P-Direkt: een nieuwe sport! Veel lobbywerk, heldere communicatie over de spelregels en het enthousiasmeren van de potentiële spelers.

Transcriptie

1 P-Direkt: een nieuwe sport! Veel lobbywerk, heldere communicatie over de spelregels en het enthousiasmeren van de potentiële spelers.

2 Introductie P-Direkt Succesvol bouwen aan samenwerking is een SPORT! P-Direkt Astrid Zwiers Manager Dienstverleningssystemen 2

3 P-Direkt in 2011!!! 3

4 Waarom P-Direkt? (toekomstige) krapte arbeidsmarkt Kwaliteitslag HRM-functie!! Verbeteren P&O dienstverlening aan managers en medewerkers Verhogen kwaliteit P&O adviseur Verhogen strategisch vermogen Verminderen administratieve last Kwaliteitsverhoging P&O kolom Kleine en flexibele overheid Verminderen total cost of ownership Verbeteren tempo en kwaliteit informatievoorziening 4

5 P-Direkt Toekomstvisie FASE III?? 1 SSC-HRM Basisregistratie Personeel Rijksdienst 2011/ /2011 Synergie FASE II Gebundelde uitvoering in Shared Service Center HRM 2009/2011 Transpara ntie FASE I Implementatie nieuwe werkwijze Infrastructuur; realisatie zelfbediening 2008/ /2008 Doelmatig heid 5

6 De dienstverlening van P-Direkt vanaf najaar 2009 Medewerker Manager Zelfbediening P-Direkt portaal informatie + transactie (zelfbediening ) 1e Lijn Contactcenter 2e Lijn Dienstverleningssystemen Backoffice / verwerking Gemeenschappelijke Uitvoeringsprocessen Expert Advies BZK EC Arbo Unie ABP HR ondersteuner HR verwerkerr HR Adviseur 6

7 Transitie aanpak Centrale RMA Schonen & Digitaliseren P- dossiers Uniforme processen Outsourcing Centrale Pay- roll FSC Zelfbediening 7

8 Krachtenveld Inhoud Politiek Beleid Proces Standaardisatiecommissie Uitvoering HRM Change advisory board Verander overleg Verandernetwerk Managers Medewerkers ICT-leverancier Professionals Primair proces 8

9 Fase I: Succesvol door.. Aansluiting bij de bestaande organisatiekracht Werken met inhoudelijke standaarden Benoemen van concrete projecten met beperkte samenhang Inrichten van implementatiesupport vanuit P-Direkt 9

10 Stand van zaken juni 2009 Rijkssalarisservice: voor alle 12 ministeries en rijksambtenaren; Personeelsadm. service: SAP-HR in 2009 voor minimaal 6 ministeries (5 in onderzoek); Centrale Digitale personeelsdossierservice: ontwikkeld en 11 ministeries aangesloten; Informatieportaal op Rijksweb werkend en V&W en AZ ook met ministerie-content erop (overigen volgen); Zelfbedieningsportal: P-Direkt-portaal eindversie met hele scope op 8 ministeries (V&W, Fin, Just, VROM, OCW, LNV, BZK en AZ) in implementatie; Implementatie-ondersteuning ministeries: op techniek, organisatie en verandermanagement 10

11 Voorbereiding realisatie fase II 11

12 Organisatiestructuur P-Direkt 12

13 Introductie VKA John Williams MSc Senior Projectmanager 13

14 Lobbywerk Sleutel(werk)begrippen Communicatie Enthousiasmeren Commitment Vertrouwen Macht en politiek handelen 14

15 Projectmanagement kernaspecten Relationeel Grondhouding projectmanager Omgang met omgeving Situationeel Typering project Typering klantorganisatie Typering leveranciers Rationeel Methoden Technieken en tools 15

16 Projectmanager in de praktijk Vaktechnische kennis (ICT, PM methoden & technieken) Leidinggevende kwaliteiten Bindende kwaliteiten Motiverende en inspirerende kwaliteiten Communicatieve vaardigheden Mensenkennis Sociale rijpheid (levenservaring) Flexibiliteit (over de grenzen van het project kijken) Communicator Kennis in de breedte van projectdomein 16

