Zorg & Technologie eindverslag

Transcriptie

1 Zorg & Technologie eindverslag Danique Hinsenveld Gerdien Dijkhuizen Pim Kwakman Erwin Boer Rimar Korenromp Juni 2011 Dit project wordt medegefinancierd door de Europese gemeenschap, Europees fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en de provincie Groningen, Innovatief Actieprogramma Groningen-2.

2 1

3 Voorwoord Dit verslag is het eindproduct van de minorgroep zorg en techniek die in februari is begonnen met 5 studenten van verschillende opleidingen. Deze groep bestaat uit: Danique Hinsenveld student vierde jaars MBRT, Gerdien Dijkhuizen student vierde jaars Verpleegkunde, Pim Kwakman derde jaars student Human Technologie, Erwin Boer student derde jaars Verpleegkunde en Rimar Korenromp derde jaars student Fysiotherapie. Het eindproduct van dit project is een concept van een website over het intelligent monitoren van licht verstandelijk gehandicapten en een advies over het werken met het systeem intelligent monitoren. Tijdens dit project is er samengewerkt met docenten van de Hanzehogeschool Addie van Rossum-Lefeber en Anke Kornfeld. De opdrachtgever van dit project is NOVO, een instelling voor licht verstandelijk gehandicapten. Contactpersonen van NOVO zijn: Alie Leeuwis, Nicky Telgen en Krista Droog. De projectgroep heeft tijdens het project veel contact met Igor Stalpers-Croeze-Croeze, hoofd Research & Development van Avics. Wij willen iedereen bedanken voor zijn/haar medewerking aan dit project en de prettige samenwerking met de contactpersonen en begeleiders. Danique Hinsenveld, Gerdien Dijkhuizen, Pim Kwakman, Erwin Boer en Rimar Korenromp. 2

4 Inhoudsopgave 1. Projectinhoud Inleiding Aanleiding en visie Uitgangssituatie Doelen Hoofddoel Hoofd- en deelvragen Projectresultaten Samenhang met de omgeving en neveneffecten Afbakening De aanpak Randvoorwaarden en beperkingen Deadlines Regelgeving Beperkende factoren Projectbeheer Organisatie Tijd Geld Kwaliteit Website Personeelsvoorlichting Adviesnota Risico s Tijd Geld Kwaliteit Informatie Website Doel Uitwerking

5 Verloop pictogrammen Functioneel ontwerp Doelgroep van de website: Overzicht van alle pagina s in de site (meer dan een sitemap): Beschrijving op voldoende detailniveau van de functionaliteit op alle pagina s: Wireframes van de key pagina s: Persona Personeelsvoorlichting Doel Uitwerking Voorlichting aan de personeelsleden van NOVO De PowerPoint presentatie De demo koffer Conclusie teruggekregen enquêtes Confiance Adviesnota Inleiding Uitwerking Groepsdiscussie Diepte-interview Enquête Semigestructureerde enquête en 1-meting Een maandelijks platform Rapportage onderzoek Forum Onderzoeksgebieden De cliënt Apparatuur in huis Werkzaamheden Contact Website SMS dienst Het advies

6 6. Bijlagen Rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Opdrachtgever Projectplan Opdrachten Go s en No Go s Knelpunten en overschrijdingen Het vaststellen van de projectresultaten Bronnenlijst Boeken Internet

7 Samenvatting Voor de minor zorg en techniek is er door de projectgroep deelgenomen aan een project van Novo in samenwerking met Avics. Het project is genaamd intelligent monitoren van lichtverstandelijk gehandicapten. Het hoofddoel van de projectgroep, is opschaling van het project IMLVG binnen de stichting NOVO. Aan de hand van hoofd en deelvragen is dit hoofddoel uitgewerkt. Door het maken van een website over het project intelligent monitoren van lichtverstandelijk gehandicapten word getracht de doelgroep voor dit project te bereiken. De site is aangepast op het niveau van een lichtverstandelijk beperkt persoon. Door in gesprek te gaan met personeelsleden van NOVO, wisten de studenten waar ze rekening mee moesten houden. Door hulp vanuit de Hanze Hogeschool en Avics werd het technische aspect van de website aangepakt. De website is volledig gerealiseerd en kan worden gebruikt bij het werven van nieuwe cliënten. Ook andere geïnteresseerden kunnen informatie op de site vinden. Door middel van een personeelsvoorlichting is er gewerkt aan opschaling binnen het personeel van NOVO. Er is eerst een vragenlijst opgesteld zodat de projectgroep op de hoogte was van wat het personeel al wist. Vervolgens is er een PowerPoint presentatie gemaakt. Met behulp van de PowerPoint en de demokoffer is er een passende voorlichting gegeven aan het personeel van NOVO. Als laatste is er gekeken naar het onderzoeken van de personeelstevredenheid. Het opzetten van een onderzoek bleek voor de studenten niet haalbaar. Dit kwam naar voren uit een gesprek met Cees van de Lee, adviseur binnen NOVO op dit gebied. Door een gebrek aan kennis en een flinke vertraging van het project viel het voor de studenten niet te realiseren. Tijdens het gesprek kwamen de studenten wel tot de conclusie dat ze een advies konden schrijven voor het onderzoek. In dit advies wordt beschreven, wat volgens de studenten de beste manier is om het te onderzoeken en welke gebieden moeten worden bekeken. 6

