Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Transcriptie

1 Rapportnummer: RQA Datum rapport: Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum bij hun gemeente op 25 maart 2013 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door LRQA. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen.

2 De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

3 Gegevens gemeente Gemeente Renkum Contactpersoon De heer C. Toonstra Vestigingsadres Postadres Generaal Urquartlaan 4, 6861 GG Oosterbeek Postbus 9100, 6860 HA Oosterbeek Telefoonnummer Gegevens inspectie Datum inspectie 25 maart 2013 Versie en datum inspectierapportage Naam inspectie-instelling LRQA Naam leadauditor en eventuele andere auditoren Pieter Arts (LA) en Mark van Puyfelik (TA) Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit de gemeente WOZ Eric Maaswinkel (Samenwerkingsverband Arnhem-Nijmegen) Leidinggevende Twan van de Veerdonk (Informatievoorziening, waaronder DIV) GBA Agnes Meutsteeg Landmeten Ben Elzen

4 Vergunningverlening Cindy Hartkoorn Handhaving Bram Hoenselaar ICT Jörgen Adriaanse Straatnaamgeving en nummeraanduiding Jos van Deelen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Verificatiepunten bestandscontroles Onvoldoende Verificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen Voldoende Verificatiepunten controle werking processen Voldoende Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Voldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Voldoende Nieuwe beheeraudit BAG Voor 25 maart 2014

5 Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies Herinspectie geïndiceerd Voor 25 maart 2014 Processen en systeem zijn goed ingeregeld, mensen weten wat ze moeten doen. De verbeteringen in de mutatieverwerking in het BAGregister vertonen teveel tekortkomingen Opmerkingen Bijlage: Excel-sheet inspectie-onderzoek gemeente Renkum

6 Inspectie beheer BAG Fase 2 Rapport voor: Gemeente Renkum LRQA referentie: RQA / 0002 Datum: 25 maart 2013 Locatie: Oosterbeek Criteria: BAG inspectieprotocol 044 (versie 2010) Team: Pieter Arts (LA) Mark van Puyfelik (TA) LRQA kantoor: Rotterdam

7 Inhoud 1.Management samenvatting Assessment samenvatting Constateringentabel - BAG inspectieprotocol 044 (versie 2010) Constateringentabel - Duidingsdocument 1 juli Bezoek schema Programma beheerinspectie...9 Bijlagen Dit rapport is besproken met en geaccepteerd door: Naam: T. van de Veerdonk C. Toonstra Template beheeraudit Inspectierapportage ministerie van I&M Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000 revn May 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 2 van 12

8 1. Management samenvatting Beoordelingsresultaat: Deze rapportage vormt de weerslag van het in opdracht van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Renkum op 25 maart 2013 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door LRQA. De inspectie is uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044) - 1 november , aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: van 1 juli Dit rapport bevat 10 bladzijden, exclusief de bijlagen. LRQA verklaart dat de gemeente Renkum niet voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen; deze verklaring leidt ertoe dat voor 25 maart 2014 een nieuwe inspectie dient te worden uitgevoerd hoe de BAG functioneert en is ingericht, inclusief een steekproef uit het BAGregister over de periode 31 januari 2013 tot aan een peildatum, vier weken voorafgaand aan de herstelinspectie. De tekortkomingen op het BAGregister, zoals naar voren gekomen uit de steekproef, worden toegelicht bij 3. Constateringentabel. Systeemeffectiviteit en continu verbeteren: Er wordt gewerkt aan kwaliteitsverbetering (o.m. via spiegelingen binnen KING kwaliteitsinstituut VNG; Regelmatig intern overleg BAG collega s over ieders inzet Er is maandelijks overleg BAGbeheerder hoofd afdeling over afgesproken targets Overleg met samenwerkingsgemeenten Rheden, Overbetuwe, Lingewaard, Arnhem Verbeteracties op grond van de pre audit, waaruit naar voren kwam dat de processen beter afgestemd en meer formeel beschreven dienen te worden in een actueel processenhandboek Aandachtsgebieden voor het management: Gerichte verbeteracties goed vastleggen en volgen om te bezien of deze het gewenste resultaat genereren: daarmee worden deze structureel en kan er op teruggevallen worden Kwaliteit van de mutatieverwerking in de BAG (bijvoorbeeld: gemeente kent geen splitsingsvergunning toch nummeraanduiding zonder pv) Termijnbewaking scherper structureren: bijvoorbeeld worden vergunningen gedateerd op de datum dat deze getekend worden? Heel veel woningen hebben niet de goede gebruiksoppervlakte Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000 revn May 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 3 van 12

