Handleiding digitaal registreren Versie

Transcriptie

1 Handleiding digitaal registreren Versie

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Waarom digitaal registreren? Betalingswijze Overeenkomst met open posten Startscherm digitaal registreren 4 2. Toegang tot digitaal registreren Nieuwe aanmeldingen Organisatie Organisatiebeheerder Bestekschrijver Gemachtigden (extern) alleen voor organisatiebeheerders Eerste inlog op de website Wijzigen toegang tot digitaal registreren Wijzigen gegevens organisatie (alleen voor organisatiebeheerders) Wijzigen gegevens organisatiebeheerder (alleen organisatiebeheerders) Wijzigen gegevens bestekschrijver Verwijderen / opheffen toegang digitaal registreren Verwijderen organisatie Verwijderen organisatiebeheerder Verwijderen bestekschrijver (alleen voor organisatiebeheerders) Vestigingen Toevoegen vestiging en vestigingsmanager Vestigingsmanager (bevoegdheden) Wijzigen vestigingsgegevens Wijzigen vestigingsmanager Verwijderen vestiging Verwijderen vestigingsmanager Registreren van bestekken / overeenkomst met open posten Ontgrendelcode Via de website Toevoegen registratie voor de eigen organisatie Toevoegen registratie voor een andere organisatie (via een machtiging) Via bestekschrijfsoftware Gww-bestek (Kpd) Via bestekschrijfsoftware Bakker en Spees Beheer registraties Aanvullen registratie Aanvullen registratie overeenkomst met open posten Wijzigen registratie Wijzigen besteknummer na registratie Intrekken registratie Overdragen registratie (binnen de eigen organisatie) Status registratie Veel gestelde vragen Wachtwoord vergeten Welke ontgrendelcode moet ik gebruiken? Wie is de organisatiebeheerder binnen mijn organisatie? Niet alle registraties zijn zichtbaar op het scherm. 55 2

3 1. Inleiding 1.1 Waarom digitaal registreren? In het kader van de overeenkomst voor het toepassen van de RAW-systematiek, is iedere organisatie verplicht een bijdrage van 0,15% van de aanneemsom van de opgedragen werken af te dragen aan CROW. Tot oktober 2005 werd ieder kwartaal een formulier aan alle gebruikers verzonden met de vraag alle uitgegeven werken van het afgelopen kwartaal in te vullen met de daarbij behorende aanneemsommen. Ten einde dit te vereenvoudigen is vanaf oktober 2005 deze registratie gedigitaliseerd. De bestekschrijfprogramma s hebben een voorziening waarmee rechtstreeks op de website van CROW een bestek kan worden geregistreerd en daarmee behoort de papieren registratie tot het verleden. De digitale registratie van een bestek gaat in twee fasen. In de eerste fase wordt het bestek geregistreerd voordat het op de markt wordt gebracht. In de tweede fase worden de gegevens ingevuld die betrekking hebben op de RAW-bijdrage; de aanneemsom, de datum van opdracht en de naam van de aannemer. Op die manier krijgt elke organisatie tevens een overzicht van de bestekken die op de markt gebracht zijn met de daarbij behorende aanneemsommen en aannemers. Tevens kunt u zien of de bijdrage reeds is betaald of nog betaald moet worden. 1.2 Betalingswijze De betaling van de RAW-bijdrage kan op twee manieren plaats vinden. 1. Door middel van betaling van de bijdrage door de aannemer; de betalingsverplichting is opgenomen in het bestek 2. Door middel van een rechtstreekse factuur van CROW aan de organisatie die het bestek heeft opgesteld. De eerste betalingswijze wordt nog steeds het meest toegepast. Het nadeel daarvan is, dat wanneer de aannemer onverhoopt niet betaald en de controle door de opdrachtgever op de betaling van de bijdrage niet heeft plaats gevonden, dat dan de betalingsverplichting bij de opdrachtgever blijft liggen. De opdrachtgever (bestekschrijvende organisatie) heeft namelijk in het kader van de gebruikersovereenkomst de betalingsverplichting richting CROW; hoe die betaling tot stand komt, is en blijft zijn verantwoordelijkheid. 1.3 Overeenkomst met open posten Bij de overeenkomst met open posten verloopt de betaling van de bijdrage voor de RAWsystematiek op een andere wijze. Omdat een overeenkomst met open posten geen aanneemsom kent, maar we te maken hebben met een fictieve som, wordt de bijdrage berekend over de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden. Hiertoe wordt het, nadat u op de website de datum van opdracht en de naam van de aannemer hebt ingevuld, mogelijk per 12 weken een totaalbedrag op te geven van de deelopdrachten in die periode. Het bedrag van de bijdrage is dan 0,15% over de verstrekte deelopdrachten. Omdat het mogelijk over meerdere (soms kleinere) deelopdrachten gaat, is het bij dit type contract handiger de bijdrage niet via de aannemer te laten betalen, maar als organisatie rechtstreeks aan CROW over te maken nadat u een factuur hebt ontvangen. 3

