Algemene ledenvergadering 24 Mei Agenda

Transcriptie

1 Algemene ledenvergadering 24 Mei 2011 Agenda 1. bestuur a. Bestuur geen veranderingen in samenstelling, wel zal in 2011 aanzienlijk minder tijd beschikbaar zijn bij aantal bestuursleden oa penningmeester en voorzitter, dit betekent dat een aantal mensen binnen en buiten het bestuur de taken zullen moeten over nemen of die blijven (langer) liggen. b. Commissies - Baan & onderhoud Peter v. Neutigem, Bon v.wijk, René Doff, Ron van Rijn - Nieuwe baan & sponsoring Frank Ummels, Frans Bello,... - Website & PR Stefan van Dijk, George Evers, Klaudia van wijk - Activiteiten Stefan van Dijk, George Evers, Klaudia van Wijk, - Bar & clubhuis George Evers, Judith & Sander 2. Terugblik 2010 Een bewogen jaar a. April: bochten bestraat, verloop baan aangepast en nieuwe gralux toplaag geeft heel andere uitstraling, voor rijders & trainers meer mogelijkheden b. Mei-Juni: starthek Valkenswaard met donaties leden overgenomen nu random start, gebruik hek zelf wacht op aanpassing startheuvel c. Juli inbraak, gelukkig niets gestolen inbraak bestendig maken oa. deuren & ramen, alarminstallatie, verlichting buiten, fietsen duidelijk zichtbaar merken en nummeren zal in 2011 extra kosten geven, daarnaast intekenlijst bij gebruik ook ivm verzekering d. Student gestart met haalbaarheidsstudie bevestigd dat we groeipotentieel hebben tot leden zeker als we actief leden werven, vraagt wel voldoende kader en inzet bestuur en vrijwilligers voor begeleiding e. Oktober: gemeente wil baan opdoeken na veel inspanning bestuur en leden en een zeer succesvol bezoek van vertegenwoordigers fracties gemeenteraad is dat van de baan, duidelijk is ondertussen: nieuwe baan op andere lokatie zit er komende jaren niet in, als we baan willen opwaarderen moeten we als vereniging tenminste 2/3 van de kosten dragen en aanvragen voor budget lopen tenminste 2 jaar. Discussie rond baan heeft tenminste 6 maal gratis publiciteit opgeleverd in de lokale kranten. We zijn ondertussen goed bekend bij de gemeente en duidelijk dat we een actieve vereniging zijn die vooruit willen. Alleen de middel bij de gemeente voor sportinvesteringen zijn minimaal. Door alle perikelen zijn werkzaamheden aan de startheuvel/starthek en clubshirts stil blijven liggen maar zijn een aantal andere zaken wel in een stroomversnelling geraakt oa. zoeken naar sponsoren. Daarvoor hebben we echter wel de ouders nodig, en hun contacten. f. KNWU ingrijpende wijzigingen doorgevoerd. Gaf heel veel extra administratieve werkzaamheden voor bestuur. g. Barendrechtss sportvrouw van 2010 de voormalige FCC Barendrecht BMX rijdersters Annemarijne Möhlmann 2. financiëen 2010 a. overzicht 2010 (zie jaarverslag) positief gedraaid, is ook nodig om reserves op te bouwen voor toekomst plannen, controle 2090 niet uitgevoerd, Marcel doet 2010 en eventueel ook nog 2009, afspraak maken in overleg met penningmeester b. Gemeente heeft activiteitensubsidie met 10% verminderd, wordt omgezet in sterrensysteem, wij zouden dan van 2400 naar een vast jaarlijks bedrag van 500 gaan! c. verplichte deelname Grote Clubactie heeft positief saldo gehad van 600. ter verduidelijking: Clubactie 30 = 10 loten, hoeft leden geen geld te kosten, iedereen moet FCC Barendrecht 1 24 Mei 2011

