Advies aan de autoriteiten - sociaal verslag. Tf Redactionele overheid SSD-SBE Goedkeurende overheid SSD-DIR

Transcriptie

1 DEFENSIE CENTRALE DIENST VOOR SOCIALE EN CULTURELE ACTIE SPECIFIEKE PROCEDURE Advies aan de autoriteiten - sociaal verslag Tf Redactionele overheid SSD-SBE Goedkeurende overheid SSD-DIR Uitgevende overheid SSD-SBE

2 Blz 2 / 8 Staat Edities / Revisies Editie Revisie Datum Reden / Opmerking Dec 09 Basisdocument Jul 11 Basisdocument sterk gewijzigd Apr 16 Basisdocument sterk gewijzigd Periodieke herziening: 24 m Totaal aantal bladzijden: 8 Totaal aantal bijlagen: 0 Doelgroep van het reglement Niv MOS Nr Kwalificatie AND/OR Org Functie Kennis Autoriteit van Defensie NEED Korps Comd NEED Offr HR NEED Eenh Comd NEED Hoofd ASE NEED DG HR Personeelsbeheerder NEED Toepassingsgebied : Wanneer en waar van toepassing? Trefwoordenlijst: advies; (militaire) autoriteiten; sociaal verslag; Sociale Dienst (SSD); CDSCA Deze richtlijn is van toepassing in PV Datum effectieve toepassing: Datum van publicatie

3 Blz 3 / 8 INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen Definities Voorwaarden Beoordelingscriteria Adviezen Procedure Termijnen Bescherming van de privacy...8

4 Blz 4 / 8 1. Algemeen a. Doel Het personeel van Defensie informeren over de situaties waarin een beroep kan gedaan worden op de CDSCA - Sociale Dienst (SSD) voor het verkrijgen van een advies aan de autoriteiten onder de vorm van een sociaal verslag. b. Boomstructuur (1) Onmiddellijk hoger gelegen richtlijn(en) Nihil (2) Onmiddellijk lager gelegen richtlijn(en) Nihil c. Refertes (1) DGHR-SPS-MUTATIE-001, Mutaties militair personeel Defensie (2) DGHR-REG-TRAVARB-001, Reglement met betrekking tot de arbeidstijdregeling (3) Nota HRB-CP-MITS van 21 mei 12, Beheersregels professionele wacht (4) DGMR-REG-DSINFR-IDPX-001, Logement in de militaire kwartieren (5) DGHR-SPS-INDVER-001, Terugbetaling van bepaalde buitengewone kosten (6) Wet van 16 maart 2000 betreffende het ontslag van bepaalde militairen en de verbreking van de dienstneming of wederdienstneming van bepaalde kandidaat-militairen, de vaststelling van de rendementsperiode en het terugvorderen door de staat van een deel van de door de staat gedragen kosten voor de vorming en van een gedeelte van de tijdens de vorming genoten wedden, Art. 8 (7) DGHR-SPS-HRPROC-001, Administratie van het personeel, Deel XIX Sociaal Verslag (8) Nota HRG-C van 16 juni 2011, Aanvraag tot een gezondheidsbeoordeling in het kader van een mutatie, affectatie of deelname aan vorming (9) Koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel, deel V, de mutatie, Art. 49 (10) KB van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers, Art.55

