Whitepaper Slim Documentenbeheer in de zorgsector

Transcriptie

1 Whitepaper Slim Documentenbeheer in de zorgsector Document- en informatiebeheer ondersteunen primaire en secundaire processen binnen zorginstellingen

2 Auteurs: Patricia van t Hof Pieter Rahusen Ricoh Nederland BV Juli Juli 2010

3 NB: Alle referenties en internetadressen waren correct bij publicatie van dit whitepaper. De auteur kan echter niet verantwoordelijk gehouden worden voor veranderingen die hierin mettertijd plaats vinden. Dit whitepaper werd geschreven door Patricia van t Hof, Strategisch Account Manager Healthcare en Pieter Rahusen, Market Development Manager Healthcare, in samenwerking met Zeekhoe Communicatie. Het whitepaper is gericht aan collega s, klanten en relaties van Ricoh. In dit whitepaper brengt Ricoh haar visie naar voren op het digitaliseren en beheren van patiënten- en bedrijfsgegevens in de zorgsector. Aan deze visie ligt de grip op de documentprocessen binnen zorginstellingen en in het bijzonder binnen ziekenhuizen ten grondslag. Ricoh heeft een totaaloplossing geformuleerd voor het optimaliseren van deze processen. Deze maken gebruik van standaarden en van de bestaande infrastructuren, waarbij de huidige primaire bedrijfs- en zorgapplicaties leidend zijn. De zorgspecialisten van Ricoh beschikken over uitgebreide kennis van de processen, procedures en wet- en regelgeving binnen de zorgsector. Dit maakt Ricoh tot een gespecialiseerde en betrouwbare partner die ziekenhuizen kan begeleiden en ondersteunen in vraagstukken rond informatie- en documentstromen. In de visie van Ricoh is het invoeren, digitaliseren en verrijken van papieren documenten de eerste stap in het verzamelen, verwerken en analyseren van gegevens binnen een systeem voor patiënten- en informatielogistiek in ziekenhuizen. Dit whitepaper beschrijft hoe de totaaloplossing voor Slim Documentenbeheer van Ricoh de verwerking van patiëntengegevens in ziekenhuizen efficiënt maakt. Het doel van dit whitepaper is het bieden van relevante informatie die het beslissingsproces over het implementeren van deze systemen ondersteunt. Juli

4 Inhoudsopgave Inleiding 5 1 Marktwerking 6 2 Innovatie Ziekenhuisinformatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Managementinformatie Wet- en regelgeving Archiefwet Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) Kwaliteitseisen Fraudebestrijding 10 3 Informatie-integratie: Slim Documentenbeheer Slim Scannen Slim Printen Slim Beheer 14 4 Conclusie 16 Noten 16 4 Juli 2010

5 Inleiding Document- en informatiebeheer gaan een prominente rol vervullen in de ondersteuning van zorg- en arbeidsprocessen in ziekenhuizen. Deze staan momenteel al onder druk door verschillende maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen. Zo zijn patiënten door internet vaak overvloedig en/of verkeerd geïnformeerd. Dat maakt hen mondiger over hun behandeling dan voorheen. Ook introduceerde de overheid wet- en regelgeving die marktwerking moet creëren en concurrentie moet stimuleren. De tevredenheid en veiligheid van patiënten zijn daardoor belangrijker dan ooit voor de continuïteit van het ziekenhuisbedrijf. De invoering van het burgerservicenummer (BSN) en het landelijke EPD vormen de basis voor toekomstige transmurale gegevens- en informatie-uitwisseling. Voor de zorgsector betekenen deze ontwikkelingen dat het van vitaal belang is dat de juiste informatie, in het juiste formaat, altijd en overal beschikbaar is waar patiënt en zorgverlener samen komen. Dit is vergaand: het gaat zowel om het fysiek samenkomen, als om het integreren van gegevens. Ondersteuning, van informatieprocessen en van het fysieke behandelproces van patiënten, is daarbij het kernwoord. Slim Documentenbeheer biedt een totaaloplossing voor het digitaliseren van patiënt- en bedrijfsgegevens. Digitalisering maakt behandelingen en zorgprocessen veiliger en efficiënt, onder andere door een koppeling tussen de medische en zakelijke processen binnen een zorginstelling mogelijk is. Daardoor kunnen ziekenhuizen, uit het oogpunt van marktwerking, een bedrijfsmatige aanpak hanteren. Een meer bedrijfsmatige aanpak binnen zorginstellingen leidt tot besparing op operationele kosten, maakt ziekenhuizen aantrekkelijker op de arbeidsmarkt en verhoogt de patiënttevredenheid. Juli