9 2. Assessment samenvatting Inleiding: Op 25 februari 2013 heeft LRQA een voorbereidend inspectiebezoek (Fase 1) afgelegd bij de gemeente Renkum om de documentatie in te zien, die vastlegt hoe de BAG is ingevoerd en vastgelegd. Vervolgens is samen met de BAGbeheerder, de plv. BAGbeheerder en een extern adviseur een programma samengesteld voor de beheeraudit op 25 maart De steekproef die de basis is voor de bestandscontrole op 25 maart is aangevraagd bij het Kadaster, waarna direct 90% van de in deze steekproef voorkomende mutaties zijn doorgegeven aan de gemeente. Vandaag vindt door de lead auditor samen met een technisch auditor de beheeraudit (Fase 2) plaats: de inspectie van de BAG op de processen, de wijze waarop de diverse gemeentelijke medewerkers invulling geven aan hun rol in de BAG en de bestandscontrole op het BAGregister: is dit betrouwbaar, compleet, actueel en voldoet het aan de vereisten van het Inspectieprotocol? Assessor: Pieter Arts Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000 revn May 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 4 van 12

10 Assessment van: Processen, rollen in en systeem BAG Auditee(s): BAGbeheerder en extern adviseur Hoofd Informatievoorziening WOZmedewerker samenwerkingsverban d Arnhem-Renkum GBA seniormedewerker Coördinerend landmeetkundige Vergunningverlener (tevens huisnummeraanduidin g) Coördinerend toezichthouder ICT medewerker Onderwerpen en informatiebronnen: Koppeling en synergie tussen WOZ en BAG Signaleringen WOZ die BAGwaardig zijn Kwaliteitsoverleg over de BAG en participatie binnen KING (Rapport i-spiegel gemeente Renkum 6 maart 2013, versie 1.0) Intergemeentelijke uitwisseling Voorlopige en definitieve geometrie Vergunningverlening starten gereedmelding bouw/sloop Huisnummertoekenning Gesprekken met bewoners over vergunningvrij bouwen/slopen Terugmeldingen en signaleringen door toezichthouders Back-up en herstel systeem bij calamiteiten Uitwijkstation in Arnhem Verantwoordelijkheden bij beheer en applicatie systeem Structurele verbeteracties / logboek en rapport pre audit van 6 juni 2012 Berekening gebruiksoppervlakte woningen en niet-woningen Termijnen van verwerking Evaluatie en conclusies: BAGbeheerder heeft speciale rol te vervullen bij de bewaking Van de afspraken over termijnen van afhandeling, functioneren van de diverse bij de BAG betrokkenen en voert hiervoor ook maandelijks overleg met hen afzonderlijk of collectief. In juni 2012 is een pre audit uitgevoerd om te kunnen beoordelen of er nog veel structurele hiaten zijn in de BAG. Op basis daarvan zijn verbeteringen aangebracht, wordt binnen KING geparticipeerd, houdt het afdelingshoofd regelmatig overleg met de BAGbeheerder en licht het MT zo nodig in (collega s, die ook kunnen ingrijpen in de processen). Op basis van de pre audit zijn het processenhandboek en de mandatenlijst aangepakt (is gebeurd en vastgelegd in een MT besluit van 13 maart 2013 evenals een actualisering van het Lloyd's mandaatbesluit Register Quality Assurance d.d. Limited, 7 februari its affiliates 2013) and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000 revn May 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 5 van 12

11 3. Constateringentabel - BAG inspectieprotocol 044 (versie 2010) Gradatie 1 Status 2 Constatering 3 Minor NC New In het BAG register komen nog meer fouten voor dan toegestaan Genomen maatregel 4 Gemeente is voornemens om regelmatig een statusrapport en steekproef aan te vragen en per kwartaal/halfjaarlijks een interne controle hierop te organiseren Pro Kwaliteit registrati brondoum ng Toelichting op de geconstateerde fouten uit de steekproef Totalen documentdatum fout 2 correctie 4 dagen 3 relatie brondocument 5 totaal aantal fout 10 Totale steekproefomvang 93 toegestane fouten 3 Op basis van het aantal geconstateerde fouten is de steekproef met onvoldoende resultaat afgerond. Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Report: RQA / mrt-13 Page 7 of 12

