Voorlichtingspublicatie in verband met het toepassen van een onbelaste computervergoeding

Transcriptie

1 Voorlichtingspublicatie in verband met het toepassen Mededelingen OCenW Bestemd voor: de bevoegde gezagsorganen, directies en overig personeel van: c scholen voor basisonderwijs; c (speciale ) scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs; c de besturen van de Centrale Diensten; de besturen van: c de instellingen voor voortgezet onderwijs; c instellingen als bedoeld in de artikelen1.3.1, en van de WEB; c Landelijke Organen Beroepsonderwijs als bedoeld in artikel van de WEB; c de gemeenten en provincies die instellingen van de bovenbedoelde soorten in stand houden. Voorlichting Datum: 16 november 1999 Kenmerk: AB/A&A-1999/40344 Datum inwerkingtreding: n.v.t. Geldigheidsduur beleidsregel: n.v.t. Juridische grondslag: n.v.t. Relatie tot eerdere mededelingen: n.v.t. Informatie verkrijgbaar bij: CFI/ICO/PO,tel CFI/ICO/VO,tel CFI/ICO/BVH,tel Inleiding Ter bevordering van het gebruik van de moderne informatie- en communicatietechnologie in het werk is met ingang van 1 januari 1997 een wettelijke regeling getroffen van vrijstelling van belasting- en premieheffing in geval een werkgever de werknemer wil tegemoetkomen in de kosten van de aanschaf van een personal computer (pc) door laatstgenoemde. Dit op voorwaarde dat de pc mede voor het gebruik in het werk bestemd is. Tot de pc wordt ook de eventuele bijbehorende apparatuur gerekend. Met het oog op deze wettelijke regeling heeft de minister met de werkgevers- en de werknemersorganisaties in de sector onderwijs besloten om met ingang van1 januari 2000 in de arbeidsvoorwaarden voor het personeel dat werkzaam is in het subsector primair onderwijs (po) de mogelijkheid te creëren om meer te werken in ruil voor een, dan wel (een gedeelte van) het salaris, de tegemoetkoming in de ziektekosten en de inkomenstoeslag voor onderwijs en onderzoekpersoneel (ZKOO), de vakantie-uitkering en/of een eindejaarsuitkering in te ruilen voor een (verder te noemen een pc-vergoeding). Door deze afspraak kan het personeel profiteren van de mogelijkheid die de belastingwetgeving biedt om aan een werknemer een onbelaste pc-vergoeding te verstrekken voor een aangeschafte pc. Wanneer voldaan wordt aan de voorwaarden die de Belastingdienst voor deze faciliteit stelt, kan de vergoeding voor het meerwerk als onbelaste pc-vergoeding worden uitbetaald, dan wel het bruto bedrag van het salaris en/of genoemde uitkering netto worden uitbetaald. De faciliteit is gemaximaliseerd op een onbelaste vergoeding van ƒ5000,- per drie kalenderjaren. In deze publicatie zijn de voorwaarden uitgewerkt waaronder een dergelijke vergoeding fiscaal onbelast kan worden verstrekt. De publicatie heeft de goedkeuring van de belastingdienst. Dit heeft voor de werkgever in de subsector po als voordeel dat hij zich niet hoeft te wenden tot de lokale belastingeenheid of -inspecteur om uitvoering te geven aan de in de publicatie opgenomen opties. De controle op de naleving van de opties blijft voorbehouden aan de lokale belastingeenheid of -inspecteur. Mocht een werkgever de voorkeur geven aan een andere (onbelaste) dan zal deze daar voor zelf instemming van het Decentraal Georganiseerd Overleg (DGO) en van de belastingdienst moeten zien te verkrijgen. In de decentrale cao s van de subsectoren voorgezet onderwijs (vo) en beroepsonderwijs en volwasseneducatie (bve) bestaat reeds de mogelijkheid om een pc-vergoeding te verstrekken. De individuele werkgever maakte hierover, indien er gebruik gemaakt werd van deze mogelijkheid, afspraken met de lokale belastingeenheid of -inspecteur. De werkgevers- en de werknemersorganisaties hebben het gezamenlijke standpunt ingenomen dat de afspraken die zijn gemaakt voor de subsector po ook door de werkgevers in de subsectoren vo en bve kunnen worden toegepast. Dit betekent dat de werkgever uit één van die sectoren, die gebruik maakt van de in de publicatie aangegeven opties geen goedkeuring behoeft te vragen aan de lokale belastingeenheid of -inspecteur. Ook NUMMER november 1999

