Sociaal akkoord over AOW-leeftijd

Transcriptie

1 jaargang 13 nummer 6 juni 2010 De toekomst van de secretaris 4 Bezoek van de fiscus 6 Profiteren van LinkedIn 12 Bestuursverkiezingen 17 Vrijwel ieder bestuur heeft een secre- Als uw organisatie te maken heeft Voor bestuurders van non-profitor- In iedere organisatie is het van tijd taris, maar zijn rol en functie kunnen met belastingheffing, komt de Belas- ganisaties is het belangrijk om te tot tijd nodig om nieuwe bestuurs- per organisatie verschillend zijn. Wat tingdienst om de zo veel tijd langs netwerken. Sinds een aantal jaar ge- leden te kiezen. Bestuur Rendement mag u nu en in de toekomst van voor een controle. Wat zijn dan pre- beurt dit op grote schaal online, zo- geeft een overzicht van de belangrijk- uw secretaris verwachten? cies uw rechten en plichten? als via LinkedIn. Wat heeft u hieraan? ste aandachtspunten hierbij. Spaarrente Sociaal akkoord over AOW-leeftijd Ook nu het in economisch opzicht allemaal wat minder gaat, zijn er toch nog behoorlijk wat organisaties die goed in de slappe was zitten. Vroeger was het dan verstandig om dit geld vast te zetten op een deposito, maar sinds ruim een jaar levert een gewone spaarrekening normaal gesproken meer op. De gewone spaarrente is echter ook geen vetpot, want in vergelijking met een jaar geleden zijn de rentetarieven aanzienlijk lager. Wel kan het zinvol zijn om van spaarbank te veranderen, aangezien de rentetarieven bij de ver- De politiek heeft een definitief besluit over de verhoging van de AOW-leeftijd over de verkiezingen heen getild, maar de sociale partners zijn er al uit. De werkgevers- en werknemersorganisaties zijn het eens geworden over een verhoging van de AOW-leeftijd naar 66 jaar. Dit zou dan nog wel even op zich laten wachten, want de verhoging zou pas in 2020 in werking moeten treden. De hoogte van de AOW-uitkering wordt dan afhankelijk van het moment waarop iemand stopt met werken. Wie op 65-jarige leeftijd stopt, wordt gekort op zijn uitkering. Wie langer doorwerkt, krijgt een uitkering die 6,5% hoger is. Vrijwilligers Verder willen de sociale partners de AOW koppelen aan de verdiende lonen en niet meer aan de gemiddelde cao-loonstijging. De sociale partners hebben hun akkoord gesloten om de politiek een stapje voor te zijn. Desondanks is het nog even afwachten of het nieuwe kabinet de uitkomsten van het genoemde akkoord overneemt. Voor veel non-profitorganisaties lijkt de verhoging van de AOW-leeftijd niet gunstig te zijn, aangezien een behoorlijk deel van het vrijwilligersbestand bestaat uit gepensioneerden. Als mensen langer moeten doorwerken, duurt het ook langer voordat zij zich volledig kunnen richten op vrijwilligerswerk. Of dit tot problemen gaat leiden, zal de toekomst moeten uitwijzen. schillende banken nogal uiteenlopen. Wilt u nagaan of het voor uw organisatie zinvol is om over te stappen, dan biedt de website een handig overzicht. in dit nummer Nieuws 2 Secretaris 4 Belastingcontrole 6 Vraag n antwoord 8, 14 Nieuws 9 Bank Rente Decharge 9 SNS 2,4% ABN AMRO 2,1% Fortis 2,1% ING 1,8% Robeco 1,65% Rabobank 1,6% Nieuws 10 Nieuws 11 Online netwerken 12 Nieuws 15 Overstapservice 15 Nieuws 16 Seksuele intimidatie 17 Nieuws 19 Bestuursverkiezing 20 Nieuws 22 Luchtig 23

2 Personeel minimumloon Minimumlonen gaan per 1 juli weer omhoog Per 1 juli 2010 zijn de bruto minimumlonen weer gestegen. De stijging bedraagt 0,6% ten opzichte van de oude minimumbedragen. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft niet alleen minimumbedragen per maand, per week en per dag gepubliceerd, maar ook per uur. Hierbij geldt echter wel dat het bruto minimumuurloon afhankelijk is van het aantal uren dat in uw organisatie/sector normaliter wordt gewerkt bij een fulltime werkweek. In de meeste sectoren is dit 36 of 40 uur. Minimum(jeugd)lonen per 1 juli 2010 Leeftijd Fiscaal minimumloon per maand week dag 23 jaar en ouder 1.416,00 326,75 65,35 22 jaar 1.203,60 277,75 55,55 21 jaar 1.026,60 236,90 47,38 20 jaar 870,85 200,95 40,19 19 jaar 743,40 171,55 34,31 Fiscaal betalingsonmacht Betalingsonmacht digitaal melden Als uw organisatie niet in staat is om een verschuldigd belastingbedrag tijdig te betalen, moet u deze betalingsonmacht melden bij de Belastingdienst. Momenteel kan dit uitsluitend schriftelijk, maar vanaf 4 juli kunt u betalingsonmacht ook digitaal melden. Dit kunt u doen door een digitaal formulier in te vullen dat vanaf de genoemde datum te vinden is op het beveiligde gedeelte van de website van de fiscus. Aansprakelijk U moet de melding van een eventuele betalingsonmacht Personeel WIA doen binnen twee weken nadat u de verschuldigde belasting had moeten betalen. Doet u dit niet, dan loopt u het risico dat de Belastingdienst u en uw medebestuurders persoonlijk aansprakelijk stelt voor de belastingschuld. Uitstellen ontslagaanvraag kan voordelig zijn! Hoewel u de betalingsonmacht na 4 juli ook schriftelijk kunt blijven melden, is het raadzaam om het webformulier te gebruiken. Uw melding is dan namelijk sneller binnen bij de Belastingdienst. Die kan deze dan ook sneller verwerken. 18 jaar 644,30 148,70 29,74 17 jaar 559,30 129,05 25,81 16 jaar 488,50 112,75 22,55 15 jaar 424,80 98,05 19,61 Minimumuurlonen per 1 juli 2010 Leeftijd Fiscaal minimumuurloon bij 36 uur 38 uur 40 uur 23 jaar en ouder 9,08 8,60 8,17 22 jaar 7,72 7,31 6,94 21 jaar 6,58 6,23 5,92 20 jaar 5,58 5,29 5,02 19 jaar 4,77 4,51 4,29 18 jaar 4,13 3,91 3,72 17 jaar 3,58 3,40 3,23 16 jaar 3,13 2,97 2,82 15 jaar 2,72 2,58 2,45 Hoewel u een ontslagvergunning mag aanvragen zodra u het loon van een zieke werknemer twee jaar heeft doorbetaald, kan het soms verstandig zijn om hiermee nog even te wachten. Dit is met name het geval als de medewerker bijna is hersteld of als er binnenkort een functie vrijkomt die hij ondanks zijn ziekte gewoon kan uitoefenen. U kunt er dan samen voor kiezen om de werknemer niet uit dienst te laten treden, maar het re-integratietraject af te maken en de medewerker in dienst te laten blijven. Nog even wachten Door nog geen ontslagaanvraag in te dienen, stroomt de medewerker nog niet in in de WIA (Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen). Dit is voor hem aantrekkelijk, aangezien hij in de WIA slechts 70% van zijn loon krijgt. En ook voor uw organisatie kan het voordelig zijn om nog even te wachten, met name als u via het UWV bent verzekerd voor de WGA (onderdeel van de WIA), en dus geen eigenrisicodrager bent. Want als een werknemer instroomt in de WGA/WIA, betaalt u meer premie. Dit kunt u voorkomen door de loondoorbetalingsperiode te verlengen. Hierbij geldt een minimale verlenging van 13 weken. Lukt het de medewerker uiteindelijk toch niet om weer helemaal aan het werk te gaan, dan kunt u de verlengde loondoorbetaling stopzetten. De verlengde termijn stopt dan 15 weken na de aanvraagdatum.! U kunt de loondoorbetaling verlengen door het formulier Aanvraag verlenging loondoorbetaling WIA in te vullen. Dit formulier kunt u downloaden op 2 Bestuur Rendement

3 Fiscaal btw Ook in 2011 per kwartaal btw-aangifte De crisismaatregel die het alle btw-plichtige non-profits toestaat om slechts één keer per kwartaal btw-aangifte te doen, wordt met een jaar verlengd. Aanvankelijk zou deze maatregel eind 2010 komen te vervallen, maar het demissionaire kabinet heeft besloten om deze wegens groot succes ook in 2011 nog te laten gelden. Hierdoor mogen ook organisaties met een btw-afdracht van meer dan per maand die normaliter maandelijks aangifte moeten doen ook volgend jaar nog volstaan met een kwartaalaangifte. Voorfinancieren Heel concreet houdt de maatregel in dat u pas na afloop van een kwartaal btw Personeel privacy Als één van uw medewerkers ziek wordt, kan het nodig zijn om zijn mailbox te checken. Want het is goed mogelijk dat hij tijdens zijn afwezigheid één of meer s heeft ontvangen die op korte termijn moeten worden afgehandeld. Het is dan ook toegestaan om de mailbox van een zieke werknemer te openen, aangezien uw organisatie eigenaar is van alle zakelijke informatie. U mag echter niet onbeperkt in de mailbox van medewerkers rondsnuffelen, want dat is in strijd met de privacywetgeving. Staan er in zo n mailbox ook privémails, dan mag u deze niet openen, mits uit de onderwerpregel is af te leiden dat het om een privébericht Besturen vergunningen Omgevingsloket opent pas op 1 oktober In Bestuur Rendement kon u al lezen dat u in de nabije toekomst nog slechts één vergunning nodig heeft als uw organisatie een eigen pand wil bouwen, slopen of verbouwen. Deze zogeheten Omgevingsvergunning kunt u dan digitaal aanvragen bij één loket, het zogeheten omgevingsloket ( Dit hoeft aan te geven en af te dragen. Dit betekent bijvoorbeeld dat btw die u in april in rekening heeft gebracht, pas in juli hoeft te betalen, in plaats van in mei. Dat is gunstig, omdat u de betaling van de afnemer dan inmiddels wel ontvangen heeft, zodat u de btw niet hoeft te voorfinancieren. Mails van zieke niet zomaar lezen! Als u nog niet eerder bent overgestapt op de kwartaalaangifte, dan kunt u dit alsnog doen. U moet hiervoor contact opnemen met uw belastinginspecteur. Bent u al eerder overgestapt, dan hoeft u niets te doen. U krijgt dan ook in 2011 één keer per kwartaal een uitnodiging tot het doen van btw-aangifte. gaat. Om discussies te voorkomen, is het raadzaam om een protocol te ontwikkelen waarin u vastlegt wat er precies met de mailbox van een medewerker moet gebeuren als hij ziek wordt. Aparte map Als u in dit protocol opneemt dat een mailbox bij langdurige afwezigheid bijvoorbeeld langer dan een week mag worden geopend, weet de medewerker dat u of een collega in zijn mailbox mag kijken. Hij kan dan eventueel maatregelen nemen om te voorkomen dat u zijn privéberichten onbedoeld opent, bijvoorbeeld door deze in een aparte map te plaatsen. wordt geregeld in de nieuwe Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo), die onlangs is aangenomen door de Eerste Kamer. Deze wet zou per 1 juli 2010 in werking treden, maar dit is nu uitgesteld tot 1 oktober. Dit komt doordat de gemeenten nog niet klaar zijn met het aanpassen van hun systemen. Personeel vacatures Verplicht reageren op sollicitatiebrief De kans is groot dat het binnenkort op Europees niveau verplicht wordt gesteld om te reageren op een sollicitatiebrief. Wie zich niet aan deze verplichting houdt, riskeert een boete. Veel lidstaten van de Europese Unie willen een dergelijke regel graag invoeren, aangezien momenteel slechts 30% van de sollicitatiebrieven wordt beantwoord. Sommige lidstaten voeren waarschijnlijk op korte termijn zelf een regeling in die het reageren op sollicitaties verplicht stelt. Zo kunnen Belgische werkgevers waarschijnlijk al deze zomer een boete van 500 krijgen als zij niet op een sollicitatie reageren. Ook Frankrijk en Duitsland willen zo n regel invoeren. Twee weken In Nederland is het nog niet zo ver, maar desondanks is het wel raadzaam om altijd te reageren als iemand bij uw organisatie solliciteert, alleen al omdat het niet goed is voor uw imago als u niets laat horen. De sollicitatiecode van de NVP schrijft bovendien voor dat u reageert. Hierin staat namelijk dat u een sollicitant binnen twee weken na de afwijzing per brief of per moet informeren. U moet dan ook een toelichting geven op uw afwijzing. Bestuur rampenplan Wees voorbereid! Weet iedereen in uw organisatie wat er moet gebeuren bij een ramp? Veel organisaties zijn hier in de praktijk slecht op voorbereid. Vaak beschikken ze niet of nauwelijks over een rampenplan. En alleen een paar bedrijfshulpverleners opleiden is echt niet voldoende. Zorg ervoor dat er een goed doordracht rampenplan is én dat iedereen weet wat hij/zij moet doen. Dit betekent onder meer dat iedereen de vluchtroute moet kennen en dat u een plaats heeft afgesproken waar iedereen zich verzamelt. Bestuur Rendement

