* * Voorstel aan Dagelijks Bestuur. Onderwerp Business case / projectopzet BOS-OMAR

Transcriptie

1 Voorstel aan Dagelijks Bestuur Business case / projectopzet BOS-OMAR Voorstel aan Dagelijks Bestuur Voorstel aan Dagelijks Bestuur routing met data: overleg portefeuillehouder : dagelijks bestuur : 25 september 2012 commissie wb : commissie bcwvm : algemeen bestuur : steller : Nila Taminiau afdeling : Kennis en Advies portefeuillehouder : Jan Classens beslissing Dagelijks Bestuur: * * Registratienummer: paraaf: afdelingshoofd secretaris agendapunt: A08 vergaderdatum: 25 september 2012 openbaar: ja Onderwerp Business case / projectopzet BOS-OMAR Aanleiding In november 2010 vond er behoorlijke wateroverlast plaats in Baarlo. In de afwikkeling van deze overlastsituatie met de gemeente werden reeds beloften gedaan door het waterschap dat er een monitoring- en alarmeringssysteem zou worden ontwikkeld en dat we dergelijke extreme situaties in ieder geval moeten kunnen zien aankomen. In de voorjaarsnota is dit voorspellingsmodel al aangekondigd onder de naam BOS-OMAR: Beslissingsondersteunend systeem Operationeel Model voor Anticiperend waterbeheer op Regionale schaal. Samengevat richt het systeem zich op het voorspellen van hoogwatersituaties in het regionale systeem, het ondersteunen van het maaibeheer en het optimaliseren van de wateraanvoer en de waterverdeling. De bijgevoegde businesscase (bijlage I) geeft inzicht in de te verwachten kosten, baten en risico s. Voorstel 1. Instemmen met de business case / projectopzet, zie bijlage Instemmen met het voteren van een krediet van ,- uit de post Nieuw Beleid. 3. Instemmen met het opstarten van fase 1 uit de business case/ projectopzet waarin een Programma van Eisen inclusief haalbaarheidstudie zal worden opgesteld. n.b. (bijlage I is nog in een ouder format, nieuwe format is nog in ontwikkeling. Helaas was er geen tijd meer om deze nog om te schrijven naar een nieuwer format). Inleiding In het operationele waterbeheer worden er dagelijks keuzes gemaakt in waar er gemaaid moet worden, waar stuwen opgezet of gestreken moeten worden en waar hoeveel water ingelaten moet worden. Dit wordt gedaan aan de hand van actuele omstandigheden (waterstanden, afvoeren, drooglegging, seizoen) en de weersvoorspellingen, het beleid van het waterschap, maar ook op basis van persoonlijke keuzes en vragen van grondgebruikers. Er bestaat dan ook een wens om dit transparanter en objectiever te maken. Maar er bestaat vooral ook een wens om dit beheer te optimaliseren. Kan er minder gemaaid worden en kunnen we de risico's die we daar mee nemen actueel inzichtelijk maken en daarmee verminderen door tijdig op te treden? Vaak wordt het waterschap voorgehouden door met name de agrariërs dat deze zeker wel bij willen dragen aan waterconservering, maar dan willen zij wel de garantie hebben dat het water in natte tijden ook weg kan, zodat er geen schade zal optreden. Daarnaast willen we als waterschap ook voorbereid zijn op extreem natte situaties. Een situatie als in Baarlo willen we zien aankomen en waar mogelijk ook op voorbereid zijn. Dit was zeker mogelijk geweest met een BOS.