2 Voorlichtingspublicatie in in dit geval geldt dat de controle op de naleving hiervan is voorbehouden aan de lokale belastingeenheid of -inspecteur. Voor het po zal in het Rechtspositiebesluit onderwijspersoneel (RPBO) een artikel worden opgenomen dat bijvoorbeeld een pc-vergoeding mogelijk maakt. Dit artikel zal tevens een basis bieden voor werkgevers om andere fiscale faciliteiten voor het personeel te creëren. Vooruitlopend op de aanpassing van het RPBO wordt u via deze publicatie op de hoogte gesteld van de pc-vergoeding die vanaf 1 januari 2000 mogelijk is. In de paragrafen2 t/m 7 worden de algemene voorwaarden, de verschillende opties, de algemene richtlijnen, de financiering, de aanvullende voorwaarde en de mogelijkheid van een vergoeding voor zakelijk gebruik uiteengezet. In paragraaf8 volgt een nadere toelichting. 2. Algemene voorwaarden voor een onbelaste pc-vergoeding De volgende algemene voorwaarden gelden: a. De pc en de eventuele bijbehorende apparatuur worden door betrokkene aangeschaft en betaald. Betrokkene overhandigt aan de administratie van de school de op naam gestelde originele aankoopbon van de pc en de eventuele bijbehorende apparatuur. De administratie maakt hiervan een afschrift en bewaart deze bij de loonadministratie. b. Betrokkene verklaart schriftelijk op welke wijze de pc voor het werk gaat worden ingezet, bijvoorbeeld tekstverwerking, lesvoorbereiding, inroosteren e.d. Het bevoegd gezag dient hier eveneens voor te tekenen. De verklaring wordt bewaard bij de loonadministratie en moet bij een eventuele controle door de belastingdienst worden overlegd (Een voorbeeld van een verklaring met daarbij opgenomen op welke wijze invulling wordt gegeven aan de vergoeding is opgenomen in de bijlage). c. De in paragraaf3 aangegeven opties zijn, eventueel in combinatie, toepasbaar vanaf het moment dat de pc dan wel de bijbehorende apparatuur is aangeschaft. d. Als de grondslag waarop één van de opties is gebaseerd komt te vervallen dan wel niet van toepassing is, vervalt de aanspraak op die betreffende regeling. e. De werkgever kan er voor kiezen de door betrokkene aangeschafte pc via een lening voor te financieren. De werkgever maakt daarbij aanvullende afspraken voor het geval de lening niet binnen de3 kalenderjaren te verrekenen is via de in paragraaf3 aangegeven opties. 3. De opties Zoals in de inleiding is aangegeven kan een pc-vergoeding worden verkregen door naast de benoeming meer werkzaamheden te verrichten en/of door geheel dan wel deels opgebouwde aanspraken in te zetten. In de navolgende paragrafen wordt hier nader op ingegaan. 3.1 Meerwerk Onder meerwerk wordt verstaan het verrichten van werkzaamheden door de werknemer buiten het bij zijn benoeming overeengekomen aantal arbeidsuren om. Alleen het onderwijspersoneel met een benoeming kan derhalve meerwerk verrichten. De volgende bijzondere bepalingen zijn aan deze optie verbonden: a. Voor meerwerk vindt geen benoeming plaats. In plaats daarvan wordt een schriftelijke overeenkomst tussen het bevoegd gezag en de werknemer gesloten met daarin ook expliciet het aantal uren waarop het meerwerk zal worden verricht. b. De bekostiging van meerwerk vindt plaats door verzilvering. Het verzilveringstarief is gelijk aan het verzilveringstarief voor spaarverlof (schooljaar ƒ 453,- per formatierekeneenheden (fre=s). c. Tot verzilvering kan worden overgegaan als daarvoor voldoende formatieruimte aanwezig is. Onder formatieruimte wordt hierbij verstaan de door het bevoegd gezag in overleg met de personeelsgelding van de medezeggenschapraad vastgestelde formatie. d. Meerwerk mag op generlei wijze direct leiden tot plaatsing in het risicodragende deel van de formatie (RDDF) zoals bedoeld in artikel I-P76, tweede lid, onder b van het RPBO, noch anderszins leiden tot enige hierdoor veroorzaakte uitkering. e. Het aantal fre s dat bij meerwerk kan worden verzilverd, wordt bepaald door de formule: (A :1659) xf waarbij: a = het aantal extra te werken klokuren f = het aantal rekeneenheden dat voor de betreffende functie bij normbetrekking wordt verbruikt (artikel I-P78, lid 1). f. De betaling van meerwerk vindt plaats volgens de formule: (R : 36,86) x(3:13) x NS, waarbij onder R het aantal extra gewerkte uren wordt ingevuld en onder NS het normsalaris van betrokkene. De uitkomst van deze berekening wordt verhoogd met8%. g. Als sprake is van lesgevende uren wordt de omvang van het aantal klokuren dat voor deze regeling in aanmerking komt, vastgesteld in de verhouding: aantal extra gewerkte lesuren x1659/930. Door bovengenoemde specifieke bepalingen onderscheidt meerwerk zich van bijvoorbeeld een tijdelijke uitbreiding. Ten einde meerwerk van een rechtspositionele NUMMER november 1999