4 1.4 Startscherm digitaal registreren U bent bestekschrijver en hebt toegang tot digitaal registreren, u logt in en ziet het onderstaande scherm: Verklaring van het scherm: 1 Het adres waarmee u bent ingelogd. 2 De organisatie waarvoor u registraties kunt toevoegen; als u bent gemachtigd om voor meerdere organisaties bestekken te registreren is dit een pull-downmenu. 3 Het menu met de opties. 4 De status van de registratie, door hierop te klikken kunt u de registraties op status sorteren en per soort op het scherm zien. 5 De lichtgrijze registraties betreffen registraties binnen de organisatie die door anderen zijn gedaan; de zwarte registraties zijn de besteksregistraties die u zelf hebt gedaan. 6 Posten geeft aan dat dit een registratie is van een overeenkomst met open posten 7 Het overeenkomstnummer van de organisatie (OVK-nummer) Als inlogt als organisatiebeheerder, zijn er twee belangrijke verschillen: - het menu aan de linkerzijde is uitgebreider; u vindt daar nog opties voor gebruikersbeheer en organisatiebeheer - alle registraties zijn zwart; de organisatiebeheerder kan alle besteksregistraties binnen zijn organisatie bewerken en inzien. 4

5 2. Toegang tot digitaal registreren 2.1. Nieuwe aanmeldingen Organisatie Elke organisatie die een gebruikersovereenkomst met CROW heeft voor het toepassen van de RAW-systematiek heeft een uniek 4-cijferig overeenkomstnummer (OVKnummer). Dit nummer is belangrijk voor de contacten met CROW. Het OVK-nummer wordt onder andere gebruikt om aan bestekken een kenmerk mee te geven en is essentieel bij het digitaal registreren van een bestek voor het verkrijgen van de ontgrendelcode (zie 3.1). Als u een gebruikersovereenkomst met CROW wilt afsluiten voor het gebruik van de RAW-systematiek kunt u contact opnemen met CROW Organisatiebeheerder Bij het aangaan van de overeenkomst voor het gebruik van de RAW-systematiek wordt door de organisatie een persoon aangewezen als contactpersoon voor de registratie van bestekken (de organisatiebeheerder). De gegevens van de organisatiebeheerder worden door CROW toegevoegd aan de gegevens van de organisatie. De organisatiebeheerder krijgt toegang via het opgegeven adres en een door CROW gegenereerd wachtwoord. Dit wachtwoord wordt aan de organisatiebeheerder verstrekt. Als u voor de eerste maal wilt inloggen, zie dan Bestekschrijver Bestekschrijvers worden door de organisatiebeheerder of door een vestigingsmanager aangemeld op de website voor digitaal registreren. Wanneer u bestekschrijver bent en een bestek wilt registreren, laat u dan door de organisatiebeheerder aanmelden op de website. Als u niet kunt achterhalen wie binnen uw organisatie de organisatiebeheerder is, kunt u contact opnemen met de Helpdesk: tel Als u voor de eerste maal een bestek wilt registreren, zie dan Nieuwe bestekschrijvers aanmelden optie alleen voor de organisatiebeheerder Na het inloggen op de website ziet u het scherm met de bestekregistraties: 5

6 NB. Bestekschrijvers die inloggen hebben een minder uitgebreid menu aan de linkerzijde van het scherm, dit heeft te maken met de verschillende menuopties voor de organisatiebeheerder en de bestekschrijver. In het linkermenu klikt u op Gebruikers. Indien nog geen bestekschrijvers zijn toegevoegd ziet u het volgende scherm: Hier klikt u op: Toevoegen bestekschrijver, daarna kunt u de vereiste gegevens van de bestekschrijver invoeren. De organisatiebeheerder kent hier een wachtwoord toe, dat hij vervolgens zelf aan de bestekschrijver moet doorgeven; dit gaat niet automatisch. 6

7 Door op OK te klikken wordt de nieuwe bestekschrijver toegevoegd aan de lijst met gebruikers, zoals te zien is op het volgende scherm. De bestekschrijver kan nu inloggen met het door de organisatiebeheerder toegekende adres en wachtwoord Gemachtigden (extern) optie alleen voor de organisatiebeheerder Omdat de hoogte van de verplichte bijdrage voor de RAW-systematiek wordt berekend aan de hand van de aanneemsom, is het voor bijvoorbeeld een ingenieursbureau vaak lastig bij te houden of de betaling heeft plaats gevonden. Veel ingenieursbureaus stellen in opdracht van bijvoorbeeld een gemeente een bestek op. Na voltooiing van het bestek neemt de gemeente het bestek over en verzorgt de begeleiding tijdens de uitvoering. Als het bestek is geregistreerd door het ingenieursbureau, dan is het ingenieursbureau formeel verantwoordelijk voor de betaling van de bijdrage. Teneinde die betalingsverplichting te verleggen naar de gemeente (de opdrachtgever), is het mogelijk door de opdrachtgever gemachtigd te worden een bestek te registreren; het ingenieursbureau kan dan namens de gemeente een bestek op de lijst met besteksregistraties van de gemeente toevoegen. Omdat ingenieursbureaus meestal bestekken registreren die door hun opdrachtgevers verder op de markt worden gebracht en uitgevoerd, is het voor de ingenieursbureaus van het grootste belang de machtiging goed met de opdrachtgever afgestemd te hebben, of het bestek in conceptvorm aan de opdrachtgever toe te zenden, zodat de opdrachtgever het bestek zelf kan registreren. Zolang een bestek op de lijst met besteksregistraties van een ingenieursbureau staat is het ingenieursbureau blijft het ingenieursbureau ook verantwoordelijk voor de afdracht van de RAW-bijdrage. De organisatiebeheerder van de opdrachtgever (of de vestigingsmanager van de opdrachtgever) verleent de machtiging aan de (externe) bestekschrijver (van bijvoorbeeld een ingenieursbureau). Dit geschiedt op basis van het adres van de bestekschrijver. Dit adres dient dan wel aangemeld te zijn voor digitaal registreren. Het verstrekken van een machtiging is in onderstaand schema weergegeven. 7

