Workshopstandhouders en aanschuifworkshops

Transcriptie

1 Workshopstandhouders en aanschuifworkshops Bezoekers geven regelmatig aan het leuk te vinden om interactief bezig te zijn op de beurs. Dit is voor hen een belangrijke reden om naar de beurs te komen. Op Taart en Trends 2016 zijn er diverse mogelijkheden voor het geven van aanschuifworkshops waar bezoekers tegen betaling aan deel kunnen nemen 1. Workshopstandhouders: 1.1. Op bepaalde, door de organisatie vastgelegde, delen van de plattegrond kunnen standhouders in de directe omgeving van de verkoop/promotiestand een aantrekkelijk geprijsde workshopruimte huren. Zie borg en huurtarieven bij punt 5. Workshopstandhouders regelen de (voor)verkoop van workshop plaatsen via het eigen bedrijf. Het advies van Taart en Trends is om de eerste sessie (start 10:15 uur) volledig voor te verkopen. Voor alle overige sessies houdt u 40% van de workshopcapaciteit beschikbaar voor bezoekers die op de beurs nog beslissen om deel te nemen. De bezoekers rekenen op de beurs de deelname af aan de workshoptafel of bij uw verkoop/promotiestand Het staat zakelijke standhouders overigens vrij om elders op de beurs, binnen de gehuurde verkoop/promotie ruimte, ook activiteiten met een hands-on karakter te organiseren ter promotie van uw product. Hierop is echter geen kortingsregeling van toepassing en adviseren wij u te profiteren van het voordeeltarief voor vroege inschrijvers en betalers zie TT03 punt Aanschuifworkshops geven in de workshopruimte van de organisatie In deze ruimte kunnen workshopdocenten zonder commerciële verkoopruimte ook workshops verzorgen tijdens de beurs. Deze workshops hebben een aanschuifkarakter en duren maximaal 45 minuten. De verantwoordelijkheid voor de programmering van de aanvangstijden ligt bij onze coördinator workshops en demonstraties, om een soepel verloop met weinig overlast mogelijk te maken. Bij deze workshops is geen verkoop van producten toegestaan dan alleen zoals bepaald in punt 12 van dit document Bij onze coördinator workshops en masterclasses, Nathalie Teeuwen: nathalie@taartentrends.nl kunnen de workshopdocenten aangeven welk type workshops en hoeveel sessies voor minimaal 6 en maximaal 10 personen zij willen verzorgen op 1 of beide beursdagen. Het is mogelijk om af te wisselen met andere docenten. U meldt zich aan voor minimaal 2 sessies per dag. U hoeft dus niet de gehele beursdag doorlopend workshops te geven. Als u wel 1 of 2 dagen doorlopend workshops wilt geven dan mag dit uiteraard, graag zelfs. In overleg met Nathalie Teeuwen worden de beschikbare workshopsessies over de diverse workshopopstellingen ingeroosterd. Als er elektrische apparatuur gebruikt wordt bij uw workshop geef dit dan tijdig aan Tijdens de online voorverkoop via de reserveringenwebsite van Taart en Trends wordt 60% van de uw workshopcapaciteit aangeboden. 40% van de plekken blijft beschikbaar voor bezoekers die op de beursdagen zelf nog willen meedoen. Voor workshopgevers die de eerste sessie van de beursdag verzorgen zullen alle workshopplekken in de voorverkoop aangeboden worden. De verkoop van workshopplekken tijdens de beurs wordt centraal geregeld bij een nog nader te bepalen servicepunt bij de entree of op de beurs. Zorg dus dat u voor een volledige workshopbezetting aan materialen meebrengt. Taart en Trends TT Pagina 1

