Bestek nummer CD000447

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Bestek nummer CD Voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van leveringen met betrekking tot het sluiten van een raamovereenkomst met Wijze van gunnen Algemene offerteaanvraag met Europese en Belgische bekendmaking Indiening van de offertes Plaats Digipolis Antwerpen Onthaalbalie DA1 Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen Geopend alle werkdagen van 08:30 uur tot 16:30 uur Uiterlijk tegen 28 oktober 2011 om 10:00u Plaats opening Offertes zullen worden geopend in Zaal Mercurius, Digipolis I gebouw op het voormelde uur. Bijlagen Bestek: Bijlage 1: CD000447_ Bijlagen_bestek.xls Bijlage 2: Info voor leveranciers 4.pdf Dit bestek en eventuele bijlagen worden ter beschikking gesteld in het e-notification platform op Indien dit Bestek op een andere wijze werd verzonden, neemt Digipolis of de verzender geen enkele verantwoordelijkheid op m.b.t. de correctheid van dit elektronisch document, noch kan dit Bestek of enige bepaling eruit Digipolis of de verzender juridisch verbinden. De enige juridisch geldige versie van het Bestek CD is de ter beschikking gestelde versie op Pagina 1

2 Inhoudsopgave Wettelijke en reglementaire bepalingen Toepasselijke Wetgeving Afwijking van de Algemene Aannemingsvoorwaarden... 5 Administratieve bepalingen Aard, voorwerp, opdrachtgever... 6 Wijze van gunning... 6 Opdracht-gevend bestuur... 6 Leiding van de opdracht... 6 Voorwerp en duurtijd van de opdracht... 6 Doelgroep van de opdracht... 8 Plaats van levering Selectie en gunning... 9 Kwalitatieve selectiecriteria... 9 Gunning-criteria De offerte en indiening Opmaak van de offerte...13 Ondertekening van de offerte...14 Indienen van de offerte...14 Prijsbepaling...15 Gestand-doenings-termijn Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing...16 Borgtocht...16 Facturatie...16 Betalings-termijnen...16 Voorschotten...16 Prijsher-ziening...17 Voorlopige oplevering...17 Definitieve oplevering...17 Wijzigingen opdracht Algemene bepalingen Vertrou-welijkheid...18 Aanspra-kelijkheid & overmacht...18 Verweer-middelen, boete clausule...18 Taal 19 Beëindiging...19 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank...20 Inhoudelijk-technische bepalingen Inhoudelijke bepalingen Doel van de opdracht...21 Doelgroep van de opdracht...21 Omschrijving van de opdracht Technische bepalingen Technische specificaties...25 Formulieren Inschrijvingsbiljet Pagina 2

3 Inventaris Verklaring ter ondertekening van de offerte Verklaring op erewoord Verklaring onderaanneming Pagina 3

4 Wettelijke en reglementaire bepalingen 1. Toepasselijke Wetgeving Op deze opdracht zijn volgende bepalingen van toepassing: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994); Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 26 januari 1996); Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met in bijlage de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, voor zover hier in het kader van de voorliggende opdracht niet van wordt afgeweken (B.S. van 18 oktober 1996); De Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (B.S. van 15 februari 2007), voor zover van toepassing op deze opdracht; Alle latere wijzigingen op voormelde regelgeving, voor zover van toepassing op de opdracht; Geldende internationale en Europese normen, inbegrepen deze die in de plaats zijn gekomen van vroegere Belgische normen, en geldende Belgische, regionale en lokale normen; Alle andere van toepassing zijnde geldende besluiten en reglementen, waaronder het Decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001, het Gemeentedecreet dd. 15 juli 2005 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, de organieke OCMW-wet dd. 8 juli 1976 en het Decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW-decreet) van 19 december 2008, de bepalingen inzake de nieuwe OCMW-boekhouding in het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 en het M.B. van 23 december 1997), het M.B. van 20 juni 2001 en de bijlagen, de VZW-wetgeving, ministeriële besluiten, wetgeving omtrent subsidie en begroting, boekhoudwetgeving, BTW-wetgeving, en politiewetgeving; Het Koninklijk Besluit van 20 december 2010 inzake de bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen (B.S. van 24 december 2010). Zijn ook van toepassing: De bepalingen van het Bestek en alle andere documenten waarnaar het Bestek verwijst; De rechtzettingen op het Bestek en de terechtwijzende berichten. Deze worden per aangetekend schrijven verzonden naar de aangemelde partijen en / of inschrijvers; Alle andere op het voorwerp van de opdracht van toepassing zijnde internationale, nationale, regionale en lokale richtlijnen, wetten, decreten, besluiten, voorschriften, normen, standaarden en reglementen. Alle voormelde normen, reglementen en voorschriften zullen tot de meest recente en gecoördineerde of geconsolideerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen in hoofde van de opdrachtnemer die van toepassing zijn op deze opdracht. In geval van tegenstrijdigheid, heeft dit Bestek voorrang. De in dit onderdeel weergegeven bepalingen zijn niet-limitatief opgesomd. De inschrijver Pagina 4

