JP13-4 Implemenatie SEPA , en Begeleiding en ondersteuing SHM s in financiële moeilijkheden

Transcriptie

1

2 Interne werking en patrimonium Actoren ondersteunen Beleidsdoelstellingen uitvoeren Nieuwe regelgeving 1 ALGEMEEN Het VMSW-Jaarplan 2013 focust op een aantal procesverbeteringen die de VMSW in de loop van 2013 wil doorvoeren, initiatieven die ze wil nemen of projecten die ze wil opstarten. Hierbij wordt, net zoals vorig jaar, gefocust op deze procesverbeteringen, initiatieven of projecten die het verschil moeten maken. Onderstaande tabel geeft de diverse procesverbeteringen, initiatieven of projecten uit het Jaarplan 2013 weer; hierbij kunnen een vijftal groepen onderscheiden worden: 1) deze die het gevolg zijn van nieuwe regelgeving, sectoraal of algemeen geldend, 2) deze die er uitdrukkelijk op gericht zijn de beleidsdoelstellingen Wonen mee te helpen realiseren 3) deze die focussen op de ondersteuning van de diverse sociale woonactoren 4) deze die betrekking hebben op de interne VMSW-werking of haar patrimoniumbeheer 5) deze plannen die generiek verplicht moeten opgenomen worden in een jaarplan. VMSW Jaarplan 2013 Aanleiding of doelstelling Voorwerp Jaarplanfiche Doelstellingencascade JP13-1 FS3 communicatie en uitrol en P&P-K. Herregodts JP13-2 Nieuw UP proces en- besluit P&P-K. Herregodts JP13-3 Implementatie nieuw leningenbesluit FIN-F. De Broeck JP13-4 Implemenatie SEPA , en FIN-F. De Broeck JP13-5 Design & build uitrollen PRR-K. Spitaels JP13-6 Renovatieplanning ERP PRR-K. Spitaels JP13-7 Onderhandelen van SWBC s met steden-gemeenten P&P-K. Herregodts JP13-8 Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren P&P-K. Herregodts JP13-9 Actualisering ABC-Bouw PRR-K. Spitaels JP13-10 Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM s en P&P-K. Herregodts JP13-11 Begeleiding en ondersteuing SHM s in financiële moeilijkheden P&P-K. Herregodts JP13-12 Ondersteuning SVK s ON-P. De Vooght JP13-13 Ondersteuning Wonen-Welzijn P&P-K. Herregodts JP13-14 Erfgoedwaardeonderzoek ism IVA Onroerend Erfgoed PRR-K. Spitaels JP13-15 Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten en PRR-K. Spitaels JP13-16 Betalingsprocessen stroomlijnen FIN-F. De Broeck JP13-17 Afdeling ON uitbouwen volgens concept dienstencentrum , , , en ON-P. De Vooght JP13-18 VMSW-Patrimoniumbeheer ON-P. De Vooght JP13-19 Koloniën 40: herinrichting, energie en duurzaamheid ON-P. De Vooght Verplicht JP13-a Diversiteitsplan ON-P. De Vooght JP13-b Preventieplan AD-H. Lyben