6 1. Marktwerking De Nederlandse bevolking heeft te maken met het fenomeen dubbele vergrijzing. Enerzijds is dit een gevolg van de geboortegolf die begon in het derde kwartaal van Door de naoorlogse opleving van de economie hielden de hoge geboortecijfers relatief lang aan: tot Hierdoor behaalt vanaf 2010 een toenemend deel van de bevolking de pensioengerechtigde leeftijd. In 2030 zijn maar liefst 6 miljoen Nederlanders 55 jaar of ouder. Dat is 35% van de totale bevolking. 2 In absolute getallen is dit een stijging van ruim 60% ten opzichte van het jaar 2000, toen 3,7 miljoen mensen 55 jaar of ouder waren (23% van de totale bevolking). Anderzijds hebben komende generaties een langere levensverwachting. Volgens het expertisecentrum LEEFtijd is op dit moment 14% van de Nederlandse bevolking ouder dan 65 jaar. 3 Over twintig jaar zal dit percentage gestegen zijn tot 19%. In 2040 is het aantal 65-plussers 23%, bijna een kwart, van alle inwoners. Het percentage 80-plussers zal in 2040 uitkomen op 7%. Nu is dat circa 3% van de bevolking. Het aandeel van de beroepsbevolking die de kosten voor de zorg grotendeels draagt door premiebijdragen, daalt de komende jaren relatief. Als gevolg hiervan staat het stelsel van collectieve oudedagsvoorzieningen, de pensioensystemen en de gezondheidszorg onder druk. De Nederlandse overheid neemt daarbij de stelling dat dit niet ten koste mag gaan van de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van de zorg. Om de stijgende lijn van de kosten van de gezondheidszorg zo veel mogelijk af te vlakken, werd op 1 oktober 2006 de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) van kracht. Deze wet stelt regels op over de marktordening, doelmatigheid en beheerste kostenontwikkeling op het gebied van de gezondheidszorg (marktwerking). 4 De introductie van marktwerking brengt meer concurrentie, maakt van de patiënt een kritische zorgconsument en maakt van het vak van de medisch specialist een gewoon beroep, zo concludeert de stuurgroep Toekomstig Bestuur en Topmanagement Ziekenhuizen (TBTZ), die in op opdracht van het bestuur van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) in 2006 voorstellen deed om de minimale kwaliteit van bestuur van NVZziekenhuizen in de toekomst te garanderen, in haar rapport Vernieuwd Besturen. 5 Het rapport stelt verder dat ziekenhuizen voortdurend toegevoegde waarde moeten creëren voor klanten en medewerkers om een sterke concurrentie- en marktpositie op te bouwen en te behouden. Dat geldt ook voor de overige belanghebbenden, betrokkenen en mogelijke aandeelhouders. Daarvoor moet het ziekenhuis de beste medewerkers in huis halen, het beste aanbod bieden en zorgen voor de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Hiervoor is een voor iedereen duidelijke, uniforme beslisstructuur nodig, concludeert de TBTZ. 6 Juli 2010

7 2. Innovatie De Wmg beoogt een doelmatig en doeltreffend stelsel van de zorg. Dit moet leiden tot kostenbeheersing in de zorg, betere informatievoorziening, een sterkere positie voor patiënten en het opheffen van het machtsverschil tussen partijen in de zorg. 6 Ondersteuning en vereenvoudiging van werkprocessen zijn hiervoor essentieel. Innovatie is daarom cruciaal voor het versterken van de marktpositie van ziekenhuizen. Informatietechnologie is overal in het ziekenhuis terug te vinden. Tijdens de diagnose en in de operatiekamer, waar medische apparatuur sneller, doeltreffender en foutlozer werkt. Systemen voor het verwerken van bedrijfsen patiëntinformatie maken de organisatie efficiënt. 7 Dat zorgt ervoor dat ziekenhuizen kunnen voldoen aan de eisen voor marktwerking die de overheid stelt. De gevolgen hiervan zijn ingrijpend, want het maakt van de patiënt zowel een klant als een component van het zorgproces, maar van de verzekeraar eigenlijk ook. Bovendien heeft het ziekenhuisbestuur te maken met verschillende interne belangen van onder meer de directie, de maatschappen, het verplegend personeel en de administratie. In de hele keten van zorgverlening spelen ook de externe partijen, zoals huisarts, thuiszorg of bemiddelingsbureaus, een rol in de creatie en verwerking van informatie. De uitdaging wordt vergroot door het feit dat een groot deel van deze interne en externe informatie-uitwisseling nog plaatsvindt op papier. Het digitaliseren van documenten, zodat patiëntengegevens overal door bevoegde personen ingezien kunnen worden, is een van de vele voordelen van ICT in de zorg. Ook de komst van het elektronisch patiëntendossier (EPD) is een aanleiding om alle gegevens te digitaliseren. Anders bestaat het gevaar dat er twee dossiers, een fysiek en een digitaal, naast elkaar bestaan. Dat is niet efficiënt en het verlaagt bovendien het niveau van patiëntveiligheid. Het is daarom van belang om papieren informatie, in digitale en verrijkte vorm, toe te voegen aan de logistiek van de zorg- en bedrijfsprocessen. En dat deze in het juiste formaat, op het juiste moment beschikbaar zijn ten behoeve van: Ziekenhuisinformatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Managementinformatie Wet- en regelgeving Kwaliteitseisen Fraudebestrijding 2.1 Ziekenhuisinformatiesystemen Patiëntgegevens worden verzameld, verwerkt en geanalyseerd in een zogenoemd ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS). Een ZIS slaat medische behandel- en patiëntgegevens centraal en gestandaardiseerd op in een database. Van daaruit zijn deze gegevens via PC s door alle medisch specialisten, verpleegkundigen en verzorgenden benaderbaar en bewerkbaar. Ook de nieuwste generaties computergestuurde medische apparatuur kan informatie uit het ZIS ophalen of daar aan toevoegen. Juli

