ROPARUN Informatie inschrijfbevestiging

Transcriptie

1 ROPARUN 2015 Informatie inschrijfbevestiging Informatie inschrijfbevestiging Roparun 2015

2 Teamcaptain De teamcaptain van een team is voor ons heel belangrijk. Hij of zij is namelijk voor ons het aanspreekpunt van en voor het gehele team. Dit betekent onder andere dat alle correspondentie voor het team aan de teamcaptain wordt gericht en dat de teamcaptain de verplichting heeft zijn teamleden en begeleiders te informeren. Het betekent ook dat de teamcaptain als spreekbuis voor het team optreedt en dat eventuele vragen door hem of haar dienen te worden gecoördineerd. Ook is de teamcaptain de enige die eventuele wijzigingen kan doorgeven. Teamnaam De naam van je team zal de officiële naam zijn en als zodanig ook worden vermeld in alle publicaties, waaronder de website. Is de naam niet juist, of wens je hem te wijzigen, geef dit dan zo spoedig mogelijk aan ons door. In principe is het tot kort voor de Roparun nog mogelijk de naam te wijzigen. Overigens geldt dat de naam Roparun of een variant ervan niet in de teamnaam mag worden gebruikt. Ook is het niet toegestaan een nummer in de naam te gebruiken dat niet overeenkomt met het toegewezen nummer. Vanzelfsprekend mag een teamnaam niet beledigend of kwetsend zijn en geen aanstoot geven. De lengte van de naam mag niet langer zijn dan 40 karakters. Alle vragen, wijzigingen, verzoeken om informatie of anderszins kun jij (de teamcaptain van het team) aan ons richten via Vergeet niet bij alle correspondentie je teamnummer te vermelden. Financiële zaken Betalingen zoals inschrijfgeld, Roparunpakketten (hierover later meer), T-shirts en andere verkoopartikelen dienen te worden gedaan op bankrekeningnummer NL58ABNA t.n..v. Stichting Roparun Evenementen (BIC: ABNANL2A). Lotengeld en donaties dienen te worden gedaan op bankrekeningnummer NL36ABNA t.n.v. Stichting Roparun Palliatieve Zorg (BIC: ABNANL2A). Vermeld overigens altijd je teamnaam en nummer bij een betaling. Het betaalde inschrijfgeld en de donaties worden niet gerestitueerd. Als je team om welke reden dan ook niet kan starten, zal je inschrijfgeld toegevoegd blijven aan de exploitatiebegroting van de Roparun Lotenafname Ieder team heeft de verplichting om loten van de Roparunloterij af te nemen. Deze loten kosten 2,50 euro per stuk en kunnen doorverkocht worden aan familie, vrienden, collega s, enz. Het totaalbedrag van euro wordt opgeteld bij de donatie van het team en telt dus mee voor het klassement om de hoogste opbrengst per team. Een team kan ook meer dan de verplichte loten afnemen om zodoende de opbrengst te verhogen. De loten van de loterij dienen (anders dan de factuur van de inschrijving) betaald te worden aan Stichting Roparun Palliatieve Zorg, rekeningnummer NL36ABNA in Schiedam onder vermelding van het teamnummer en loten. Pas wanneer de betaling door ons is ontvangen, kunnen de loten worden afgehaald op het Roparunkantoor in Schiedam, of tijdens de teambijeenkomsten in Ahoy Rotterdam (daarover later meer). Er is ook de mogelijkheid om de loten direct bij afhalen te betalen via pinautomaat. De loten hoeven niet in één keer te worden afgenomen. Afname in gedeelten is toegestaan met een minimale afname van 100 loten (5 boekjes) of een veelvoud daarvan. Alle verplichte loten dienen uiterlijk 1 april 2015 te zijn betaald. Een team dat hier niet aan voldoet, wordt uitgesloten van deelname aan de Roparun. Buitenlandse teams dienen er rekening mee te houden dat de loten niet buiten Nederland verkocht mogen worden. De loten zijn vanaf de eerste teambijeenkomst beschikbaar, dus als het bedrag à euro voor 27 november op de rekening staat (NL36ABNA ), kun je ze tijdens de eerste teambijeenkomst afhalen bij de stand van Roparun. Let op! Je dient de, met naam en adres, ingevulde strookjes van de loten zelf te bewaren zodat eventuele hoofdprijswinnaars kunnen worden opgespoord. De strookjes zijn GEEN vervanging voor het lot. De prijzen zijn alleen verkrijgbaar tegen overleg van het originele lot en zijn af te halen op het Roparunkantoor in Schiedam. Donatieformulier Bij deze informatie ontvang je onder andere het donatieformulier van Stichting Roparun Palliatieve Zorg. Hier dien je het door jouw team gestorte bedrag aan donaties en de loten in te vullen en ondertekend door twee teamleden naar ons terug te sturen. Het formulier moet door ons ontvangen zijn uiterlijk 31 augustus Teamdonaties & Donatiemodule Teamdonaties voor de Roparun van 2015 kunnen het hele jaar worden overgemaakt (via de Roparun donatiemodule) op rekening NL36ABNA onder vermelding van teamnummer en -naam. Aangezien wij tijdens de slotavond van de Roparun op vrijdag 12 juni een zo realistisch mogelijke opbrengst bekend willen maken, vragen we je er voor te zorgen dat je donatie door ons voor die datum is ontvangen zodat we de donatie nog mee kunnen nemen bij de opbrengst die we Informatie inschrijfbevestiging Roparun