12 4. Constateringentabel - Duidingsdocument 1 juli 2012 Gradatie 1 Status 2 Constatering 3 Genomen maatregel 4 Proces / aspect 5 Datum 6 Referentie 7 Norm 8 Minor NC New De termijnen waarbinnen mutaties worden verwerkt, worden nog niet op het niveau van het Inspectieprotocol en het Duidingsdocument gehaald Scherpere afspraken en controle op termijnen, opdat het niveau van 92%/96% naar 98% wordt opgevoerd Processen en planning 25 maart /PIA Inspectie protocol en duidings documen t Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Report: RQA / mrt-13 Page 8 of 12

13 5. Bezoek schema Documentatie Beheerinspecti Bezoek Type Fase 1 e Fase 2 Herstelaudit Verloop Datum 25 maart 2014 Start Datum In overleg Eind Datum auditoren gedurende 1 dag Audit Dagen Verandering in het effectieve aantal medewerkers (zo ja geef nieuwe aantal) Thema(s) Processen / aspecten / locatie Processen Systeem Vastgelegde afspraken Planning Kwaliteitscontrole J/N J/N N J/N J/N J/N Voorbereiding BAGinspectie Fase 2 + documentatie inzien Voorbereiding beheerinspectie 25 maart Beheerinspecti e BAG ja ja Voor 25 maart herstelinspectie Bestand + geheel Termijnen en juistheid/comple etheid register Definitieve selectie zal bepaald worden na toetsing van de directiebeoordeling en de actuele prestaties Form: MSBSF43000 revn April 2011 Report: RQA / Mar-13 Page 9 of 12

14 Scope Uitsluitingen Inspectieprotocol 042 en Duidingsdocument BAG Nee-- Form: MSBSF43000 revn April 2011 Report: RQA / Mar-13 Page 10 of 12

15 Bezoek type Herstelaudit Thema(s) voor volgend bezoek Audit dagen 1 Foutenreductie en betere termijnafhandeling mutaties in de BAG; verbeteracties Verloop datum Bezoek start / eind datums? Locaties Activiteiten codes Team Norm(en) / Schema(s) Oosterbeek en Pieter Arts en Mark van Puytfelik BAG inspectieprotocol 044 (versie 2010), Duidingsdocument 1 juli 2012 Opmerkingen en instructies 6. Programma beheerinspectie 9.00 uur Startbijeenkomst 9.30 uur Bespreking lead auditor (LA) en technisch auditor (TA) uur Interviews door LA. Beoordelen steekproef door TA Te interviewen personen: Bespreking samen met BAG beheerder bij de gemeente uur Pauze o uur: WOZ Arnhem/Nijmmegen Eric Maaswinkel o uur: Leidinggevende; Twan van de Veerdonk o uur: GBA; Agnes Meutsteeg o uur: Landmeten; Ben Elzen o uur: Vergunningverlening; Cindy Hartkoorn o uur: Handhaving; Bram Hoenselaar o uur: ICT; Jörgen Adriaanse o uur: Straatnaamgeving en nummeraanduiding; Jos van Deelen o uur: Gegevensverwerking met Chris Toonstra en René Hartgerink uur LA en TA bespreken samen de bevindingen. Form: MSBSF43000 revn April 2011 Report: RQA / Mar-13 Page 11 of 12

16 16.00 uur Terugkoppeling bevindingen. Form: MSBSF43000 revn April 2011 Report: RQA / Mar-13 Page 12 of 12

17 Template beheeraudit BAG.xls RapportTemplate Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven antwoorden gewenst norm 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V Wet: artt, 12, 16 98% Ja, V Wet : artt. 16, 31 98% Ja, V Wet : artt. 16, 31 98% in maximaal 2 Ja, nvt werkdagen V Wet: art. 7 98% Ja, V Wet: art 39 90% Ja, nvt Nee Verbeteracties hebben nog geen 98% score opgeleverd Nee Score laatste 5 maanden 92-96% Nee score is 68% V Wet: art 39, 90% Ja, ja V (met document) Wet: art 31 98% Ja, ja Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven antwoorden gewenst norm 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? V Wet : art. 9 98% Ja, Nee V Wet: art. 14a 98% Ja, Nee V Wet: art. 14a 98% Ja, Nee Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven antwoorden 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? gewenst norm V Wet: art. 16 Proces-toetsing Ja Ja 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? V Wet : artt. 10, 14a Proces-toetsing Ja, Ja V Wet : artt. 10, 14a Proces-toetsing Ja, Ja 1 van 8