8 Schema: Machtigingen externe organisatie Hoofdorganisatie 1 Hoofdorganisatie 2 Organisatiebeheerder Organisatiebeheerder Vestiging A Vestigingsmanager A Machtiging Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Het verstrekken van machtigingen kan alleen via de website en gaat als volgt: De organisatiebeheerder van de opdrachtgever logt in op de website en ziet het overzicht met de besteksregistraties: Kies vanaf het scherm van de besteksregistraties de optie Machtigingen in het linkermenu 8

9 Kies nu voor Externe organisatie. Hier vult de organisatiebeheerder van de opdrachtgever het adres in van de bestekschrijver van de externe bestekschrijvende organisatie die u wilt machtigen om namens u een bestek te registreren. NB. Het adres dient al wel in het systeem te zijn opgenomen. De bestekschrijvende organisatie dient deze bestekschrijver te hebben aangemeld om digitaal te kunnen registreren. 9

10 De externe bestekschrijver is opgenomen in de lijst met machtigingen. De bestekschrijver ontvangt een met de bevestiging dat hij mag registreren voor uw organisatie. U kunt de machtiging weer intrekken door achter de naam van de bestekschrijver op Intrekken te klikken. Ook dan ontvangt de gebruiker een met bericht dat de machtiging is ingetrokken. Voor registratie van een bestek met behulp van een machtiging zie 3.2 voor registratie via de website, 3.3 voor registratie met GWW-bestek of 3.4 voor registratie met software van Bakker en Spees. 10

11 Eerste inlog op de website Wanneer u voor de eerste maal een bestek wilt registreren dient u eerst eenmaal op de website van digitaal registreren in te loggen met uw inloggegevens. Dit gaat als volgt: Ga naar: NB. De hierboven getoonde schermafdruk kan afwijken van de actuele scherminhoud omdat de website regelmatig van actuele berichten wordt voorzien. Het menu aan de linkerzijde wijzigt echter niet. Hier vult u uw adres in en het door CROW of door uw organisatiebeheerder verstrekte wachtwoord. Als u voor de eerste maal inlogt krijgt u de gelegenheid het (moeilijke) wachtwoord aan te passen. U ziet het onderstaande scherm: 11

12 U kunt het wachtwoord bij de eerste keer inloggen aanpassen. Als u dit later wilt doen kan dat ook altijd nog gedaan worden (zie 2.2.3). Na de eerste inlog, en ook als u de volgende keren inlogt op de website ziet u het overzicht van de door uw organisatie geregistreerde bestekken: 2.2. Wijzigen toegang tot digitaal registreren Wijzigen gegevens organisatie (alleen voor organisatiebeheerders) Begin bij het scherm met de besteksregistraties Klik in het linkermenu op Organisatiegegevens 12

13 De gegevens, zoals die zijn ingevoerd voor de organisatie komen op het scherm. Hierin kunnen de NAW-gegevens en het adres van de organisatie worden aangepast. NB. Dit adres is niet het adres dat wordt gebruikt voor het inloggen op de website (Het mag wel gelijk zijn, maar dit is niet verplicht). Het hier vermelde e- mailadres wordt alleen gebruikt voor administratieve doeleinden. Na aanpassing van de gegevens drukt u op OK om de wijzigingen vast te leggen Wijzigen gegevens organisatiebeheerder (alleen voor organisatiebeheerders) De bestaande organisatiebeheerder kan zijn gegevens aanpassen en zo zijn taak overdragen aan een nieuwe organisatiebeheerder. Klik in het linkermenu op: Eigen gegevens 13

14 De organisatiebeheerder kan hier de naam, het telefoonnummer, het adres en het wachtwoord aanpassen. Dit zijn tevens de inloggegevens voor de beheerder. In de schermafdruk hierboven zijn de gegevens van de beheerder aangepast. 14

15 De wijziging is zichtbaar boven het linkermenu: de gebruiker is nu Alle registraties die door de vorige beheerder zijn gedaan staan nu tegelijk op naam van de nieuwe beheerder. Als dit voor uw organisatie een onwenselijke situatie is, omdat u per registratie wilt weten wie het bestek heeft geregistreerd, kan ook door CROW een nieuwe beheerder worden toegevoegd. U kunt dit verzoek per richten aan de RAW-helpdesk. adres: rawhelpdesk@crow.nl Wijzigen gegevens bestekschrijver De bestekschrijver kan ook zijn eigen gegevens inzien en aanpassen. Vanuit het scherm van de besteksregistraties: Klik in het linkermenu op Eigen gegevens 15

16 Pas op dit scherm de gegevens aan en druk op OK om de wijziging op te slaan Verwijderen / opheffen toegang digitaal registreren Verwijderen organisatie Het verwijderen van een organisatie uit het systeem van digitaal registreren kan alleen door CROW worden uitgevoerd. Na beëindiging van de gebruikersovereenkomst met CROW en nadat aan alle betalingsverplichtingen is voldaan, wordt de account gesloten en is verder ontoegankelijk voor (vroegere) gebruikers. Voor het opzeggen van de gebruikersovereenkomst kunt u zich wenden tot CROW Verwijderen organisatiebeheerder Organisatiebeheerders kunnen niet door de organisatiebeheerder worden verwijderd. De bestaande organisatiebeheerder kan zijn eigen gegevens aanpassen in de gegevens van de nieuwe organisatiebeheerder (zie 2.2.2). Als een nieuwe organisatiebeheerder door CROW wordt ingevoerd bij de organisatie kan ook op verzoek de bestaande organisatiebeheerder worden geblokkeerd, zodat er maar één organisatiebeheerder over blijft. 16

