RFI_Behoeftenanalyse

Transcriptie

1 Vlaamse Gemeenschapscommissie RFI_Behoeftenanalyse HR-software Vlaamse Gemeenschapscommissie van operationeel naar strategisch human resources management VH

2 Voorwoord 2 Behoefte-analyse 3 1. HRM Financieel beheer Personeelsbeheer Personeelsbeleid Sociale dienstverlening e-hr Besluiten Documenten Formulieren Rapporten Rapport Personeelsbegroting Rapport Personeelsplan Rapport Personeelsbestand Rapport arbeidsprestaties Rapport Premies Brussel Rapport loonsimulatie Rapport Rekrutering Rapport Vorming Rapport Evaluaties Rapport Jubilarissen Rapport Budget verlofvormen Rapport Werkingsverslag Sociaal Fonds (vzw) Speelpleinanimatoren Sportlesgevers 8 2. Gesubsidieerd onderwijzend personeel 9 3. Busbegeleiders 9 Pagina 1 van 9

3 Voorwoord In dit document en bijhorende bijlagen werden de behoeften naar HR-ondersteuning van de directie Personeel en HRM in detail geanalyseerd. Wij verwachten dat de wettelijk verplichtingen en de onderstaande mogelijkheden standaard voorzien zijn in het softwarepakket: - Loonverwerking: o Wettelijke loonberekening o Maaltijdcheques (berekening aan de hand van eigen regels, zie begrippenlijst) - Administratieve processen: o Personeelsregistratie (persoons-, contract-, verloningsgegevens (weddevaststellingen en functionele loopbaan) o Verzuim- en verlofregistratie (alle mogelijke vormen van afwezigheden: verlofstelsels, ziekte, arbeidsongevallen, jaarlijks verlof, )(berekening van ziektecontingenten en jaarlijkse vakantie aan de hand van eigen regels, zie begrippenlijst) - Human Resources processen: o Instroom: Rekrutering (sollicitanten, vacatures), Selecties en examens o Doorstroom: Organisatiestructuur (personeelsplan, organogrammen, functiebeschrijvingen), Evaluatie / functioneren, Competentiemanagement (vorming, loopbaanontwikkeling) o Uitstroom o Sociale dienstverlening - Rapportering, met als prioritaire o Begrotingsmonitoring o Bezettingsmonitoring (inclusief verzuimcijfers) o Personeelsbestand - Migratie van huidige gegevens - Interfacing - e-hr-platform Pagina 2 van 9

4 Behoefte-analyse Om de behoeften naar HR-softwareondersteuning van de directie Personeel en HRM te analyseren werd de mindmapmethode gebruikt. Deze methode biedt het voordeel dat er meer overzicht kan gebracht worden in grotere hoeveelheden aan informatie, dat er sneller gewerkt kon worden in de werkgroepen en op deze manier sneller inzicht gekregen werd in de behoeften. We maakten drie grote mindmaps op: - HRM: o personeel dat een arbeidsovereenkomst heeft met de VGC en volledig op de payroll van de VGC-administratie staat (inclusief speelpleinanimatoren en sportlesgevers) o werknemers vzw GC en gepensioneerden: zij hebben geen arbeidsovereenkomst met de VGC, maar hebben soms recht op bepaalde vergoedingen o personen die geen arbeidsovereenkomst hebben met de VGC maar die toch recht hebben op onkostenvergoedingen (vb. juryleden, vrijwilligers, ) o sollicitanten en schoolstagiairs - Gesubsidieerd onderwijzend personeel: o personeel tewerkgesteld in de onderwijsinstellingen waarvan de VGC inrichtende macht is, maar waarvoor het loon uitbetaald wordt door het departement Onderwijs van de Vlaamse Overheid. Deze personeelsleden kunnen vanuit de VGC echter ook nog vergoedingen ontvangen of bepaalde gunsten genieten. - Busbegeleiders o personeel met een arbeidsovereenkomst met de school waarbij de loondienst van de VGC instaat voor de loonverwerking 1. HRM Deze mindmap omvat het volledige overzicht van behoeften naar softwareondersteuning voor de groepen: administratief personeel, niet gesubsidieerd onderwijzend personeel, speelpleinanimatoren en sportlesgevers. De mindmap is gestructureerd volgens (1) beleidsaspecten, (2) gegevens die door verschillende actoren raadpleegbaar zijn, (3) procedures waarbij een goedkeuring of beslissing vereist is en (4) registratie en verwerking van gegevens waarbij geen goedkeuring of beslissing vereist is. Vanuit deze overzichtsmindmap werden de deelgebieden in aparte mindmaps geplaatst. De deelgebieden zijn: - Financieel beheer - Personeelsbeheer - Personeelsbeleid - Sociale dienstverlening - e-hr platform - Besluiten Pagina 3 van 9