3 grondslag te voorzien zal in het RPBO nog een daartoe strekkende bepaling worden opgenomen, vergelijkbaar met de betreffende bepalingen over overwerk. Dit brengt met zich mee dat geen doorwerking plaatsvindt in de op basis van de reguliere betrekkingsomvang bestaande rechten zoals onder meer de pensioenrechten, de rechten ingevolge de sociale zekerheid en andere rechten ingevolge de rechtspositieregeling van de werknemer, zoals de vakantie-uitkering, de ZKOO, de eindejaarsuitkering etc. 3.2 Het inzetten van opgebouwde aanspraken Met opgebouwde aanspraken worden voor de toepassing van deze publicatie de onderliggende regelingen bedoeld: c Inhouding op het salaris; c de tegemoetkoming in de ziektekosten en de inkomenstoeslag voor onderwijs- en onderzoekpersoneel (ZKOO); c de vakantie-uitkering (VU); c de eindejaarsuitkering onderwijs ondersteunend personeel (OOP); c de algemene eindejaarsuitkering. 3.3 Bijdrage werkgever De werkgever kan ervoor kiezen om naast of in plaats van de onder paragraaf3.1 en 3.2 genoemde opties aan de werknemer een vergoeding te verstrekken uit eigen middelen. c c c c vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering OOP, de Algemene eindejaarsuitkering en tenslotte, de ZKOO-tegemoetkoming. 5. Financiering De pc-vergoeding die uit genoemde opties zijn toegekend zijn declareerbaar voorzover de kosten hiervan voortkomen uit aanspraken die normaliter ook voor declaratie in aanmerking komen. Dit met uitzondering van de optie meerwerk, die via de verzilvering wordt gefinancierd, en de optie bijdrage werkgever, die door de werkgever uit eigen middelen wordt gefinancierd. 6. Aanvullende voorwaarde voor een pc-vergoeding Indien een werknemer een onbelaste vergoeding wenst voor een reeds vòòr1 januari 2000 aangeschafte pc, dan komen nog slechts voor vergoeding in aanmerking de afschrijvingskosten van de pc, die toe te rekenen zijn aan de periode na 1 januari Bij de bepaling van de afschrijvingskosten wordt in het kader van de pc-regeling uitgegaan van 36 maandtermijnen en een restwaarde van 10% van de aanschafwaarde. Dat betekent dat de aanschafkosten van de pc gedeeld worden door36 maanden om, met inachtneming van de restwaarde van10%, aldus de afschrijvingskosten per maand te berekenen. De maanden tussen de feitelijke aanschaf van de pc en1 januari 2000 blijven daarbij dus buiten beschouwing. Voorlichtingspublicatie in 4. Algemene richtlijnen Van belang is dat over een periode van3 kalenderjaren het maximale bedrag van ƒ5000,- dan wel het bedrag dat voor vergoeding in aanmerking komt, niet wordt overschreden. Raadzaam is om voor betrokkene een zogenaamde saldorekening bij te houden. In deze rekening wordt het aanschafbedrag van de pc vermeld met daarnaast de vermelding van het saldobedrag dat nog vergoed kan worden. Zoals aangegeven, kunnen de verschillende opties apart dan wel in combinatie worden toegepast. Als betrokkene er voor kiest de vergoeding via een combinatie van opties op te bouwen, kan het voorkomen dat het plafond van de vergoeding zou worden overschreden. Aangezien dat niet is toegestaan, dient, mede in het belang van een goede uitvoering, duidelijk te zijn welke optie in dat geval bij voorrang moet worden toegepast. De volgende volgorde geldt: c meerwerk, c de bijdrage van de werkgever, c salaris, 7. Vergoeding voor het zakelijke gebruik van een pc Naast de mogelijkheid om een belastingvrije vergoeding te verstrekken voor de aanschaf van een pc is het ook mogelijk om op basis van de in paragraaf3 genoemde opties jaarlijks een vergoeding voor het zakelijke gebruik van een pc uit te betalen. Wanneer de werkgever hiertoe overgaat, dient betrokkene deze vergoeding jaarlijks schriftelijk aan te vragen. Daarin vermeldt hij de hoogte van de door hem voor zakelijk gebruik gemaakte kosten en de onderbouwing van deze gemaakte kosten. De aanvraag wordt bij de loonadministratie bewaard. 8. Toelichting Het voordeel dat men heeft bij toepassing van de onderhavige regeling is mede afhankelijk van de hoogte NUMMER november 1999