17 Verwijderen bestekschrijver (alleen voor organisatiebeheerders) Ga vanuit het overzicht met de besteksregistraties naar Gebruikers Klik op de naam van de bestekschrijver die u wilt verwijderen: 17

18 Klik op Verwijderen om de bestekschrijver te verwijderen De bestekschrijver is uit de lijst verwijderd Vestigingen Dit gedeelte van de handleiding is speciaal bedoeld voor organisaties die meerdere vestigingen / afdelingen hebben die elk hun eigen bestekken registreren en dit ook per vestiging / afdeling gescheiden willen houden. Binnen de organisatie heeft de organisatiebeheerder van de hoofdorganisatie het overzicht over alle registraties. 18

19 Toevoegen vestiging en vestigingsmanager De organisatiebeheerder van de hoofdorganisatie kan vestigingen toevoegen, wijzigen en laten vervallen. NB. Zorg er voor dat, voordat u een vestiging gaat toevoegen, er tenminste al één gebruiker is toegevoegd. Bij het toevoegen van een vestiging hoort ook het toevoegen van een vestigingsmanager. U kunt de vestigingsmanager alleen kiezen uit reeds geregistreerde bestekschrijvers. (Zie voor toevoegen bestekschrijver 2.1.3) Schematisch is hieronder weergegeven hoe een organisatiestructuur er uit ziet voor het systeem van digitaal registreren: Hoofdorganisatie Organisatiebeheerder Vestiging A Vestigingsmanager A Vestiging B Vestigingsmanager B Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Bestekschrijver Vestigingen toevoegen gaat als volgt: Nadat u bent ingelogd (zie 2.1.5) ziet u het overzicht van de besteksregistraties: In het linkermenu kiest u: Vestigingen 19

20 U ziet het volgende scherm indien er nog geen vestigingen zijn toegevoegd: Klik in het linkermenu op : Vestiging toevoegen Voer de gegevens van de vestiging in. Het adres heeft niets te maken met het inloggen op de website, het zal alleen voor administratieve doeleinden worden gebruikt. Kies in het pull-down menu uit een van de ingevoerde gebruikers een vestigingsbeheerder. 20

21 Klik vervolgens op OK om het proces te voltooien. De vestiging wordt toegevoegd. Als de gekozen vestigingsbeheerder inlogt met zijn bestaande adres en wachtwoord, dan krijgt hij daarna de gegevens en registraties van de vestiging te zien. Hij kan niet meer met die gegevens inloggen / registreren op de lijst van de hoofdvestiging. Door op de regel van de vestiging te klikken verschijnen de ingevoerde gegevens voor de vestiging op het scherm: 21

22 Voor het aanpassen van de gegevens: zie Vestigingsmanager (bevoegdheden) Wanneer een organisatie meerder vestigingen heeft (zie 2.4), dan wordt per vestiging voor het digitaal registreren van bestekken door de organisatiebeheerder van de hoofdorganisatie een vestigingsmanager aangewezen die voor de vestiging dezelfde bevoegdheden heeft als de organisatiebeheerder voor de gehele organisatie. Als de vestigingsmanager inlogt, ziet hij het overzicht van de registraties van de vestiging: 22

23 De mogelijkheden voor de vestigingsmanager zijn in het linkermenu weergegeven. Zie voor de beschrijving van de menu-items de beschrijvingen bij de organisatiebeheerder Wijzigen vestigingsgegevens De organisatiebeheerder en de vestigingsmanager kunnen de gegevens van de vestiging aanpassen. a. door de organisatiebeheerder Klik in het linkermenu op Vestigingen Het overzicht van de vestigingen komt op het scherm: 23

24 De organisatiebeheerder kan hier alle gegevens van de vestiging aanpassen, inclusief de vestigingsmanager. Zie voor het kiezen van een vestigingsmanager b. door de vestigingsmanager Inloggen op de vestiging met de inloggegevens van de vestigingsmanager: Klik in het linkermenu op Vestigingsgegevens De vestigingsmanager kan de gegevens aanpassen, maar niet de vestigingsmanager zelf. Aanpassen van de vestigingsmanager dient door de organisatiebeheerder uitgevoerd te worden (zie a) 24

25 Wijzigen vestigingsmanager Alleen de organisatiebeheerder kan de naam van de vestigingsmanager aanpassen. Zie a Verwijderen vestiging De organisatiebeheerder van de hoofdorganisatie kan vestigingen verwijderen / opheffen. Ga in het linkermenu naar Vestigingen Klik op Intrekken om de vestiging te verwijderen. U ziet eerst de onderstaande mededeling: 25

