RAPPORT BEGROTEN EN WERKELIJKHEID. Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland. 11 maart 2013

Transcriptie

1 RAPPORT BEGROTEN EN WERKELIJKHEID 11 maart 2013 Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland

2 1 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

3 Inhoud Voorwoord 4 Hoofdstuk 1 Vraagstelling, normen en aanpak onderzoek Inleiding Aanleiding tot het onderzoek Doel en reikwijdte van het onderzoek Vraagstelling van het onderzoek Normenkader van de RKC Aanpak van het onderzoek door de RKC 9 Hoofdstuk 2 Conclusies en aanbevelingen Inleiding Beantwoording van de onderzoekvragen door de RKC Onderzoekvraag RKC bij de begroting Onderzoekvraag RKC bij de Berap Onderzoekvraag RKC bij de verantwoording Aanbevelingen van de RKC aan de AV van Waterschap Zuiderzeeland 12 Hoofdstuk 3 Bestuurlijke reactie college van Dijkgraaf en Heemraden 14 Hoofdstuk 4 Nawoord Rekenkamercommissie 18 NOTA VAN BEVINDINGEN Hoofdstuk 1 Inleiding 20 Hoofdstuk 2 Bevindingen inzake de financiële informatievoorziening Inleiding Begroten Berap Verantwoorden Waterschapsbelastingen Waterschap Zuiderzeeland Overige baten Kapitaallasten Overige diensten en bijdragen derden 35 Hoofdstuk 3 Bevindingen inzake Begroting 2012 en Meerjarenbegroting Inleiding Begroting Meerjarenbegroting BIJLAGEN 1 Tarieven van de waterschappen in Normenkader 46 3 Geïnterviewde personen 52 4 Geraadpleegde documenten 54 5 Ontwikkeling P&C Cyclus Waterschap Zuiderzeeland Begrotingsjaren volgens Meerjarenbegrotingen 58 7 Fouten en onduidelijkheden in Jaarverslag Waterschap Zuiderzeeland Voorbeelden van financiële indicatoren maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 2

4 3 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

5 VOORWOORD Kort voor de zomer van 2012 heeft de Rekenkamercommissie het rapport Risico's en Weerstandsvermogen uitgebracht. Dat rapport was in feite de eerste fase van een breder onderzoek naar begroten en verantwoorden. Voor u ligt de uitkomst van fase twee van het onderzoek naar begroten en verantwoorden. Hierin heeft de Rekenkamercommissie zich bewust beperkt tot een onderzoek naar de financiële gegevens op het niveau van de exploitatie naar kostenen opbrengstsoorten (Lasten en Baten) en de financiële positie, zoals deze voorkomen in de Planning - en Control (P&C) documenten van het Waterschap. Aanleiding hiertoe vormde, onder meer, de grote verschillen tussen de begroting en de werkelijkheid van deze gegevens in de afgelopen jaren. Daarbij komt nog dat de slechte economische gang van zaken en - vooruitzichten, naar het oordeel van de Rekenkamercommissie, nopen tot een behoedzaam financieel beleid en een goed beeld van de meerjarige ontwikkeling van de financiële positie van het Waterschap. De op handen zijnde invoering van de Wet Houdbare Overheidsfinanciën benadrukt dit nog maar eens. Het onderzoek is vooral gericht op de kaderstellende en controlerende taken van de Algemene Vergadering (AV), als hoogste orgaan van het Waterschap, op eerder bedoeld terrein. De centrale vraag in ons onderzoek is of de AV op basis van de P&C documenten voldoende inhoud kan geven aan deze taken. Om tot een afgewogen oordeel te komen hebben wij, naast de normen voortkomend uit wet en regelgeving, ook normen gehanteerd die in de afgelopen jaren zijn ontstaan bij andere lokale overheden, die met het proces van begroten en verantwoorden zoals dat bij de waterschappen sinds 2009 is ingevoerd, veel meer ervaring hebben. De daartoe speciaal opgerichte Commissie Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) heeft op grond van deze ervaringen uitleg en duiding gegeven aan de wet en regelgeving op dit terrein en een aanvullend normenkader ontwikkeld. De Commissie BBV is (in 2013) in overleg met de waterschappen om haar werkzaamheden uit te breiden met het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording voor Waterschappen (BBVW). In het onderzoek stelt de Rekenkamercommissie de vraag of de AV voldoende in staat is om haar kaderstellende en controlerende rol in te vullen. Daar is - naar haar oordeel - meer voor nodig dan te voldoen aan de geldende wet en regelgeving. Hiertoe doen wij een aantal aanbevelingen. Daarnaast kan ook het proces van scherper begroten, zoals door de AV en college is ingezet, in onze ogen nog aan kwaliteit winnen. Voldoende aandacht voor de verantwoording en goed zicht op de voortschrijdende werkelijkheid zijn hierbij naar ons oordeel onmisbaar. Het is niet de bedoeling van onze aanbevelingen om alle "lucht" uit de begroting te persen. Indien er ruimte nodig is om gedurende het begrotingsjaar adequaat te kunnen handelen, zou de AV kunnen overwegen om de post onvoorzien te verruimen. Hiermee maak je de "lucht" zichtbaar en vergroot je de transparantie. In ons rapport geven wij aan nog een derde fase te overwegen; nl. een onderzoek naar de doeltreffendheid van de bestuurlijke programma's. Dit om de relatie te leggen tussen financiële gegevens enerzijds en de maatschappelijke effecten anderzijds. Inmiddels heeft het college een plan van aanpak gepresenteerd hoe zij 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 4

6 resultaten en effecten van beleid in beeld wil brengen. In de eerste helft van 2013 zal de uitwerking hiervan aan de AV worden voorgelegd. Het is daarom dat wij voorlopig afzien van deze derde fase in ons onderzoek en eerst de uitkomsten van bedoeld plan van aanpak zullen afwachten. Tot slot zijn wij alle betrokkenen in ons onderzoek dank verschuldigd voor de intensieve wijze waarop hieraan medewerking is verleend. Mr. W.R. de Boer voorzitter Rekenkamercommissie Zuiderzeeland 5 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