4 Voorlichtingspublicatie in waarop bijvoorbeeld het bijzonder tarief voor de berekening loonbelasting is vastgesteld. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat het voordeel kan zijn als men een pc aanschaft en gebruik maakt van de mogelijkheid om meer te werken in ruil voor een pc-vergoeding dan wel (gedeelte van) het salaris en/of een van de genoemde uitkeringen in te ruilen voor een pc-vergoeding. De uitkomsten in het overzicht geven een grof inzicht in de feitelijke resultaten. Op deze uitkomsten kunnen dus geen aanspraken worden gemaakt. Bijzonder tarief Aanschafprijs pc bijdrage* Voordeel Eigen Loonbelasting % ƒ 4000,- ƒ 2400,- ƒ 1600,- 50% ƒ 4000,- ƒ 2000,- ƒ 2000,- 37,05% ƒ 4000,- ƒ 1482,- ƒ 2518,- * Zonder pc-vergoeding moet betrokkene de volledige aanschafprijs van de pc bekostigen. Zoals aangegeven kan vanaf het moment dat een pc dan wel de bijbehorende apparatuur is aangeschaft een vergoeding worden verstrekt. Het is mogelijk dat betrokkene op een later tijdstip dan waarop hij de pc heeft aangeschaft overgaat tot aanschaf van de bijbehorende apparatuur. De hiervoor gemaakte kosten kunnen ook in aanmerking komen voor de pc-vergoeding als de apparatuur eveneens voor zakelijke werkzaamheden wordt ingezet. Hiervoor dient opnieuw een verklaring te worden opgesteld. Per drie kalenderjaren mag in totaal niet meer dan ƒ 5000,- worden vergoed. Dit behoeven niet de drie kalenderjaren te zijn gerekend vanaf het moment dat de pc is aangeschaft. Voorbeeld 1 Betrokkene schaft in kalenderjaar1 een pc aan van ƒ 4000,-. In derde kalenderjaar schaft hij voor ƒ1500,- bijbehorende apparatuur aan. In het4 kalenderjaar schaft hij voor ƒ4500,- opnieuw een pc aan. Betrokkene kiest voor een pc-vergoeding in het eerste jaar van ƒ 2000,-, het tweede jaar ƒ2000,-- en het derde jaar ƒ 1000,-. Totaal over3 kalenderjaren is dat ƒ5000,-. In het vierde kalenderjaar vraagt hij een vergoeding aan van ƒ 4500,-. Dit kan echter niet worden gehonoreerd. Betrokkene heeft namelijk al aan vergoeding gehad van: ƒ 2000,- (het 2e kalenderjaar) + f1000 (het 3e kalenderjaar) is totaal ƒ 3000,-. In het vierde kalenderjaar kan dus maar ƒ 2000,- worden vergoed. In het5e kalenderjaar moet opnieuw worden bepaald hoe hoog de vergoeding maximaal kan zijn. In dit geval wordt gekeken naar de vergoeding in het derde en het vierde jaar, is totaal ƒ 3000,-. In het vijfde jaar kan dus opnieuw ƒ2000,- worden vergoed. In het zesde jaar kan tenslotte ƒ4500,- (aanschaf pc 4e jaar) minus ƒ 4000,- (vergoeding4e en5e kalenderjaar) is ƒ500,- vergoed worden. Meerwerk Omdat meerwerk slechts kan worden verricht wanneer daarvoor formatieruimte is, kan het dienstig zijn om hierover op instellingsniveau een procedure af te spreken. Immers, zowel de werkgever als de werknemer kan erbij gebaat zijn om van te voren zoveel en zo tijdig mogelijk zekerheid te verkrijgen. In dat geval zou bijvoorbeeld aangesloten kunnen worden bij de procedure die ook geldt met betrekking tot het spaarverlof. Dat wil zeggen dat de werknemer zijn wensen kenbaar maakt vóór 1 februari van het betreffende schooljaar en de werkgever daarop vóór1 maart beslist. Indien het om procedureafspraken gaat, die het niveau tussen de werkgever en de individuele werknemer overstijgen, dan dient een dergelijke procedure overigens wel in overleg met de medezeggenschapsraad tot stand te komen. De aanvraag voor deze optie dient dus jaarlijks plaats te vinden. In het kader van meerwerk dient een verplichte schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer bij de loonadministratie bewaard te worden om een eventuele accountantscontrole mogelijk te maken. In deze overeenkomst dient het aantal in meerwerk te verrichten arbeidsuren expliciet tot uiting te komen. Dit in verband met het feit dat er uiteraard geen in meerwerk verrichte arbeidsuren tegen het hoge verzilveringstarief verzilverd kunnen worden welke niet feitelijk gewerkt zijn. De uitbetaling van de vergoeding vindt plaats nadat de extra gewerkte uren feitelijk zijn gegeven (betreffende uren kunnen bijvoorbeeld telkens iedere volgende maand worden uitbetaald). Dit betekent ondermeer dat als betrokkene ziek is op de dag dat hij de extra uren zou werken, de uren niet aan hem worden uitbetaald. Het bedrag dat voor het meerwerk wordt uitbetaald, wordt eerst berekend aan de hand van de formule (A). De uitkomst hiervan wordt verhoogd met8% (B). Het totaal hiervan (C) bedraagt de pc-vergoeding voor het meerwerk. Voorbeeld 2 Een leraar werkt in een periode16 lesuren, is omgerekend 28,54 uur. Hij wordt bezoldigd naar nummer14 van begintraject schaal9 (loonpeil 1 februari 1999). Berekening: A. formule: 28,54/36,86 x(3:13) x4708,- ƒ 841,23 B. percentage:8% vanaƒ67,30 C. totale pc-vergoeding voor het meerwerk ƒ908,53 Inzetten van opgebouwde aanspraken In paragraaf 3.2 wordt aangegeven dat ook opgebouwde aanspraken als pc-vergoeding kunnen gelden. Het betreft NUMMER november 1999

5 hier de opgebouwde aanspraken op het salaris, de ZKOO, Januari over de periode april tot en met september de VU, de eindejaarsuitkering OOP en de Algemene eindejaarsuitkering. De opgebouwde aanspraak kan voor een van het voorafgaand kalenderjaar en Mei over de periode oktober tot en met december deel (via een bedrag of een percentage) dan wel in zijn van het voorafgaand kalenderjaar en januari geheel worden ingezet tot maximaal het voor de tot en met maart van het lopende kalenderjaar. pc-vergoeding in aanmerking komende bedrag van ƒ 5000,-. Ook is het mogelijk via een combinatie van de Het is ook mogelijk dat betrokkene er voor genoemde aanspraken te komen tot een pc-vergoeding. kiest de aanspraak van mei in december uit Voordat de hoogte van een pc-vergoeding is vast te stellen, wordt eerst de hoogte van de bruto aanspraak vastge- te laten betalen. steld volgens de geldende voorschriften. Van de op deze wijze vastgestelde uitkomst wordt het bedrag van de De uitruil van de ZKOO heeft geen gevolgen voor aanspraken ingevolge de ziektekostenvoorzieningsregeling voor pc-vergoeding afgetrokken dat door betrokkene is aangegeven. Over het eventuele resterende bedrag dient de het onderwijs- en onderzoekpersoneel (de ZVOOregeling). Oftewel, voor de toepassing van de ZVOO- berekening plaats te vinden van de sociale premies en de loonbelasting. Het ingehouden bedrag dat bestemd is regeling wordt gehandeld als had de werknemer van deze voor de pc-vergoeding wordt uitbetaald aan betrokkene optie geen gebruik gemaakt. zonder dat daar sociale premies en loonbelasting over De totale aanspraak van de tegemoetkoming en de worden berekend, met andere woorden: het bruto ingehouden bedrag wordt als een nettobedrag uitgekeerd. De instantie netto vastgesteld. Hierna vindt de brutering inkomenstoeslag in een bepaalde periode wordt in eerste uitbetaling van de pc-vergoeding die op deze wijze is vastgesteld, loopt parallel met de betalingsmaand van de aan- van het bijzonder tarief van de loonbelasting / premie plaats waarbij rekening wordt gehouden met de hoogte spraak. Hierop mag dus geen voorschot worden genomen. De pc-vergoeding kan zoals in de algemene gebruteerde aanspraak kan, naar wens van de werkne- volksverzekeringen en de overhevelingstoeslag. De aldus voorwaarden is aangegeven, gerekend over drie kalenderjaren, nooit meer zijn dan5000 gulden. als onbelaste vergoeding. mer, vervolgens geheel of gedeeltelijk worden uitgekeerd Aan de hand van een voorbeeld wordt dit verduidelijkt. Salaris Voorbeeld 3 Deze optie houdt in dat betrokkene kan verzoeken om het salaris waarop hij aanspraak heeft in een bepaalde De netto aanspraak ZKOO in mei bedraagt ƒ2.200,-. Dit is maand dan wel een periode van maanden, te verlagen in omgerekend (ongeveer) bruto ƒ4300,- (LB 50% enoht ruil voor een pc-vergoeding. Als voorwaarde geldt hierbij 2,2%). Betrokkene heeft een pc aangeschaft met een dat het feitelijke salaris van de betrokkene per maand waarde van ƒ 4500,-. Hij kan er voor kiezen de gehele niet lager mag worden vastgesteld dan het wettelijk minimumloon. Voor een betrokkene die in een deeltijd- pc-vergoeding. Hij krijgt dan ƒ4300,- netto uitbetaald in ZKOO-aanspraak van ƒ4300,- in te zetten voor de betrekking werkzaam is, geldt de naar rato berekening. plaats van ƒ 2200,-. In dit