8 7

9 1. Projectinhoud 1.1. Inleiding In 2009 zijn Avics, NOVO en de Hanzehogeschool gestart met het project: Intelligent monitoren voor licht verstandelijk gehandicapten. Door middel van slimme technologie wordt eraan gewerkt dat mensen met een lichte verstandelijke beperking voor problemen worden behoed. Het achterliggende doel van het project is om de cliënten te behoeden voor (financiële) problemen, het krijgen van een dagritme en het ondersteunen van de begeleiding. De stichting NOVO uit Groningen is een organisatie die ondersteuning biedt bij wonen, werken en dagbesteding aan mensen met een verstandelijke handicap. De visie van Novo luidt: Wij zien mensen met een verstandelijke beperking als mensen met mogelijkheden. Die mogelijkheden zijn het uitgangspunt voor onze ondersteuning op het gebied van wonen, werken en/of dagbesteding. Op deze wijze willen wij elke cliënt de juiste begeleiding en verzorging geven. We doen dit in een sfeer van openheid en betrokkenheid. In ons werk willen we daarnaast vernieuwend bezig zijn en altijd strevend naar verbetering. (Novo, 2010) Avics is, als systeem integrator, een partner van zorginstellingen die met behulp van ICT de kwaliteit van hun zorg- en dienstverlening willen verzorgen. De visie van Avics luidt: De zorg van de toekomst is menselijk en respectvol. Met behulp van de zorginstelling wordt er gezocht naar een goede ballans tussen draagvlak en vernieuwing (Avics, 2010). Een deel van de mensen met een lichte verstandelijke beperking krijgen ambulante begeleiding. Dit houdt in dat ze zelfstandig thuis wonen en dat medewerkers ze begeleiden in het zelfstandig wonen. De intensiteit van de begeleiding is per cliënt verschillend. Dit hangt af van de indicatie en de hulpvraag. Ondanks deze begeleiding zijn er toch bepaalde dingen waar de mensen met een lichte verstandelijke beperking problemen mee houden. Deze mensen hebben moeite om de relatie tussen oorzaak en gevolg te zien. Hierdoor ontstaan er onder andere vaak problemen op de volgende drie gebieden: Woon /werk verkeer De cliënt vertrekt op tijd richting zijn werk en krijgt onderweg te veel prikkels. Hierdoor kan de cliënt afgeleid raken en komt daardoor te laat op zijn werk. Het gevolg hiervan kan ontslag voor de cliënt betekenen. Het systeem behoed de cliënt voor dit soort situaties door een SMS te sturen als de cliënt niet op de afgesproken tijd binnen 100 meter van zijn werk is. Deze afstand tot het werk wordt bepaald door middel van een GPS sensor die in de telefoon zit. Stookkosten Wanneer de cliënt het koud heeft zal hij de verwarming aanzetten. Wanneer de cliënt het echter warm krijgt kan hij in plaats van de verwarming omlaag zetten, het raam open doen. Het gevolg hiervan zijn hoge stookkosten wat uiteindelijk kan leiden tot financiële problemen. Het systeem kan waarnemen dat de kachel brand en het raam open staat door 8

10 sensoren die zijn aangebracht op de ramen en op de verwarming. Mocht deze situatie voorkomen wordt middels een SMS dit kenbaar gemaakt aan de client. Hij/zij kan hierop dan actie ondernemen. Dag/ nacht ritme Mensen met een lichte verstandelijke beperking kunnen in het algemeen niet goed hun eigen vrije tijd indelen. Eén van de gevolgen is dat ze vaak laat gaan slapen terwijl ze de volgende dag wel moeten werken. Hierdoor komen zij vaak te laat op hun werk en kunnen zij hun baan verliezen. Het systeem kan door middel van een bedmatje en bewegingssensoren meten of de cliënt op de afgesproken tijd in bed ligt. Ditzelfde kan ook gebruikt worden bij het op tijd op moeten staan van de cliënt. Mocht de cliënt te laat naar bed gaan worden zij gewaarschuwd door middel van een SMS bericht. De projectgroep heeft er voor gekozen om drie onderdelen uit te voeren ter bevordering van het project Intelligent Monitoren van Licht Verstandelijk gehandicapten. De drie onderdelen komen in de hoofdstukken 3 de website, 4 de personeelsvoorlichting en 5 de adviesnota naar voren. Het hoofddoel van deze drie deelonderwerpen is opschaling Aanleiding en visie Er zijn meerdere redenen om dit project te starten, ten eerste kregen veel mensen met een lichtverstandelijke beperking te maken met hoge schulden. Ook problemen met de werkgever door het te laat komen of niet verschijnen op het werk is een aanleiding voor dit project. Het zijn voornamelijk de stookkosten die van grote invloed zijn op de financiële problemen. Het ambulante team van NOVO vindt dat ze hier wat aan moeten gaan doen. Er zijn binnen NOVO ook cliënten die niet op tijd naar bed gaan en op tijd naar het werk gaan. Het ambulante team kan hier niet altijd invloed op uitoefenen doordat het geen 24 -uurs zorg biedt. NOVO heeft als doel doormiddel van techniek invloed uit te oefenen op het gedrag van de cliënten en op die manier de financiële problemen binnen de perken te houden. De vergrijzing in Nederland beïnvloedt het personeelstekort in de gezondheidszorg. Hierdoor dreigt het zelfstandig wonen van de LVG-ers verstoord te raken. Dit project moet dit probleem gedeeltelijk oplossen. Ook is er een verandering binnen de zorg gaande. Daar waar de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking van oudsher intern gericht was, treedt zij nu vaker naar buiten. Door vormen van ambulante begeleiding aan te bieden en door voorlichting aan LVG-ers te geven is er een toename van het aantal aanmeldingen. (Projectvoorstel intelligente client monitoring voor LVG-ers, 2009) De visie van NOVO luidt: mensen met een beperking zijn ook mensen met mogelijkheden. Avics werkt met het oog op de toekomst van de zorg, zodat die menselijk en respectvol is. Avics helpt die toekomst te realiseren, als partner van zorginstellingen die met behulp van ICT de kwaliteit van hun zorg- en dienstverlening willen verhogen (Avics, 2010). 9

11 1.3. Uitgangssituatie Toen de projectgroep begon op 14 februari 2011 werd er door Avics en NOVO een presentatie gegeven over het project Intelligent Monitoren van Licht Verstandelijk Gehandicapten. Er werd verteld wat er tot dusver was gedaan aan het project. Door de vorige groep is er een 0-meting verricht, literatuuronderzoek naar LVG ers gedaan en zijn er voorlichtingsfilmpjes gemaakt. Ook werd er vertelt wat er nog gedaan moest worden. Er werd verteld dat de pilot van start zal gaan en dat de projectgroep de gegevens van de 1 meting kon gaan verwerken wanneer de pilot bijna ten einde is. De 0 meting is door de vorige projectgroep gemaakt en hebben de gegevens verwerkt. Wanneer de pilot ten einde is zal NOVO graag een advies willen over een personeel tevredenheidonderzoek die ze kunnen gaan starten om te gaan kijken wat het personeel vindt van het project. Er werd aan de projectgroep gevraagd of ze zich bezig wilden gaan houden met de opschaling van het project. Dit moest gebeuren aan de hand van een personeelsvoorlichting en voor de verdere invulling werd de projectgroep vrijgelaten. D/t 1.4. Doelen Hoofddoel Het hoofddoel van de projectgroep van de minor zorg en technologie, is opschaling van het project IMLVG binnen de stichting NOVO. Hoofd- en deelvragen Hoe kan het personeel worden geïnformeerd over het project Intelligent Monitoren van Licht Verstandelijk Gehandicapten? o Wat is er nodig voor een goede voorlichting voor personeel in de zorg? o In welke presentatievorm is de informatieoverdracht het grootst en het efficiëntst? o Hoe kan men personeel actief mee laten doen in een voorlichting? Een voorlichting geven over het project Intelligent monitoren van licht verstandelijk gehandicapten bij NOVO aan medewerkers van het ambulante team. Hoe kan er gezorgd worden voor opschaling van dit project? De anderen zijn allen opschaling!! o Hoe kan er een website worden gemaakt die zowel toegankelijk is voor licht verstandelijk gehandicapten, personeel uit de zorg en andere geïnteresseerden in het project? o Wat wordt de huisstijl voor de website? o Welke informatie moet er op de website komen te staan? o Waaraan voldoet een goed logo? o Wat zijn begrijpelijke pictogrammen voor licht verstandelijk gehandicapten? o Welke middelen zijn er om informatie te verschaffen aan een grote (internationale) doelgroep? Een website ontwerpen voor licht verstandelijk gehandicapten, personeel en andere geïnteresseerden. 10

