Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersraad Trivire

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersraad Trivire A VASTSTELLING Artikel 1 Gelet op de artikelen 9, 15 en 23 van de statuten van de Stichting Huurdersraad Trivire is onderstaand huishoudelijk reglement op 19 oktober 2009 door het bestuur vastgesteld. B DEFINITIES Artikel 2 Dit huishoudelijk reglement verstaat onder: Huurdersraad: De Stichting Huurdersraad Trivire; Statuten: De statuten van de huurdersraad; Bestuur: Alle leden van de huurdersraad, zoals genoemd in artikel 6 van de statuten; Bestuursfunctie: Voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester en coördinator werkgroep; Verhuurder: Woningcorporatie Stichting Trivire; Huurder: Persoon, die met betrekking tot een bepaalde woning een huurovereenkomst is aangegaan met verhuurder. Onder huurder wordt ook begrepen de medehuurder. Tevens wordt onder huurder verstaan, degene die de woning met toestemming van de verhuurder huurt van een huurder die de woning van de verhuurder huurt. Huurdersorganisatie: Een organisatie (huurderscommissie, huurdersvereniging of bewonerscommissie), die aannemelijk kan maken, dat zij de collectieve belangen van een aanzienlijk aantal huurders van één of meerdere complexen behartigt. Dit belang kan zowel geografisch als een specifiek huurder kenmerk betreffen. De organisatie moet erkend zijn door de verhuurder en de samenwerkingsovereenkomst tussen verhuurder, huurdersraad en huurdersorganisaties moet zijn medeondertekend. C DOEL Artikel 3 Het doel van dit reglement is de verduidelijking van de dagelijkse interne gang van zaken en de wijze waarop binnen de huurdersraad procedures moeten worden afgehandeld. D HET BESTUUR Artikel 4: Benoeming Een voordracht van een bestuurslid door een huurdersorganisatie als bedoeld in artikel 8, lid 4 van de statuten moeten tevens vergezeld gaan van de persoonsgegevens en adresgegevens van het kandidaat bestuurslid. Artikel 5: Informatie nieuwe bestuursleden Ieder bestuurslid van de huurdersraad ontvangt van de secretaris bij zijn of haar toetreding de samenwerkingsovereenkomst, het huishoudelijk reglement, de statuten, de namen en adressen van de overige bestuursleden en op de huurdersraad betrekking hebbende stukken. Alle overige bestuursleden ontvangen de gegevens van het nieuwe bestuurslid. Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 1 van 9

2 Artikel 6: Informatie aan huurders Het bestuur heeft de taak om de huurders zo goed en zo volledig mogelijk te informeren of te waarborgen dat de voor participatie benodigde informatie de bij het participatieproces betrokken huurders daadwerkelijk bereikt. Daartoe worden de volgende regels gehanteerd: De agenda s en de verslagen van de vergaderingen van het bestuur en werkgroepen, het jaarverslag, de financiële verantwoording, de begroting, het werkplan, de statuten en dit reglement worden zodanig op een web-site geplaatst dat iedere huurder hiervan kennis kan nemen. Vertrouwelijke informatie wordt niet gepubliceerd. Artikel 7: Dagelijks Bestuur (DB) 1. De voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur van de stichting. Hoofdtaken van het DB zijn: Het bevorderen van een goede werkwijze van de huurdersraad en haar overige werkgroepen; Het toezien op de naleving van de statuten, samenwerkingsovereenkomst en het huishoudelijk reglement; Het uitvoeren van de dagelijkse gang van zaken van de huurdersraad; Het vervullen van een actieve rol in de voorbereiding en uitvoering van besluiten van de huurdersraad; Het deelnemen aan het Gemeenschappelijk Overleg Huurdersraden Drechtsteden; Het onderhouden van contacten met de directeur-bestuurder(s) en (afgevaardigden) van de Raad van Toezicht; Representatie van de huurdersraad bij bijzondere aangelegenheden; Het volgen van de voortgang van de ingestelde werkgroepen; Het werven vanuit en laten kiezen door de huurdersraad van coördinatoren voor de in te stellen werkgroepen. 