5 wordt geacht alle op de opdracht van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. De in de uitvoering van dit Bestek te sluiten deelovereenkomsten (inbegrepen de bijhorende onderhoudscontracten) met betrekking tot deze opdracht, kunnen voorrangsbepalingen bevatten ten opzichte van dit Bestek. De inschrijvers en deelnemers aan deze opdracht kunnen zich hier niet tegen verzetten. 2. Afwijking van de Algemene Aannemingsvoorwaarden Overeenkomstig artikel 3, 1 van het K.B. van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken zal omwille van de bijzondere eisen van de onderhavige opdracht, worden afgeweken van bepaalde artikelen van de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken (hierna genoemd Algemene Aannemingsvoorwaarden of AAV ), zoals opgenomen als bijlage aan het K.B. van 26 september In het kader van de voorliggende opdracht wordt er omwille van de bijzondere eisen van deze opdracht afgeweken van volgende AAV: Artikel 5 AAV (Bedrag van de borgtocht): Zie Hoofdstuk 6. Uitvoeringsmodaliteiten Borgtocht. De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst en in het kader hiervan vindt het opdrachtgevend bestuur het relevant om de borg te berekenen op de totale waarde van de opdracht. De berekeningsbasis van het totale bedrag van de opdracht wordt beschreven in hoofdstuk 6. Artikel 19 AAV (Voorlopige en definitieve oplevering): zie Hoofdstuk 6. Uitvoeringsmodaliteiten Voorlopige oplevering Definitieve oplevering; De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst. Gezien de aard en modaliteiten van deze opdracht vindt de definitieve oplevering niet plaats per deelopdracht maar wel bij het einde van de totale opdracht zoals beschreven in desbetreffend hoofdstuk in het Bestek. Artikel 20 AAV en artikel 66 AAV (Boetes): zie Hoofdstuk 7. Algemene bepalingen Verweermiddelen, boeteclausule. De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst in het kader waarvan Digipolis wagens bij de leverancier zal bestellen. Aangezien de betreffende wagens telkens binnen korte termijn door het opdrachtgevend bestuur in gebruik zullen moeten kunnen worden genomen, is het voor Digipolis noodzakelijk om over de nodige hefboom te kunnen beschikken indien de leverancier in gebreke blijft. Teneinde de leverancier maximaal te kunnen aanzetten tot het uitvoeren van zijn opdracht in overeenstemming met de bepalingen van dit Bestek, is het dan ook verantwoord dat een maximum percentage van 10 percent van de waarde van de betreffende deelovereenkomst (voor een welbepaalde wagen) wordt gehanteerd. Artikel 55 AAV (Aansprakelijkheid): zie Hoofdstuk 7. Algemene bepalingen Aansprakelijkheid & overmacht. Pagina 5

6 Administratieve bepalingen 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever Wijze van gunning Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de klassieke sectoren ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis, dewelke wordt gegund op grond van een algemene offerteaanvraag. Opdrachtgevend bestuur De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging, met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen en ondernemingsnummer BTW nr. BE Digipolis treedt aldus op als aanbestedende overheid. Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001 en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie Leiding van de opdracht Het toezicht op de uitvoering van de opdracht gebeurt door Digipolis Antwerpen, Generaal Armstrongweg 1. Het toezicht gebeurt onder leiding van de leidend ambtenaar, die eveneens: contactpersoon is voor alle vragen in verband met dit Bestek: inhoudelijk-technische toelichting bij het Bestek en de opdracht kan verschaffen; instaat voor de eerstelijnscommunicatie met de leverancier; toezicht zal uitoefenen op de uitvoering van de opdracht. De leidend ambtenaar is Yvette van Rheenen, Wagenparkbeheerder, tel: , fax: , yvette.vanrheenen@digipolis.be. Digipolis behoudt zich het recht voor om eenzijdig de leidend ambtenaar te vervangen in de loop van de gunningsprocedure, dan wel tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht. De leverancier wijst een persoon aan ( de projectleider leverancier ) die hem kan en zal vertegenwoordigen ten aanzien van het opdrachtgevend bestuur. De formele contacten tussen het opdrachtgevend bestuur en de leverancier verlopen uitsluitend via de projectleiders van beide partijen. Voorwerp en duurtijd van de opdracht Voorwerp van de opdracht: Deze opdracht heeft als doel het sluiten van een raamovereenkomst met een leasingmaatschappij voor het leveren van milieuvriendelijke. De auto s die in leasing (het betreft operationele leasing of renting) worden genomen zijn (3-, 4- en 5-deurs, breaks, monovolumes) en hebben een maximale leasingtermijn van 4 (vier) jaar per wagen. Indien nodig (bv. gedurende de bestelperiode van de wagen, ) is het bovendien mogelijk om korte termijn leasecontracten (aanloopwagens) en/of enkel een tankkaartcontract te sluiten. De bestaande vloot van Digipolis bestaat uit 17 bedrijfswagens. Dit Bestek voorziet in Pagina 6