5 Blz 5 / 8 2. Definities a. Mutatie Een wijziging van één van de elementen die de affectatie kenmerkt zoals de beroepshoofdkwalificatie (BHK), de eenheid of het kwartier. Een gewone wijziging van de post, binnen dezelfde eenheid, hetzelfde kwartier en die geen verandering van BHK met zich meebrengt, wordt niet beschouwd als een mutatie. (Ref 1). b. Dienstfaciliteiten Maatregelen die een aanpassing van de arbeidsomstandigheden en/of een interne mutatie (mobiliteit) binnen dezelfde eenheid tot gevolg hebben. 3. Voorwaarden a. Voor het militair personeel kan SSD een advies uitbrengen in geval van: (1) Aanvraag mutatie wegens sociale redenen (Ref 1, Hfst 3, 302, e.) (2) Annulatie van een aanduiding van ambtswege wegens sociale redenen (Ref 1, Hfst 2) (3) Inplaatsstelling of verlenging van een aanstelling in een specifiek arbeidsregime zoals voorzien in Reg TRAVARB (Hfst 2, Par 210, 211, 212) wegens sociale redenen (Ref 2) (Ref 3) (4) Toekenning/verlenging van dienstfaciliteiten wegens sociale redenen (5) Toekenning/verlenging van een logement in het militair kwartier wegens sociale redenen (Ref 4) (6) Vrijstelling van de verbruikskosten in een logement in het militair kwartier wegens sociale redenen (Ref 4) (7) Vrijstelling van buitenlandse zending wegens sociale redenen (8) Repatriëring/ontscheping wegens sociale redenen (9) Aanvraag tot terugbetaling van buitengewone kosten wegens een dringende terugroeping uit het buitenland wegens dwingende familiale of sociale redenen (Ref 5) (10) Vrijstelling van de gehele of gedeeltelijke terugbetaling van de vormingskosten en van de tijdens de vorming genoten wedden wegens uitzonderlijke sociale redenen (Ref 6) b. Voor het burgerpersoneel is het sociaal verslag in principe NIET van toepassing is (Ref 7). Er werd met de bevoegde autoriteiten echter overeengekomen dat SSD een advies kan uitbrengen in het kader van een aanvraag voor mutatie, dienstfaciliteiten of logement wegens sociale redenen. c. Voor alle andere dan de hierboven beschreven aanvragen wordt er geen sociaal verslag, noch advies opgemaakt.

6 Blz 6 / 8 4. Beoordelingscriteria a. SSD houdt enkel rekening met de elementen die relevant zijn voor het uitbrengen van het advies aan de autoriteiten. b. Geldende beoordelingscriteria: (1) Loopbaan van de aanvrager (2) Sociale context van de aanvrager (3) Financiële impact voor de aanvrager en zijn gezin (4) Maatregelen en acties reeds getroffen door de aanvrager of zijn eenheid (5) Bestaande alternatieven c. SSD geeft geen advies over de medische toestand van de aanvrager, noch over deze van zijn gezins-en familieleden. Met respect voor het medisch geheim zal er wel rekening gehouden worden met de impact van een medisch probleem op sociaal vlak. 5. Adviezen Voor aanvragen wegens medische redenen valt het aan te raden om een aanvraag tot gezondheidsbeoordeling op te starten via de arbeidsgeneesheer zoals voorzien in Ref 8. a. In geval van aanvraag mutatie, annulatie van aanduiding van ambtswege en (verlenging) aanstelling in een specifiek arbeidsregime, wordt het advies als volgt geformuleerd: (1) Prioriteit 1 Betreft een kritieke sociale situatie waarvoor er geen enkel alternatief bestaat. Een dringende reactie van Defensie is noodzakelijk. Uitvoeringstermijn: onmiddellijk, indien HRB het gegeven advies volgt. (2) Prioriteit 2 Betreft een situatie waarin de sociale druk, die veroorzaakt wordt door aanhoudende moeilijkheden, aanzienlijk is. Tijdelijke, alternatieve oplossingen bestonden en lieten toe voorlopig te wachten. Niettemin wordt de druk te zwaar. Daarom is een snelle reactie van Defensie noodzakelijk. Uitvoeringstermijn: binnen de 6 maanden, indien HRB het gegeven advies volgt. (3) Prioriteit 3 Bevestigt het bestaan van sociale moeilijkheden. Alternatieven bestaan en laten toe andere oplossingen uit te werken dan deze vermeld in de aanvraag. Niettemin zal de uitvoering van de gevraagde oplossing binnen een redelijke termijn een aanzienlijke bijdrage leveren aan het welzijn van het gezin.