7 HOOFDSTUK 1 VRAAGSTELLING, NORMEN EN AANPAK ONDERZOEK 1.1. Inleiding In de vergadering van 14 juni 2011 heeft de RKC besloten tot een nadere verkenning van het onderwerp 'begroten en werkelijkheid'. Het belang van het onderzoek is gelegen in het feit, dat de AV het budgetrecht met zijn kaderstellende en controlerende taken op een zo'n goed mogelijke wijze kan uitvoeren. Dit komt duidelijk naar voren bij de jaarlijkse vaststelling door de AV van de tarieven van de waterschapsbelastingen. Het Waterschap is - net als een gemeente - een inkomsten bestedende huishouding. Dit wil zeggen, dat het niet gaat om het vermogen te doen toenemen, maar om beleid en voorzieningen, passend binnen de taken van het waterschap, voor de ingezetenen tot stand te brengen. Voor wat betreft de opbouw van het vermogen verwijzen wij naar ons rapport 'Risico's en Weerstandsvermogen' (mei 2012). Als een inkomsten bestedende huishouding met belangrijke publieke taken is een waterschap - zoals alle andere overheidsorganen - gehouden de uitgaven en inkomsten op een transparante en evenwichtige wijze te begroten en te verantwoorden. De tarieven van de waterschapsbelastingen worden vastgesteld op basis van de (primitieve) programmabegroting. Niet alleen de AV, maar ook de ingezetenen van het waterschap hebben baat bij een transparante en betrouwbare (primitieve) programmabegroting. Grote afwijkingen tussen de primitieve begroting en de realisatie in de jaarverslaglegging doen, volgens de RKC, afbreuk aan het budgetrecht van de AV. Bovendien kunnen (te) ruime budgetten - in theorie - het risico van ondoelmatigheid met zich meebrengen. Tevens is van belang, hoe het college de AV gedurende het jaar informeert over de te verwachten afwijkingen. In dit onderzoek besteedt de RKC dan ook aandacht aan de uitvoeringsinformatie, die het college in de Beraps aan de AV voorlegt. De RKC hecht in dit verband belang aan een actieve informatieplicht van het college. De RKC heeft besloten het onderzoek in 2 fasen uit te voeren: Fase 1 Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit in relatie tot risico's (zie RKC rapport Risico's en Weerstandsvermogen, mei 2012). Fase 2 Onderzoek naar begroten en werkelijkheid. In dit rapport rapporteert de RKC over fase 2 van het onderzoek: begroten en werkelijkheid. De RKC overweegt om in een volgend onderzoek de doeltreffendheid van de bestuurlijke programma's te onderzoeken. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 6

8 1.2. Aanleiding tot het onderzoek De begroting is het basisinstrument, dat de AV ter beschikking staat om middels het budgetrecht een kader vast te stellen voor het in het begrotingsjaar uit te voeren beleid. De begroting geeft een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de verwachtte lasten en de daar tegenoverstaande inkomsten. De begroting wordt vastgesteld door de AV op voorstel van DenH. Met het vaststellen van de begroting ligt in principe het beleid vast, dat in het lopende jaar uitgevoerd gaat worden. Alleen met instemming van de AV kan van de lopende begroting worden afgeweken. Met de vaststelling van de begroting heeft de AV een kader, waaraan het algemeen bestuur de voortgang en realisatie van het financiële beleid in het lopende begrotingsjaar kan toetsen. Voorwaarde voor een goede invulling van deze controlerende taak is wel dat de begroting een zo nauwkeurig mogelijke raming is van wat er gerealiseerd gaat worden, en dat de informatie over de realisatie van het beleid in het lopende begrotingsjaar is toegesneden op de controlerende taak van de AV. In de jaren 2009 en 2010 deden zich aanzienlijke afwijkingen voor ten opzichte van de (primitieve) programmabegroting, zowel aan de baten- als aan de lastenkant. Als verklaring op hoofdlijnen geven de jaarverslagen 2009 en 2010 het volgende aan: "Het positieve jaarresultaat (..) is het gevolg van onvoorziene meevallers en het gevoerde beleid van kritisch financieel beheer." "Het overgrote deel van de afwijkingen wordt niet veroorzaakt omdat de begrote activiteiten niet zijn uitgevoerd, maar heeft een andere externe oorzaak." Beide jaren kenmerken zich door grote afwijkingen tussen het begrote resultaat en de werkelijkheid, De RKC wil voor beide jaren nagaan, of de AV hierover tijdig en volledig is geïnformeerd. De vraag doet zich volgens de RKC voor, of de AV in deze situatie wel voldoende inhoud kan geven aan de kaderstellende en controlerende taken, die middels het budgetrecht haar verantwoordelijkheid zijn Doel en reikwijdte van het onderzoek De doelen van het onderzoek van het RKC zijn: toetsen / beoordelen van de wijze waarop de AV het budgetrecht uitoefent; toetsen / beoordelen van de wijze waarop het college van DENH sturing / inhoud geeft aan het begrotingsproces en de daarmee samenhangende verantwoording over de realisatie van inkomsten en uitgaven in dat jaar; de AV handvatten aan te reiken voor de kaderstellende en controlerende taken, die de AV heeft ten aanzien van het budgetrecht. De RKC heeft zich in dit onderzoek naar Begroten en Werkelijkheid beperkt tot de informatievoorziening over het financiële beleid. De RKC verstaat in het kader van dit onderzoek onder 'financiële beleid': (1) de exploitatie in de zin van opbrengsten- en kostensoorten en (2) de financiële positie van het waterschap in de genoemde P&C documenten. De RKC heeft zich in het onderzoek niet gericht op de bestuurlijke programma's. De RKC heeft zich beperkt tot de analyse van de voornaamste P&C documenten, namelijk: Programmabegroting (inclusief Voorjaarsnota, Meerjarenbegroting, Investeringsplan en Personeelsplan) Berap Jaarverslaglegging 7 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

