Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire

Transcriptie

1 A: VASTSTELLING Huishoudelijk Reglement Artikel 1: Gelet op de artikelen 9, 15 en 22 van de statuten van de Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire is onderstaand huishoudelijk reglement op Door het bestuur vastgesteld. B: DEFINITIES Artikel 2: Dit huishoudelijk reglement verstaat onder: Raad: De Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire; Statuten: De statuten van de huurdersparticipatieraad; Bestuur: Alle leden van de huurdersparticipatieraad, zoals genoemd in artikel 6 van de statuten; Bestuursfunctie: Voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester Verhuurder: Woningcorporatie Stichting Trivire; Huurder: Persoon, die met betrekking tot een bepaalde woning een huurovereenkomst is aangegaan met verhuurder. Onder huurder wordt ook begrepen de medehuurder. Tevens wordt onder huurder verstaan, degene die de woning met toestemming van de verhuurder huurt van een huurder die de woning van de verhuurder huurt. Huurdersorganisatie: Een organisatie (huurderscommissie, huurdersvereniging of bewonerscommissie), die aannemelijk kan maken, dat zij de collectieve belangen van een aanzienlijk aantal huurders van één of meerdere complexen behartigt. Dit belang kan zowel geografisch als een specifiek huurder kenmerk betreffen. De organisatie moet erkend zijn door de verhuurder en de samenwerkingsovereenkomst tussen verhuurder, huurdersparticipatieraad en huurdersorganisaties moeten zijn medeondertekend. C: DOEL Artikel 3: Het doel van dit reglement is de verduidelijking van de dagelijkse interne gang van zaken en de wijze waarop binnen de raad procedures moeten worden afgehandeld. D: HET BESTUUR Artikel 4: Samenstelling 1. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit tenminste vijf meerderjarige personen, die huurder zijn. 2. Indien het bestuur uit minder dan vijf personen bestaat, behoudt het zijn bevoegdheden. Het bestuur bevordert in dat geval, zo spoedig mogelijk, dat in vacatures wordt voorzien. Artikel 5: Informatie nieuwe bestuursleden Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 1

2 Ieder bestuurslid van de raad ontvangt van de secretaris bij zijn of haar toetreding de samenwerkingsovereenkomst, het huishoudelijk reglement, de statuten, de namen en adressen van de overige bestuursleden en op de raad betrekking hebbende stukken. Alle overige bestuursleden ontvangen de gegevens van het nieuwe bestuurslid. Artikel 6: Informatie aan de huurders Het bestuur heeft de taak om de huurders zo goed en zo volledig mogelijk te informeren of te waarborgen dat de voor participatie benodigde informatie de bij het participatieproces betrokken huurders daadwerkelijk bereikt. Daartoe worden de volgende regels gehanteerd: De agenda s en de verslagen van de vergaderingen van het bestuur en commissies, het jaarverslag, de financiële verantwoording, de begroting, het werkplan, de statuten en dit reglement worden zodanig op een website geplaatst dat iedere huurder hiervan kennis kan nemen. Vertrouwelijke informatie wordt niet gepubliceerd. Artikel 7: Dagelijks bestuur (DB) 01. De voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur van de stichting. * Het bevorderen van een goede werkwijze van de raad; * Het toezien op de naleving van de statuten, samenwerkingsovereenkomst en het huishoudelijk reglement; * Het uitvoeren van de dagelijkse gang van zaken van de raad; * Het vervullen van een actieve rol in de voorbereiding en uitvoering van besluiten van de raad; * Het deelnemen aan het Gemeenschappelijk Overleg Huurdersraden Drechtsteden; * Het onderhouden van contacten met de bestuurder en (afgevaardigden) van de Raad van commissarissen; * Representatie van de raad bij bijzondere aangelegenheden; * Het volgen van de voortgang van de ingestelde BAG's ; 02. Het dagelijks bestuur voert opdrachten uit waarvoor door het bestuur een mandaat is gegeven en neemt zo nodig snelle besluiten waarover in de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoording wordt afgelegd. 03. Het dagelijks bestuur stelt zelf haar vergaderfrequentie vast maar komt tenminste 3 weken voorafgaand aan een vergadering van het bestuur bijeen. Artikel 8: Taak voorzitter: 01. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde en is bevoegd wanneer die orde door aanwezigen op enigerlei wijze verstoord wordt, hen die dit doen, te doen verwijderen of de vergadering te schorsen. 02. De voorzitter zal de agendapunten, die besproken moeten worden, zodanig inleiden dat iedereen in staat is hierover zijn mening te geven. 03. Nadat elk bestuurslid de gelegenheid heeft gehad tot zijn inbreng, geeft de voorzitter een samenvatting en formuleert de besluiten. 04. De voorzitter coördineert de bestuurswerkzaamheden en draagt er zorg voor dat besluiten binnen de gestelde tijdsduur en volgens de vastgestelde procedure worden uitgevoerd. 05. De voorzitter heeft de leiding bij de uitvoering van alle aan het dagelijks bestuur toebedeelde taken. * Hij of zij regelt met het dagelijks bestuur de volgorde van behandeling van onderwerpen Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 2