geval resteert er nog ƒ200,- dat De keuze voor deze optie heeft als consequentie dat door in aanmerking kan komen voor de pc-vergoeding. de verlaging van het feitelijk genoten salaris alle overige Ook kan hij er voor kiezen een deel van de aanspraak in arbeidsvoorwaardelijke aanspraken, zoals bijvoorbeeld de te zetten, bijvoorbeeld ƒ2150,-. Hij krijgt dan bruto ZKOO, de VU, de eindejaarsuitkering OOP e.d., ook ƒ 2150,- uitbetaald aan ZKOO (= ongeveer ƒ1100,- netto). worden verlaagd. Hiervoor geldt geen compensatie! Bij Totaal krijgt betrokkene in die maand netto uitbetaald een eventueel aanvraag van een WAO-uitkering of een ƒ 3250,- (ƒ 2150,- (pc) + ƒ1100,- (ZKOO)). BWOO-uitkering kan de verlaging van het feitelijk genoten inkomen eveneens consequenties hebben! (ƒ 4500,- minus ƒ 2150,-). Dit restant kan bijvoorbeeld bij Voor de pc-vergoeding resteert er een saldo van ƒ2350,- een volgende uitbetaling van ZKOO (hetzij volledig dan wel gedeeltelijk) dan wel via een andere optie worden ZKOO verrekend. Voor de betrokkene die gebruik maakt van de mogelijkheid om de ZKOO in te zetten, geldt het volgende. Tot de Vakantie-uitkering aanspraak op de ZKOO wordt gerekend: de tegemoetkoming voor de betrokkene, de eventuele medebetrokkene In de maand mei van elk kalenderjaar worden de opgebouwde aanspraken op vakantiegeld uitbetaald. De VU en medebetrokken kinderen, de inkomenstoeslag en, indien van toepassing, de aanvullende inkomenstoeslag. wordt vastgesteld door8% te nemen over de bruto bezoldiging die in de periode juni van het voorafgaand kalen- De ZKOO wordt over een periode van6 maanden opgebouwd en wordt uitbetaald in respectievelijk de maanden: derjaar tot en met mei van het lopende kalenderjaar is Voorlichtingspublicatie in NUMMER november 1999

6 Voorlichtingspublicatie in genoten. Ingeval het bruto normsalaris lager is dan een bepaald normsalaris (Loonpeil is dat ƒ 3165,-) wordt de VU vastgesteld aan de hand van de zgn. minimum VU. Afhankelijk van de wens van de werknemer en de maximumbepalingen en -voorwaarden van de pc-regeling kan de bruto vastgestelde VU vervolgens geheel of gedeeltelijk worden uitgekeerd als onbelaste pc-vergoeding. Voorbeeld 3 Betrokkene heeft aanspraak op bruto ƒ4000,- VU. De aanschaf van de pc bedroeg ƒ4500,-. Als betrokkene de hele aanspraak inzet voor de pc-vergoeding resteert er nog ƒ 500,- dat in aanmerking kan komen voor de pc-vergoeding. Eindejaarsuitkering OOP In de maand december van elk kalenderjaar heeft een lid van het onderwijs ondersteunend personeel dat is benoemd volgens één van de maximumschalen1 tot en met 8 aanspraak op de zgn. eindejaarsuitkering OOP. De eindejaarsuitkering wordt opgebouwd in de periode januari tot en met december van het betreffende kalenderjaar. De hoogte van de bruto-uitkering is afhankelijk van het in die periode genoten salaris en de maximumschaal waarvoor betrokkene benoemd is. De uitkering bedraagt bij een normbetrekking: c ƒ 1101,- (peildatum 1 januari 1999) voor de betrokkene die benoemd is in een functie volgens één van de maximumschalen1 tot en met 5; en c ƒ1002,- (peildatum 1 januari 1999) voor de betrokkene die benoemd is in een functie volgens één van de maximumschalen6 tot en met 8. Wederom afhankelijk van de wens van de werknemer en de maximumbepalingen en -voorwaarden van de pc-regeling kan de bruto vastgestelde eindejaarsuitkering vervolgens geheel of gedeeltelijk worden uitgekeerd als onbelaste vergoeding. Voorbeeld 4 Betrokkene werkzaam in een normbetrekking en benoemd in een functie met maximumschaal4, kiest er voor om de volledige eindejaarsuitkering OOP in te zetten. De aanschaf van de pc bedroeg f4500,--. Dit betekent dat er voor de pc-vergoeding nog resteert ƒ3399,- (ƒ 4500,- min ƒ 1101,-). Algemene eindejaarsuitkering Het is mogelijk dat in de CAO een afspraak wordt gemaakt over een Algemene eindejaarsuitkering. Als hier sprake van is, is het eveneens mogelijk om de hierop gebaseerde bruto-aanspraak uit te ruilen tegen een onbelaste pc-vergoeding. Bijdrage werkgever Naast de mogelijkheden dat de werknemer extra werkzaamheden verricht dan wel opgebouwde aanspraken inzet voor een pc-vergoeding is het mogelijk dat de werkgever uit eigen middelen geheel dan wel