3 dan bekend maken. Donaties die we na de slotavond ontvangen, worden bijgewerkt in de lijst Teamopbrengst Roparun 2015 maar tellen dus niet mee bij de winnaar van het klassement om de hoogste opbrengst omdat de nummers 1, 2 en 3 tijdens de slotavond bekend gemaakt worden. Als je jullie donatie vóór de slotavond aan ons overmaakt dan heeft dat tevens als voordeel dat die teamdonatie wordt meegenomen in de eerste, gepubliceerde lijst Teamopbrengst Roparun 2015 en daarmee voorkom je als teamcaptain dat er achter jouw team geen teamopbrengst staat. Mede hierdoor is het ook aan te raden om, ook al heb je nog niet het volledige bedrag binnen, toch al het beschikbare bedrag over te maken. Het restant kan na de slotavond nog worden overgemaakt. Aangezien het boekjaar van Stichting Roparun loopt tot 31 juli worden donaties die na 31 juli aan ons worden overgemaakt, bij de opbrengst van de Roparun 2016 geboekt als donatie van jouw team. Indien bij een donatie het teamnummer en naam ontbreken, dan wordt de donatie als donatie van derden geboekt en dus niet op jouw team geboekt. De winnaar van het klassement van de hoogste opbrengst hoeft geen inschrijfgeld te betalen voor de volgende Roparun. Voorrang bij de inschrijving voor de Roparun van 2016 Voorrang bij de inschrijving voor de Roparun van 2016 geldt alleen voor die teams die minimaal euro gaan doneren voor de Roparun van Daarbij kan het zo zijn dat de keuze voor Parijs of Hamburg afhankelijk is van de gedane donatie, waarbij geldt dat het team met de hoogste donatie voorrang heeft om als eerste te kiezen. Teambijeenkomsten Ter voorbereiding op de Roparun 2015 vinden er drie teambijeenkomsten plaats. Tijdens deze bijeenkomsten wordt informatie en materiaal verstrekt en is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Daarnaast kun je kennismaken met andere teams en met leden van de organisatie. Naast algemene informatie krijg je ook zeer belangrijke informatie over de regels rond de Roparun. Zoals eerder vermeld, heb je de verplichting om deze informatie met je teamleden te delen. Ook zal de organisatie eventuele informatie (zoals Ropareaders) en artikelen (zoals deelnemersnummers en autostickers) uitdelen via de stand van het Roparunkantoor. Zorg er dus voor dat je hier altijd langs gaat. Het is overigens ook mogelijk om voor je team een verkooptafel te reserveren, waarop door je team spullen verkocht kunnen worden. Er is een beperkt aantal tafels, dus niet iedereen zal er gebruik van kunnen maken. Een paar maanden voor de betreffende teambijeenkomst ontvang je een over de aanmeldprocedure. Natuurlijk is de organisatie ook aanwezig met een verkoopstand waar allerlei Roparun artikelen aangeschaft kunnen worden. Zoals hierboven aangegeven, kunnen ook de loten van de loterij worden meegenomen indien het geld door ons is ontvangen op rekening NL36ABNA Als je de loten tijdens de teambijeenkomst contant wilt betalen, stuur dan een naar info@roparun.nl want dan zorgen we ervoor dat de loten voor je klaarliggen. Wij raden iedereen (ook de ervaren teams) aan deze teambijeenkomsten bij te wonen. De bijeenkomsten vinden plaats in Ahoy Rotterdam op de onderstaande data: Teambijeenkomst 1: zaterdag 29 november 2014 Teambijeenkomst 2: zaterdag 21 februari 2015 Teambijeenkomst 3: zaterdag 2 mei 2015 Door de verwachte drukte zijn er twee sessies per dag. Namelijk de eerste sessie van uur tot uur en de tweede sessie van uur tot uur. De verdeling van de teams per sessie is te vinden via Ook vind je daar de routebeschrijving naar Ahoy. De kosten van het parkeren bij Ahoy bedragen 12,50 euro. Voor reizigers is het mogelijk gratis te parkeren bij metrostation Slinge (ongeveer 2 minuten met de metro). De Roparun website Het is belangrijk dat je de website goed in de gaten houdt. Je kunt hier terecht voor het laatste nieuws maar natuurlijk ook voor algemene informatie. Onder de sectie Downloads & Documenten zijn alle documenten die je nodig kunt hebben te downloaden. Denk hierbij aan het Roparunreglement, het draaiboek calamiteiten, de route en alle door ons verstrekte informatie zoals dit document wat je voor je hebt en de algemene informatie Roparun Op dit moment zijn overigens nog niet alle documenten beschikbaar. Twitter, Facebook, Instagram en andere social media Stichting Roparun twittert, is te vinden op Facebook, op Instagram en op andere social media. We zullen proberen om alle belangrijke informatie tevens kenbaar te maken via deze sociale media. Op deze manier kunnen ook je teamleden altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. Volg ons via Informatie inschrijfbevestiging Roparun

4 en Dat vinden we leuk! En kijk voor de overige social media op Regels logo en naam Roparun en CBF Het logo en de naam van de Roparun zijn beschermd. Het is dus bijvoorbeeld niet toegestaan kleding, briefpapier, websites, enz te voorzien van het logo. Ook is het niet toegestaan fantasiewijzigingen aan te brengen in het logo en dit te gebruiken. Het is wel mogelijk het logo Deelnemend Team 2015 aan te vragen. Dit logo mag onder bepaalde voorwaarden gebruikt worden. Kijk voor voorbeelden op Het formulier met de voorwaarden dient ondertekend te worden door de teamcaptain. Pas na ontvangst van het getekende formulier sturen we het logo toe. Het formulier Voorwaarden gebruik Roparun Deelnemend Teamlogo 2015 heb je reeds via de mail ontvangen en is ook te vinden op de website onder downloads en documenten. Stichting Roparun Palliatieve Zorg heeft het CBF Keurmerk van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) ontvangen en heeft toestemming het CBF-logo te gebruiken in haar uitingen. Het is deelnemende teams onder geen enkele voorwaarde toegestaan het CBF logo te gebruiken. De naam Roparun en het goede doel mogen alleen door het team worden vermeld bij werving van donaties indien de baten uitsluitend, geheel en onverkort ten goede komen aan Stichting Roparun. Constatering op overtreding kan leiden tot uitsluiting van deelname. Stichting Roparun is gerechtigd de financiële boekhouding van een team ter inzage te vragen. Roparunartikelen Er zijn pluche Roparunners, polo s, armbandjes, petten en keycords en dergelijke te koop met een Roparunopdruk. Deze artikelen zijn verkrijgbaar op het Roparunkantoor, tijdens de teambijeenkomsten en via de webwinkel op Je kunt de artikelen bijvoorbeeld gebruiken als tegenprestatie voor jullie teamsponsors. Het organiseren van acties