9 De RKC analyseert in dit onderzoek tevens de voornaamste afwijkingen, met het oog op lessen, die hieruit getrokken kunnen worden voor de toekomst Vraagstelling van het onderzoek De centrale vraagstelling van het onderzoek is: Kan de AV op basis van de P&C documenten voldoende inhoud geven aan haar kaderstellende en controlerende taken? Ten aanzien van de kaderstellende taak: Is de opzet van de begroting - wat betreft gedetailleerdheid en nauwkeurigheid (afspiegeling van de verwachte werkelijkheid) - van dien aard dat zij een goed kader biedt, waaraan de voortgang getoetst kan worden? Ten aanzien van de controlerende taak: Is de informatieverstrekking aan de AV over de ontwikkelingen in het lopende resp. afgelopen begrotingsjaar toegesneden op de controlerende taak, die de AV heeft ten aanzien van de uitvoering van het vastgestelde beleid? 1.5. Normenkader van de RKC De RKC hanteert als leidende gedachte, dat het college gehouden is de uitgaven en inkomsten op een transparante en evenwichtige wijze te begroten en te verantwoorden, rekening houdend met daaraan door de wet gestelde eisen. Daarnaast zijn de normen relevant, die de commissie BBVI stelt aan het proces van begroten en verantwoorden. Op basis van de in bijlage 2 opgenomen normen heeft de RKC 6 normen geformuleerd, die zij toepast in dit onderzoek naar begroten en verantwoorden door het waterschap Zuiderzeeland: Norm 1 RKC: De (la) begroting, de (lb) Berap en de (1c) jaarverslaglegging zijn als documenten op zichzelf voor de AV - en de burger - goed leesbaar, transparant en begrijpelijk en zijn voorzien van heldere motiveringen. Norm 2 RKC: De meerjarenramingen van de baten en lasten naar kosten- en opbrengstsoorten omvatten alle baten en lasten. Norm 3 RKC: De meerjarenraming en de (jaar)begroting zijn gebaseerd op toetsbare, betrouwbare en actuele informatie en verschaffen inzicht in de ontwikkeling van opbrengst- en kostensoorten en in de financiële positie van het waterschap in de komende jaren en bij voorkeur ook van de afgelopen jaren. Norm 4 RKC: De Berap laat een nauwkeurige prognose zien van het te verwachten jaarresultaat. Norm 5 RKC: De jaarverslaglegging kent dezelfde opbouw als de begroting (en daaraan verbonden plandocumenten), teneinde de AV in staat te stellen een inzichtelijke en transparante vergelijking te maken tussen begroting en realisatie. De Commissie BBV dient als expertisecentrum voor de toepassing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV, Staatsblad 27, 2003). De Commissie BBV heeft tot taak het BBV voor provincies en gemeenten van nadere uitleg en uitwerking te voorzien. In 2013 zal deze commissie zijn werkzaamheden uitbreiden met het BBVW ( Besluit Begroten en Verantwoorden voor Waterschappen). 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 8

10 Norm 6 RKC: De jaarverslaglegging bevat een navolgbare analyse van de verschillen ten opzichte van de (primitieve en aangepaste) begroting van het betreffende jaar. In de inleiding van ieder hoofdstuk zijn in een kader de betreffende onderzoekvraag en de toegepaste normen van de RKC opgenomen Aanpak van het onderzoek door de RKC De RKC heeft - naast het houden van interviews (zie bijlage 3) en het onderzoeken van beschikbare documentatie - tevens gebruik gemaakt van informatie bij andere waterschappen en gemeenten op dit terrein. De RKC heeft tijdens het onderzoek kennis genomen van de stukken, die zijn vermeld in bijlage maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

11 HOOFDSTUK 2 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 2.1. Inleiding De RKC heeft op 15 mei 2012 het rapport 'Risico's en Weerstandsvermogen' opgesteld en aan de AV aangeboden. Het rapport is op 26 juni 2012 door de AV behandeld. De voorzitter van de RKC heeft in die vergadering van de AV het rapport 'Begroten en Werkelijkheid' aangekondigd. De RKC heeft de volgende documenten beoordeeld, te weten: Programmabegrotingen (Meerjarenbegrotingen en Voorjaarsnota's, inclusief investeringsplannen, personeelsplannen en beheer/onderhoudsplan); Beraps; Jaarverslagleggingen. De RKC heeft zich in dit onderzoek naar Begroten en Werkelijkheid beperkt tot de informatievoorziening over het financiële beleid. De RKC verstaat in het kader van dit onderzoek onder 'financiële beleid': (1) de exploitatie in de zin van kosten- en opbrengstsoorten en (2) de financiële positie van het waterschap in de genoemde P&C documenten Beantwoording van de onderzoekvragen door de RKC Onderzoekvraag RKC bij de begroting Is de opzet van de begroting - wat betreft gedetailleerdheid en nauwkeurigheid (afspiegeling van de verwachte werkelijkheid) - van dien aard dat zij een goed kader biedt, waaraan de voortgang (van het financiële beleid) getoetst kan worden? Conclusie De begrotingen bevatten in de periode nog te veel "lucht", waardoor de AV de kaderstel/ende rol bij het vaststellen van het financiële beleid minder goed kan uitvoeren. Toelichting conclusie RKC De meerjarenbegrotingen bieden wel een meerjarig inzicht in de verwachte kosten en opbrengsten op het niveau van de bestuurlijke programma's, maar bieden geen meerjarig inzicht in (1) de raming en realisatie van de kosten en opbrengsten op het niveau van de exploitatie en (2) de financiële positie van het waterschap. Voorts constateert de RKC belangrijke tekortkomingen bij de ramingen, aangezien het College: geen goede uitgangspunten hanteert met betrekking tot de WOZ waarde en het aantal wooneenheden bij het begroten van de 'waterschapsbelastingen'; de 'overige baten' niet/onvolledig begroot; de 'rentebaten' en 'rentelasten' niet op een transparante wijze begroot; de lasten niet begroot, die (later) ten laste worden gebracht van de voorzieningen en reserves. De kostensoort 'Overige Diensten' bestaat uit een grote hoeveelheid verschillende posten, die onderling geen samenhang vertonen. Het college handelt hierbij conform het Waterschapsbesluit, maar het zou de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de begroting ten goede komen als de kostensoort 'Overige Diensten' onderverdeeld 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 10

12 wordt, waardoor deze beter aansluit bij de toelichting op deze (grote) post in de verantwoording Onderzoekvraag RKC bij de Berap Is de informatieverstrekking aan de AV over de ontwikkelingen in het lopende begrotingsjaar toegesneden op de controlerende taak, die de AV heeft ten aanzien van de uitvoering van het vastgestelde financiële beleid? Conclusie Uit de Beraps,in de periode , blijkt dat zij niet in voldoende mate de benodigde informatie bevatten om te kunnen sturen op resultaat. Toelichting op conclusie De prognose van het te verwachten jaarresultaat in de Berap is in de periode onnauwkeurig. Het college hanteert in de Berap ieder jaar grote bandbreedtes bij het te verwachten financiële resultaat, waardoor tijdens de uitvoering van het financiële beleid over het lopende begrotingsjaar onvoldoende inzicht wordt geboden in de voortschrijdende werkelijkheid (realisatie) Onderzoekvraag RKC bij de verantwoording Is de informatieverstrekking aan de AV over de ontwikkelingen in het afgelopen begrotingsjaar toegesneden op de controlerende taak, die de AV heeft ten aanzien van de uitvoering van het vastgestelde financiële beleid? Conclusie De jaarverslagleggingen over de periode tonen aan dat de informatieverstrekking aan de AV over de uitvoering van het vastgestelde financiële beleid op diverse punten verbetering behoeft. Hetgeen de controlerende taak van de AV ten goede komt. Toelichting op conclusie De RKC heeft fouten en onduidelijkheden geconstateerd in de jaarverslaglegging De RKC heeft hieraan bijlage 7 van dit rapport gewijd. De RKC meent, dat fouten en onduidelijkheden niet mogen voorkomen. Deze belemmeren de begrijpelijkheid van het jaarverslag. Voorts is de opbouw van de jaarverslaglegging niet conform de opbouw van de begroting en voorjaarsnota (incl. investeringsplan, personeelsplan en beheer/onderhoudsplan), waardoor de vergelijkbaarheid van begroting en realisatie wordt belemmerd. Tevens ontbreekt een analyse van de voornaamste verschillen tussen begroting en realisatie dan wel is deze niet navolgbaar. Tot slot is in het jaarverslag wel de aangepaste begroting opgenomen, maar niet de primitieve begroting. De RKC acht de presentatie van beide (primitieve en aangepaste begroting) van belang, omdat de AV op basis van de primitieve begroting de tarieven vaststelt maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