8 Een ZIS: Beheert administratieve patiëntgegevens (zoals: naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, contactgegevens, geboorteplaats, huisarts, verzekering) Ondersteunt de logistiek van het zorgproces (opname-/bezoekgegevens: met wie is de patiënt in contact gekomen, op welke locatie, hoe lang, welke zorgverlener was verantwoordelijk) Ondersteunt van het factureerproces aan zorgverzekeraars en patiënten Bedrijfsinformatiesystemen Het ZIS ondersteunt de front-office van een ziekenhuis, waar het contact met de patiënt plaatsvindt. Net als andere bedrijven beschikt een ziekenhuis ook over een back-office, dat de administratieve en financiële afhandeling van de zorgdiensten verzorgt en de levering van zorg begeleidt. Hier zijn veel bedrijfsgegevens van het ziekenhuis aanwezig die niet binnen de definitie van het ZIS passen. Het back-officeproces wordt daarom ondersteund door zogenoemde Enterprise Resource Planning (ERP) en Enterprise Content Management (ECM)-systemen. ERP-software ondersteunt alle bedrijfsprocessen, meestal per specifieke taak, door middel van deelprogramma s (modules), die allen gebruik maken van dezelfde onderliggende database. Een ERP-module kan bijvoorbeeld de financiële of administratieve processen ondersteunen. De gegevens binnen deze modules kunnen door het ERPsysteem onderling uitgewisseld worden. Hierdoor hoeven gegevens over patiënten of zorgproducten, maar ook bijvoorbeeld personeelsgegevens en voorraden, slechts eenmaal ingevoerd te worden. Vervolgens zijn deze voor iedereen toegankelijk, waar en wanneer dat nodig is. Dit vermindert het aantal handmatige gegevensbewerkingen en daarmee de kans op fouten. Een ERP-systeem biedt ook andere voordelen, zoals verbetering van werkprocessen, communicatie en kostenbeheersing. Voor het omzetten van papieren informatie naar digitaal biedt programmatuur voor ECM een uitkomst. ECMsystemen beheren ongestructureerde informatie. Dit zijn gegevens die niet geclassificeerd kunnen worden volgens een specifiek databaseveld. Deze gegevens zijn te vinden in allerlei soorten documenten, zoals Microsoft Word, Excel of Adobe PDF, maar ook in informatie die via internet gedistribueerd wordt in het HTML- of XML-formaat. Ook berichten, afbeeldingen, video s en geluidsfragmenten behoren in de definitie van ECM tot de categorie ongestructureerde data. 2.3 Managementinformatie Wanneer alle informatie, inclusief die uit papieren bronnen, digitaal en gestructureerd beschikbaar is, is de informatievoorziening werkelijk compleet, accuraat, actueel en correct. Door Slim Documentbeheer zijn de verzamelde en geïntegreerde gegevens te presenteren in heldere rapportages en heeft het management directe en betrouwbare onderbouwing voor een proactief beslissingsproces. Ook ondersteunt Slim Documentenbeheer in de benodigde bewijsvoering voor de naleving van wet- en regelgeving rondom verantwoordelijkheid en rekenschap in medische en financiële rapportages. Dankzij het gebruik van generieke termen voor documenten, zoals nota of behandeling, is geïntegreerde en consistente rapportage van transactiegegevens mogelijk tussen het ZIS en de zakelijke bedrijfsinformatiesystemen. Dat is een belangrijke stap in fraudebestrijding en ondersteunt het auditproces van zorgverzekeraars. Het voorziet ook in een optimale basis voor heldere managementrapporten die het beslissingsproces, forecasting en benchmarking ondersteunen. 8 Juli 2010