zoals collectes Wanneer je team wil gaan collecteren, dan kun je op het Roparunkantoor collectebussen reserveren tegen een borg van 5 euro per stuk. De bussen worden op kantoor verzegeld en na afloop van de actie ook op kantoor weer geopend en samen met een van de teamleden geteld. Let op: Het is absoluut niet toegestaan de collectebussen zelf te openen. Voor het houden van een collecte is altijd toestemming (een vergunning) vereist. Deze vergunning moet worden aangevraagd bij de gemeente, gebiedscommissie of bij een zelfstandige instantie zoals een winkelcentrum. Een team moet zelf zorgen voor deze vergunning. Het is overigens niet toegestaan stickers e.d. op de bussen te plakken. Naast de collectebussen is het mogelijk om Roparunvlaggen en Roparunvogelpakken te lenen om een door je team te organiseren evenement op te vrolijken. Voor de vlaggen geldt een borg per vlag van 50 euro en voor het Roparunvogelpak geldt een borg van 150 euro per pak. Tevens dien je voor het lenen van een pak 20 euro reinigingskosten te betalen. Je kunt de collectebussen, vlaggen en pakken reserveren via info@roparun.nl. Vergeet bij je reservering niet je teamnummer, het aantal collectebussen, vlaggen en pakken én de data van ophalen en terugbrengen door te geven. Overigens kun je de spullen maximaal 1 week achtereen lenen. Het is NIET mogelijk de borg te pinnen. Voorbeelden van succesvolle acties zijn: Boodschappen inpakken bij de plaatselijk supermarkt Collecteren huis aan huis, bij concerten, in winkelcentra Organiseren van een mini Roparun voor scholieren in samenwerking met een basisschool Collecteren bij wedstrijden van Eredivisie clubs Nelli Cooman Onze ambassadeur Nelli Cooman heeft aangeboden om teams, daar waar mogelijk, te helpen bij de teamacties bijvoorbeeld door haar aanwezigheid. Je kunt een verzoek daartoe 2 weken voor je teamactie indienen via info@roparun.nl en wij bekijken dan samen met Nelli of ze in de gelegenheid is om jullie bij je actie te ondersteunen. Sponsoring Het is een feit dat een Roparun organiseren niet mogelijk is zonder sponsors. Voor veel zaken wordt door ons dan ook steun gezocht bij het bedrijfsleven. Ook teams zoeken terecht financiële en materiële steun voor het eigen team. Het is daarom van groot belang dat altijd duidelijk is wie wie sponsort en onder welke voorwaarden, anders kan dit leiden tot misverstanden. Je dient dus tijdens je sponsorwervingsactiviteiten altijd uitdrukkelijk te vermelden dat men jouw team Informatie inschrijfbevestiging Roparun

5 sponsort en niet de Roparun organisatie. De Roparun organisatie staat geheel buiten de afspraken die gemaakt worden tussen teams en haar sponsoren. Er zijn dus twee soorten sponsors, namelijk de organisatiesponsors en de teamsponsors. De bijdragen van de organisatiesponsors komen ten goede aan de totale organisatie en de tegenprestatie wordt geleverd door Stichting Roparun. De bijdragen van de teamsponsors komen ten goede aan het team en de tegenprestatie wordt dus ook geleverd door het team. Roparun Friends Het organiseren van een evenement als de Roparun kost veel geld. Een deel van de kosten wordt gedekt door het inschrijfgeld van de teams, maar dit is lang niet genoeg. De organisatie is dan ook voortdurend op zoek naar partners die de organisatie willen ondersteunen. Voor een bedrag van slechts 60,50 euro per jaar (incl. BTW) kun je lid worden van "Roparun Friends". Doen dus! Roparunkantoor Het Roparunkantoor is gevestigd in Schiedam aan de Jan van Galenstraat 40 (3115 JG) en is geopend van maandag t/m vrijdag van 8.30 uur tot uur. Het kantoor is bereikbaar via telefoon en fax Inschrijfgeld en Roparunpakket Zoals in de algemene informatie Roparun 2015 staat, zitten de onderstaande zaken bij het inschrijfgeld inbegrepen: 1. 8 Roparun T-shirts voor de lopers (de maten moeten uiterlijk 1 december zijn doorgegeven via het bestelformulier Roparun 2015) 2. 8 medailles / herinneringen voor de lopers 3. 8 ongevallenverzekeringen voor de lopers gedurende het gehele evenement 4. 8 pastamaaltijden, inclusief één consumptie voor frisdrank, bij de start in Hamburg en Parijs op zaterdag 23 mei (in Parijs tussen en uur en in Hamburg waarschijnlijk al vanaf uur, maar dit is afhankelijk van de starttijden) sets deelnemersnummers voor lopers en fietsers 6. autostickers met het teamnummer 7. toezicht door checkpointteams en motorteams onderweg 8. milieuplaatsen en sanitaire voorzieningen op de startlocaties en langs de route 9. indien nodig ondersteuning onderweg door medische teams conform het Roparunreglement/Draaiboek Calamiteiten 10. een centraal alarmnummer voor noodgevallen (permanente bezetting tijdens de Roparun van het Algemeen Coördinatieteam in Nederland) 11. assistentie bij het oplossen van problemen binnen een team door het calamiteitenteam, conform het Draaiboek Calamiteiten 12. hulp van de organisatie bij ernstige pech/ongevallen Het bovenstaande is uiteraard gebaseerd op een team van 8 personen, namelijk op de lopers en niet op de overige teamleden. Dit heeft er mee te maken dat de samenstelling en grootte van een team sterk kan verschillen omdat het ene team bijvoorbeeld uit 12 en het andere team uit 28 personen bestaat. Houd er dus rekening mee dat de organisatie er altijd vanuit gaat dat een team uit slechts 8 personen bestaat en een team voor de andere teamleden dus zelf actie moet ondernemen om voor hen ook zaken, zoals een medaille, T-shirt of ongevallenverzekering te regelen. Dit kan bijvoorbeeld eenvoudig met een Roparunpakket. In dit pakket zit 1 exemplaar van alle bovengenoemde punten, behalve de punten 5 en 6. Het Roparunpakket kost 55 euro inclusief btw en het kan via het bestelformulier Roparun 2015 (bijlage bij dit document) besteld worden. Het is niet mogelijk om afzonderlijke delen van het pakket af te nemen, met uitzondering van T-shirts, herinneringen en pastamaaltijden. Als je geen gebruik maakt van het Roparunpakket, dan dien je voor alle overige deelnemers van je team zelf zorg te dragen voor alle zaken zoals verzekeringen en dergelijke. De Roparunpakketten zijn te bestellen tot 1 december 2014 en dit dient te gebeuren via het bestelformulier Roparun Van bestellingen die na die datum gedaan worden, kan de beschikbaarheid niet gegarandeerd worden. De bestellingen worden overigens tijdens de derde teambijeenkomst in Ahoy aan je team uitgereikt. Informatie inschrijfbevestiging Roparun