3 2 MEER IN HET BIJZONDER Belangrijk om aan te stippen is dat meerdere componenten ook reeds (deels) terug te vinden waren in het Jaarplan Dit is niet abnormaal omdat een aantal procesverbeteringen (b.v. en in het bijzonder in het kader van de nieuwe organisatiestructuur) over meerdere jaren lopen, niet in het minst omdat er ook een belangrijk en alomvattend informaticaproject (Prisma) aan gekoppeld is. Ook andere projecten lopen over meerdere jaren (bvb. ERP-2020). Het feit dat het een meerjarenproject is wordt aangegeven door het gebruik van het symbool. Daarnaast werd op een vorige raadszitting ook afgesproken dat we de resultaten van de Tevredenheidenquete 2012 mee zouden nemen in ons Jaarplan Naast de globaal zeer goede beoordeling van de VMSW werking werden bij deze enquete ook een aantal pijnpunten gedetecteerd. De drie belangrijkste remedieerbare 1 waren: 1. de coördinatie van bouw- en infrastructuurwerken: hier gaat het niet enkel om het nog steeds niet (volledig) opgelost zijn van het oud zeer dat er te velde woningen worden gebouwd zonder infrastructuur of omgekeerd, maar ook op het intern afstemmen van de werkwijze en de planning tussen ingenieurs en architecten; na zes jaar VMSW raakt het geduld van onze klanten terecht stilaan op. 2. enigszins daarmee samenhangend kwam uit de bevraging ook naar boven hoe groot het belang is van de ambtenaren die ter plekke de contacten met de klanten verzorgen, opnieuw voornamelijk de ingenieurs en architecten. Dit is niet echt een pijnpunt, maar eerder een vaststelling. Maar het niet steeds op één lijn zitten van opeenvolgende aanspreekpunten blijkt door nogal wat klanten als negatief te worden ervaren. Ook daarop wordt ingezet. 3. alhoewel de VMSW qua informatieverstrekking heel hoog scoort, worden de informatiesessies minder goed ontvangen. Daaraan zal aandacht besteed worden door duidelijk te maken wat men kan verwachten en tot wie we ons willen richten. Onze sprekers moeten voor een boeiende sessie zorgen. Jaarplanfiche 15 focust uitdrukkelijk op voornoemde punten 1 en 2 terwijl de aandacht voor goede, boeiende, doel- en doelgroepgerichte infosessies wordt meegenomen in diverse jaarplanfiches. Herkenninsteken voor de koppeling aan de tevredenheidenquete is het symbool. De maatregelen, projecten of initiatieven uit het VMSW-Jaarplan 2013 worden ook telkens gekaderd binnen de doelstellingencascade van de VMSW; de referentie naar de overeenstemmende positie in de doelstellingencascade wordt daarom in elke jaarplanfiche uitdrukkelijk opgenomen. Over de uitvoering van het Jaarplan wordt, zoals reeds eerder afgesproken, gerapporteerd via het Kwartaalrapport uit de managementrapportering. Eventuele nieuwe initiatieven die in de loop van 2013 worden opgestart zullen uiteraard steeds aan bod komen via de rubriek het noteren waard in het Maandrapport van de managementrapportering. Zo nodig kent deze melding een vervolg via een Verslag aan de raad van bestuur. 1 de VMSW ontsnapt uiteraard ook niet aan het algemene verwijt aan administraties (maar ook aan grote privébedrijven) van bureaucratie, gebrek aan flexibiliteit en creativiteit.

4 3 DE DETAILFICHES Op de hiernavolgende pagina s worden de klassieke projectfiches gepresenteerd. Hierop wordt, achtereenvolgens en na nummering en algemene omschrijving, ingegaan op: - wie is verantwoordelijk en wie treedt op als sponsor? - waarover gaat deze fiche? - wat is de doelstelling van deze procesverbetering, dit initiatief of dit project? - welke timing wordt vooropgesteld? - met welke randvoorwaarden dient rekening gehouden te worden? - welke kost is hieraan verbonden: personeel, informatica, communicatie en/of externe opdracht? - de positie in de Doelstellingencascade van de VMSW via de koppeling aan SD, OD en (sub)prestatie.

5 JAARPLANFICHE 1 FS3 Infoverstrekking aan begunstigden, aanpassing interne en externe procedures P&P Ludwig Lemmens & Annisa Albdiouni P&P Kurt Herregodts Uitvoering geven aan het (lang verwachte) Besluit van de Vlaamse Regering houdende de financiering van verrichtingen in het kader van sociale woonprojecten en de daaraan verbonden werkingskosten (FS3). sociale woonactoren informeren werking & procedures (intern & extern) aanpassenen producten aanpassen Alles zo organiseren dat initiatiefnemers gestimuleerd worden verder te werken aan de doelstellingen van het grond- en pandenbeleid TIMING Einde 2012 Goedkeuring en publicatie Besluitverwacht tegen einde 2012 Verlening marktconforme kredieten SHM s naar een initiële looptijd van 30 jaar opdat ze in aanmerking blijven komen voor GSC(lopend) Eerste trimester 2013 Implementatie van FS3-leningen Opzetten SAP om link FS3-lening en tegemoetkoming te koppelen Informatie verstrekken aan alle mogelijke initiatiefnemers in verband met nieuwe subsidiëring van sociale woonprojecten Implementatie v/d nieuwe initiatiefnemers in SAP, eventuele aanpassing leningenreglementering en procedures bij betalingen Medewerking Wonen Vlaanderen voor informatiesessies Intern ingrijpend voor werkwijzen binnen P&P en FIN wel sterke werklastverhoging (cfr. verslag 2.7 op raad van bestuur van 7 december 2012), geen bijkomend personeel Aanpassingen Prisma en SAP Infosessies organiseren (gedifferentieerd doelpubliek!) Opdrachten aan CapGemini voor SAP en Cronos voor Prisma (reeds deels uitgevoerd in 2012, verdere aapassingen voorzien in plan 2013) VMSW-PRESTATIELINK Alle hoofd- en subprestaties van O.D. 1.5

