HAALBAARHEIDSSTUDIE CONSOLIDATIE BIBLIOTHEEKSYSTEMEN

Transcriptie

1 Vlaamse Openbare Bibliotheken HAALBAARHEIDSSTUDIE CONSOLIDATIE BIBLIOTHEEKSYSTEMEN Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) info@mxi.nl Project Versie 1.0 / 24 april 2015 Marnix van Welie Karin Zwiggelaar Rosemie Callewaert Sanneke van der Linden

2 SAMENVATTING Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar. Het meest haalbare scenario is te migreren naar één centraal geïntegreerd bibliotheeksysteem dat is gericht op de meest stabiele bibliotheekprocessen. Consolidatie biedt een mix van verbeteringen in de dienstverlening en in de bedrijfsvoering en meer individuele en gezamenlijke financiële ruimte voor innovatie. De migratie vanuit de huidige provinciale bibliotheeksystemen zal duren tot medio De haalbaarheidsstudie is ingegeven door de gewenste verdere ontwikkeling, innovatie en efficiëntieverhoging van de digitale bibliotheek binnen de Vlaamse Gemeenschap.

3 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING Aanleiding en vraagstelling Aanpak van het onderzoek Leeswijzer 7 2 CONCLUSIES Meest haalbare scenario voor het Vlaams bibliotheeksysteem Technische haalbaarheid Financiële haalbaarheid Bestuurlijke en organisatorische haalbaarheid 15 3 VERVOLGSTAPPEN Planning Migratiestappen Risicomanagement 20 Bijlage 1 Geraadpleegde documentatie 23 Bijlage 2 Deelnemende organisaties 24

4 4/24 1 INLEIDING 1.1 AANLEIDING EN VRAAGSTELLING Bibnet, de vijf provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie hebben opdracht gegeven tot een haalbaarheidsstudie om te laten onderzoeken in welke mate een consolidatie van de bestaande zes Provinciale Bibliotheeksystemen (hierna PBS en) haalbaar is. De haalbaarheidsstudie is ingegeven door de wens van de Vlaamse openbare bibliotheken naar de verdere ontwikkeling, innovatie en efficiëntieverhoging van de digitale bibliotheek binnen de Vlaamse Gemeenschap. Om zicht te krijgen op de invulling en randvoorwaarden van een aangepaste systeemarchitectuur voor de digitale bibliotheek is in 2013 een onderzoek uitgevoerd. De resultaten van dit onderzoek leverden een technische blauwdruk voor de verdere uitbouw van de digitale bibliotheek op. Eén van de adviezen uit de studie systeemarchitectuur betreft de consolidatie van de huidige bibliotheeksystemen, waarvan de wens is deze als eerste stap in de richting van een verdere ontwikkeling, innovatie en efficiëntieverhoging van de digitale bibliotheek uit te voeren. Het eindrapport systeemarchitectuur zegt hierover: Gezien de evolutie naar meer digitale content en de omslag naar een bedrijfskritische digitale bibliotheek mag het uitbreiden van diensten niet langer leiden tot een uitbreiding van systemen die met maatwerk op elkaar aangesloten worden. Daarom is het aan te bevelen om het aantal systemen dat vandaag gebruikt wordt te consolideren. Dit zal de complexiteit verminderen en op termijn kostenefficiënter zijn.

5 5/24 Bron: Management samenvatting van het eindrapport, blz. 25 Met andere woorden, een consolidatie van huidige PBS en moet eerst gebeuren om een goede uitgangsituatie te creëren voor de noodzakelijke innovaties die de digitale bibliotheek voor de Vlaamse gemeenschap verder gestalte moeten geven. Met consolidatie wordt bedoeld: De bibliotheken migreren vanaf de zes huidige configuraties per provincie naar één integrale configuratie. De bibliotheken kunnen dezelfde functionaliteit gebruiken. De bibliotheken hanteren dezelfde gegevensdefinities. De geconsolideerde configuratie wordt op een eenduidige wijze beheerd en bestuurd. Met het haalbaarheidsonderzoek streven de betrokken partners naar: onderlinge afstemming qua strategie voor de vernieuwing van de huidige bibliotheeksystemen; het maximaliseren van schaalvergroting, kostenefficiëntie en technische interoperabiliteit; het ontwikkelen van een haalbaar scenario vanuit een interbestuurlijke benadering; een basis en kader voor latere marktbevraging(en); strategieën om een lock in met een exclusieve softwareleverancier te vermijden; de complementaire inzet van de expertise van Bibnet, provincies en VGC en lokale bibliotheken in functie van een gedeeld doel. Het haalbaarheidsonderzoek is door M&I/Partners uitgevoerd. De haalbaarheidsstudie richtte zich op beantwoording van de volgende vragen. Welke processen die momenteel ondersteund worden door de bibliotheeksystemen komen in aanmerking voor consolidatie? Welke scenario s worden zinvol geacht voor consolidatie van onderliggende IT-systemen en technische, organisatorische en bestuurlijke implementatie? Wat is de technische haalbaarheid van alternatieve scenario s voor wat betreft de kritische succesfactoren, randvoorwaarden, risico s, marktprospectie en eventuele referentievoorbeelden? Wat is de financiële haalbaarheid van de alternatieve scenario s? Welk scenario past het beste op de situatie van de Vlaamse bibliotheken? Hoe kan het gewenste consolidatiescenario tot uitvoer worden gebracht, in termen van een actieplan en draaiboek? De resultaten van de haalbaarheidsstudie treft u in deze rapportage aan.

6 6/ AANPAK VAN HET ONDERZOEK Het onderzoek is uitgevoerd in vier fasen. 1. Voorbereiding aug Inventarisatie sept - nov Haalbaarheidsanalyse dec jan Uitwerken voorkeurscenario feb - mrt Voorbereiding Tijdens de voorbereiding van het onderzoek zijn de projectgroep en stuurgroep samengesteld, het plan van aanpak vastgesteld en de bij het onderzoek betrokken instellingen geïnformeerd over het verloop van het onderzoek. De kick-off vond plaats in augustus 2014 bij Bibnet in Brussel. 2 Inventarisatie Tijdens de inventarisatiefase is de huidige situatie op het vlak van functionaliteit, techniek, gebruikerstevredenheid en kosten bij de zes PBS en in kaart gebracht. De zes PBS-sites zijn bezocht waarbij steeds ook vertegenwoordigers van enkele bibliotheken aanwezig waren. 3 Haalbaarheidsanalyse Tijdens de haalbaarheidsanalyse werden verschillende scenario s voor een eengemaakt bibliotheeksysteem uitgewerkt en getoetst op hun technische, organisatorisch-bestuurlijke en financiële haalbaarheid. De resultaten zijn in de projectgroep en de stuurgroep besproken. Op basis hiervan is de keuze voor een geïntegreerd eengemaakt bibliotheeksysteem gemaakt. 4 Uitwerking voorkeurscenario Ten slotte is het voorkeursscenario uit de haalbaarheidsanalyse in deze fase verder uitgewerkt. De te consolideren bibliotheekprocessen zijn nader gedefinieerd tijdens een workshop met de projectgroep begin maart. De noodzakelijke activiteiten voor migratie zijn bepaald en er is een stappenplan en globale planning voor het vervolg opgesteld.