2 in staat zijn om 10 stuks kwijt te raken (per gezin) met goedkeuring bestuur mag ook donatie in natura handhaven d. basislidmaatschap KNWU van 21 naar 5 gegaan, afdrachten aan KNWU van 250 naar 500 per jaar gestegen - ter compensatie contributie aanpassen van 65 naar 80 e. contributie ipv brieven (incl. basislidmaatschap, Grote Clubactie, C2C) worden rond 1 Mei verstuurd, uiterlijke datum betaling = 1 Juli 2011, zoniet dan wordt basislidmaatschap ingetrokken en kan men niet meer aan wedstrijden meedoen en is niet verzekerd f. Altijd registratie van oefenleden, eenmalig is met grebruik materiaal gratis, daarna lid worden of 4x strippenkaart - verhogen naar 10, voor KNWU ivm verzerking g. clubshirt en bijbehorende verplichtingen met moeite voldoen sponsoren weten te vinden, kosten rond 45 bij 40 stuks, eigen bijdrage (om zorg ervoor te borgen) verplicht dragen bij NKC, C2C, BMX West kosten hoger omdat goedkopere versie te veel bezwaren gaf oa. kwaliteit en levertijd h. Bar inkomsten zijn naast subsidie gemeente en contributie de grootste inkomsten bron ook dit jaar winst met ongeveer 200 gestegen. Barbezetting was sterk wisselend. - nu aparte bar & clubhuis commissie met een aparte barbezetting van vrijwilligers Gratis koffie alleen voor trainer & klussers volgens intekenlijst i. Huidige aantal fietsen is te beperkt om nieuwe rijders altijd een geschikte fiets te geven (of rijders die materiaal pecht hebben tijdens de training) - aanschaf extra (tweede hands) fietsen voor oefenleden en een cruiser voor ouders, is akkoord 3. ledenadmin a. KNWU bestand opgeschoond indien geen mailing dan juiste adres doorgeven b. status 1/5/2010 (zie jaarverslag bijlage) 4. opleidingen a. Stefan van Dijk en Glen Petronella volgen de Wielertrainer 2 opleiding voor BMX, om ervaring op te doen nemen zij een gedeelte van de donderdag training over b. Status 1/5/2010 (zie jaarverslag) gezocht deelnemers voor EHBO (streven 3), jury (streven 5), baco (streven 6) mogelijkheid tot cursussen 2011 (cursusgeld betaald door club), opgave voor EHBO: vader Jens/Mandy heeft certificaat 5. trainingen a. geplande tijdritten 3x per jaar voor 2010 maar 1 totaal uitgevoerd ivm opknappen baan b. conditie & kracht training voor BMX West rijders op zondag voor aanvang seizoen was zeer goed bezocht voor 2012 handhaven c. vernieuwde trainingsbeleidsplan opdeling in 3 groepen wordt verder uitgewerkt & uitgerold 6. wedstrijden a. overzicht 2010 (zie jaarverslag) b. C2C met Oud Beijerland evaluatie zie jaarverslag c. promoten deelname aan wedstrijden: heeft heel goed gewerkt, deelname aan NKC, en ondertussen van 11 (totaal) naar 14 vaste BMX West rijders, alleen op TC niveau blijven we steken bij 1 deelnemer voor 2010 d. om grotere wedstrijden te kunnen organiseren in de toekomst moeten we meer gecerticeerde mensen hebben en meer ervaring opdoen in het organiseren, vooral vooraf oplijnen ipv op laatste moment vrijwilligers nodig die certificering halen e. in 2010 weer bekers uitgereikt voor rijder met meeste progressie en overall wedstrijdresultaten zullen ook in 2011 uitgereikt worden 7. baan a. zie toelichting jaarverslag 2010 FCC Barendrecht 2 24 Mei 2011