18 Template beheeraudit BAG.xls RapportTemplate 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V Wet : artt. 10, 14a Proces-toetsing Ja, Ja V Wet : artt. 10, 14a Proces-toetsing Ja, ja V Regeling: catalogus Proces-toetsing Ja, Ja V Regeling: catalogus Proces-toetsing Ja Ja V Wet : artt. 10, 14a Proces-toetsing Ja, Ja V Wet : artt. 10, 14a Proces-toetsing Ja, Ja V Wet: art 6a, 10 en 39 Proces-toetsing Ja, Ja V Wet: art 40 Proces-toetsing Ja, Ja V (met document) V (met document) V (met document) V (met document) V (met document) Regeling: art. 2 Proces-toetsing Ja, Ja Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Proces-toetsing Ja, Ja Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Proces-toetsing Ja, Ja Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Proces-toetsing Ja, Ja Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Proces-toetsing Ja, Ja 2 van 8

19 Template beheeraudit BAG.xls RapportTemplate 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? V Regeling: catalogus Proces-toetsing Ja, Ja (eigen medewerkers) V Regeling: catalogus Proces-toetsing Ja, ja G (met document) Gebaseerd op regeling: art. 2 Proces-toetsing Ja, Nee Aparte regiem Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven antwoorden 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? gewenst norm V Wet: art. 16 Proces-toetsing Ja ja 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? G Regeling: art. 2 Proces-toetsing Ja, Ja G Regeling: art. 2 Proces-toetsing Ja Ja G Regeling: art. 2 Proces-toetsing Ja, Ja G Regeling: art. 2. Proces-toetsing Ja Ja Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven antwoorden gewenst norm 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? V Wet : art % Ja Ja Neuron Registratie (Vicrea) versie 7.0 sp 4 (build 362) Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven antwoorden 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? gewenst V (met document) norm Wet: art. 14; Regeling: art 3 Proces-toetsing Ja, ja G Gebaseerd op Wet: art. 14 Proces-toetsing Ja, ja G Gebaseerd op Wet: art. 14 Proces-toetsing Ja, ja G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Proces-toetsing Ja, ja 3 van 8

20 Template beheeraudit BAG.xls RapportTemplate 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? G Gebaseerd op Wet art. 14 en Proces-toetsing Regeling: art. 3 Ja, ja Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven antwoorden 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? gewenst norm V Wet: art. 14; Regeling: art 3 Proces-toetsing Ja ja G Wet: art. 14a Proces-toetsing Ja ja G Gebaseerd op Wet art. 14 en Proces-toetsing Regeling: art. 3 Ja, ja G Gebaseerd op Wet art. 14 en Proces-toetsing Regeling: art. 3 Ja, ja 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Proces-toetsing Ja, ja Handtekening technisch auditor (TA) Datum Naam Auditor (TA) Handtekening Lead auditor (LA) Datum Naam Auditor (LA) Samenvattende conclusie en aanbevelingen Pieter Arts Handtekening Gemeente Datum naam Opmerkingen gemeente 4 van 8