6 JAARPLANFICHE 2 Implementatie van en communicatie omtrent nieuw UP proces en -besluit ( interne en externe actoren) P&P Ludwig Lemmens P&P Kurt Herregodts Overleg omtrent, implementatie van en communicatie over een nieuw IP-UP-besluit Komen tot een flexibel Ip-Up, gericht op de beleidslijnen zonder de praktische noden en contraintes uit het oog te verliezen TIMING Einde 2012 Eerste conceptuele vergaderingen met Kabinet Wonen, WoVla en VMSW Data in 2013 Volledig afhankelijk van de politieke voortgang en beslissingen in dit dossier. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen, zodra mogelijk, streefdata voorgesteld worden. Politieke bedoeling is een inwerkingtreding in 2013 met het oog op het programma 2014 Medewerking Wonen-Vlaanderen en kabinet Wonen Tijdige politieke beslissingen Normale taak 0, 20 VTE Woonforum 2013 (hopelijk haalbaar), Provinciale trefmomenten n.a.v. aantreden van nieuwe raden van bestuur SHM s, ad-hoc infosessies Eventuele aanpassingen aan Prisma i.f.v. bepalingen Besluit VMSW-PRESTATIELINK

7 JAARPLANFICHE 3 Implementeren gevolgen nieuw Leningenbesluit: processen, organisatie, informatica, communicatie + aanpassing Intern Leningenreglement FIN5-6-7 Bert Simoens FIN Fabienne De Broeck Integratie gevolgen harmonisatie sociale leningen in (al dan niet aan te passen) VMSWorganisatiestructuur, inclusief communicatie dienaangaande en informatica-aanpassingen Overleg actoren: terugkoppeling en implementatieoverleg nieuw geharmoniseerd leningenbesluit, inclusief operationele en informaticagevolgen Voorbereiding (inclusief actorenoverleg) en goedkeuring door de raad van bestuur van een nieuw Intern Leningenreglement ifv harmonisatie sociale leningen en operationele gevolgen Aanbieden van een nieuw product sociale leningen, identiek aan dit aangeboden door het VWF, op basis van een nieuw geharmoniseerd leningenbesluit en een daarbij aansluitend nieuw Intern Leningenreglement, dat is overlegd met alle actoren, en dit functioneel ondersteund door een aangepaste infromaticaomgeving, organisatiestructuur en werkmethoden TIMING Einde 2012 Geharmoniseerd leningenbesluit in ontwerp Doorheen 2013 Aanpassing informatica en interne reglementering en processen en overleg met andere actoren (VWF en leningverstrekkende SHM s) Tijdige beslissing Vlaamse regering Normale taak personeel: B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen, P. Savaete, J. Vandenput Mogelijk SOPRA RFE nieuw kredietproduct + Evolan Originator (bedrag onbekend afhankelijk van gekozen opties, wellicht grote kost) personeelsinzet: J. Pollez en vervanger Informatiecampagne: aangepast aan nieuw besluit: raming euro SOPRA of andere (zie plan 2013) VMSW-PRESTATIELINK

8 JAARPLANFICHE 4 SEPA Single Euro Payments Area de eengemaakte Europese betaalruimte FIN02 Inge Bouckhout FIN - Fabienne De Broeck Aanpassen betalingsverrichtingen aan SEPA Het doel van SEPA is een Europese betaalmarkt te creëren waarbij de betaalverschillen tussen de lidstaten verdwijnen en allebetalingen binnen Europa binnenlandse betalingen worden TIMING Einde 2012 Overschrijvingen die manueel ingevoerd worden in Isabel 6 worden nu reeds als SEPA-betalingen ingevoerd Eind december 2013 SEPA-overschrijvingen uit SAP en Sopra; SDD Core (domiciliëring) uit Sopra Integratie van het mandatensysteem voor SDD Core voor hypothecaire ontleners Welke randvoorwaarde(-n), intern en/of extern B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen (SDD Core en mandatensysteem, omzetting rekeningnummers in Sopra naar SEPA) F. De Prest, S. Dönmez (omzetting rekeningnummers in SAP naar SEPA) I. Bouckhout (omzetting rekeningnummers in SAP naar SEPA voor FIN02). Projectmanagement voor aanpassingen in SAP (Frederik De Prest) en Sopra (Johny Polez) Nihil Opdrachten aan CapGemini en Sopra voorzien in plan 2013 VMSW-PRESTATIELINK en (SAP) en (Sopra)