4 Besturen De toekomst van de (verenigings)secretaris Penvoerder of manager? Nederland kent duizenden verenigingen (en stichtingen) en daarmee een veelvoud aan bestuurders. Van oudsher zijn de organisaties die zij besturen klassiek vormgegeven. Bedrijven kennen een CEO en een managementteam. En verenigingen werken met een voorzitter, penningmeester en secretaris als dagelijks bestuur. In dit artikel gaan we specifiek in op de positie van de secretaris. Wat zijn de voordelen van het werken met een secretaris? Wat is zijn rol en functie? En hoe toekomstbestendig is de secretaris eigenlijk? In het bestuur van een vereniging of stichting is de functie van secretaris traditioneel gekoppeld aan de persoon die de pen voert, de verslaglegging voor zijn rekening neemt, vergaderingen voorbereidt en bijwoont, etc. Om maar meteen met de deur in huis te vallen: als dát de scope van de (verenigings)secretaris is, zal zijn functie snel ophouden te bestaan. Modern management Laten we de functie van de secretaris eens in historisch perspectief bekijken en ter vergelijking kijken naar het beeld van dezelfde functie binnen modern (verenigings)management. De secretaris trekt aan heel veel touwtjes De traditionele secretaris De traditionele secretaris is niet alleen degene die de pen voert en/of de vergaderingen voorbereidt. Hij is vooral ook de spin in het web en de rechterhand van de voorzitter. Bekende varianten op de titel zijn scriba, abactis en ambtelijk secretaris. Behalve de voornoemde taken verzorgt de secretaris alle inkomende en uitgaande correspondentie en doet hij de ledenadministratie. Hij zorgt ervoor dat de vereniging aan de wettelijke verplichtingen voldoet en bewaakt de voortgang op acties. Het is wellicht ouderwets omschreven, maar het is een aantrekkelijke rol, die uitsluitend geschikt is voor generalisten met een goede pen en die een spin in het web willen en kunnen zijn. De secretaris besteedt veel tijd aan zijn functie. Want spin in het web zijn, betekent aan veel touwtjes trekken, processen en informatie afstemmen en heel veel overleggen. De verenigingsmanager De tegenhanger van de traditionele secretaris is de verenigingmanager. Veel van bovengenoemde taken worden ook door hem verricht, maar desondanks is zijn rol anders. Het primaat van de functie is namelijk het managen van de vereniging. Daarmee doet hij niets af aan de positie van de voorzitter, want die blijft in charge. De rol van manager betreft twee belangrijke aspecten, namelijk het managen van de organisatie en de uitvoering van alle beleidszaken. Hij bereidt beleidsbesluiten voor, waarna het bestuur besluit. En vervolgens zorgt de verenigingsmanager ervoor dat de besluiten ook worden uitgevoerd. De verenigingsmanager is naar de buitenwereld zichtbaar en geeft leiding aan de organisatie en de mensen die daarin werken. Meest effectief Welke van deze twee functies u het meest aanspreekt, is aan uzelf. Veel relevanter is de vraag wat het meest effectief is. Die vraag is alleen te beantwoorden als u weet waar uw organisatie voor staat (het doel) en welke strategie en structuur de organisatie past. Doel Het doel van een non-profit is vooral het realiseren van de toegevoegde waarde voor leden of het behalen van een bepaald maatschappelijk nut. Vooral bij verenigingen kunnen we het scherp stellen: bedrijven/personen worden hiervan lid uit eigenbelang; zij willen iets halen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld een kerk (het ha- 4 Bestuur Rendement

5 Communicatie is van iedereen De traditionele secretaris communiceert voor de organisatie; hij is de informatietrechter, zowel naar buiten als naar binnen. Maar hoe houdbaar is zijn functie met de komst van social media als Twitter en Hyves? Twitterende bestuursleden zijn al ingeburgerd. Niet zelden worden de tweets al verzonden terwijl de vergadering nog bezig is. Hoezo, communicatie controleren en reguleren? Kortom: communicatie is niet meer voorbehouden aan de secretaris. Communicatie is namelijk van iedereen én wordt steeds sneller. len van inspiratie, geloof, contacten, etc.) en een werkgeversvereniging (het halen van efficiëntie en kennis, invloed op de cao, etc.). Nog vóór de vraag: hoe werven we nieuwe leden? moet u antwoord zien te vinden op de vraag: voldoen wij aan de behoefte van onze leden? Of kortweg: Halen we ons doel? Dergelijk doelgericht denken is voor een bestuurder een tweede natuur bij het nemen van besluiten. Als we vanuit deze context kijken naar de twee uitersten van secretaris en verenigingsmanager, zullen beiden hiermee verschillend omgaan. De verenigingsmanager zal dit omarmen, terwijl de secretaris hierover een deugdelijke notitie zal schrijven. Dat is wellicht wat gechargeerd, maar duidelijk is dat beiden een totaal verschillende rol spelen (sturen versus begeleiden). Strategie Een andere context is de strategie laten we zeggen: de kortetermijnacties van de organisatie. Het moge duidelijk zijn dat beide uitersten ook hier anders zullen opereren. Van de manager wordt verwacht dat hij de strategie bepaalt. Het behoort immers tot zijn competenties om beleid te ontwikkelen dat in lijn is met de doelen en visie van de organisatie, én om grip te hebben op het behalen van die doelen. De penvoerder zal zich meer reactief opstellen. Dit is niet uitgesproken goed of fout, maar het is wel zaak om na te denken over de vraag welke rol in uw organisatie het beste past. Een strategiegedreven organisatie (veel veranderingen, roerige markten, veel wisselende maatschappelijke ontwikkelingen) heeft veel meer behoefte aan een manager dan een organisatie die een vaste/stabiele koers vaart. Structuur De derde context is de structuur van de organisatie. Veelal is de traditionele secretaris de linking pin tussen leden, bestuur, commissie en werkgroepen. Hij schuift overal aan en zorgt voor coherent beleid. Vaak is hij ook veel aan het woord. Dit is voor de (commissie)leden van een organisatie een prettig model. Het geeft een vaste structuur; de secretaris is een duidelijk aanspreekpunt en is van alles uitstekend op de hoogte. Er is wel een trend waarneembaar dat organisaties niet Doelgericht denken is voor bestuurder een tweede natuur zozeer kiezen voor uitsluitend een secretaris, maar daarnaast ook graag in zee gaan met specialisten die voor kortere projecten of slechts enkele uren per week worden ingehuurd. Dit vraagt om een extra competentie van de secretaris. Hij zal namelijk beter in staat moeten zijn om op afstand controle te houden op lopende processen. Hier komt het leidinggeven in beeld. Het laatste aandachtspunt met betrekking tot de structuur is de wijze waarop binnen de organisatie wordt gecommuniceerd. Is het traditie dat alle inkomende en uitgaande stukken daadwerkelijk langs de bestuurssecretaris gaan, of communiceren de verantwoordelijken binnen de vereniging zelfstandig? Met de inbedding van social media, maar eigenlijk ook al met de bijna 100% dekkingsgraad van e- mail, zien we een hang naar het laatste. Dit laat zich simpelweg niet tegenhouden, ook al zal de organisatie hier niet bewust naar streven. is nog enigszins te kanaliseren, maar bij social media is dit vrijwel onmogelijk. Meest passend Het is niet mogelijk om een algemeen antwoord te geven op de vraag wat nu beter past in een organisatie: een secretaris of een (verenigings)manager. Hoogstwaarschijnlijk bent u zelf op basis van de voorgaande tekst prima in staat om in te zien welke functie in uw organisatie het meest passend is. Toch kunnen we in algemene zin wel een conclusie trekken, met als uitgangspunten de voortdurende druk op de maatschappij, de veeleisendheid van leden, de gemiddeld kortere zittingstermijnen van bestuurders, de toenemende druk op communicatievraagstukken, het alsmaar stijgende aantal samenwerkingsverbanden, de inbedding van social media, etc. Kortom: de wereld van verenigingen en stichtingen wordt complexer en dynamischer, en vormt dus een enorme uitdaging. Dergelijke uitdagingen kunnen beter worden aangegaan met een verenigingsmanager dan met een secretaris. De rol van secretaris blijft weliswaar bestaan, maar de functie verandert, namelijk van schrijver en spin in het web naar manager. Rob Rommelse, directeur Bestuursadviesgroep ZPG, tel. (0183) , rrommelse@zpg.nl, Bestuur of buitenstaander De vraag die ieder bestuur zich zou kunnen stellen, is of de functie van secretaris nog wel een bestuursfunctie is. Als de focus van van bestuurders vooral ligt op besturen en besluiten nemen en minder op de uitvoering, dan lijkt het logischer om de secretarisfunctie aan iemand anders over te laten. Dat kan heel goed een buitenstaander zijn, die door uw organisatie wordt ingehuurd. Bestuur Rendement