5 - Documenten - Formulieren - Rapportering - Speelpleinanimatoren - Sportlesgevers De structuur uit de overzichtsmindmap werd ook gehanteerd voor alle daaruit afgeleide mindmaps. De meeste begrippen die in de mindmaps werden opgenomen, worden verklaard in de bijlage begrippenlijst Financieel beheer 1.2. Personeelsbeheer 1.3. Personeelsbeleid 1.4. Sociale dienstverlening 1.5. e-hr 1.6. Besluiten 1.7. Documenten 1.8. Formulieren 1.9. Rapporten Gedeeltelijk meegeleverd In de mindmap rapporten worden de rapporteringsbehoeften weergegeven. Er zijn enerzijds rapporten die het beleid ondersteunen (rapportering over begroting en personeelsplan) en anderzijds rapporten die door verschillende actoren kunnen worden geraadpleegd. Elk rapport is uitgewerkt in een aparte mindmap waarbij telkens wordt aangegeven welke opvragingsmogelijkheden er moeten voorzien zijn (input) en wat het resultaat moet zijn (een Pagina 4 van 9

6 detailrapport met de gevraagde data en - indien nodig - een berekening van kengetallen over de gevraagde data). Het is niet altijd op voorhand geweten welke kengetallen cruciaal zijn, daarom wordt de berekening van de kengetallen ruim opgevat en zijn er steeds twee assen voorzien zodat de kengetallen in matrixvorm kunnen worden opgevraagd. De parameterinstellingen moeten toelaten om enkel de gewenste kengetallen of detailgegevens in het rapport op te nemen Rapport Personeelsbegroting Dit rapport heeft als doel de opmaak van de personeelsbegroting te faciliteren. Er zijn enerzijds een reeks opvraagcriteria voorzien en anderzijds parameters die kunnen variëren. De mogelijkheid om simulaties op te maken, vormt een duidelijke behoefte. Bedoeling is om de impact van bepaalde beleidsopties op de personeelsbegroting te kunnen inschatten. Deze simulaties omvatten volgende opties: per arbeidsplaats moet aangegeven kunnen worden welk percentage ingevuld mag worden gedurende een bepaalde periode de invloed van loopbaanmotiverende mogelijkheden (bevordering naar hoger niveau of graad, aanstelling van coördinatoren) de invloed van al dan niet vervangen van verlofstelsels die personeelsleden genieten de invloed van anciënniteit en leeftijd van personeelsleden Het detailrapport moet per arbeidsplaats een overzicht geven van de loonkost (effectieve kost indien de arbeidsplaats is ingevuld en de fictieve kost als de arbeidsplaats niet is ingevuld). Kengetallen over de loonkost zijn nodig en eventueel te verfijnen per begrotingsartikel, organogram, niveau, Rapport Personeelsplan Het doel van dit rapport is tweeledig: de bijsturing van het personeelsplan en de daarbijhorende vastleggen van de formaties opvolgen en rapportering over de bezettingsgraad van de arbeidsplaatsen. Er zijn verschillende opvraagcriteria voorzien. De mogelijkheid om per arbeidsplaats te simuleren welk percentage ingevuld mag worden gedurende een bepaalde periode moet voorzien zijn. Het resultaat moet twee detailrapporten geven: Het bezettingsrapport moet per arbeidsplaats een overzicht geven van de invullers (of van de niet invulling). Pagina 5 van 9

7 De bezetting moet weergegeven worden in arbeidsduur en VTE: de theoretische prestaties (volgens benoeming of arbeidsovereenkomst) en de effectiever prestaties (rekening houdende met afwezigheden zoals verlofstelsels, langdurige ziekte, ). De kengetallen moeten per formatie, niveau, organogram of standplaats het volgende weergeven: o Aantal voorziene plaatsen (VTE) o Aantal ingevulde plaatsen (VTE) Tijdelijke ingevuld (tijdelijke invullers): theoretisch en effectief (VTE) Vast ingevuld (titularissen): theoretisch en effectief (VTE) Ingevuld via vervanging: theoretisch en effectief (VTE) De som van de tijdelijke invulling en vaste invulling geeft een beeld van de theoretisch en effectieve bezettingsgraad. o Aantal niet ingevulde plaatsen (VTE) Rapport over de formaties moet enerzijds een momentopname geven en anderzijds evoluties (bijsturingen in het personeelsplan) kunnen rapporteren. De momentopname moet resulteren in een tabel volgens het organogram of standplaats waarbij kengetallen over het aantal VTE plaatsen in een bepaalde formatie wordt weergegeven. Naast de momentopname moet het ook mogelijk zijn om evoluties in kengetallen en verschillen hiertussen duidelijk te maken Rapport Personeelsbestand Rapport arbeidsprestaties Het rapport arbeidsprestaties beoogt informatie te verstrekken over nuttige VTE gegevens als basis voor rapportering over arbeidsprestaties (aanwezigheden en gewerkte uren, ) en rapportering over afwezigheden (ziekteverzuim en andere afwezigheden). Er zijn verschillende opvraagmogelijkheden voorzien. Het resultaat is een detailoverzicht van personeelsleden met een berekening van dagen aanwezigheid, dagen afwezigheid en effectieve arbeidsprestaties over een bepaalde periode. De dagen worden weergegeven in aantal dagen en in dagen VTE waarbij rekening wordt gehouden met de arbeidsprestaties van het personeelslid (vb. een personeelslid dat elke weekdag een halve dag werkt en 3 dagen ziek is, heeft aantal ziektedagen = 3 en aantal ziektedagen VTE = 1,5 ). Per contracttype, formatie (apart voor geco), groep, niveau (graad), organogram en standplaats of voor een individueel personeelslid moeten kengetallen over de afwezigheden, aanwezigheden en effectieve prestaties berekend kunnen worden Rapport Premies Brussel Pagina 6 van 9