12 Hoe stel je de personeelstevredenheid vast binnen het project IMLVG? o Op welke manieren kan er onderzoek gedaan worden? o Wat zijn de verschillen tussen de 0- en de 1-meting? Een adviesrapport schrijven aan de stichting NOVO over het vaststellen van de personeelstevredenheid binnen het project Projectresultaten Het resultaat is opschaling van het project doormiddel van een website te maken en het personeel voor te lichten. Doormiddel van opschaling zullen de mensen bekend worden met het systeem en zullen ook andere organisaties interesse kunnen krijgen in het systeem. Internet is de grootste internationale vorm van media. Doormiddel van internet kun je mensen wereldwijd informeren, vandaar deze keuze. Het personeel dat met het systeem gaat werken moet worden ingelicht om ze te informeren en te motiveren om deel te nemen aan het project. Als het personeel niet enthousiast is en er niet mee wil gaan werken dan is het project per definitie al mislukt. De projectgroep had graag gezien als resultaat van dit project dat de website ook daadwerkelijk op het World Wide Web komt. De projectgroep kwam met het idee voor het maken van een website. Voor deze website is een domeinnaam nodig. De stuurgroep reageerde erg terughoudend met de ideeën voor een domeinnaam. Hierdoor heeft de projectgroep nu geen goedkeuring gekregen om de naam (H)ulp (O)p (A)fstand te gebruiken voor de website. De stuurgroep heeft echter ook geen alternatief hiervoor bedacht. De projectgroep heeft daarom besloten om wel verder te gaan met de website en het digitaal te maken. Wanneer dit klaar is geven ze het concept aan NOVO. De projectgroep hoopt dan dat NOVO in de toekomst wat met het concept gaat doen. Wat voor eisen voor resultaat nog meer? De personeelsvoorlichting is gegeven aan werknemers van het ambulante team binnen NOVO. Het doel was het personeel een duidelijke voorlichting te geven en ze enthousiast te maken voor het project. Doordat de voorlichting in twee delen gesplitst was, namelijk een informatief deel en een actief deel, bleven alle werknemers geïnteresseerd. Vanuit het personeel kwamen veel vragen over het werken met het systeem en wat er ging veranderen in hun werkzaamheden. De projectleden konden hier antwoord op geven en Nicky Telgen (orthopedagoog van NOVO) gaf aanvullingen. De werknemers waren erg enthousiast over de presentatie. Er kwamen enkele goede tips vanuit het personeel over de website. Het was een geslaagde en verhelderende voorlichting voor het personeel van NOVO. Waarom bij resultaten al vertellen hoe het verliep? 1.6. Samenhang met de omgeving en neveneffecten In de zorg zal de komende jaren veel gaan veranderen doordat er te weinig personeel zal zijn door de vergrijzing die er in Nederland heerst en door de bezuinigingen. Het 11

13 personeelstekort zal vervangen moeten gaan worden door bijvoorbeeld techniek in de zorg. Slimme technologie zorgt ervoor dat mensen langer zelfstandig kunnen blijven wonen. Doordat cliënten van NOVO verschillende problemen hebben, zijn er drie casussen gekozen waarin slimme technologie wordt toegepast. Bewegingssensoren die in huis geplaatst worden zullen alleen bewegingen waarnemen en kunnen op elk moment van de dag uitgezet worden. Sommige cliënten denken echter dat er mee gefilmd kan worden en dat ze dus 24 uur per dag in de gaten gehouden worden, dit is niet het geval. Door middel van goede voorlichting moet dit worden duidelijk gemaakt aan de doelgroep Afbakening De 1- meting die gedaan zal worden na de pilot heeft niet tijdens dit project plaatsgevonden doordat de pilot nog niet van start is gegaan. Er werd door de opdrachtgever echter wel verwacht dat de projectgroep de 1- meting zal gaan verwerken en conclusies en aanbevelingen zal gaan uitbrengen. Het maken van een personeelstevredenheidsonderzoek heeft niet plaatsgevonden. Dit komt doordat de pilot nog niet van start is gegaan en de opdracht te gecompliceerd bleek. Dit zit hem in de onervarenheid en een tekort aan kennis van de projectgroep voor het schrijven van een dergelijk onderzoek. Er is een advies uitgebracht aan NOVO. Hierin staat geschreven op welke manier er volgens de projectgroep het beste onderzoek gedaan kan worden naar de personeelstevredenheid. Eiglijk nix over waar tegenaangelopen voor 1-meting 1.8. De aanpak Initiatieffase In de initiatieffase is kennis gemaakt met de opdrachtgever en het project. Daarna is gestart met brainstormen. In deze fase zijn een aantal onderwerpen aan bod gekomen die de projectgroep zou kunnen uitvoeren. De verschillende ideeën die de projectgroep bedacht had zijn neergelegd bij NOVO, Avics en de Hanzehogeschool. De volgende ideeën kwamen tot stand: Een eenduidige naam voor het project. Een bijbehorend logo. Een website inclusief bijpassende huisstijl. Het geven van voorlichting aan personeel. Definitiefase In deze fase zijn de onderwerpen verder gedefinieerd. De onderwerpen zijn omgezet in deelvragen. Deze deelvragen zijn beoordeeld door NOVO en de docenten van de Hanzehogeschool en zo nodig aangepast. Met deze deelvragen/doelen is het project verder gegaan. Voor de opschaling van het project heeft de projectgroep gekozen om een website te gaan maken en een personeel voorlichting te gaan geven. Vanuit NOVO, Hanzehogeschool en Avics werd dit goedgekeurd. De projectgroep heeft advies gegeven over het doen van onderzoek naar personeelstevredenheid. 12