7 7/ LEESWIJZER Dit rapport bevat het overzicht van het haalbaarheidsonderzoek in de vorm van conclusies en aanbevelingen. Dit rapport kan op zichzelf staand gelezen worden. Van de fasen 2 tot 4 zijn deelrapportages verschenen waarin de detailuitwerkingen en onderbouwingen van de conclusies en aanbevelingen zijn beschreven. In onderstaande tabel is aangegeven welke onderwerpen in welk deelrapport te vinden zijn. Onderwerp Deelrapport Hoofdstuk Kengetallen PBS en Fase 2, Inventarisatie - Weerhouden Fase 3, Haalbaarheidsanalyse Hoofdstuk 1 consolidatiescenario s Conclusies haalbaarheidsanalyse Fase 3, Haalbaarheidsanalyse Hoofdstuk 2 Analyse Modulariteit van het Fase 3, Haalbaarheidsanalyse Hoofdstuk 4 bibliotheeksysteem Overzicht koppelingen Fase 3, Haalbaarheidsanalyse Hoofdstuk 4 Marktprospectie Fase 3, Haalbaarheidsanalyse Hoofdstuk 5 bibliotheeksystemen Bestuurlijke haalbaarheid Fase 3, Haalbaarheidsanalyse Hoofdstuk 6 Financiële haalbaarheid Fase 3, Haalbaarheidsanalyse Hoofdstuk 6 Uitwerking te consolideren Fase 4, Uitwerking Hoofdstuk 2 bibliotheekprocessen Beschrijving migratieactiviteiten Fase 4, Uitwerking Hoofdstuk 3 Stappenplan vervolgacties Fase 4, Uitwerking Hoofdstuk 4 Aandachtpunten projectorganisatie Fase 4, Uitwerking Hoofdstuk 4 Aandachtspunten aanbesteding Fase 4, Uitwerking Hoofdstuk 4 Risicoanalyse Fase 4, Uitwerking Hoofdstuk 4 Deze studie is uitgevoerd in opdracht van Bibnet namens de vijf provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Voor de eenvoud van de tekst spreken we steeds van de zes provincies en zes provinciale bibliotheeksystemen (PBS en). Met de termen eengemaakt bibliotheeksysteem en Vlaams bibliotheeksysteem wordt hetzelfde bedoeld. In de tekst wordt regelmatig verwezen naar de voorgaande architectuurstudie. Daarmee wordt de Digitale Bibliotheek Systeemarchitectuur Studie van 27 november 2013 bedoeld evenals de managementsamenvatting van 14 november 2013 waarin de werven zijn genoemd. Onderhavige haalbaarheidsstudie betreft één van de werven.

8 8/24 2 CONCLUSIES Op basis van de haalbaarheidsanalyse concluderen we dat een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar is. In de volgende paragraaf schetsen we het meest haalbare scenario. Vervolgens gaan we in de daaropvolgende paragrafen in op de verschillende aspecten van de haalbaarheid. 2.1 MEEST HAALBARE SCENARIO VOOR HET VLAAMS BIBLIOTHEEKSYSTEEM Het beste kan gekozen worden voor één geïntegreerd bibliotheeksysteem dat van de markt wordt afgenomen en waar alle Vlaamse bibliotheken in principe op aangesloten kunnen worden. Geïntegreerd in de zin dat de kernfunctionaliteiten voor de ondersteuning van de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen binnen één product van één leverancier aanwezig zijn. Eengemaakt in de zin dat er één installatie van het bibliotheeksysteem komt, met één database die alle informatie over (fysieke) collecties, leners en uitleningen van alle bibliotheken bevat, maar wel op een zodanige manier dat elke bibliotheek de eigen collectie, leners en uitleningen beheert. De geïntegreerde oplossing zal moeten gaan functioneren als één, zij het grote, service georiënteerde module binnen de totale architectuur van de digitale bibliotheek. Service georiënteerd betekent dat de modules onderling met elkaar kunnen communiceren via gestandaardiseerde informatiekoppelingen (webservices of API s). De modules hebben de aard van een black box: er is geen kennis nodig van de interne programmeerstructuur van de module om onderling gegevens uit te wisselen. Dit maakt het mogelijk om relatief eenvoudig nieuwe modules, bijvoorbeeld nieuwe bibliotheekdiensten, aan het geheel toe te voegen. Deze nieuwe modules kunnen door andere leveranciers worden geleverd, waarmee vendor lock-in van de leverancier van

9 9/24 het bibliotheeksysteem enigszins beperkt wordt. In Figuur 1 is schematisch weergegeven met welke modules het eengemaakte bibliotheeksysteem via services in verbinding komt te staan. Figuur 1 Geïntegreerd Vlaams bibliotheeksysteem als module binnen architectuur digitale bibliotheek Een geïntegreerd Vlaams bibliotheeksysteem komt qua kernfunctionaliteit min of meer overeen met de huidige PBS en. Functionaliteiten die nu in de PBS en aanwezig zijn, zullen naar het Vlaamse niveau worden geconsolideerd. Functionaliteiten die nu in andere modules zijn ondergebracht zullen niet worden geconsolideerd. Hiermee wordt vooral een pragmatische afbakening van het systeem bereikt die relatief snel en beheerst voor heel Vlaanderen is te implementeren. De te consolideren functionaliteiten van het bibliotheeksysteem ondersteunen de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen. Omdat beheer en gebruik van digitale objecten nog volop in ontwikkeling is en bovendien ook niet door de huidige PBS en ondersteund worden, worden alleen functionaliteiten voor de fysieke collecties geconsolideerd. Door de eis van openheid is de keuze voor een geïntegreerd systeem toekomstbestendig, waardoor het gekoppeld kan worden met een externe module voor digitale objecten zonder verlies van functionaliteit en performantie. Consolidatie binnen het eengemaakt systeem sluit niet uit dat voor sommige processen aanvullend externe plugin s worden ingeschakeld. Ook in die zin moet het geïntegreerd systeem voldoende open zijn. In onderstaande tabel is kort samengevat welke processen en functionaliteiten onderdeel moeten uitmaken van het geïntegreerde bibliotheeksysteem. Hoofdproces Definitie Te consolideren functionaliteit Bibliotheekmanagement Het besturen van de bibliotheek en leiding geven aan de bibliotheekactiviteiten. Niet binnen in het bibliotheeksysteem. Het bibliotheeksysteem levert wel managementrapportages over bijvoorbeeld lenersaantallen en gebruik van de collectie. Marketing Het onderzoeken van behoeften en bevorderen van het gebruik van de bibliotheekcollectie en -diensten bij de doelgroepen van de openbare bibliotheken. Idem niet binnen het bibliotheeksysteem, maar wel rapportages en statistieken voor marketingdoeleinden.