7 het vervangen van de wagens (nadat ze in het vorige contract op vervaldag zijn gekomen). Er zullen minimaal 5 (vijf) wagens worden besteld en dit aantal kan worden uitgebreid tot aan het einde van de raamovereenkomst. Het opdrachtgevend bestuur blijft vrij om, zonder zijn beslissing te rechtvaardigen en zonder een afkoopsom te moeten storten, de frequentie van de bestellingen te bepalen. De inschrijvers, dan wel de opdrachtnemer kunnen geen enkele aanspraak afleiden uit het uiteindelijk bestelde aantal wagens, ook indien het op basis van de raamovereenkomst bestelde aantal kleiner is dan 5 (vijf) wagens, dan wel 17 (zeventien) wagens. De in dit Bestek opgenomen merken zijn louter indicatief en worden enkel gehanteerd om een objectieve vergelijking op het vlak van prijs te kunnen maken tussen de verschillende inschrijvers. De hier bedoelde opdracht is een overeenkomst tegen prijslijst op basis van te actualiseren prijzen. Er zijn geen percelen in deze opdracht. De duurtijd van de opdracht: De opdracht vangt aan hetzij na de betekening en het respecteren van de toepasselijke wachttermijn, hetzij ten vroegste op 1 januari De raamovereenkomst wordt gesloten voor een maximale duur van 4 (vier) jaar (onverminderd de mogelijkheid van vroegtijdige beëindiging waarover Digipolis in voorkomend geval beschikt). De individuele deelcontracten per geleasde wagen zullen in principe tevens voor een maximale duur van 4 (vier) jaar worden gesloten. De raamovereenkomst kan worden beëindigd nadat 5 (vijf) wagens in leasing werden genomen, of indien de inschrijver zich niet houdt aan de bepalingen van dit Bestek. Het opdrachthoudend bestuur kan in de periode van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2015 bestellingen plaatsen bij de opdrachtnemer op basis van de voorwaarden van dit Bestek. De opdrachtnemer bevindt zich niet in een exclusieve positie, waardoor Digipolis eveneens een overeenkomst kan sluiten met een derde partij met een gelijkaardig voorwerp. De leverancier is er weliswaar toe gehouden om, conform de bepalingen van het Bestek, te voorzien in deelcontracten per wagen, voor een maximale duurtijd van 4 (vier) jaar. De periode van 4 (vier) jaar is eventueel verlengbaar met een jaar nadat het opdrachtgevend bestuur uitdrukkelijk de vraag hiertoe heeft gesteld en dit nadat de datum van 31 december 2019 (= uiterlijke besteldatum plus 4 (vier) jaar) reeds is overschreden. Ook wanneer een wagen na een ongeval als totaal verlies wordt beschouwd, is het mogelijk om ter vervanging van deze wagen een nieuw leasecontract aan te gaan, ook al is de datum van 31 december 2015 verstreken. Digipolis is in geen geval verplicht het voertuig op het einde van het deelcontract aan te kopen. Digipolis engageert zich ertoe om de wagens aan de leverancier af te geven op de einddatum van het deelcontract. De eindafrekening zal geschieden op het einde van de deelopdracht, afhankelijk van o.m. het gereden aantal kilometers in + en -, voor zover het aantal kilometers in + meer dan 10% bedraagt, of in. Voor zover het verschil kleiner is dan 10% van het aantal kilometers zal de afrekening gebeuren door een vast bedrag per meer of min kilometer te rekenen. Als het verschil groter is dan 10% dient een volledige herberekening te gebeuren van het contract op basis van het reëel aantal gereden kilometers. Er zullen geen kosten worden aangerekend voor het ophalen van de wagens aan het einde van het deelcontract. De omschreven opdracht heeft betrekking op vermoedelijke hoeveelheden. Deze Pagina 7

8 hoeveelheden kunnen worden uitbreid of verminderd overeenkomstig de noden van het opdrachtgevend bestuur en binnen het kader van dit Bestek. Onderaanneming is toegestaan. Onverminderd de inlichtingen verschaft in de offerte van de inschrijver, is deze laatste verplicht om aan Digipolis schriftelijk de nationaliteit, de benaming, het maatschappelijk adres, de referenties van de mogelijke onderaannemer voor nazicht mee te delen, nog voor elk begin van de uitvoering van de onderaanneming. Vrije varianten zijn niet toegestaan, er wordt geen verplichte variant opgelegd. Doelgroep van de opdracht De opdrachthoudende vereniging Digipolis, dat tevens als opdrachtgevend bestuur optreedt. Plaats van levering De levering van de wagens gebeurt in de door de bestuurder (personeelslid, dan wel aangestelde van Digipolis) gekozen garage waar de wagen werd besteld, of, indien dit zo werd overeengekomen, aan de kantoren van Digipolis, vestiging Antwerpen of Gent. De plaats van de levering resulteert niet in additionele kosten voor Digipolis. Pagina 8

9 4. Selectie en gunning Kwalitatieve selectiecriteria Uitsluitingsgronden De inschrijver kan van deelname aan de opdracht worden uitgesloten indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in artikel 43 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (Belgisch Staatsblad van 26 januari 1996). Zo zal de inschrijver worden uitgesloten: 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de procedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; 2. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de inschrijver zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: een verklaring op erewoord waarin de inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 43 van het K.B. van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de Pagina 9

10 concessies voor openbare werken. Hiertoe dient de inschrijver het invulformulier zoals opgenomen in bijlage bij dit Bestek te gebruiken. RSZ-attest voor binnenlandse inschrijvers (art. 90 K.B. 8 januari 1996): Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. RSZ-attest voor buitenlandse inschrijvers (art. 90 K.B. 8 januari 1996): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. Vertegenwoordi gingsbevoegdheid Financieeleconomische draagkracht Technische bekwaamheid De inschrijver legt een document voor waaruit het mandaat blijkt van de ondertekenaar om de inschrijver te verbinden (uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten, benoemingsbesluiten en / of volmachten). Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: Een bewijs van een geldige verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van beginen einddatum; Een verklaring van de inschrijver waarin de jaarlijkse totale omzet wordt aangetoond van de laatste 3 (drie) boekjaren; Een verklaring van de inschrijver waarin de jaarlijkse omzet met betrekking tot de leveringen die het voorwerp van deze opdracht uitmaken wordt aangetoond van de laatste 3 (drie) boekjaren; Om de technische bekwaamheid van de inschrijver na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: Een lijst bij te voegen met de voornaamste leveringen uitgevoerd de laatste 3 (drie) jaar voorafgaand aan de publicatie van de opdracht, met vermelding van bedrag en van de publiek- en privaatrechtelijke instanties waarvoor zij werden uitgevoerd. Hierin moet duidelijk worden aangegeven wat de vertrouwdheid met en deskundigheid van de inschrijver is als onderneming op het vlak van de opdracht. Een schriftelijke bevestiging dat de leverancier bereid is alle gevraagde types van (3-, 4- en 5- deurs, breaks, monovolumes, ) in leasing te geven, conform de bepalingen van het bestek. Gunning- De inschrijver(s) waarvan de financiële, economische draagkracht en technische bekwaamheid werd bewezen, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van Pagina 10