2 2.4. Het risico voor het geven van workshops in het workshop gebied is relatief laag. U betaalt geen huur. Maar u betaalt per deelnemer 2,50 incl. btw. Dit is uw bijdrage voor de huur van de locatie, tafels, stoelen en administratie- en personeelskosten voor de voorverkoop van de workshopplaatsen. Workshopdocenten krijgen uitbetaald per aanwezige deelnemer, dus niet op basis van de capaciteit van de workshopopstelling. Vanwege deze constructie neemt de organisatie de kaartverkoop en financiële afwikkeling voor haar rekening Borg De enige kosten die u voor aanvang van de beurs hoeft te maken is de deelnameborg van 25,00 excl. btw. Dit is een laagdrempelige garantstelling dat u uw workshop(s) komt geven en zo deel uit maakt van het beursprogramma. Als u onverhoopt moet annuleren vervalt de borg aan de organisatie en is dit bedrag een tegemoetkoming in de onkosten die de organisatie moet maken als gevolg van uw annulering. Denk aan bankkosten en personeelskosten die de organisatie moet maken voor het terugbetalen van reeds gemaakte reserveringen. Heeft u uw workshops gewoon gegeven tijdens de beurs en heeft u de opstelling schoon, onbeschadigd en compleet opgeleverd, dan krijgt u de borg binnen 14 dagen na afloop via uw bank teruggestort Uitbetaling. De administratieve afwikkeling wordt geregeld aan de hand van de deelnamebewijzen (kaartjes) die door de betreffende workshopdocent ingenomen worden bij aanvang van de workshop. Bewaar de kaartjes zorgvuldig! De workshop-docent meldt zich na de laatste workshop met de verzamelde deelnamebewijzen bij de service balie bij het organisatiekantoor voor de verdere afwikkeling Toch een eigen workshopruimte en de workshopreserveringen via uw eigen website regelen? Heeft u geen zakelijke standruimte, maar wilt u toch liever workshops in eigen beheer geven, dus zelf de regie over inschrijvingen en betalingen, dan kunt u Op basis van beschikbaarheid een workshopruimte op de beursvloer huren. Voor tarieven zie punt Promotie van workshops bij de standruimte en de aanschuifworkshops. 3.1 Alle workshopgevers die tijdens de beurs workshops geven, waarvoor online gereserveerd kan worden, leveren voor 15 mei een realistische voorbeeld foto* en omschrijving van de workshop aan bij de organisatie. Stuur de informatie naar nathalie@taartentrends.nl. * Let op zorg dat de voorbeeldfoto overeenkomt met het te verwachten workshopresultaat! Stuur geen voorbeeldfoto van een groter project, waar slechts een deel van gemaakt wordt tijdens deze specifieke beursworkshops. Onze ervaring is dat dit voor sommige deelnemers aanleiding geeft tot discussie Bedrijven met een workshopopstelling in de nabijheid van de verkoopstand-ruimte leveren ook een link aan voor de reserveringsmogelijkheid op de eigen website, zodat de doorlink via onze workshoppagina naar uw website mogelijk is. Op uw website dient deze informatie dan ook beschikbaar te zijn voor de bezoeker om zich te kunnen inschrijven. De noodzakelijke doorlink t.b.v. de aanmeldingen, via onze workshop-informatiepagina is gratis. 4. Omschrijving workshop opstelling bij de standruimte en in het workshop gebied Een aanschuifworkshopopstelling bestaat uit 2 tafels van 200 x 80 cm welke in de lengte, (achter elkaar) opgesteld worden. Haaks op deze opstelling komt een 3 e tafel voor uw workshopvoorraad en schoonmaakspulletjes. Bij deze tafels worden 11 stoelen geleverd. (10 Taart en Trends TT Pagina 2

3 voor de deelnemers en 1 voor de docent). Als u een stroomaansluiting (à 72,50) nodig heeft dient u dit mee te bestellen op het inschrijf/bestelformulier U dient de opstelling in gebruik te nemen zoals ingetekend op de plattegrond en zoals geplaatst door de organisatie. Hierin mogen geen wijzigingen worden aangebracht zonder toestemming van de organisatie. Doet u dit wel, dan zal de organisatie u sommeren de opstelling in oorspronkelijke staat terug te brengen. Bij het huren van deze opstelling bent u zich er van bewust dat overige beurs bezoekers zich relatief vrij rond de workshopopstelling kunnen bewegen, daar deze workshop- opstellingen op de beurs tussen de verkoopstandruimtes zijn gesitueerd. 5. Huren workshopopstelling. Alle genoemde prijzen zijn excl. btw tenzij anders vermeld. Omschrijving workshop ruimte standaard tarief 2016 deelnameborg retour na beurs* Prijsvoordeel workshopruimte voor standhouders die ook een verkoop standruimte vanaf 6m2 huren. capaciteit 10 deelnemers. U dient beide beursdagen workshops te verzorgen en regelt zelf de reserveringen* via uw website Aanschuifworkshopopstelling workshopgever zonder standruimte. Capaciteit 10 deelnemers U dient beide beursdagen workshops te verzorgen en regelt zelf de reserveringen* via uw website. *Uw reserveringen via de reserveringswebshop van Taart en Trends Meerprijs op aanvraag. Docenten die workshops verzorgen in het workshopgebied Taart en Trends. Capaciteit 10 deelnemers Afwijkende opstellingen op aanvraag 2,50 (incl. btw) per deelnemer. Zie punt 2.4 Borg/ garantstelling aanwezigheid 25,00 excl. btw *zie voorwaarden 6. Aanmelden deelname De workshopruimte bij uw verkoopstand bestelt u door middel van het inschrijf/ bestelformulier. Vergeet niet de deelnameborg én uw workshopruimte aan te vinken. De hoogte van de deelnameborg vindt u ook in het prijsoverzicht. Vergeet u de deelnameborg mee te bestellen, dan wordt deze door onze administratie automatisch toegevoegd. Na ontvangst van uw inschrijf/bestelformulier ontvangt u de factuur. Taart en Trends TT Pagina 3

