Eventplus voor evenement administratie zonder zorgen

Transcriptie

1 Eventplus voor evenement administratie zonder zorgen 1 - Inleiding Via onze evenement software kan het volledige administratieve traject met betrekking tot de organisatie en beheer van een evenement professioneel en efficiënt aangepakt worden. Het automatiseren van allerhande manuele processen zoals uitnodigen, registreren en opvolgen geeft u de mogelijkheid om te focussen op strategische beslissingen in plaats van repetitieve tijdsverslindende taken. Abusol biedt hiervoor de ideale oplossing aan via een flexibel assortiment aan noodzakelijke tools, waardoor u ook een hoger rendement zult halen uit uw beurs, congres of evenement. 2 - Voor wie zijn deze oplossingen interessant? Voornamelijk voor evenementorganisatoren, beursorganisaties, beursgebouwen, congrescentra, verenigingen, cateraars etc. Dit voor zowel congressen, beurzen, seminaries, personeelsfeesten, reünies, familiedagen, opendeurdagen als andere (bedrijfs)evenementen. Evenement communicatie Evenement website Gepersonaliseerde uitnodigingen Nieuwsbrieven Pre-registratie Flexibele formulieren Automatische confirmaties Elektronisch betalen e-tickets met barcode Beheer en rapportering Evolutie registraties Aanpassen foute gegevens On-site Nieuwe registraties Validatie pre-registratie bezoekers Printen badges Kiosk, informatiezuil, bezoekersenquête 9470 Denderleeuw Page 1

2 3 - Voordelen bij het gebruik van onze evenement registratie oplossing Voor uw bedrijf: Eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Lagere marketing- en administratiekosten. Tijdsbesparend en efficiënt dankzij automatiseringen. Geen extra opvolging van de betalingen nodig. Up-to-date bezoekersinformatie. Geen rompslomp met Excel-sheets, altijd en overal de meest up-to-date informatie binnen handbereik on-line Nauwkeurige real time statistieken met betrekking tot respons, registratie, betalingen, Geen software-installatie nodig en laatste versie van de toepassing steeds ter beschikking. Deze tools zijn van overal raadpleegbaar via internet, in een beveiligde omgeving. Voor het on-site gedeelte is geen internetverbinding vereist. Dit verhoogt de veiligheid en stabiliteit. Onze modulaire en persoonlijke aanpak maakt het mogelijkheid om een oplossing op maat uit te werken. Eventueel kan er ook nog extra functionaliteit of uitbreidingen van ons systeem op maat worden ontwikkeld. Voor de externe organisator of marketingafdeling: Lagere kosten dankzij het wegvallen van manuele handelingen. Snelle reactietijden. (Exporteerbare) gegevensoutput van zowel de contactdatabase als de statistische resultaten verhoogt de productiviteit van diegene die deze gegevens verder dienen te verwerken. Deze software is geschikt voor het continu beheer van al uw contacten. Als volwaardige bedrijfstoepassing, niet louter voor éénmalige evenementen. Dus ook organisatoren van periodieke congressen kunnen hun gegevens tussen de congressen door verder blijven beheren. Voor uw bezoekers: Eenvoudige inschrijving. Gerichte informatie. Snellere verwerking bij het inchecken Denderleeuw Page 2

3 4 - Inhoud: 1 Registratiewebsite... 4 Deel 1: Algemene informatie... 4 Deel 2: Pre-registratie en confirmatie... 5 Deel 3: Registratiebeheer... 7 Deel 4: Extra mogelijkheden Betalingen Deel 1: Betalingsdefinities Deel 2: Manuele registratie betalingen Deel 3: Elektronische betaling Deel 4: Confirmatie betaling en toegangsticket Gesloten evenementen: Deel 1: Algemene code Deel 2: Persoonlijke code Deel 3: Uitnodigingenbeheer en opstart voor gesloten evenementen Nieuwsbrieven Uitnodiging Bedanking Herinnering Deel 1: Uitnodigingen met optie save the date Deel 2: Uitnodiging met link naar registratieformulier Deel 3: Versturen van reminder Deel 4: Versturen van praktische informatie Deel 5: Bedanking en mogelijkheid om documenten na event te delen met aanwezigen Deel 6: E-ticket mailing Bezoekersbadges Deel 1: Verschillende types badges Deel 2: Extra mogelijkheden On-site ondersteuning Deel 1 Portables met toepassing Deel 2 - Uitbreiding met printers Deel 3 - Datacollectors Deel 4 - SMS Gateway Deel 5 Bezoekersvalidatie via e-id Elektronische pro-forma factuur Social media Kiosk Organisatie en referenties Checklist evenement administratie Denderleeuw Page 3

4 1 Registratiewebsite De registratiewebsite wordt gebruikt om informatie te geven in verband met het evenement, de huisstijl van het evenement te ondersteunen, registraties mogelijk te maken en registraties te beheren. Het grote voordeel is een professionele uitstraling, reduceren van het administratieve werk, reduceren van fouten en het versturen van gepersonaliseerde confirmaties. De registratiewebsite kan heel eenvoudig zijn of uitgebreid worden met elektronisch betalen, beveiligd gedeelte, We onderscheiden 4 domeinen: - Algemene informatie (verwelkoming, programma, praktische informatie, ) - Pre-registratie en confirmatie - Registratiebeheer - Mogelijke opties Deel 1: Algemene informatie Voor de registratie website wordt een lay-out uitgewerkt in lijn met het evenement. Verder bestaat deze uit een aantal algemene informatie pagina s zoals aankondiging evenement, locatie, programma, hotel accommodatie. In functie van het budgetvoorstel kan de site in één of meerdere talen uitgevoerd worden. Het is ook mogelijk dat deze algemene pagina s op een website van de eindklant staan en dat wij hierop inpikken met het registratiegedeelte Denderleeuw Page 4

5 Deel 2: Pre-registratie en confirmatie In de site worden één of meerdere registratiepagina s verwerkt. Een registratiepagina bestaat uit een inleiding met praktische info. In functie van het evenement kunnen hierbij nog extra paragrafen komen: - opvragen contact gegevens (eventueel met selectie uit een lijst zodat de feedback uniform is (bvb aanspreektitels, ) - opvragen extra informatie via inputvelden, inputboxen, radio buttons, checklists of selecties. (bvb deelname aan lunch, keuze workshop, ) - selectie betaaloptie (lid, geen lid, extra korting,..) (opties ook mogelijk in functie van het tijdstip) - selectie betaalmethode (bvb overschrijving, elektronisch) De ingeschrevene krijgt een professionele en gepersonaliseerde inschrijvingsconfirmatie, eventueel voorzien van een barcode voor latere verwerking, de gegevens worden in de database bijgehouden en het is mogelijk om voor iedere inschrijving een mail te sturen naar een gedefinieerd administratief adres. Voorbeeld registratiepagina: 9470 Denderleeuw Page 5