6 Let op! De toegangskaarten voor de Slotavond van de Roparun zitten, net als voorgaande jaren, niet bij de inschrijving en de Roparunpakketten inbegrepen. De kaarten kunnen apart gekocht worden. De reden hiervoor is dat veel kaarten ongebruikt bleven terwijl we vele, andere mensen teleur moesten stellen. Een deelnemend team dient tevens rekening te houden met bijkomende kosten voor onder andere: wegenkaarten, navigatiesystemen, EHBO-dozen (verplicht in ieder voertuig), voeding en drank, voertuigkosten zoals huur van bus of camper en benzinekosten, verzekering, kosten begeleiders, hesjes met verlichting voor lopers en fietsers en fietsen. OV Chipkaart De metro in Rotterdam is alleen toegankelijk met een OV Chipkaart. De OV Chipkaart zit niet meer standaard in het pakket. Je kunt deze wel bestellen via het bestelformulier uit de bijlage. Zie voor meer informatie over de OV Chipkaart de website van het openbaar vervoer bedrijf RET ( Als extra service zullen we de OV chipkaarten ook tijdens de laatste teambijeenkomst verkopen (alleen contant te betalen), zolang de voorraad strekt. Houd er overigens rekening mee dat tijdens de Roparun fietsen niet zijn toegestaan in de metro. Ongevallenverzekering De ongevallenverzekering die bij de inschrijving en bij de Roparunpakketten zit inbegrepen, dekt alleen ongevallen. Het is dus geen bagageverzekering. Denk eraan om kostbare zaken zoals videocamera s en fietsen apart te verzekeren. De polisvoorwaarden van de ongevallenverzekering ontvang je als apart document bij deze informatie (verzekerd is Combinatie 1). In ieder geval zijn de volgende rubrieken verzekerd: Personenhulpverlening: hulpverlening door de Europeesche Hulplijn bij ziekte, ongevallen of overlijden, waaronder ook toezending van medicijnen, kunst- en hulpmiddelen en het overmaken van geld in noodgevallen. Telefoonkosten: maximaal 50,-- voor gesprekken met de Europeesche Hulplijn en andere gesprekken in verband met een verzekerde gebeurtenis. Buitengewone kosten (alleen na toestemming van SOS International): bijvoorbeeld schade door overlijden, ziekte of ongeval van u of een meereizende verzekerde of door plotselinge terugkeer naar Nederland voor een ernstige ziekte of ernstige verwonding door ongeval van een niet meereizende huisgenoot of familielid in de 1e en 2e graad. Ongevallen: ,-- bij overlijden en maximaal ,-- bij algehele blijvende invaliditeit (bij zonder helm meerijden op een motorrijwiel van 50cc of meer beperkt!). En verder als secundaire dekking (de eigen verzekering gaat voor): o Geneeskundige kosten o Rechtsbijstand o Aansprakelijkheid De telefonische Hulplijn van de Europeesche Verzekering Maatschappij NV is (vanuit het buitenland ). Gegevens over de estafetteloop Vanuit Parijs (Parc la Courneuve nabij het vliegveld Le Bourget) en Hamburg (Heiligengeistfeld) wordt gefaseerd gestart. De eerste teams gaan op zaterdagochtend 23 mei van start en de laatste teams op zondagmorgen 24 mei. De faciliteiten op het terrein zijn beperkt want we verblijven er maar kort en het is alleen voor de start. Zo zijn er bijvoorbeeld geen douches. Er zijn uiteraard wel toiletten aanwezig. De lopers en de afnemers van een Roparunpakket, en de afnemers van een pastamaaltijdkaart kunnen gebruik maken van een pastamaaltijd die wordt aangeboden bij het onderkomen van de organisatie op zaterdagmiddag. Op het terrein wordt geen alcohol geschonken, maar er is wel koffie, thee, water en fris bij de organisatie verkrijgbaar. In Duitsland is het terrein geopend vanaf zaterdagochtend 23 mei uur (voor de eerst startende teams) en in Parijs is het terrein geopend vanaf zaterdagochtend 23 mei uur. De exacte openingstijden worden later bekend gemaakt aangezien die afhankelijk zijn van de nog op te geven gemiddelde snelheden van de verschillende teams. De adressen van de startlocaties zijn: Parijs Hamburg Parc Départemental de La Courneuve Aire du Vents Heiligengeistfeld l Avenue Maréchal Leclerc de Haute Cloque Feldstraße Dugny Frankrijk Hamburg Duitsland Informatie inschrijfbevestiging Roparun

7 Melden in de organisatietent en bij het startveld Het team dient zich minimaal 2 uur voor aanvang van de starttijd aan te melden bij de inschrijfbalie van de organisatie in (of bij) de organisatietent. Frisdrank, thee en koffie zijn in de organisatietent verkrijgbaar. Het is niet toegestaan eigen consumpties te nuttigen in de organisatietent. Het team dient zich 30 minuten voor de starttijd te melden in het startveld. Aanwijzingen door medewerkers van Stichting Roparun dient men altijd op te volgen. Chips voor tijdsregistratie Ieder team ontvangt bij aanmelding op het startterrein in Parijs en Hamburg een chip voor de tijdsregistratie. De borg van 50 euro voor de chip moet op dat moment contant voldaan worden. De borg gaat in een envelop met het teamnummer. Na de finish op de Coolsingel kan de chip ingeleverd worden in de Roparun Portocabin die in de buurt van de finish staat. Op dat moment krijg