4 6.2. Aanmelden/inschrijven als workshopgever of voor een workshop opstelling i.c.m. een standruimte is in elk geval mogelijk tot 31 mei Daarna op basis van beschikbaarheid. Zijn er meer aanvragen dan beschikbare workshopopstellingen, dan zullen de aanmeldingen op volgorde van datum waarop de deelnameborg is betaald behandeld worden. De betalingen dienen binnen gestelde betaaltermijn te zijn voldaan om deel te kunnen nemen, tenzij anders met u is overeengekomen door de organisatie. Wilt u workshops geven in het workshopgebied neem dan contact op met Nathalie Teeuwen nathalie@taartentrends.nl 7. De deelnameborg en Betalingen 7.1. De deelnameborg moet binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur betaald zijn. Voor aanmeldingen die na 1 juli binnenkomen, dient de factuur voor de deelnameborg en de huur van de ruimte per direct te worden betaald Deelnameborg: Belangrijk! De deelnameborg krijgt u binnen 14 dagen na de beurs terug gestort, als u de ruimte afmeldt na gebruik bij de organisatie en laat controleren dat deze schoon en onbeschadigd is achtergelaten. Niet afmelden heeft consequenties: Heeft u de ruimte niet samen met ons gecontroleerd, dan is er geen getekend teruggaveformulier en de controle van het IBANnummer voor de terugbetaling heeft niet plaats gevonden. Er zal dan geen teruggave van de borg plaatsvinden. Hierover is geen discussie mogelijk Zolang de borg niet is betaald, wordt uw deelname en workshopinformatie niet op de website van Taart en Trends 2016 geplaatst en wordt deelname niet gegarandeerd. De huurfactuur dient vóór 15 augustus 2016 te zijn voldaan. Bij overschrijden van deze betaaltermijn wordt 10% van de totale som, inclusief btw. aan administratie/aanmaningskosten in rekening gebracht. Is uw betaling, verhoogd met kosten, op 1 september 2016 (dit is 3 weken voor aanvang van de beurs) niet voldaan, dan zal de organisatie u uitsluiten van deelname en uw workshopruimte aan een andere workshopgever toekennen. Uw borg vervalt in dit geval aan de organisatie en de betalingsverplichting blijft bestaan. Zie ook de annuleringsvoorwaarden. 8. Annuleren In geval van annulering door standhouder met workshopopstelling verwijst Taart en Trends naar document TT03. Punt 5. Bij annulering door een workshopgever in het workshopgebied vervalt de borg aan de organisatie. 9.Workshopprogramma op uw én onze website De workshopgever met workshopruimte vlak bij de verkoopstand verplicht zich bij deelname om voor beide beursdagen het workshopprogramma op de eigen website te plaatsen en de inschrijfmogelijkheid voor beide dagen volledig open te stellen en de aangegeven inschrijvingscapaciteit (zie punt 1.1.) voor beide dagen open te stellen. Via de website van uw bedrijf verzorgt u zelf de inschrijvingen en de betalingen voor de workshops. Vermeldt duidelijk in uw informatie dat naast de reservering voor uw workshop, er nog apart een ticket voor de beurs aangeschaft moet worden. Taart en Trends TT Pagina 4