11 criteria uitsluiting van deelneming aan de opdracht, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningcriteria: Gunningcriteria Gewicht 1. Prijs 65% 2. Dienstverlening (service-levelvoorzieningen) 20% 3. Milieucriterium 10% 4. Kwaliteit van het dossier 5% TOTAAL 100% Toelichting van de gunningcriteria Prijs: De prijs zal worden beoordeeld aan de hand van de som van de totaalprijzen ingevuld op de inventaris. De totaalprijs bekomt men door het gemiddelde te maken van alle gevraagde wagens per gevraagd contract (incl. BTW). De prijs zal beoordeeld worden door toepassing van volgende formule: (Gewicht gekoppeld aan criterium prijs) x laagste prijs / prijs van de inschrijver Prijs = de totale aannemingssom voor de maximale looptijd van de opdracht. Dienstverlening (service-levelvoorzieningen): In het kader van het criterium dienstverlening wordt rekening gehouden met de servicelevelvoorzieningen van de inschrijver. Hij dient met name aan te tonen op welke manier de kwaliteit van de dienstverlening en de werking worden gewaarborgd inzake het nakomen van de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van dit Bestek. Het opdrachtgevend bestuur hecht er belang aan dat het aanbod voldoende divers is, dat er voldoende keuzemogelijkheden zijn en dat de uitvoering op een flexibele wijze georganiseerd wordt. De inschrijver geeft ook voldoende aandacht aan de wijze van rapportering i.v.m. het wagenpark (brandstofverbruik, ongevallen, onderhoud, ). Deze gegevens dienen spontaan te worden aangeboden (niet enkel op afroep) en bovendien moeten zij voldoende zijn gedetailleerd. De gegevens dienen ook in elektronische vorm te worden aangeleverd zodat zij gemakkelijk hanteerbaar zijn voor verdere interne verwerking. Aanlevering in Excelformaat geniet derhalve de voorkeur t.o.v. aanlevering in pdf-formaat. Milieucriterium: Het moet blijken dat de inschrijver initiatieven neemt inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen. Voor Digipolis is maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) een belangrijke doelstelling. Zij wenst de principes van MVO niet alleen verder te introduceren in haar eigen werking, maar wenst ook een beroep te doen op haar leveranciers om deze in te bedden in de opdrachten die zij voor Digipolis uitvoeren. Daartoe wordt aan de inschrijvers gevraagd volgende informatie aan het opdrachtgevend bestuur te bezorgen: Op welke domeinen werkt u als inschrijver actief aan een milieuvriendelijker ondernemingsklimaat, welke milieuontlastende maatregelen worden door u genomen? Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het gebruik van milieuvriendelijk kantoor en informaticamateriaal, over het gebruik van hernieuwbare energie, over maatregelen om het energieverbruik te beperken of over stimuli om het openbaar vervoer of fietsgebruik voor uw personeel te promoten of de criteria die u hanteert om uw eigen wagenpark milieuvriendelijk te houden. Pagina 11

12 Welke initiatieven neemt u ten aanzien van uw leveranciers en dienstverleners met betrekking tot de milieuontlastende maatregelen die zij nemen in hun bedrijfsuitvoering? Stelt u bijvoorbeeld eisen of criteria met betrekking tot het gebruik van hernieuwbare energie, het gebruik van milieuverantwoorde producten en materialen, het gebruik van een milieuverantwoord afval en recyclage beleid, enz. Welke sociale maatregelen worden genomen? Hoe maakt u in deze opdracht werk van een actief diversiteitsbeleid, inschakeling van werkzoekenden uit de kansengroepen op de arbeidsmarkt, medewerkersbetrokkenheid, samenwerking met de sociale economie, enz. De maatregelen moeten controleerbaar zijn en concreet worden gemaakt met voorbeelden, concrete data, uit te voeren en/of reeds gevoerde acties, beleidsverklaringen, kwaliteitscriteria of labels van de onderneming inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen, e.a. (Deze opsomming is niet beperkend) Kwaliteit van het dossier In het kader van het criterium van de kwaliteit van het dossier wordt gekeken naar de overzichtelijkheid, duidelijkheid en volledigheid van de offerte als weerspiegeling van de kwaliteit van de samenwerking. Pagina 12