6 Op basis van de registratie krijgt de bezoeker een gepersonaliseerde met bevestiging van de registratie. Deze kan voorzien worden met een unieke barcode die kan dienen als toegangsbewijs. Voor betalende evenementen wordt er een onderscheid gemaakt tussen de confirmatie van de registratie en het toegangsbewijs met barcode na ontvangst van de betaling Denderleeuw Page 6

7 Deel 3: Registratiebeheer Opvolgen en correctie inschrijvingen, real-time rapportering Op ieder ogenblik is het voor iemand met de gepaste toegangsrechten mogelijk om de inschrijvingen op te volgen, te rapporteren, te exporteren naar Excel, eventuele registratiefouten te corrigeren, Via detail kunnen de detailgegevens van de inschrijving opgevraagd en/of aangepast worden. In dit voorbeeld worden ook de betalingen opgevolgd en kan men naar de factuur gaan. Ook worden on-line grafieken getoond in verband met de evolutie van de inschrijvingen of de gemaakte keuzes bij de inschrijvingen (bvb inschrijvingen per land, per workshop, per functie, ) Denderleeuw Page 7

8 9470 Denderleeuw Page 8

9 Deel 4: Extra mogelijkheden Lay-out In de basisprijs wordt er rekening gehouden met een standaard lay-out. Enkele voorbeelden hiervan: Deze standaard lay-out bestaat uit een aangepast kleurenpallet, een statische banner boven en/of opzij. Het menu kan bovenaan of aan de zijkant staan. Via de optie Uitbreiding met complexe lay-out kan er voldaan worden aan complexere lay-out eisen zoals background, bewegende animaties, sponsorlogo s, : 9470 Denderleeuw Page 9

10 Fotoalbum pagina Na het evenement worden de foto s opgeladen en getoond via een fotoalbum. Als men met de muis over de kleine voorbeeldfoto gaat wordt deze vergroot getoond: Voldoen aan het kwaliteitslabel AnySurfer Dit is een kwaliteitslabel voor websites die voor iedereen toegankelijk zijn, ook voor mensen met een functiebeperking zoals bijvoorbeeld slechtzienden, blinden en ouderen. Ofwel wordt er extra rekening gehouden met de noden zonder audit procedure, ofwel wordt er ook nog een audit aangevraagd zodat het label op de website gezet kan worden. Beveiligde toegang via algemene of persoonlijke acces code De website is enkel te bereiken indien de mensen een bepaalde code hebben. Dit kan een algemene code zijn, zodat iedereen dezelfde code moet gebruiken om zich aan te melden op de website. Hier kan ook een persoonlijke code gebruikt worden, zodat de bezoeker na het inloggen persoonlijk kan aangesproken worden en dat er vervolgens reeds een aantal gegevens ingegeven worden op het registratieformulier Denderleeuw Page 10

11 Confirmati s in meerdere talen voor eenzelfde formulier Als de mensen op het registratieformulier een taal kunnen aanduiden en daarna in deze taal worden benaderd moeten er extra confirmati s opgesteld worden wat natuurlijk meer werk vraagt en dus ook een grotere investering met zich meebrengt. Confirmatie in 2 stappen Als de mensen het registratieformulier ingevuld hebben, krijgen ze eerst een bedanking voor hun interesse alvorens ze een tweede mail ontvangen met daarin hun elektronische toegangsticket of hun definitieve uitnodiging. Afhankelijke velden Als men een veld aanvinkt, verschijnen bijvoorbeeld extra vragen. In dit voorbeeld kunnen mensen aanduiden of ze al dan niet aanwezig zullen zijn op bepaalde dagen. Als ze één dag selecteren krijgen ze de workshops en lezingen te zien die er die dag georganiseerd worden. Limieten instellen op het niveau van inschrijvingen Voor een bepaald evenement mogen slechts 100 mensen ingeschreven worden, om dit niet te overschrijden kunnen wij een beperking inbouwen zodat de inschrijvingen automatisch worden afgesloten als er 100 actieve registraties geregistreerd zijn in het systeem. Analoog kunnen registraties ook op een bepaalde datum en tijdstip afgesloten worden. Na afsluiten wordt er een vooraf gedefinieerde tekst getoond aan de bezoekers. Limieten instellen op het niveau van selecties Op vele evenementen krijgt de bezoeker de kans om zich vooraf in te schrijven voor bepaalde lezingen of workshops, soms zijn deze helaas beperkt in aantal. Om dit niet manueel te moeten opvolgen kan men deze limieten ook instellen zodat deze optie niet meer geselecteerd kan worden indien het maximum aantal bezoekers bereikt is Denderleeuw Page 11

12 2 Betalingen Een registratiepagina kan uitgebreid worden met een betaalgedeelte. Deel 1: Betalingsdefinities Prijzen kunnen afhankelijk zijn van de tijd (early-bird korting) en van verschillende geselecteerde opties. Hierbij zijn er 3 varianten: Men kan één keuze maken uit een lijst van alternatieven Men kan meerdere alternatieven selecteren Men kan per alternatief een aantal ingeven 9470 Denderleeuw Page 12

13 De afhandeling van de uiteindelijke betaling kan op verschillende manieren gebeuren: Volledig buiten het systeem Via overschrijving waarbij men de ontvangen betalingen registreert in het systeem Via geïntegreerde elektronische betaling. Combinatie hiervan, eventueel in functie van de tijd Deel 2: Manuele registratie betalingen Via registratiebeheer kan men inschrijvingen opzoeken. Manuel betalingen kan men registreren door op het rode kruisje te klikken zodat dit een groen vinkje wordt. Hierbij wordt ook het e-ticket opgestuurd. Wanneer facturatie geactiveerd is wordt ook de betaalstatus op de factuur aangepast. Door de registraties uit te voeren heeft men een globale lijst van de registraties en hun betaalstatus. Deze informatie kan geëxporteerd worden of gebruikt bij de on-site validatie. Deel 3: Elektronische betaling Elektronische betaling bestaat uit 2 luiken: Integratie van de elektronische betaling na de registratie waarbij de juiste prijs doorgegeven wordt. Automatisch verwerken van de aanvaarde elektronische betalingen in de database De afhandeling van de elektronische betaling wordt verwerkt op het Ogone platform, de referentie voor elektronische betalingen. Er zijn drie scenario s mogelijk: De klant heeft al een Ogone ecommerce account en wij activeren onze interface hiermee Er wordt een Ogone account aangevraagd voor de klant en dit wordt geconfigureerd en gebruikt. Ons eigen Ogone account wordt als tussenstap gebruikt voor het klantenproject Denderleeuw Page 13