3 b. baankeuring voor Zuid Holland Cup en Club2Club 2010 gepland op 12 April goedgekeurd, nog openstaande items ivm veiligheidseisen (randen verdiepen, autobanden verwijderen, toplaag in orde) c. Plan van aanpak Fietscrossbaan Barendrecht Doelstelling: Eind 2013 een baan die minimaal goedgekeurd is voor BMX West wedstrijden Stappenplan: 1. Ontwerp baan op huidige lokatie of alternatief = Zuiderrand park 2. Starthek en startheuvel compleet vernieuwen en direct aan eisen laten voldoen 3. Sponsoren regelen per onderdeel van de baan 4. Met gemeente resterende financieëen regelen 5. op z n vroegste einde seizoen 2012 start aanpassingen verloop van de baan zelf Wie doet wat 1. Frank & Peter & Startheuvel team oa. Bob & René 3. Frank & Frans & Stefan 4. Frank & Frans & Stefan PR a. in 2010 was streven tenminste 4x publicaties in Schakel/regiobladen en op website uiteindelijke 1 wedstrijdverslag en verder alleen door LOC plannen, hiervoor dus medewerking ouders nodig, gezocht schrijvers hiervoor nog niemand zich gemeld! b. niet actief deelgenomen als club aan tenminste één evenement in 2010 in Barendrecht (in of omgeving) vanwege andere prioriteiten, in 2011 deelname aan sportweek met opendag op 16 April posters (flyers) via ouders en kinderen op scholen in wijdere omgeving ophangen, ouders adopteren een wijk/school c. website verder uitbouwen foto s rechtstreeks naar Stefan d. aantrekken sponsoren formeel vastleggen contract, sponsorplan Rijswijk, aangepast voor Barendrecht omstandigheden, dient hiervoor als basis 9. beleidsplannen voor 2011 a. vergroten ledenaantal b. met toename leden, betere baan, betere training etc. is ook vergroten participatie ouders een noodzaak de nodige ouders hebben meegewerkt bij het opkanppen van de baan, dank hiervoor, maar we zien te vaak dezelfde mensen op de baan staan, de huidige toplaag heeft daarnaast meer onderhoud nodig daarnaast moeten nog een aantal restpunten afgerond worden en vraagt de nieuwe startheuvel en hek ook nog de nodig inzet. Lid zijn is niet vrijblijvend, contributie betalen is dus niet het afkopen van je individuele bijdrage aan het laten draaien van een vereniging oa. baan beheer, bardienst, certificering Baco s, etc. - Voorstel in 2011 invoering dat alle ouders geacht worden tenminste 3x/jaar mee te werken (tenminst 3x4=12 uur), aftekening door bestuurslid op intekenlijst, akkoord, bestuur overweegt vanaf 2012 verplicht te maken met borgstelling vooraf van 25 (die jaarlijks verlengd wordt tenzij niet aan inzetverplichting voldaan). Nieuwe leden worden hierop vanaf direct atent gemaakt. c. vergroten structuur oa. trainingsafspraken en opbouw verder invulling geven aan trainingsbeleid d. uitwerken plannen voor vernieuwen baan op huidige lokatie e. aantrekken sponsoren voor in 2011: i. starthek, ii. startheuvel, iii. verlichting f. startheuvel en starthek laten voldoen aan BMX West wedstrijd vereisten. FCC Barendrecht 3 24 Mei 2011

4 Note Actieve houding & betrokkenheid van ouders betekent: 1. Voor aanvang training en wedstrijd volgens onderhoudsinstructie baan aanvegen en repareren 2. Opstellen en afbreken van starthek en tijdens starten helpen met optrekken hek en starten zelf 3. Controleren van het goed vastzitten van de helmen 4. Zorgen dat drinken en eten van rijders op de baan beschikbaar is 5. Tenminste 3/jaar deelname aan een klusdag (voorwaarde: tenminste 2 weken vooraf inschrijiving mogelijk) of deelname barlijst of redacteur kranten artikels 6. Op verzoek als hulptrainer optreden 7. Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend, bij inschrijving al kenbaar maken dat dit onderdeel is van rechten en plichten Handhaving van gedragsafspraken regels updaten en ophangen cq. website 1. nakomen van financiele verplichtingen geldt voor iedereen, wel mogelijkheid hiervoor een regeling te treffen (ter goedkeur bestuur) 2. ouders spreken rijders aan op nakomen gedragsafspraken 3. ouders en rijders houden zich aan de clubgedrag regels 4. ouders hebben aandacht voor onbehoorlijk gedrag in parque fermée of achter clubhuis 5. Ruimte achter de bar is naast bestuurleden voorbehouden aan ouders die op bar lijst staan 6. niet parkeren bij clubhuis ivm ambulance, veiligheid bij uitrijden, schade niet verzekerd, releatie met gemeente goedhouden (er is een parkeerplaats op het park) 7. rijders hebben last van rokers in parc fermée en tijdens pauze Jaarplanning voor 2011 met alle activiteiten (naast wedstrijden) a. timetrails 2x b. klusdagen 4x c. barbecue d. afdelingstraining 26 maart geweest, optie voor nog een keer na de zomerr e. einde jaarsafsluiting f. bestuursvergadering g. algemene ledenvergadering 9 April, verschoven naar 24 Mei FCC Barendrecht 4 24 Mei 2011