6 Fiscaal Uw rechten en plichten bij een belastingcontrole De fiscus op de koffie Vrijwel iedere stichting of vereniging heeft te maken met belastingheffing. Zo krijgt iedere non-profit met personeel te maken met loonheffingen en zijn veel organisaties belastingplichtig voor de omzet- en/of de vennootschapsbelasting. De kans is dan groot dat de Belastingdienst u eens in de zoveel tijd met een bezoekje vereert om te controleren of uw administratie aan de eisen voldoet en voldoende belasting heeft afgedragen. Zo n belastingcontrole, ook wel boekenonderzoek genoemd, kan ingrijpende gevolgen hebben, met name als u uw zaken niet op orde heeft. De controleur van de Belastingdienst gat tijdens zijn onderzoek na of u alle wettelijke bepalingen op de juiste wijze heeft toegepast. Daarnaast probeert hij na te gaan of de administratie wel een betrouwbare weergave is van de werkelijkheid. Hiervoor combineert hij informatie uit de administratie met de door u gegeven antwoorden op door hem gestelde vragen, met wat hij om zich heen ziet gebeuren Uw vereniging of stichting kan belastingplichtig zijn voor diverse soorten belastingen: omzetbelasting (btw); loonbelasting en premies werknemersverzekeringen; vennootschapsbelasting; kansspelbelasting; schenk- en erfbelasting. én met informatie die hij al had verzameld tijdens zijn voorbereiding. Spelregels Belastingplicht non-profitorganisaties Het is belangrijk om u goed voor te bereiden op een belastingcontrole en u ook tijdens het onderzoek aan de spelregels te houden. Dit is niet alleen verplicht, maar ook erg verstandig; voor alle betrokkenen Voor elk van deze belastingsoorten heeft uw vereniging of stichting een administratieplicht. Daarnaast onderscheiden we ook nog diverse gemeentelijke belastingen (onroerende zaakbelasting, precariobelasting, baatbelasting, reclamebelasting, etc.), maar die worden niet door de Belastingdienst geïnd, zodat de fiscus hierop ook geen controle uitoefent. is het wel zo prettig als een fiscale controle in een goede sfeer verloopt. Stel bijvoorbeeld dat de belastinginspecteur één of meer fouten ontdekt. Dan zal hij vaak een naheffings- of navorderingsaanslag moeten opleggen en kán hij ervoor kiezen om een boete op te leggen. U zult begrijpen dat hij dan niet snel mild voor u zal zijn als u hem tijdens zijn onderzoek voortdurend heeft dwarsgezeten. Archief Een boekenonderzoek start altijd met een aankondiging hiervan door de controleur. In vrijwel alle gevallen wordt telefonisch een afspraak gemaakt, die daarna schriftelijk wordt bevestigd. In de bevestigingsbrief staan de plaats en tijdstip van het onderzoek en wat er gecontroleerd wordt. Vaak wordt ook aangegeven welke gegevens u beschikbaar moet stellen. Vervolgens kunt u aan de slag gaan met de voorbereidingen. U moet bijvoorbeeld de gevraagde informatie verzamelen. Liggen deze gegevens bij de financiële afdeling, thuis bij een bestuurslid, bij de boekhouder, belastingadviseur of in een archief, dan moet u ervoor zorgen dat u tijdig over de gegevens beschikt. Deelcontrole Welke informatie de controleur nodig heeft, hangt met name af van de belastingsoort waarop de controle betrekking heeft. Vroeger gebeurde het wel dat de fiscus álles kwam controleren, maar tegenwoordig is vrijwel altijd sprake van een deelcontrole. Komt de inspecteur voor 6 Bestuur Rendement

7 Omkering van de bewijslast U bent verplicht om de inspecteur alle gegevens te verstrekken die hij voor zijn controle nodig heeft. Als u dit weigert, kan dit ertoe leiden dat de controleur een naheffings- of navorderingsaanslag oplegt en de bewijslast omkeert. een looncontrole, dan zal hij met name inzicht willen hebben in de loonadministratie en de aansluitingen met de financiële administratie. Gaat het om een btwcontrole, dan zal hij met name inzicht willen hebben in uw in- en verkoopadministratie, etc. Jan en alleman Als de controleur zich op de afgesproken datum heeft gemeld, voert hij eerst een zogeheten openingsgesprek met u. Hierin geeft hij nauwkeurig aan welke stukken hij in het bijzonder wil inzien. Ook maakt hij tijdens dat gesprek Inspecteur niet op eigen houtje vragen laten stellen procedureafspraken met u. Dit is voor u een belangrijk moment, omdat u bij het maken van deze afspraken enige invloed kunt uitoefenen op het verloop van het onderzoek. Zo moet u duidelijk afspreken wie binnen uw organisatie het aanspreekpunt is tijdens de controle. Wijs hiervoor één contactpersoon aan. In kleine organisaties kan dit een penningmeester zijn, maar vaak is het hoofd van de financiële afdeling het aanspreekpunt. Deze kan de meeste vragen van de inspecteur wel beantwoorden en hem anders doorverwijzen naar degene die wel een antwoord heeft op de gestelde vraag, zoals één van de bestuurders of de accountant. Wat heel belangrijk is, is dat u voorkomt dat de inspecteur op eigen houtje vragen Dit betekent dat niet de inspecteur maar ú vervolgens moet bewijzen dat de opgelegde aanslag te hoog is. Kortom: de bewijsvoering ligt bij u, wat tot grote problemen kan leiden. Probeer dit te allen tijde te voorkomen. gaat stellen aan jan en alleman binnen uw organisatie. Stel al uw medewerkers op de hoogte van de controle en laat hen duidelijk weten dat ze geen vragen hoeven te beantwoorden, tenzij het aanspreekpunt hiervoor toestemming geeft. Verse koffie U bent verplicht om de inspecteur toegang te verlenen tot alle gebouwen waarin uw organisatie is gevestigd. De controleur kan zich dan namelijk een beeld vormen van de dagelijkse gang van zaken, het aantal werknemers, etc. Overigens is het raadzaam om de controleur een goede werkplek ter beschikking te stellen, bij voorkeur in een aparte kamer met één of meer afsluitbare kasten. Zorg er ook voor dat hij kan beschikken over een kopieerapparaat. En natuurlijk voorziet u hem regelmatig van verse koffie. Want zoals gezegd, kan het nooit kwaad om voor een prettige verstandhouding te zorgen. Argumenten Na afloop van de controle vindt een eindgesprek plaats, waarin de inspecteur u zal vertellen wat zijn bevindingen zijn. Zo vertelt hij of er volgens hem nog één of meer correcties moeten plaatsvinden en zo ja, waarom. Ook kan hij in dit gesprek nog vragen stellen, die u op dat moment kunt beantwoorden. Zo n eindgesprek kan erg belangrijk zijn, aangezien dit hét moment is waarop u een onjuist standpunt van de inspecteur kunt weerleggen met feiten en argumenten. Ook kunt u zelf nog vragen stellen en eventueel afspraken maken voor de toekomst over onvolkomenheden in uw administratie. Overigens is het meestal verstandig om uw belastingadviseur of accountant bij het eindgesprek aanwezig te laten zijn. Verrassingen Uiteindelijk legt de controleur zijn bevindingen vast in een controlerapport. Dit rapport leidt normaal gesproken niet meer tot verrassingen, aangezien in het eindgesprek al aan de orde is geweest welke correcties de inspecteur eventueel doorvoert. Is daadwerkelijk sprake van Laat uw accountant aanwezig zijn bij het eindgesprek één of meer correcties, dan legt de Belastingdienst vaak een navorderings- of naheffingsaanslag op. In dat geval brengt de fiscus ook heffingsrente in rekening en legt soms ook nog een boete op. Bent u het niet eens met de naheffing/navordering en/of de boete, dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Wordt uw bezwaar vervolgens afgewezen, dan kunt u hiertegen in beroep bij de rechtbank. Fiscale boetes Constateert de Belastingdienst bij een boekenonderzoek één of meer tekortkomingen, dan kan zij u een boete opleggen. Hierbij maken we onderscheid in twee soorten boetes: verzuimboetes; dit zijn relatief lichte boetes, die worden opgelegd bij vrij eenvoudig te constateren, lichte overtredingen, zoals een te late aangifte of een te late betaling; vergrijpboetes; deze zijn gericht op het bestraffen van handelingen (of het nalaten hiervan) waarbij sprake is van grove schuld of opzet. De bewijsplicht hiervoor ligt bij de inspecteur. Vergrijpboetes kunnen oplopen tot 100% van het nagevorderde bedrag. Bestuur Rendement

8 Welke kledingvoorschriften mogen wij binnen onze organisatie opstellen? Onze organisatie is een welzijnsinstelling, die zowel met betaalde krachten als met vrijwilligers werkt. Tot op heden hebben wij ons nooit uitgesproken over de kleding die onze medewerkers dragen, maar de laatste tijd hebben we van enkele bezoekers klachten gehad over de wat frivole kleding van sommige personeelsleden én over de piercings en tatoeages van enkelen van hen. Om één en ander binnen de perken te houden, willen we nu kledingvoorschriften opstellen. Maar hoever mogen wij hierbij gaan? Ieder mens heeft bepaalde grondrechten. Voor de manier waarop iemand zich kleedt, zijn haar draagt of zich versiert met bijvoorbeeld piercings of tatoeages, zijn de volgende vier grondrechten van belang: het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacy); vrijheid van meningsuiting (of expressie); gelijke behandeling (non-discriminatie); vrijheid van godsdienst. Met al deze grondrechten zult u tot op zekere hoogte rekening moeten houden. Hygiëne In de eerste plaats moeten uw kleding- en andere voorschriften (haardracht, versierselen) een gerechtvaardigd doel hebben. In dit kader wordt ook wel gesproken over een zwaarwegend bedrijfsbelang. Ook moet u kunnen aantonen dat uw voorschriften in verband staan met dit belang. Doelen die het stellen van (kleding)voorschriften kunnen rechtvaardigen, zijn: veiligheid, gezondheid en hygiëne; functionaliteit: herkenbaarheid, identificatie, verduidelijking rolpatronen; imago van uw organisatie; professionaliteit van uw medewerkers; publieke opinie. Afplakken Ook moeten de voorschriften in evenredige verhouding staan tot het doel dat u hiermee heeft, met name als er sprake is van inmenging in het privéleven van medewerkers. Met kleding en juwelen is dit niet zo n probleem: deze kunnen worden omgewisseld voordat men naar huis gaat. Maar met haardracht, piercings en tatoeages is dit niet mogelijk. Dus als u deze verbiedt, heeft dit verbod gevolgen voor het privéleven van medewerkers. Concreet betekent dit onder meer dat u mannelijke medewerkers niet zomaar mag verbieden om een baard te dragen, want dat staat al snel niet meer in verhouding tot het doel. Als daadwerkelijk sprake is van inmenging in het privéleven van medewerkers, moet u zo veel mogelijk volstaan met middelen die niet ingrijpend zijn. Dit betekent dat u in plaats van tatoeages of piercings te verbieden, ook kan vragen om deze te bedekken of af te plakken met pleisters. En in plaats van lang haar te verbieden, kunt u ook vragen om dit te bedekken of in een staart te dragen. Godsdienstig Heel belangrijk is dat er geen sprake mag zijn van discriminatie van bepaalde groepen werknemers. Dit betekent bijvoorbeeld dat een kledingvoorschrift niet uitsluitend of voornamelijk mensen met een bepaalde godsdienstige overtuiging mag raken. Ook mag u geen verboden onderscheid maken tussen mannen en vrouwen. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als: vrouwen geen lange broek mogen dragen; mannen geen korte broek mogen dragen (terwijl vrouwen dit wel mogen); mannen geen oorbel mogen dragen; mannen geen lang haar mogen hebben. Willekeur Om ervoor te zorgen dat iedereen weet waar hij aan toe is, moet u zorgen voor duidelijke regels, waarbij geen sprake is van willekeur. Ook moeten de regels op schrift staan. Tot slot moet u ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers vooraf op de hoogte worden gebracht van de (kleding)voorschriften. In de praktijk betekent dit dat de voorschriften voor iedereen ter inzage moeten liggen, zijn opgenomen zijn in het personeelsreglement en/of gepubliceerd zijn op het intranet. Realiseert u zich verder dat, áls uw organisatie een ondernemingsraad heeft, u de kledingvoorschriften alleen mag invoeren als de OR hiermee instemt. 8 Bestuur Rendement