voor een deel de onbelaste vergoeding voor zijn rekening neemt. Algemene richtlijnen In de algemene richtlijnen is aangegeven om een zogenoemde saldorekening bij te houden over de betreffende 3 kalenderjaren. Hierin worden genoemd de maand en het jaar waarin de pc is aangeschaft, de aanschafwaarde van de pc, de maand en de daarbij behorende regeling wanneer een vergoeding is uitbetaald en tenslotte het saldo dat nog resteert wat in aanmerking kan komen voor een pc-vergoeding. Voorbeeld 6 Betrokkene schaft in april2000 een pc aan van ƒ4000,-. Hij heeft er voor gekozen om de vergoeding verspreid over meerdere kalenderjaren in te zetten via de ZKOO (zowel in januari als in mei ƒ800,--; dit betreft dus een bruto-inhouding die netto wordt uitgekeerd) en de Algemene eindejaarsuitkering (indien van toepassing). Uitwerking overzicht saldorekening: Aanschaf pc april ZKOO mei Saldo 3200 Eindejaarsuitkering Saldo 2900 ZKOO januari Saldo 2100 ZKOO mei Saldo 1300 Eindejaarsuitkering Saldo 950 ZKOO januari Saldo 150 ZKOO mei Saldo 0 Uit dit voorbeeld blijkt dat in mei2002 de pc-vergoeding is geëffectueerd. Ondanks dat betrokkene heeft gekozen voor een vastbedrag van ƒ800,- gulden wordt er uiteindelijk in mei 2002 nog maar ƒ 150,- verrekend met de ZKOO. Dit heeft te maken met het feit dat betrokkene in dit voorbeeld niet meer vergoed kan krijgen dan het bedrag van ƒ 4000,-. Ter verduidelijking is, mede vanwege uitvoeringstechnische overwegingen, opgenomen dat als het maximum van de vergoeding dreigt te worden overschreden NUMMER november 1999

7 en er vindt gelijktijdig een verrekening plaats die bestaat uit meerdere opties, de vergoeding volgens een bepaalde volgorde wordt verrekend. Vooral als meerwerk onderdeel uitmaakt van de verrekening dient hier nauwlettend opgelet te worden. Als de vergoeding grotendeels al is verrekend en het resterende saldo is minder dan het totale bedrag dat aan meerwerk moet worden uitbetaald, dan zal een deel van het meerwerk uitbetaald moeten worden voor rekening van de werkgever volgens een tijdelijke uitbreiding van de reguliere benoeming. Voorbeeld 7 Het resterende saldo voor een pc-vergoeding bedraagt ƒ 1000,-. Betrokkene krijgt in december een pc-vergoeding uitgekeerd van ƒ800,- voor meerwerk. Daarnaast heeft hij aangegeven dat de pc-vergoeding verrekend kan worden met de in december uit te keren eindejaarsuitkering OOP van ƒ1101,-. In dit geval wordt eerst de pc-vergoeding van het meerwerk uitbetaald en verrekend met het saldo van ƒ1000,-. Het resterende saldo van ƒ 200,- wordt uiteindelijk verrekend met de eindejaarsuitkering OOP. Financiering De totale kosten van de opgebouwde aanspraak van het salaris, de ZKOO, de VU, de eindejaarsuitkering OOP of de Algemene eindejaarsuitkering worden in principe bij uitbetaling ter declaratie in rekening gebracht bij het Ministerie van OCenW. Dit betreft de kosten van de aanspraken die opgebouwd zijn op basis van de salariskosten die bij het ministerie zijn gedeclareerd. Als de op deze grond vastgestelde aanspraak dan wel een deel van deze aanspraak wordt ingezet voor een pc-vergoeding, komt die vergoeding in aanmerking voor declaratie. De kosten van de opgebouwde aanspraak komen namelijk te vervallen, maar daarvoor in de plaats ontstaan de kosten voor de pc-vergoeding, met ander woorden: de pc-vergoeding leidt niet tot extra bekostiging. De opgebouwde aanspraak die ingezet wordt voor een pc-vergoeding en die gebaseerd is op de salariskosten die uit eigen middelen of door het Vervangingsfonds (VF) zijn gefinancierd, komt ten laste van de eigen middelen of het VF. Aanvullende voorwaarde voor een pc-vergoeding Het is dus ook mogelijk dat een pc-vergoeding wordt verstrekt voor een pc die voor1 januari 2000 is aangeschaft, echter worden niet de aanschafkosten vergoed, maar de afschrijvingskosten die vanaf1 januari 2000 gemaakt worden. Via een voorbeeld wordt een en ander duidelijk gemaakt. Voorbeeld 8 Betrokkene heeft op15 maart 1999 voor 4000 gulden een pc aangeschaft. Hij gebruikt deze pc mede voor zakelijk gebruik en vult hiervoor een verklaring in. Voor hem geldt het volgende: Aanschafprijs 4000 Restwaarde 10% van de aanschafprijs 400 Afschrijvingskosten over3 jaren 3600 De