13 5. De offerte en indiening Opmaak van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat uit het inschrijvingsbiljet en alle andere bij te voegen bijlagen, in de volgorde hierna aangegeven: Bijlage 1. Bijlage 2. Ingevuld inschrijvingsbiljet volgens aangeleverd sjabloon; Ingevulde inventaris volgens aangeleverd sjabloon; Bijlage 3. Verklaring ter ondertekening van de offerte volgens aangeleverd sjabloon; Bijlage 4. Bijlage 5. Bijlage 6. Bijlage 7. Bijlage 8. Bijlage 9. Verklaring op erewoord volgens aangeleverd sjabloon; Desgevallend RSZ attest met droogstempel; Mandaat ondertekenaar; Bewijs van verzekering; Verklaring met betrekking tot de totale omzet; Verklaring met betrekking tot opdrachtspecifieke omzet; Bijlage 10. Referenties ter beoordeling van de technische bekwaamheid van de inschrijver; Bijlage 11. Een schriftelijke bevestiging dat de leverancier bereid is alle gevraagde types van (3-, 4- en 5-deurs, breaks, monovolumes, ) in leasing te geven, conform de bepalingen van het bestek. Bijlage 12. Documenten met betrekking tot het gunningcriterium Dienstverlening; Bijlage 13. Documenten met betrekking tot het gunningcriterium Milieucriterium; Bijlage 14. Ingevuld prijzenraster (Excel). De inschrijver is ertoe gehouden de offerte, de bijlagen en alle briefwisseling alsook alle documentatie - in het Nederlands op te stellen, en dient het verplichte inschrijvingsbiljet te gebruiken. Enkel voor de zuiver technische bijlagen en folders, publicaties en bedrijfsreclame mag de Engelse of de Franse taal worden gebruikt. Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht voor, op kosten van de inschrijver, een beëdigde vertaling van deze stukken op te vragen. De inschrijver dient zijn offerte als volgt op te stellen: De offerte dient goed gestructureerd en ondubbelzinnig te zijn samengesteld op A4 formaat. Per bijlage die aan de offerte dient te worden toegevoegd, dient een apart hoofdstuk te worden voorzien. De pagina s zijn op volgende wijze genummerd: pagina x van y. Dit geldt ook voor de bijlagen. Het bijvoegen van folders, publicaties, bedrijfsreclame, enz. is toegestaan, maar maakt geen deel uit van het dossier en dient apart te worden opgenomen. Illustraties mogen worden opgenomen, maar dienen in een bijlage te worden opgenomen, tenzij de illustratie essentieel is om de tekst te ondersteunen. Elke inschrijving, of inventaris die op een ander document (bv. computerlijsten) is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die Pagina 13

14 bovenaan zijn document volgende formule moet vermelden: Ik, ondergetekende (...), verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door Digipolis verstrekte inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Indien de inschrijver een beroep doet op derde partijen (onderaannemers) voor (delen van) deze opdracht, dient hij dit expliciet te vermelden in de offerte. In dat geval specificeert hij de volledige identiteit van de derde partij(en) en de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten. Ondertekeni ng van de offerte De volledige offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend. Elk elektronisch aangeboden offertedocument moet correct elektronisch zijn ondertekend. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie toe te voegen bijlagen). Let op; als de bevoegde persoon volmacht geeft aan een andere persoon die de offerte (en bijhorende documenten) met e-id tekent dan is de volmacht een document met e-id getekend door de bevoegde persoon en wordt bij de offerte gevoegd. De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen. Indienen van de offerte Iedere offerte dient bij Digipolis vóór 28 oktober 2011 om 10:00 uur toe te komen. Offertes worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren offerte in te dienen; om meer dan een (1) elektronische offerte in te dienen. De capaciteit voor het opladen van offertes of kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk offertes of kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige offerte. De offertes, inschrijvers die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 81 quater, 1 van het K.B. van 8 januari 1996 worden opgesteld. De offertes worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De offertes moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite die de naleving toelicht van de voorwaarden van artikel 81 quater, 1 van het K.B. van 8 januari Pagina 14

15 Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Prijsbepaling De basiseisen van het Bestek moeten worden uitgevoerd via een prijslijst. De in de inventaris opgegeven prijzen zijn inclusief alle kosten, met name administratieen secretariaatskosten, verplaatsings-, vervoers-, en verzekeringskosten, de kosten voor de documentatie die betreffende de leveringen en eventueel door het opdrachtgevend bestuur wordt geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de leveringen, de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten, de kosten voor verpakking, de keurings- en de opleveringskosten de recupelbijdrage (zie en alle andere mogelijke kosten, tenzij deze uitdrukkelijk worden gevraagd in de inventaris in bijlage. De inschrijvers dienen in hun offerte afzonderlijk te vermelden: het bedrag exclusief BTW; de aanslagvoet en het bedrag van de BTW; het bedrag inclusief BTW. De inschrijvers dienen - indien gevraagd door Digipolis door middel van een inventaris - ieder onderdeel van de prijsbepaling in detail te vermelden. Voor alle prijzen moet de inhoud op een overzichtelijke en transparante wijze duidelijk worden gemaakt. Dit wil zeggen dat er een open boek principe moet worden gebruikt i.v.m. de prijzen. Men dient altijd terug te kunnen vinden hoe de prijs is opgemaakt. De inschrijver moet alle inlichtingen verstrekken om Digipolis in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Gestanddoeningstermijn De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag van de uiterste indiening van de offertes. Pagina 15

16 6. Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing De uitvoering van de opdracht vangt aan op de dag van verzending van de kennisgeving van de toewijzing of op de datum die vermeld is in de brief van de toewijzingsbeslissing van Digipolis aan de gekozen leverancier. Digipolis is niet verplicht de opdracht toe te wijzen en kan afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen - indien nodig op een andere wijze -, zonder dat een inschrijver aanspraak kan maken op enige schadevergoeding. Borgtocht Er wordt een borgtocht van 5 % van het totale bedrag van de opdracht geëist. Het totale bedrag van de opdracht wordt als volgt bepaald; de gemiddelde leasingprijs van de 10 wagens per maand exclusief BTW in contract 1 ( km) x 48 maanden x 5 wagens (minimale afname). De borgtocht wordt in zijn geheel vrijgegeven na definitieve oplevering op schriftelijk verzoek van de leverancier. Wanneer de opdracht met vertraging, wegens laattijdige uitvoering, dan wel geheel of ten dele niet wordt uitgevoerd, zelfs al gaat het om ontbinding of verbreking van de opdracht, houdt Digipolis ambtshalve de haar toekomende bedragen van de borgtocht af. Facturatie De facturen of creditnota s dienen buiten de wettelijke voorschriften voorzien te zijn van de volgende aanvullende vermeldingen. Verwijzing naar dit Bestek door vermelding van het contractnr. CD Per levering: - datum en plaats; - gedetailleerde beschrijving; - hoeveelheid; - eenheidprijs; - totaalprijs. De facturen moeten per post worden verstuurd aan Digipolis, Financiële Dienst, Generaal Armstrongweg 1, B-2020 Antwerpen. Specifieke facturatie richtlijnen: Facturen worden maandelijks opgemaakt; Facturen worden per wagen, per deelcontract opgemaakt. Betalingstermijnen Betalingen gebeuren binnen de 50 (vijftig) dagen te rekenen vanaf de datum waarop Digipolis in het bezit is van de regelmatig opgemaakte en goedgekeurde factuur. Voorschotten Deze zijn niet toegestaan. Pagina 16