10 10/24 Hoofdproces Definitie Te consolideren functionaliteit Catalografie Het voorzien van metadata om collecties te kunnen beheren (zowel voor publiek als bibliotheekmedewerkers) Centrale catalografie blijft in Open Vlacc. Bibliotheeksysteem neemt via çopy cataloging gegevens uit Open Vlacc over. Catalografie voor lokale collecties moet in het bibliotheeksysteem mogelijk zijn. Zie toelichting*. Collectievorming Het ontwikkelen en in stand houden van de collectie van de bibliotheek zodat die blijvend kan voldoen aan de vraag van de doelgroep en de doelstellingen van de bibliotheek. Deels, namelijk analyse van collectiegebruik en het beheer van bestellingen en aankoopsuggesties. Niet alle facetten van collectievorming worden door het eengemaakt systeem ondersteund. Inventaris beheer Het beheren van de fysieke en digitale objecten van de collectie van de bibliotheek zodat deze uitgeleend en/of gebruikt kunnen worden door de bezoekers/leden van de bibliotheek. Eengemaakt systeem ondersteunt het beheer van de fysieke collectie. Optioneel het beheer van budget. Lenersadministratie Het toekennen van lidmaatschap (en verstrekken lidmaatschapsbescheiden) van de bibliotheek en het registreren van de persoonsgegevens. Volledig ondersteund door eengemaakt bibliotheeksysteem. Functioneert als bronbestand voor alle (ook online) bibliotheekdiensten. Uitlenen Beschikbaar stellen van objecten uit de collecties van de bibliotheek (of andere bibliotheken) aan de leden van de bibliotheek volgens de voorwaarden die gelden bij het betreffende lidmaatschap. Volledige ondersteuning voor uitlening van fysieke objecten. Onthaal en inlichtingen Ontdekken Cursussen aanbieden Bezoekers van de bibliotheek ontvangen, algemene informatie over de dienstverlening van de bibliotheek verstrekken. Voorzieningen inrichten zodat klanten van de bibliotheek de collectie kunnen ontdekken volgens hun specifieke interesses. Cursussen en dergelijke verzorgen voor leden en bezoekers van de bibliotheek. Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem. Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem. Levert wel gegevens via koppeling met Aquabrowser.** Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem. Activiteiten organiseren Activiteiten organiseren. Geen onderdeel van eengemaakt Informatie verstrekken Informatie verstrekken over en/of bezoekers helpen bij het vinden van informatie. bibliotheeksysteem. Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem.** Tabel 1 Overzicht bibliotheekprocessen en te consolideren systeemfunctionaliteiten *) De evoluties en innovaties inzake catalografieprocessen worden in Open Vlacc georganiseerd en niet in het bibliotheeksysteem. Open Vlacc heeft veel uitgebreidere functionaliteiten zoals uitgebreid thesaurusbeheer, databankonderhoud en op termijn idealiter ook RDA en aanverwante

11 11/24 gespecialiseerde catalografische voorzieningen. Uitgebreide catalografiefunctionaliteiten in het bibliotheeksysteem zou maatwerk opleveren en bovendien twee vernieuwingssporen (bibliotheeksysteem en catalografiesysteem) nodeloos vermengen. Het bibliotheeksysteem moet middels copy cataloging gegevens uit Open Vlacc opnemen zoals nu ook door de PBS en en lokale bibliotheeksystemen gebeurt. Voor sommige collecties of collectieonderdelen moet catalografie binnen het bibliotheeksysteem wel mogelijk zijn, maar daarvoor zijn niet per sé de uitgebreide functionaliteiten nodig zijn zoals Open Vlacc die biedt. De catalografische module van het bibliotheeksysteem moet toelaten dat alle nodige gegevens kunnen ingevoerd worden. Het mag dus geen te rudimentaire module zijn die technische drempels veroorzaakt voor lokale catalografie. Een mogelijke verbetering ten opzichte van de huidige situatie is de koppeling tweezijdig te maken: ook lokale gegevens vanuit het bibliotheeksysteem toevoegen aan Open Vlacc zodat Open Vlacc alle gegevens bevat. Een andere piste is om de lokale catalografie ook direct in Open Vlacc te laten gebeuren, waarvoor gewerkt moet worden met diverse niveaus van toegang tot Open Vlacc. Dan loopt alle catalografie via Open Vlacc naar het bibliotheeksysteem via copy cataloging. De precieze koppeling moet nog verder uitgewerkt worden tijdens de vervolgstappen. **) Online ontdekken en informatie vinden worden het best ondersteund met externe etalagesoftware. Daar is ook een aanzienlijke rationalisering mogelijk door de provinciale websiteplatformen te consolideren naar één centraal platform. Door de verdere ontwikkeling van de digitale bibliotheek zoals in de werven 1 is aangegeven zal de architectuur waarbinnen het eengemaakte bibliotheeksysteem functioneert voortdurend in verandering blijven. Dat kan consequenties hebben voor het bibliotheeksysteem. Op langere termijn (na 2019) zijn verdere optimalisaties mogelijk. Sommige functionaliteiten van het geïntegreerde bibliotheeksysteem kunnen op termijn beter elders in de architectuur van de digitale bibliotheek worden ondergebracht. Ook kan de ontwikkeling van nieuwe modules van de digitale bibliotheek gevolgen hebben voor de koppelvlakken. In de tabel 2 op de volgende bladzijde geven we een overzicht van de consequenties die deze verwachte ontwikkelingen in de toekomst na de consolidatie kunnen hebben op de functionaliteiten en koppelvlakken van het eengemaakte bibliotheeksysteem. Of en wanneer de functionaliteiten worden afgesplitst en de koppelvlakken moeten worden aangepast zal door de Vlaamse bibliotheken in de toekomst moeten worden bepaald en is afhankelijk van de noodzaak en de aanwezigheid van financiering. Hiertoe is het wel nodig om tijdig eisen te formuleren. 1 Zie Onderzoek Digitale Bibliotheek Systeem architectuur, managementsamenvatting, 14 november 2013.

