevolgen van effectuering voor RHCe en voor de individuele gemeente. Ferdinand Ector Wanneer Regiegroep 20 feruari > Stuurgroep 21 maart 2013 Randvoorwaarden Expliciet aangeven in hoeverre sprake is van wettelijke verplichting en mogelijke consequenties ij niet uitvoeren van de werkzaamheden. 2 Acquisitie en dequisitie van niet-overheidsarchieven Startnotitie eleidskader en plan van aanpak voor de acquisitie en dequisitie van niet-overheidsarchieven (ijlage 2 van ). moet volgens de Archiefwet worden ewaard en wat is facultatief? Dit moet per gemeente ekeken en eslist worden. Notitie met daarin opgenomen een overzicht met de wettelijke en nietwettelijke (facultatieve) archieven per gemeente. Ferdinand Ector Wanneer Regiegroep 20 feruari > Stuurgroep 21 maart 2013 Randvoorwaarden Het streven is om eind 2013 de opschoning rond te heen. Er ontstaat dan ruimte die opnieuw ingevuld kan worden. Mogelijkheden om hiermee (niet commerciële) extra middelen te verkrijgen dienen hierij nader te worden ezien. Hiermee kan het communicerend vat worden tegengegaan. Bedoeld wordt hiermee dat het opschonen (minder strekkende meters afnemen) wordt teniet gedaan door stijgende tarieven per strekkende meter (een leger geouw dat evenveel kost en niet méér oprengt). 3 E-depot Startnotitie over het RHCe en het E-depot ( ijlage 3 van ). Het E-depot is de aanduiding voor het geheel gedigitaliseerd opslaan van archieven. Deze notitie omvat ook esparingsvoorstellen van archiefkosten door digitalisering van (delen van) het Statisch Archief. Voorstel voor instelling werkgroep E-depot - eerste onderzoek René Bertrams en Ferdinand Ector Wanneer Regiegroep 20 feruari > Stuurgroep 21 maart 2013 Randvoorwaarden In de werkgroep zullen diverse medewerkers vanuit de gemeenten 5

6 worden gevraagd hun deskundige inreng te leveren. De digitalisering kan nogal wat consequenties heen voor de organisatie van het RHCe maar ook voor gemeenten die met de nodige koppelingen voor informatie-uitwisseling met het E-depot worden veronden. 4 Statisch Archief Een voorstel dat ekijkt of en in hoeverre de omvang van het Statisch Archief eperkt kan worden. Dat geldt zowel het onderscheid en de udgetsplitsing tussen, alsook de verrekening van het wettelijke en het niet-wettelijke deel van het Statisch Archief. Een vooreeld in dit verand is het digitaliseren en daarmee sustitueren van ouwdossiers en -tekeningen. Wordt etrokken ij actie 3. René Bertrams en Ferdinand Ector Wanneer Regiegroep 20 feruari > Stuurgroep 21 maart Uitwerking later. Randvoorwaarden Voorziening E-depot is hiervoor het uitgelezen middel 5 Exploitatie van het RHCe-pand in de Raiffeisenstraat Een plan van aanpak voor de exploitatie van het RHCe-pand in de Raiffeisenstraat in Eindhoven. Notitie waarin uitsluitsel wordt gegeven over vragen zoals: - Is estaand geouw een gegeven? - Zijn er alternatieven? - Kan het estaande geouw edrijfseconomisch eter worden enut? Cor Derijck Wanneer 1 mei 2013 (vergadering 3 Regiegroep 8 mei 2013) Randvoorwaarden Boekwaarde (schuld) is ongeveer 5 miljoen. Marktsituatie thans slecht. Breed kijken naar andere geruikers. SRE=optie. Ook in portefeuille G&V. Toevoeging Stuurgroep: etreft alternatieven voor opslag en dienstverlening zijn esprekingen gevoerd. Voor depotvoorzieningen zijn er vooralsnog geen reële alternatieven (eigendom pand/markt). Besprekingen vinden plaats met verwante derden(iliotheek). 6 Frictiekosten De omvang van de frictiekosten en het doen van voorstellen ter reductie daarvan. 6

7 Wanneer Stuurgroep wil versnelling van Deel 1 (vergadering 4 Regiegroep 27 juni 2013) Randvoorwaarden Deel 1 Realisatie reeds afgesproken ezuinigingen ad 4 ton. Zie paragraaf 6. Deel 2 vervolg in 2 e helft Samenvoeging van de niet-wettelijke collecties(facultatieve taken) Een voorstel over de mogelijkheden van samenvoeging van de nietwettelijke collecties van de onderscheiden gemeenten (facultatieve taken). Randvoorwaarden 8 Algemeen Archief Een voorstel over het ruriceren en reduceren van de omvang van het Algemeen Archief. Randvoorwaarden 9 Verdeelsleutel Eerst als de werkzaamheden onder de punten 1 tot en met 8 voltooid zijn is de verdeelsleutel over de gemeenten aan de orde. Randvoorwaarden 10 Aanpassing Bedrijfsplan RHCe Nadat de resultaten ekend zijn van alle voorgaande acties (1 t/m 9) dient een vertaalslag plaats te vinden in het aanpassen van het vigerende Bedrijfsplan RHCe. Randvoorwaarden De in het SRE afgesproken structurele esparing op het RHCe dient onverkort te worden ingevuld. geeurt met extra mogelijke esparingen? 7

8 11 Status RHCe op termijn Thans zijn ontwikkelingen gaande in SRE-verand waarij uitvoerende taken worden ondergeracht in andere rechtsvormen. Bij een verdere afslanking van het SRE moet worden ezien of de huidige positie van het RHCe gehandhaafd lijft. Randvoorwaarden RHCe AB.JR 8