#4 september Actie: Nederland Leest. Stand van zaken AFAS

Transcriptie

1 Via deze nieuwsbrief krijgt u informatie over wijzigingen en ontwikkelingen binnen onze diensten en producten. Mocht u meer informatie willen of vragen hebben, neemt u dan contact op met BiSC. U vindt de contactgegevens op de laatste pagina. Inhoud Actie Nederland Leest Stand van zaken AFAS Status SEPA aanpassingen Initiatiefvoorstel flexibel werken in 2014 Regiobijeenkomsten CAO Scherpere en kortere WW-uitkering in de maak voor 2016 De Ragetlie-regel Ontwikkeling A&O fonds Status SEPA Windows 8 Actie: Nederland Leest Stand van zaken AFAS Nederland Leest in november Erik of het klein insectenboek van Godfried Bomans. Daarom brengt de vervoersdienst in oktober ruim kilo boekjes en promotiemateriaal van het CPNB naar de bibliotheken in de provincie Utrecht. Heeft u vragen over de ontvangen materialen? Deze kunt u stellen aan de klantenservice van het CPNB: Per 1 januari 2014 stapt BiSC over op een nieuw salarissysteem: AFAS Profit. In de laatste week van september en de eerste weken van oktober, wordt de basisinrichting van HRM/Payroll getest en gecontroleerd en volgen P&O medewerkers van BiSC trainingen bij AFAS. Vanaf oktober 2013 voeren we de administratie HRM/Payroll die in PION staat ook in als schaduwadministratie in Profit, om vervolgens in december een testverloning te kunnen draaien. Tot nu toe verloopt alles op schema. Per 1 januari 2014 is de overgang naar AFAS Profit een feit. We houden u uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen

2 Status SEPA aanpassingen Alle betaalproducten, zoals de overschrijving, acceptgiro en incasso worden per februari 2014 vervangen door producten die voldoen aan de regels voor SEPA (de Single Euro Payments Area). SEPA heeft tot doel om alle eurobetalingen in Europa te standaardiseren zodat er over enkele jaren geen verschil meer is tussen een binnenlandse betaling en een eurobetaling van of naar andere Europese landen. Vanaf februari 2014 maakt iedereen gebruik van de IBAN rekeningnummers. Dit betekent dat alle elektronische systemen deze verandering moeten aankunnen, de informatie in het bibliotheeksysteem is aangepast en alle vergunningen en contracten zijn geregeld. Van de banken mogen we vanaf september zowel op de huidige manier bestanden aanleveren als op de IBAN/BIC-manier. Onze inzet is ervoor te zorgen dat we er helemaal klaar voor zijn om eind januari 2014 over te gaan. We geven u een overzicht van de status per systeem. Mogelijk dat niet alle onderdelen van toepassing zijn op het dienstenpakket dat u afneemt van BiSC. Bicat Wise Het bibliotheeksysteem ( Bicat Wise) is technisch klaar. Een eerste conversie van de oude naar de nieuwe rekeningnummers is afgerond. We plannen aan het eind van het jaar een vervolg conversie, omdat de vertaling van de huidige rekeningnummers door de banken toch nog uitval vertoonde. Vanaf het moment dat de tweede conversie is afgerond maakt u alleen nog maar gebruik van IBAN rekeningnummers bij het invoeren van nieuwe leden. We laten u weten wanneer u hiermee kunt starten. P&O systeem Tot en met januari 2014 werkt BiSC met de bestaande rekeningnummers. Dit omdat in het huidige systeem nog een 13e run moet worden gedaan om het jaar 2013 af te sluiten. In 2014 gaan we over op een ander P&O systeem (AFAS) dat direct met de IBAN rekeningnummers zal gaan werken (zie ook pagina 1). Nieuwe medewerkers kunt u vanaf januari 2014 invoeren met een IBAN rekeningnummer. Financieel systeem Momenteel testen we ons financiële systeem in een testomgeving. Alle uitval van aangepaste rekeningnummers wordt onderschept en verbeterd. Op 4 oktober zetten we de testomgeving over naar de productieomgeving. Deze dag kunt u geen facturen fiatteren en doet BiSC geen betaalrun. Technisch is de inrichting dan klaar zodat we eind januari over kunnen gaan. Tot de overgang eind januari zullen we de niet geconverteerde rekeningnummers handmatig muteren. Actiepunten Op de volgende pagina vindt u een samenvatting van de actiepunten. Als er zaken onduidelijk zijn neemt u dan contact op met Lex van Zuylen via l.van.zuylen@biscutrecht.nl of Als tip nog het volgende: pas u factuur lay-out en briefpapier aan, zodat uw klanten ook uw nieuwe IBAN rekeningnummer hebben!

3 (vervolg vorige pagina: actiepunten SEPA) Bicat Wise BiSC communiceert wanneer conversie is afgerond. Klanten kunnen vanaf dat moment nieuwe leden met IBAN nummers invoeren. Wanneer: december 2013 P&O systeem BiSC wijzigt de rekeningnummers van het huidige personeel naar IBAN Wanneer? Voor eind januari 2014 Bibliotheken voeren nieuwe personeelsleden in volgens de IBAN-methode Wanneer: vanaf 1 januari 2014 Financieel systeem BiSC verplaatst de testomgeving naar de productieomgeving. Fiatteren van facturen is deze dag niet mogelijk. Wanneer: 4 oktober 2013 BiSC vult ontbrekende IBAN nummers aan Eind januari 2014 wordt het in gebruik genomen. Initiatiefwetsvoorstel Flexibel werken in 2014 Er is een initiatiefwetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer. In het wetsvoorstel staat dat werknemers een wettelijk recht moeten krijgen om hun werktijden flexibel in te delen. Als dit wetsvoorstel wordt aangenomen zal het waarschijnlijk in 2014 ingaan. Het moet zo makkelijker worden om werk en zorg met elkaar te combineren. Op dit moment is het niet gebruikelijk dat werknemers hun tijd flexibel indelen. Een verzoek van werknemers om hun werktijden aan te passen bijvoorbeeld aan de schooltijden van hun kinderen kan zonder motivatie door een werkgever worden afgewezen. Er bestaat voor werknemers alleen een wettelijk recht (Wet aanpassing arbeidsduur) om minder of meer uren te gaan werken. Regiobijeenkomsten CAO De nieuwe cao Openbare Bibliotheken komt eraan. Directeuren konden hun wensen en suggesties uitspreken voor de nieuwe cao tijdens regiobijeenkomsten die door de VOB werden georganiseerd. Op de website van de VOB vindt u meer informatie.