12 12/24 Verwachte ontwikkeling digitale bibliotheek Werf 1: Business intelligence. Ontwikkeling van een beter instrumentarium voor de groeiende behoefte aan rapportage en analyse over fysieke én digitale dienstverlening van openbare bibliotheken. Dat vereist specialistische oplossingen en verzameling van informatie uit tal van bronnen. Werf 2: IT maturiteit. Werf 3: Webpresentatie. Verdere ontwikkeling van digitale diensten aan het publiek. Werf 4: Identiteits- en toegangsmanagement. Ontwikkeling van Customer Relationship Management (CRM) en federatief identiteitsmanagement. Werf 5: Digitale collecties. Ontwikkeling van een repository voor e-boeken, een circulatiesysteem voor digitale objecten en integratie van fysieke en digitale circulatie. Werf 6: Collectiemanagement en catalografie. Processen worden verder ontwikkeld en meer geautomatiseerd. Bestelprocessen integratie met catalografie en leveranciers (bestelprocessen). Open Vlacc wordt op termijn vernieuwd. Werf 7: Architectuur consolidatie. Integratie met gemeentelijke administraties (niet in werven genoemd). Tabel 2 Consequenties ontwikkeling digitale bibliotheek Consequenties voor eengemaakt bibliotheeksysteem De rapportage- en statistiekenmodule kan van het bibliotheeksysteem afgesplitst worden. Het bibliotheeksysteem wordt één van de bronnen voor een nieuwe analyse- en rapportagemodule buiten het bibliotheeksysteem. Het bibliotheeksysteem zal alleen nog operationeel lijstwerk leveren. Geen consequenties voor het bibliotheeksysteem. Webpresentatie is thans al buiten het bibliotheeksysteem geregeld. De koppelingen via de Aquabrowser en MijnBibliotheek blijven bestaan en worden verder uitgebouwd. CRM zal de ledenadministratie binnen het bibliotheeksysteem niet vervangen. Er is wel een intensieve koppeling tussen CRM en de ledenadministratie nodig. Circulatie fysiek en digitaal blijven gescheiden modules. Integratie gebeurt op niveau van gebruikshistorie. Integrale gebruikshistorie kan op termijn afgesplitst worden van het bibliotheeksysteem. Centrale catalografie blijft buiten het bibliotheeksysteem en binnen Open Vlacc. Bestelprocessen, nu deels ondersteund door het bibliotheeksysteem, kunnen afgesplitst worden. Inventarisbeheer blijft binnen het bibliotheeksysteem. Onderhavige studie. Uitwisseling van persoonsinformatie met rijksregister en financiële informatie tussen gemeente en bibliotheek; afhandeling van financiële transacties buiten het bibliotheeksysteem. 2.2 TECHNISCHE HAALBAARHEID Een geïntegreerd bibliotheeksysteem op Vlaams niveau is uit technisch oogpunt de beste keuze ten opzichte van andere onderzochte consolidatiescenario s en ook beter dan het handhaven van het huidige scenario van zes apart bibliotheeksystemen op provinciaal niveau. Een verdere modulaire opdeling van het bibliotheeksysteem (best-of-breed-oplossing), waarbij de kernfunctionaliteit van het bibliotheeksysteem wordt gerealiseerd door het samenvoegen van modules van verschillende leveranciers, blijkt niet haalbaar. Er is geen markt voor losse modules. Bovendien kunnen de modules van de geïntegreerde oplossingen niet onderling gecombineerd worden door de sterke functionele verwevenheid tussen modules onderling en door het ontbreken van toepasbare standaarden op de koppelvlakken tussen de modules. Een nieuw te ontwikkelen maatwerkoplossing is in technische zin niet onmogelijk, maar zeer risicovol en tijdsintensief. Continuering van de huidige situatie zal de verdere ontwikkeling van de digitale bibliotheek bemoeilijken en zeer kostbaar en tijdsintensief maken door het grote aantal koppelingen dat steeds met de zes PBS en ontwikkeld moet worden.

13 13/24 Tijdens deze haalbaarheidsstudie is een uitgebreide marktprospectie uitgevoerd. Daaruit werd duidelijk dat er diverse moderne oplossingen op de (inter)nationale markt beschikbaar zijn die op de wensen van een Vlaams bibliotheeksysteem kunnen worden aangepast. Dit betreffen zowel oplossingen van commerciële leveranciers, als open-source-oplossingen van niet-commerciële collectieven. Door te kiezen voor een bestaande oplossing worden implementatierisico s beperkt en is een snellere migratie naar een Vlaams systeem mogelijk. Vervolgens is een verdere kosteneffectieve uitbouw van de digitale bibliotheek mogelijk. De kwaliteit van de implementatiepartner is van cruciaal belang voor een succesvolle implementatie. De implementatiepartner moet voldoende executiekracht hebben, de Nederlandse taal spreken en ervaring hebben met samenwerking van bibliotheken in een netwerksituatie. Dit betekent overigens niet automatisch een keuze voor één van de huidige PBS-leveranciers. Met de implementatie van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem kunnen ook verbeteringen worden gerealiseerd die op dit moment gewenst zijn vanuit het gebruik van de huidige PBS en. Veel van de problemen met de huidige systemen hebben overigens te maken met de variatie op lokaal niveau. Hoe beter het lukt om op Vlaams niveau de processen te harmoniseren, des te minder complex de realisatie van een eengemaakt bibliotheeksysteem zal zijn. De keuze voor verdere harmonisering dienst steeds afgewogen te worden tegen de noodzaak en meerwaarde van lokale eigenheid. Er zijn diverse gebieden waarop het Vlaamse netwerk verder kan harmoniseren, deze worden in onderstaande tabel weergegeven. Onderwerp Uitleenreglement Lenersregistratie Lenersbestand Lenerskaart Exemplaarregistratie Itemregistratie Interbibliothecair leenverkeer Rapportering Statistieken Wat houdt harmonisering in? Afspraken om reglementen (meer) op elkaar af te stellen. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Gedeeld(e) lenersbestand(en). Eén kaart voor alle openbare bibliotheken. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Administratie uitleen tussen bibliotheken binnen het bibliotheeksysteem. Vergelijkbare rapporten en inzichten door standaardisering van registratie. Vergelijkbare statistieken en inzichten door standaardisering van registratie. Tabel 3 Organisatorische harmonisatiemogelijkheden ter reductie van complexiteit Vlaams bibliotheeksysteem Het Vlaams bibliotheeksysteem zal zonder meer één van de grootste implementaties van een bibliotheeksysteem ter wereld zijn. Er zijn echter geen technische belemmeringen geïdentificeerd om een dergelijke grote toepassing te kunnen realiseren. In andere sectoren zijn goed werkende toepassingen bekend van een veel grotere omvang en met veel meer transacties per tijdseenheid zoals bancaire systemen of systemen van academische ziekenhuizen. Bij de selectie van een oplossing voor het Vlaams bibliotheeksysteem zal in ieder geval goed naar de volgende technische kenmerken van de oplossing moeten worden gekeken, die van invloed zijn op de performantie, beschikbaarheid en wachttijden van het systeem: De schaalbaarheid van de oplossing. Is het mogelijk om de oplossing voor een netwerksituatie met de omvang van Vlaanderen in te zetten? De impact op de lokale infrastructuur. De voorkeur gaat uit naar een volledige webgebaseerde oplossing waarbij geen installatie op lokale computers nodig is. Webgebaseerd betekent dat gebruikers het bibliotheeksysteem benaderen via de browser. Daardoor is de afhankelijkheid van de gemeentelijke IT diensten beperkt. Gezien de soms verouderde infrastructuur waar