14 Functioneel proces elektronisch betalen: Wanneer de betaaloptie elektronisch betalen gekozen wordt en de bezoeker op de registratieknop gedrukt heeft volgt eerst een woord uitleg voor de bezoeker hoe de procedure verder verloopt: 9470 Denderleeuw Page 14

15 Nadien wordt de interface geactiveerd met Ogone voor de afhandeling van de betaling: Het ordernummer wordt automatisch gegenereerd door de registratiepagina en bevat o.a. het registratienummer. Het juiste bedrag komt ook van de registratiepagina. Kleuren en titel van deze pagina worden aangepast in functie van het evenement Denderleeuw Page 15

16 Bij elke registratie krijgt een gedefinieerd persoon ter info een met de informatie: 9470 Denderleeuw Page 16

17 Deel 4: Confirmatie betaling en toegangsticket Bij een geactiveerde post-sale interface zal er automatisch een bevestiging en toegangsticket met barcode verstuurd worden Denderleeuw Page 17

18 3 Gesloten evenementen: Beperkte toegang tot registraties via toegangscode. Bepaalde evenementen zijn enkel toegankelijk voor een beperkte en specifieke doelgroep. Dit kan opgelost worden door de website te beveiligen zodat de website of bepaalde delen van de website enkel toegankelijk zijn indien de bezoeker een toegangscode heeft ingegeven. Deze toegangscode kan elektronisch of per post opgestuurd worden naar de doelgroep. Op de website komt men eerst op een algemene pagina waarop gevraagd wordt om de toegangscode in te vullen. Wanneer iemand de correcte toegangscode invult wordt men toegelaten tot de beveiligde website of tot extra beveiligde informatie op de website. Vervolgens heeft men de keuze om te werken met één algemene code voor de volledige doelgroep of met een persoonlijke / unieke toegangscode voor ieder persoon afzonderlijk Denderleeuw Page 18

19 Deel 1: Algemene code Indien er gewerkt wordt met één algemene code voor de volledige doelgroep, dienen wij deze in te stellen en kan iedereen die de toegangscode gehad heeft zich hiermee op de website aanmelden. Als extra optie kunnen wij een uitnodiging verzenden met daarin deze algemene code. Als de persoon vervolgens de algemene code op de website ingeeft komt hij automatisch op de eerste beveiligde pagina, in vele gevallen het registratieformulier. De persoon kan vervolgens dit formulier aanvullen en zich op die wijze registreren voor het evenement Denderleeuw Page 19

20 Deel 2: Persoonlijke code Als er gekozen wordt om iedereen met een persoonlijke toegangscode te laten aanmelden, wordt er een Excel database op de site opgeladen. Als optie kan er nog een nieuwsbrief verstuurd worden met daarin de persoonlijke code. Het systeem weet wie achter welke code zit en daardoor kan de persoon direct persoonlijk begroet worden. Vervolgens zullen op het formulier de gekende contactgegevens meteen getoond worden en moet de bezoeker deze niet meer invullen. Eventueel wordt op basis van de taal de juiste taalversie van de site geselecteerd. Na het ingeven van een persoonlijke toegangscode krijgt men toegang tot de beveiligde pagina s, dit kunnen algemene pagina s (met praktische informatie, programma, ) of registratiepagina s zijn. Om te vermijden dat verschillende personen onder 1 code zouden inloggen en inschrijven kunnen wij ook een controle activeren om dubbele registraties op eenzelfde uniek nummer te vermijden. Als er iemand een 2 de keer onder een bepaalde code probeert in te schrijven krijgt deze een foutmelding Denderleeuw Page 20

21 De contact database wordt aangeleverd voor upload. De lay-out van de contact database is een.csv file (; separated) met een volgend formaat: De volgorde van de kolommen mag anders zijn maar de labels bovenaan dienen gebruikt te worden daar de upload hiermee weet welke kolom in welk veld moet komen. De unieke code staat in de kolom Loginnaam Denderleeuw Page 21

22 Deel 3: Uitnodigingenbeheer en opstart voor gesloten evenementen Voor gesloten groep registraties zijn de volgende opstart mogelijkheden aanwezig: Bezoekers hebben maar toegang tot informatie of de mogelijkheid om te registreren na ingeven van een algemene (eenzelfde code voor iedereen) als persoonlijke (elk heeft zijn eigen code en mag hiermee 1 keer registreren). Initieel wordt een lijst van genodigde contacten opgeladen. De (persoonlijke) toegangscode kan in deze lijst gedefinieerd zijn omdat men deze bvb gebruikt heeft bij een papieren mailing of de code wordt door het systeem automatisch toegekend omdat de uitnodigingen bvb per gepersonaliseerde vanaf het systeem verzonden worden. Na verloop van tijd zullen er nog extra personen een uitnodiging moeten krijgen of komen er verdere vragen rond genodigden: Heeft deze persoon al een uitnodiging gekregen en in welke groep (indien meerdere groepen)? Heeft deze persoon al ingeschreven? Heeft deze persoon een reminder gekregen? Kan ik een lijst krijgen van de personen die geregistreerd hebben en deze die nog niet geantwoord hebben? Kan deze persoon toegevoegd worden aan de genodigden (en uitnodiging krijgen)?... Om hierop antwoord te geven heeft men naast registratiebeheer ook uitnodigingenbeheer Deze persoon is gekend en zit in de groep Visitors. Via Detail kan men meer info opvragen Denderleeuw Page 22

23 Op het detailscherm kan men direct een gewone mail sturen door op M achter het adres te klikken, men ziet de persoonlijke toegangscode,... Daarnaast kan men naar Registratie info (voor wat is deze persoon ingeschreven) en naar Nieuwsbrief info (welke nieuwsbrieven zijn naar deze persoon gestuurd?) bekijken van elk persoon. Wanneer de mail niet afgeleverd kan worden, krijgt het adres een bounce status. Deze wordt op dit scherm getoond zodat men meteen ziet of er problemen zijn met de uitnodiging of niet Denderleeuw Page 23