2. Het dagelijks bestuur voert opdrachten uit waarvoor door het bestuur een mandaat is gegeven en neemt zonodig snelle besluiten waarover in de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoording wordt afgelegd. 3. Het dagelijks bestuur stelt zelf haar vergaderfrequentie vast maar komt tenminste 3 weken voorafgaand aan een vergadering van het bestuur bijeen. Artikel 8: Taak voorzitter 1. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde en is bevoegd wanneer die orde door aanwezigen op enigerlei wijze verstoord wordt, hen die dit doen, te doen verwijderen of de vergadering te schorsen. 2. De voorzitter zal de agendapunten, die besproken moeten worden, zodanig inleiden dat iedereen in staat is hierover zijn mening te geven. 3. Nadat elk bestuurslid de gelegenheid heeft gehad tot zijn inbreng, geeft de voorzitter een samenvatting en formuleert de besluiten. 4. De voorzitter coördineert de bestuurswerkzaamheden en draagt er zorg voor dat besluiten binnen de gestelde tijdsduur en volgens de vastgestelde procedure worden uitgevoerd. 5. De voorzitter heeft de leiding bij de uitvoering van alle aan het dagelijks bestuur toebedeelde taken. Hij of zij regelt met het dagelijks bestuur de volgorde van behandeling van onderwerpen en/of zaken welke ter bespreking of afhandeling door de huurdersraad behandeld moeten worden. 6. Zonodig overlegt de voorzitter, op verzoek van en namens het bestuur, met de directeur-bestuurder(s). Hij of zij laat zich hierbij altijd vergezellen door minimaal een lid van het dagelijks bestuur. 7. Belangrijke uitgaande stukken worden door de voorzitter medeondertekend. Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 2 van 9

3 Artikel 9: Taak vice-voorziiter 1. De vice-voorzitter neemt bij ontstentenis van de voorzitter al zijn taken waar en assisteert, in onderling overleg, de voorzitter, tijdens de uitvoering van zijn functie, zoveel mogelijk bij zijn of haar taken. 2. Op verzoek van het bestuur kan de vice-voorzitter bijzondere taken op zich nemen. Artikel 10: Taak secretaris 1. De secretaris is verantwoordelijk voor: Het onderhouden van contacten met de bestuursleden; De agenda s van (dagelijks)bestuursvergaderingen in overleg met de voorzitter en overige leden van het dagelijks bestuur; Behandeling van bestuursstukken en stukken die de stichting aangaan; Verzorging van het jaarverslag; Beheer van het archief; Beheer van rooster van aftreding; De lijst met functies en samenstelling bestuurscommissies en werkgroepen; De vergaderschema s; Coördinatie bij wijzigen van statuten, het huishoudelijk reglement en samenwerkingsovereenkomst; Verzorgen van externe correspondentie; Medeondertekening van uitgaande stukken. 2. De secretaris zorgt voor informatieoverdracht aan het bestuur van alle zaken die hem of haar ter kennis wordt gebracht en voor het goed kunnen functioneren van het bestuur noodzakelijk is. 3. Van alle bijeenkomsten van het bestuur, het dagelijks bestuur, de werkgroepen en de overlegvergadering met verhuurder, wordt door het secretariaat een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt binnen twee weken aan alle deelnemers van de betreffende bijeenkomst toegezonden en gaat vergezeld van een presentielijst van op de bijeenkomst aanwezige deelnemers. In de eerstvolgende bijeenkomst van de betreffende vergadering wordt dit verslag ter goedkeuring op de agenda geplaatst. 