14 14/24 bibliotheken vaak mee te maken hebben, zal het voldoen aan de minimale eisen (werkplekken met een actuele versie van de browser en een goede data verbinding) al een uitdaging zijn. De systeemarchitectuur en het platform. De bottleneck voor performance zit meestal niet in het databasemanagementsysteem en de dataopslag, maar eerder in de afhandeling van de schermlogica. Het is daarom noodzakelijk om loadtesten uit te laten voeren op de beoogde oplossing. De configuratie van de centrale technische infrastructuur als servers en storage. Het heeft de voorkeur te kiezen voor een oplossing waarbij de beheerorganisatie op dit vlak niet de zorg heeft over de de technische infrastructuur. Dat kan met een cloudoplossing. Bij een cloudoplossing worden de benodigde opslag, rekencapaciteit en uitwijkfaciliteiten flexibel naar behoefte afgenomen waarbij voor het gebruik wordt betaald en niet voor de hardware. Via een local of private cloud dienst is bovendien gegarandeerd dat de gegevens op een bepaalde locatie staan en voldaan wordt aan de Belgische privacywetgeving. Ook de andere modules van de digitale bibliotheek zullen alsmaar meer vanuit the cloud komen. De koppelbaarheid van het bibliotheeksysteem. Het bibliotheeksysteem moet open zijn om de noodzakelijke koppelingen met de andere modules van de digitale bibliotheekarchitectuur mogelijk te maken. Bij de migratie moeten ten minste de thans werkende koppelingen die van en naar de PBS en lopen ook voor het eengemaakte bibliotheeksysteem ingericht worden en voorzieningen aanwezig zijn voor toekomstige koppelingen. Dat betekent dat koppelingen technisch mogelijk moeten zijn, maar ook dat er geen contractuele of commerciële beperkingen mogen zijn voor het gebruik van gegevens uit het systeem. De belangrijkste technische voorwaarde is dat het systeeminterfaces heeft (webservices of API s) via welke koppelingen gerealiseerd kunnen worden. Deze interfaces moeten zowel gebruikt kunnen worden om informatie uit het bibliotheeksysteem te kunnen lezen als te kunnen schrijven. In de voorgaande architectuurstudie is een zogenaamde service bus genoemd als een technische voorziening die het berichtenverkeer tussen modules onderling regelt. Omdat het aantal koppelingen door consolidatie naar een geïntegreerd bibliotheeksysteem beperkt blijft, is een service bus in deze fase geen noodzakelijke voorwaarde voor het inrichten van de koppelingen. 2.3 FINANCIËLE HAALBAARHEID Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de noodzakelijke financiële ruimte voor innovatie van de digitale bibliotheek. De financiële ruimte voor innovatie ontstaat doordat het maken en onderhouden van koppelingen en het onderhouden, beheren én doorontwikkelen van het bibliotheeksysteem niet meer op verschillende plaatsen, maar op één plaats gebeurt. Daardoor zijn er minder menscapaciteit en kosten nodig voor het beheer van het bibliotheeksysteem die vervolgens beschikbaar komen voor vernieuwing van de digitale bibliotheek. Dat betekent dat meer innovatie mogelijk is tegen een gelijkblijvende kost. Onder deze conclusies liggen calculaties die gebaseerd zijn op de inventarisatie van de totale kosten van de huidige zes PBS en. In de calculaties zijn investeringen en exploitatiekosten berekend die vervolgens vergeleken zijn met de kosten van de zes PBS en. De calculaties zijn op veel aannames gebaseerd en zijn daarom niet meer dan indicaties. Het is niet mogelijk exacte bedragen te noemen. Daarvoor zijn er te veel onbekende factoren, zoals het effect van het grotere aankoopvolume op de prijs en kortingen en de werkelijke inspanning en kosten van migratie. De exploitatie van een Vlaams bibliotheeksysteem is ten opzichte van de huidige situatie van zes PBS en eenvoudiger, omdat nog maar sprake is van één systeem. Voor nieuwe digitale diensten hoeft in de toekomst nog maar één keer een koppeling naar het Vlaams bibliotheeksysteem te worden gelegd, in plaats van naar de zes PBS en en de nog niet op een PBS aangesloten lokale