14 Ontwerpfase In de ontwerpfase zijn de doelen verder beschreven. Bij elke deelvraag is beschreven wat de taken daarbij zijn. Ook de eisen waaraan het project moet voldoen en de beheersfactoren zijn gedefinieerd. Nadat de projectgroep met een deskundige gepraat had over het maken van vragenlijsten werd er besloten om geen vragenlijst te maken maar een adviesnota te schrijven aan NOVO over het doen van onderzoek. Voorbereidingsfase In deze fase zijn de voorgaande werkzaamheden door de projectgroep uitgevoerd. Er is voor gekozen om een student van multimedia design in te schakelen om de website vorm te gaan geven. De schetsen van de website heeft de projectgroep aan de student gegeven en gevraagd of hij de schetsen digitaal kan maken. Echter stuurde hij een offerte op en hierdoor heeft de projectgroep ervoor gekozen om via Avics een website te gaan creëren. Realisatiefase In de realisatiefase zijn alle probleemstellingen en doelen uitgewerkt en afgerond. Aan het eind van de realisatiefase voldoen alle uitgewerkte doelen en probleemstellingen aan de eisen die gesteld zijn. Nazorgfase In de nazorgfase is beoordeeld of de geleverde kwaliteit voldoet aan de eisen. Er is terug gekeken op het project. Hierbij is vooral beoordeeld of de beheersfactoren nagestreefd zijn. Verder zijn eventuele niet afgeronde producten zodanig vastgelegd zodat dit overgedragen kan worden aan de volgende projectgroep Randvoorwaarden en beperkingen Tijdens dit project zijn er als randvoorwaarde deadlines opgesteld en zijn er verwachtingen van de opdrachtgever naar ons uitgesproken. Elk project heeft zijn beperkingen zo ook dit project, door creatief te zijn hebben we de beperkingen zoveel als mogelijk weten op te vangen. Deadlines Week 12 is er contact geweest met dhr. Dick Visser en zijn we bezig geweest met het ontwerp te gaan maken van de website. Week 13 zijn de initiatief en definitiefase ingeleverd bij A. van Rossum en A. Kornfeld. Week 14 is het beslisdocument van de initiatief en definitiefase ingeleverd bij Addie van Rossum en Anke Kornfeld. Week 14 hebben we een brainstorm sessie gehad met werknemers van NOVO over de website en met Igor Stalpers-Croeze van Avics. Week 18 is het concept van de website in PowerPoint verwerkt en opgestuurd naar dhr. Dick Visser. Week 19 is er contact geweest met de student van multimedia design Dennis Prins om ons te helpen met het maken van de website. Week 19 is de ontwerpfase ingeleverd bij Addie van Rossum en Anke Kornfeld. 13

15 Week 19 is er een voorlichting gehouden over het project aan personeel van NOVO. Week 20 is de ontwerpfase en realisatiefase + concept van het eindverslag opgestuurd naar Addie van Rossum en Anke Kornfeld. Week 21 is de projectgroep in gesprek geweest met Dick Visser en Dennis Prins(student multimediadesign) over de website en de kosten daarvan. Week 22 is de projectgroep in gesprek geweest met Igor Stalpers-Croeze over de website. Week 23 werd door Igor Stalpers-Croeze de structuur van de website gestuurd en kon de projectgroep hiermee aan de slag. De website begint eindelijk vorm en inhoud te krijgen. Week 24 staat in het teken van het afronden van de website, het maken van de eindpresentatie en het afronden van de verslagen. Na 20 juni is er nog verbetermogelijkheid tot 30 juni. Regelgeving Tijdens dit project is de privacy van de cliënten gewaarborgd. Er zijn in de verslagen geen namen genoemd van cliënten. De cliënten staan zelf voor de keuze om wel of niet mee te doen aan het project. De privacy is in de WGBO, Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst, geregeld. (Rijksoverheid, 2010) Beperkende factoren Tijd Doordat de pilot niet van start kon gaan is er vertraging opgelopen om de 1- meting uit te gaan voeren. De 1- meting is uiteindelijk niet door de projectgroep gedaan er is voor gekozen om een adviesnota te gaan schrijven. Doordat we goedkeuring van verschillende personen moesten hebben om weer verder te kunnen gaan liep de planning soms anders en hadden we vertraging. Geld Er werd vooralsnog geen geld beschikbaar gesteld door de stuurgroep om voor de website een domein naam te kopen en de website op het Internet te zetten. Het gehele project wordt echter gefinancierd met subsidiegeld. Met deze beperking hebben we de website in HTML uitgewerkt, en deze opgeslagen op de harde schijf. De externe mensen die bij hebben gedragen aan het project d.m.v. college, zorg en technische ondersteuning krijgen een cadeaubon. Kennis Tijdens dit project hadden de projectleden weinig kennis over het maken van een website. Hiervoor is hulp ingeschakeld binnen de Hanzehogeschool. Dhr. Visser (docent communicatie en multimediadesign) was bereid om hulp te bieden aan de studenten. Samen met de hulp die vanuit Avics werd geboden was de kennis voldoende om tot een respectabel eindresultaat te komen. Ook voor het opstellen van een personeel tevredenheidonderzoek was de kennis te beperkt. Vanuit NOVO werd de hulp aangeboden van Dhr. van der Lee (talent- en 14

16 organisatieontwikkelaar binnen NOVO). Aan hem werd de complete situatie uitgelegd. Dhr. van der Lee kwam samen met de projectgroep tot de conclusie dat een compleet onderzoek niet haalbaar was en beter gekozen kon worden voor een passend advies. Communicatie Tijdens het project is gebleken dat de samenwerkende bedrijven NOVO en Hanze niet altijd op één lijn lagen. Er werden verschillende dingen van de projectgroep verwacht die niet altijd haalbaar waren. Het akkoord voor een productversie van hogere hand liet af en toe op zich wachten doordat s niet vlot werden beantwoord. Op deze momenten is de projectgroep altijd proactief gebleven. Van dag tot dag werd er bekeken wat er wél gedaan kon worden. Hierdoor werd er wekelijks toch vooruitgang geboekt en kwam niet alles op het laatste moment aan. DUS WAT mee gedaan 15

17 2. Projectbeheer 2.1. Organisatie De opdrachtgever van dit project is de stuurgroep die bestaat uit afgevaardigden van Avics, NOVO en de Hanzehogeschool. NOVO is een instelling voor mensen met een verstandelijke beperking. Binnen NOVO had de projectgroep veel contact met Alie Leeuwis; unithoofd, Krista Droog; medewerker van het ambulant team en Nicky Telgen; orthopedagoog. Avics is als ICT bedrijf betrokken bij het project. Igor Stalpers-Croeze is de contactpersoon bij Avics. De derde organisatie is de Hanzehogeschool de studenten zijn allemaal afkomstig van verschillende opleidingen binnen de Hanzehogeschool. Ook hierbinnen hadden zijn contactpersonen namelijk Addie van Rossum en Anke Kornfeld. Tijdens het project is regelmatig voorgekomen dat de projectgroep op verkeer zat te wachten van betrokken personen. Dit kost helaas veel tijd en is niet bevorderlijk voor het project omdat de projectgroep eerst goedkeuring moest hebben voor de volgende stap. Het viel de projectleden op dat de betrokken bedrijven niet altijd op één lijn zitten en dat er snel miscommunicatie plaats vindt. Hierdoor hebben we soms dingen moeten verschuiven en zijn andere dingen niet volledig afgerond. Zoals eerder vermeld zijn er verschillende producten opgeleverd en is er aan de verwachting vanuit NOVO, Avics en Hanze voldaan Tijd Doordat de pilot van het project nog niet is gestart door technische problemen kan de 1- meting niet worden gedaan. Ook zijn er te weinig harde gegevens om hieruit conclusies te trekken. Het concept van de website is klaar en is digitaal gemaakt door de projectgroep en Igor Stalpers-Croeze van Avics. De digitale versie kan te allen tijde aangepast worden door NOVO. De projectleden zijn bezig geweest om een adviesrapport te schrijven over de uitvoering van het personeelstevredenheidsonderzoek. Dit adviesrapport zal uitgereikt worden aan NOVO. Waar GANTT-planning? 2.3. Geld Voor de financiering van de pictogrammen die op de website geplaatst worden is er bij NOVO een budget beschikbaar. Het ontwerp voor deze pictogrammen heeft Ruud Hovestad (Graphic designer van beroep en kennis van 1 van de projectleden) op zich genomen. De inzet tijdens dit project van zowel Dhr. Hovestad als Dhr. D.J. Visser(docent van communicatie en multimediadesign) wordt beloond met een VVV Irischeque, die wordt vergoed door de Hanzehogeschool. Ook de mensen die een gastcollege hebben gegeven krijgen een VVV Irischeque die vergoedt wordt door de Hanzehogeschool. 16