4. Invulling van bovenstaande taken van het secretariaat kan onder verantwoording van de secretaris verzorgd worden door een vrijwilliger die op wil treden als notulist of door een ingehuurde kracht (ambtelijk secretaris). Artikel 11: Taak penningmeester Taken van de penningmeester zijn: Beheert de financiën en verzorgt de financiële administratie; Verzorgt het financiële jaarverslag en in samenspraak met het dagelijks bestuur de begroting; Is namens de vereniging gemachtigd betalingen te verrichten en gelden in ontvangst te nemen; Doet regelmatig verslag aan het bestuur van de financiën en draagt zorg voor een financieel kwartaalbericht voor het bestuur; Bewaakt de financiële begroting en draagt er zorg voor dat deze niet wordt overschreden; Draagt zorg voor de inkopen van de stichting en controleert de te betalen rekeningen op juistheid; Controle, uitbetaling en/of mede-parafering van de onkostendeclaraties; Medeondertekening van uitgaande financiële stukken en contracten, die financiële consequenties voor de stichting hebben. Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 3 van 9

4 Artikel 12: Rooster van aftreden 1. Het bestuur stelt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 10, lid 1 en de overgangsbepaling van de statuten, binnen drie maanden na de aanvang van de eerste zittingsperiode een rooster van aftreden vast. Het rooster van aftreden omvat in ieder geval; De naam van ieder bestuurslid; De bestuursfunctie; Het jaar waarop de periode is aangevangen; Het jaar waarop de benoeming is beëindigd. 2. De secretaris past na de (her)benoeming van één of meer bestuursleden het in het eerste lid van dit artikel genoemde rooster onverwijld aan. Dit rooster van aftreden maakt officieel deel uit van dit reglement (bijlage 1) en wordt door de secretaris beheerd. 3. Tijdens de laatste bestuursvergadering van een kalenderjaar wordt de volgend jaar aftredende bestuursleden gevraagd of zij herkiesbaar zijn. Herverkiezing en nieuwe benoemingen vindt plaats tijdens de eerste vergadering van een nieuw kalenderjaar. Artikel 13: Bewaking van de huurdersparticipatie Het dagelijks bestuur heeft onder meer als taak de kwaliteit van de participatie te bewaken en tracht dat als volgt te bewerkstelligen: Volgt nauwkeurig signalen uit achterban met betrekking tot de kwaliteit van het participatieproces; Toetst of de participatie verloopt conform datgene wat in wet- en regelgeving en in de samenwerkingsovereenkomst met de verhuurder is vastgelegd; In het geval dat de verhuurder in gebreke is, zal het dagelijks bestuur dit onmiddellijk agenderen voor overleg met de huurdersraad en daarna de verhuurder; Wanneer een huurdersorganisatie zich voor een complex probleem gesteld ziet en dat zelf niet kan oplossen, dan kan zij de huurdersraad verzoeken om ondersteuning. De huurdersraad zal de vragende partij zoveel mogelijk met de ter beschikking staande middelen te hulp komen. E WERKGROEPEN Artikel 14: Onderwerpen werkgroepen Conform artikel 15 van de statuten worden de navolgende werkgroepen ingesteld: 1. Werkgroep Woningbeheer en financiën, met als onderwerpen: Slopen & nieuwbouw; Onderhoud en verbetering; Verkoop & aankoop; Financiën corporatie. 2. Werkgroep Verhuur, welzijn, leefbaarheid en zorg, met als onderwerpen: Toewijzing- en verhuurbeleid(woonkeus); Uitspraken klachtencommissies; Welzijn & zorg; Leefbaarheid; Huisvesting bijzondere doelgroepen. 3. Werkgroep Service, diensten en huurprijzen, met als onderwerpen: Beleid en samenstelling huurprijzen; Kwaliteitsniveau en prijs van pakket van diensten; Overeenkomsten met huurders; Servicekosten. Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 4 van 9