9 Personeel burn-out Burn-out is nu aan te tonen Als een medewerker met een burn-out thuis komt te zitten, is het soms lastig om vast te stellen of hij daadwerkelijk een burn-out heeft. In sommige landen wordt de burn-out zelfs niet erkend als officiële aandoening; in de Verenigde Staten bestaat de burn-out officieel niet. Wetenschappers van de Radboud Universiteit in Nijmegen zijn er echter in geslaagd om een burn-out zichtbaar te maken in de hersenen van patiënten. Zij blijken namelijk vlakker te reageren en minder hersenactiviteit te laten zien. Dit betekent dat deze aandoening nu objectief is aan te tonen. Roofbouw Dit kan met zich meebrengen dat werkgevers vaker aansprakelijk worden gesteld als medewerkers met een burn-out thuis komen te zitten. De werknemer zal dan echter wel moeten bewijzen dat de klachten werkgerelateerd zijn. Zo eiste een werknemer onlangs een schadevergoeding vanwege een burn-out, maar oordeelde de rechter dat het meer aan haar zelf lag dat ze was afgebrand. Een deskundige had namelijk vastgesteld dat de werknemer was uitgevallen, nadat ze zelf jarenlang roofbouw op haar lichaam had gepleegd, wat mede het gevolg was van haar eigen perfectionistische, dwangmatige en veel van zichzelf eisende karakter. Daarom werd haar eis tot schadevergoeding afgewezen. Kortom: een zieke medewerker moet bewijzen dat zijn klachten grotendeels door het werk zijn veroorzaakt.! Hoewel een burn-out lang niet altijd volledig veroorzaakt wordt door de werksituatie, kunt u wel degelijk maatregelen nemen om een burn-out bij medewerkers zo veel mogelijk te vermijden. Hierbij geldt dat u voornamelijk aandacht zult moeten besteden aan stresspreventie, aangezien een burn-out feitelijk altijd het gevolg is van een (jaren)lange periode van voortdurende stress. Besturen aansprakelijkheid Decharge is van groot belang In de meeste non-profitorganisaties zijn de jaarstukken over 2009 inmiddels opgesteld. Voor u als bestuurder is het voorgaande jaar dan nog geen gesloten boek, want in veel gevallen moet aan u nog decharge worden verleend. Dit houdt in dat het beleid dat u in het afgelopen (boek)jaar heeft gevoerd, door de leden of toezichthouders van uw organisatie wordt goedgekeurd. Dit is voor u zeer belangrijk. Want nadat dit is gebeurd, kan uw organisatie u in principe niet meer persoonlijk aansprakelijk stellen voor eventuele schade die zij lijdt naar aanleiding van uw handelingen (of nalatigheid) in het betreffende jaar. Na decharge kunt u dus met een schone lei verdergaan. In verenigingen moet decharge ieder jaar plaatsvinden; dit is wettelijk verplicht. Deze verplichting geldt voor stichtingen in beginsel niet, maar in de statuten van een stichting kan zijn opgenomen dat decharge moet worden verleend. De stichting moet dan echter wel een toezichthoudend orgaan hebben. Interne werking Zoals gezegd, is decharge voor u van belang vanuit het oogpunt van bestuurdersaansprakelijkheid. Dat houdt in dat u persoonlijk aansprakelijk kunt worden gesteld voor de schade die door uw handelingen, of juist door het nalaten hiervan, is veroorzaakt. Decharge heeft uitsluitend betrekking op de interne aansprakelijkheid. Dat betekent dat een besluit tot decharge uitsluitend een interne werking heeft. Derden, zoals de Belastingdienst en andere schuldeisers, hoeven zich hiervan niets aan te trekken. Als decharge is verleend, kunnen zij een bestuurder op grond van de externe bestuurdersaansprakelijkheid gewoon aansprakelijk stellen voor schade die door diens onbehoorlijk handelen is Interne bestuurdersaansprakelijkheid Als nog geen decharge is verleend, kunt u niet zomaar intern aansprakelijk worden gesteld. Dit is namelijk uitsluitend mogelijk als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: De organisatie in de persoon van de leden of toezichthouders kan u een ernstig verwijt maken. Dit betekent dat er sprake moet zijn van een ernstige tekortkoming. Alle relevante omstandigheden zijn afgewogen en pleiten u niet vrij van aansprakelijkheid. U heeft niet gehandeld zoals een redelijk handelend en ervaren bestuurder dat zou hebben gedaan. U heeft geen of onvoldoende maatregelen genomen om de negatieve gevolgen van uw handelen te voorkomen. Uw organisatie had beter van u mogen verwachten. Uw organisatie lijdt schade, die is ontstaan door uw onbehoorlijke bestuur. Bestuur Rendement

10 Financieel energiekosten veroorzaakt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een faillissement en bij een openstaande belastingschuld. Lijken uit de kast In een vereniging moet het bestuur na afloop van een boekjaar aan de algemene ledenvergadering (ALV) verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. De ALV kan dit beleid goed- of afkeuren. Keuren de leden het gevoerde beleid goed, dan zullen zij het bestuur vaak gelijktijdig decharge verlenen. In feite zegt de ALV dan: Geacht bestuur, u heeft uw taak over het afgelopen jaar behoorlijk vervuld en wij ontheffen u van verdere verantwoording over dat jaar. Let op: het besluit tot decharge moet wel schriftelijk worden vastgelegd, bijvoorbeeld in de notulen van de gehouden ledenvergadering. Realiseert u zich dat een dechargebesluit uitsluitend betrekking kan hebben op feiten waarover het bestuur verantwoording heeft afgelegd. Feiten die niet of onjuist zijn vermeld, vallen niet onder het dechargebesluit. Dus als na verloop van tijd nog één of meer lijken uit de kast komen, kan de organisatie haar bestuurders ondanks de verleende decharge toch nog aansprakelijk stellen voor de geleden schade. Raad van Toezicht Aangezien een stichting geen leden heeft en dus ook geen ledenvergadering hoeft een stichtingsbestuur in beginsel geen verantwoording af te leggen van het gevoerde beleid. Zij kan dan dus ook geen decharge krijgen, tenzij de statuten een overeenkomstige regeling bevatten. Zoals gezegd, moet de stichting dan wel een toezichthoudend orgaan hebben, zoals een Raad van Toezicht. Als uw organisatie zo n orgaan heeft, kunnen de statuten de bepaling bevatten dat u na afloop van ieder boekjaar verantwoording moet afleggen aan de Raad van Toezicht. De toezichthouders kunnen vervolgens instemmen met uw gevoerde beleid en decharge verlenen. Wat in de praktijk ook steeds vaker gebeurt, is dat stichtingen hun werknemers en vrijwilligers jaarlijks informeren over de gang van zaken. Dit gebeurt dan bijvoorbeeld in de vorm van een zogeheten algemene medewerkersvergadering (AMEV). Een dergelijke vergadering kan dan worden gehouden vooruitlopend op de decharge die het toezichthoudende orgaan verleent. Vernietiging dechargebesluit Op verzoek van een derde kan de rechter een genomen dechargebesluit vernietigen als dit onredelijk is. Dit is bijvoorbeeld het geval als een meerderheid van de leden van het dechargeverlenend orgaan (persoonlijk) voordeel heeft gehad van de goedgekeurde handelingen van het bestuur. Na een vernietiging van het dechargebesluit kan de organisatie het bestuur weer aansprakelijk stellen. Snel besparen op energiekosten Betaalt uw organisatie een variabel tarief voor energie, dan moet u er rekening mee houden dat uw energierekening vanaf 1 juli stijgt. Door betere economische vooruitzichten en een stijging van de vraag naar energie, gaan de tarieven namelijk vrijwel zeker omhoog. Door uw energietarief nog even snel vast te zetten - vóór 1 juli kan uw organisatie in de komende tijd blijven profiteren van het huidige tarief, dat relatief laag is. Nieuwe klant Afhankelijk van het energieverbruik van uw organisatie, is het interessant om eens goed naar Besturen onderwijs Vanaf volgend jaar krijgen talentvolle leraren uit het primair, voortgezet, beroeps- en speciaal onderwijs de kans om te promoveren en doctor te worden. Jaarlijks zullen tien bevoegde leraren de mogelijkheid krijgen om te profiteren van de zogeheten Promotiebeurs. Dat heeft demissionair staatssecretaris Van Bijsterveldt van Onderwijs bekendgemaakt. deze kostenpost te kijken. Door het tarief vast te zetten, worden de energiekosten beheersbaar. Verder kunt u veel geld besparen door uw energiecontract telkens weer bij een andere leverancier af te sluiten, aangezien u dan kunt profiteren van de actietarieven die u als nieuwe klant krijgt. Deze kortingen kunnen oplopen tot 15%. Zorg er wel voor dat u bij overstappen uw oude energiecontact op tijd opzegt.! Op kunt u snel en eenvoudig uitrekenen bij welke energieleverancier u het goedkoopst uit bent. Promotiebeurs voor leraren Universiteit Het doel van de Promotiebeurs is om leraren de kans te geven om hun doctorsgraad te halen en zo het onderwijs te verbeteren. Docenten worden hierdoor gestimuleerd om zichzelf te blijven ontwikkelen. Leraren die voor de beurs in aanmerking willen komen, moeten een promotor zoeken. Vervolgens moeten zij een onderzoeksplan indienen bij de Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Het onderzoek mag over een onderwerp naar keuze gaan en moet bij een universiteit worden uitgevoerd. Het resultaat van het onderzoek is een proefschrift. De NWO kiest de tien beste voorstellen uit. De docenten die mogen deelnemen, worden vier jaar lang twee dagen per week vrijgesteld van werk, met behoud van hun volledige salaris. Aantrekkelijker Dit initiatief is één van de maatregelen die voortvloeit uit het Actieplan Leraren. Het doel van dit plan is om het onderwijs aantrekkelijker te maken, zodat meer mensen kiezen voor een baan in het onderwijs. Ook moet het actieplan ervoor zorgen dat minder mensen uit het onderwijs stappen. 10 Bestuur Rendement