18 2.4. Kwaliteit Doordat de vorige groep studenten van dit project al een literatuurstudie hebben uitgewerkt, heeft de huidige projectgroep de algemene informatie overgenomen van de deze groep. De informatie die de projectgroep nodig heeft voor hun project hebben ze via Avics en NOVO verkregen. De projectgroep heeft gekeken naar literatuur over dergelijke projecten elders. Op deze manier is de kennis over projecten met slimme technologie vergroot. Voor het onderdeel opschaling leek deze literatuur niet erg bruikbaar. Wel is de totale kennis over slimme technologie die op dit moment wordt gebruikt vergroot. (Onderzoek naar eisen aan domotica voor verstandelijk gehandicapten, M. Hofschreuder, 2006) Website Toen de projectgroep met het idee kwam om een website te maken hebben ze dit voorgelegd aan de docenten van de Hanzehogeschool en het personeel van NOVO en Avics. Ze vonden dit allemaal een goed idee om op deze manier aan opschaling te gaan doen voor het project. De projectgroep heeft aan Addie van Rossum(docent Hanzehogeschool) gevraagd of zij een docent kon regelen van ICT om ons te gaan helpen bij het maken van de website. Dhr. Visser heeft ons gekoppeld aan een student met een bedrijf in het maken van website s. Met deze student is meerdere keren contact geweest en uiteindelijk werd er een offerte opgesteld. Deze offerte viel te hoog uit waardoor dit plan aan de kant gezet moest worden. De invulling en inhoud van de website is ook gekeurd door de docenten en door het personeel van NOVO zodat er juiste informatie op de website staat. De pictogrammen zijn door Ruud Hovestad een kennis van een van de projectleden ontworpen die grafisch ontwerper is van beroep. Personeelsvoorlichting Toen de projectgroep de opdracht kreeg vanuit NOVO om een voorlichting te gaan geven aan het ambulante team, hebben zij eerst een vragenlijst opgesteld. Met de vragenlijst heeft de projectgroep eerst achterhaald wat mensen al wisten over het project, op die manier konden ze in gaan spelen op de behoefte van het personeel. Op deze manier is er een betere kwaliteit van voorlichting doordat ze inspelen op de behoefte van het personeel. Adviesnota Tijdens het schrijven van de adviesnota voor het meten van personeelstevredenheid is er gebruik gemaakt van wetenschappelijke literatuur. Ook is er veel gebruik gemaakt van eigen ervaringen uit de afgelopen maanden die de projectgroep heeft opgedaan. Door de ervaringen die de studenten hebben opgedaan, kan het personeelstevredenheidsonderzoek beter worden afgestemd op het ambulante team Risico s Het is van essentieel belang dat risico s in alle stadia van een project in kaart worden gebracht. Dit zorgt voor een duidelijk beeld van het project en er wordt geïnventariseerd 17

19 waar men rekening mee moet houden tijdens het uitvoeren van het project. Dit is de taak van de projectmanager, deze taak hebben wij als gehele groep op ons genomen. In iedere fase van een project kunnen zich verschillende risico s voordoen, het kan zijn dat een risico pas naar voren komt in een verder stadium van het project. Voorbeelden zijn deadlines die niet nagestreefd kunnen worden en techniek die niet goed werkt. De schade die het eindproduct kan oplopen heeft vaak betrekking op een van de drie beheersaspecten: Tijd De minor duurt 20 weken, de subprojecten hebben wij onderverdeeld in de 20 weken. Geld Aan dit project werken 5 minorstudenten mee, die allen 40 uur per week aan het project werken, gedurende 20 weken. Dit komt neer op 5x 40 x 20 = 4000 uur aan geïnvesteerd werk. Het project Intelligent monitoren van licht verstandelijke gehandicapten wordt gesubsidieerd door de provincie Groningen en het Europese Fonds voor Regionale Voorzieningen. Kwaliteit Had je hierboven bij kwaliteit al kunnen noemen Tijdens het project wordt kwaliteit weergegeven doormiddel van; Wetenschappelijke literatuur te gebruiken bij het maken van een goede vragenlijst. Het maken van de website wordt door professionals gedaan. Omdat deze aspecten elkaar beïnvloeden worden ze ook wel de duivelsdriehoek genoemd. Veel projecten mislukken en halen de krant, maar het grootste deel wordt snel vergeten. Er zijn veel verschillende redenen voor mislukking van een project. Enkele vaak voorkomende oorzaken zijn: Gebrek aan coördinatie van resources en activiteiten; Gebrek aan communicatie met de betrokken partijen dat leidt tot levering van producten die niet voldoen aan de wensen van de eindgebruiker; Slechte inschatting van ontwikkeltijd en kosten dat leidt tot overschrijding van deze schatting; Onvoldoende meetbare resultaten; Inadequate planning van resources en activiteiten; Gebrek aan overzicht zodat onduidelijk is wat de status van het project is; Geen duidelijk opdrachtgever; Een onduidelijk doel; Geen goed projectplan. (Projectmanagement volgens Prince2, 2009) Jullie?? 18