9 JAARPLANFICHE 5 Uitrol van Design and Build-Procedure PRR - Koen Spitaels PRR - Koen Spitaels Opzetten van een procedure waarbij gronden worden ingevuld met sociale woningen door een team dat ontwerp, vergunningen en bouw coördineert. Oorspronkelijk opzet was kleine percelen ikv grond en panden te laten invullen maar dat is uitgebreid naar grotere gronddelen van SHM s om sneller het sociaal objectief te kunnen invullen Sneller sociaal objectief kunnen invullen zodat de doelstellingen van het GPB-decreet kunnen worden gehaald TIMING Momenteel is de procedure uitgeschreven en juridisch (extern) geadviseerd. Het herwerkt ontwerp wordt eind november ter advies voorgelegd aan VVH, VLEM, VCB, Bouwunie en Individuele SHM s. Aan de SHM s wordt ook gevraagd eigen gronden voor te stellen Infobrieven aan nieuwe gem/ocmw-besturen en bevraging naar gronden Ontvangen en verwerken adviezen, selectie van de aangeboden gronden die in aanmerking komen Lancering van de oproep en jurering van de kandidaten Toewijzingen ; bijkomende werven kunnen binnen de procedure 3 jaar lang besteld worden. Voldoende medewerking van SHM s en gemeenten om gronden te bebouwen Respons van bouwondernemingen en fabricanten Onderzocht moet worden of werftoezicht aan toezichters GPB kan worden toevertrouwd. Zoniet is bijkomende procedure voor aanstelling werfopvolgers nodig. Huidig personeel + werftoezichters extern Geen bijkomende soft- of hardware Publiciteit in bouwwereld noodzakelijk Externe werfopvolging (al dan niet in uitbreiding van GPB-opvolgers) VMSW-PRESTATIELINK

10 JAARPLANFICHE 6 Renovatieplanning ERP-2020 PRR - Bernard Wallijn PRR - Koen Spitaels Ondersteunen van de opmaak van een planning, op SHM-niveau, voor de energetische upgrade van het woningpatrimonium Vermindering CO2 uitstoot met 20%; daarom hebben, tegen 2020, alle sociale huurwoningen energiezuinige verwarming, dubbele beglazing en dakisolatie TIMING Tegen einde van het jaar zijn alle planningen van SHM op beter peil gebracht Medewerking van alle SHM s Positieve ondersteuning vanuit het Beleid opdracht voor de bestaande cel PRR, geen extra mankracht eventueel hulp bij opmaak rekenbladen VMSW-PRESTATIELINK

11 JAARPLANFICHE 7 Onderhandelen van Ontwerp-Sociaal Woonbeleidsconvenanten (SWBC s) met steden/gemeenten P&P Myriam Aelbrecht P&P Kurt Herregodts 25 steden/gemeenten hadden op datum van de eerste voortgangtoets > 9% sociaal huuraanbod. Deze gemeenten/steden kunnen een SWBC afsluiten met de Vlaamse regering om een toezegging over de financiering van een bijkomend sociaal huuraanbod te verkrijgen.vmsw is decretaal belast met de voorbereidende onderhandelingen met de steden/gemeenten Afsluiten van SWBC tussen de Vlaamse regering en de stad/gemeente voor de periode , dit na overleg door VMSW met betrokken stad/gemeente om een toename van het sociaal huuraanbod te verwezelijken TIMING nog vast te leggen Start afhankelijk van voorafgaande beleidsbeslissingen ivm procedure en inhoud van een SWBC. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen, zodra mogelijk, streefdata voorgesteld worden Aanvragen van steden/gemeenten & aansluitende projectaanmeldingen voor UP Ondertekening van SWBC door minister Samenwerking actoren [A2A = 0,10 VTE] + [A1 = 0,40 VTE] + [B2 = 0,20 VTE] gerichte briefwisseling naar de betrokken steden/gemeenten VMSW-PRESTATIELINK

12 JAARPLANFICHE 8 Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren P&P Marc Bernaert, Bert Landuyt en An Pelsmaekers P&P - Kurt Herregodts Het RGF is een intern financieringsfonds in beheer van de VMSW. Gedurende een periode van vier jaar wordt een leningsmachtiging verstrekt aan het RGF (via de VMSW). Het betreft een globaal bedrag van 50 miljoen euro. De VMSW leent en lost dit bedrag af met een 100% gewestwaarborg; het Vlaams Gewest vergoedt de rente (rentesubsidie). Het RGF heeft als doelstelling grondbeleidsmaatregelen te nemen in de 50 % duurste gemeenten van Vlaanderen, die noodzakelijk worden geacht om een hoogwaardige woonkwaliteit te behouden of te bevorderen. Er bestaat een specifieke regeling voor gronden: 1. gelegen in het Vlabinvest-gebied en te kaderen binnen de Vlabinvestdoelstellingen 2. bestemd voor grootschalige projecten met een gemengde bestemming in de andere geselecteerde gemeenten TIMING Einde Opstart van het RGF, aanschrijving van betrokken gemeenten, procedureafspraken met raad van bestuur VMSW, eerste verwervingen Opmaak en validering van een verwervings- en ontwikkelingsstrategie met de bedoeling dat tegen eind 2013 circa 30 miljoen euro aan leningsmachtigingen voor grondverwervingen zouden worden vastgelegd er voldoende haalbare voorstellen tot verwerving bij de VMSW worden ingediend 1 A1 in dienst vanaf 15/07/2012 tot eind 2020 (tijdelijk kader GPB) Kost integratie in Prisma (opvolgingssysteem projecten + fonds) Naar gemeenten & SHM s Eventueel, deel uitmakend van aanpassingen Prisma VMSW-PRESTATIELINK