13 2.3. Aanbevelingen van de RKC aan de AV van Waterschap Zuiderzeeland Op basis van de in paragraaf 2.2 opgenomen conclusies doen wij een tweetal aanbevelingen aan de AV, waardoor deze beter invulling kan geven aan haar kaderstellende en controlerende rollen op het terrein van het financiële beleid. Aanbeveling 1 (1) De RKC beveelt de AV aan de jaarrekening en de voorjaarsnota niet meer in dezelfde vergadering te behandelen, maar in afzonderlijke vergaderingen van het algemeen bestuur. Toelichting Aanbeveling Het doel van deze aanbeveling is, dat het algemeen bestuur zich een oordeel vormt over de realisatie van het voorgenomen financiële beleid, voordat de voorjaarsnota wordt behandeld. Meer aandacht voor verantwoorden is een voorwaarde voor het beter begroten. Indien deze aanbeveling wordt overgenomen, ontstaat ruimte om de uitkomsten van de meest actuele jaarrekening te verwerken in de voorjaarsnota. Aanbeveling 2 De RKC beveelt de AV aan het college een plan van aanpak te vragen, gericht op het verbeteren van de informatie over het financiële beleid in de P en C documenten. De hieronder genoemde verbeterpunten zijn, naar het oordeel van de RKC, effectieve maatregelen om dit te realiseren: bij het begroten de betreffende jaarschijf (= het jaar waarop de begroting betrekking heeft) overzichtelijk te plaatsen in het perspectief van meerjarige realisaties en meerjarige ramingen, betere prestatieafspraken te maken met GBLT, waardoor de informatievoorziening (aan de AV) over cruciale gegevens betreffende de waterschapsbelastin gen verbeterd wordt; Zelf bij de inliggende gemeenten de gegevens opvragen omtrent de verwachte oplevering van wooneenheden, gebouwen etc. voor zover relevant voor het opleggen van aanslagen gebaseerd op de WOZ waarde. (kritische) financiële indicatoren te hanteren. Het gebruik van financiële indicatoren (zie Bijlage 8 van dit rapport) stelt de AV in staat om haar kaderstellende en controlerende rollen beter uit te oefenen door te beschikken over een meerjarig inzicht in de exploitatie en de financiële positie van het waterschap. Tevens geven financiële indicatoren meer inzicht in de financiële effecten van beleidswijzigingen op de exploitatie en de financiële positie van het waterschap; in de Berap (in september) het te verwachten jaarresultaat nauwkeuriger aan te geven door de te hanteren bandbreedte te verkleinen; in de jaarverslaglegging dezelfde opbouw te hanteren als in de begroting en de voorjaarsnota (in cl. investeringsplan, personeelsplan en beheer/onderhoudsplan), waardoor een navolgbare analyse van verschillen kan plaatsvinden. Toelichting Aanbeveling In Bijlagen 2 (Normenkader) en 8 (Financiële indicatoren) van dit rapport heeft de RKC handvatten aangereikt om deze aanbeveling doeltreffend uit te voeren. De RKC merkt hierbij op, dat het de AV en het college vrij staat meer te doen dan de wettelijke normen voorschrijven, indien hiermee de begrijpelijkheid en transparantie van de begroting, Berap en jaarverslaglegging zijn gediend. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 12

14 13 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

15 HOOFDSTUK 3 BESTUURLIJKE REACTIE COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HEEMRADEN Het bestuurlijk wederhoor van het college van DenH is hieronder integraal opgenomen. "Het college dankt de RKC voor het rapport van het onderzoek "Begroten en werkelijkheid" dat de Rekenkamercommissie van Waterschap Zuiderzeeland heeft opgesteld. In deze brief geeft het college zijn reactie op dit rapport. Het college gaat achtereenvolgens in op de conclusies en aanbevelingen die de Rekenkamercommissie in hoofdstuk 2 van de rapportage heeft verwoord. Begroting Conclusie RKC De begrotingen bevatten in de periode nog te veel "lucht", waardoor de AV de kaderstellende rol bij het vaststellen van het financiële beleid minder goed kan uitvoeren. Het college deelt met de Rekenkamercommissie dat de financiële afwijking van de realisatie ten opzichte van de begroting in 2009, 2010 en 2011 groot was en dat het van belang is voor de kaderstellende rol van de Algemene Vergadering om juiste en volledige informatie beschikbaar te hebben. Het college heeft naar aanleiding van de jaarresultaten in deze jaren maatregelen getroffen, waarbij bijvoorbeeld de doorwerking van het jaarresultaat diepgaander is geanalyseerd en verwerkt in de meerjarenbegroting. Dit wordt verder uitgewerkt bij de reactie op de volgende conclusie. Berap Conclusie RKC Uit de Beraps, in de periode , blijkt dat zij niet in voldoende mate de benodigde informatie bevatten om te kunnen sturen op resultaat. Het college constateert dat de nauwkeurige prognose van het financiële jaarresultaat de enige door de RKC gestelde norm is bij dit instrument. Volgens het college omvat dit instrument meer dan enkel een cijfermatige verantwoording. Volgens het college is de Berap de tussentijdse verantwoording waarin over de voortgang en realisatie van de in de begroting opgenomen doelstellingen en strategieën wordt gerapporteerd. Wanneer blijkt dat voor de realisatie van de doelstelling en strategieën ingezette activiteiten en maatregelen onvoldoende of juist te veel middeleninzet in de begroting is opgenomen, wordt door middel van een begrotingswijziging een budgetmutatie aangevraagd. Het sturen op resultaat door de Algemene Vergadering gaat in de ogen van het college dan ook veel verder dan alleen de budgetuitputting. Het college stelt vast dat de in de Berap opgenomen prognose van het financiële jaarresultaat de afgelopen jaren juist een ontwikkeling heeft doorgemaakt. Deze ontwikkeling is naar aanleiding van het jaarresultaat 2009 ingezet en samen met de Algemene Vergadering (stuurgroep Waterschapswet) vormgegeven. De prognose laat een steeds realistischer beeld zien. Bij deze prognose wordt gebruikgemaakt van de budgetuitputting, zoals opgenomen in het financieel systeem en de verwachtingen van de verantwoordelijke budgethouders. Sinds 2011 wordt de prognose driemaal per jaar afgegeven, na het eerste en derde kwartaal mondeling en na het tweede kwartaal schriftelijk via de Berap. De inzet van de Algemene Vergadering in 2011 bij het begrotingsproces 2012 op nog scherper begroten, heeft geleid tot een neerwaartse bijstelling van 12% van het 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 14