20 2.6. Informatie Wekelijks is er een afspraak met de tutoren Anke Kornfeld en/of Addie van Rossum- Lefeber. Hier is de volledige project groep bij aanwezig. De stand van zaken ten aanzien van het project wordt hier besproken. Om de week is er een bijeenkomst bij Novo met Alie Leeuwis, teambegeleidster van het ambulante team. Hierbij is de volledige project groep aanwezig. De agenda wordt de donderdag voor de bijeenkomst door de projectgroep aangeleverd. De projectgroep komt minimaal twee keer per week samen op school. Om de stand van zaken door te nemen en om gezamenlijk aan het project te werken. De projectgroep werkt met dropbox een programma waar documenten kunnen worden uitgewisseld. Rimar Korenromp is de contactpersoon van de projectgroep. Alle mailtjes en andere contacten lopen via hem. Hij geeft/stuurt het door aan de rest van de projectgroep. Danique Hinsenveld is de notulist bij de vergaderingen. Zij zorgt ervoor dat de notulen in dropbox komen te staan voor de groepsleden en dat ze opgestuurd worden naar de Alie Leeuwis, Anke Kornfeld en Addie van Rossum-Lefeber. 19

21 3. Website Wanneer de pilot is afgelopen kan het project van start gaan. Het is dan de bedoeling dat er meer cliënten zich aanmelden bij NOVO. Ook is er de ambitie om het project eventueel te verkopen aan andere zorginstellingen. Om dit te realiseren zijn er echter goede PR nodig. Er is gekozen om een website te bouwen, omdat dit tegenwoordig het beste medium is om een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Ook heeft een website vele voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld een folder. Er kan makkelijker gecommuniceerd worden en er kunnen video s bekeken worden. 3.1 Doel Het doel van de website is het informeren van de lichtverstandelijk gehandicapte (LVG er) over de werking en het bestaan van het systeem. Daarnaast moet het ook begrijpelijk zijn voor zorgpersoneel, begeleiders en andere geïnteresseerden (bijv. uit het bedrijfsleven). 3.2 Uitwerking De website moet korte en bondige informatie verschaffen die makkelijk te begrijpen is voor mensen met een licht verstandelijke beperking (IQ 50 tot 70) (L.Nijgh, 2010). Navigatie moet dus simpel zijn en altijd makkelijk terug kunnen naar het begin scherm (homepagina). In de ontwerpfase is de projectgroep bezig geweest met het ontwerpen van de website. De projectgroep heeft navraag gedaan bij personeelsleden van NOVO en AVICS over hun ideeën voor de website. Er is met een groep van 5 personeelsleden en de projectgroep gebrainstormd over: de kleuren die gebruikt kunnen worden; pictogrammen die verduidelijking geven; de verschillende kopjes van de website en de teksten en invulling van de website. Op deze manier kreeg de projectgroep een beter beeld over wat een LVG-er wel of niet begrijpt en hoe ze hier rekening mee kunnen houden. De informatie van de brainstormsessie hebben ze meegenomen in het ontwerp. Er zijn duidelijke teksten geschreven, duidelijke pictogrammen ontworpen en er is gekozen voor eenvoudige besturing van de website. Door de eenvoudige besturing kan de LVG-er zelfstandig de website bekijken. En werkt de projectgroep aan het punt zelfstandigheid voor de cliënt. Dit komt samen met het doel van het project intelligent monitoring van licht verstandelijk gehandicapten. De projectgroep heeft tijdens het ontwerpen nagedacht over een naam voor het project en de website. De naam die uiteindelijk bedacht is, is HOA (hulp op afstand). Met deze naam wil de projectgroep het gevoel van begeleid zelfstandig wonen bij de cliënt, familieleden en de professional opwekken. De stuurgroep van NOVO wil voor een naam 20

22 dat verbonden is aan het project, eerst onderzoek gaan uitvoeren. De stuurgroep vindt HOA vanwege dit punt niet de juiste domein naam. De projectgroep zal de website wel gaan ontwerpen maar HOA komt niet als domein op het World Wide Web. Naast een naam is de huisstijl van een website uiterst belangrijk. Het moet de doelgroep aanspreken en vertrouwen geven. De hoofdkleur van NOVO, Avics en Hanze is oranje. Deze kleur moet ook in dit ontwerp terug komen in verband met de herkenning van de bedrijven. De projectgroep is gaan brainstormen voor een huisstijl. De conclusie was dat oranje, licht blauw en grijs het gevoel uitte van vertrouwen, duidelijkheid en een professioneel uiterlijk. (Mens en Samenleving, 2008) Na een idee voor de naam en de kleurindeling van de website, is de projectgroep na gaan denken over de invulling voor de pictogrammen. Onafhankelijk van elkaar heeft de projectgroep schetsen getekend, hieruit kwamen veel nieuwe ideeën naar voren. Er is gekozen voor twee afwijkende conceptversies. De ene schets was zoals een standaard website eruit ziet, strak, overzichtelijk en redelijk veel informatie. De andere schets waarvoor de projectgroep heeft gekozen was eenvoudig, overzichtelijk, opvallend en makkelijk hanteerbaar voor de doelgroep zonder teveel afleidingen. Na een akkoord uit de bijeenkomst van de kerngroep en stuurgroep is de projectgroep de volgende stap gaan uitwerken, het ontwerpen van de pictogrammen. De keuze in pictogrammen is breed. Na een periode van zoeken naar de juiste vorm, kleur en uitstraling is er een selectie gekomen van twee verschillende stijlen. De ene stijl was modern en bevatte niet veel kleur. De andere stijl had de uitstraling van getekende pictogrammen. Na deze zoektocht was het ontwerp klaar en had het concept een duidelijk doel en duidelijke pictogrammen. De projectgroep heeft de hulp van dhr. D. Visser ingeschakeld omdat de projectgroep te weinig ervaring heeft met het maken van een website. Na een gesprek met Dhr. D. Visser, stelde hij voor om twee studenten bij deze ontwerpfase te betrekken. Er moest een functioneel ontwerp (zie hoofdstuk 3.3) gemaakt worden waarmee de studenten aan de slag konden. De projectgroep heeft het concept g d naar dhr. Dick Visser docent van multimedia design. In de voorbereidingsfase is er contact geweest met een student van communicatie en multimedia design, Dennis Prins. Dennis zal het concept gaan photoshoppen en er een digitale lay-out van maken. Als de lay-out af is zal de projectgroep gaan bekijken of het voldoet en vervolgens gaat het naar een ICT bedrijf om er een website van te maken. De kosten voor het maken van de lay-out en de pictogrammen liep te hoog op. De projectgroep heeft daarom Igor Stalpers-Croeze van Avics gevraagd om te helpen om de website in HTML te plaatsen. Igor was bereidt om mee te werken en heeft een concept gemaakt zodat de projectgroep de website verdere invulling kon gaan geven. Één van de projectleden kwam op het idee om een vriend te vragen voor het maken van de pictogrammen, deze jongen is grafisch ontwerper. De projectgroep heeft hem uitgelegd wat voor pictogrammen er gezocht werden. Na een goede omschrijving van de wensen heeft hij een paar schetsen ontworpen, deze waren goed genoeg. Zodat deze schetsen uitgewerkt konden worden tot volwaardige Picto s in kleur en 3D. De uitgewerkte 21