13 JAARPLANFICHE 9 Actualisatie ABC-Bouw Actualisering ABC-Bouw PRR Bernard Wallyn, Paul Claus, Chantal Buyl, Eric Ruell PRR Koen Spitaels De richtlijnen en bestekken moeten aangepast worden aan reglementeringen die in beweging zijn (b.v. toegankelijkheid, isolatienormen, wetgeving overheidsopdrachten ) en aan nieuwe inzichten, produkten en produktnormen TIMING Data in 2013 A: afhankelijk van evolutie regelgeving; indien in 2013 geen stappen in wetgeving overheidsopdrachten gezet worden, wordt gestart met actualisatie op andere vlakken. B: dringend te finaliseren in de loop van 2013 C: wordt aangepakt na finalisatie B met integratie van infrastructuur en woningbouw Tijdige aanpassing van de Federale wetgeving inzake overheidsopdrachten. Probleem met afwezigheid trekker Chantal Buyl en andere bijkomende werkdruk. Moet worden opgelost begin 2013 Aanpassing website Publiciteit en infosessies Verzorgen drukwerk (plan 2013) VMSW-PRESTATIELINK

14 JAARPLANFICHE 10 Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM s P&P Gerd De Keyser P&P - Kurt Herregodts Organisatie van provinciale roadshows (samen met WoVla) en opmaak van een handleiding sociale huisvesting in een notedop gericht op de lokale verantwoordelijken (gemeente en OCMW) en op de nieuwe raden van bestuur van de SHM s, die in het voorjaar 2013 (tgv de gemeenteraadsverkiezingen) zullen samengesteld worden Noodzakelijke kennisopbouw bij de lokale beleidsverantwoordelijken van de SHM-bestuurders TIMING Overleg met VVH-VLEM + WoVla maart-april : handleiding sociale huisvesting in een notedop klaar + roadshow met WoVla Sessie op Woonforum 2013 Extern: positieve respons op het overleg met VVH-VLEM + WoVla Intern: samenwerking met andere afdelingen inzake opmaak handleiding sociale huisvesting in een notedop. Opmaak handleiding : alle keyfuncties P&P + insteek andere afdelingen Roadshows + Woonforum 2013: keyfuncties P&P Standaardondersteuning inzake de organisatie van de roadshow + vormgeving en druk handleiding Druk handleiding (opgenomen in VMSW-plan 2013) VMSW-PRESTATIELINK 1.7 en

15 JAARPLANFICHE 11 Begeleiding en ondersteuning SHM s in financiële moeilijkheden P&P Marijn Van Laere, Ronald Koopman en Gerd De Keyser P&P Kurt Herregodts Periodiek overleg (meerdere malen per jaar) tussen SHM en VMSW over de vorderingen in hun Plan van Aanpak of Saneringsplan en/of over hun financiële toestand Financiële situatie van de SHM s verbeteren TIMING Einde 2012 Opstarten overlegvergaderingen nieuwe stijl en verder Formele opstart met 8 SHM s begin 2013 Ernaar streven dat tegen eind 2015 alle actuele negatieve saldi RC zijn weggewerkt Positieve medewerking SHM s Ondersteuning, zo nodig, via toezichthouder inzet, over het jaar heen van 2 VTE s, verdeeld over 4 personen VMSW-PRESTATIELINK

16 JAARPLANFICHE 12 Ondersteuning SVK's : verdere integratie in de werking van de VMSW ON6 - Andree Brouwers ON - Piet De Vooght De decretaal bepaalde ondersteuningsopdracht t.a.v. sociale verhuurkantoren op hetzelfde niveau brengen als de door het VOB geleverde dienstverlening, en zo mogelijk verder uitbouwen Door integratie in de ruimere werking van de VMSW (samenwerking met, Juridische zaken, Kennisbeheer, ) de ondersteuningsopdracht verder uitbouwen TIMING Einde 2012 opdracht is sinds 1 juli toegewezen aan VMSW beperkt behoud van expertise (slechts 1 overstap) aanwerving en inwerking andere krachten nog volop bezig daarnaast 5 provinciale overlegvergaderingen gehouden, 1 Vlaams overleg en 2 vormingsmomenten grote tijdsinvestering in uitwerking promotiecampagne waarbij, i.s.m. Wonen-Vlaanderen, een extern bureau voor promotiecampagne werd geselecteerd april-mei Woonforum 2013: presentatie SVK-logo Lanceren promotiecampagne voor SVK's Nieuwe software voor administratie SVK's impact van nieuw erkennings- en subsidiebesluit slagen als team (4 nieuwe collega's) Nihil; gedekt door beheersvergoeding SVK's Projectwerking rond nieuwe administratiesoftware; kosten gedragen door / gedeeld met sector Promotiecampagne, betaald door kabinet Wonen Campagne- en mediaopdrachten VMSW-PRESTATIELINK