je gelijk de borg terug. Het is niet mogelijk de chip later in te leveren. Wanneer de door Roparun verstrekte chip van voorgaande jaren nog in jullie bezit is, of als je zelf een ChampionChip hebt, dan kan die gebruikt worden. Je dient dan wel het chip nummer door te geven via de database op Sanitaire voorzieningen onderweg Bij ieder checkpoint zijn toiletten aanwezig. Ook dit jaar worden er voorzieningen getroffen om chemische toiletten te kunnen legen. De exacte locaties hiervan volgen nog (zie bijlage van het Roparunreglement). Je kunt op het bestelformulier Roparun 2015 aangeven of je wel of geen gebruik gaat maken van deze mogelijkheid. Voor de organisatie is dit belangrijk omdat we aan de hand van die ontvangen gegevens de capaciteit kunnen bepalen. Ook zijn er weer milieuplaatsen langs de route. Ook daarvan worden de exacte locaties in de bijlagen van het Roparunreglement bekend gemaakt. Op deze plaatsen komen toiletten en afvalcontainers voor de vuilniszakken. Regels met betrekking tot de estafetteloop De regels met betrekking tot de estafetteloop zijn te vinden in het Roparunreglement. Op dit moment is het reglement van 2015 nog niet beschikbaar. Ter indicatie kan gekeken worden naar het reglement van 2014 wat te vinden is op de website. In ieder geval geldt: Er mogen voor ondersteuning in totaal maximaal vier motorvoertuigen worden ingezet indien deze alle vier behoren tot de categorie B. Indien gebruik gemaakt wordt van een C voertuig, dan geldt een maximum aantal voertuigen van drie (1 C en 2 B). Kijk voor meer informatie over in te zetten motorvoertuigen in het Roparunreglement. Houd er overigens rekening mee dat voertuigen moeten voldoen aan de geldende verkeersregels en dat ze bijvoorbeeld niet te zwaar beladen mogen worden. Maximaal acht lopers, minimaal zes lopers De op te geven gemiddelde snelheid is minimaal 11 kilometer per uur, maximaal 15 kilometer per uur Campers zijn niet toegestaan voor het wisselen van de lopers op de route Minimumleeftijd deelnemers is 16 jaar Opgeven gemiddelde loopsnelheid van een team Een team geeft vooraf de gemiddelde loopsnelheid van het team op. Aan de hand van de opgegeven snelheid wordt het team ingeschreven. Om binnen een van te voren door de organisatie bepaalde Time-Window een checkpoint, een stad/woonkern en de finish te kunnen passeren, wordt aan de hand van de opgegeven gemiddelde loopsnelheid van elk team een individueel starttijdstip bepaald. Tengevolge hiervan wordt er in Parijs en Hamburg gefaseerd gestart. Het opgeven van de juiste gemiddelde snelheid is van essentieel belang! Het is zeer belangrijk om de juiste gemiddelde snelheid op te geven. Dringend advies aan alle teams om een aantal keer op de lange afstand te trainen en aan de hand hiervan de gemiddelde snelheid vast te stellen. Er zal nog bekend gemaakt worden wanneer de gemiddelde snelheid doorgegeven moet worden maar waarschijnlijk is dat 3 of 4 weken voor de Roparun. Aan de hand van deze opgegeven gemiddelde snelheid ontvangt het team de starttijd. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het opgeven van de juiste gemiddelde snelheid. Een kleine afwijking kan op de lange afstand namelijk grote gevolgen hebben. Wijkt de opgegeven gemiddelde snelheid te veel af van de werkelijke snelheid die door het team wordt gelopen dan bestaat de kans dat het team te vroeg of te laat in Rotterdam aankomt. De wedstrijdleiding kan besluiten een team stil te zetten of uit de wedstrijd te nemen. Zie hiervoor het Roparunreglement. Informatie inschrijfbevestiging Roparun

8 De overige regels zijn terug te vinden in het Roparunreglement dat pas later zijn definitieve status zal krijgen. Alle spelregels in het Roparunreglement voorafgaande aan deze datum zijn in concept en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Ontheffingen In zeer specifieke, bijzondere, gevallen worden ontheffingen verleend op punten uit het Roparun reglement. Mocht je denken aanspraak te kunnen maken op een ontheffing, dan dien je dat schriftelijk en goed onderbouwd te doen door een te sturen naar Een ontheffingsverzoek dient uiterlijk 4 weken voor de start van de Roparun door ons te zijn ontvangen. De regeling voor teamvoertuigen uit de betreffende regio met betrekking tot ontheffing op de geslotenverklaringen is, net zoals voorgaande jaren, niet meer van toepassing. Deze regeling betrof de mogelijkheid om met teamvoertuigen op de route te zijn in het gebied van het team, om de zichtbaarheid naar sponsoren te vergroten. De omstandigheden zijn inmiddels dusdanig dat het niet meer verantwoord is hierin te voorzien. Het is dan ook niet meer mogelijk om hiervoor ontheffing aan te vragen. Veiligheid en lichtgevende hesjes Bedenk dat lichte kleding beter zichtbaar is dan donkere kleding. Denk aan reflecterende hesjes (verplicht voor iedereen op de route), armbanden voor de nacht, ook voor de begeleiders, gevaren driehoeken, lantaarns met voldoende batterijen, kaartleeslampjes/standaard voor op de fiets, goede en werkende verlichting op de fiets en overige voertuigen. Ieder voertuig MOET beschikken over een EHBO set. De exacte regels met betrekking tot verlichting en dergelijke zullen te vinden zijn in het Roparunreglement. Tijdens de Roparun is het op het parcours voor lopers en fietsers verplicht om een reflecterend en lichtgevend hesje te dragen. De exacte eisen omtrent deze hesjes zijn te bekijken via: Er zijn vele soorten veiligheidshesjes te verkrijgen, maar vanaf de Roparun 2017 is het voor lopers en fietsers verplicht gebruik te maken van bijgaand LED-hesje. Veiligheid gaat boven alles en met deze opvallende LED-hesjes zijn de lopers en fietsers het beste zichtbaar in het