21 Template beheeraudit BAG.xls eisen Aantal mutaties in objecten in de Omvang van de steekproef periode waarover de audit zich uitstrekt Steekproefomvang Maximaal aantal toegestane fouten Opmerkingen/ vragen 25 of minder mutaties Alle mutaties < mutaties mutaties mutaties 40 steekproef verdeling mutatie type mutatie typen mutaties 50 20% van mutatie betreft mutaties panden 20% op mutaties verblijfsobjecten met gebruik mutaties 65 woondoeleinde mutaties mutaties 85 20% met nummeraanduidingen mutaties mutaties 95 Meer dan 2500 mutaties 100 Kwaliteit van gegevens - volledigheid GV-1 Kwaliteitseis Objecten die op grond van een regulier brondocument bij de gemeente bekend zijn én die voldoen aan de objectdefinities, zijn in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen. Wordt getoetst met de volgende toets: 20% op mutaties verblijfsobjecten anders dan gebruik woondoeleinde Inbedding processen Gebruik objectenhandboek (pand/verblijfsobjec) en omgang afwijkingen niet in objecten handboek GV-2 Objecten die op grond van een proces verbaal van constatering bij de gemeente bekend zijn, zijn als geconstateerde objecten in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen. Inbedding processen De vraag naar proces en voorbeelden? bestandscontroles? Luchtfoto's?, procesverbaal door feitelijke constatering na onderzoek. Opnemen van in veld geconstateerde afwijkingen in systeem GV-3 De in de basisregistraties adressen en gebouwen voorkomende objecten waarvan het feitelijk bestaan na de invoering van de Wet BAG volgens een brondocument is geëindigd, zijn als zodanig herkenbaar in de registratie opgenomen. Inbedding processen op steekproef basis vragen stellen:dient men dus na te gaan op enkele voorbeelden/ algemeen? Status gesloopt, maar object bestaat nog? Alleen proces in place of ook voorbeelden controle als die er geweest zijn? Kwaliteit van gegevens - compleetheid GC-1 100% van de in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen gegevens is voorzien van een waarde indien in de catalogus basisregistraties adressen en gebouwen is voorgeschreven dat het betreffende gegeven verplicht van een waarde moet zijn voorzien. Bestandscontroles uniek ID / brondocument(nummer en date). Verder volgens gegevens catalogus kardinaliteit 1-1. Gegevens handboek gepubliceerd? Wie beheert? Moet hele lijst van 1-1 punten doorlopen worden? Op hoeveel objecten wordt dit bekeken? Minimale omvang?/ over de steekproef GC-2 100% van de in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen gegevens is voorzien van een domeinwaarde die het betreffende gegeven overeenkomstig de catalogus basisregistraties adressen en gebouwen kan aannemen. Bestandscontroles ook hier de vraag of er een feitelijke toets gedaan moet worden, of er spake is van alleen procedure in place en een paar controles. Ik stel me voor dat het de steekproef betreft.toetsen van de werkelijke waarden, of deze overeenstemmen met de bronnen. Feitelijk mag er geen afwijking/ fout zijn. Feitelijk al door BAGLV gecontroleerd, wat wordt dan van auditor verwacht? GC-3 De in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen gegevens die volgens de in de catalogus basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen regels attribuutsoort aan een nauwkeurigheidseis moet voldoen, kennen (behoudens bij geaccordeerde verbeterprojecten) een nauwkeurigheid zoals genoemd in die nauwkeurigheidseisen. Inbedding processen Wat wordt er hier verwacht van de auditor? Moet hij in het veld nameten? Moet hij documenten toetsen en checken wat de grondslag is van de pandgeometrie? Over de steekproef? Kan men zien of het een conversie getal is of een ingemeten? Auditor door vragen te stellen en documenten in te zien, bevindingen vaststellen. Kwaliteit van gegevens - juistheid GJ-1 Bij 98% van de verschijningsvormen van een object in de basisregistraties adressen en gebouwen, is een verwijzing opgenomen naar het brondocument waaruit blijkt welke wijziging in de verschijningsvorm van het object heeft plaatsgevonden. Steekproef registratie en register Ingangsdatum wet versus eerste mutaties in systeem? Moet er gecontroleerd worden op basis van ingangsdatum wet, of steekproef periode waarover we voor de eerste audit spreken, namelijk pas x maanden na aansluiten? Periode groot genoeg voor steekproef. Op basis van besluiten de verwerkingstermijn in BAG. Dat is de graadmeter. GJ-2 Bij 98% van de verschijningsvormen van een object in de basisregistraties adressen en gebouwen komt de waarde van een gewijzigd gegeven exact overeen met de waarde van dit gegeven in het bijbehorende brondocument, tenzij is voorgeschreven dat een gegeven binnen bepaalde tolerantiegrenzen liggende afwijking mag kennen ten opzichte van de exacte waarde van het gegeven. Steekproef registratie en register Voor wetdatum mogen nog formaliseringsbesluiten genomen zijn, daarna niet meer voor mutaties!! Vanaf ingangsdatum Wet bag geen formaliseringsbeslissingen meer? Een mutatie moet exact volgens de brondocumenten!! Zeer digitaal te checken. Maar alleen over de mutaties! Kwaliteit van processen - vastlegging PV-1 De processen zijn door de gemeente dusdanig transparant en consistent vormgegeven, dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in de registratie worden opgenomen. Bestandscontroles mutatie/ brondocument 4 dagen verschil. 2 dagen voor geconstateerd object Inbedding processen Werking processen PV-2 De gemeente heeft voor de wettelijke verplichtingen en bevoegdheden met betrekking tot de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen vastgelegd aan welke ambtenaar deze verplichting of bevoegdheid concreet is opgedragen. Inbedding processen Waar liggen de autorisaties, is het organisatorisch goed geregeld? PV-3 90% van de ontvangen terugmeldingen en correctieverzoeken heeft binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding geleid tot het in onderzoek plaatsen van het object waarop de terugmelding betrekking heeft, tenzij onderzoek binnen deze periode uitwijst dat de betreffende melding geen aanleiding geeft tot wijziging van de opgenomen gegevens in de registratie. Bestandscontroles Geen restrictie aan de periode vooraf om te reageren, 2 werkdagen Inbedding processen 5 van 8