17 JAARPLANFICHE 13 Ondersteuning Wonen/Welzijn P&P Gerd De Keyser P&P - Kurt Herregodts Systhematiek ivm kennisdeling op het gebied van Wonen-Welzijn uitwerken. Een structurele kennisuitwisseling ivm wonen-welzijn mogelijk maken zodat actoren op het terrein van elkaar kunnen leren en dat vernieuwende, grensverleggende projecten kunnen herhaald worden. Kennisdoorstroming tussen terrein en beleid vlotter laten verlopen zodat de regelgeving niet langer/minder achter de feiten (op het terrein) aan holt. TIMING Einde 2012 Resultaten good practices actoren Wonen (kent vertraging tov jaarplan 2012 omdat contact werd opgenomen met Kenniscentrum Vlaamse Steden. Die waren van oordeel dat methodiek moest bijgesleuteld worden. Intussen zijn SHM s bevraagd (via fiches) en de deadline daarvoor was 15/9/12. Respons is na aandringen vrij goed Bevraging welzijnsactoren via DepWVG (VMSW niet direct bij betrokken) Kennisdelingwebsite klaar Probleemoplossende samenwerking + website afhankelijk van de bevraging welzijnsactoren, waar VMSW geen invloed op heeft inzet van 0,50 VTE, binnen huidig kader. Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale cel Wonen Welzijn Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale cel Wonen Welzijn VMSW-PRESTATIELINK

18 JAARPLANFICHE 14 Mee aansturen en monitoren v/h onderzoeksproject Erfgoedwaarde patrimonium (ism. IVA Onroerend Erfgoed) PRR2A - Paul Claus PRR - Koen Spitaels Mee aansturen en monitoren via de werkgroep erfgoedwaarde patrimonium van het gezamenlijk gefinancierd onderzoeksproject met IVA Onroerend Erfgoed gericht op een wetenschappelijk gefundeerde screening van het bestaande huurpatrimonium op mogelijke erfgoedwaarde Opmaken van een definitieve selectie van sociale huisvestingsprojecten/wijken waarvoor specifieke erfgoedregels gelden en dit aan de hand van de criteria zeldzaamheid, herkenbaarheid, authenticiteit, representativiteit, ensemblewaarde en contextwaarde; de geselecteerde sociale woonwijken worden onderworpen aan een uitgebreid onderzoek bestaande uit: plaatsbezoek, beschrijving esthetisch en fysisch voorkomen, bouwfysische toestand, literatuuronderzoek Het de SHM s mogelijk maken hun renovatieplanning hierop probleemloos (of met minder problemen) te laten aansluiten. TIMING Eind augustus 2014 Eind augustus 2016 Voorzien einde van de snelscreening Oplevering van een voorlopige lijst Oplevering definitieve selectie Oplevering wetenschappelijk onderbouwd beheersplan Voortgang project is afhankelijk van correcte en tijdige uitvoering van de screening door IVA Onroerend Erfgoed Paul Claus, Wouter Bosmans, Bert Landuyt (opvolging werkgroep) Via kennisbeheer, Guy Desmaele (GIS-laag) Later te bepalen Overeenkomst VMSW IVA Onroerend Erfgoed, te betalen in kwartaalschijven, goed voor: ,85 euro in 2012, ,72 euro in 2013, ,11 euro in VMSW-PRESTATIELINK TOTAAL: euro te indexeren

19 JAARPLANFICHE 15 Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten PRR Directeur (vervanger K. Herregodts) PRR - Koen Spitaels Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten als eerste aanspreekpunt inzake projectrealisatie voor de sociale huisvestingsmaatschappijen Timing infrastructuur en woningbouw t.o.v. elkaar optimaliseren, procedures vereenvoudigen en intern afstemmen van de werkwijze en planning van ingenieurs en architecten + continuïteitsverzekering door goed gebruik van Prisma TIMING Einde 2013 Procedures afgestemd na eerste jaar aparte opvolgingsmomenten over projectingenieurs en sectorarchitecten met SHM s en andere actoren Goede afstemming en communicatie met programmatie (en vice-versa) binnen huidige bezetting, geen bijkomend personeel gebruik van Prisma individueel per externe actor geen VMSW-PRESTATIELINK en 1.4.1