26 Bestekschrijvers van de vestiging worden automatisch naar de hoofdorganisatie overgezet door op OK te klikken Verwijderen vestigingsmanager Vestigingsmanagers kunnen wel worden gewijzigd, maar niet worden verwijderd; een vestiging kan niet zonder vestigingsmanager. Zie voor wijzigen vestigingsmanager 2.4.3a. Als de naam van de vestigingsmanager is gewijzigd volgens 2.4.3a, dan is de eerste vestigingsmanager weer bestekschrijver voor het verwijderen van bestekschrijvers zie Registreren van bestekken / overeenkomst met open posten (Als u voor de eerste maal een bestek wilt registreren, zie dan eerst voordat u verder gaat) 3.1. Ontgrendelcode Wanneer u een bestek registreert ontvangt u voor het bestek een registratienummer en een ontgrendelcode. Deze gegevens zijn nodig om het bestek uit de conceptstatus te halen (zie Inleiding). Als u via de bestekschrijfsoftware registreert gaat alles automatisch en worden deze gegevens direct in het bestek opgenomen. Als u via de website registreert, of wanneer het om de een of andere reden niet lukt om automatisch via de bestekschrijfsoftware te registreren, dan moet u het registratienummer en de ontgrendelcode handmatig overnemen in het bestek. Na registratie kunt u het bestek nog op alle punten bewerken zonder dat dit invloed heeft op de registratie. Alleen het besteknummer kan niet meer worden gewijzigd, omdat de ontgrendelcode mede is gebaseerd op het besteknummer. Als u het besteknummer later wilt aanpassen zie dan Via de website (Als u voor de eerste maal een bestek wilt registreren, zie dan eerst voordat u verder gaat) Toevoegen registratie voor de eigen organisatie Na het inloggen ziet u het overzicht van de geregistreerde bestekken 26

27 Klik in het linkermenu op: Registratie toevoegen U ziet het onderstaande scherm: Hier kunt u kiezen uit: Uitgifte en betaling door eigen aanbestedende dienst, dit is de meest voorkomende registratie-optie als het bestek wordt opgesteld door of voor de organisatie die het werk ook zelf op de markt gaat brengen. Gebruik bij onderaannemingsovereenkomst of interne dienst, dit wordt toegepast als er wel een bestek wordt geschreven voor het uitvoeren van werkzaamheden, maar de eigen dienst de werkzaamheden uitvoert, met andere woorden, er is geen aanbesteding en soms ook geen aanneemsom. Nadat u een keus hebt gemaakt klikt u op Verder 27

28 U ziet het onderstaande scherm: Hier vult u de volgende gegevens in: Besteknummer: als u via de website registreert, dient het besteknummer exact gelijk te zijn aan het besteknummer zoals het in het bestek is opgenomen c.q. wordt opgenomen. Er mag geen punt, komma, spatie, streepje enz. ontbreken dan wel verschillen. De ontgrendelcode die u ontvangt is namelijk op het besteknummer gebaseerd. Omschrijving; een korte omschrijving van het werk, zorg er voor dat de omschrijving die hier wordt gegeven in ieder geval erg lijkt op de omschrijving uit het bestek. Aanbestedingsdatum; hier vult u de datum in of u gebruikt het kalendersymbool om de datum in te vullen. Wanneer de aanbestedingsdatum nog niet precies bekend is bij het registreren van het bestek kunt u altijd een datum opgeven die rond de vermoedelijke datum van aanbesteding zal liggen. Betalingsverplichting in bestek, dit kunt u wijzigen in Directe betaling (factuur) door op het pijltje naast het keuzevak te klikken. Betalingsverplichting in bestek betekent dat de aannemer de betaling verricht en dat de opdrachtgever de betaling op haar beurt weer aan de aannemer doet bij een termijnbetaling van het werk. Directe betaling (factuur) betekent dat uw organisatie van CROW een factuur ontvangt van 0,15% over de opgegeven aanneemsom. De aannemer hoeft dan niets meer te doen. Regulier bestek of Overeenkomst met Open Posten (OMOP), hier kiest u de contractvorm van het bestek. Dit houdt rechtstreeks verband met de betaling van de bijdrage RAW (zie ook de Inleiding) 28

29 Als alles is ingevuld, klikt u op: Registreren En u ziet dat het bestek is toegevoegd aan de lijst met geregistreerde bestekken: Om de gegevens van het geregistreerde bestek te bekijken en om de ontgrendelcode te kunnen zien, klik u op de regel waarop het te bekijken bestek staat, in dit geval de bovenste regel. U ziet de details van de registratie: 29

30 U ziet hier de registratiegegevens van het bestek, aangevuld met het registratienummer en twee ontgrendelcodes. Bij organisaties met een Overeenkomstnummer > 999 zijn beide ontgrendelcodes gelijk, bij andere organisaties (zoals hier) zijn ze verschillend. U kunt de ontgrendelcode aan uzelf laten mailen door op te klikken. De ontgrendelcodes kunnen in principe door elkaar gebruikt worden. De ontgrendelcodes gebruikt u om de conceptstatus van het bestek te wijzigen in een definitieve status. D.w.z. het woord concept verdwijnt bij het afdrukken van het bestek. Hierna is het toch wel mogelijk wijzigingen in het bestek aan te brengen, besteksposten toe te voegen, bepalingen aan te passen enz. Het enige wat niet meer gewijzigd kan worden is het besteknummer. Indien een wijziging hiervan nodig is, dient u voor het bestek onder het bestaande nummer een verzoek tot intrekken van de registratie in (zie 4.5) en registreert u het bestek opnieuw onder het nieuwe besteknummer. In het bestekschrijfprogramma vult u het registratienummer (bij GWWbestek registratiecode ), dit is het volgnummer van de registratie en de ontgrendelcode in. Voor GWW-bestek zie verder 3.3. Voor Bakker en Spees zie Toevoegen registratie voor een andere organisatie (via een machtiging) Als u gemachtigd bent om voor een andere organisatie een bestek te registreren, dan is de procedure als volgt. In het gekozen voorbeeld is de bestekschrijver Bart Bureau van Testaccount5 met adres test5@test.nl die een bestek registreert voor Demo-organisatie. De bestekschrijver is ingelogd en ziet het overzicht van de besteksregistraties van zijn organisatie. 30