17 Prijsherziening De eventuele schommelingen in de prijzen van de producten, lonen, vervoerstarieven, sociale lasten en verzekeringspremies, geven geen aanleiding tot het herzien van de inschrijvingsprijzen, uitgezonderd prijsdalingen. Voorlopige oplevering De voorlopige oplevering per deelcontract wordt verricht op de plaats van bestemming. De voorlopige oplevering kan slechts plaatsvinden na de volledige levering van de wagen. Dit is het moment nadat de wagen is gekeurd en overhandigd aan het bestuur. Het bestuur heeft vanaf de datum van ontvangst van de wagen 30 (dertig) werkdagen de tijd om de wagen te onderzoeken en op zijn volledigheid en kwaliteit te beoordelen en goed te keuren. De resultaten van deze voorlopige oplevering worden schriftelijk overgemaakt aan de leverancier. Indien het bestuur geen opmerkingen heeft, vermeldt hij dit in het opleveringsverslag en is er sprake van voorlopige oplevering. Indien het bestuur opmerkingen formuleert, heeft de leverancier 15 (vijftien) kalenderdagen tijd om alle nodige oplossingen aan te brengen, op eigen kosten. In dat geval wordt de volledige voorlopige opleveringsprocedure opnieuw doorlopen. Definitieve oplevering De definitieve oplevering valt samen met het einde van de opdracht, tenzij er facturen zijn geweigerd. Dan valt deze na het goedkeuren van deze facturen. Tijdens de waarborgperiode (1 jaar vanaf datum voorlopige oplevering) heeft Digipolis het recht om op kosten van de leverancier de producten te laten vervangen wanneer ze gebreken vertonen die geen gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. Op de in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast. Wijzigingen opdracht In de loop van de uitvoering van de opdracht zal Digipolis de mogelijkheid hebben om inhoudelijke aanpassingen aan te brengen in functie van de behoeften van Digipolis mits niet wordt afgeweken van de basisomschrijving van de opdracht, overeenkomstig artikel 7 en 8 van het K.B. van 26 september De vervanging van de in de offerte vermeldde onderaannemer(s) kan slechts na voorlegging aan en na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door Digipolis. Pagina 17

18 7. Algemene bepalingen De leverancier en Digipolis verzekeren het vertrouwelijk karakter van alle informatie, die wordt verkregen binnen deze opdracht. Zij verspreiden deze informatie niet onder derden zonder het geschreven akkoord van de andere partij. De leverancier gebruikt deze opdracht niet als referentie of organiseert geen enkele communicatie naar pers en/of publiek m.b.t deze opdracht zonder het voorafgaand geschreven akkoord van Digipolis. De leverancier verbindt zich er bovendien toe om geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Digipolis. De leverancier en Digipolis zullen deze confidentiële informatie slechts verspreiden onder die werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht of die van de geleverde goederen gebruik maken voor zover dit nodig is voor het correct gebruik van deze geleverde goederen. Ze verzekeren dat deze werknemers de verplichtingen inzake het confidentieel karakter van de informatie kennen en deze ook respecteren. Vertrouwelijkheid Aansprakelijkheid & overmacht De leverancier is - behoudens in geval van overmacht - aansprakelijk voor elke mogelijke schade, zowel materiële als immateriële schade (inclusief mogelijke sancties ten laste van Digipolis en/of haar klanten) die Digipolis en/of haar klanten lijdt of aan derden verschuldigd is als rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg van vertragingen of tekortkomingen van de leverancier in de uitvoering van de opdracht. Behoudens in het geval van opzet, bedrog of zware fout is de aansprakelijkheid van de leverancier onder deze opdracht beperkt tot maximaal de totale waarde van deze opdracht waarbij ook de langdurige en weerkerende kosten in aanmerking worden genomen. Ook als er onderaannemers zijn, blijft de leverancier persoonlijk en rechtstreeks aansprakelijk voor alle verbintenissen die hij aanging met Digipolis. De leverancier verbindt zich ertoe zijn verplichtingen te goeder trouw uit te voeren met het oog op het slagen van de opdracht. Overmacht betekent een gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de leverancier of Digipolis, die niet kon worden voorzien, noch verhinderd, en die de volledige onmogelijkheid van uitvoering van de opdracht of een deel ervan met zich brengt. Noch Digipolis, noch de dienstverlener is aansprakelijk voor gebreken of vertragingen in de uitvoering van de opdracht in de mate dat deze gebreken of vertragingen het gevolg zijn van overmacht. Tijdens de periode van overmacht zal Digipolis evenwel geen vergoedingen verschuldigd zijn in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op de diensten, leveringen of werken die niet of niet conform de opdracht werden geleverd of uitgevoerd ten gevolge van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen binnen de onderneming van de leverancier of een onderaannemer, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de diensten, het niet beschikken over eventueel vereiste vergunningen, wanprestatie van door dienstverlener ingeschakelde derden, en/of liquiditeit- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van leverancier. Onder overmacht wordt wel verstaan: oorlog, opstand, onlusten, volksbewegingen, acties vanwege de burgerlijke of militaire overheden, embargo's, terrorisme, overstromingen, algemene elektriciteitspannes. Verweer- De leverancier wordt in verband met de uitvoering van zijn opdracht in gebreke gesteld: Pagina 18