2 Met de ontwikkeling van het gebiedsdekkend integraal grond- en oppervlaktewatermodel IBRAHYM zijn deze wensen binnen handbereik gekomen. IBRAHYM is op dit moment met name een beleidsondersteunend instrument waarmee vooral scenario's verkend en effecten van maatregelen gekwantificeerd kunnen worden. Het is nog niet een model waarmee de toestand van het watersysteem van vandaag en morgen wordt bepaald. Alle ingrediënten hiervoor zijn echter grotendeels aanwezig. In de business case worden de volgende fasen onderscheiden om te komen tot een goed werkend, geïmplementeerd BOS-OMAR: Fase 1: Formuleren Programma van Eisen Fase 2: Ontwikkelen BOS voor een pilotgebied Fase 3: Ontwikkelen BOS-OMAR Fase 4: Implementeren BOS-OMAR in organisatie Fase 5: Nazorg-/ testfase Na iedere fase vindt er een formele goedkeuring van de opdrachtgever plaats, maar na fase 1 zal er nadrukkelijker overwogen worden (go/ no go moment) of het een rendabele investering is om BOS- OMAR te bouwen. Beoogd effect 1. Het ontwikkelen van een actueel operationeel voorspellingsmodel wat ondersteuning biedt in het dagelijks peilbeheer, wateraanvoer en extreem droge en natte situaties. 2. BOS-OMAR kan de emotie die er vaak leeft in het gebied over extreme weersituaties objectiveren en natuurlijk kan het vertrouwen wekken als het waterschap vervolgens tijdig handelt. 3. Het realiseren van de baten zoals deze genoemd staan bij de argumenten en verder gekwantificeerd zijn in de business case. Argumenten (t.b.v. besluitvorming conform voorstel) BOS-OMAR kan helpen operationeel waterbeheer te verbeteren, zowel in dagelijkse situaties als bij extreme situaties. De baten van BOS-OMAR kunnen zijn: 1. Efficiency in maaien (minder waar het kan en meer waar het moet) 2. Niet meer water afvoeren dan noodzakelijk 3. Door te zorgen voor voldoende water (niet teveel en niet te weinig) is ook economische winst te behalen, met name in de landbouw. Daarmee treedt er minder nat- en droogteschade op. 4. Minder schadeclaims en dus minder analyse en administratieve uren 5. Transparantie in stuwen maaibeheer. 6. WPM kan verantwoord risico's nemen in stuwen maaibeheer 7. WPM is beter voorbereid op extreme situaties zoals in Baarlo 8. WPM kan agrariërs de garantie bieden dat het water weg kan in zeer natte situaties. Kanttekeningen De verwachting is dat BOS-OMAR in eerste instantie met name geschikt zal zijn om op regionaal niveau informatie te kunnen leveren voor het operationele beheer en nog niet direct op perceels- of stuwniveau. Dit zal moeten blijken uit de haalbaarheidstudie die wordt opgesteld tijdens het formuleren van het Programma van Eisen, maar natuurlijk uiteindelijk ook in de testfase na afronding van het project. De ontwikkeling van BOS-OMAR moet dan ook gezien worden als een groeiproces waarin de kwaliteit en de toepasbaarheid steeds groter wordt door intensiever gebruik, verbeterde gegevens (bv. weersvoorspellingen, gegevens waterlopen). Financiële toelichting Om BOS-OMAR te kunnen maken, zijn er verschillende onderdelen nodig waarvoor kosten gemaakt moeten worden. Voor de verschillende onderdelen van het project is een raming: 2

3 Onderdeel Raming kosten (incl. BTW) Fase 1: Programma van Eisen + opzetten dummy Fase 2: Opzetten pilot voor deelgebied Fase 3: Ontwikkelen gebiedsdekkend BOS-OMAR Ontwikkelen gebiedsdekkend neerslag-afvoer model Inrichten ca. 30 waterstandsmeetpunten Aanschaf en inrichten model- en dataversiebeheersysteem Ontwikkelen voorspellingsmodel BOS-OMAR Inrichten web-functionaliteit Fase 4: Aanschaf server Totale kosten Voor fase 1 t/m 3 zal expertise ingehuurd worden bij verschillende onderzoeksinstituten en/of adviesbureaus. Daarnaast worden er een aantal fysieke zaken aangeschaft (software, meetapparatuur). Het inrichten van een webfunctionaliteit kan komen te vervallen als WPM besluit om het Volg- en Stuursysteem te gaan ontwikkelen. Ook de aanschaf van een server is misschien overbodig en kan er slim gecombineerd worden met andere projecten. Dit zal nog uitgezocht moeten worden in fase 1. Communicatie Tijdens het project wordt er veelvuldig gecommuniceerd met de projectgroep en de potentiële gebruikersgroep. De gebruikersgroep bestaat uit 20 personen, naast de projectgroep, die een brede afvaardiging vormen uit het waterschap. Dit om het draagvlak voor het systeem zo groot mogelijk te maken. Ook zal er aan het eind van het project een mini-pim of waterlunch georganiseerd worden waar BOS- OMAR aan het brede publiek kenbaar wordt gemaakt. Tijdens het project zullen er bij leuke wetenswaardigheden artikelen voor intranet geschreven worden. Wat betreft de externe communicatie zal er zeker tegen het einde van het project goed nagedacht moeten worden over: hoe bekend wordt gemaakt dat het waterschap BOS-OMAR heeft of en wanneer resultaten uit BOS-OMAR op internet gezet worden en externen er gebruik van mogen maken of het project interessant genoeg is om er over in vakbladen te publiceren Dit zal in de latere fases van het project verder uitgewerkt worden in samenspraak met team Communicatie. Personeel en organisatie Naast directe kosten wordt er ook tijd geïnvesteerd door verschillende personen binnen WPM in het begeleiden van het project. Naast de projectleider functioneert er een projectgroep en een gebruikersgroep in het project. Voor de verschillende functies die worden onderscheiden wordt hieronder aangegeven welke tijdsbesteding er ongeveer van ze verwacht wordt. 3