15 15/24 bibliotheeksystemen zoals nu het geval is. Daardoor daalt het aantal koppelingen tussen de huidige bibliotheeksystemen en andere modules binnen de architectuur van de digitale bibliotheek aanzienlijk. Voor de migratie naar het eengemaakt bibliotheeksysteem zullen investeringen gedaan moeten worden. Ook zullen in een aantal gevallen uitstapkosten gemaakt moeten worden om huidige contracten te beëindigen en data uit de oude systemen te extraheren voor migratie naar het nieuwe bibliotheeksysteem. Uitgangspunt is dat er binnen Vlaanderen gelijkblijvende middelen beschikbaar zullen zijn voor de gehele bibliotheekautomatisering. Of er effecten zijn voor individuele gemeenten ten opzichte van wat zij nu betalen voor deelname aan een PBS is van vele factoren afhankelijk en moet nog nader onderzocht worden. Maar ook wanneer niet geconsolideerd wordt, zullen de provincies en afzonderlijke bibliotheken zich genoodzaakt zien investeringen te doen in vernieuwing van hun bibliotheeksystemen. Binnen niet al te lange tijd zijn de provincies genoodzaakt hun bibliotheeksysteem te vernieuwen omdat zij thans nog een verouderde versie van de software gebruiken. Door de grotere schaal van een geconsolideerde Vlaamse oplossing is er een inkoopvoordeel te behalen doordat de Vlaamse bibliotheken gezamenlijk een sterkere positie naar de markt hebben dan elk afzonderlijk. Dit voordeel hebben we niet meegenomen in de calculaties, we hebben gerekend met zogenaamde list-prijzen. 2.4 BESTUURLIJKE EN ORGANISATORISCHE HAALBAARHEID Veel voordelen van een gezamenlijk bibliotheeksysteem zijn voor bibliotheken/gemeenten al bereikt door deelname aan het PBS. Verdere samenwerking op Vlaams niveau biedt op middellange termijn voordelen die bestaan uit een mix van verbeteringen in de (digitale) dienstverlening, in de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld nieuwe vormen van samenwerking) en meer individuele en gezamenlijke financiële ruimte voor innovatie. De bestuurlijke context wordt bepaald door de gemeenten die verantwoordelijk zijn voor het cultuurbeleid waarbinnen bibliotheekdiensten vallen aan de ene kant, en de Vlaamse overheid en haar werking via Bibnet aan de andere kant. Door de overheveling van taken van het provinciaal niveau naar de Vlaamse overheid wordt de bestuurlijke context overzichtelijker. De bestuurlijke haalbaarheid van consolidatie van de bibliotheeksystemen is vooral afhankelijk van het samenspel tussen het Vlaamse en het lokale niveau. We zijn ervan overtuigd dat aansluiten bij het Vlaamse niveau de gemeenten voordelen biedt die zij individueel of op provinciaal niveau niet hebben, zelfs de grote steden niet. Die voordelen zijn de volgende: Bundeling en verdieping van expertise op het gebied van bibliotheekautomatisering waarmee een hogere kwaliteit van de ondersteuning aan bibliotheken mogelijk is. Meer innovatie van de digitale bibliotheek voor dezelfde prijs. Gemakkelijkere (en gegarandeerde) aansluiting op de Vlaamse initiatieven. Breder aanbod van bibliotheekdiensten aan het publiek en betere toegankelijkheid (ook via bibliotheken bij andere gemeenten indien met dat wenst en afspreekt). Het succes van de migratie zal liggen in het kunnen overtuigen van de individuele bibliotheken om aan te sluiten bij het collectief. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met de angst bij gemeenten dat aansluiten bij het Vlaamse collectief voor hen betekent dat zij concessies moeten doen. Die angst speelt het meeste bij de innovatievere bibliotheken. Vele andere gemeenten zullen zich eerder ontzorgd voelen. Mogelijke bezwaren zijn de volgende.

16 16/24 Gemeenten zouden zich beperkt kunnen voelen in hun eigen beleid ten aanzien van lidmaatschapsreglementen, prijzen en specifieke lokale diensten. Consolidatie dwingt de gemeenten echter niet in een bepaald beleid. Technisch gezien is het mogelijk dat gemeenten hun eigen beleid implementeren binnen het eengemaakte bibliotheeksysteem. Dat is een harde eis bij de selectie van het nieuwe systeem en dit zal in het nieuwe systeem beter moeten kunnen dan in de huidige PBS en mogelijk is. Dat laat onverlet dat enige harmonisatie op dit terrein de consolidatie gemakkelijker maakt, zoals we reeds eerder opgemerkt hebben. Het collectief zou de voorsprong en het innovatiepotentieel van individuele bibliotheken kunnen remmen. Op korte termijn zal dat inderdaad zo zijn. Bepaalde innovaties die op lokaal niveau binnen het bibliotheeksysteem zijn ontwikkeld kunnen mogelijk niet ondersteund worden door het eengemaakte bibliotheeksysteem. We verwachten echter dat innovaties vooral buiten het bibliotheeksysteem zullen gebeuren via de (nieuwe) modules van de digitale bibliotheek (zie de werven uit de voorgaande architectuurstudie). Het bibliotheeksysteem ondersteunt vooral de stabiele, uniforme processen zoals uitlenen, lenersadministratie en collectiebeheer en vult daarmee een randvoorwaarde in voor innovatie op andere terreinen. Een stabiel, goed functionerend Vlaams bibliotheeksysteem zal daarom ook voor de grote stadsbibliotheken de middelen en handen vrijmaken voor innovatie van bibliotheekdiensten. Door de overheveling van taken van het provinciaal niveau naar de Vlaamse overheid zal sprake zijn van de concentratie van beheer van zes provinciale bibliotheeksystemen. Hoewel deze ontwikkelingen los van elkaar staan, is de implementatie van een Vlaams bibliotheeksysteem een natuurlijke vervolgstap van deze concentratie. Wij nemen aan dat al deze taken bij Bibnet komen te liggen. Hiermee komen alle digitale innovaties straks in één hand te liggen en kunnen de Vlaamse bibliotheken via Bibnet beter regie voeren over digitale innovaties. De wijze waarop Bibnet en Locus innovaties willen aanpakken is te werken met lokale experimenten en innovatieve ontwikkelingen, die pas bij succes opgeschaald worden. Dat moet vermijden dat innovators afgeremd worden door het collectief. In tegendeel, het maakt ze de motor van de verdere sectorale vernieuwing. De grootste opdracht om van een Vlaams bibliotheeksysteem een succes te maken ligt dan ook bij Bibnet. Het is van het uiterste belang dat de afstand tussen Bibnet en de lokale bibliotheken kort, transparant en dienstbaar is. Bibnet heeft hierbij de volgende opdracht: Schetsen van een gedragen en haalbare oplossing van en route naar een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem (onderwerp van deze haalbaarheidsstudie). De geschetste route vervolgens uitvoeren. Opstellen van een convenant waarbij het eigendom van een Vlaams bibliotheeksysteem en de zeggenschap van gemeenten/bibliotheken helder is geregeld. Afsluiten van contracten met en zakelijk en professioneel aansturen van leverancier(s) van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem. Inrichten van een beheerorganisatie waarbij bibliotheken verzekerd blijven van een supportorganisatie die de lokale situatie goed kent en op hetzelfde kwalitatieve niveau helpdesk en support kan blijven bieden als de huidige provinciale bibliotheekorganisaties. Inrichten van een regieorganisatie die op een zakelijke en professionele wijze zorgt voor een voortdurende optimale afstemming tussen de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod (lees leverancier(s)) daarvan. Prijscalculatie maken voor deelnemende gemeenten aan het eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem.