4 Houd met het volgende rekening als je iemand aanneemt na de AOW- gerechtigde leeftijd: #4 september 2013 Een aantal bibliotheken kiest er voor om werknemers na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd een contract voor bepaalde tijd te geven. Spreekt u na het beëindigen van het vaste contract van uw werknemer een tijdelijk contract af, dan is het wel belangrijk om rekening te houden met de zogenaamde Ragetlie-regel. Wat betekent deze regel? Als er een contract voor bepaalde tijd binnen drie maanden volgt op een contract voor onbepaalde tijd, eindigt dit contract alleen van rechtswege als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd door een rechtsgeldige opzegging via UWV of ontbinding door de kantonrechter is geëindigd. Spreekt u met wederzijds goedvinden af dat het contract voor onbepaalde tijd bij het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd eindigt en komt u vervolgens een contract voor bepaalde tijd overeen, dan loopt het contract voor bepaalde tijd dus niet van rechtswege af. U moet dan alsnog toestemming vragen bij UWV of de kantonrechter als u de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wilt beëindigen. Wijziging Beleidsregels Ontslagtaak UWV Het lijkt dan slimmer om de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd meteen te beëindigen via UWV en de kantonrechter. U loopt dan later niet meer tegen de Ragetlie-regel aan. Maar hier zit een addertje onder het gras. Sinds 1 september 2012 zijn namelijk de beleidsregels Ontslagtaak UWV gewijzigd. Eén van de wijzigingen is dat UWV geen ontslagvergunning meer geeft voor een AOW-gerechtigde werknemer als blijkt dat hij na zijn ontslag een contract voor bepaalde tijd krijgt. Wilt u het contract voor onbepaalde tijd van de werknemer toch beëindigen voordat hij een contract voor bepaalde tijd krijgt, dan kunt u nog wel kiezen voor een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter. Scherpere en kortere WW-uitkering in de maak voor 2016 De plannen voor de modernisering van de Werkloosheidswet zijn niet opgenomen in de Prinsjesdagstukken, maar worden wel beschreven in de begroting van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Als de wet wordt gemoderniseerd zal de WW-uitkering vanuit de overheid worden ingekort naar maximaal twee jaar en aangescherpt, zodat werken vaker loont. Een aanscherping van de definitie van passende arbeid moet de uitstroom uit de WW bevorderen. Ook komt er meer aandacht voor van-werk-naar-werkbegeleiding. Als de Tweede en Eerste kamer akkoord gaan met dit voorstel, zullen de wijzigingen per 2016 ingaan. Ontwikkeling A&O fonds (Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds) Leden van de VOB hebben op de algemene ledenvergadering van 13 juni 2013, unaniem ingestemd met de oprichting van het Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds (A&O-fonds). In september 2013 komen er regiobijeenkomsten voor de leden. De werkgevers worden daar geraadpleegd over de mogelijke activiteiten van het A&O-fonds. Dit fonds wordt ingezet voor een goed functionerende arbeidsmarkt in de sector openbare bibliotheken. Het A&O-fonds zet met name in op het stimuleren van duurzame inzetbaarheid van medewerkers, zowel landelijk als regionaal. Het fonds zelf wordt een kleine en slagvaardige organisatie. Voor de uitvoering gaat het fonds optimaal gebruik maken van de bestaande infrastructuur in onze branche. 004

5 Windows 8 Vanaf februari 2014 wordt het besturingssysteem Windows XP niet meer ondersteund. Tot begin dit jaar hadden de bibliotheken dit systeem nodig om met de toenmalige versie van Bicat te werken. Het huidige bibliotheeksysteem, Bicat Wise, werkt wel met nieuwe besturingssystemen, vandaar dat wij nieuwe servers en nieuwe pc s gaan uitleveren met de nieuwste software Windows 8. Tevens adviseert BiSC om over te gaan op Office Aangezien in elke bibliotheek de uitgangssituatie anders is, zullen wij met elke bibliotheek afzonderlijk een uitrolplan vaststellen. Voor verdere informatie kunt u zich wenden tot Leon ter Beek via l.ter.beek@biscutrecht.nl Contact ICT Anneke Westland a.westland@biscutrecht.nl / (030) P&O advies: Zoulikha el Ouakili, z.el.ouakili@biscutrecht.nl en Edith van Eijndhoven, e.van.eijndhoven@biscutrecht.nl Personeelsadministratie: Joke van Ommeren, j.van.ommeren@biscutrecht.nl en Ans Duivenvoorden, a.duivenvoorden@biscutrecht.nl Salarisadministratie: Gerda Maas, g.maas@biscutrecht.nl P&O telefoon: (030) Financiën: Lex van Zuylen l.van.zuylen@biscutrecht.nl/ Vervoersdienst: m.hoogendoorn@biscutrecht.nl/ (030)