24 Registratie info: Waarvoor heeft deze persoon zich ingeschreven? (+ eventueel aanpassen) 9470 Denderleeuw Page 24

25 Nieuwsbrief info: welke nieuwsbrieven werden naar deze persoon verstuurd? Verder ziet men ook detailgegevens zoals wanneer verzonden, gelezen, doorgeklikt. Afhankelijk van de instellingen en gebruikte firewall bij de klant is het niet altijd mogelijk om deze extra informatie te detecteren Denderleeuw Page 25

26 Wanneer een persoon nog geen uitnodiging heeft kan men deze extra toevoegen: Dit is een voorbeeld waarbij de toegangscode door het systeem gegenereerd wordt en er automatisch een elektronische uitnodiging verstuurd wordt met daarin de persoonlijke toegangscode Denderleeuw Page 26

27 Bij een variant kan men zelf een toegangscode definiëren omdat men bvb voorgedrukte uitnodigingen gebruikt: 9470 Denderleeuw Page 27

28 4 Nieuwsbrieven Uitnodiging Bedanking Herinnering Via de e-marketing module kunnen wij diverse nieuwsbrieven opmaken en versturen, dit kan gaan om de volgende soorten berichten: Uitnodiging voor het evenement met save the date link zodat de datum van het evenement automatisch gereserveerd wordt in de outlook agenda van de ontvanger Uitnodiging voor het evenement met een link naar de registratiepagina. Wanneer men hierop klikt worden de gekende gegevens zoals naam, voornaam, reeds ingevuld om het registratieproces voor de genodigde te vergemakkelijken Herinnering sturen van de uitnodiging naar alle genodigden met uitzondering van de personen die reeds geregistreerd zijn Mail met praktische informatie enkele dagen voor het evenement enkel en alleen naar de mensen die geregistreerd zijn voor het evenement Mail met bedanking na het evenement en eventueel link naar foto s, presentaties of feedback formulier indien dit voorzien is in het voorstel E-ticket mailing: op basis van een Excel-lijst van de klant kunnen wij bezoekers een e- ticket met barcode verzenden via zodat het onthaal vlotter kan verlopen Wij kunnen deze nieuwsbrieven versturen op basis van gegevens die we reeds in het systeem hebben (opgeladen voor eerdere nieuwsbrief, van registraties, ). Daarnaast kunnen we een aangeleverde contactlijst in Excel gebruiken met daarin de gegevens van de bezoekers. In principe hebben we voldoende informatie met een adres. Indien we meer gegevens bezitten kunnen we overgaan tot gepersonaliseerde mails (aanspreking met hun naam, ). Per regel in de Excel file wordt één contact aangeleverd met één adres. Conversie vanaf afwijkende formaten Bovendien kan men een verschillende uitnodiging sturen naar verschillende doelgroepen om zo de respons te verhogen. Zo krijgen sprekers bvb een andere uitnodiging dan de gewone bezoekers van het evenement. Indien men bepaalde mensen was vergeten uit te nodigen, kan de klant op basis van een gemakkelijk systeem zelf nog extra uitnodigingen versturen. Indien er gewerkt wordt met verschillende soorten nieuwsbrieven, kan ook opgezocht worden welke brief een bepaalde persoon reeds ontvangen heeft. Na een mailing wordt steeds een rapport afgeleverd met daarin de belangrijkste gegevens van de mailing. Daardoor krijgt de klant een overzicht van de laatste actie van elke genodigde. Zo krijgen we te zien bij wie het bericht niet afgeleverd kon worden, wie doorgeklikt heeft, wie de brief gelezen heeft, Deze gegevens kunnen bovendien door de klant in detail bekeken worden per persoon. Conform de privacy en anti-spam wetgeving kan de bezoeker zijn eigen gegevens steeds bekijken en/of aanpassen en zich uitschrijven voor verdere nieuwsbrieven Denderleeuw Page 28

29 Standaard maken wij voor iedere klant een mailadres aan Wij raden de klanten ook aan om dit mailadres te gebruiken bij het versturen van nieuwsbrieven omdat dan de kans kleiner is dat de nieuwsbrief in de spamfilter van de genodigde blijft zitten. We kunnen vanuit een ander mailadres nieuwsbrieven versturen, maar dan is het noodzakelijk om samen met de IT-afdeling te kijken om ons de toestemming te geven om mails vanuit de naam van hun bedrijf te versturen, anders is de kans groot dat de nieuwsbrieven niet kunnen afgeleverd worden in het bedrijf van de klant, wat nogal vervelend is bij een uitnodiging voor bijvoorbeeld een personeelsfeest. Daarnaast hebben we ook de mogelijkheid om in te stellen naar welk mailadres de vragen van de genodigden toekomen als ze op beantwoorden klikken in outlook. Zoals je bij onderstaand voorbeeld kan zien komen de vragen rond het congres natuurbehoud bij ons terecht Denderleeuw Page 29

30 Deel 1: Uitnodigingen met optie save the date Wanneer de contactgegevens aanwezig zijn kunnen gepersonaliseerde brieven verstuurd worden al dan niet met een persoonlijke toegangscode. In bovenstaand voorbeeld hebben we een save the date vermelding toegevoegd waarbij het evenement automatisch in de agenda van de ontvanger geplaatst wordt na een klik op de vermelding. Wanneer men op de save the date link klikt, krijgt men de keuze uit de acties hiernaast Denderleeuw Page 30

31 Als men vervolgens op openen klikt krijgt men volgend scherm uit Outlook. Als de ontvanger vervolgens op opslaan klikt, staat deze afspraak in zijn agenda vermeld Denderleeuw Page 31

32 Deel 2: Uitnodiging met link naar registratieformulier In bovenstaande uitnodiging staat ook een link naar het registratieformulier. Als men reeds gegevens van de genodigde ontvangen heeft van de klant, worden deze ook volledige opgeladen in onze module contactbeheer zodat men op het registratieformulier de gekende contactgegevens zoals naam, voornaam, bedrijf, functie, kan invullen. Op deze manier wordt het inschrijvingsproces voor de bezoeker gemakkelijker gemaakt en kan hij het formulier sneller completeren. Deel 3: Versturen van reminder Niets is vervelender dan een uitnodiging te ontvangen voor een evenement waarvoor je reeds bent ingeschreven. Daarom hebben wij een controle ingebouwd zodat mensen die reeds ingeschreven zijn een tweede uitnodiging niet meer zullen ontvangen. De mensen die daarentegen nog niet waren ingeschreven zullen op dat ogenblik wel een nieuwe uitnodiging ontvangen Denderleeuw Page 32