31 Kies uit het linkermenu: Registratie toevoegen Omdat er een machtiging aanwezig is, is er een keuzemogelijkheid bijgekomen om namens een andere aanbestedende dienst te registreren, kies in dit geval keuze 2. 31

32 Vul de gegevens van de registratie in en kies in het pull-downmenu de organisatie waarvoor de registratie wordt gedaan. Het aantal machtigingen van organisaties dat u hebt gekregen bepaalt de keuzemogelijkheden in het pulldownmenu. Na registratie is het bestek te zien in het overzicht van de besteksregistraties voor de organisatie waarvoor de machtiging is verstrekt. De bestekschrijver ziet alleen de bestekken die hij zelf namens de andere organisatie heeft geregistreerd. In het pull-downmenu onder Organisatie kan hij de organisatie selecteren voor het overzicht van de voor die organisatie geregistreerde bestekken. 32

33 Als de organisatiebeheerder van de opdrachtgevende organisatie inlogt, ziet hij het overzicht van de geregistreerde bestekken, met daarbij het bestek dat door de gemachtigde is geregistreerd. Dit bestek heeft de status G. Klik op de regel van dit bestek om de registratiegegevens te zien. Te zien is, door wie de registratie heeft plaats gevonden. Klik op Accepteren als de registratie correct is gedaan of op afwijzen indien dit bestek foutief in uw overzicht is opgenomen. 33

34 Na acceptatie wordt de status gewijzigd in R. Bij afwijzen wordt het bestek in het overzicht geplaatst van de organisatie die het geregistreerd heeft. Het aanvullen van de registratiegegevens na de aanbesteding kan gebeuren door de externe bestekschrijver (die het bestek heeft geregistreerd) en door de organisatiebeheerder van de opdrachtgevende organisatie Via bestekschrijfsoftware Gww-bestek (Kpd) (Als u voor de eerste maal een bestek wilt registreren, zie dan 2.1.5) Uitgangspunt is een geopend bestek in GWW bestek van KPD. U ziet het volgende scherm 34

35 Aan het word Concept in de rechter bovenhoek van de schermafdruk ziet u dat het bestek nog niet is geregistreerd. Om te registreren klikt u op: Bestand In het uitgeklapte menu klikt u op Registreren Nu moeten de volgende gegevens worden ingevuld: - uitgifte en betaling door eigen aanbestedende dienst (zie 3.2.1) - uitgifte en betaling door een andere aanbestedende dienst (zie 3.2.2) (NB. Zonder machtiging van een andere organisatie kan niet op het licentienummer van een andere organisatie worden geregistreerd) - uitgifte en betaling in verband met eigen dienst (zie 3.2.1) - uitgifte en betaling in verband met onderaanneming (zie 3.2.1) 35

36 - directe betaling (de bestekschrijvende organisatie ontvangt een factuur van CROW), zie ook de Inleiding - betalingsverplichting in bestek, zie ook de Inleiding - indien het er nog niet in staat: adres en wachtwoord (zie of 2.1.3) Als alles is ingevuld, klik u op: Registreren Als er een directe verbinding met de website kan worden gemaakt, worden de Registratiecode (het registratie-volgnummer) en de ontgrendelcode getoond in de onderste twee velden van het scherm. Indien er geen directe verbinding met de website gemaakt kan worden (dit hangt onder meer af van de netwerk-omgeving waarin u werkt), dan opent de website naast het scherm van GWW-bestek en volgt u de stappen van de registratie op de website zoals beschreven in (zie 3.2). Nadat u op de website hebt geregistreerd, kunt u met knippen en plakken de verkregen ontgrendelcode in het veld Ontgrendelcode plakken. In het veld Registratiecode vult u het registratienummer in (het volgnummer inclusief de nullen) Hierna klikt u op OK en opslaan. 36

37 U keert terug in het beginscherm en het woord Concept is verdwenen. Hiermee wordt zichtbaar dat het bestek is geregistreerd Via bestekschrijfsoftware Bakker en Spees (Als u voor de eerste maal een bestek wilt registreren, zie dan eerst voordat u verder gaat) Uitgaande van het startscherm van de bestekschrijfsoftware met een geopend bestek ziet u het volgende scherm: Klik op Bestand en daarna op Eigenschappen 37

38 Na het klikken op Eigenschappen ziet u het volgende scherm: Klik op de tab Registratie en vul het besteknummer, de omschrijving en de datum van aanbesteding in. Vergeet niet op de plaats van de **** het RAW-licentienummer (4 cijfers) van de organisatie in te vullen bij OVK-nummer afdrager, druk vervolgens op registreren Als er gewerkt wordt met een machtiging voor een externe organisatie, vult u bij OVK-nummer afdrager het OVK-nummer in van de organisatie namens wie u registreert, dus als bestekschrijver van een ingenieursbureau vult u het OVKnummer van de opdrachtgever (bijvoorbeeld een gemeente) in. Het is dan wel vereist dat u door de opdrachtgever bent gemachtigd, anders volgt een foutmelding. 38