19 middelen, boete clausule indien de geldig geschreven schriftelijke bevelen van Digipolis niet worden nageleefd; indien de leveringen niet worden uitgevoerd volgens de voorschriften bepaald in het Bestek; indien de leveringen niet volledig voltooid zijn binnen de bedongen uitvoeringstermijn. De verweermiddelen die Digipolis ter beschikking heeft zijn deze die voorzien zijn in artikel 20 en artikel 66 van de AAV in bijlage van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (onder meer ingebrekestelling, straffen, boeten wegens laattijdige uitvoering, maatregelen van ambtswege, compensatie, uitsluitingen, korting wegens minwaarde, verbrekingen). Voor elke gebrekkige uitvoering door de leverancier waarvoor de overeenkomst geen specifieke modaliteiten bepaalt, kan Digipolis toepassing maken van de maatregelen van ambtswege, met inbegrip van een boeteclausule. De boeteclausule is vastgelegd op 0,07% per kalenderdag vertraging met een maximum van 10 percent van de waarde van de leveringen waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde. De boetes worden automatisch in mindering gebracht van de factuur die de leverancier opmaakt. Taal De taal waarin deze gunningprocedure wordt gevoerd is het Nederlands. De tekst van het bestek in de Nederlandse taal is bindend. Tenzij Digipolis het anders aangeeft, moeten alle stukken die de inschrijvers bij Digipolis indienen in het Nederlands zijn. Officiële documenten of technische bijlagen die niet in het Nederlands beschikbaar zijn, mogen in de oorspronkelijke taal worden ingediend. Digipolis behoudt zich steeds het recht voor van die documenten een kosteloze, beëdigde Nederlandse vertaling te vragen. De leverancier is verantwoordelijk voor eventuele fouten in de vertaling. Beëindiging Beëindiging ingevolge het niet behalen van de serviceniveaus In geval de leverancier de serviceniveaus vastgelegd in de SLA niet behaalt en de leverancier er niet in slaagt om deze tekortkoming binnen een redelijke termijn te corrigeren, dan heeft Digipolis het recht om de raamovereenkomst, naar keuze, geheel of gedeeltelijk als van rechtswege ontbonden te beschouwen. Digipolis brengt de leverancier van de beëindiging aangetekend op de hoogte. In geval van (gedeeltelijke) beëindiging, kan Digipolis van de leverancier eisen om de Exit te doorlopen en de Bijstand na beëindiging te leveren voor wat betreft het beëindigde gedeelte, waarbij een opzegtermijn kan worden toegekend van maximum 3 (drie) maanden. Beëindiging ingevolge wanprestatie Indien de leverancier in gebreke blijft één of meerdere van de essentiële verplichtingen van de raamovereenkomst na te leven en voor zover de leverancier binnen een termijn van 10 (tien) werkdagen geen correctieve maatregelen genomen heeft en/of indien de leverancier minimaal 3 (drie) maal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot de uitvoering van de opdracht ongeacht correcties en/of indien de leverancier eenmaal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot een essentiële verbintenis en geen correctie tijdig is doorgevoerd, is Digipolis gerechtigd de raamovereenkomst dan wel, naar keuze van Digipolis, enkel het betreffende deelcontact als van rechtswege ontbonden te beschouwen ten laste van de in gebreke blijvende leverancier en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs aan deze leverancier. Beëindiging ingevolge faillissement of intrekking vergunning Ingeval de leverancier in staat van faillissement of welkdanige samenloop van schuldeisers verkeert of dreigt te verkeren waardoor de uitvoering van de opdracht Pagina 19

20 geheel of gedeeltelijk wordt beëindigd of onderbroken of waardoor zulke beëindiging of onderbreking dreigt te ontstaan, of indien de leverancier niet meer beschikt over de voor de uitvoering van de opdracht benodigde vergunning(en) of rechten, of deze dreigt te verliezen of te worden ingetrokken, is Digipolis gerechtigd de raamovereenkomst als van rechtswege ontbonden te beschouwen ten laste van de leverancier en dit door middel van een aangetekend schrijven aan de leverancier. Beëindiging ingevolge zeggenschapswijzigingen Indien binnen de leverancier of binnen de groep van ondernemingen waar de leverancier deel van uitmaakt belangrijke zeggenschapswijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld door een fusie of overname, zal de leverancier Digipolis hiervan prompt schriftelijk in kennis stellen. Indien Digipolis van mening is dat de nakoming van de raamovereenkomst door die omstandigheden wezenlijk wordt beïnvloed, is Digipolis gerechtigd tot de onmiddellijke beëindiging van de raamovereenkomst over te gaan. De beëindiging vindt door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs plaats. Beëindiging door de leverancier Het contract is jaarlijks opzegbaar mits kennisgeving van de opzeg 6 (zes) maanden voor het verstrijken van de verjaardag van de betreffende overeenkomst. De deelcontracten zijn opzegbaar, de opzegmodaliteiten zijn te in onderling overleg te bepalen. Beëindiging door Digipolis Het contract is jaarlijks opzegbaar zonder recht op schadevergoeding in hoofde van de dienstverlener, mits kennisgeving van de opzeg drie (3) maanden voor het verstrijken van de verjaardag van de betreffende overeenkomst. De deelcontracten zijn opzegbaar, de opzegmodaliteiten zijn te in onderling overleg te bepalen. Overige bepalingen De beëindigingmogelijkheden van Digipolis zoals hierboven aangeduid, doen geen afbreuk aan het recht van Digipolis om schadevergoeding en/of prijscorrecties te bekomen (binnen de grenzen van de aansprakelijkheidsbeperkingen zoals vastgelegd in het Bestek) uit hoofde van de eerdere uitvoering van de raamovereenkomst en/of uit hoofde van de beëindiging ervan. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Door het indienen van een offerte aanvaardt de inschrijver dat het Belgische Recht toepasselijk is. Bij elke betwisting tussen de partijen erkent de leverancier de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Antwerpen. Pagina 20