9 2.4 Wet- en regelgeving Archiefwet 1995 Hoewel de Archiefwet 1995 alleen van toepassing is op academische ziekenhuizen, is naleving van de regelgeving ook van belang voor andere ziekenhuizen. 9 Na een reeks boekhoudschandalen rond de eeuwwisseling zijn er veel wetten, regels, richtlijnen en gedragscodes in het leven geroepen die eisen dat bedrijven aantoonbare maatregelen voor goed bestuur hebben getroffen. Sindsdien wordt het naleven hiervan door veel bedrijven gezien als een kwaliteitskeurmerk. Daarom streven ook bedrijven die niet wettelijk aan deze eisen hoeven te voldoen toch naar naleving daarvan. Voor veel ziekenhuizen geldt hetzelfde ten aanzien van de Archiefwet Deze bevat onder andere regels voor: De materiële verzorging en toegankelijkheid van archiefbescheiden; Het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden; Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties (bijvoorbeeld een digitale drager); In artikel 1, lid c van de Archiefwet is bepaald dat elk document, papier of digitaal, dat een functie vervult bij de taakuitoefening in beginsel een archiefstuk of archiefbescheid is Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (februari 2002) is een nadere uitwerking van artikel 12 uit het Archiefbesluit De Regeling geeft onder meer extra eisen voor digitale archiefbescheiden. Het gaat dan onder meer om het vastleggen van metagegevens over inhoud, vorm en structuur van een digitaal document, over technische gegevens, conversie, migratie en opslagformaten. Ook hieruit blijkt dat het eenvoudigweg scannen van gearchiveerde, papieren patiëntendossiers niet afdoende is. Er is vraag naar een slimmere manier van scannen Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) geeft onder meer richtlijnen voor de bewaartermijn van patiëntendossiers. 10 Artikel 7: 454 lid 3 van de Wgbo stelt hierover: Onverminderd het bepaalde in artikel 455, bewaart de hulpverlener de bescheiden, bedoeld de vorige leden, gedurende vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goede hulpverlener voortvloeit. In de praktijk kan de bewaartermijn echter aanzienlijk langer zijn. In een toelichting op dit artikel van de Wgbo schrijft de Sint Maartenskliniek: Praktisch gezien is het goed om aan te houden dat de termijn gaat lopen aan het einde van de behandeling. 11 Hoewel de Wgbo ook voor minderjarigen een bewaartermijn van 15 jaar aanhoudt, volgen veel ziekenhuizen de aanbeveling om de aanvang van de bewaartermijn van minderjarigen pas te laten ingaan op het moment dat ze meerderjarig zijn (18 jaar). 12 De Wgbo beschrijft ook de dossierplicht voor zorgverleners in Artikel 454. In Lid 1 stelt dit Artikel dat het dossier ook de aantekeningen bevat die de hulpverlener heeft gemaakt over de gezondheid van de patiënt, de uitgevoerde handelingen en andere stukken (bijvoorbeeld brieven) waarin gegevens over de patiënt staan, voor zover noodzakelijk voor een goede hulpverlening. Juli

10 Dit geldt dus voor alle gegevens die door welke hulpverlener dan ook zijn vervaardigd; bijvoorbeeld een arts, verpleegkundige, radioloog, fysiotherapeut. Volgens Artikel 454 Lid 2 kan het dossier verder uitgebreid worden met een verklaring van de patiënt over deze stukken. Deze aantekeningen en verklaringen zullen veelal op papier worden aangeleverd. Tot slot blijkt uit de Wgbo eveneens waarom het belangrijk is metagegevens toe te voegen aan de gescande dossierstukken. Ten eerste moet de hulpverlener volgens Artikel van de Wgbo het dossier binnen drie maanden vernietigen als een patiënt dat verzoekt. Als dit verzoek niet ingediend wordt, moet het dossier na de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar vernietigd worden. Artikel 456 stelt bovendien dat de hulpverlener zo spoedig mogelijk inzage moet geven in het dossier indien de patiënt dat verzoekt. Het is pas mogelijk aan deze eisen te voldoen wanneer alle individuele, ongestructureerde stukken in het dossier vindbaar of opvraagbaar zijn. 2.5 Kwaliteitseisen De bedrijfs- en ziekenhuisinformatiesystemen ondersteunen ook het behalen van kwaliteitsdoelstellingen. Volledige en consistente gegevens maken onderdeel uit van een meetinstrumentarium voor interne Key Performance Indicators (KPI s). Ze dragen bij aan kortere wachtrijen en -lijsten. Doordat de kans op fouten in de invoer, doorvoer en uitvoer van informatie aanzienlijk lager is, brengen ze meer zekerheid over een veilige behandeling. Daardoor helpen ze ook bij het aantoonbaar voldoen aan kwaliteitscriteria van derden, zoals de Ziekenhuis Top 100 die het Algemene Dagblad (AD) sinds 2005 samenstelt Fraudebestrijding De overheid draagt een steentje bij aan fraudebestrijding in de zorgsector met wet- en regelgeving voor declaratiebepalingen, controletaken en acceptatieplicht. Voor de opsporing en het voorkomen van fraude is samenwerking noodzakelijk tussen alle betrokken partijen. Deze zal in de toekomst steeds vaker bestaan uit het koppelen van informatiesystemen van de overheid, verzekeraars, zorginstellingen, bemiddelingsbureaus, intermediairs en anderen. Om digitale gegevensuitwisseling tussen deze, vaak heterogene, systemen mogelijk te maken, is het belangrijk gestandaardiseerde terminologie te gebruiken met digitale informatielabels. Daarmee is de structuur van de informatie gescheiden van de presentatie en worden de gegevens interactief. Dit maakt de inhoud van medische dossiers direct doorzoekbaar en achterhaalbaar. Het vereenvoudigt ook het opslaan, vinden en vergelijken van patiënten- of behandelgegevens. Bovendien maakt dit het mogelijk om gegevens onmiddellijk te downloaden en te bewerken in een groot aantal bedrijfsapplicaties. Bij de formele en materiële controle van zorgverzekeraars Nederland komt vaak aan het licht dat de verzekeringsdeclaraties fouten bevatten of onvolledig zijn ingevuld. Deze fouten zijn vrijwel altijd eenvoudig te voorkomen. Zij hebben tenslotte altijd een directe relatie met zorgdossiers, zoals patiëntgegevens, verwijzingen, recepten, onderzoeken, etc. Doordat deze gegevens niet gedetailleerd, accuraat of correct beschikbaar zijn voor, of overgenomen worden in, de declaratie, valt deze ten prooi aan de controles van de verzekeraars. Dat vertraagt de uitkering, maar veroorzaakt ook veel onnodige kosten. 10 Juli 2010