33 Deel 4: Versturen van praktische informatie Enkele dagen voor het evenement kunnen we naar de mensen die zich geregistreerd hebben een gepersonaliseerde nieuwsbrief sturen met daarin de praktische informatie omtrent het evenement. Hierin kan men de belangrijkste details van het evenement even herhalen zodat de klant met deze mail alle gegevens bij de hand heeft. Deel 5: Bedanking en mogelijkheid om documenten na event te delen met aanwezigen Na het evenement kan men de mensen die aanwezig waren op het evenement nog een laatste mail sturen om hen te bedanken voor hun aanwezigheid. In deze mail kunnen de belangrijkste punten van het congres of de conferentie herhaald worden. Daarnaast heeft de klant ook de mogelijkheid om mensen nogmaals naar de website te laten gaan om foto s of presentaties met hen te delen. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om feedback te vragen aan de bezoekers om de organisatie bij een latere editie beter te kunnen afstemmen op de wensen van de bezoekers Denderleeuw Page 33

34 Deel 6: E-ticket mailing Op basis van de Excel-file van de klant kunnen wij na upload van de contactgegevens deze mensen een mail met hun e-ticket sturen enkele dagen voor het evenement. Dit heeft als voordeel dat de mensen het evenement minder gemakkelijk gaan vergeten omdat ze er op het laatste moment nog eens aan herinnerd worden. Daarnaast zal het onthaal vlotter verlopen als de mensen hun e-ticket bij de hand hebben Denderleeuw Page 34

35 5 Bezoekersbadges Bezoekersbadges worden geprint op basis van gegevens van de registratiewebsite of op basis van gegevens die we van de klant krijgen aangeleverd in een Excel bestand. Daarnaast kan de klant in functie van het voorstel kiezen wanneer de badges geprint worden: De badges worden op voorhand geprint en bij het onthaal aan de bezoekers overhandigd. Ofwel worden een aantal blanco badges (lay-out zonder personalisatie) voorzien en worden deze gebruikt om nog een aantal extra badges te maken, ofwel wordt er infrastructuur voorzien om ter plaatse extra badges aan te maken. Badges worden per taxi-post opgestuurd of kunnen afgehaald worden. Hou hiermee rekening bij de planning. Bij pre-print wordt eerst de PDF file doorgestuurd ter goedkeuring. Op basis van deze goedgekeurde PDF file worden de badges geprint. De badges worden geprint wanneer de mensen op het evenement gevalideerd worden. Op basis van de barcode van hun confirmatie of via opzoeken op naam, voornaam of bedrijf kan men hen identificeren en een badge met correcte lay-out printen. Foutieve badges kunnen aangepast worden zodat iedereen de correcte badge heeft. Daarnaast heeft men de mogelijkheid om bovenstaande methodes te combineren. Zo kan men de badges van de mensen die geregistreerd zijn via website reeds op voorhand uitprinten. Nieuwe mensen kan men ter plaatse inschrijven en vervolgens een badge met de correcte gegevens en lay-out uitprinten. Ter plaatse printen van badges Pre-print van badges Vermits de bezoeker de informatie zelf ingeeft zou deze correct moeten zijn. Ervaring leert ons dat dit niet steeds het geval is. Daarom kan men de kwaliteit verbeteren door waar mogelijk selectielijsten voor te definiëren (bvb van welk land ben je -> selectielijst met verschillende landen, ). Hierdoor heeft men automatisch voor iedereen dezelfde schrijfwijze. Daarnaast heeft de klant de mogelijkheid om onjuiste informatie manueel aan te passen via de beheersmodule om tot het gewenste resultaat te komen. Als basis wordt een lay-out voorzien die op elke badge geprint wordt. Deze lay-out wordt aangevuld met informatie die verzameld werden tijdens de pre-registratie, vanuit het Excel bestand of ter plaatse via on-site registratie. Tevens kan er een CODE39 barcode geprint worden van het registratienummer of kan de foto van de identiteitskaart geprint worden wanneer men zich registreert via eid. Voor een duidelijke leesbaarheid is het aan te raden om niet te veel kleurmateriaal op de badge te printen Denderleeuw Page 35

36 Verder kunnen er een aantal mechanismen gedefinieerd worden om de informatie automatisch bij te sturen: - Zet een veld dat geprint wordt in o Hoofdletters o Kleine letters o Kleine letters en elke eerste letter na spatie in hoofdletter - Het font van een veld wordt automatisch verkleind wanneer de tekst te lang is zodat deze toch in het veld gaat passen. Omdat het font soms enorm verkleind wordt, benadeelt dit de leesbaarheid van de informatie op de badge. Dit maakt het vaak interessanter om te kiezen om op meerdere lijnen te printen indien de tekst niet op één lijn kan. Hiervoor moet er wel voldoende ruimte voorzien worden in de lay-out zodat er steeds twee lijnen kunnen weergegeven worden zonder dat dit achter andere informatie komt te staan. Extra mogelijkheden: - Conversies van de informatie: o In functie van gekozen workshop wordt een nummer op de badge geprint o De naam van gekozen workshop wordt verkort weergegeven op de badge o De naam van gekozen workshop moet in een bepaalde kleur verschijnen o Bepaalde informatie wordt in een ander formaat weergegeven op de badge o Naast de workshop wordt ook de locatie van de workshop weergegeven - Extra lay-out: o in functie van bepaalde gegevens (CREW, spreker, deelname aan diner ) wordt een banner of een andere indicatie aangebracht op de badge Werkwijze voor speciale CREW, spreker badges: Opstellen extra formulier waarbij de gegevens die op de badge verschijnen kunnen ingegeven worden samen met het juiste type badge aan de hand van een selectielijst Denderleeuw Page 36

37 Deel 1: Verschillende types badges 1. Tweezijdig te bedrukken butterflybadge met laserprinter: De badge bestaat uit een klever die van het A4 blad gehaald wordt en vervolgens toegevouwen wordt. Hierdoor krijgt men een stevige badge. Voor complexere noden is het mogelijk om de lay-out van de badge aan te passen in functie van de gegevens van de regsitratie (bvb chairman, full package, enkel 14 & 15 may, ). Dit is een optie die apart in de investering omschreven dient te worden. Afmeting badge: 98 x 86 mm 2. Te bedrukken kaartje met laserprinter (kleur) in congresbadgehouder De badge bestaat uit een plastiek houder en een kaartje dat via microperforaties van een blad gescheurd kan worden. Voor complexere noden is het mogelijk om de lay-out van de badge aan te passen in functie van de gegevens van de registratie (bvb chairman, full package, enkel 14 & 15 may, ) Dit is een optie die apart in de investering omschreven dient te worden. Eventueel kan in plaats van de congresbadgehouder een zakje uit zacht plastiek voorzien worden om het kaartje in te stoppen. Afmeting badge: 53 x 84 mm 9470 Denderleeuw Page 37