4 Functie/ groep Verwachtte tijdsbesteding 2012 (uren) Verwachtte tijdsbesteding 2013 (uren) Projectleider (onderdeel van projecten gebruikersgroep) Projectgroep Gebruikersgroep Meetnetbeheerder Oppervlaktewatermodellenbeheerder Regiobeheerder Medewerker ICT (op afroep) Coördinator team Kennis Leden projectgroep 25 (5 x 5) 60 (5 x 12) Regiobeheerder (1x, andere al vertegenwoordigd in pg) 5 12 Regiomanagers (2x) Gebiedsbeheerders (11 personen) Calamiteitenbestrijdingsplanhouders Maashoogwater, waterverontreiniging (droogte en regionale wateroverlast al vertegenwoordigd) Calamiteitencoördinator 5 12 Totaal uren per jaar Totaal project 1199 De leden van de projectgroep hebben allen een andere functie en hun urenbesteding kan dan ook anders zijn. Er worden in totaal veel uren gevraagd van de organisatie. Dit om te zorgen dat er draagvlak komt voor BOS-OMAR. Tijdens het proces zal er gezorgd worden dat de gevraagde inspanning zo klein mogelijk wordt gehouden, maar de potentiële gebruikers wel betrokken blijven bij belangrijke stappen in het project. De uren voor de leden van de projectgroep zijn voor dit jaar al geborgd in de jaarplannen. Met ICT is afgestemd en zij willen zeker een rol vervullen in fase 1 van het project. Er wordt nog bekeken in welke vorm dit mogelijk is. Later in het project, zeker tijdens de implementatie, zal er van ICT ook nog tijd gevraagd worden, maar omdat dit wat verder weg ligt, lijkt dit wel te realiseren. Voor de leden van de gebruikersgroep geldt dat dit met betrokkenen is afgestemd en dat het mogelijk is om binnen de huidige urenbesteding tijd vrij te maken voor dit project. Uitvoering en planning De verwachte planning voor de verschillende fases is als volgt: 4

5 Activiteit sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sept okt nov dec Fase 0: Go/ No go besluit DB Fase I: Formuleren Programma van Eisen Fase II: Ontwikkelen BOS pilotgebied Fase III: Ontwikkelen BOS-OMAR Fase IV: Implementatie WPM Fase V: Nazorg- /testfase In fase V wordt het systeem daadwerkelijk in gebruik genomen en worden kleine kinderziektes opgelost. Daarmee wordt het project afgesloten en gaat BOS-OMAR over in de reguliere lijnorganisatie. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom BOS-OMAR zijn in fase IV verkend en vastgelegd. Evaluatie/controle Na elke fase vindt er een oplevering plaats naar de opdrachtgever. Tussentijds wordt de voortgang met de opdrachtgever geëvalueerd, en zonodig bijgestuurd. Het Dagelijks Bestuur zal tijdens het project op de hoogte worden gehouden waar nodig, in ieder geval van de resultaten van de haalbaarheidstudie en het Programma van Eisen. Net als de dummy-versie die tijdens fase I gebouwd zal worden om meer gevoel te krijgen wat we met een dergelijk systeem kunnen. 5