5 4. Werkgroep Informatievoorziening, met als onderwerpen: Ondersteuning (oprichting) nieuwe huurdersorganisaties; Contacten met huurdersorganisaties, die geen vertegenwoordiging in de huurdersraad hebben; Informatievoorziening richting belanghebbenden (web-site). Artikel 15: Coördinator werkgroep 1. Het bestuur benoemt uit haar midden een coördinator voor elke werkgroep. 2. De hoofdtaak van de coördinator is: Woordvoerder en leider van de werkgroep; Voert vooroverleg met vertegenwoordigers van verhuurder omtrent vergaderdata en ter beschikking te stellen stukken; Nodigt de leden van de werkgroep uit voor de vergaderingen; Zorgt voor de beschikbaarheid van onderlinge stukken. Artikel 16: Huurdersdeelname 1. Het dagelijks bestuur zal, middels publicatie, alle huurders uitnodigen voor deelname aan de werkgroepen. 2. De deelnemende huurder moet persoons- en adresgegevens verstrekken aan het secretariaat. 3. Van de deelnemende huurder wordt een actieve bijdrage verwacht. Artikel 17: Externe deskundigen 1. Het bestuur kan, indien het met het oog op een goede taakvervulling van een werkgroep nodig oordeelt, externe deskundigen benoemen, die tijdelijk aan de werkzaamheden van de werkgroep deelnemen. 2. Als aan het tijdelijke werk van de externe deskundige kosten zijn verbonden, dan wordt vooraf offerte opgemaakt en vastgesteld welke adviezen verwacht worden. Artikel 18: Vergaderingen werkgroepen 1. De werkgroepen krijgen mandaat van het bestuur om met de verhuurder op MT-of afdelingsniveau te overleggen en te onderhandelen. 2. Alle werkgroepen krijgen in de bestuursvergadering, middels een vast agenda punt (verslag werkgroepen) de gelegenheid om hun verslag(en)en hun vorderingen toe te lichten, te reageren op vragen vanuit de huurdersraad en rekenschap af te leggen omtrent het gevoerde overleg en de onderhandelingen. 3. De werkgroep geeft zelf geen adviezen aan verhuurder. Dit is voorbehouden aan het bestuur. 4. Van bijeenkomsten van werkgroepen wordt een verslag gemaakt. Indien overleg plaatsvindt met de verhuurder, verzorgt de verhuurder in principe het verslag. Indien de werkgroep onderling bijeen is geweest verzorgt zij zelf de verslaglegging. Hiervoor wordt, in onderling overleg, iemand aangewezen. 5. Correspondentie met verhuurder vindt plaats door de coördinator van de betreffende werkgroep met een kopie aan het secretariaat van de huurdersraad. 6. De leden van het dagelijks bestuur zijn bevoegd om, ongevraagd, bijeenkomsten van de werkgroepen van de huurdersraad bij te wonen. 7. Elke deelnemer aan een vergadering van de werkgroep is verplicht om bij verhindering tot het bijwonen van een geplande vergadering zich tijdig af te melden bij de coördinator van de betreffende werkgroep of bij de secretaris. Indien dit twee opeenvolgende keren zonder geldige reden wordt verzuimd neemt de coördinator contact op met de betrokken huurder. Als er geen geldige Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 5 van 9

6 reden is zal aan het bestuur, conform artikel 15 lid 3 van de statuten, de huurder deelname aan de werkgroep weigeren. Artikel 19: Vergaderingen coördinatoren en dagelijks bestuur Op verzoek van de voorzitter van het dagelijks bestuur kunnen bijeenkomsten belegd worden tussen de coördinatoren en (afvaardiging van) het dagelijks bestuur ter bespreking van de interne zaken binnen de werkgroepen. F BESTUURSVERGADERINGEN EN BESTUURSBESLUITEN Artikel 20: Presentielijst Voorafgaande aan elke vergadering wordt een presentielijst getekend. De voorzitter of coördinator van de werkgroep waarmerkt en controleert deze presentielijst. Artikel 21: Bestuursstukken 1. Bestuursstukken zijn documenten die relevant zijn voor het functioneren van het bestuur. Bestuursstukken zijn in ieder geval: Notulen van de bestuursvergadering; Verslagen van werkgroepen; Verslagen van organisaties en commissies waarin een vertegenwoordiger van de huurdersraad zitting heeft; Jaarstukken huurdersraad; Begroting; Tussentijds verslag penningmeester; Vergaderschema s; Lijst ingekomen en verzonden stukken; Verslagen overlegvergaderingen met de verhuurder; Rooster van aftreden; Adressenlijst bestuurders en werkgroepleden; Informatie verkregen van verhuurder (zoals jaarverslag, begroting of voor behandeling van agendapunten relevante informatie). 