11 Personeel loonstroken Loonstroken zijn binnenkort digitaal te versturen Binnenkort is het toegestaan om de loonstroken van werknemers digitaal te versturen. De Eerste Kamer heeft onlangs namelijk ingestemd met een wetswijziging die dit mogelijk maakt. Dit betekent dat u een kostenbesparing kunt realiseren, aangezien het niet meer noodzakelijk is om loonstroken op papier te versturen. Dit scheelt niet alleen in de printkosten, maar ook in de verzendkosten. Besturen WK-pool Toestemming Momenteel is nog niet duidelijk wanneer de wetswijziging van kracht wordt. Als dit eenmaal is gebeurd, moet u wel aan enkele voorwaarden voldoen om de loonstroken digitaal te verzenden. In de eerste plaats moet een medewerker hiervoor toestemming geven. Doet hij dit niet, dan zult u de loonstrook op papier moeten blijven verstrekken. Ten tweede moet de werknemer de mogelijkheid hebben om zijn digitale loonstrook op te slaan.! De goedkoopste oplossing is om loonstroken per te verzenden. Maar u kunt er ook voor kiezen om de stroken via een portal beschikbaar te stellen. De werknemer moet hierop dan inloggen. Deze methode is een stuk duurder. Prijs WK-pool soms belast Nu het WK voetbal in volle gang is, is de kans groot dat ook in uw organisatie een WK-pool is georganiseerd. Dit is immers leuk, gezellig en spannend en het komt de teamspirit ten goede. Realiseert u zich echter wel dat een WK-pool formeel een kansspel is. De klos Dit betekent dat de prijswinnaars in principe kansspelbelasting moeten betalen. Dit is het geval zodra een prijs hoger is dan 454. In dat geval moet hierover 29% kansspelbelasting worden betaald. In principe moet de organisator deze belasting inhouden en afdragen. Doet u dit niet, dan zadelt u de prijswinnaar(s) op met de belasting. In de praktijk gebeurt het regelmatig dat de fiscus daadwerkelijk bij zo n winnaar aanklopt en dat diegene de klos is! In natura Het is daarom verstandig om als de totale prijzenpot relatief hoog is de hoofdprijs niet hoger te laten zijn dan 454. Op deze manier voorkomt u dat u kansspelbelasting moet inhouden. Wat niet helpt, is om een prijs is natura uit te reiken, zoals een flatscreen of andere dure apparatuur. De kansspelbelasting geldt namelijk niet alleen bij geldprijzen, maar ook bij prijzen in natura. Personeel social media Jongeren willen kunnen Hyven Non-profits die jonge werknemers en vrijwilligers aan hun organisatie willen binden, ontkomen er niet aan om social media toe te staan. Uit internationaal onderzoek van het Britse IT-magazine Computing blijkt namelijk dat de meeste werkende jongeren op hun werk vrij willen kunnen surfen. Sterker nog: velen vinden het mogen Hyven en Twitteren zelfs belangrijker dan de hoogte van hun salaris! Ook stelt ruim een vijfde van de ondervraagden dat een verbod op het bezoek van sociale netwerksites een reden zou zijn om ontslag te nemen. Let wel: het gaat hierbij niet alleen om medewerkers met Besturen zorgsector Kwaliteitsinstituut voor zorgsector op komst Om de kwaliteit van de zorg te vergroten en daarmee onnodige kosten te vermijden, wordt een Nationaal Kwaliteitsinstituut Gezondheidszorg opgericht. De ministerraad heeft hiertoe ingestemd met een wetsvoorstel van demissionair minister Klink van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. In het kwaliteitsinstituut moet alle expertise over bijvoorbeeld veilige en doelmatige zorg samenkomen. Dit moet ertoe leiden dat de kwaliteitsverschillen tussen de diverse ziekenhuizen en andere zorgaanbieders kleiner worden. Ook moet de patiënt meer inzicht krijgen in die kwaliteit. Sterftecijfers Het kwaliteitsinstituut gaat zich bezighouden met: een kantoorfunctie. Want ook werknemers die niet met een computer werken, kunnen onder werktijd Twitteren en Hyven met hun eigen mobiele telefoon. Het is logisch dat u dit liever niet heeft; er moet immers gewoon worden gewerkt. Grijs Maar aangezien dit met name voor jongeren tussen 25 en 35 jaar reden kan zijn om voor een andere werkgever te kiezen, moet u rekening houden met de consequenties van een eventueel verbod. Dit kan er namelijk toe leiden dat u met een relatief grijs medewerkersbestand komt te zitten. het bevorderen van de ontwikkeling van richtlijnen; het openbaar maken van kwaliteitscijfers, zoals de sterftecijfers van ziekenhuizen of het percentage infecties na operaties; het beoordelen van de kwaliteit, doelmatigheid en veiligheid van uitgevoerde behandelingen in het basispakket van de Zorgverzekeringswet. Momenteel worden deze taken nog uitgevoerd door verschillende organisaties, zoals de Inspectie voor de Gezondheidszorg, het College van Zorgverenigingen en de Nederlandse Zorgautoriteit. Het wetsvoorstel van minister Klink moet nog wel worden goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer. Bestuur Rendement

12 Communicatie Online netwerken: veel kansen, maar ook bedreigingen Lang leve het virtuele netwerk! Voor bestuurders van non-profitorganisaties is het belangrijk om een goed netwerk te hebben. Want het is altijd handig als u (veel) goede contacten heeft met plaatselijke en regionale ondernemers, banken, beslissers bij de overheid (zowel lokaal als provinciaal en landelijk) en bestuurders van andere nonprofits. U weet immers maar nooit in welke situaties deze contacten nog eens van pas kunnen komen, bijvoorbeeld als u sponsor- of subsidiegelden zoekt of behoefte heeft aan een bepaalde expertise. Netwerken is daarom misschien wel belangrijker dan ooit. Zakelijk versus privé Als u online netwerkt, is het raadzaam om privé en zakelijk zo veel mogelijk te scheiden: gebruik LinkedIn voor uw zakelijke relaties en bijvoorbeeld Facebook uitsluitend voor uw privécontacten. En scherm uw privéprofiel af voor onbekenden, zodat de teksten en foto s die u op Hyves en Facebook plaatst uitsluitend kunnen worden gelezen/bekeken door mensen die u als vriend heeft geaccepteerd. Netwerken gebeurde tot enkele jaren geleden voornamelijk op recepties, feestjes, netwerkbijeenkomsten, etc. Sinds een jaar of vijf is echter ook het online netwerken zeer populair, via websites als LinkedIn, Hyves en Facebook. En ook Twitter wordt gebruikt om online te netwerken. Wat kunt u nu precies met al deze toepassingen? En zijn hieraan ook nadelen verbonden? Reputatieschade Online netwerken heeft wel degelijk voordelen. Zo kunt u bijvoorbeeld via LinkedIn eenvoudig contact leggen en onderhouden met relaties die u verder misschien niet zo vaak spreekt. En wie weet wat u ooit nog eens aan hen heeft! Ook kunt u via één algemeen bericht een informatie- of ander verzoek aan meerdere mensen tegelijk sturen, wat erg effectief kan zijn. Maar er zijn ook nadelen verbonden aan online netwerken. Want als het tegenzit, kunnen u én uw organisatie dankzij het wereldwijde web ook tegen een enorme reputatieschade oplopen. Want bent u wel eens nagegaan op welke websites informatie over u te vinden is? En is dat allemaal even positief? Internetgames Als mensen voor het eerst met u in contact komen, is de kans groot dat ze u even googelen : via Google kan men vaak snel een en ander over u te weten komen. Want uw naam kan bijvoorbeeld voorkomen op/in: de website van uw organisatie; uw persoonlijke website of weblog; profielen op netwerksites, zoals LinkedIn, Hyves en Facebook; uw online cv en/of profiel in vacaturebanken; uw Twitterpagina; forums en gastenboeken op websites; een digitaal fotoalbum; een portfolio van uw studie; uw profiel in internetgames; artikelen in (lokale) kranten of tijdschriften, die vervolgens op de website van het betreffende medium zijn geplaatst; ledenlijsten van verenigingen waarvan u lid bent; uitslagen van sportwedstrijden waaraan u heeft deelgenomen; blogs (van anderen) waarin uw naam wordt genoemd. Leugens Het is daarom goed om eens na te gaan wat er over u op internet staat. Bent u hiermee niet gelukkig, ga dan na of het mogelijk is om bepaalde informatie te verwijderen. Hierbij gelden de volgende actiepunten: Verwijder eventuele teksten en foto s waarmee u achteraf toch niet zo gelukkig bent. Wees u er wel van bewust 12 Bestuur Rendement