20 JAARPLANFICHE 16 Rationalisatie en stroomlijning van de betalingsprocessen FIN 04 Frederik De Prest FIN - Fabienne De Broeck De VMSW voert heel wat betalingen uit voor zichzelf of voor sociale huisvestingsmaatschappijen; de bedoeling is de processen en controles te stroomlijnen, zeker nu, te gevolge van FS3, bijvoorbeeld ook SBR- of SSI-subsidies vanuit de VMSW zouden vertrekken. (Het gaat niet om de betalingen met betrekking tot het hypothecaire proces) Processen en procedures op gelijke leest schoeien TIMING Einde 2012 Nagaan welke controles nodig zijn Eerste en tweede trimester2013 Onderscheiden van de verschillende (nieuwe) types betalingen Welke vastleggingen bijhouden in welk systeem hoe zorgen voor communicatie tussen systemen Uittekenen procedures Voor het definiëren van het volledige takenplaatje en de timing is eerst de publicatie van het FS3- besluit nodig Afstemming tussen de werkwijzes van en tussen de afdelingen FIN-P&P- PRR Desgevallend kleinere aanpassingen aan Prisma, belangrijke in SAP Nihil Opdracht voor SAP aan CapGemini (cfr. plan 2013) VMSW-PRESTATIELINK 1.5.1

21 JAARPLANFICHE 17 Afdeling Ondersteuning uitbouwen volgens concept dienstencentrum ON Piet De Vooght ON Piet De Vooght De wijze waarop de afdeling ON haar klanten ondersteunt wordt stelselmatig verder uitgewerkt volgens de belangrijkste principes van een dienstencentrum, met duidelijkheid over het aanbod, inspraak voor klanten, dienstverleningsafspraken, eventueel kostentoewijzing, Efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening verhogen Hogere klantentevredenheid over de geleverde dienstverlening TIMING klantenfora voor vraaggestuurd dienstenaanbod voor ICT, & HRM en Facilitair management zijn operationeel dienstencatalogus met dienstverleningsafspraken (SLA's) over alle te leveren dienstverlening, intern en extern, is klaar, raadpleegbaar en bruikbaar analyse of kostentoewijzing per klantengroep aangewezen is performantiemeting op basis van SLA's is mogelijk Binnen de afdeling zijn enkele andere projecten lopende die mogelijks een impact op deze timing kunnen hebben, zie o.m. de fiches JP13-18 (patrimoniumbeheer) en JP13-19 (herinrichting K40, energie & duurzaamheid), de verdere uitbouw van de personeelsadministratiesoftware, het jaarplan ICT, binnen bestaande bezetting beperkt; voorzien in jaarplan ICT VMSW-PRESTATIELINK , , , en

22 JAARPLANFICHE 18 Het eigen VMSW-SW-Patrimoniumplan verdiepen en implementeren ON4 Dirk GOVAERT ON - Piet DE VOOGHT Ontwikkeling en uitvoering van een VMSW Patrimoniumbeheersplan Opvolging en coördinatie van het dagelijks beheer en de uitbating van het VMSW patrimonium Uitbouw en coördinatie van een actualiseringplan teneinde het VMSW-patrimonium op het niveau van de geldende normering te brengen Implementatie van de actualiseringplannen per site (opvolging en coördinatie) TIMING Start van de werken aan Blok 6 (kleinste gebouw) Hoedhaar, Lokeren Voortontwerp renovatie van Hoogbouwplein klaar Concept voor masterplan EGKS-wijk door ontwerpbureau klaar Concept voor masterplan Kijkdorp Knokke-Heist door ontwerpbureau klaar Afstemming over de invulling van bouwgrond Hoedhaar (studio s) met stadsplan Lokeren klaar. Alle technische hindernissen kunnen voorzien worden Projecten kunnen gekaderd worden binnen de geldende stedebouwkundige voorschriften Aangepaste regelgeving collectieve energiebevoorrading Vlotte medewerking van de beheerders (SHM s)m.b.t. ontruiming en herhuisvesting van zittende huurders Binnen actuele bezetting: 1 VTE ON4 + samenwerking met FIN04, PRR 4. & -5 + Sectorarchitect. Verder onderzoek naar eventuele aanpassingen in SAP om te komen tot een volwaardige beheertool Via eigen website en eventuele site beheerders (SHM s) Ontwerpbureau(s) (mogelijk verschillende ontwerpers per site) VMSW-PRESTATIELINK