17 17/24 3 VERVOLGSTAPPEN 3.1 PLANNING Het Vlaams bibliotheeksysteem kan in een aantal fasen worden gerealiseerd. Bij een vlotte start na deze haalbaarheidsstudie zijn de volgende mijlpalen mogelijk: Medio 2016 zijn de oplossing, de leverancier en implementatiepartner geselecteerd. Medio 2017 is de basisinrichting van het Vlaams bibliotheeksysteem klaar, zodat het systeem voldoet aan de door de Vlaamse bibliotheken gestelde eisen en kan de migratie starten. Voorjaar 2019 is de migratie afgerond, maken alle bibliotheken gebruik van het Vlaams bibliotheeksysteem en treedt vervolgens de beheerfase van het systeem in. Figuur 2 Indicatieve planning van de realisatie van het Vlaams bibliotheeksysteem De realisatie van het eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem is een grote operatie. We adviseren de realisatie projectmatig aan te pakken. Het project zal de komende jaren veel aandacht vragen van de betrokken bibliotheken, PBS-teams en Bibnet. Andere innovaties lopen verder, zeker wanneer deze los van de PBS-processen georganiseerd kunnen worden. Zwaar ingrijpende

18 18/24 ontwikkelingen met impact op de processen van het bibliotheeksysteem zullen uit oogpunt van beheersbaarheid moeten wachten tot het bibliotheeksysteem vorm heeft gekregen en de migraties voldoende vlot lopen. Dan zijn de voorwaarden voor verdere innovaties ingevuld en kan er voldoende aandacht zijn voor andere projecten. Dat zal op zijn vroegst rond 2018 zijn (mogelijk parallel aan de migratiefase). Deze planning is indicatief, en is afhankelijk van een aantal factoren: Het startmoment. Bovenstaande planning gaat uit van een snelle go van de overheid na deze haalbaarheidsstudie. Indien dat later is zal de planning verschuiven. Het is raadzaam nog 10-20% buffer in de planning op de nemen om tegenvallers op te vangen, voldoende tijd voor besluitvorming te hebben en bij te kunnen sturen. Afspraken met thans nog niet op een PBS aangesloten bibliotheken over de migratie naar hetzij een PBS voorafgaand aan de consolidatie, of direct naar het Vlaamse bibliotheeksysteem tijdens of na het consolidatietraject (conform het herenakkoord ). Beschikbaarheid van mensen en middelen, met name borging van de expertise met het beheer van bibliotheeksystemen bij de huidige bibliotheekbeleidsteams binnen de provincies. Het gestand doen van de bepalingen in het regeerakkoord ten aanzien van het bibliotheekbeleid. We nemen verder aan dat wanneer de Vlaamse overheid de provinciale bevoegdheden ten aanzien van bibliotheekbeleid en -automatisering overneemt (per ) zij ook zorgt voor het eigenaarschap en de operationele continuïteit van de PBS en en hun beheerteams die dan nog een tijdje moeten blijven werken. Vervolgens zal gewerkt moeten worden aan een centrale beheerorganisatie voor het nieuwe Vlaamse bibliotheeksysteem waarin het logisch lijkt die vanuit de huidige provinciale teams te laten ontstaan. Dat is een apart organisatorisch traject dat parallel aan het consolidatieproject verloopt. We nemen aan dat Bibnet het voortouw neemt in het overleg tussen de provincies en de Vlaamse overheid dat daarvoor nodig is, en vervolgens de daarvoor benodigde stappen coördineert. In de volgende paragraaf lichten we de migratiestappen verder toe. 3.2 MIGRATIESTAPPEN 1 Voorbereiding De voorbereiding start na het besluit tot consolidatie van de bibliotheeksystemen op basis van de uitkomsten ven het haalbaarheidsonderzoek. De voorbereiding betreft activiteiten om goede voorwaarden voor de uitvoering van het project te creëren en betreffen onder meer: het opzetten van de projectorganisatie; het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak; het creëren van de nodige betrokkenheid van de bibliotheekorganisaties. De voorbereiding eindigt met een besluit tot uitvoering van het project wanneer de uitkomst van de aanbesteding bekend is. Wij adviseren om tijdens de voorbereiding referentiebezoeken te brengen aan enkele andere landen of regio s waar ervaring is opgedaan met een bibliotheeksysteem in een netwerkorganisatie. Dat levert ervaringen op ten aanzien van onder meer de aanpak en hoe men netwerksamenwerking heeft opgelost in relatie tot de oplossing waar men voor heeft gekozen. In

19 19/24 ieder geval adviseren wij om de volgende referenties te bezoeken: Denemarken, Noord-Ierland, Ierland en wellicht Barcelona (sinds medio februari bekend) wegens de grootte van de site. Aanbevelingen voor het opzetten van de projectorganisatie zijn opgenomen in het deelrapport van fase 4. 2 Aanbesteding Parallel aan de voorbereiding kan de voorbereiding van de aanbesteding beginnen met het uitschrijven van het lastenboek. De resultaten van deze haalbaarheidsstudie vormen de input voor het uitschrijven van het lastenboek. We verwachten dat het schrijven van het lastenboek een half jaar doorlooptijd vergt. Het doel van de aanbestedingsprocedure moet zijn een partij te contracteren (tegen aanvaardbare condities) die het bibliotheeksysteem kan leveren, zo nodig aanpassen en de inrichting en migratie kan ondersteunen en nadien het systeem (en infrastructuur) beheert en onderhoudt. De aanbesteding zal ongeveer zes maanden doorlooptijd kosten. In het lastenboek moet een programma van eisen worden opgenomen met daarin de specificatie van het bibliotheeksysteem, namelijk: de kernfunctionaliteiten; de noodzakelijke koppelvlakken; grijze gebieden verder uitwerken; technische eisen aan infrastructuur en beheer. Naast functionaliteiten, zijn kenmerken van de leverancier belangrijk: executiekracht (omvang, kennis, taal, ervaring met bibliotheeknetwerken); innovatiekracht (hoe modern is systeem, innovatievisie, releasebeleid, gebruikersoverleg/inspraak). De consolidatie richt zich op de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen, maar dat betekent niet dat het louter gaat om het continueren van de huidige functionaliteiten. Waar mogelijk kunnen belangrijke verbeteringen in de kern van de bibliotheekwerking gerealiseerd worden, onder meer door te kijken naar nieuwe zaken die leveranciers al hebben en waar op korte termijn nuttig gebruik van kan worden gemaakt. Dat betreft niet de grote innovaties die nodig zijn voor onze sector die buiten het bibliotheeksysteem georganiseerd zullen worden. De consolidatieslag wordt daarmee ook interessant voor bibliotheken die nu nog niet aangesloten zijn op een PBS. Meer aandachtspunten en aanbevelingen voor de aanbesteding zijn opgenomen in het deelrapport van fase 4. 3 Inrichting Het programma van eisen/lastenboek dat bij de aanbesteding is opgesteld, zal als basis dienen voor de inrichting van het bibliotheeksysteem. We gaan ervan uit dat de inrichting van het bibliotheeksysteem gebeurt in samenwerking met de leverancier/implementatiepartner. Activiteiten inrichtingsfase: inrichting bibliotheeksysteem; inrichten van de technische infrastructuur;