2. Bestuursstukken worden ter kennisgeving gestuurd aan bestuursleden. 3. Bestuursleden hebben het recht om de op de lijst vermelde ingekomen en verzonden stukken in te zien. Artikel 22: Bestuursvergaderingen 1. Bestuursvergaderingen worden gehouden in Dordrecht of in Zwijndrecht en hebben een maximale duur van 2,5 uur. Indien onder tijdsdruk agendapunten niet behandeld kunnen worden, zullen deze in overleg door geschoven worden naar de volgende bestuursvergadering, of behandeld worden in een extra bestuursvergadering indien dit door de meerderheid van het bestuur wenselijk wordt geacht. 2. Indien een individueel bestuurslid een bepaald onderwerp op de agenda geplaatst wil zien, moet altijd vooraf overleg plaats vinden met de voorzitter of secretaris. 3. Stukken voor een vergadering dienen minimaal één week voor aanvang van die vergadering in het bezit te zijn van betrokkenen. 4. Alle stukken inzake te behandelen onderwerpen zijn in beginsel openbaar, tenzij de indiener gemotiveerd aangeeft dat er tot een bepaalde datum een embargo op rust of vertrouwelijk blijven. Dit wordt dan extra met het woord vertrouwelijk op het bestuursstuk aangegeven. De bestuursleden verplichten zich dan de vertrouwelijkheid in acht te nemen. 5. Elke deelnemer aan een bestuursvergadering is verplicht om bij verhindering tot het bijwonen van geplande vergadering zich tijdig af te melden bij de secretaris. Indien dit drie opeenvolgende keren zonder geldige reden wordt Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 6 van 9

7 verzuimd neemt het dagelijks bestuur contact op met de betrokken huurdersorganisatie. Als er geen geldige reden is, zal aan de huurdersorganisatie gevraagd worden een vervangend lid af te vaardigen. 6. Het bestuur kan te allen tijde adviseurs inschakelen. Deze kunnen door de voorzitter ter vergadering worden uitgenodigd om advies toe te lichten en desgewenst verdere informatie te verstrekken. 7. De bestuursvergaderingen zijn openbaar tenzij de voorzitter, in samenspraak met het dagelijks bestuur, anders beslist. 8. De navolgende vaste agendapunten zullen tenminste voor de reguliere bestuursvergadering worden opgenomen: Berichten van verhindering; Vaststelling agenda; Mededelingen; Vaststelling notulen vorige vergadering; Afhandeling besluitenlijst; Ingekomen en verzonden stukken; Verslagen van het dagelijks bestuur; Verslagen van werkgroepen; Verslagen van vertegenwoordigers in diverse organisaties en commissies; Datum en plaats volgende vergadering; Rondvraag. 9. De coördinatoren van werkgroepen en ook de vertegenwoordigers van de diverse organen en gemeentelijke commissies kunnen in de bestuursvergadering een toelichting geven op de verslagen en lopende werkzaamheden van de werkgroepen en organisaties. 10. De vergadering kan voor een bepaalde tijd worden geschorst. De agenda wordt na de hervatting op de eerder vastgestelde volgorde afgewerkt. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing. 11. De notulen en verslagen van vergaderingen worden gemaakt door de secretaris of door een door het bestuur aangetrokken notulist(e) of ambtelijk secretaris. Een besluitenlijst moet worden bijgevoegd. 12. Alle concept verslagen van de vergadering worden uiterlijk binnen veertien dagen na de betreffende vergadering aan de deelnemers toegezonden. Artikel 23: Overleg met directeur bestuurder 1. Overlegvergaderingen van het bestuur met de directeur-bestuurder vindt tenminste eenmaal per jaar plaats, tenzij de partijen anders overeenkomen. 2. De agenda van het overleg wordt door de voorzitter en de directeur-bestuurder gezamenlijk bepaald en zal minimaal één week voorafgaande aan het overleg aan de deelnemers worden toegezonden. Artikel 24: Overleg met huurdersorganisaties 1. Overlegvergaderingen van het bestuur met vertegenwoordigers van alle huurdersorganisaties vindt tenminste eenmaal per jaar plaats. 2. De agenda van het overleg wordt door het dagelijks bestuur bepaald en zal minimaal drie weken voorafgaande aan het overleg aan de deelnemers worden toegezonden, tenzij dit door het spoedeisende karakter van de vergadering niet plaats kan vinden. Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 7 van 9