8 Rapport loonsimulatie Rapport Rekrutering Rapport Vorming Rapport Evaluaties Rapport Jubilarissen Rapport Budget verlofvormen Het rapport budget verlofvormen beoogt een overzicht te geven van het beschikbare budget dat kan aangewend worden om tijdelijke aanstellingen te financieren. De opvraging kan gebeuren via verschillende criteria, waarbij de voornaamste per organogramonderdeel is. Het personeelsbudget dat voor een kalenderjaar begroot is, maar niet aangewend wordt doordat personeelsleden gebruik maken van een verlofstelsel (VDP= Verlof Deeltijdse Prestaties, loopbaanonderbreking, gecontingenteerd verlof, verlof voor detachering, ), afwezig zijn (contractuelen) wegens ziekte, bevallingsrust of verminderde prestaties wegens ziekte, kan worden herbruikt. De berekening van het beschikbaar budget gebeurt telkens voor het huidige jaar (jaar y) en voor het daaropvolgende jaar (jaar y+1) als volgt: 1. Berekening van het budget van aanbrengers per organogramonderdeel Per personeelslid (met uitzondering van geco s) dat één van onderstaande verlofstelsels neemt, wordt berekend hoeveel budget er beschikbaar komt. De berekening van het budget is op basis van de weddeschaal van het betrokken personeelslid met 5 jaar anciënniteit X aantal maanden verlofstelsel X percentage afwezigheid). - Verlof deeltijdse prestaties (statutairen) van 10%, 20% en 50% - loopbaanonderbreking (statutairen en contractuelen) van 1/5 (20%), ¼ (25%), 1/3 (33.3%), ½ (50%) en voltijds (100%) (inclusief ouderschapsverlof en andere thematische loopbaanonderbrekingen). - verminderde prestaties wegens ziekte (enkel contractuelen - alle percentages) - bevallingsrust van contractuelen - ziekteperiodes van contractuelen, in zover ze niet meer ten laste zijn van de werkgever (na 14 dagen voor arbeiders, en na 30 dagen voor bedienden) - verlof voor detachering, politiek verlof Pagina 7 van 9

9 - gecontingenteerd verlof (voor de duur van een proeftijd of contingent van max 5 jaar) Om het totaal per organogramonderdeel te bekomen, worden de bedragen van alle aanbrengers opgeteld en vervolgens verminderd met: - een buffer van 5% gerekend, ter beveiliging in geval personeelsleden een verkregen verlofvorm voortijdig intrekken. - een voorafname voor de vervangingspool van 20% voor de beleidsdirecties en 5% voor de ondersteunende directies. 2. Berekening van het budget van gebruikers Per personeelslid (met uitzondering van geco s) dat aangesteld wordt op het budget verlofvormen wordt een berekening gemaakt van de kost van deze aanstelling. De berekening van het budget is op basis van de weddeschaal van het betrokken personeelslid met 5 jaar anciënniteit + een forfaitaire kost van 2500 EUR voor nieuwe personeelsleden X aantal maanden tewerkstelling X percentage tewerkstelling). Om het totaal per organogramonderdeel te bekomen, worden de bedragen van alle gebruikers opgeteld. 3. Berekening van het beschikbare saldo = totaal van de aanbrengers totaal van de gebruikers per organogramonderdeel en zowel voor jaar y als jaar y+1. Volgende kengetallen moeten per organogramonderdeel berekend worden: totaal bedrag van de aanbrengers (rekening houdend met buffer van 5% en voorafname van 5 of 20%), totaal bedrag van de gebruikers en het overblijvende saldo Rapport Werkingsverslag Sociaal Fonds (vzw) Speelpleinanimatoren Sportlesgevers Pagina 8 van 9

10 2. Gesubsidieerd onderwijzend personeel De VGC is inrichtende macht voor de scholen Kasterlinden en Zaveldal en voor een centrum voor leerlingenbegeleidingen. Het onderwijzend personeel volgt de regels van het onderwijzend statuut en worden door het departement onderwijs uitbetaald. Uitbetaling van bepaalde vergoedingen zoals reisonkosten, weddebijslagen, zijn ten laste van de VGC. De VGC is als inrichtende macht tevens bevoegd om beslissingen over het personeel te nemen (aanstellingen, benoemingen, verlofstelsels, ontslag, pensioen, ). Voor de gesubsidieerde personeelsleden wordt geen personeelsplan opgesteld. Het aantal leerkrachten nodig voor de lesopdrachten wordt jaarlijks bepaald aan de hand van leerlingenaantallen (tellingen gebeuren in februari). 3. Busbegeleiders Pagina 9 van 9