22 Template beheeraudit BAG.xls eisen PV-4 De gemeente neemt in 90% van de gevallen waarbij gegevens in onderzoek zijn geplaatst als gevolg van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, binnen 6 maanden een beslissing over het al dan niet wijzigen van het gegeven waarop de melding betrekking heeft. Bestandscontroles 6 maanden termijn voor een onderzoek, dat betekent dat de periode voor audit niet korter kan zijn dan 8 maanden.!!! Inbedding processen Kwaliteit van processen - toepassing PT-1 De medewerkers die belast zijn met de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor (delen van) de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen, dragen er zorg voor dat door deze processen de aanlevering van de gegevens tijdig en correct plaatsvindt. Werking processen tijdstempels? Hoer kan dit gecontroleerd worden PT-2 De medewerkers die belast zijn met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen en het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken, voeren deze werkzaamheden uit op de wijze waarop het genoemde (gedeelte van) het bijhoudingsproces (mede in samenhang tot andere processen) volgens de opgestelde procedures zou moeten worden uitgevoerd. Werking processen gemeente procedures die aan sluiten op handboek? En of die daadwerkelijk worden uitgevoerd Kwaliteit van systeem - communicatie SC-1 De door de gemeente gebruikte applicatie voor het beheren van de basisregistraties adressen en gebouwen voldoet voor 100% aan de koppelvlakbeschrijving die is opgesteld voor de communicatie tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG. BAG conforme applicatie SC-2 De gemeente heeft maatregelen getroffen om 98% van de door de Landelijke Voorziening BAG geweigerde berichten binnen twee werkdagen opnieuw aan de Landelijke Voorziening BAG aan te bieden. Bestandscontroles Kwaliteit van systeem - voorzieningen SV-1 De gemeente heeft dusdanige voorzieningen getroffen dat het mogelijk is om in het geval van een calamiteit het beheer en gebruik van de basisregistraties adressen en gebouwen binnen vier weken na het optreden van de calamiteit op een andere locatie te kunnen hervatten. Werking processen Continuïteit systeem SV-2 De gemeente heeft dusdanige voorzieningen getroffen dat het mogelijk is om in het geval van een systeemprobleem, de gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen zoals die één werkdag geleden waren uiterlijk binnen één werkdag te kunnen reconstrueren. Continuïteit systeem Kijken naar aantal geweigerde berichten, deze controleren op basis van wat steekproeven op de herstelde foutberichten. 6 van 8

23 Template beheeraudit BAG.xls normen Ingevulde oppervlakte Maximaal toegestane afwijking ten opzichte van werke Norm oppervlakte m2 5 m 2 1,15 * oppervlak 2,6 m 2 10 m 2 1,15 * oppervlak 3,6 m 2 25 m 2 1,15 * oppervlak 5,8 m 2 50 m 2 1,15 * oppervlak 8,1 m m 2 1,15 * oppervlak 11,5 m m 2 1,15 * oppervlak 18,2 m m 2 1,15 * oppervlak 25,7 m m 2 1,15 * oppervlak 36,4 m m 2 1,15 * oppervlak 57,5 m m 2 1,15 * oppervlak 115 m 2 Aantal mutaties in objecten in de Omvang van de steekproef periode waarover de audit zich uitstrekt 25 of minder mutaties Alle mutaties mutaties mutaties mutaties mutaties mutaties mutaties mutaties mutaties mutaties 95 Meer dan 2500 mutaties van 8

24 Template beheeraudit BAG.xls normen elijke % 52% 36% 23% 16% 12% 7% 5% 4% 2% 1% 8 van 8