13 dat deze in Google vaak nog enige tijd zichtbaar blijven. Gaat het om teksten waar u niet zomaar bij kunt, vraag dan aan de betreffende webmaster of hij de informatie wil verwijderen. Stuit u op teksten die niet door uzelf zijn geschreven, maar waarin u of uw organisatie wel op negatieve wijze in de schijnwerper wordt gezet, ga dan na welke acties u hiertegen kunt ondernemen. Hierbij kunt u denken aan blogberichten waarin leugens over u staan. Let wel: het is niet altijd eenvoudig om informatie op websites gewist te krijgen. Niet voor niets wordt over internet gezegd: eens geschreven, altijd gebleven. Uithangbord Er zijn verschillende manieren om online te netwerken. Om te beginnen kunt u uiteraard aandacht voor uw organisatie vragen via de eigen website. Hierop kunt u leden, donateurs, subsidieverstrekkers, banken en andere belanghebbenden informeren over het wel en wee van uw organisatie. Ook kunt u hen via Twitter op de hoogte houden en/of een weblog bijhouden. Daarnaast kunt u online netwerken via netwerksites als LinkedIn, Hyves en Facebook. In tegenstelling tot websites en blogs zijn dit normaliter geen sites waarop u als organisatie actief bent, maar meer als individu. Hier is niks mis mee; u bent immers het uithangbord van uw organisatie. En als u goede contacten Investeer in uw contacten op LinkedIn heeft, kan uw organisatie hiervan profiteren. Professioneel De meest gebruikte, zakelijke netwerksite is LinkedIn. Hierop kunt u, net als op Hyves en Facebook, een profiel aanmaken. In tegenstelling tot de andere twee websites heeft LinkedIn vooral een professioneel karakter. Een profiel op LinkedIn bevat onder meer informatie over uw huidige en vorige activiteiten, gevolgde opleidingen, opgedane ervaring, specialismen, etc. Onder activiteiten kunt u uitgebreide informatie opnemen over uw organisatie en verwijzen naar websites en andere uitingen. Al deze informatie is vindbaar voor Google, dus zorg ervoor dat u zichzelf én uw organisatie goed profileert. Door de juiste kernwoorden te gebruiken, zorgt u ervoor dat u zo veel mogelijk wordt gevonden. Zorg ook voor een compleet profiel, inclusief foto en aanbevelingen (referenties). Wiel uitvinden U kunt op verschillende manieren profiteren van LinkedIn, zeker ook ten behoeve van uw organisatie. Want stel dat u als bestuurder worstelt met een lastig vraagstuk, bijvoorbeeld met betrekking tot de structuur van uw organisatie, een subsidieaanvraag, een conflict met een sponsor, een aanvraag voor een banklening, etc. Dan kan dit u heel wat hoofdbrekens kosten, terwijl iemand binnen uw netwerk die bij een andere organisatie actief is misschien wel een soortgelijk probleem voor zijn Als u gebruikmaakt van LinkedIn, investeer hier dan ook in. Dit betekent in de eerste plaats dat u actief aan de slag moet met het leggen van links. Doe dit niet lukraak, u moet wel iets aan de betreffende mensen hebben (en zij aan u). En als u een uitnodiging stuurt om te worden gelinkt, stuur dan altijd een persoonlijk berichtje mee en niet de standaard Engelstalige uitnodigingstekst. Verder is het van belang om actief deel te nemen aan groepen en u te mengen in discussies binnen deze groepen. Wellicht kunt u iemand een waardevolle tip geven, en wie weet wat die ander in de toekomst nog eens voor u (en uw organisatie) kan doen! kiezen heeft gehad én dit heeft opgelost. Dan kunt u wel proberen om het wiel opnieuw uit te vinden, maar beter is het om gebruik te maken van de kennis van anderen. Kennisnetwerk Dit kunt u bijvoorbeeld doen door lid te worden van één of meer groepen. Stel Voor internet geldt: eens geschreven, altijd gebleven dat u bestuurslid bent van een sportvereniging. Dan kunt u zich aansluiten bij een groep van gelijksoortige verenigingen, zowel landelijk als in uw eigen regio. Voor welzijnsorganisaties, schoolbesturen en alle andere soorten non-profitorganisaties geldt hetzelfde. Binnen deze groepen kunt u mededelingen versturen en discussies aanzwengelen, en zo kan een kennisnetwerk ontstaan waarvan alle organisaties binnen de groep kunnen profiteren. Daarnaast zijn er vaak groepen voor bestuurders in een bepaalde regio, los van de branche waarin zij actief zijn. Via deze groepen kunt u in contact komen met ondernemers, banken, juristen, etc. Sommige van deze groepen organiseren zelfs real-life LinkedInnetwerkbijeenkomsten, waarop u elkaar persoonlijk kunt ontmoeten. Op zulke bijeenkomsten kunt u zeer waardevolle contacten leggen! Bestuur Rendement

14 Wat zijn de fiscale gevolgen als wij onze kantine verhuren aan derden? Onze sportvereniging beschikt over een eigen kantine. Regelmatig krijgen wij het verzoek, zowel van leden als van anderen, om de kantine te mogen huren voor een feestje. Wij overwegen nu om hieraan gehoor te geven, omdat we de extra inkomsten goed kunnen gebruiken. Kan dit zomaar of heeft dit verstrekkende fiscale gevolgen? Als een sportvereniging een kantine exploiteert en dit in wezen een aparte activiteit is, is in fiscale zin vaak sprake van een onderneming en valt u in principe onder de vennootschapsbelasting (Vpb). Maar als u aan de volgende voorwaarden voldoet, is geen sprake van een winstoogmerk en bent u over de kantineomzet niet Vpb-plichtig: De kantine-exploitatie vormt een normale nevenactiviteit. De kantine wordt uitsluitend in besloten kring gebruikt of in rechtstreeks verband (ook qua tijdsduur) met de sportieve activiteiten van de vereniging. De kantine wordt niet ter beschikking gesteld aan derden, ook niet tegen vergoeding. Verhuurt u uw kantine, dan voldoet u niet meer aan de derde voorwaarde en bent u in principe Vpb-plichtig. Wat echter wel is toegestaan, is om uw kantine te openen en voedsel en drank te verkopen vanwege sportieve activiteiten van derden. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: De sportieve activiteiten van de derden komen overeen met uw sportactiviteiten en accommodatie. De openstelling vloeit rechtstreeks voort uit verplichtingen die uw vereniging heeft ten opzichte van de eigenaar/verhuurder van de accommodatie. De openstelling vindt plaats op maximaal 12 dagen per kalenderjaar. De openstelling begint niet eerder dan een uur voor de aanvang van de sportieve activiteiten (van derden) en eindigt maximaal een uur na het einde hiervan. Statutair én feitelijk wendt u de opbrengsten uitsluitend aan voor de primaire activiteit van uw vereniging. 14 Bestuur Rendement

15 Besturen bedrijfshulpverlening EHBO-cursus via internet Iedere non-profitorganisatie moet beschikken over een aantal bedrijfshulpverleners. U kunt immers niet zonder mensen die precies weten wat er moet gebeuren in een noodsituatie. Maar het is nog veiliger als álle medewerkers eerste hulp bij ongelukken (EHBO) kunnen verlenen. Tijdrovend Het is echter nogal kostbaar en tijdrovend om iedereen op cursus te sturen. Maar er is Personeel ontslag nu ook een online EHBO-cursus die medewerkers achter hun computer kunnen volgen. Het Nederlandse Rode Kruis is één van de initiatiefnemers van Er zijn verschillende varianten van de online cursus, tegen verschillende tarieven. De medewerker wordt via internet begeleid door instructeurs en kan desgewenst een praktijksessie bijwonen. Na afloop krijgt hij een certificaat van het Rode Kruis. Periode loondoorbetaling niet zomaar verkorten Als u een werknemer op staande voet ontslaat, kan de rechter oordelen dat dit ten onrechte is geweest. En in dat geval moet u het loon alsnog doorbetalen totdat het contract daadwerkelijk is ontbonden. Wel kan de rechter dit bedrag verlagen als de doorbetaling van het hele bedrag onaanvaardbare gevolgen zou hebben. Maar volgens de Hoge Raad mag de periode van doorbetaling niet zomaar worden verkort. Te laat In de betreffende zaak was een werknemer na een dienstverband van een jaar op staande voet ontslagen, omdat hij vaak niet of te laat op zijn werk kwam. De werknemer vond dit geen goede reden voor ontslag op staande voet. Hij stapte daarom naar de rechter om zijn ontslag aan te vechten en loondoorbetaling te eisen. Zowel de kantonrechter als het gerechtshof in Den Haag gaf de ontslagen man gelijk. Er was geen dringende reden voor ontslag op staande voet en de ex-werknemer had recht op doorbetaling van zijn loon. Maar na vijf jaar procederen verzachtte het hof enigszins de pijn voor de werkgever. Want omdat de man relatief kort in dienst was geweest en hij in de tussentijd niet naar ander werk had gezocht, hoefde de werkgever het loon slechts door te betalen tot 26 weken na het (onterechte) ontslag op staande voet. Voorzichtig De Hoge Raad maakte echter korte metten met het verkorten van deze periode. Volgens de Hoge Raad was Hof Den Haag niet voorzichtig genoeg geweest met de beslissing om het nog door te betalen loon te verlagen. De zaak werd daarom verwezen naar Gerechtshof Amsterdam, die de zaak opnieuw moet bekijken. Hoge Raad, 16 april 2010, LJN: BL1532 Financieel bankieren Eerste hulp bij overstappen Vooral kort na het uitbreken van de economische crisis zijn relatief veel particulieren van bank geswitcht. In het bedrijfsleven en de non-profitsector is het aantal overstappers redelijk binnen de perken gebleven, vooral omdat men meestal geen zin heeft in de rompslomp die hierbij komt kijken. Want als uw vereniging of stichting bijvoorbeeld contributies of donaties automatisch incasseert, dan moet u dat allemaal omzetten. En dat terwijl het best lucratief kan zijn om voor een andere bank te kiezen, want de tarieven voor betalingsverkeer kunnen behoorlijk uiteenlopen. Bovendien kunt u bij uw overstap naar een andere bank gebruikmaken van de Overstapservice, die u het nodige werk uit handen neemt. De Overstapservice kan u van dienst zijn als u het betalingsverkeer van de betaalrekening van uw organisatie wilt omzetten naar een nieuwe of bestaande betaalrekening bij een andere bank. Door van deze service gebruik te maken, bent u ervan verzekerd dat uw betalingsverkeer gedurende dertien maanden probleemloos verloopt. Daarna vervalt de service, maar dan moet het overstaptraject zo langzamerhand wel zijn afgerond. In behandeling U kunt de Overstapservice aanvragen bij uw nieuwe bank, met behulp van het formulier Aanvraag Overstapservice. Dit formulier is verkrijgbaar bij uw (nieuwe) bank. Nadat uw aanvraag in behandeling is genomen, krijgt u hiervan bericht. Vervolgens krijgt u van uw oude bank een overzicht van de beëindigde periodieke overboekingen, zoals de betaling van de maandelijkse huur, de periodieke betaling van de gemeentelijke belastingen, etc. Aan de hand hiervan kunt u ervoor zorgen dat al deze overboekingen voortaan vanaf uw nieuwe rekening worden gedaan. Op de ingangsdatum die u op het aanvraagformulier heeft aangegeven, gaat de Overstapservice in. Let op: de ingangsdatum ligt altijd minimaal vier weken en maximaal drie maanden na de datum waarop u de aanvraag heeft ingediend. Begeleiding Tijdens de overstapperiode regelt de Overstapservice de volgende zaken voor u: begeleiding bij het afhandelen van alle lopende contracten en afspraken die aan uw oude betaalrekening zijn gekoppeld; ook krijgt u hulp bij het afsluiten van contracten bij uw nieuwe bank, bijvoorbeeld voor internetbankieren; Bestuur Rendement