17 Grondhouding Positief Planmatig 5 P sp Pro-actief Pragmatisch Passioneel 17

18 Fasering oplevering project Streef naar projecten met maximale doorlooptijd van 1 jaar Deel projecten zodanig op waarbij elk deel blijvende resultaten oplevert Stel (kortcyclische) mijlpalen vast waarbij de eerste mijlpaal zo snel mogelijk na aanvang project Verhoog scoringskans en win vertrouwen! 18

19 Aanpak voor commitment Begrip kweken voor elkaars problemen Sleutelfiguren bedenken samen oplossing Controleerbare afspraken maken Toegevoegde waarde realiseren voor: de organisatie de klant(en) de leverancier(s) en de medewerkers 19

20 Meet, weet en motiveer Spreek af productiviteitskengetallen Maak dedicated groepen verantwoordelijk Verspreid de meetresultaten binnen de organisatie Stimuleer sportieve concurrentie Leg tijdig verantwoording af aan klanten 20

21 Relationele management aspecten Wees passioneel maar geloofwaardig Maak gebruik van de potentie van de medewerker Luister naar de medewerkers en geef schouderklopjes Sta achter de medewerkers, zeker naar buiten toe Organiseer breaks: gezamenlijke etentjes, ijsjes, taart 21

22 Leerpunten Zorg voor commitment door begrip voor elkaars problemen Creëer een win-win situatie Dwing snelle successen af Faseer om stukje bij beetje vertrouwen te winnen Meet, weet en motiveer Laat medewerkers scoren 22

23 Macht en politiek handelen Krachtenveldanalyse Strategische driehoek Strategische analyse Praktisch politiek handelen Strategisch politiek handelen Model voor politiek handelen Aanpak/methode van Martin Hetebrij 23

24 Krachtenveldanalyse 24

25 De strategische driehoek Machtspositie - bevoegdheden - toegang tot beslissers - toegang tot beslisprocedures Vertrouwenspositie - geloofwaardigheid - deskundigheid Taak Rol Verantwoordelijkheid 25

26 Kenmerken strategische positie Inhoudelijk belang Balans en kracht Strategisch belang 26

27 Inhoudelijk belang Het inhoudelijk belang van iemand in een strategische positie wordt bepaald door: de eisen waaraan een speler gegeven zijn taak moet voldoen de gevolgen voor hem als dat wel of niet lukt 27

28 Balans en kracht De balans van een strategische positie wordt bepaald door: de mate waarin de machtspositie en vertrouwenspositie voldoende mogelijkheden bieden om: de taak-rol succesvol uit te voeren de gegeven verantwoordelijkheid waar te maken Hoe meer in balans, hoe meer kracht! 28

29 Strategisch belang Het strategisch belang van iemand in een strategische positie wordt bepaald door: die partijen bij wie men zijn positie wil behouden of versterken waarmee men zich dus geen conflict kan permitteren 29

30 Praktisch politiek handelen Gericht op macht: hanteren beantwoorden delegeren mobiliseren Kernactiviteit van projectmanager! Krachtenveldanalyse! 30

31 Strategisch politiek handelen Gericht op strategische positie: verkrijgen herstellen behouden uitbouwen Strategische positie verbeteren vanuit de strategische driehoek! 31

32 Model voor politiek handelen Probleem bepaling Doel bepaling Positionering en rolbepaling Inzet van macht en communicatie Programmering Agendering Bepalen gespreksinzetten Uitvoeren gesprekken Wat is het probleem waarover ik vooral bezorgd ben, wat wil ik graag vermijden? Welk besluit wil ik laten nemen, of welke overeenstemming wil ik bereiken, door wie? Welke positie probeer ik in te nemen tussen de andere spelers en partijen, neutraal, partij kiezend, voor en tegen wie, vanuit welke rol? Hoe zet ik macht en communicatie in, in welke combinatie? Met welke spelers en partijen probeer ik achtereenvolgens ontmoetingen te organiseren, met welke niet, waar ben ik zelf bij en waar niet? Welke onderwerpen wil ik in welke ontmoetingen wel, of juist niet aan de orde hebben? Wat wil ik per ontmoeting in elk geval gedaan krijgen, bereiken of juist vermijden? Hoe doe ik mee tijdens de gesprekken? 32

33 Succes! Vakmanschap Lobbywerk Macht en politiek handelen 33

34 34