21 Inhoudelijk-technische bepalingen 8. Inhoudelijke bepalingen Doel van de opdracht Het in leasing nemen van milieuvriendelijke bedrijfswagens. Het opdrachtgevend bestuur stelt een bedrijfsauto ter beschikking aan specifieke groepen van werknemers. Doelgroep van de opdracht Digipolis Antwerpen en Digipolis Gent. Omschrijving van de opdracht Algemeen Het principe is dat de betrokken werknemer een personenwagen in leasing beschikbaar krijgt tot een maandelijks vastgesteld plafondbedrag. Deze prijs van de leasewagen, die onder het plafondbedrag moet blijven, wordt bepaald door rekening te houden met de maandelijkse leaseprijs inclusief alle verplichte en vrij gekozen opties (zie bepaling leasetarief hieronder) + het ingeschatte brandstofverbruik (dit is het gemiddeld standaardverbruik * courante prijs) + de CO ² taks van het betreffende voertuig. De leverancier zal in de uitvoering van de opdracht de maandelijkse leaseprijs afrekenen, evenals het reëel brandstofverbruik. De CO ² taks zal niet door de leasemaatschappij aan het opdrachtgevend bestuur worden aangerekend (dit gebeurt via de RSZ aangifte). De geldende norm uit de Digipolis car policy en haar bijvoegsels op het moment van bestelling van de auto is voor de werknemer van kracht gedurende de hele looptijd van het leasecontract. De keuze van de wagen en de garage is evenwel vrij, zolang de norm wordt gerespecteerd. De keuzemogelijkheid van de wagen wordt mee bepaald aan de hand van de reëel geschatte kilometers die de werknemer per jaar rijdt, met een minimum van kilometer per jaar, voor een leaseperiode van maximaal 4 (vier) jaar, behoudens verlenging in overeenstemming met dit Bestek. Digipolis stimuleert door middel van haar carpolicy de gebruikers tot het aanschaffen van milieuvriendelijke. Dit wordt gerealiseerd door beperkingen op te nemen met betrekking tot CO ² uitstoot en door een ontmoedigingsbeleid voor andere milieukenmerken. Dit ontmoedigingsbeleid vertaalt zich in mechanismen die voor de meest verbruikende, vervuilende wagens een financiële tussenkomst aan de gebruiker op te leggen. De wagens die in leasing worden genomen, worden naast het verplicht gebruik voor professionele doeleinden ook ingezet voor privé-gebruik in binnen- en buitenland. De werknemer heeft de keuzevrijheid voor een wagen, met een maximum CO ²- uitstoot van categorie D. Dit wil zeggen 190 gram voor benzine en 175 gram voor diesel, tot een vastgesteld maandelijks plafondbedrag. Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht voor om deze norm aan te passen wanneer dit nodig zou zijn. Het contract dient wel te worden gesloten voor een minimum van kilometer per jaar. (Indien een bestuurder oordeelt dat hij/zij minder dan km per jaar zal worden afgelegd mag het contract wel worden afgesloten op basis van deze raming, doch de berekening om af te zetten tegen het vastgesteld maandelijks plafondbedrag zal rekening houden met Pagina 21

22 minimum km per jaar.) Tijdens de selectie van de wagen mag de werknemer alle toebehoren laten voorzien op zijn auto zolang de geldende norm uit de Digipolis carpolicy en haar bijvoegsels niet worden overschreden. Bestuurder Op voorwaarde dat ze over een geldig rijbewijs beschikken en aan de wetten m.b.t. het besturen van voertuigen voldoen, mogen volgende personen de auto besturen: De werknemer en de rechtstreekse verwanten: echtgenotes, echtgenoten, partners en meerderjarige kinderen; Andere werknemers van Digipolis; Andere personen op voorwaarde dat de werknemer aanwezig is in het voertuig. Leasetarief Naast de toebehoren en opties die door de bestuurder worden gekozen zijn in het leasetarief, uitgedrukt in een vaste prijs per maand, volgende zaken inbegrepen: Afschrijving en rente; Wegenbelasting; Verzekering; Onderhoud en herstellingen; Banden; Pechbijstand; Recht op vervangwagen; Administratiekosten; Management fee; Andere kosten (specificeren). Extra kosten Onderstaande kosten zijn niet ten laste van de inschrijver, maar zijn voor eigen rekening van de betrokken bestuurder: Bekeuringen en boetes; Schade door slecht beheer van de auto, bijvoorbeeld: o o o Onredelijk rijgedrag; Niet naleven van onderhoudsvoorschriften; Niet of niet tijdig gemelde schade door een ongeval; Schade opgelopen tijdens rijlessen of autowedstrijden; Schade opgelopen onder invloed van drugs of alcohol; Schade door het overladen van het voertuig; Schade door transporteren van huisdieren; Schade door laden en lossen van fietsen, bagage op bagagerek, ; Eigen risicobijdrage bij schade met aansprakelijkheid. Alle andere kosten dienen wel te zijn gedekt door de verzekering van de inschrijver. Indien er zaken zijn in het verzekeringscontract van de inschrijver die afwijken van het Pagina 22