donker. Deze hesjes zijn onder andere verkrijgbaar bij Roparun team Eco Runners via: Route De beide routes van de Roparun 2015 zijn voorlopig nog niet definitief. Als basis nemen we de routes van 2014 waar nog veranderingen in zullen plaatsvinden. De planning is dat we de eerste conceptroute tijdens de eerste teambijeenkomst publiceren. Het is belangrijk de route te verkennen. Je bent namelijk verplicht de route exact te volgen. Bij verkeerd lopen dien je dezelfde weg wederom lopend terug te gaan tot aan de locatie waar je van de route afweek. Bij ieder checkpoint dient jullie passage conform het reglement te worden geregistreerd. Naast de routebeschrijving is het zinvol, zo niet noodzakelijk, om ook de beschikking te hebben over goede wegenkaarten aangezien slechts een auto navigatiesysteem tijdens de Roparun niet altijd praktisch is. Ontheffing grote voertuigen Duitsland route Grote voertuigen en voertuigen met een aanhanger (C) mogen niet rijden in Duitsland op zondag en Pinkstermaandag. Roparun teams kunnen er (via Stichting Roparun) van de Duitse instanties ontheffing voor krijgen maar alleen wanneer door ons de kentekens van de betreffende voertuigen zijn ontvangen en wel uiterlijk op 28 april Doe je dat niet, dan moet je zelf ontheffing aanvragen en het is dan maar de vraag of je die ook krijgt. De kentekens moeten aangeleverd worden via de database (op de gebruikelijke manier). De kosten van een ontheffing bedragen ongeveer 35 euro per voertuig (exacte kosten zijn nog niet bekend) die voldaan dienen te worden bij de inschrijfbalie in Hamburg waar de ontheffing wordt uitgereikt. Overigens geldt dit niet voor touringcars, deze zijn wel toegestaan op de wegen, zowel op zondag als met Pinksteren. Franse alcoholtest In Frankrijk moet sinds 1 juli 2012 een alcoholtest (éthylotest) in elke auto aanwezig zijn. Dit geldt ook voor Nederlanders die met de auto naar Frankrijk gaan of door Frankrijk heenrijden. Gebruik van de alcoholtest is echter niet verplicht. Met zo n test kunnen bestuurders, bij twijfel over hun alcoholgehalte, zelf bepalen of ze wel of niet in staat zijn een auto te besturen. Er dient altijd een ongebruikte test in de auto aanwezig te zijn; dus ook tijdens de Roparun. Het klinkt gek, Informatie inschrijfbevestiging Roparun

9 alcohol tijdens de Roparun, maar wees voorbereid en schaf voor al je voertuigen een alcoholtest aan. Deze zijn verkrijgbaar in de ANWB-webwinkel. Flitspaalsignalering In zowel België, Frankrijk als Duitsland geldt een verbod voor flitspaalsignalering op een navigatiesysteem. Zorg er dan ook voor dat de software op het apparaat in zijn geheel is verwijderd. Het enkel uitschakelen van de functie is niet voldoende. TravelJohn producten voor de behoefte onderweg TravelJohn zijn unisex wegwerp plas- en poepzakjes speciaal ontworpen voor elke gelegenheid, wanneer er geen toilet beschikbaar is. Ideaal voor tijdens de Roparun dus. Wanneer je als team deze producten wilt aanschaffen kan dat niet via ons als organisatie, maar wel in vele winkels door het hele land. Voor meer informatie en de verkoopadressen verwijzen we je graag naar de website Deelnemersnummers Deelnemersnummers worden uitgereikt tijdens de laatste teambijeenkomst. Deze nummers dienen volgens de voorschriften te worden gedragen. Continuïteit Roparun Wij verzoeken ieder team nadrukkelijk rekening te houden met het feit dat de Roparun slechts mogelijk is (en blijft) met de medewerking van de plaatselijke overheden. Dit betekent in de praktijk dat we met z n allen een visitekaartje dienen achter te laten, in die zin dat op ons gedrag niets aan te merken valt. Geen rommel achterlaten dus en denk in het bijzonder aan de geluidsoverlast voor de plaatselijke bevolking s nachts. Tref daarom van tevoren maatregelen voor je eigen afvalinzameling en afvalbewaring tijdens de Roparun. Langs de route staan op enkele punten afvalcontainers. De exacte plaatsen hiervan worden te zijner tijd doorgegeven via het Roparunreglement. Tevens is het mogelijk de meegenomen chemische toiletten te legen op een punt langs de route. Ook de locaties hiervan worden te zijner tijd doorgegeven. Bij alle checkpoints en op de startterreinen in Parijs en Hamburg zullen toiletten geplaatst worden. Daarnaast kun je natuurlijk gebruik maken van (zeldzame) openbare gelegenheden als benzinestations en cafés. Houd hier rekening mee. Let op! Aangezien door het niet naleven van deze regels de continuïteit van de Roparun in gevaar komt, worden teams die zich niet houden aan deze regels uitgesloten van deelname, nu en in de toekomst. Slotavond Op 12 juni 2015 wordt de Roparun afgesloten met de Slotavond in Alcazar in Puttershoek. Op deze avond wordt het totaalbedrag van de Roparun 2015 bekend gemaakt en worden de drie teams met de hoogste opbrengst en de zes teams die een prijs hebben gewonnen naar aanleiding van hun gelopen snelheid (snelst, langst genoten, beste gemiddelde) in het zonnetje gezet. Een feestelijke avond met artiesten, er zijn hapjes en drankjes verkrijgbaar, kortom een heel gezellige avond voor iedereen. Zoals eerder vermeld, zitten de toegangskaarten niet bij de inschrijving inbegrepen. De toegangskaarten kunnen besteld worden via het bestelformulier Roparun 2015 wat als bijlage bij deze informatie zit. De kaarten kosten 17,50 euro per stuk en je kunt er per team in eerste instantie maximaal 25 bestellen. Dit kan tot 31 december, daarna gaan de eventuele overgebleven kaarten in de losse verkoop. Gegevens aanleveren teams via de database op In de aanloop naar de Roparun verzamelt het Algemeen Coördinatie Team (ACT) van alle teams de benodigde gegevens die van belang kunnen zijn voor het zo goed mogelijk