16 begrotingsvolume. De voorlopige prognose van het jaarresultaat 2012 laat zien dat strak op de werkelijkheid is geraamd. Het college constateert in dit kader dat er in het rapport geen aandacht is voor het feit dat het jaarresultaat in de afgelopen jaren voor een groot deel is veroorzaakt door ontwikkelingen en gebeurtenissen die buiten de directe invloedssfeer van het bestuur liggen. Verantwoording Conclusie RKC De jaarverslagleggingen over de periode tonen aan dat de informatieverstrekking aan de AV over de uitvoering van het vastgestelde financiële beleid op diverse punten verbetering behoeft. Hetgeen de controlerende taak van de AV ten goede komt. Bij de herziening van de Waterschapswet heeft de Algemene Vergadering kaders gesteld omtrent de bestuurlijke Planning- & Control cyclus, de P&C-instrumenten en de invulling van haar controlerende taak. Kaders hieromtrent zijn o.a. vastgesteld in de Verordening beleid- en verantwoordingsfunctie en de Controleverordening. Het college vult de P&C-instrumenten in volgens de kaders die de Algemene Vergadering hiervoor heeft vastgesteld. Daarnaast hebben zowel de vorige als de huidige accountant van Waterschap Zuiderzeeland, bij de jaarlijkse controle, uitgesproken dat het waterschap beschikt over een planning- en control cyclus die van goed niveau is, waarbij periodiek rapportage plaatsvindt van realisatie versus de in het beleidsplan c.q. begroting opgenomen doelstellingen. Het college zet voor de invulling en verbetering van de P&C-instrumenten graag zijn continue dialoog hierover met de Algemene Vergadering voort, de verbeterpunten die de Rekenkamercommissie heeft aangedragen kunnen hierin worden meegenomen. Aanbevelingen RKC Aanbeveling 1 De RKC beveelt de AV aan de jaarrekening en de voorjaarsnota niet meer in dezelfde vergadering te behandelen, maar in afzonderlijke vergaderingen van het algemeen bestuur. Het college kan zich op zich vinden in deze aanbeveling. Wel dient hierbij te worden opgemerkt dat een korte inventarisatie bij andere waterschappen het beeld oplevert dat het gebruikelijk is dat de voorjaarsnota en jaarrekening in dezelfde vergadering worden behandeld. Dit heeft te maken met het beperkt aantal data waarop de Algemene Vergadering samenkomt. Omdat de jaarrekening, gezien de doorlooptijd, niet eerder aan de Algemene Vergadering kan worden aangeboden, zal de voorjaarsnota een vergadering op moeten schuiven, hetgeen inhoudt dat de voorjaarsnota in de vergadering van juni behandeld zal worden. Aanbeveling 2 De RKC beveelt de AV aan het college een plan van aanpak te vragen, gericht op het verbeteren van de informatie over het financiële beleid in de P en C documenten. De hieronder genoemde verbeterpunten zijn, naar het oordeel van de RKC, effectieve maatregelen om dit te realiseren: - bij het begroten de betreffende jaarschijf" (= het jaar waarop de begroting betrekking heeft) overzichtelijk te plaatsen in het perspectief van meerjarige realisaties en meerjarige ramingen. - betere prestatieafspraken te maken met GBLT, waardoor de informatievoorziening (aan de AV) over cruciale gegevens betreffende de waterschapsbelastingen verbeterd wordt; Zelf bij de inliggende gemeenten de gegevens opvragen omtrent de verwachte oplevering van wooneenheden, gebouwen etc. voor zover relevant voor het opleggen van aanslagen gebaseerd op de WOZ waarde maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