39 Hierna wordt het wachtwoord van de bestekschrijver gevraagd (evt. ook de inlognaam invoeren), daarna wordt het bestek opgeslagen en is de registratie voltooid. Als er geen directe verbinding tot stand gebracht kan worden nadat u op OK hebt geklikt, dan dient u het bestek via de website te registreren (zie 3.2). Als u op de website een ontgrendelcode hebt gekregen moet u deze overnemen op het registratiescherm van de bestekschrijfsoftware. Overnemen door middel van knippen en plakken lukt niet bij de software van Bakker en Spees. 4. Beheer registraties 4.1. Aanvullen registratie Nadat het bestek is geregistreerd en aanbesteed, dienen de gegevens van de besteksregistratie te worden gecompleteerd. Dit moet altijd op de website plaatsvinden. Na het inloggen ziet u op het scherm het overzicht van de besteksregistraties: 39

40 Klik op de regel waarop het bestek staat waarvan u de registratie wilt aanvullen. Op het voorbeeld hier boven is dat de derde registratie met registratienummer Daarna ziet u de ingevoerde gegevens van het bestek met de verkregen ontgrendelcodes: Vervolgens vult u de datum van opdracht, de som van de opdracht en de naam van de aannemer in. Daarna klikt u op OK. 40

41 De gegevens zijn op de lijst met besteksregistraties bijgewerkt. Nadat de bijdrage door de aannemer aan CROW is betaald, wordt door de administratie van CROW de registratie op Betaald gezet. (Status wordt B ). Zie ook Aanvullen registratie overeenkomst met open posten Als een overeenkomst met open posten is geregistreerd, is dat te zien aan het woord Posten in de rechter kolom van het overzicht van de bestekregistraties: Het aanvullen van de registratiegegevens kan plaats vinden door te klikken op de regel waarop het bestek staat vermeld (dus niet op posten klikken) U ziet het scherm met de gegevens van de registratie: 41

42 Hier vult u de datum van opdracht in en de naam van de aannemer. De aanneemsom wordt hier niet ingevuld, omdat bij een overeenkomst met open posten de betaling van de RAW-bijdrage plaats vindt over de verstrekte deelopdrachten (Zie Standaard RAW- Bepalingen 2005) De ingevulde gegevens zijn verwerkt. Na iedere periode van 12 weken vult u het termijnbedrag in van de som van de verstrekte deelopdrachten over de afgelopen periode. Klik hiervoor op Posten in de rechterkolom van de besteksregistratie. U ziet het volgende scherm: 42

43 Klik op Nieuwe termijn om een termijn toe te voegen. De vervaldatum van de termijn wordt automatisch berekend aan de hand van de opgegeven datum van opdracht van het werk. U vult de som van de bedragen van de verstrekte deelopdrachten in. 43

44 Na het klikken op Toevoegen ziet u het overzicht van de termijnbedragen, in dit geval is alleen de eerste termijn aanwezig. De ingevulde termijnen zijn genummerd zichtbaar in de 2 e kolom op het scherm van de besteksregistraties. Per termijn wordt een registratie getoond en de status van de registratie Wijzigen registratie Indien u een wijziging wilt aanbrengen in de geregistreerde gegevens van een bestek, dan gaat u via het scherm met de lijst van besteksregistraties (zie 4.1) naar het bestek waarvan u de gegevens wilt aanpassen. 44

45 Hier kunt u een aantal gegevens van de registratie aanpassen: - de omschrijving van het bestek - de datum van aaanbesteding - de betalingsverplichting (via het bestek of door middel van een rechtstreekse factuur) 4.4. Wijzigen besteknummer na registratie Wijzigen van het besteknummer nadat een bestek is geregistreerd, kan niet plaats vinden zonder dat u het bestek opnieuw registreert. De ontgrendelcode is namelijk gekoppeld aan het besteknummer. Als u het besteknummer wilt wijzigen, gaat u naar de website en naar Digitaal registreren Nadat u bent ingelogd u doet een verzoek tot intrekken van de registratie (zie 4.5). Daarna wijzigt u het besteknummer in de bestekschrijfsoftware en registreert u het bestek opnieuw. Het volgen van de procedure Intrekken is wel essentieel, omdat de betalingsverplichting voor de bijdrage blijft bestaan zolang het bestek geregistreerd is. (Status R, zie ook 4.7) 4.5. Intrekken registratie Als u een registratie van een bestek wilt intrekken, dan moet hiervoor een gegronde reden bestaan. Het kan zijn dat het besteknummer wordt gewijzigd, of dat een reeds geregistreerd bestek een onderdeel gaat vormen van een ander bestek, de aanbesteding wordt afgelast of is mislukt. In dergelijke situaties kan de registratie van een bestek worden ingetrokken. Dit gebeurt altijd door middel van een verzoek tot intrekken, CROW zal dit verzoek in behandeling nemen en het verzoek inwilligen of afwijzen. Afwijzen vindt alleen dan plaats als er contact is geweest tussen CROW en de organisatie. Door in het overzicht van de besteksregistraties op de regel te klikken waarop bestek staat dat u wilt intrekken, komt u bij de registratiegegevens van het bestek: 45

46 U klikt op: Intrekken Hier geeft u de reden aan waarom u de registratie wilt intrekken. In dit voorbeeld wordt het kruispunt opgenomen in een ander bestek. 46