11 De koppeling van patiëntengegevens met de ziekenhuis- en bedrijfsinformatiesystemen van het ziekenhuis biedt twee oplossingen voor dit probleem: Het voorkomt fouten in patiëntendossiers en -behandelingen, en het voorkomt fraude doordat het BSN fungeert als koppelstuk tussen de patiëntenpas en het EPD. Dit voorziet in een extra controle dat patiënt, behandeling en dossier werkelijk bij elkaar horen. Daarnaast helpt deze koppeling bij fraudebestrijding door de mogelijkheid met het BSN verzekeringsgegevens van de patiënt te controleren bij de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z). 14 Via deze koppeling met de SBV-Z kan het ziekenhuis het BSN van patiënten opvragen of verifiëren. Het is ook mogelijk een controle uit te voeren op de geldigheid van het identiteitsbewijs van de patiënt. Daarnaast maakt het systeem voor patiëntregistratie een koppeling met VECOZO, wat staat voor VEilige COmmunicatie in de ZOrg. 15 Gebruikers met een geschikt certificaat kunnen via de website van VECOZO de verzekeringsgegevens van patiënten inzien. VECOZO maakt ook het raadplegen van de AGB-codes van zorgverleners mogelijk, evenals digitaal declareren, versturen van versleutelde berichten en het indienen van verzekerdenbestanden. Door informatie systematisch en gestandaardiseerd in te delen en te classificeren in geordende groepen, kunnen alle partijen in de zorgsector medische gegevens en behandelcombinaties stroomlijnen. Een belangrijke voorwaarde daarvoor is dat het probleem van onverenigbare data opgelost wordt. Dat vraagt om het indexeren en classificeren van individuele onderwerpen en hiërarchieën binnen de informatiestroom. Deze gelabelde onderwerpen kunnen uitgewisseld worden tussen netwerken, applicaties en platformen. Dat verlaagt de kans op fraude en bespaart veel tijd in het declaratieproces. Het is ook fouttolerant omdat het menselijke tussenkomst in het gegevensverkeer minimaliseert. Juli

12 3. Informatie-integratie: Slim Documentenbeheer Het inrichten van een eenduidige, volledige en geautomatiseerde informatievoorziening is een van de doeltreffendste stappen die ziekenhuizen kunnen nemen om de bovenstaande vraagstukken aan te pakken. Slim Documentenbeheer maakt dit mogelijk met een totaaloplossing voor de hele informatie-infrastructuur, van creatie en distributie tot opslag en verwijdering. Slim Documentenbeheer waarborgt bovendien de integriteit van informatie. Dit kan door het toepassen van versiebeheer en beleidsregels, maar kan ook door de toegangsrechten tot informatie te regelen op basis van rollen die verschillende medewerkers spelen binnen de organisatie. Een totaaloplossing bestaat uit de beste hardware, software en diensten die op het gebied van document- en informatiebeheer beschikbaar zijn. Slim Documentenbeheer heeft zich bewezen in functionaliteit, doeltreffendheid en continuïteit. Een oplossing die bovendien garant staat voor blijvende innovatieve ontwikkeling. Zoals het woord al aangeeft bestaat een totaaloplossing van Slim Documentenbeheer uit een combinatie van meerdere producten en diensten die een gezamenlijk doel dienen: Slim Scannen/ Kopiëren/Faxen Slim Printen Slim Beheer van software, hardware en diensten Uit het oogpunt van kostenbeheersing is het belangrijk dat deze oplossing optimaal gebruik maakt van bestaande infrastructuren en naadloos aansluit op bestaande bedrijfs- en zorgapplicaties. Bovendien biedt de oplossing een naadloze integratie met het ZIS, dat de primaire processen van het ziekenhuis ondersteunt. Ook koppelingen met bedrijfsinforrmatiesystemen voor de secundair processen, zoals HR, administratie of financiën, zijn vloeiend. Slim Documentenbeheer richt zich op digitale invoer, doorvoer en uitvoer van informatie en het beheer van deze gedigitaliseerde informatie. Daarom beslaat dit het scannen, faxen, kopiëren, printen en opslaan van documenten. Dat begint bij het Mutifunctioneel Product (MFP), een apparaat dat de functionaliteit van een printer, kopieermachine, fax en scanner combineert. Deze MFP ondersteunt de volledige informatiestroom. De geïntegreerde functionaliteit zorgt ervoor dat er maar één loket is waar papieren informatie de bedrijfsinformatiesystemen in en uit gaat. Daarmee behalen MFP s de eerste kostenbesparing, want zij maken de consolidatie van printerparken binnen ziekenhuizen mogelijk. Er worden zodoende minder machines aangeschaft, beheerd en onderhouden. 3.1 Slim Scannen De informatie die opgeslagen is in het ZIS en de bedrijfsinformatiesystemen van een ziekenhuis is per definitie digitaal beschikbaar. Er is echter nog steeds bijzonder veel informatie die uitsluitend in papieren vorm bestaat. Dit kunnen onder meer de bevindingen bij lichamelijk en psychiatrisch onderzoek zijn, of rapporten over de diagnose, de ingestelde behandeling, en de voortgang van de behandeling. Ook verwijs- en ontslagbrieven en aantekeningen van gesprekken en bevindingen van (vroegere) hulpverleners of geraadpleegde deskundigen worden vaak nog op papier aangeleverd. Maar ook voor de archieven met patiëntendossiers bevatten nog veel papier. Bovendien kan niet ieder ZIS overweg met rapporten van laboratoria en of met PACS (beeldverwerkend systeem) radiologische beelden. 12 Juli 2010