17 (kritische) financiële indicatoren te hanteren. Het gebruik van financiële indicatoren (zie Bijlage 8 van dit rapport) stelt de AV in staat om haar kaderstel/ende en controlerende rollen beter uit te oefenen door te beschikken over een meerjarig inzicht in de exploitatie en de financiële positie van het waterschap. Tevens geven financiële indicatoren meer inzicht in de financiële effecten van beleidswijzigingen op de exploitatie en de financiële positie van het waterschap; in de Berap (in september) het te verwachten jaarresultaat nauwkeuriger aan te geven door de te hanteren bandbreedte te verkleinen; in de jaarverslaglegging dezelfde opbouw te hanteren als in de begroting en de voorjaarsnota (incl. investeringsplan, personeelsplan en beheer/onderhoudsplan), waardoor een navolgbare analyse van verschillen kan plaatsvinden. Het college is continu in gesprek met de Algemene Vergadering over de verbetering van de P&C-instrumenten en zal naar aanleiding van dit rapport de verbeterpunten van de Rekenkamercommissie met de Algemene Vergadering in overweging nemen. Hieronder volgt een eerste reactie van het college op de voorgestelde maatregelen. Op dit moment staat de jaarschijf" in het perspectief van twee voorgaande (waarvan één op basis van realisatie en één op basis van begroting) en drie opvolgende jaren. In totaal worden dus zes jaren weergegeven. Hier kunnen extra voorgaande jaren aan worden toegevoegd. Het college deelt de aanbeveling dat er wat kan worden verbeterd aan de informatievoorziening vanuit GBLT. Het college wil hierbij opmerken dat de waterschappen die deelnemen in GBLT onlangs hebben aangegeven dat GBLT betere, meerjarige prognoses moet afgeven, waarbij duidelijk wordt gemaakt op basis van welke gegevens deze prognoses worden afgegeven. Dit maakt inmiddels onderdeel uit van de nieuw vastgestelde dienstverleningsovereenkomst met GBLT. Daarnaast heeft het waterschap sinds een aantal jaar een eigen Sociaal Economische Verkenning (SEV). Deze wordt jaarlijks geactualiseerd op basis van de dan meest recente gegevens van o.a. gemeenten en provincie. Het waterschap gebruikt deze informatie om onderbouwd het gesprek over de prognose van de eenheden met GBLT te kunnen voeren. Het college kan zich vinden in het gebruik van indicatoren. Het college is daarbij van mening dat het een beperkt aantal moet zijn waar de juiste sturing van uitgaat. Dit is nog niet makkelijk. Het college gaat hierover graag het gesprek aan met de Algemene Vergadering. Het college hecht verder, naast financiële indicatoren, ook belang aan meer beleidsmatige indicatoren. Hier wordt op dit moment, in het kader van het nieuwe Waterbeheerplan, aan gewerkt. De omvang van de bandbreedte van de prognose van het financiële jaarresultaat is geen keuze maar een gevolg van de onzekerheid in de cijfers. Deze onzekerheid neemt af naar mate het jaar vordert. Echter een aantal onderdelen van de prognose, zoals het energieverbruik en de belastingopbrengsten, blijven een grote marge houden tot aan het eind van het jaar. Het college rekent erop dat de gemaakte afspraken met GBLT in de komende jaren ertoe zullen leiden dat de marge in de prognose van de belasting-opbrengsten verkleind zal worden. Het college hanteert zoveel mogelijk dezelfde indeling in de begroting als in de verslaglegging. Daarbij heeft het college zich te houden aan de eisen die de wetgever aan de meerjarenraming, begroting, de jaarrekening en het jaarverslag heeft gesteld waardoor ook verschillen tussen de documenten bestaan. In de jaarverslaggeving tot en met 2011 waren de jaarrekening en het jaarverslag twee afzonderlijke documenten, waarbij het jaarverslag werd ingezet als communicatiemiddel ten behoeve van de ingelanden. In 2011 is de jaarverslaggeving gebundeld, waardoor de plannings- en verantwoordingsinstrumenten meer op elkaar zijn gaan lijken. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 16

18 Tot slot Het waterschap is een lerende organisatie en werkt aan continue ontwikkeling van de uitvoering van activiteiten en verbetering van doeltreffendheid en doelmatigheid. De onderzoeken van de Rekenkamercommissie bieden in de ogen van het college een belangrijke bijdrage aan het lerend vermogen van het waterschap. Het college had graag gezien dat de RKC de ontwikkelingen, zoals o.a. omschreven in bijlage 5, meer had betrokken in de analyses en conclusies van het onderzoek. Dit geldt ook voor de afspraken die het college met de Algemene Vergadering heeft gemaakt rondom de inrichting van de P&C-cyclus. Het college zou verder aan de Algemene Vergadering de overweging mee willen geven om in de evaluatie van de Rekenkamercommissie in te gaan op de focus en abstractieniveau van rekenkameronderzoeken." (einde bestuurlijke reactie) maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

19 HOOFDSTUK 4 NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE Het bestuurlijk wederhoor van het college van DenH geeft de RKC aanleiding tot een kort nawoord. Op de eerste plaats heeft de RKC met waardering kennis genomen van de bestuurlijke reactie van het college van DenH, waaruit overwegend instemming spreekt met de analyse, de conclusies en de aanbevelingen van de RKC. Hieronder gaat de RKC in op: Bestuurlijke reactie op de conclusies van de RKC Bestuurlijke reactie op de aanbevelingen van de RKC Bestuurlijke reactie van het college op de conclusies van de RKC Als oorzaken voor de verschillen tussen begroting en werkelijkheid, verwijst het college in de bestuurlijke reactie voornamelijk naar 'ontwikkelingen en gebeurtenissen die buiten de directe invloedssfeer van het bestuur liggen' Hiervoor echter heeft de RKC geen aanwijzingen gevonden in het onderzoek. Het rapport van de RKC toont aan, dat de verschillen tussen begroting en verantwoording voortvloeien uit onnauwkeurige uitgangspunten, die het college hanteert bij het begroten van de waterschapsbelastingen, de overige baten, de rente, afschrijvingen en de Goederen en diensten van derden. Het college stelt in de bestuurlijke reactie, dat de RKC - bij de beoordeling van de Berap - eenzijdig de nadruk legt op de prognose van het te verwachten financiële resultaat, terwijl de Berap een breder doel heeft. Echter, de RKC heeft het onderzoek Begroten en Werkelijkheid uitdrukkelijk beperkt tot de informatievoorziening over het financiële beleid (op exploitatieniveau van kosten- en opbrengstsoorten). De prognose van het te verwachten financiële resultaat is op dit gebied het voornaamste gegeven, dat het college aan de AV voorlegt. En op dit punt bleken de onzekerheidsmarges vrij groot, ook al worden die in de loop der jaren gaandeweg kleiner. Ten aanzien van de verantwoording beschrijft het college de procedure die wordt gevolgd bij de totstandkoming van de jaarrekening. De bestuurlijke reactie laat echter onverlet, op welke punten de verantwoording nog verbeterd kan worden: consistente indeling begroting - verantwoording vergelijkbaarheid navolgbare analyse van verschillen. Bestuurlijke reactie van het college op de aanbevelingen van de RKC De RKC neemt met instemming kennis van het voorstel van het college om de door de RKC aangedragen verbeterpunten te bespreken met de Algemene Vergadering. De RKC onderkent, dat de AV en het college voortdurend bezig zijn om de kaderstelling, sturing en verantwoording te verbeteren. De RKC heeft in het onderzoek kennis genomen van de werkzaamheden van de AVstuurgroep, gericht op de invoering en verbetering van de programmabegroting in het kader van de Waterschapswet. De RKC heeft in het rapport 'Begroten en Werkelijkheid' (paragraaf 2.2.) uitgesproken het jammer te vinden dat de AV-stuurgroep inmiddels is opgeheven. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 18