47 Nadat u op OK hebt geklikt, ziet u dat de status van het bestek V geworden is. Dit betekent Verzoek tot intrekken. Na verwerking van het verzoek door CROW wordt de status I (= Ingetrokken); hierna kunnen geen wijzigingen meer in de registratie worden aangebracht. Het besteknummer is vrij om te worden gebruikt voor een ander bestek Overdragen registratie (binnen de eigen organisatie) De bestekschrijver heeft de mogelijkheid één of meerdere bestekken die hij heeft geregistreerd over te dragen aan een collega. De verdere invulling van de registratie met de aanneemsom en de naam van de aannemer kan dan door een ander dan de bestekschrijver worden gedaan. Overdracht van een besteksregistratie kan alleen intern binnen de eigen organisatie. 47

48 De procedure gaat als volgt: Inloggen op de website; u ziet het overzicht van de besteksregistraties Ga in het menu aan de linkerzijde van het scherm naar machtigingen en klik hierop; u krijgt dan het onderstaande scherm te zien. NB. Organisatiebeheerders hebben nog een tabblad Externe machtigingen, zie Klik op de pijl naar beneden achter het vak Overeenkomst 48

49 De bestekschrijver ziet de lijst met de door hem geregistreerde bestekken. Door op de pijl achter het vak Gebruiker te klikken, krijgt u het overzicht van de collega s te zien. Aan één van deze personen kunt u de besteksregistratie overdragen. 49

50 In het bovenstaande voorbeeld heeft de bestekschrijver ervoor gekozen een collega te machtigen voor alle registraties die op dit moment aanwezig zijn. Nadat op de knop Verleen machtiging is geklikt worden de overgedragen bestekregistraties op het scherm zichtbaar ( in het voorbeeld slechts 1, want hij had maar 1 bestek geregistreerd); afgegeven machtigingen kunnen, zoals op de schermafdruk te zien is, worden ingetrokken. Na intrekken van de machtiging komt de registratie weer op naam te staan van degene die het bestek oorspronkelijk heeft geregistreerd. 50

51 Wanneer de gemachtigde bestekschrijver vervolgens inlogt, krijgt hij het overzicht van zijn eigen geregistreerde bestekken met daarbij de overgedragen bestekken. 51

52 4.7. Status registratie In de kolom Status is aangegeven wat de status van de registratie is. De letters staan voor de volgende status: R = Het bestek is geregistreerd, de betaling is nog niet door CROW ontvangen B = Het bestek is geregistreerd, de betaling is ontvangen door CROW V = Door de bestekschrijver is een verzoek tot intrekken van de registratie gedaan I = Het verzoek tot intrekken van een besteksregistratie is gehonoreerd, het bestek is ingetrokken A = Het verzoek tot intrekken van de registratie is afgewezen. De betalingsverplichting voor het bestek blijft bestaan F = Door CROW is een factuur verzonden aan de organisatie; bij de registratie was aangegeven directe betaling G = Een bestek is door middel van een machtiging geregistreerd, de opdrachtgever heeft hierover een ontvangen met het verzoek de registratie te bevestigen. Die bevestiging heeft nog niet plaats gevonden. De besteksregistraties kunnen worden weergegeven op de aard van de status. Dit kan door het klikken op het woord Status op het scherm van het overzicht van de besteksregistraties. Klik in het uitgeklapte menu op de status waarvan u het overzicht wilt zien. Na klikken op status R ziet u alleen de besteksregistraties die de status R hebben. Zie onderstaande schermafdruk. 52

53 5. Veel gestelde vragen 5.1. Wachtwoord vergeten Als u het wachtwoord bent vergeten, gaat u naar de website NB. De hierboven getoonde schermafdruk kan afwijken van de actuele scherminhoud omdat de website regelmatig van actuele berichten wordt voorzien. Het menu aan de linkerzijde wijzigt echter niet. Kies hier in het linkermenu Digitaal registreren, daarna ziet u het inlogscherm voor digitaal registreren: 53

54 Vul uw adres in en klik op verstuur om uw wachtwoord op te vragen. Het wachtwoord wordt aan het opgegeven adres verzonden. Als uw adres niet is aangemeld voor het digitaal registreren van bestekken, dan krijgt u een melding op het scherm. Raadpleeg dan de organisatiebeheerder van uw eigen organisatie Welke ontgrendelcode moet ik gebruiken? In principe moeten beide ontgrendelcodes door elkaar te gebruiken zijn. Soms geeft een ontgrendelcode een probleem, dan geldt in eerste instantie: gebruik voor de software van Bakker & Spees de eerste ontgrendelcode en als u bestekschrijfsoftware van KPD (GWW-bestek) hebt de tweede. 54

55 5.3. Wie is de organisatiebeheerder binnen mijn organisatie? Als u binnen uw organisatie niet weet wie de organisatiebeheerder is, dan kunt u contact opnemen met CROW, afdeling administratie Niet alle registraties zijn zichtbaar op het scherm. Er zijn enkele mogelijkheden: 1. Als u op het pijltje naast het vakje Status hebt geklikt, dan ziet u alleen de registraties met de gekozen status. 2. Registraties die compleet zijn, d.w.z. volledig ingevuld en betaald, blijven gedurende 1 jaar na de datum van aanbesteding zichtbaar. Oudere registraties die volledig zijn verwerkt zijn niet meer zichtbaar op het scherm. U kunt op verzoek een overzicht van de registraties ontvangen, stuur een mail met het verzoek naar rawhelpdesk@crow.nl 55