5 Jaarverslag FCC Barendrecht 2010 Samenvattingen financieel overzicht Grootste inkomsten bronnen zijn kantine, subsidies en contributies. Donaties zijn ten goede gekomen aan aanschaf starthek Valkenswaard. Grootste kostenposten zijn verzekeringen, onderhoud en inkoop kantine. Daarnaast diverse materialen (fietsen, onderhoud) aangeschaft. Waterlekkage is nog niet verrekend. Netto 2342 overgehouden voor aanvullen reserves. (detail cijfers zijn beschikbaar bij voorzitter/penningmeester) Leden Status per 9/4/2011 [status 1/5/2010] 47 actieve rijders (met licentie) [34 in 2010] 12 leden opgezegd/geroyeerd (2010 en deel 2011) [9] 13 nieuwe leden (2010 en eerste helft 2011) [13] 2 Baco, 3 Juryleden, 2 EHBO [2, 3, 1] 2 trainers [2] Bestuur: 6 actieve bestuursleden. Wedstrijden Wedstrijd Aantal deelnemers Resultaten FCC Barendrecht Club2club (31) 3x 1 ste en 3x 2 de plaatsvan 6 klassen Zuid Holland Cub (16) 5x 1 ste en 3x 2 de plaats Zuid Holland Kampioenschap (20) 3x 1 ste en 2x 2 de plaats BMX West Competitie (5) 1x 4 de, 2x 3 de, Piet Ende bokaal 11 de (van 11 clubs, was 8 ste ) Top Competitie 1 (1) Geen finale plaats, hoogste eindstand 16 de NK 1 (geen) 15 de NK Clubs 12 (geen) geen a. KNWU programma door juryleden grotendeels zelfstandig gedaan b. Finale ZHC bij Barendrecht liep uitstekend c. C2C gaf veiligheidsproblemen met fietsen& rijders & toeschouwers die in finish gebied verbleven handhaving afzetting lastig met huidige layout, iedereen moet achter hek en afzetting finish gebied, anders ben je niet verzekerd! d. Toename auto s parkeren bij het clubhuis - bij wedstrijd en training niet meer bij clubhuis toegestaan e. Meer structuur in regelen functionarissen bij wedstrijden, wel soms adhoc mensen vragen PR verslag van Zuid Holland Cup finale met foto in Schakel en Het Zuiden gepubliceerd website opgeschoond en info verder verbeterd de klusdagen, barbeque en nieuwjaarsborrel goed gewaardeerd, maar er is ruimte voor verbetering wat betreft aantal deelnemers en hulp bij voorbereiding FCC Barendrecht 5 24 Mei 2011

6 Baan 2010 Overleg met gemeente heeft er uiteindelijk toegeleid dat toplaag en bochten baan zijn opgeknapt. Gemeente heeft daarin goed meegewerkt door niet alleen geld beschikbaar te stellen voor het opknappen van de toplaag maar ook voor het aanpakken van de bochten. Bijdrage door de verening bij het bestrate van de bochten is daarbij zeer gewaardeerd. Baan is wat betreft veiligheid goedgekeurd. Keuring tegen afdelingswedstrijd criteria geeft met name afwijkingen op: 1. startheuvel en starthek rijders ondervinden hiervan ook nadeel bij grotere wedstrijden omdat men niet op niveau kan trainen 2. dimensies baan met name breedte eerste stuk, te smal, idem rest van de baan alleen met een ander verloop van de baan of een andere lokatie is dit (gedeelteijk) te verhelpen 3. Met opknappen baan is ook het verloop vloeiender gemaakt waarmee vooral de jonge rijders zich sneller kunnen ontwikkelen en er meer trainingsmogelijkheden zijn,echter daarmee is de baan niet meer uitdagend genoeg voor meer ervaren rijders ook dit is alleen met een heel nieuwe baan te verhelpen Student van Rotterdamse Hogeschool voor Sport Management en Marketing heeft onder begeleiding voorzitter een afstuurdeeropdracht gedaan (fors vertraagd door privé problemen student). Doelstelling: haalbaarheidsonderzoek nieuwe baan en wijze van communicatie naar de gemeente. Het verschijnen van het starthek van Valkenswaard op Marktplaats.nl leidde tot een spontane inzamelings actie, en het voorstel tot een vrijwillige donatie van 30 per rijder/ouder. Deze actie, ondersteund door het bestuur heeft er toegeleid dat niet alleen het benodigde bedrag van 500 is toegezegd via inschrijving maar ook het hek en toebehoren zijn aangekocht en er daarnaast nog een keer 1100 is toegezegd via sponsoren. Dat en meer is ook hard nodig want naast het hek zijn een grotere, hogere startheuvel nodig en een frame voor het nieuwe starthek. Plannen daarvoor moeten, in overleg met de gemeente, nog uitgewerkt worden. Ook hier is inzet van ouders dringend nodig. FCC Barendrecht 6 24 Mei 2011