7 Blz 7 / 8 Uitvoeringstermijn: binnen de 12 maanden, indien HRB het gegeven advies volgt. (4) Prioriteit 4 Bevestigt het bestaan van sociale moeilijkheden die kunnen opgelost worden door het gebruik maken van duurzame alternatieven. Uitvoeringstermijn: in functie van de behoeften van Defensie. (5) Er zijn actueel geen sociale elementen die de steun van SSD rechtvaardigen. b. Voor alle andere aanvragen wordt het advies als volgt geformuleerd: (1) Er zijn gegronde sociale redenen die toelaten de aanvraag te steunen. (2) Er zijn geen sociale redenen die toelaten de aanvraag te steunen. c. Het advies uitgebracht door SSD is niet bindend voor de autoriteit. 6. Procedure a. Een aanvraag voor een advies aan de autoriteiten wordt ingediend per post, fax, of via een rechtstreeks contact met SSD van de regio waarin de hoofdverblijfplaats 1 van de aanvrager zich bevindt (aanvraagformulier en adressenlijst beschikbaar op de website b. Wanneer de aanvraag de opmaak van een Mod B vereist, dient de vermelding sociaal verslag volgt te worden toegevoegd aan het Mod B. c. SSD neemt systematisch contact op met de EenhComd/KorpsComd, teneinde na te gaan welke maatregelen of acties er met betrekking tot de aanvraag binnen de eenheid reeds getroffen werden of zouden kunnen getroffen worden. d. Het antwoord wordt verstuurd aan: (1) De aanvrager (2) De KorpsComd (3) De autoriteit bevoegd voor de beslissing (4) De AMT, op aanvraag, en met de uitdrukkelijke toestemming van de aanvrager (Ref 10) e. Voor het militair personeel wordt het resultaat van het onderzoek van het sociaal verslag ingevoerd in Hy (Ref 7). 1 De plaats waar de leden van een gezin of huishouden gewoonlijk leven, ongeacht of die personen al dan niet door verwantschap verbonden zijn, of de plaats waar een alleenstaande gewoonlijk leeft. De bepaling van de hoofdverblijfplaats is gebaseerd op een feitelijke situatie, dat wil zeggen de vaststelling van een effectief verblijf in een gemeente gedurende het grootste deel van het jaar.

8 Blz 8 / 8 f. Voor alle adviezen in het kader van aanvraag mutatie, annulatie van aanduiding van ambtswege en (verlenging) aanstelling in een specifiek arbeidsregime stelt HRB SSD op de hoogte van de genomen beslissing. 7. Termijnen a. SSD behandelt elke aanvraag voor een advies aan de autoriteiten zo snel mogelijk. In principe zal de termijn tussen de ontvangst van de aanvraag en het versturen van het antwoord nooit meer bedragen dan 6 weken. Opmerking: Op expliciete vraag van de autoriteit kunnen kortere antwoordtermijnen vooropgesteld worden (vb. spoedprocedure ingeval repatriëring/ontscheping; vrijstelling buitenlandse zending; ). b. Elk advies aan de autoriteiten, uitgebracht door SSD, heeft een maximale geldigheidsduur van 1 jaar (tenzij anders vermeld) en kan steeds herzien worden op aanvraag en op basis van nieuwe relevante informatie. Opgelet: Ingeval van Toekenning van een logement in het militair kwartier wegens sociale redenen heeft het advies een geldigheidsduur van 6 maanden. Bovendien is de aanvrager zelf verantwoordelijk om een eventuele verlenging te vragen en dit minstens 30 werkdagen voor het verstrijken van de termijn (Ref 4). 8. Bescherming van de privacy a. De aanvrager wordt op de hoogte gesteld dat zijn/haar persoonlijke gegevens bewaard worden in de databank van SSD. Hij/zij behoudt steeds het recht op de inzage en verbetering ervan. b. SSD vernietigt alle persoonsgegevens 3 jaar na het laatste contact met de aanvrager. c. Bepaalde gegevens worden op anonieme wijze gebruikt voor statistische doeleinden. d. SSD maakt, bij het uitbrengen van het advies, enkel de relevante informatie over aan de autoriteiten. e. Het ASE van de eenheid klasseert het sociaal verslag onder gesloten omslag in het persoonlijk dossier van de aanvrager. Na het verstrijken van de geldigheidsduur wordt het sociaal verslag vernietigd (maximum 1 jaar, tenzij anders vermeld) (niet het Mod B).