kunnen bieden van hulp tijdens de loop. Daarnaast wordt een deel van de gegevens gebruikt om informatie te geven over het team aan bezoekers van de Roparun live database, uiteraard tijdens de Roparun. Het verzamelen van de gegevens gaat door het invoeren ervan via formulieren op een website, namelijk Het is de verantwoordelijkheid van de teamcaptain om de gegevens in te vullen en kloppend te houden. Aanpassingen in gegevens zoals teamnaam, teamcaptain en adresgegevens dienen ook altijd apart doorgegeven te worden via info@roparun.nl. ACT - Noodoproepen en informatie tijdens de Roparun Tijdens de Roparun (om precies te zijn vanaf vrijdagmiddag 22 mei uur) is de Roparun organisatie bereikbaar via het gebruikelijke telefoonnummer (vanuit het buitenland ). Dit is het nummer van het Roparunkantoor dat tijdens de Roparun wordt bemand door het ACT, het Algemeen Coördinatie Team. Het ACT weet tijdens de Roparun waar alle teams zich bevinden en zorgt voor de registratie van alle gegevens. In noodgevallen is er een Informatie inschrijfbevestiging Roparun

10 ander nummer beschikbaar. Dit is noodnummer (vanuit het buitenland ). In levensbedreigende situaties bel je natuurlijk eerst 112 en vervolgens dit noodnummer van het ACT. Aanleveren doelen We krijgen soms van teams de vraag of zij voor een door hun gekozen doel de Roparun kunnen lopen. Dit is niet mogelijk aangezien het bestuur van Stichting Roparun Palliatieve Zorg bepaalt welke doelen ondersteuning zullen ontvangen. Wel is het mogelijk om als team doelen aan te dragen die eventueel in aanmerking kunnen komen voor ondersteuning. Een aanvraag kan, door de instelling zelf, ingediend worden bij het bestuur van Stichting Roparun Palliatieve Zorg. ANBI ANBI staat voor: Algemeen Nut Beogende Instelling. Een ANBI is een kerkelijke, levensbeschouwelijke, charitatieve, culturele of wetenschappelijke instelling, of een instelling die op een andere manier bijdraagt aan het algemeen nut. Ook de Roparun staat bij de belastingdienst geregistreerd als Algemeen Nut Beogende Instelling. Hierdoor zijn giften aan de Roparun aftrekbaar van de belasting. Indien je bijvoorbeeld een bedrijf hebt gevonden wat aan je team een donatie wil doen, dan is die donatie alleen aftrekbaar als deze wordt gedaan (overgemaakt) rechtstreeks aan Stichting Roparun Palliatieve Zorg (NL36ABNA ). Als dat gebeurt via de Roparun donatiemodule, dan wordt die donatie automatisch bij jouw team opgeteld. Zie voor meer informatie over ANBI: Doorkomstcomités Vaak zijn er in gemeentes zogenaamde doorkomstcomités actief die van de Roparundoorkomst iets leuks willen maken. De gemeenten waarbinnen deze comités opereren, kunnen genomineerd worden voor Roparunnerstad van het jaar. Historisch gezien, hebben deze comités vaak banden met deelnemende teams. Wij willen je vragen, indien je op de hoogte bent van deze comités, om ons de contactgegevens te leveren zodat wij contact op kunnen nemen en de betreffende gemeente kunnen nomineren. Parkeren Vijfsluizen in Schiedam Het parkeren van de voertuigen tijdens de finish van de Roparun kan ook dit jaar op het bedrijventerrein Vijfsluizen in Schiedam. Op aanwijzing van de aanwezige begeleiders kunnen alle voertuigen daar geparkeerd worden. Met de metro kun je vervolgens snel naar Rotterdam. Om bij het instapvak te komen kun je het beste uitstappen bij metrohalte Beurs. Wij adviseren om van tevoren OV chipkaarten aan te schaffen. Belangrijke data 29 november Teambijeenkomst 1 1 december Uiterlijke datum insturen bestelformulier Roparun 2015 (Roparunpakketten, T-shirts, herinneringen, pastamaaltijden, slotavondkaarten). Voor bestellingen na die datum geldt zolang de voorraad strekt. 31 december Einde inschrijfperiode (er geldt voor deze editie een maximum van 425 teams) 21 februari Teambijeenkomst 2 1 april Uiterlijke datum dat het lotengeld op de rekening van Stichting Roparun Palliatieve Zorg moet staan. Eind april Opgeven gemiddelde snelheid (exacte datum wordt nog bekend gemaakt) 2 mei Teambijeenkomst 3 23 mei Start Roparun mei Finish Roparun 2015 Vóór 12 juni Om te garanderen dat de teamdonatie meetelt bij de opbrengst die bekend wordt gemaakt tijdens de slotavond moet de donatie vóór 12 juni bij ons binnen zijn. 12 juni Slotavond in Alcazar 31 augustus Uiterlijke datum inleveren donatieformulier We wensen je veel succes met de voorbereidingen voor de Roparun 2015! Informatie inschrijfbevestiging Roparun

11 Bestelformulier Roparun 2015 T-shirtmaten van de 8 t-shirts voor de lopers die bij de inschrijving zitten inbegrepen: S: /M: /L: /XL: /XXL: Roparunpakketten (55 euro per stuk) Meer informatie over het Roparunpakket vind je op pagina 4 van de Inschrijfbevestiging. Een Roparunpakket bestaat onder andere uit een T-shirt, een herinnering en een pastamaaltijd. Het is dus niet nodig om voor een persoon die een Roparunpakket krijgt ook nog een apart T-shirt, herinnering en pastamaaltijd te bestellen. Voor de 8 lopers zit het Roparunpakket inbegrepen in de inschrijving. Aantal: (maten t-shirts) S: M: L: XL: XXL: Extra T-shirts (26 euro per stuk) Let op, is onderdeel van het Roparunpakket. Het betreft een functioneel hardloopshirt wat gelijk is aan het shirt voor de lopers. Aantal: S: /M: /L: /XL: /XXL: Extra herinneringen/medailles (10 euro per stuk) Let op, is onderdeel van het Roparunpakket. Deze herinneringen/medailles worden overigens pas uitgereikt na de Roparun. Aantal: Extra pastamaaltijden in Parijs en Hamburg (9 euro per stuk) Let op, is onderdeel van het Roparunpakket. De pastamaaltijden, inclusief één consumptie voor een frisdrank, worden in Parijs en Hamburg geserveerd op zaterdag 23 mei (in Parijs tussen en uur en in Hamburg