5 9.2. Deelnemers aan uw workshop moeten in de Jaarbeurs kenbaar kunnen maken dat zij aan een workshop deelnemen, onze vrijwilligers/zaalstewards kunnen dan gericht de bezoeker verwijzen waar ze moeten zijn. Zet in uw bevestiging aan de deelnemers, dat zij een uitdraai van de workshopreservering en het entreebewijs voor de beurs mee moeten nemen om bij uw workshop ruimte te komen De workshopgever verplicht zich bij deelname aan Taart en Trends om een actieve verwijzing naar de online ticketverkoop van Taart en Trends prominent op de website te plaatsen. U ontvangt hiervoor t.z.t een banner en een link. 10. Opbouw, aanvang- en eindtijden voor alle workshops! Workshopgevers melden zich bij binnenkomst aan de servicebalie. Hier ontvang je het informatiepakket en het teruggaveformulier. Alle workshopsessies dienen op vrijdag 23 september 2016 te starten vanaf 10:15 uur en moeten eindigen op vrijdag voor 17:30 uur. Op zaterdag 24 september 2016 is de aanvang vanaf 10:15 uur en dienen de workshops te eindigen voor 16:30 uur. De eindtijd van 30 minuten voor de sluitingstijd van de beurs is noodzakelijk om eventuele uitloop op te kunnen vangen, maar toch tijdig te kunnen opruimen. Workshopgevers dienen de tijdsduur van de workshop strikt te bewaken zodat deelnemers op tijd bij een volgende workshop of sessie aanwezig kunnen zijn! 11. Personeel Bij een aanschuifworkshopopstelling zijn per dag de docent en één assistent(e) in de overeenkomst inbegrepen. U ontvangt 2 persoonlijke badges die twee dagen geldig zijn. Als u per beursdag een andere assistent(e) heeft kunt u tot 1 september kosteloos aanspraak maken op één docenten ID-badge voor twee dagen en twee op dag gestelde ID- badges. Alle personen die u boven deze regeling meeneemt betalen per persoonlijke ID-badge per dag. Voor extra personeel dat bij inschrijving al bekend is, bestelt u ID-badges op het bestelformulier. U krijgt het aantal (bestelde) ID-badges twee weken voor aanvang van de beurs op naam van uw bedrijf toegestuurd en dient u zelf te voorzien van persoonsgegevens en een recente (pas)foto Belangrijk: de ID-badges worden uitgegeven op persoonlijke titel en zijn niet tijdens de dag overdraagbaar. Bij wisseling van assistentie, gedurende de beursdag, dient u voor de nieuwe persoon een IDbadge bij te bestellen. Dit om misbruik van de toegang tot de beurs te voorkomen. Voor extra personeel dat op het laatste moment mee komt, dient de verantwoordelijke workshopgever/standhouder zich samen met het extra personeel direct bij aankomst te melden en een ID-badge aan te schaffen à 10,00. Hiervoor is een pasfoto vereist. Het servicepunt vind u op de plattegrond. 12. Spelregels met betrekking tot verkoop bij de workshop-opstellingen! Voor alle workshops die in een aparte opstelling buiten een verkoopruimte gegeven worden geldt dat er geen artikelen vanuit deze ruimtes verkocht mogen worden. De workshopopstelling bij de zakelijke standruimte is uitsluitend voor workshopdoeleinden en niet ter uitbreiding van de uitstalling. Taart en Trends TT Pagina 5

6 12.2. Voor de aanschuifworkshops in het workshopgebied van de Taart en Trends organisatie dienen de docenten er voor te zorgen dat alle benodigde materialen voor alle deelnemers in bruikleen beschikbaar zijn. Hier mag maximaal 1 product (uitsteker, rolstokje o.i.d.) aangeboden worden voor verkoop aan uitsluitend de deelnemers aan de workshop. Vooraf dient in de aangeleverde informatie over workshop, duidelijk voor de deelnemers aangegeven te worden, welke gereedschappen bij de workshop aangeschaft moeten worden. Geef dit duidelijk en transparant aan. U vermeldt gescheiden de deelnameprijs en de prijs voor de aan te schaffen materialen. Wilt u meer producten verkopen, zie dan de voorwaarden voor een verkoopstand en profiteer bij een verkoopruimte vanaf 6m 2 van een voordeliger tarief voor uw workshopruimte. 13. Publiciteit via website en sociale media Workshopgevers hebben zich bij voorkeur voor 15 mei 2016 ingeschreven. U kan dan van de volledige PR campagne gebruik maken. U zorgt dat de organisatie uiterlijk 15 mei 2016 de informatie voor de workshop ontvangen heeft, inclusief een realistische voorbeeld foto van de workshop, die niet door de deelnemers ter discussie gesteld kan worden. De zakelijke workshopgever die de workshops via de eigen bedrijfswebsite voorverkoop dient uiterlijk 31 mei 2016 de link voor inschrijving via de eigen website aan de organisatie doorgegeven te hebben. Informatie a.u.b. per mail sturen naar nathalie@taartentrends.nl Belangrijk: Zorg dat uw gegevens en voorbeelden op tijd bij ons binnen zijn! De andere diensten die Taart en Trends aanbiedt komen ook per 1 juni online. Als er een compleet aanbod op de website staat kunnen we de bezoekers enthousiast houden en direct naar u workshops doorverwijzen. Voor vragen over uw deelname als workshopstandhouder is uw contactpersoon: Nathalie Teeuwen: nathalie@taartentrends.nl Voor administratieve vragen neemt u contact op met: Siska Klaver: administratie@taartentrends.nl Taart en Trends TT Pagina 6