38 3. Te bedrukken kaartje met thermische printer (zwart/wit) in congresbadgehouder Deze oplossing is vooral interessant voor het on-site printen van badges daar het mooie afwerking (zwart/wit) kan combineren met snel printen op eenvoudige printers. Eventueel worden de badges in kleur via pre-print uitgevoerd en wordt deze oplossing gekozen om onsite correcties uit te voeren of om on-site extra badges te printen. Printen met thermische printer ± 5 sec, t.o.v. printen met laserprinter ± 35 sec. 4. PVC card Hierbij wordt de badge op een plastic card (bankkaartformaat) geprint. Er zijn drie methodes om deze te bevestigen: Een clip wordt achteraan de badge gekleefd (standaard oplossing) De PVC card wordt in een houder met clip gestoken De PVC card wordt geperforeerd en kan met een clip of lanyard gebruikt worden Met kleefclip In congresbadge houder Afmeting badge: 54 x 85 mm 9470 Denderleeuw Page 38

39 5. Thermische label: Deze klever kan op de kleding, brochure, programma, plastic houder (niet inbegrepen), van de bezoeker gekleefd worden. Er kan enkel zwart/wit geprint worden op deze labels. Afmeting badge: 29 x 62 mm 6. Butterfly badge of congres badge met thermische label ter plaatse Op voorhand kan de butterfly/congresbadge gedrukt worden in kleur, on-site kan men een thermisch label printen met daarop de persoonlijke gegevens van de bezoeker. Vervolgens kan het thermisch label op de kleuren butterfly badges geplakt worden. Dit heeft het voordeel dat men op deze manier zowel kleur als snelheid kan combineren voor het maken van de badges. Het printen met de laserprinter in kleur (± 35 sec) gebeurt op voorhand, ter plaatse wordt geprint met thermische printers (± 5 sec) Denderleeuw Page 39

40 7. Butterflybadge of congresbadge worden per post opgestuurd als brief met praktische informatie. De badges worden op voorhand geprint op een speciaal A4 blad met op het resterend gedeelte een tekst met praktische informatie. Deze wordt per post opgestuurd zodat de mensen hun badge op voorhand hebben en dit ook hun toegangsticket is. Aan het onthaal hoeft deze nog enkel gescand te worden om op te volgen wie aanwezig is. Zeker wanneer men toch nog een brief met praktische informatie verstuurd is dit een belangrijke tijdswinst aan het onthaal: 9470 Denderleeuw Page 40

41 Deel 2: Extra mogelijkheden Gepersonaliseerd programma Op basis van de registratiegegevens kunnen wij ook een gepersonaliseerd programma op de badge printen zodat de bezoeker op elk ogenblik weet welke workshop of lezing hij gekozen heeft op het evenement. Vaak heeft de bezoeker zich een ruime tijd voor het evenement geregistreerd voor het gebeuren en weet de bezoeker niet meer waarvoor hij zich precies heeft ingeschreven. Door gebruik te maken van badges met een persoonlijk programma krijgen de organisatoren veel minder vragen ter plaatse. Extra lay-out Standaard wordt er één lay-out opgemaakt voor de badges op een evenement. Als er extra lay-outs moeten aangemaakt en gedefinieerd worden in functie van gekozen opties dan moeten we hier een meerprijs voor aanrekenen. Zo kan men verschillende lay-outs opmaken naar aanleiding van de taal dat een bezoeker heeft gekozen. Daarnaast is het voor de bezoeker ook handig als de organisatoren een duidelijk te onderscheiden badge dragen zodat zij weten dat ze bij deze persoon terecht kunnen met vragen en/of opmerkingen. NL : 9470 Denderleeuw Page 41

42 FR: CREW: 9470 Denderleeuw Page 42

43 6 On-site ondersteuning Ter ondersteuning van het onthaal kunnen we de nodige hard- en software aanleveren. Deze wordt vooraf geconfigureerd en getest in functie van de noden van het project. Portables (en scanners) met toepassing en preregistratie gegevens om preregistraties te valideren en nieuwe registraties ter plaatse toe te voegen Toevoeging van printers om ter plaatse (extra) badges te printen Datacollectors om op specifieke punten (ingang workshop, beursstand, ) de barcode op de badge te scannen en met timestamp te rapporteren na het evenement. SMS gateway om bijvoorbeeld account manager SMS te sturen dat zijn klant toegekomen is Lezen bezoekersinformatie vanaf elektronische identiteitskaart 9470 Denderleeuw Page 43

44 Deel 1 Portables met toepassing Portables worden gebruikt om de preregistraties te valideren, om te controleren of iemand betaald heeft, om te controleren of een ticket dubbel gebruikt wordt en om eventueel extra personen ter plaatse te registreren. Tijdens het evenement kan men opvolgen wie en hoeveel mensen reeds aanwezig zijn. Wanneer de bezoeker een confirmatie met barcode meebrengt kan deze eenvoudig via scanning geïdentificeerd worden. Bij gebrek aan deze barcode kan de persoon via naam, voornaam, bedrijfsnaam,.. opgezocht worden. Er kan een memo tekst toegevoegd worden voor verdere opvolging. Bovendien heeft men alle informatie van de preregistratie permanent bij de hand, eventueel kan extra informatie toegevoegd worden. Deze info wordt via het netwerk onmiddellijk gesynchroniseerd zodat deze meteen op alle pc s zichtbaar is. Gezien het onthaal een kritisch moment is bij een evenement hebben we bijzondere aandacht geschonken aan de uitbouw van een stabiele oplossing. Mocht het netwerk of een PC toch uitvallen kan elke PC stand-alone verder werken zodat het onthaal gewoon door kan gaan. Functionaliteit: Wanneer de bezoekers met het e-ticket toekomen kan dit via de scanner gevalideerd worden: Indien de bezoeker het ticket vergeten is kan men via Zoek op bedrijf, naam, voornaam, afdeling de gepaste inschrijving zoeken en valideren. Na validatie (inscannen/intypen registratienummer of via zoeken) worden detailgegevens getoond: 9470 Denderleeuw Page 44