20 20/24 inrichten beheer- en regieorganisatie. Bibnet werkt verder uit: eigendom en zeggenschapsconvenant; financiële consequenties. 4 Migratie De feitelijke migratie kan starten zodra er een infrastructuur is ingericht, het bibliotheeksysteem geschikt is gemaakt voor de Vlaamse situatie en er een projectteam klaarstaat om de bibliotheken bij de migratie te ondersteunen. De migratie start met een pilootfase van naar schatting ongeveer een half jaar. De piloot is een volledige systeeminrichting met enkele daarop aangesloten bibliotheken, die vanuit één PBS gemigreerd gaan worden. Tijdens de pilootfase worden alle aspecten van de migratie uitgetest: de systeeminrichting, de datamigratie, het opleiden van de gebruikers enzovoorts. Na evaluatie van de pilootfase kunnen de PBS en gemigreerd worden. We raden aan steeds twee PBS en parallel te migreren uit oogpunt van beheersbaarheid en span of control, en dat nog twee maal te herhalen voor de andere vier PBS en (steeds nadat de voorgaande migratie volledig uitgevoerd en geslaagd is). Daarmee komt de totale migratieperiode op twee jaar: een half jaar voor de pilootfase plus drie maal een half jaar voor de migratie van de PBS en. Bovendien moet er rekening gehouden worden met een nazorgfase na elke migratie waarbij een verhoogde behoefte aan ondersteuning te verwachten is. De migratiestrategie kan pas definitief vastgesteld worden na evaluatie van de pilootfase. Voor elke PBS-migratie moet een plan gemaakt worden dat bepaalt hoe de afzonderlijke bibliotheken gemigreerd gaan worden. 5 Beheerfase De beheerfase gaat in zodra er een stabiele situatie is bereikt en het beheer gecontinueerd kan worden zonder de tijdelijke projectorganisatie. Vooraf dienen de belangrijkste beheerprocedures te zijn ingericht en te zijn gecommuniceerd naar de bibliotheken. 3.3 RISICOMANAGEMENT Een project van de voorziene omvang is uniek voor de (internationale) bibliotheeksector. Van een project met zo n grote omvang is het belangrijk de risico s goed te onderkennen en voldoende maatregelen te nemen om de risico s te beheersen. In tabel 4 zijn de risico s benoemd en de maatregelen om de risico s te beheersen. Legenda: De kans op optreden is aangegeven met: H = hoog, aanzienlijke kans op optreden van het risico; M = gemiddelde kans op optreden; L = laag; kleine kans op optreden. De impact in geval van optreden van het risico is als volgt aangegeven: H = hoog; negatief effect op het slagen van de consolidatie; M = gemiddeld, aanzienlijke effecten op doorlooptijd en kosten; L = laag; lokale impact, op te vangen met beperkt effect op doorlooptijd en kosten.

21 21/24 Risico s Kans Impact Maatregelen Vendor lock-in Te grote afhankelijkheid van één leverancier en daardoor onvoldoende en dure toekomstige aanpassing en innovatie van het Vlaams bibliotheeksysteem. M H - Executie- en innovatiekracht leverancier beoordelen tijdens aanbesteding - Unieke schaalvoordeel Vlaamse implementatie uitonderhandelen bij aanbesteding en contractueel vastleggen - Exit-clausule opnemen in contract - SLA afsluiten bij contractering - regieorganisatie bij Bibnet inrichten - strategische leveranciersmanagement inrichten, incentives voor innovaties in contract opnemen. Lokale diversiteit Migratiecomplexiteit (te) groot door veel lokale diversiteit in beleid en inrichting (o.a. lenersreglementen, bedragen). Regiosamenwerking is nog niet uitgekristalliseerd. M H - Diversiteit inrichtingsmogelijkheden beoordelen tijdens de aanbesteding. Ruimte inbouwen voor lokale opportuniteiten en samenwerking met gemeenten en in regioverband. - Diversiteit inventariseren en waar mogelijk harmoniseren in goed overleg met de gemeenten. - Voordelen en toekomstige mogelijkheden door harmonisatie benadrukken. Scope creep functionaliteit Vlaams bibliotheeksysteem Teveel nieuwe wensen willen meenemen waardoor inrichting te lang gaat duren en te duur wordt. L M - Functionaliteit afbakenen op meest stabiele en uniforme processen. - Harmonisatie waar mogelijk. - Change procedure op project inrichten. Grootschaligheid implementatie migratie Risico van uitlopen en lokale problemen door te complexe migratie en te grote span of control. Continuïteit provinciale bibliotheekbeleidsteams Door overheveling taken naar Vlaams niveau ontstaat onzekerheid bij medewerkers. M M - Piloot project migratie uitvoeren én evalueren. - Leren van aanpak en ervaringen van vergelijkbare projecten (referentie bezoeken). - Goede planning migratie maken; maximaal twee PBS migraties parallel. - Beheerorganisatie tijdig inrichten. - Migratie aanpak standaardiseren. H M - initiatief nemen richting Vlaamse overheid om perspectief voor betrokkenen helder te krijgen. - Provinciale teams betrekken in voorbereiding migratie.

22 22/24 Risico s Kans Impact Maatregelen Lokale IT-situatie IT-infrastructuur van lokale bibliotheken niet up-to-date en daarmee belemmering voor uitrol en functioneren Vlaams bibliotheeksysteem. H L - Impact op lokale ICT minimaliseren door webgebaseerde oplossing. - Tijdig knelpunten bij gemeenten signaleren. - Bibliotheken voldoende ondersteunen tijdens migratie. Focus teams leggen op gebruikersondersteuning; ontzorg de teams voor wat betreft technisch beheer. Stakeholder commitment Lokale bibliotheken en gemeentebesturen meekrijgen voor Vlaamse ontwikkelingen bibliotheekautomatisering. H H - Communicatieprogramma ontwikkelen gericht op de gemeenten. Leg verband tussen consolidatie en innovaties van de digitale bibliotheek. - Klankbordmogelijkheid bieden. - Representatieve vertegenwoordiging in stuurgroep; actief ambassadeurschap van stuurgroepleden. Tabel 4 Risico's en beheersmaatregelen

23 23/24 B I J L A G E 1 G E R A A D P L E E G D E D O C U M E N T A T I E Agentschap Sociaal-cultureel werk. (oktober 2014). Bios2 Thema in de kijker Bibliotheekinfrastructuur. Bibnet. (april 2014). Visienota OpenVlacc. Bijwerking april Breeding, M. (2014, april 15). Library Systems Report 2014; Competition and strategic cooperation. Opgehaald van Americanlibrariesmagazine.org: Library Technology Guides. (3 februari 2013). Perceptions 2013: An International Survey of Library Automation. Opgehaald van NISO. (Fall 2012). The Future of Library Systems: Library Services Platforms. Information Standards Quarterly. doi: Open Source ILS, An information portal for librarians. (sd). Opgehaald van

24 24/24 B I J L A G E 2 D E E L N E M E N D E O R G A N I S A T I E S