23 pictogrammen voldeden aan de wensen met betrekking tot kleur en vormgeving namelijk oranje kleuren en eenvoudig en duidelijke pictogrammen. De inhoudt van de website heeft de projectgroep aan docenten en personeel van NOVO laten zien en om goedkeuring gevraagd, na enige aanpassingen was de inhoud goedgekeurd. Het concept kan te allen tijde nog aangepast worden en zal nog niet op het World Wide Web gaan komen. Verloop pictogrammen Op de Zorg&ICT beurs in Utrecht waar de studenten aanwezig waren, werd het idee geboren om met pictogrammen te gaan werken op de website. De pictogrammen van de beurswand vond de projectgroep een mooie stijl hebben. 22

24 Dit is het eerste ontwerp van de student. Dit kwam niet overeen met wat de studenten in gedachten hadden en ook vielen de kosten hoger uit. Tijd voor een andere oplossing. Dit zijn de eerste schetsen van Ruud Hovestad. Deze vielen in de smaak bij de projectgroep en werden vervolgens door Ruud Hovestad verder digitaal uitgewerkt. 23

25 Dit is zijn de uiteindelijke pictogrammen die worden gebruikt op de website. Hierin komen de kleuren oranje, blauw en grijs terug die de projectgroep in gedachte had. 24

26 3.3 Functioneel ontwerp Doelgroep van de website: De website moet geschikt zijn voor meerdere doelgroepen, met op nummer 1 de licht verstandelijk gehandicapte. Daarnaast moet de website ook te gebruiken zijn door begeleiders van de LVG er, mantelzorgers en ouders. Op de derde plaats moet de site ook geschikt zijn voor de professional en mensen uit het bedrijfsleven. Mogelijk is dat de pilot die nu loopt over gaat in een echt product dat andere zorgcentra ook kunnen aanschaffen en de site moet daarbij helpen om het systeem aan te prijzen Overzicht van alle pagina s in de site (meer dan een sitemap): 1: Voorlichtingsvideo s 2: Contact & Vragen 3: Techniek in beeld 4: Nieuws 5: Interviews 6: Algemene informatie Er is gekozen voor deze categorieën na uitgebreid onderzoek, overleg met personeel van NOVO en ideeën van experts van buitenaf. Onder deze categorieën kan alle informatie die op de site moet komen worden onderverdeeld Beschrijving op voldoende detailniveau van de functionaliteit op alle pagina s: 1A. De weg naar de subpagina s: De navigatie moet super simpel zijn. Er is een hoofdpagina met 6 cirkels die alle 6 een verschillend onderwerp krijgen. Met allemaal een eigen picto. Pictogrammen worden gebruikt in de zorg om met een plaatje mensen iets duidelijk te maken. Als er met de muis over de pictogrammen gegaan wordt moet er een tekst verschijnen met het onderwerp van de pagina. Hoe of wat precies is nog niet bekend. Waarschijnlijk boven de pictogrammen, maar mogelijk zijn hier oplossingen voor waar wij nog niet bekend mee zijn. Zodra er op een pictogram geklikt wordt, moet er een venster openen van ongeveer de grootte van een halve pagina met de informatie over dat onderwerp. Of dit nu filmpjes zijn, foto s of normale tekst. Zodra het venster naar voren komt moet de achtergrond (homepagina) wazig worden/verdonkeren. Elk venster moet een grote rode knop hebben met een kruis om het venster af te sluiten. 1B. De inhoud van de Voorlichtingsvideo s pagina - De 4 Youtube? filmpjes gemaakt door de vorige groep. 2B. De inhoud van de Contact en Vragen pagina - Meest gestelde vragen 25

27 Contact gegevens van Novo, Avics en Hanze 3B. De inhoud van de Techniek in beeldpagina Foto s van verschillende sensoren + schema s 4B. De inhoud van de nieuwspagina Korte nieuws items, recentste boven aan. Media uitingen over het project. 5B. De inhoud van de Interviews pagina Kort interview van een bewoner/lvg er die ervaring heeft met het systeem. 6B. De inhoud van de Algemene informatie pagina Informatie over de deelnemende bedrijven en hun rollen. Wat letterlijke teksten?? 26

28 3.3.4 Wireframes van de key pagina s: waarom hier nog? 27

29 3.3.5 Persona Een persona is een zogenaamde fictieve gebruiker die binnen de doelgroep van de website past. Hieronder de persona over Joep Huiskes voor de website. Joep Huiskes Joep is een vrolijke kerel van 35 jaar. Hij staat positief in het leven ondanks dat hij niet kan praten. Om te spreken heeft hij een spraakcomputer om zijn nek. Joep is gek van vliegtuigen en mag graag mits er gelegenheid en hulp voor is naar vliegveld Eelde om langs de start en landingsbaan te kijken naar landende en opstijgende vliegtuigen. Joep woont in de wijk Selwerd in Groningen. Hij woont in een normale straat in een normaal huis. Eens per week krijgt hij zijn begeleider over de vloer en bespreken ze hoe het met hem gaat en welke problemen er zijn. Vaak is er niks aan de hand, maar in de afgelopen koude winter heeft Joep zijn stookkosten hoger zien oplopen dan normaal. Joep werkt op maandag tot vrijdag op de dagopvang in een andere wijk van Groningen. Hij moet s morgens om 7 uur uit zijn bed. En om op tijd op te staan heeft hij met zijn begeleider afgesproken dat hij om 23 uur naar bed gaat. Af en toe komt het voor dat Joep te laat op zijn werk komt. In zijn vrije tijd mag Joep graag computeren en films kijken. Ook muziek luisteren is één van zijn grote hobby s, artiesten als André Hazes, Marco Borsato en BZN vullen zijn cd-kast. Joep heeft niet veel vrienden, hij kan goed tegen het alleen zijn. Uit het verleden is gebleken dat hij snel afgeleid wordt op straat. Hij heeft al eens foute vrienden gehad en toen bijna verslaafd geraakt aan de drugs. Gelukkig kwamen zijn begeleiders hier op tijd achter. Hij is toen verhuist en heeft ander werk gekregen. Joep kan wel wat hulp gebruiken in zijn dagelijks leven en staat open voor nieuwe technieken die hem kunnen ondersteunen bij zijn zwaktes. Voor wie?waarom? 28