afschrijvingskosten per maand bedragen ƒ100,- (3600 : 36 maanden). Tussen de maand waarin de pc is aangeschaft tot 1 januari 2000 zijn er 9 maanden verstreken. Dit betekent dat nog27 maanden in aanmerking kunnen komen voor een pc-vergoeding op basis van de afschrijvingskosten. Deze bedraagt dus totaal ƒ2700,- (27 xƒ100,-). Aangezien de pc in1999 is aangeschaft moet de vergoeding uiterlijk in het kalenderjaar2001 zijn afgerekend. Ter verduidelijking wordt op advies van de belastingdienst hierbij nog vermeld dat als een betrokkene van zijn werkgever een pc heeft gehad, drie kalenderjaren gerekend vanaf het kalenderjaar waarin hij de pc heeft verkregen, hij geen vergoeding kan krijgen voor een door hemzelf in die bedoelde periode van drie kalenderjaren aangeschafte pc. Dit betekent bijvoorbeeld dat een betrokkene die een pc aanschaft in2001 en in 1999 een pc heeft gehad van zijn werkgever niet in aanmerking komt voor een pc-vergoeding voor de pc die hij in2001 heeft aangeschaft. Zou hij de pc in2002 aanschaffen, dan komt hij wel in aanmerking voor een pc-vergoeding. Vergoeding voor het zakelijke gebruik van een pc Naast de mogelijkheid om een belastingvrije vergoeding te verstrekken voor de aanschaf van een pc kan de werkgever ook besluiten een vergoeding voor het zakelijke gebruik van een pc uit te betalen. Deze uitbetaling staat dus los van het feit of er een pc is aangeschaft of dat de werkgever een pc heeft gegeven en valt buiten de pc-vergoeding van maximaal ƒ5000,-. Het kan dus ook zijn dat betrokkene thuis al een pc heeft die hij voor zakelijke activiteiten gebruikt. De onkosten kunnen ondermeer bestaan uit: gemaakte energiekosten, de aanschaf van een inktcartridge voor de printer, het gebruik van papier, een deel van het service-contract of een deel van de kosten van het onderhoud. Als de werkgever heeft besloten dat een vergoeding voor zakelijk gebruik mogelijk is en betrokkene voor die vergoeding in aanmerking wenst te komen, dient hij een aanvraag in. Deze aanvraag vindt per kalenderjaar plaats. In deze aanvraag vermeldt hij de hoogte van de door hem gemaakte kosten voor zakelijk gebruik en geeft hij daarbij een onderbouwing van de kosten. Tevens geeft hij aan op welke wijze (via welke optie) hij de vergoeding tot Voorlichtingspublicatie in NUMMER november 1999

8 stand wil laten komen. De aanvraag wordt bij de loonadministratie bewaard. Ik verzoek u het personeel in dienst van uw instelling van de publicatie op de hoogte te stellen. De minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen, Namens deze, mr. J.A.P. Veringa, Wnd directeur arbeidsvoorwaarden en beroepskwaliteit Voorlichtingspublicatie in Bijlage Voorbeeld van een verklaring die in verband met het aanschaffen van een pc kan worden opgesteld. Hierbij verklaar ik: Naam: Voornamen: Adres: Woonplaats: dat ik op een pc ter waarde van ƒ...,.. heb aangeschaft die door mij mede voor zakelijk gebruik zal worden ingezet. Het betreft hier de volgende werkzaamheden: c tekstverwerking (*); c lesvoorbereiding (*); c het maken van roosters (*); c werkvoorbereiding (*); c (+); c (+). Op grond van deze verklaring en op grond van de publicatie, kenmerk AB/A&A/ 1999/40344, gepubliceerd in Gele katern nummer28, verzoek ik in aanmerking te komen voor een pc-vergoeding. De pc-vergoeding wil ik als volgt tot stand laten komen: In dit overzicht wordt de gewenste verdeling van de pc-vergoeding aangegeven Opties Wijze waarop te verrekenen Meerwerk (*) (**) Aantal uren.. Schooljaar20../20.. Geheel in te houden (*) Gedeeltelijk in te houden (*) ZKOO (*) Ja Bedrag ƒ.,.. of.% VU (*) Ja Bedrag ƒ.,.. of.% Eindejaarsuitkering OOP (*) Ja Bedrag ƒ.,.. of.% Algemene eindejaarsuitkering (*) Ja Bedrag ƒ.,.. of.% (+) omschrijving werkzaamheden (*) doorhalen als het niet van toepassing is (**) Deze optie moet per schooljaar worden aangevraagd d.d. Handtekening aanvrager Verklaring werkgever Als werkgever van de hr/mw..., verklaar ik dat de door hem/haar aangeschafte pc wordt ingezet voor de hem/haar opgegeven werkzaamheden. Ik verklaar tevens de originele aankoopbon te hebben gezien en hiervan voor de loonadministratie een kopie te hebben gemaakt. Handtekening namens bevoegd gezag: d.d. NUMMER november 1999