waarschijnlijk al vanaf uur, maar dit is afhankelijk van de starttijden). Aantal: Toegangskaarten Slotavond (17,50 euro per stuk) Let op, de toegangskaarten zitten NIET bij de inschrijving en het Roparunpakket inbegrepen. Voor alle lopers en overige deelnemers die de slotavond willen bezoeken, dient dus een toegangskaart besteld te worden. Aantal: (in eerste instantie maximaal 25 per team) OV chipkaarten (6 euro per stuk) Let op, de OV-chipkaarten zitten NIET bij de inschrijving en het Roparunpakket inbegrepen. De Chipkaart is een zogenaamde 2 rittenkaart. Die is dus te gebruiken voor bv. een rit vanaf parkeerterrein Vijfsluizen naar de Coolsingel en weer terug. Aantal: De uiterste datum tot het doen van een bestelling is 1 december Van bestellingen die na die datum gedaan worden, kan de beschikbaarheid niet gegarandeerd worden. Na de bestelling ontvang je een factuur die binnen 2 weken betaald dient te worden. Pas na betaling is de bestelling definitief. Overige vragen (omcirkel wat van toepassing is): Ons team maakt geen gebruik van de afstortplaats voor ons eigen chemisch toilet Ons team maakt wel gebruik van de afstortplaats voor ons eigen chemisch toilet, namelijk met: o Klein chemisch toilet los Aantal: o Chemisch toilet (bouwtoilet) Aantal: o Chemisch toilet touringcar Teamnummer: Naam Team: Naam Teamcaptain: Plaats: Datum: Handtekening: Dit formulier en naar info@roparun.nl, faxen naar of opsturen naar Stichting Roparun, Jan van Galenstraat 40, 3115 JG in Schiedam. Bestelformulier Roparun 2015

12 Donatieverklaring Roparun 2015 Hierbij verklaren de hieronder genoemde teamleden namens het hieronder vermelde team de over de periode 1 augustus 2014 tot en met 31 juli 2015 (boekjaar Roparun) ingezamelde gelden, voor een totaalbedrag als hieronder vermeld, te hebben gestort op rekening NL36ABNA van Stichting Roparun Palliatieve Zorg te Schiedam. Het gestorte bedrag is het totaal van de door de teamleden ingezamelde gelden ten behoeve van de doelstelling van Stichting Roparun Palliatieve Zorg. Het team verklaart dat alle door haar ingezamelde gelden aan voornoemde stichting zijn overgedragen. Teamnummer: Teamnaam: Totaal bedrag loten: Totaal bedrag collecte: Totaal bedrag storting donatie: Totaal bedrag loten + collecte + donatie: A B C A + B + C Naam teamlid 1: Naam teamlid 2: Plaats: Datum: Handtekening teamlid 1: Handtekening teamlid 2: Dit ondertekende formulier uiterlijk 31 augustus en naar info@roparun.nl, faxen naar of opsturen naar Stichting Roparun, Jan van Galenstraat 40, 3115 JG in Schiedam. Let op! Teamdonaties voor de Roparun van 2015 kunnen het hele jaar worden overgemaakt (via de Roparun donatiemodule) op rekening NL36ABNA onder vermelding van teamnummer en -naam. Aangezien wij tijdens de slotavond van de Roparun op vrijdag 12 juni een zo realistisch mogelijke opbrengst bekend willen maken, vragen we je er voor te zorgen dat je donatie door ons voor die datum is ontvangen zodat we de donatie nog mee kunnen nemen bij de opbrengst die we dan bekend maken. Donaties die we na de slotavond ontvangen, worden bijgewerkt in de lijst Teamopbrengst Roparun 2015 maar tellen dus niet mee bij de winnaar van het klassement om de hoogste opbrengst omdat de nummers 1, 2 en 3 tijdens de slotavond bekend gemaakt worden. Als je jullie donatie vóór de slotavond aan ons overmaakt dan heeft dat tevens als voordeel dat die teamdonatie wordt meegenomen in de eerste, gepubliceerde lijst Teamopbrengst Roparun 2015 en daarmee voorkom je als teamcaptain dat er achter jouw team geen teamopbrengst staat. Mede hierdoor is het ook aan te raden om, ook al heb je nog niet het volledige bedrag binnen, toch al het beschikbare bedrag over te maken. Het restant kan na de slotavond nog worden overgemaakt. Aangezien het boekjaar van Stichting Roparun loopt tot 31 juli worden donaties die na 31 juli aan ons worden overgemaakt, bij de opbrengst van de Roparun 2016 geboekt als donatie van jouw team. Indien bij een donatie het teamnummer en naam ontbreken, dan wordt de donatie als donatie van derden geboekt en dus niet op jouw team geboekt. De winnaar van het klassement van de hoogste opbrengst hoeft geen inschrijfgeld te betalen voor de volgende Roparun. Donatieverklaring Roparun 2015

13 Antwoordformulier Roparun Friends Roparun 2015 Het organiseren van een evenement als de Roparun kost veel geld. Een deel van de kosten wordt gedekt door het inschrijfgeld van de teams, maar dit is lang niet genoeg. Stichting Roparun is dan ook voortdurend op zoek naar financiële ondersteuning. Voor een bedrag van slechts 60,50 euro per jaar kunt u lid worden van "Roparun Friends". Het is mogelijk eenmalig lid te worden of om voor lidmaatschap tot wederopzegging te kiezen, u ontvangt dan jaarlijks automatisch de factuur van ons. Indien u geen lid meer wilt zijn, kunt u dit kenbaar maken door een te sturen naar info@roparun.nl waarna wij u dan uit ons Roparun Friends bestand halen. Als tegenprestatie wordt uw naam vermeld op onze website onder Roparun Friends. Naam: Bedrijf (indien van toepassing): Adres: Postcode: Woonplaats: Telefoon: adres: Datum: Handtekening: Kruis uw keuze hieronder aan: o Ik word lid tot wederopzegging en ontvang jaarlijks automatisch een factuur van 60,50 euro. Indien u geen lid meer wilt zijn, kunt u dit kenbaar maken door een te sturen naar info@roparun.nl waarna wij u dan uit ons "Roparun Friends" bestand halen. o Ik word eenmalig lid en ontvang een factuur voor 60,50 euro. U kunt dit formulier en naar info@roparun.nl, faxen naar of opsturen naar Stichting Roparun, Jan van Galenstraat 40, 3115 JG in Schiedam. Wij danken u voor uw ondersteuning! Antwoordformulier Roparun Friends 2015