23 JAARPLANFICHE 19 Gebouwherinrichting met integratie van energie- en duurzaamheidsstrategie ON4 Dirk GOVAERT ON - Piet DE VOOGHT Uitwerking en opstart integrale herinrichting Koloniën 40, met inbegrip van eerder vooropgestelde doelen het stelselmatig terugdringen van het energieverbruik volgens het principe ALARA - As Low As Reasonably Achievable, zo laag als redelijkerwijze mogelijk is, rekening houdend met de haalbare inspanningen en de noodzakelijke financiële investeringen. integratie van duurzaamheidcriteria in bestekken en offertevragen op basis van de thema's die door MVO Vlaanderen gehanteerd worden. Aandacht voor labels die duurzaamheid garanderen bij de dagelijkse aankopen. opvolging van het Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten en de Vlaamse Strategie voor Duurzame Ontwikkeling ook toepassen in Patrimoniumbeheer. efficiënter ruimtegebruik in een vorm van anders werken reductie v/h energieverbruik met 50% t.o.v. referentiejaar 2008 reductie van de CO2-uitstoot in eigen gebouwen en de dagelijkse werking van de VMSW. integratie van een energie- of milieu- of MVO- managementplan (bvb. ISO50001of ISO14001/ EMAS of ISO26000) op middellange tot lange termijn. TIMING verdere uitbouw van een geïntegreerd FM plan, opgebouwd rond. duurzaamheid As is To Be (opname van deeltrajecten uit. Jaarplan 2012) Permanent renovatieconcept eigen kantoorgebouw klaar op basis van FM plan To Be duurzaamheidstrategie V.O.: deelname aan de werkgroepen voor het uitschrijven van productfiches voor duurzame overheidsopdrachten goedgekeurde VMSW-begroting rekening houden met haalbaarheid, rendementen en terugverdientermijn gebruik van raamovereenkomsten (bvb. door AFM) cel Logistiek & beheer gebouw, binnen bestaand kader implementatie of uitbreiding van gebouwbeheersystemen (GBS) intern via Woonnet, extern via VMSW-site VITO DALKIA Aannemer(s) voor specifieke projecten Ontwep/studiebureau (voorzien in VMSW-begroting 2013 afzonderlijke dossiers steeds ter goedkeuring aan raad van bestuur) VMSW-PRESTATIELINK

24 JAARPLANFICHE a Diversiteit op de werkvloer ON 3 Tanja Vervloessem + werkgroep diversiteit ON - Piet DE VOOGHT Het gelijke kansen en diversiteitsplan moet geïntegreerd worden in de cyclus van de jaarlijkse ondernemingsplannen en jaarrapporten. Diversiteit in het personeelsbestand bevorderen en de thematiek onder de aandacht brengen bij het personeel (sensibilisering). TIMING Einde 2013 Minstens 2 stageplaatsen aanbieden aan personen uit de doelgroepen Anderstalige personeelsleden begeleiden door bv. een opleiding Nederlands Verbetering van de monitoring van personen met een functiebeperking of chronische ziekte om hen een gepaste ondersteuning te kunnen bieden Het thema diversiteit in beeld brengen op de werkvloer Intern (ON3 + werkgroep diversiteit) VMSW-PRESTATIELINK

25 JAARPLANFICHE b Globaal preventieplan en Preventieplan 2013 AD Bert Simoens AD Hubert Lyben Uitvoeren van verschillende maatregelen zoals voorzien in het globaal preventieplan en het jaaractieplan 2013: bepalen van een kader voor acties inzake psychosociaal welzijn, in samenwerking met externe dienst opmaak van een nieuw globaal preventieplan in overleg met directie, vakbonden, vertrouwenspersonen, vrijwilligers inzake EHBO en evacuatie, en via participatieve risicoanalyse (personeelsbevraging, groepsgesprek, etc) veiligheidsplan inzake chemische en gevaarlijke producten, ook na te leven door personeel van externe firma s (bv. kuisfirma s) verdere verfijning van aanpak brandrisico, met bijkomende analyse van de menselijke risicofactoren (bv. omgang met apparaten) optimalisering van de geautomatiseerde systemen die in werking treden bij evacuatie Het optimaal verzekeren van de veiligheid en het welzijn van de VMSW-personeelsleden en van de externe personeelsleden die regelmatig binnen de VMSW werkzaam zijn, zodat een klimaat geschapen wordt waarbinnen elk personeelslid zich gesteund weet door de instelling en gemotiveerd kan zijn om mee te werken aan de VMSW-doelstellingen. TIMING 31/3/2013 Veiligheidsplan inzake gevaarlijke producten 30/6/2013 Actieplan psychosociaal welzijn 30/6/2013 Optimalisering geautomatiseerde systemen 15/9/2013 Globaal preventieplan /9/2013 Analyse risicofactoren brandveiligheid Medewerking van de hierboven vernoemde actoren (louter intern) of beperkt (afhankelijk van tussenkomst IDEWE bij acties inzake psychosociaal welzijn) VMSW-PRESTATIELINK