13 Het invoeren van papieren gegevens in digitale systemen is een tijdrovend en complex proces. Het eenvoudigweg scannen van papieren documenten is niet voldoende voor het integreren van gegevens in ziekenhuis- en/of bedrijfsinformatiesystemen. De ingescande informatie is namelijk ongestructureerd. Daarom is ook het verrijken van de gescande gegevens met metadata vereist, zodat deze later opvraagbaar en doorzoekbaar zijn. Bovendien vraagt het om aansluiting op een logistiek systeem dat de informatie correct classificeert, indeelt, routeert en opslaat. Hiervoor is een gespecialiseerd scanproces vereist, dat bestaat uit een combinatie van hardware, software en diensten. Slim Scannen is daar een goed voorbeeld van. Slim Scannen zorgt er niet alleen voor dat de informatie uit documenten dynamisch wordt. Het maakt het ook mogelijk dat documenten duurzaam en voor langere tijd bewaard blijven, terwijl de authenticiteit daarvan aantoonbaar blijft. Dat maakt Slim Scannen tot een praktische oplossing voor het digitaliseren van zowel medische als bedrijfsarchieven. Veel ziekenhuizen hebben al ervaring opgedaan met het overzetten van papieren archieven naar digitale dossiers. Veelal was dit een eenmalige actie, waarvoor op locatie of bij derden een scanstraat met hoogvolumescanners werd ingericht. Nu de dossiers digitaal zijn gemaakt, moeten echter ook alle stukken die hieraan toegevoegd worden gedigitaliseerd en verrijkt worden. Voor deze nieuwe aanwas van documenten is de infrastructuur van MFP s zeer geschikt. Deze slimme scanprocessen voor de digitalisering van papieren zorgdocumenten en patiëntendossiers is vanzelfsprekend ook toepasbaar op bedrijfsdocumenten, zoals declaratieformulieren, facturen, inkooporders en beoordelingen voor HR-dossiers. De ongestructureerde data die dankzij Slim Scannen geclassificeerd is, kan geïntegreerd worden met de (deel) systemen voor ziekenhuis- en bedrijfsinformatie. Tijdens het indexeren wordt meteen een koppeling gemaakt tussen het document en het EPD. Ook worden aanverwante gegevens uit het ZIS en het bedrijfsinformatiesysteem gekoppeld, zodat alles bij elkaar terecht komt in het dossier. Doordat hierbij de HL7-standaard toegepast wordt, vult de gescande data deze systemen naadloos, compromisloos en automatisch aan. 16 Vervolgens kunnen de gegevens uit beide bronnen vergeleken worden om data actueel, accuraat, correct en compleet te maken. Dit proces verwijdert dubbele, verouderde of onjuiste gegevens uit de onderliggende databases, wat de waarde van de informatie aanzienlijk verhoogt. Dat zorgt ervoor dat de juiste informatie, in het juiste formaat, voor de juiste gebruiker beschikbaar is, waar en wanneer dat nodig is. 3.2 slim printen Slim Scannen maakt papieren informatie digitaal. De software die dit proces ondersteunt zorgt vervolgens voor het correct classificeren en indexeren van de gegevens. Dit maakt de doorvoer en opslag van de informatie efficiënt. Ook wat betreft de uitvoer van informatie bieden MFP s een oplossing: Slim Printen. Voor ziekenhuizen zijn hierbij aanzienlijke kostenbesparingen te behalen. Tot nog toe beschikten veel afdelingen, en zelfs individuele werkplekken, over eigen printers. Die waren weliswaar relatief goedkoop in aanschaf, maar door het hoge aantal erg duur in onderhoud en verbruiksartikelen. Juli