45 Hierbij is het mogelijk om voor een betalend evenement te controleren op de betaalstatus (is de betaling via de preregistratie website genoteerd?) en dubbele registraties (heeft men het e-ticket gekopieerd en probeert men nogmaals binnen te komen?). Indien er nog niet betaald is kan men bvb ter plaatse laten betalen en dit registreren in de toepassing. Alle gegevens worden gelogd voor verdere verwerking na het evenement. Wanneer de gegevens foutief zijn kan men deze via Update aanpassen om de database correct te maken en de juiste badge te printen Denderleeuw Page 45

46 Tijdens de validaties kan men real-time opvolgen hoeveel bezoekers er reeds verwerkt zijn. Wanneer men ook de check-outs registreert kan men zien hoeveel mensen er nog binnen zijn. Deel 2 - Uitbreiding met printers Bovenstaande infrastructuur kan nog uitgebreid worden met een printer indien er ter plaatse op het evenement nog badges dienen geprint te worden. Hierbij heeft men verschillende soorten printers, namelijk: - Laserprinters voor het printen van gekleurde badges (butterfly / congresbadge) - PVC printers voor het printen van PVC kaarten in bankkaartformaat - Thermische printers voor het printen van zwart/wit badges (thermische klever / congresbadge) 9470 Denderleeuw Page 46

47 Deel 3 - Datacollectors Wilt u achteraf te weten komen wie er allemaal aanwezig was op jouw evenement en welke workshop of stand deze persoon bezocht heeft? Via een data collector kan men deze bezoekersinformatie verzamelen: Hostesses kunnen bezoekers aan een workshop registreren Standhouders kunnen bezoekers aan hun stand registreren Na het evenement worden alle gegevens verwerkt tot 1 document, waarin de volgende gegevens worden weergegeven: Welke bezoeker aan welke stand is geweest Welke bezoeker naar welke workshop is geweest Hoeveel bezoekers er aanwezig waren De datacollectors scannen de barcode van de badge en het tijdstip. Wij maken op voorhand een kaart aan met barcodes die als markers gebruikt worden: plenair breakout 1A, breakout 1B, breakout 1C, breakout 1D. Aan het begin van bvb de breakout sessie 1A wordt deze marker gescand zodat het systeem weet dat de volgende barcodes voor breakout 1A zijn. De badge/marker/time informatie wordt vertaald naar contactgegevens: 9470 Denderleeuw Page 47

48 Deel 4 - SMS Gateway Wanneer een klant incheckt wordt een SMS gestuurd naar zijn/haar account manager met bvb als melding: Guy Van Droogenbroeck van Abusol is toegekomen. GSM nummer In de gateway word om de 10 sec gekeken welke nieuwe bezoekers gevalideerd zijn en worden de nodige SMS berichten verstuurd. Er is een logging van welke berichten verstuurd werden en of ze goed afgeleverd konden worden. Deel 5 Bezoekersvalidatie via e-id Een alternatief voor snelle registraties is te werken via de eid of elektronische identiteitskaart. Schuif de kaart in de lezer. De correcte gegevens worden gelezen vanaf de eid en kunnen eventueel aangevuld worden met extra informatie zoals adres wat nog manueel ingegeven wordt Denderleeuw Page 48

49 Er wordt vastgelegd welke gegevens van de eid bijgehouden worden. Zo kan bvb ook de geboortedatum of het geboortejaar geregistreerd worden. In bovenstaand voorbeeld wordt als extra het adres gevraagd. Van elk gegeven kan bepaald worden of het verplicht is of aanpasbaar. In het voorbeeld hierboven zijn alle velden manueel invulbaar (voor personen die geen eid heeft) maar door de identiteitskaart in de lezer te steken en op de knop Lees eid te drukken worden alle gegevens hierboven behalve het adres automatisch overgenomen vanaf de eid. Men hoeft dus enkel nog het adres in te vullen om alle correcte informatie te hebben. Druk vervolgens op verstuur en de gegevens worden opgeslagen in de database. Een confirmatie bericht wordt getoond om duidelijk te maken dat de registratie gelukt is. Verder komt er een verificatie op dubbels zodat een warning getoond wordt wanneer iemand 2 keer probeert te registeren of een goody-bag op te halen. Tijdens het evenement kan men opvolgen hoeveel bezoekers er reeds geweest zijn Denderleeuw Page 49

50 De opgevraagde detailgegevens zijn exporteerbaar naar Excel: Voorbeeld Openbedrijvendag 2010 in containerhaven te Antwerpen Denderleeuw Page 50

51 7 Elektronische pro-forma factuur Voor betalende bezoekers kan geactiveerd worden dat er automatisch een elektronische pro-forma factuur of rekening aangemaakt en opgestuurd wordt (PDF formaat) na +/- ½ uur zodat de elektronische betaling verwerkt kan worden. Een kopie van deze pro-forma factuur of rekening wordt ook doorgestuurd naar een gedefinieerd administratief contact binnen de organisatie. De nummering van de facturen start vanaf een vooraf gedefinieerd nummer. Wanneer een pro-forma factuur of rekening herstuurd wordt zal de betaalinformatie automatisch aangepast worden (te betalen openstaand saldo, Voldaan melding wanneer de pro-forma factuur of rekening volledig betaald is). Alhoewel PDF facturen regelmatig toegepast worden in het bedrijfsleven is het belangrijk om de wetgeving in verband met deze facturen op te volgen wat betreft authenticiteit en bewaartermijnen. Er wordt 1 begeleidende brief, eventueel en meerdere talen en één pro-forma factuur of rekening lay-out voorzien. Logo, labels, en contactinformatie aan te passen in functie van noden klant. Na de registratie wordt, met een zekere vertraging zodat de eventuele elektronische betaling verwerkt is, een pro-forma factuur of rekening opgemaakt (PDF) en per verzonden. Een begeleidende brief geeft meer info: 9470 Denderleeuw Page 51

52 PDF file pro-forma factuur of rekening: 9470 Denderleeuw Page 52

53 Via factuurbeheer kunnen de pro-forma facturen of rekeningen verder opgevolgd worden: 9470 Denderleeuw Page 53

54 8 Social media Vervolgens kunnen ook social media gekoppeld worden aan de registratie website. Bij zakelijke evenementen zoals een beurs, symposium of congres is het onderlinge contact tussen de bezoekers een belangrijk aspect in het succes van uw evenement zodat je niet meer om social media heen kunt. Bij publieke evenementen kan je door gebruik te maken van social media de bekendheid van het evenement verhogen. Praktische informatie kan gemakkelijk doorgegeven worden en iedereen is op de hoogte. Afhankelijk van het tijdstip waarop social media ingezet worden kunnen zij verschillende functies vervullen. - Tijdens de voorbereiding van het evenement kan je het programma afstemmen op wat de doelgroep wenst, kan je bij verschillende topics extra uitleg geven, kunnen bezoekers een virtuele aanwezigheidslijst opvragen - Tijdens het evenement kan je social media enerzijds gebruiken om de interactie met het publiek te verhogen door bvb een twitterwall te plaatsen, polls te organiseren, Daarnaast kan je social medie ook inzetten om de mensen die niet aanwezig konden zijn toch het evenement laten mee volgen. - Na het evenement kan je social media gaan gebruiken om de communicatie levendig te houden door feedback te vragen, voorbereidingen voor een volgend evenement treffen, presentaties, foto s of filmpjes publiceren 9470 Denderleeuw Page 54