16 Personeel subsidie afschrijving van incasso s; tijdens de overstapperiode worden alle incasso s direct afgeboekt van uw nieuwe betaalrekening; bedrijven en instellingen die vanaf uw betaalrekening incasseren, krijgen automatisch bericht over uw nieuwe rekeningnummer; automatische boeking van de betalingen naar uw oude bankrekening; deze betalingen worden direct doorgesluisd naar uw nieuwe bankrekening. Maar pas op: dit geldt voor betalingen via acceptgiro, incasso en PIN/Chipknip, want die worden nog naar uw oude betaalrekening gestort; de vermelding van de omschrijving Overstapservice via (uw oude rekeningnummer) op de bankafschriften van uw nieuwe rekening; deze omschrijving staat vermeld bij alle betalingen die door debiteuren, leden en donateurs nog ten gunste van uw oude rekening zijn gedaan; aan de hand hiervan kunt u precies zien wie u nog even moet herinneren aan het feit dat u een nieuw bankrekeningnummer heeft. Ongeveer een maand voor de beëindiging van de Overstapservice krijgt u van uw nieuwe bank een herinnering over het naderende einde van de service. Met ingang van die einddatum worden bij- en afschrijvingen van uw oude rekening niet meer bij- of afgeboekt. Zelf doen Ook als u gebruikmaakt van de Overstapservice, moet u een aantal dingen zelf regelen, namelijk: Voordat u het aanvraagformulier voor de Overstapservice indient, moet u bij uw oude bank navraag doen naar de gevolgen voor uw bestaande contracten. Vraag ook wat de gevolgen van de overstap zijn voor de overige lopende afspraken en overeenkomsten. Alle contracten voor incasso, zakelijke betalingen, acceptgiro en PIN/Chipknip met uw oude bank gaan niet automatisch over naar uw nieuwe bank. U zult deze contracten zelf moeten beëindigen en bij uw nieuwe bank opnieuw moeten afsluiten. U moet zelf al uw debiteuren, leden en donateurs informeren over uw nieuwe rekeningnummer. Hiervoor heeft u dertien maanden de tijd, want zoals gezegd, worden de bijschrijvingen op uw oude rekening gedurende deze periode automatisch doorgesluisd naar de nieuwe betaalrekening. U moet uw nieuwe rekeningnummer, bijvoorbeeld door hen een briefje te sturen verwerken in uw eigen administratie, op uw website en op het briefpapier van uw organisatie. Om uw nieuwe rekeningnummer extra onder de aandacht te brengen, kunt u dit tijdelijk extra duidelijk op uw briefpapier laten afdrukken, bijvoorbeeld in een afwijkende letter of in een markante kleur. Bron: Loondispensatie voor het aannemen van een werkloze Werkgevers in 32 gemeenten kunnen in de nabije toekomst loondispensatie krijgen als zij een werkloze met een WIJ- of WWB-uitkering aannemen. De Eerste Kamer heeft onlangs ingestemd met een wetsvoorstel dat dit regelt. Het gaat om een pilot: als deze succesvol verloopt, gaat de maatregel wellicht voor het hele land gelden. De pilot loopt in principe tot 1 januari Personeel Wajonger 32 gemeenten Loondispensatie houdt in dat u arbeidsgehandicapte werknemers tijdelijk minder dat het minimumloon mag uitbetalen als zij door hun handicap minder productief zijn. De medewerker krijgt dan een aanvullende uitkering tot het minimumloon. Momenteel kunt u uitsluitend loondispensatie krijgen bij het aannemen van gehandicapte jongeren, maar straks geldt deze mogelijkheid in 32 gemeenten dus ook voor andere werkloze gehandicapten, namelijk die met een WIJ- of WWB-uitkering. In aanmerking Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid maakt begin juli bekend welke gemeenten aan de pilot mogen deelnemen. Pas dan weet u dus of uw organisatie voor de dispensatie in aanmerking komt. Als dit inderdaad zo is, kunt u uitsluitend loondispensatie krijgen als zowel de werknemer als zijn uitkeringsinstantie hiervoor toestemming geeft. U kunt de dispensatie dan aanvragen bij de gemeente. Profiteer van Wajongers-markt Voor uw organisatie kan het erg voordelig zijn om gebruik te maken van de diensten van zogeheten Wajongers. Dit zijn jonge werknemers met een beperking. Als u zo n jonggehandicapte in dienst neemt, kunt u besparen op de loonkosten, aangezien u bijvoorbeeld korting kunt krijgen op de WAO/WIA-premie en de WW-premie. En als de Wajonger goed wordt begeleid op de werkplek, eventueel met hulp van een jobcoach, hoeven uw extra inspanningen niet groot te zijn. En niet in de laatste plaats doet u ook iets goeds voor de samenleving, aangezien u iemand aan het werk helpt die minder goede kansen heeft op de arbeidsmarkt. Vacatures Om in contact te komen met jonggehandicapten, kunt u geschikte vacatures aanbieden op één van de Wajongwerktmarkten. Deze markten worden op diverse locaties in het land georganiseerd door UWV WERKbedrijf. U kunt ook op zo n markt terecht als u meer informatie wilt over het werken met Wajongers. Op www. werk.nl kunt u vinden waar en wanneer de Wajongwerktmarkten worden gehouden. 16 Bestuur Rendement

17 Personeel Preventief beleid is wettelijk verplicht In actie tegen seksuele intimidatie Op iedere werkvloer kan nogal wat ongewenst gedrag voorkomen, ook in non-profitorganisaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan agressie en geweld, zowel van collega s als van cliënten en/of bezoekers. In veel non-profitsectoren kunnen bestuurders én medewerkers hierover meepraten. Een andere vorm van ongewenst gedrag die veel te vaak voorkomt, is seksuele intimidatie. Als bestuurder bent u verplicht om dit zo veel mogelijk te voorkomen, niet alleen omdat de wet dit voorschrijft, maar ook omdat de (emotionele) gevolgen voor de betrokkenen zeer groot kunnen zijn. Het grote probleem bij het vaststellen en bestrijden van seksuele intimidatie is dat de grens voor ieder mens ergens anders kan liggen. Wat voor de één nog wel door de beugel kan, gaat voor de ander al veel te ver. En wat voor de één een spontaan of collegiaal gebaar is, is voor de ander beledigend of bedreigend. Een goed voorbeeld hiervan is een arm om iemand heen slaan als diegene een rotdag heeft. De één vat Voorbeelden van seksuele intimidatie Seksuele intimidatie kan zich onder meer voordoen in de volgende vormen: starende blikken (sommige mannen bekijken vrouwen standaard op borsthoogte, in plaats van in hun ogen te kijken); obscene gebaren; medewerkers blootstellen aan seksueel getinte of expliciete beelden of geluiden; dit op als een bemoediging, terwijl de ander dit kan opvatten als een seksuele toenadering. Dit grijze gebied kan veel problemen met zich meebrengen. Gespreksonderwerp (te) intieme vragen stellen; insinuerende en openlijk seksuele opmerkingen; ongewenste handtastelijkheden; seksuele chantage, bijvoorbeeld als een medewerker promotie misloopt omdat hij niet ingaat op de avances van een leidinggevende; aanranding en verkrachting. De praktijk wijst uit dat het erg lastig is om seksuele intimidatie volledig uit te bannen. Er zijn namelijk altijd wel mensen die geen ander gespreksonderwerp lijken te hebben dan seks. Het is echter wel zaak dat u probeert om dergelijk ongewenst gedrag zo veel mogelijk te voorkomen met een goed preventief beleid. Het grijze gebied kan veel problemen met zich meebrengen Dit bent u namelijk wettelijk verplicht. In de Arbowet staat dat iedere werkgever de verplichting heeft om zijn medewerkers te beschermen tegen zogeheten psychosociale arbeidsbelasting. Hieronder vallen onder meer agressie en bovenmatige werkdruk, maar ook seksuele intimidatie. Oneerbare voorstellen Medewerkers kunnen op allerlei mogelijke manieren slachtoffer worden van seksuele intimidatie. Soms zijn cliënten de boosdoener en in de zorgsector komt het nogal eens voor dat patiënten seksueel getinte opmerkingen maken of zelfs oneerbare voorstellen/verzoeken doen tegen verplegend personeel. In de meeste gevallen is echter een collega of leidinggevende de dader. En dat geeft extra moeilijkheden. Want als de dader een cliënt of patiënt is, durft het slachtoffer het voorval meestal wel aan te kaarten. Maar is het ongewenste gedrag afkomstig van een collega of leidinggevende, dan houden veel mensen toch maar hun mond. Het Bestuur Rendement

18 slachtoffer is dan vaak bang dat hij/zij niet wordt geloofd of dat de dader wraak zal nemen. Zeker als een leidinggevende de boosdoener is, zal een geïntimeerde medewerker vaak vrezen voor zijn positie en daarom toch maar niets zeggen. Het gevolg is vaak wel dat het slachtoffer psychische en als gevolg hiervan soms ook lichamelijke klachten krijgt en zich op een bepaald moment ziek meldt. Homoseksueel Bij het opstellen van een preventief beleid tegen seksuele intimidatie moet u voor ogen houden dat de slachtoffers niet altijd (mooie) jonge vrouwen zijn. Ook mannen krijgen steeds vaker te maken met dergelijk ongewenst gedrag, en dan is de dader Slachtoffers echt niet per definitie een homoseksuele man. Ook vrouwen gaan hun boekje namelijk wel eens te buiten. Realiseert u zich dan ook dat u álle medewerkers moet beschermen tegen seksuele intimidatie en niet alleen de jonge vrouwen in uw organisatie. Drie stappen zijn niet altijd jonge vrouwen Om een goede basis te leggen voor een preventief beleid tegen seksuele intimidatie, moet u eerst de volgende drie stappen doorlopen: 1. seksuele intimidatie leren herkennen; 2. seksuele intimidatie inventariseren; 3. het onderwerp bespreekbaar maken. 1. Seksuele intimidatie leren herkennen In de eerste plaats moet u seksuele intimidatie leren herkennen. Hiervoor moet u kijken naar de cultuur en de sfeer in uw organisatie. Worden er veel seksueel getinte opmerkingen gemaakt? Vormen cliënten en eventuele patiënten een risicofactor? Kijk ook naar het gedrag van individuele medewerkers. Trekken bepaalde mensen zich terug? Is er sprake van een patroon van steeds terugkerende ziekmeldingen? Om de achterhalen hoe de vork in de steel zit, is het goed om seksuele intimidatie aan de orde te laten brengen in verzuimgesprekken én functioneringsgesprekken. 2. Seksuele intimidatie inventariseren Een belangrijke tweede stap is om te inventariseren hoe vaak seksuele intimidatie binnen uw organisatie voorkomt. Hierbij moet u ook vaststellen welke groepen medewerkers het grootste risico lopen en wat vaak kenmerken zijn van de daders. Hiervoor heeft u onder meer de volgende instrumenten tot uw beschikking: gesprekken met medewerkers; een anonieme enquête; een geanonimiseerd verslag van de vertrouwenspersoon van de soorten voorvallen die bij hem of haar zijn gemeld. 3. Het onderwerp bespreekbaar maken Omdat seksuele intimidatie voor veel mensen een moeilijk onderwerp is om over te praten, moet u proberen om het thema uit de taboesfeer te halen. Dit kunt u onder meer doen door: de regels op te nemen in het personeelsreglement; het onderwerp aan te kaarten bij algemene vergaderingen; te zorgen voor goede voorlichting; met alle medewerkers individuele gesprekken te houden over het onderwerp. Concrete regels Als u inzicht heeft gekregen in de mate waarin seksuele intimidatie in uw organisatie voorkomt én in welke vormen, moet u vervolgens concrete regels opstellen om ongewenst seksueel getint gedrag zo veel mogelijk te voorkomen. Hierbij is allereerst van belang dat u benadrukt dat de definitie van seksuele intimidatie heel ruim is en dat alles wat het slachtoffer als ongewenst ervaart, moet worden vermeden. Zorg verder voor passende regels, die u moet samenvoegen met alle andere omgangsregels die binnen uw organisatie van kracht zijn. Neem de regels in elk Mogelijke dader niet zomaar veroordelen Klachten van medewerkers over collega s of cliënten, moeten altijd serieus worden genomen. Maar aan de andere kant moet u er ook voor waken dat een mogelijke dader te snel wordt veroordeeld. Net als in het Wetboek van Strafrecht is iemand namelijk onschuldig totdat is bewezen dat hij echt schuldig is. Probeer daarom te voorkomen dat de reputatie van een verdachte door roddels wordt vernietigd vóórdat duidelijk is dat hij daadwerkelijk iets heeft gedaan wat niet door de beugel kan. geval op in het personeelsreglement en breng dit regelmatig onder de aandacht van alle medewerkers. Zorg ervoor dat voor iedereen duidelijk is wat de consequenties zijn als iemand de grenzen overschrijdt van wat een ander als acceptabel ervaart. Dit kan uiteenlopen van een berisping tot overplaatsing naar een andere afdeling of locatie of ontslag. Geef ook duidelijk aan dat slachtoffers aangifte kunnen doen als er sprake is van een strafbaar feit. Vertrouwenspersoon Een belangrijk onderdeel van een beleid tegen seksuele intimidatie is het zorgen voor een goede meldingsprocedure. Het meest logisch is om meldingen van seksueel ongewenst gedrag bij een vertrouwenspersoon te laten doen. Maar omdat het goed mogelijk is dat een slachtoffer zijn/haar melding liever aan iemand anders doorgeeft, bijvoorbeeld aan de eigen leidinggevende of aan één van de bestuurders, moet u deze mogelijkheid bieden. Zorg ervoor dat iedere melding wordt onderzocht. Is er sprake van zware of herhaaldelijke beschuldigingen, dan kan het verstandig zijn om een aparte onafhankelijke commissie in het leven te roepen. Tot slot moet u ervoor zorgen dat slachtoffers goed worden opgevangen. Hierbij vervult de vertrouwenspersoon normaal gesproken een coördinerende rol. 18 Bestuur Rendement