14 Bij veel ziekenhuisadministraties rijst de vraag of het in het digitale tijdperk nog wel nodig is om zoveel printfaciliteiten te bieden. Veel informatie wordt niet meer afgedrukt maar is via of andere applicaties beschikbaar. Informatie wordt tegenwoordig gelezen op computers, laptops en smartphones. Dat biedt de mogelijkheid om het printerpark te consolideren. Het is daarbij echter heel belangrijk om dit weloverwogen te doen. Zo dient printen te gebeuren volgens de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging NEN 7510, een relevante richtlijn voor de zorgsector. Een andere overweging is dat binnen het primaire zorgproces afzonderlijke printers gewenst blijven op die plekken waar patiënten documenten meekrijgen, of waar barcodes geprint moeten worden. Op veel andere werkplekken, in zowel het primaire als het secundaire zorg- en arbeidsproces, kunnen individuele desktopprinters echter heel goed vervangen worden door één, centraal geplaatste MFP. Afhankelijk van de wettelijk voorgeschreven maximale, of binnen het ziekenhuis gewenste minimale, loopafstand kunnen MFP s geplaatst worden op strategische locaties. Dat kan een afdeling zijn, maar ook op een strategische plek tussen meerdere afdelingen. Het ideale printerpark bestaat altijd uit een combinatie van printers en MFP s. Er zijn veel voordelen te behalen door deze te integreren in één overeenkomst. Zij vallen daarmee bijvoorbeeld allen onder dezelfde service level agreement en worden geïntegreerd tot één rapportage voor beheerders. Het lagere aantal machines binnen het park betekent ook minder kosten voor gebruik, verbruik, beheer en onderhoud. Besparingen tussen de 10 en 30% zijn realistisch en in sommige ziekenhuizen lopen deze op tot ruim 50%. Bij de herinrichting van het printerpark is het belangrijk dat hier een goed beleid aan ten grondslag ligt. Een leidraad daarbij kan zijn om te kijken naar beslissingen die andere ziekenhuizen namen en de resultaten die zij hiermee behaalden. Een leverancier die al jarenlang thuis is in de zorgsector beschikt over deze kengetallen. Deze kunnen objectieve raad geven voor de beslissing over waar welke machines het beste geplaatst kunnen worden. Maar ook voor het opstellen van beleid rond gebruikersrechten. Het verschil tussen printen en Slim Printen zit vooral in het sturen en controleren van het gebruik. Wanneer dit niet gebeurt, kunnen de operationele kosten aanzienlijk stijgen als gevolg van een toename van netwerkapparatuur en stijgende uitvoerkosten. In samenwerking met softwareleverancier Equitrac ontwikkelde Ricoh Equitrac Office. Deze toepassing meet en beheert de documentuitvoer op de MFP s. Dit maakt het mogelijk de kopieeren printactiviteiten nauwgezet te volgen. De kosten worden bovendien beheersbaar door deze eenvoudig en nauwkeurig toe te wijzen aan specifieke personen of afdelingen. 3.3 Slim Beheer Slim Scannen en Slim Printen geven ziekenhuizen controle over, en inzicht in, het scan- en printgedrag, de reproductiekosten en de informatiestromen. Primaire en secundaire processen worden efficiënter en ziekenhuizen realiseren ook grote besparingen in tijd en kosten voor beheer. Slim Beheer van de machineparken wordt eenvoudig dankzij de integratie met bestaande systemen. Alle gegevens en gebruikersrechten van medewerkers liggen vast in het Active Directory. De apparatuur communiceert hiermee wanneer medewerkers zich aanmelden met een gebruikerspas of inlogcode. Hierdoor hoeven zij niet dubbel te worden geadministreerd. 14 Juli 2010

15 De gebruikersrechten kunnen ook toegepast worden voor directe uitvoer naar het meest efficiënte apparaat. Dit wordt geregeld met Equitrac (zie 3.2). Hiermee kunnen rechten en beleidsregels opgesteld en bekrachtigd worden. Bijvoorbeeld dat een medewerker een document pas kan printen wanneer hij of zij zich fysiek bij de MFP bevindt. Het kan ook het onrechtmatig printen en kopiëren voorkomen, of het overschrijden van quota s voor kleurenuitvoer. Doordat de rechten gebaseerd kunnen zijn op functie, niveau of zelfs individu, is de bescherming van vertrouwelijkheid van een document gewaarborgd. Equitrac geeft inzicht in apparaatgebruik, waardoor het mogelijk is dit zo efficiënt mogelijk te maken. 17 De persoonlijke inlogcode of toegangskaart maakt het gebruikersbeheer eenvoudig, maar heeft ook een groot pluspunt voor medewerkers zelf. In ziekenhuizen werkt men vaak op veel verschillende plekken. Dankzij de functie Follow-Me Printing kunnen medewerkers hun afdrukken maken op de MFP van hun keuze. Hierdoor raken printopdrachten niet verloren, en hoeven medewerkers niet te wachten als een apparaat bezet is. Wanneer alle MFP s voorzien worden van de die het beheer ondersteunt, is centrale gegevensverzameling mogelijk en rapporteert het systeem tellerstanden, servicegegevens en verbruikgegevens automatisch aan de beheerder. Die gegevens kunnen worden gebruikt voor de facturatie, toners worden automatisch besteld en servicegegevens zijn direct beschikbaar voor de beheerder, ook als het beheer is uitbesteed. Hierdoor kunnen zij proactief optreden en onderhoud plegen voordat problemen zich voordoen. De applicatie verhoogt de beschikbaarheid van het printerpark. Juli