20 Immers, de RKC ziet nog mogelijkheden ter verbetering en heeft deze aangegeven in dit rapport. De RKC is van mening dat hiervoor een rol zou kunnen zijn weggelegd voor een dergelijke stuurgroep. De 2 aanbevelingen van de RKC worden door het college grotendeels onderschreven. Het college heeft ook aangegeven waar wordt gewerkt aan verbetering. De RKC neemt hiervan kennis en wil in een navolgingsonderzoek (over ongeveer 2 jaar) nagaan hoe het proces van verbetering van Begroting, Berap en Verantwoording verloopt. In de bestuurlijke reactie stelt het College, naast (door de RKC voorgestelde) financiële indicatoren, ook belang te hechten aan meer beleidsmatige indicatoren. De RKC acht deze ontwikkeling bijzonder positief en hoopt dat de Zuiderzeeland zal beschikken over een aantal strategisch gekozen financiele en beleidsmatige indicatoren, zodat het proces van kaderstelling, sturing en verantwoording voor de AV nog inzichtelijker zal worden. In het recent vormgegeven reservebeleid worden in het kader van de wet HOF en het weerstandsvermogen al dergelijke financiele indicatoren genoemd maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

21 NOTA VAN BEVINDINGEN HOOFDSTUK 1 INLEIDING In de RKC vergadering van 14 juni 2011 heeft de RKC besloten tot een nadere verkenning van het onderwerp 'begroten en werkelijkheid'. Het belang van het onderzoek is gelegen in het feit, dat de AV het budgetrecht met zijn kaderstellende en controlerende taken op een zo'n goed mogelijke wijze kan uitvoeren. Dit komt duidelijk naar voren bij de jaarlijkse vaststelling door de AV van de tarieven van de waterschapsbelastingen. In hoofdstuk 2 presenteert de RKC de bevindingen met betrekking tot de periode In hoofdstuk 3 volgen de bevindingen van de RKC inzake de begroting 2012 en de Meerjarenbegroting In de bijlagen 1 t/m 4 zijn de bronnen voor dit onderzoek van de RKC opgenomen. Tevens heeft de RKC in de bijlagen aangegeven: de ontwikkeling van de P&C cyclus in de periode (bijlage 5) fouten en onduidelijkheden in Jaarverslag 2011 (bijlage 7) Voorbeelden van financiële indicatoren (bijlage 8) De RKC heeft de Nota van Bevindingen voor ambtelijk wederhoor toegezonden aan de secretaris - directeur. Het ambtelijk wederhoor is bedoeld om de ambtelijke organisatie in de gelegenheid te stellen om de RKC te wijzen op eventuele onjuistheden of onduidelijkheden in de Nota van Bevindingen. Na ontvangst van de ambtelijke reactie heeft de RKC een notitie opgesteld, waarin per punt van de ambtelijke reactie is aangegeven, hoe het ambtelijk wederhoor door de RKC is verwerkt. Deze notitie is toegezonden aan de secretaris - directeur. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 20

22 21 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

23 HOOFDSTUK 2 BEVINDINGEN INZAKE DE FINANCIELE INFORMATIEVOORZIENING 2.1. INLEIDING De RKC geeft hieronder een beeld van de ontwikkeling van begrote en gerealiseerde baten en lasten in de periode (ten opzichte van de primitieve begroting = blauwe lijn). De Bevindingen van de RKC zijn in de tekst opgenomen in kaders. De RKC constateert, dat in de jaren 2009, 2010 en 2011 aan de AV sluitende begrotingen zijn voorgelegd, waarin de baten en lasten aan elkaar gelijk waren en derhalve geen overschot of tekort is begroot. De RKC constateert, dat in de jaren 2009, 2010 en 2011 voor zowel de baten als de lasten grote verschillen zijn opgetreden tussen primitieve begroting en realisatie Realisatie Baten en Lasten Baten Begroting Lasten dec dec dec dec dec 2011 Legenda: Groen = Blauw = Rood Realisatie Baten Baten en Lasten volgens ('primitieve') programmabegroting (zij vormen 1 lijn omdat Baten en Lasten in de begrotingen 2009, 2010 en 2011 aan elkaar gelijk zijn = sluitende begroting) Realisatie Lasten De RKC gaat hieronder nader in op de periode door een vergelijking te maken tussen de primitieve begroting volgens de programmabegroting, de begrotingswijzigingen, die (bv. via de Beraps) tijdens het lopende begrotingsjaar zijn doorgevoerd, voor de Baten en de Lasten en de realisaties. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 22

24 De RKC constateert, dat de realisatie in 2009, 2010 en zowel bij de baten als bij de lasten - niet alleen flink afwijkt van de primitieve begroting, maar ook van de (in het lopende begrotingsjaar) aangepaste begrotingen Begroting en Realisatie Baten (realisatie) Baten (aangepast) Begroting (primitief) Lasten (aangepast) Lasten (realisatie) Legenda: Donker groen = Baten (Realisatie) Licht groen = Baten (aangepaste begroting) Blauw = Baten en Lasten volgens ('primitieve') programmabegroting Goud = Lasten (aangepaste begroting) Rood = Lasten (realisatie) In 2009 is de primitieve begroting nauwelijks gewijzigd. In 2010 en 2011 zijn de baten tijdens het begrotingsjaar naar boven bijgesteld en vallen uiteindelijk in de realisatie (jaarrekening) ca. 7,5 % hoger uit dan de aangepaste begroting. Baten Jaar Begroot (primitief) Begroot (aanpassing tijdens begrotingsjaar) Realisatie Afwijking t.o.v. primitieve begroting in Euro en % Afwijking t.. v. aangepaste begroting in Euro en % ,9% + 10,9 ok ,2 % + 4,4 % ,7 % + 5,6 % nb* * niet bekend bij het opstellen van dit rapport van de RKC. Tijdens het begrotingsjaar worden de lasten ieder jaar steeds neerwaarts bijgesteld/aangepast. De realisatie in 2009 en 2010 is uiteindelijk ongeveer 5 % lager dan de aangepaste begroting vormt hierop een uitzondering: daar zijn de lasten uiteindelijk nagenoeg gelijk aan de primitieve begroting maar 3% hoger dan de aangepaste begroting maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