19 Personeel schulden Werknemers met financiële problemen soms te helpen Als uw organisatie personeel in dienst heeft, is de kans groot dat u sinds het uitbreken van de financiële crisis één of meer hulpvragen van werknemers heeft ontvangen. Het gebeurt namelijk regelmatig dat mensen die financiële problemen krijgen bij hun werkgever aankloppen. In dergelijke gevallen zult u zelf moeten beoordelen wat u kunt en wilt doen om hen te helpen. Torenhoog Realiseert u zich dat een werknemer met problemen vaak minder goed functioneert. Het is dan ook vaak nuttig om gehoor te geven aan een relatief eenvoudig hulpverzoek, zoals het uitbetalen van een voorschot op het vakantiegeld. Maar als de schulden van de medewerker torenhoog zijn, is het vaak beter om hem door te verwijzen naar één van de instanties voor schuldsanering.! Vaak zijn mensen huiverig om het initiatief te nemen tot schuldsanering, omdat ze niet weten wat hen te wachten staat. Wat dan vaak helpt, is dat iemand hen actief bijstaat, bijvoorbeeld door mee te gaan naar de eerste afspraak met een schuldhulpverlener. Een werkgever kan deze rol vaak prima vervullen, maar dit moet u dan wel willen. Personeel ontslag Geen ontslag vanwege wangedrag partner Als de partner van een werknemer kwetsende dingen op internet zet over haar collega s, is dit geen reden voor ontslag. Dit blijkt uit een recente uitspraak van de rechtbank in Rotterdam. De bloggende echtgenoot schreef op internet negatieve verhalen over de collega s van zijn vrouw, die op een school werkte. Haar werkgever wilde haar vervolgens ontslaan, omdat zij onvoldoende afstand zou nemen van die verhalen en daarmee de Ambtenarenwet zou schenden. Daarin staat dat ambtenaren dus ook medewerkers in het onderwijs zich niet in het openbaar mogen uiten op een manier waarmee hun eigen functioneren of dat van de openbare dienst in gevaar komt. Omdat de vrouw Besturen bonussen Terugdraaien bonus niet in non-profits Mogelijk heeft u gelezen of gehoord dat de ministerraad heeft ingestemd met een wetsvoorstel dat regelt dat de betaling van onterechte of onaanvaardbare bonussen aan bestuurders kan worden teruggedraaid. Kritiek Dit voorstel vloeit voort uit de kritiek die in de afgelopen jaren is geweest op de geen afstand nam van haar bloggende echtgenoot, verweet de school dat zij zich hieraan schuldig maakte. Plichtsverzuim De rechtbank vond echter dat het niet vaststond dat de werkneemster opzettelijk haar man over haar school vertelde, zodat hij die verhalen op internet zou zetten. Volgens de rechter kan de Ambtenarenwet niet verbieden dat echtgenoten met elkaar over hun werksituatie praten. De weigering van de vrouw om afstand te doen van de uitspraken van haar partner, was onvoldoende om haar te kunnen betichten van plichtsverzuim. De rechtbank draaide het ontslag dan ook terug. hoogte van de bonussen. Om het bonusbeleid te normaliseren, moet de RvC de mogelijkheid krijgen om een bonus terug te vorderen of aan te passen. Als het wetsvoorstel wordt aangenomen, gaat deze regeling echter uitsluitend gelden voor alle naamloze vennootschappen (nv s), banken en verzekeraars. Bonussen aan bestuurders in de non-profitsector vallen hier dus niet onder. Communicatie Twitter Twitter aantrekkelijk voor hackers Als u privé of namens uw organisatie actief bent op Twitter, is het goed om te beseffen dat Twitter erg aantrekkelijk is voor hackers. Een gehackte account levert hen namelijk geld op, doordat zij deze doorverkopen aan mensen die het account vervolgens gebruiken om hun producten en diensten aan te prijzen. Wordt uw account gehackt en vervolgens doorverkocht, dan worden uw volgers in uw naam of in naam van uw organisatie gewezen op de producten/ diensten van derden. En daar zit u natuurlijk niet op te wachten, zeker niet als het gaat om malafide producten. Dit kan het imago van u en uw organisatie namelijk ernstig beschadigen. Trojaans paard Uw Twitteraccount kan worden gehackt, doordat hackers gebruikmaken van onder andere malware zoals het Trojaanse paard of een phishingaanval. Het is moeilijk uzelf hiertegen te beschermen, maar u kunt in ieder geval wel zorgvuldig omgaan met uw inloggegevens. Houd ook uw eigen tweets in de gaten, zodat u altijd controle en overzicht houdt over de berichten die namens u of uw organisatie worden gepost. Bestuur Rendement

20 Besturen Aandachtspunten bij het kiezen van nieuwe bestuursleden Vers bloed gezocht! Aangezien aan alles op aarde een eind komt, zal iedere bestuurder vroeg of laat afscheid nemen. Dan kan vrijwillig zijn, maar ook verplicht, bijvoorbeeld als de statuten van uw organisatie voorschrijven dat iemand niet langer dan twee zittingstermijnen bestuurslid kan zijn. In elk geval is er dan sprake van een vacature, die u zult moeten vervullen door nieuwe bestuursleden te (laten) kiezen. Hierbij moet u ervoor zorgen dat de procedure juist en zorgvuldig wordt doorlopen. Bij het vervullen van een vacature in uw bestuur moet u met een groot aantal zaken rekening houden. In dit artikel worden zeven vragen behandeld die u zichzelf moet stellen. Deze vragen kunnen een leidraad zijn om het gehele proces goed te laten verlopen. Hierbij nemen we de bestuursverkiezing in een vereniging als uitgangspunt. Voor stichtingen geldt dat de procedure op bepaalde aspecten afwijkt, met name op de punten 5 en Wat zeggen de statuten? Om te beginnen moet u nagaan wat de statuten van uw organisatie zeggen over (de verkiezing van) bestuursleden. Hierbij gaat het onder meer om de volgende vragen: Moeten bestuursleden lid zijn van uw vereniging zijn? Statutair kan namelijk bepaald zijn dat niet-leden wel bestuurslid mogen zijn, mits zij in het bestuur in de minderheid zijn. Welke zittingstermijn is in de statuten vastgelegd? Kan een bestuurslid van wie de zittingstermijn afloopt, worden voorgedragen voor herbenoeming? Hoeveel zittingstermijnen mogen bestuursleden achtereenvolgens/aansluitend vervullen? Zijn er zogeheten voordrachtszetels (ook wel kwaliteitszetels genoemd) en zo ja, betreft de huidige vacature zo n voordrachtszetel? Wie heeft in dat geval een voordrachts- of goedkeuringsrecht? Identiteit Bij organisaties met personeel is het mogelijk dat de ondernemingsraad op grond van artikel 29 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) een rol speelt bij een Ga in gesprek over de benodigde eigenschappen bestuursverkiezing (benoemingsrecht). Ook is soms in de statuten geregeld dat een andere organisatie een voordrachtsrecht heeft. Dat kan bijvoorbeeld een bewaker van de identiteit zijn, zoals het bisdom vaak een goedkeuringsrecht heeft bij benoemingen in rooms-katholieke organisaties. Andere voorbeelden van instanties of groepen mensen die een voordrachts- of goedkeuringsrecht kunnen hebben, zijn subsidiegevers, huurders en zorgcliënten. 2. Wat voor iemand zoekt u? Het is altijd zinvol dat een bestuur nadenkt over de talenten, deskundigheden, ervaring en netwerken die men in het bestuur nodig acht. Hoeveel bestuursleden moeten vrouw zijn, hoeveel jonger dan veertig jaar, hoeveel afkomstig uit uw werkgebied, hoeveel van allochtone afkomst, etc. Het gesprek dat u hierover voert, moet leiden tot een profielschets van het gewenste totale bestuur. Vervolgens stelt u vast welke eigenschappen aanwezig zijn bij de zittende bestuursleden. Zo krijgt u zicht op de hiaten die er zijn óf ontstaan door het vertrek van een huidig bestuurslid. Deze sessie moet leiden tot een vacaturetekst, waarmee kandidaten kunnen worden geworven. Overigens is een veel voorkomende valkuil dat men zoekt naar een kopie van degene die vertrekt. Dat is geen goede handelwijze. Wettelijke en statutaire voorwaarden Bestuursleden van verenigingen moeten aan de volgende wettelijke voorwaarden voldoen: lid zijn, tenzij de statuten anders bepalen; meerderjarig zijn. Daarnaast gelden vaak statutaire voorwaarden. Zo moet een (nieuw) bestuurslid bij bepaalde organisaties (zoals politieke partijen) minimaal een bepaalde tijd lid zijn van de vereniging. Soms is het ook nodig om te controleren of kandidaten aan hun contributieverplichtingen hebben voldaan. 20 Bestuur Rendement