30 4. Personeelsvoorlichting 4.1 Doel Het personeel van NOVO op de hoogte brengen en kennis te laten maken met het systeem. Doormiddel van de voorlichting wil de projectgroep het personeel enthousiast maken voor het project. Daarnaast was het de bedoeling om een discussie op gang te laten komen met betrekking tot inhoud voor de website. 4.2 Uitwerking Opschaling d.m.v. voorlichting aan de personeelsleden van NOVO Tijdens dit project hebben de studenten aan het punt opschaling gewerkt. Één van de punten van opschaling was een voorlichting te geven aan het personeel van NOVO. De studenten deden onder andere een onderzoek onder het personeel, om de kennis van het personeel te meten. Dit onderzoek is d.m.v. enquêtes voor en na de voorlichting gerealiseerd. Hierdoor kregen de studenten een goed overzicht aan punten waar zij aan de slag mee konden om dit te verbeteren bij het personeel. Hieronder ziet u de eerste enquête vragen die gebruikt zijn voor vóór de voorlichting (Zie bijlage voor beide vragenlijsten met betrekking tot de personeelsvoorlichting. Er is gekozen voor open vragen omdat dit vanuit NOVO wenselijk was. - Bent u op de hoogte van de pilot Intelligent Monitoren van Licht Verstandelijk Gehandicapten die nu binnen NOVO draait? Zo ja, geef aan hoe u hier van op de hoogte bent gekomen. Geen open vraag - Komt u wel eens in aanraking met de techniek in de zorg? Zo ja, geef aan op wat voor manier. Geen open vraag - Merkt u dat er ontwikkelingen zijn wat betreft techniek in de zorg? Zo ja, geef enkele voorbeelden hoe u dat merkt. - Staat u open voor veranderingen wat betreft techniek in de zorg? Geef toelichting. - Hebt u al eens voorlichting gehad over techniek in de zorg? Geef toelichting. - Vindt u dat er genoeg aandacht besteedt wordt aan techniek in de zorg? Beredeneer uw antwoord. d/t De vragen die het meest op elkaar leken zijn gecategoriseerd. Aan de hand van deze resultaten zijn de volgende grafieken opgesteld. 29

31 Komt u wel eens in aanraking met de techniek in de zorg? Zo ja, geef aan op wat voor manier. Ja, computer, telefoongebruik etc. Nee 30

32 Door de uitslagen van de enquêtes is de voorlichting gecreëerd. De voorlichting heeft de projectgroep opgezet met hulp van Avics en NOVO. Zij hebben de projectgroep informatie verleend over het project zowel op technisch als op verzorgend gebied. NOVO heeft voor de projectgroep een ruimte beschikbaar gesteld om de voorlichting aan het personeel te geven. Tijdens de bijeenkomst kwam bijna al het personeel op de voorlichting af. Dit gaf de projectgroep en het personeel een goed gevoel om een stapje dichter bij de gang van zaken van het project te komen. Ook de mogelijkheid om discussie onder het personeel te creëren. HOE antwoorden geclusterd? Voorlichting aan de personeelsleden van NOVO Op donderdag 12 mei 2011 heeft de projectgroep de voorlichting intelligent monitoren, aan de personeelsleden van NOVO gepresenteerd. Deze voorlichting is naar aanleiding van de vraag binnen NOVO en de enquêtes die de projectgroep heeft opgesteld. Daaruit meten zij de betrokkenheid en de kennis van de personeelsleden van het project intelligent monitoren van licht verstandelijk gehandicapten. Uit de resultaten bleek dat veel personeelsleden nog met vragen zaten of nog geen beeld hadden van wat het project inhield. Op donderdag 12 mei 2011 begon de projectgroep om 13:00 uur met de presentatie bij NOVO aan de Bottelroosstraat. De voorlichting werd goed bezocht, er waren ongeveer 20 personeelsleden die de voorlichting bijwoonden. Om de personeelsleden betrokken te houden tijdens de voorlichting heeft de projectgroep de voorlichting in twee onderdelen ingedeeld. De voorlichting bestond uit een combinatie van informatief voorlichten d.m.v. een PowerPoint presentatie en de personeelsleden actief benaderen d.m.v. een demonstratiekoffer. De PowerPoint presentatie De PowerPoint presentatie die gebruikt is bij de voorlichting is simpel gehouden. De PowerPoint presentatie was als volgt opgebouwd: 1) Introductie van de studenten: De studenten stellen zichzelf voor. 2) Wat komen we doen? : Er wordt verteld dat de studenten komen informeren over het project IMLVG. De studenten vertellen dat er zowel een PowerPoint presentatie is en een praktische uitleg van het systeem. 31

33 3) De betrokken partijen: De betrokkenheid van Avics, Novo, Hanzehogeschool en de provincie Groningen wordt besproken. 4) Avics: De rol van Avics in het project wordt duidelijker gemaakt. 5) Intelligent Monitoren: De hoe en waarom van het project worden duidelijk gemaakt. De drie gekozen scenario s worden uitgelicht. 6) Voorlichtingsfilmpjes: De voorlichtingsfilmpjes van de voorgaande groep worden getoond. 7) Het systeem in schema: Er wordt een schema getoond met hierin plaatjes. De werking van het systeem is hierin duidelijk en eenvoudig uitgelegd. 8) Apparaten en Sensoren: Alle apparaten en sensoren worden getoond per dia hierbij een korte en bondige uitleg. 9) Online rapportage: screenshots van het systeem worden getoond. In de praktische uitleg met de demo koffer wordt hier verder op ingegaan. PP in bijlage? De technische uitleg van het systeem is grotendeels achterwege gelaten. Dit zou alleen maar tot verwarring kunnen leiden tijdens de presentatie. De onderdelen die zijn meegenomen in de presentatie zijn ook de dingen waar het personeel zelf mee te maken zou kunnen krijgen. De hand-outs van de voorlichtingspresentatie zit in de bijlage. De demo koffer De demo koffer is een miniatuur versie van het sensorsysteem. Een omschrijving wat de demokoffer bevat: Mobiele telefoon: Het nummer van deze mobiele telefoon staat in de software geprogrammeerd. Op deze manier komen de tekstberichten van een overschrijding hierop terecht. Laptop: Op de laptop draait het expert systeem en het integratie platform van Avics (QuraServer). De QuraServer koppelt de sensoren (via de DAP) op het expert systeem en verstuurt tevens de SMS berichten naar de mobiele telefoon. Er draait tevens een apache webserver op voor het weergeven van de rapportage en het aanmaken van de regels. Dongel: Een apparaat dat zorg voor mobiel internet. DAP: Hierop worden signalen van sensoren ontvangen Knoppenkast: Hiermee worden sensoren nagebootst. De ene knop bootst een open staand raam na. Een andere knop een verwarming die aan staat. Praktische uitleg Er wordt met de knoppenkast gesimuleerd dat de verwarming aan staat en een raam open. De twee ingestelde mobiele telefoons krijgen een SMS-bericht. Aanmaken nieuwe cliënt: Het gedeelte binnen het computersysteem waarin cliëntgegevens staan wordt getoond. Het maken van veranderingen hierin wordt ook duidelijk gemaakt. Regels aanmaken: Alles wat er komt kijken bij het aanmaken van regels wordt getoond. Erwin en Danique lieten de personeelsleden kennis maken met het systeem en de apparatuur d.m.v. videobeelden, discussie starten en puntsgewijs alle stappen benaderen. 32