8 G FINANCIELE ZAKEN Artikel 25, Financiele transacties 1. Indien de stichting geen directe geldmiddelen van verhuurder ontvangt worden alle financiële transacties door verhuurder afgewikkeld. Voor uitgaven die niet zijn begroot moet eerst toestemming aan verhuurder worden gevraagd, voordat de verplichting kan worden aangegaan. De penningmeester is in deze contactpersoon met verhuurder. 2. Indien de stichting directe geldmiddelen van verhuurder ontvangt worden alle financiële transacties door de penningmeester afgewikkeld. Voor uitgaven die niet zijn begroot moet eerst toestemming aan de verhuurder worden gevraagd, voordat de verplichting kan worden aangegaan. Artikel 26, Kascommissie 1. Indien de stichting directe geldmiddelen van verhuurder ontvangt wordt er jaarlijks, ter controle van de financiele transacties, uit het bestuur een kascommissie, bestaande uit twee leden, benoemd. 2. De leden van de kascommissie kunnen maximaal drie achtereenvolgende jaren worden herbenoemd. 3. De kascommissie brengt verslag uit aan het bestuur. Artikel 27, Vergadervergoeding (presentiegeld) De bestuursleden en werkgroepleden kunnen 10 euro presentiegeld en de gemaakte reiskosten declareren, per volgens de presentielijst, bijgewoonde vergadering. Artikel 28: Bijzondere vergoedingen 1. Een coördinator van een werkgroep en de leden van het dagelijks bestuur ontvangen een extra vergoeding van 10 euro per maand, ter dekking van telefoon- en computerkosten. 2. Voor het bijwonen van externe vergaderingen (GOHD, woonkeus etc.) wordt per vergadering een vergoeding van 10 euro gegeven, tevens worden de gemaakte reiskosten vergoed. 3. Bij autogebruik wordt in bijzondere gevallen, na vooraf overleg met de penningmeester of voorzitter een vergoeding van 0,30 euro per km gegeven. Declaratie is noodzakelijk. 4. Extra onkosten worden alleen na overlegging van betalingsbewijzen per declaratie vergoed. 5. Eenmaal per jaar vindt indexering en evaluatie van de vaste vergoedingen plaats. Het voorstel daaromtrent van het Dagelijks Bestuur moet door de huurdersraad worden goedgekeurd Artikel 29: Indienen declaraties 1. Declaraties moeten minimaal per kwartaal worden ingediend bij de penningmeester. De laatste declaratie van het lopende jaar moet voor 10 december zijn ingediend. Na deze datum gemaakte kosten kunnen in het eerste kwartaal van het volgende jaar worden ingediend. De penningmeester verzorgt de controle, de registratie en de uitbetaling of doorzending naar verhuurder. 2. De penningmeester tekent alle nota's die richting verhuurder gaan, behalve voor zelf aangeschafte zaken en kosten van een eventueel extern secretariaat. Dan tekent de secretaris. 3. Iedereen tekent zijn eigen declaratie. Voordat deze worden uitbetaald of naar verhuurder gaan tekent de penningmeester voor akkoord. De declaratie van de penningmeester wordt door de voorzitter geaccordeerd; Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 8 van 9

9 H OVERIGE ZAKEN Artikel 30: Schriftelijke communicatie Waar in de statuten sprake is van schriftelijke communicatie, wordt daarmee ook de communicatie per bedoeld. Artikel 31: Informatie Het bestuur behoudt zich het recht voor onder eigen verantwoordelijkheid haar standpunt naar huurders te publiceren. Zij zal daartoe eerst overgaan nadat dit standpunt bekend is bij de verhuurder. Artikel 32: Slotbepaling In alle gevallen waarin dit reglement niet of onvoldoende voorziet, beslist het bestuur. Huishoudelijk reglement Stichting Huurdersraad Trivire ; versie ; Blad 9 van 9