25 Lasten Jaar Begroot (primitief) Begroot (aanpassing tijdens begrotingsjaar) Realisatie Afwijking t.o.v. primitieve begroting in % Afwijking t.o.v. aangepaste begroting in Euro en % ,2 % - 4,2 % ,7 k - 5,3 h ,2 % + 3,0 % nb* * niet bekend bij het opstellen van dit rapport van de RKC. 2.2 BEGROTEN Onderzoekvraag: Is de opzet van de begroting - wat betreft gedetailleerdheid en nauwkeurigheid (afspiegeling van de verwachte werkelijkheid) - van dien aard dat zij een goed kader biedt, waaraan de voortgang getoetst kan worden? Norm 1 RKC: De begroting is als document op zichzelf voor de AV - en de burger - goed leesbaar, transparant en begrijpelijk en is voorzien van heldere motiveringen. Norm 2 RKC: De meerjarenramingen van de baten en lasten naar kostenen opbrengstsoorten omvatten alle baten en lasten. Norm 3 RKC: De meerjarenraming en de (jaar)begroting zijn gebaseerd op toetsbare, betrouwbare en actuele informatie en verschaffen inzicht in de ontwikkeling van opbrengst- en kostensoorten en in de financiële positie van het waterschap in de komende jaren en bij voorkeur ook van de afgelopen jaren. In de periode heeft de organisatie - onder het motto van 'scherper begroten' - diverse maatregelen getroffen. Daarbovenop zijn de maatregelen gekomen, die vanaf in samenspraak met een stuurgroep van de AV - zijn ontwikkeld. De stuurgroep was vanuit de AV ingesteld om vorm te geven aan de implementatie van de Waterschapswet. De RKC constateert, dat de AV-stuurgroep na evaluatie van het project in 2012 door de AV is opgeheven. Nu het proces van begroten en verantwoorden - gezien de financiële resultaten van de afgelopen jaren (en de bevindingen van de RKC) - nog aan scherpte kan winnen, vindt de RKC het jammer dat aan dit initiatief een einde is gekomen. In bijlage 5 beschrijft de RKC het begrotingsproces van Zuiderzeeland, inclusief de ontwikkeling ervan in de jaren Het college stelt bij het begroten 'conservatief - realistisch' te werk te gaan. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 24

26 Binnen het standaard begrotingsproces van Zuiderzeeland vormen de voorjaarsnota's de opmaat voor de programmabegrotingen. De begrotingen zelf zijn gerelateerd aan die van het voorgaande jaar. De RKC constateert, dat over de jaren en 2011 bij het opstellen van de begrotingen in onvoldoende mate rekening is gehouden met de voortschrijdende werkelijkheid van het lopende jaar. Dit vormt een belangrijke verklaring voor de gesignaleerde afwijkingen tussen primitieve (P8), aangepaste begrotingen(ab) en de wekelijkheid (W). De RKC heeft vastgesteld, dat de grootste afwijkingen tussen primitieve begroting, de aangepaste begroting en de realisatie zich in de periode hebben voorgedaan bij onderstaande baten-/lastensoorten: Waterschapsbelastingen (zie ) Overige baten (zie ) Kapitaallasten (zie ) Goederen en diensten van derden (zie ) In paragraaf 2.3 wordt nader ingegaan op de uitvoeringsinformatie, die het college aan de AV verschaft in de bestuursrapportages (Beraps). In de Beraps wordt in de loop van het begrotingsjaar een prognose gegeven van het uiteindelijk te verwachten jaarresultaat. 2.3 BERAP Onderzoekvraag: Is de informatieverstrekking aan de AV over de ontwikkelingen in het lopende begrotingsjaar toegesneden op de controlerende taak, die de AV heeft ten aanzien van de uitvoering van het vastgestelde beleid? Norm 1 RKC: De Berap is als document op zichzelf voor de AV - en de burger - goed leesbaar, transparant en begrijpelijk en is voorzien van heldere motiveringen. Norm 4 RKC: De Berap laat een nauwkeurige prognose zien van het te verwachten jaarresultaat. In 2009 en 2010 legde het college twee maal per jaar (juli en september) een Berap voor aan de AV. In 2011 is op verzoek van de AV 1 Berap opgesteld (8 september 2011). In de Berap kunnen wijzigingen op de begroting van het jaar x worden voorgesteld (af- of bijramingen). De Berap is - voor wat betreft de financiële informatie - gebaseerd op de Maraps en Vorap. In de Marap geven de budgethouders hun verwachtingen met betrekking tot het te verwachten afdelingsresultaat ultimo einde van het begrotingsjaar. Het uitgangspunt van de Marap is het vastgestelde afdelingsplan. Met ingang van 2010 is gestart met het opstellen van een Vorap. De Vorap is de 'samenvatting' van de maraps. In 2010 zijn 2 Voraps opgesteld. In 2011 is 1 Vorap opgesteld. In de Vorap worden de te verwachtingen afwijkingen (financieel, resultaat en planning) op de begroting op beheerniveau geïnventariseerd maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid

27 De RKC constateert, dat het college tot zeer laat in het lopende begrotingsjaar (november/december) grote spreidingen hanteert bij het te verwachten jaarresultaat. De RKC constateert, dat de prognose van het te verwachten exploitatieresultaat (op jaarbasis) in de Beraps 2009 en 2010 flink afwijkt van het uiteindelijke exploitatieresultaat. Hieronder geeft de RKC aan, welke gegevens het college in de Beraps en de realisatie in de jaarrekeningen in 2009, 2010 en 2011 aan de AV heeft gerapporteerd: 2009 Berap (juli) gaf geen prognose van het te verwachten resultaat ultimo Berap (september) gaf geen prognose van het te verwachten resultaat (wel aframing euro). De jaarrekening 2009 sloot met een positief exploitatie resultaat van De meevallers in 2009 waren- zo is letterlijk vermeld in de jaarrekening financieel niet vertaald in de Beraps in Berap (juli) stelde dat +2,7 mln. 'in beeld' is. Berap (september) stelde dat +3,8 mln. 'in beeld' is. In november 2010 meldde het college aan de AV, dat er tussen +3 en +6 miljoen bovenop komt, op basis van 'nieuwe informatie'. De jaarrekening 2010 sloot met een positief exploitatieresultaat van Berap 2011 (september) verwachtte een jaarresultaat tussen 4 en 8 miljoen. In december 2011 gaf de ambtelijke organisatie aan de RKC aan, dat nog steeds een resultaat werd verwacht tussen 4 en 8 miljoen. De jaarrekening 2011 sloot met een positief exploitatieresultaat (incl toevoeging aan bestemmingsreserves). De RKC zou mogen verwachten, dat de spreiding in de loop van het begrotingsjaar kleiner zou worden, om uiteindelijk dicht in de buurt van de realisatie te eindigen. Echter, dit is niet het geval. De RKC constateert, dat de gegevens die Zuiderzee/and - tijdens het lopende begrotingsjaar - ieder kwartaal aan het CBS verstrekt, beter aansluiten bij de latere jaarrekeningresultaten dan de Beraps. 11 maart 2013 Rapport Begroten en Werkelijkheid 26