55 Praktisch voorbeeld waarbij social media op verschillende manieren gebruikt worden 9470 Denderleeuw Page 55

56 1. Mensen kunnen informatie van op de website delen op hun social media profiel. 2. Mensen kunnen Beltug volgen op de verschillende social media. Linkedin: Er werd een groep opgezet waarvan iedereen lid kan worden Twitter: Er werd een persoonlijk account opgezet Facebook: Er werd een bedrijfspagina aangemaakt 9470 Denderleeuw Page 56

57 3. Op de website kan je een Twitter onderwerp publiceren zodat mensen dit van op de website kunnen volgen. Mensen kunnen dan kiezen om over dit onderwerp mee te communiceren Denderleeuw Page 57

58 8 Kiosk Analyseer het profiel van uw bezoekers via een informatiezuil met aanraakscherm. Leer uw publiek kennen via een wedstrijd op de kiosk gekoppeld aan een enquête. Welk leeftijdsprofiel heeft de bezoeker? Vanuit welke geografische zone komt de bezoeker? Wat zijn de interesses? Verzamel contactinformatie voor verdere opvolging. Gebruikers geven hun gegevens in of maken een selectie via aanraken van het scherm. Overzichtelijke klavier ter beschikking met speciale functies symbool (invullen adres) zonder dat een toetscombinatie zoals Alt Gr 2 ingedrukt moet worden. Beveiligingssoftware zorgt voor bescherming tegen misbruik. Laat de bezoeker zichzelf pre-registreren voor een evenement om wachtrijen te verminderen. Toon een product of bedrijfspresentatie op de informatiezuil. Verzamel contact en interesse gegevens van bezoekers aan uw open-deur dag, winkel of beursstand. Uit te breiden met eid lezer, badge printer, Denderleeuw Page 58

59 9 Organisatie en referenties Organisatie: Op basis van meer dan 20 jaar business en ICT ervaring hebben we een oplossing ontwikkeld die klanten helpt om hun administratie voor evenementen op een efficiënte manier te realiseren. Dankzij het gebruik in heel diverse evenementen (personeelsfeesten, wereldcongressen, kleinere evenementen, netwerking evenementen, ) beschikken we over een rijke en flexibele functionaliteit wat ons in staat stelt om snel een specifieke oplossing op basis van vooral standaard modules samen te stellen voor een nieuw evenement. Gedurende de afgelopen jaren is de oplossing, op basis van uitgevoerde projecten en samenwerking met evenement organisators, verfijnd en uitgebreid om tot een totaaloplossing te komen voor de administratieve ondersteuning van evenementen en dit zowel in het voortraject (uitnodigingen, aankondiging, registraties) als het on-site gedeelte (onthaal, badges, tracing). Door gebruik te maken van eigen servers die enkel onze toepassingen draaien met permanente monitoring kunnen we een stabiele oplossing aanbieden die bruikbaar is van elke PC met internet toegang. Geen software installatie nodig. Abusol is geen evenement organisator maar levert de toepassing als ondersteuning van evenement organisators of Event managers in bedrijven waarbij wij meestal de volledige setup van de omgeving doen en de organisator de tool gebruikt om opvolging te doen, registraties op te volgen, rapportering uit te voeren) Denderleeuw Page 59

60 Referenties: Euphony Faculty Club Voor de diverse evenementen van Euphony staan wij in voor : Astrid Aankondiging evenement via website Bijhouden pre-registraties Elektronisch betalen Bevestiging registratie Versturen e-ticket na (elektronische) betaling Onthaal met validatie e-tickets Registraties Confirmaties met barcode (e-ticket) Validatie e-tickets Ter plaatse printen van butterfly badges Aquafin Validatie e-tickets op basis van externe registratiegegevens. Printen van badges bij het onthaal (verschillende lay-outs voor verschillende groepen mensen) Registratiewebsite met persoonlijke code 9470 Denderleeuw Page 60

61 Mercedes klantendag: Registratiewebsite met persoonlijke code: De genodigden kregen een uitnodiging per post met daarin hun persoonlijke registratiecode. Via deze code kreeg men toegang tot de registratiewebsite. Op dit formulier kon naast algemene informatie ook een reservatie gemaakt worden voor de verschillende testritten Denderleeuw Page 61

62 On-site validatie Ter plaatse werden de bezoekers gevalideerd. Indien ze niet vooraf geregistreerd hadden kon men nog ter plaatse registreren en een testrit reserveren. Een badge werd geprint met hun gegevens en testrit informatie. Indien dit tijdens de registratie toegelaten werd, werd een SMS gestuurd naar de verkoper ter informatie dat hun klant toegekomen was. Bij het vertrek naar en terugkomst van de testrit werd de badge gestuurd ter opvolging van wie waar aanwezig was. Na het evenement kon alle informatie gebruikt worden voor verdere sales/marketing opvolging Denderleeuw Page 62

63 Een paar projecten in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Europese Unie: Vlaamse gemeenschap - Onderwijs Vlaamse gemeenschap - Economie, Wetenschap en Innovatie Voor de verschillende congressen zorgden wij voor een registratiewebsite en het verzenden van uitnodigingen naar de genodigden. Verder stonden we in voor de badges en werd ter plaatse onze infrastructuur gebruikt bij het onthaal. Vlaamse gemeenschap - Cultuur, Jeugd, Sport en Media Voor de verschillende congressen zorgden we voor de registratiewebsite. Verder werden verschillende nieuwsbrieven gestuurd met bounce opvolging. Federale overheid - Sociale zekerheid Voor de verschillende congressen zorgden wij voor een registratiewebsite en het verzenden van uitnodigingen naar de genodigden. Verder stonden we in voor de badges en werd ter plaatse onze infrastructuur gebruikt bij het onthaal. Voor de verschillende congressen zorgden we voor de registratiewebsite Denderleeuw Page 63