16 4. Conclusie Slim Documentenbeheer optimaliseert de zorgverlening, maakt de bedrijfs- en zorgprocessen efficiënt en vermindert de kans op administratieve fouten. Hierdoor is informatie altijd en efficiënt beschikbaar. Een belangrijke voorwaarde daarbij is dat de informatie ook beschikbaar is voor gebruikers waar en wanneer zij dit nodig hebben. Dat is een wezenlijk onderscheid, want hoe goed informatie ook in systemen ingevoerd en opgeslagen is, gebruikers moeten niet op zoek hoeven te gaan naar gegevens. Deze moeten voorhanden zijn op het moment dat er een informatiebehoefte is. Ricoh Ricoh onderscheidt zich in de markt door haar vergaande kennis en jarenlange ervaring rond informatielogistieke vraagstukken in de zorgsector. Daarnaast heeft het oplossingsportfolio een ongekende flexibiliteit en schaalbaarheid. Ricoh brengt ruim dertig jaar expertise met zich mee in documentmanagement en input van informatie in het bijzonder. Het bedrijf bouwde in die tijd een sterke en betrouwbare reputatie op in onder meer de gezondheidszorg. Hierdoor kan Ricoh ziekenhuizen ondersteunen in zowel input- als throughput- en outputaspecten van documentmanagement. Voor Slim Documentenbeheer ontwikkelde Ricoh een totaaloplossing die gebaseerd is op de visie beschreven in de whitepaper Information Logistics (informatielogistiek), die Ricoh in samenwerking met het Fraunhofer Instituut ISST en universiteit Nyenrode definieerde. 18 Noten 1. Bron: Centraal Bureau voor de Statistiek ( 2. Vergrijzing in Nederland. Onderzoek uitgevoerd in opdracht van de Rijksvoorlichtingsdienst/Publiek en Communicatie ten behoeve van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Auteurs Dick Verzijden, Jolanda Fransen, juni Het Expertisecentrum LEEFtijd heeft een inventarisatie gemaakt van feiten en mythen over de demografische ontwikkelingen en de gevolgen voor de kosten van de gezondheidszorg. Het doel hiervan is een reëel beeld te geven van alle mechanismen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de kostenstijging in de zorg Wet marktordening gezondheidszorg, Staatsblad 415 Sdu Uitgevers, Den Haag 5. Rapport Vernieuwd Besturen (publicatienummer STBTZ ), een uitgave van de Stuurgroep Toekomstig Bestuur en Topmanagement Ziekenhuizen in opdracht van de NVZ vereniging van ziekenhuizen Tekst Wet marktordening gezondheidszorg Patiënten- en Informatielogistiek, Ricoh Nederland BV. Whitepaper over het waarborgen van bedrijfscontinuïteit bij marktwerking in ziekenhuizen 8. Ziekenhuisinformatiesysteem. Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie Archiefwet, Staatsblad 276 Sdu Uitgevers, Den Haag 10. Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), Staatsblad 837 Sdu Uitgevers, Den Haag. 11. Bron: Zie: p. 33 in Van wet naar praktijk. Implementatie van de WGBO. Deel 3 Dossier en bewaartermijn. Utrecht, KNMG Juli 2010

17 13. De Ziekenhuis Top 100 van het AD geeft patiënten sinds 2005 inzicht in de prestaties van Nederlandse ziekenhuizen. De ranglijst gebruikt 36 criteria, waarvan er tien betrekking hebben op patiëntvriendelijkheid en -tevredenheid. De overige 26 kwaliteitscriteria zijn opgesteld door de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de brancheorganisaties van alle ziekenhuizen en de Orde van Medisch Specialisten De SBV-Z werkt samen met het Ministerie van VWS, Nictiz en het UZI-register om de invoering van het burgerservicenummer (BSN) in de zorg en het landelijk elektronisch patiëntendossier (EPD) tot een succes te maken. Er is een gezamenlijke website over deze onderwerpen: het Informatiepunt BSN in de zorg en Landelijk EPD, Bij digitaal communiceren via internet is het belangrijk om de zekerheid te hebben dat communicatiepartners ook diegene zijn die ze beweren te zijn. VECOZO en de aangesloten zorgverzekeraars hebben gekozen voor het gebruik van digitale certificaten, waarmee deze zekerheid kan worden verkregen. VECOZO verstrekt, in opdracht van de zorgverzekeraars, digitale certificaten aan partijen binnen de zorgwereld met wie de zorgverzekeraars een overeenkomst tot uitwisseling van (persoons)gegevens hebben gesloten De in de VS gevestigde internationale Health Level 7 (HL7)-organisatie heeft als missie om standaarden voor interoperabiliteit te leveren die de zorg verbeteren, de werkprocessen optimaliseren en eenduidigheid bevorderen. 17. Bron: Information Logistics, Achieving performance - and satisfied customers. Ricoh 2009 Whitepaper over toekomstige klantvraagstukken. In samenwerking met het Fraunhofer Institute ISST ( Juli