3 en/of zaken welke ter bespreking of afhandeling door de raad behandeld moeten worden. 06. Zonodig overlegt de voorzitter, op verzoek van en namens het bestuur, met de bestuurder. Hij of zij laat zich hierbij altijd vergezellen door minimaal een lid van het dagelijks bestuur. 07. Belangrijke uitgaande stukken worden door de voorzitter medeondertekend. Artikel 9: Taak vice voorzitter 01. De vicevoorzitter neemt bij ontstentenis van de voorzitter al zijn taken waar en assisteert, in onderling overleg, de voorzitter, tijdens de uitvoering van zijn functie, zoveel mogelijk bij zijn of haar taken. 02. Op verzoek van het bestuur kan de vicevoorzitter bijzondere taken op zich nemen, te denken valt o.a. aan het begeleiden van een BAG. Artikel 10: Taak secretaris 01. De secretaris is verantwoordelijk voor: * Het onderhouden van contacten met de bestuursleden; * De agenda s van (dagelijks)bestuursvergaderingen in overleg met de voorzitter en overige leden van het dagelijks bestuur; * Behandeling van bestuursstukken en stukken die de stichting aangaan; * Verzorging van het jaarverslag; Beheer van het archief; 02. Beheer van rooster van aftreding; De lijst met functies en samenstelling bestuurscommissies en commissies; 03. De vergaderschema s; Coördinatie bij wijzigen van statuten, het huishoudelijk reglement en samenwerkingsovereenkomst; Verzorgen van externe correspondentie; Medeondertekening van uitgaande stukken. 03. De secretaris zorgt voor informatieoverdracht aan het bestuur van alle zaken die hem of haar ter kennis wordt gebracht en voor het goed kunnen functioneren van het bestuur noodzakelijk is. 04. Van alle bijeenkomsten van het bestuur, het dagelijks bestuur, de BAG's en de overlegvergadering met verhuurder, wordt door het secretariaat een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt binnen twee weken aan alle deelnemers van de betreffende bijeenkomst toegezonden en gaat vergezeld van een presentielijst van op de bijeenkomst aanwezige deelnemers. In de eerstvolgende bijeenkomst van de betreffende vergadering wordt dit verslag ter goedkeuring op de agenda geplaatst. 05. Invulling van bovenstaande taken van het secretariaat kan onder verantwoording van de secretaris verzorgd worden door een vrijwilliger die op wil treden als notulist of door een ingehuurde kracht (ambtelijk secretaris). Artikel 11: Taak penningmeester Taken van de penningmeester zijn: 01. Beheert de financiën en verzorgt de financiële administratie; 02. Verzorgt het financiële jaarverslag en in samenspraak met het dagelijks bestuur de begroting; 03. Is namens de vereniging gemachtigd betalingen te verrichten en gelden in ontvangst te nemen; 04. Doet regelmatig verslag aan het bestuur van de financiën en draagt zorg voor een Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 3

4 financieel kwartaalbericht voor het bestuur; 05. Bewaakt de financiële begroting en draagt er zorg voor dat deze niet wordt overschreden; 06. Draagt zorg voor de inkopen van de stichting en controleert de te betalen rekeningen op juistheid; 07. Controle, uitbetaling en/of parafering van de onkostendeclaraties; * Medeondertekening van uitgaande financiële stukken en contracten, die financiële consequenties voor de stichting hebben. Artikel 12: Rooster van aftreden 01. Het bestuur stelt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 10, lid 1 en de overgangsbepaling van de statuten, binnen drie maanden na de aanvang van de eerste zittingsperiode een rooster van aftreden vast. Het rooster van aftreden omvat in ieder geval; * De naam van ieder bestuurslid; * De bestuursfunctie; * Het jaar waarop de periode is aangevangen; * Het jaar waarop de benoeming is beëindigd. 02. De secretaris past na de (her)benoeming van één of meer bestuursleden het in het eerste lid van dit artikel genoemde rooster onverwijld aan. * Dit rooster van aftreden maakt officieel deel uit van dit reglement (bijlage 1) en wordt door de secretaris beheerd. 03. Tijdens de laatste bestuursvergadering van een kalenderjaar wordt de volgend jaar aftredende bestuursleden gevraagd of zij herkiesbaar zijn. Herverkiezing en nieuwe benoemingen vindt plaats tijdens de eerste vergadering van een nieuw kalenderjaar. Artikel 13: Bewaking van de huurdersparticipatie * Het dagelijks bestuur heeft onder meer als taak de kwaliteit van de participatie te bewaken en tracht dat als volgt te bewerkstelligen: * Volgt nauwkeurig signalen uit achterban met betrekking tot de kwaliteit van het participatieproces; * Toetst of de participatie verloopt conform datgene wat in wet- en regelgeving en in de samenwerkingsovereenkomst met de verhuurder is vastgelegd; * In het geval dat de verhuurder in gebreke is, zal het dagelijks bestuur dit onmiddellijk agenderen voor overleg met de raad en daarna de verhuurder; * Wanneer een huurdersorganisatie zich voor een complex probleem gesteld ziet en dat zelf niet kan oplossen, dan kan zij de raad verzoeken om ondersteuning. De raad zal de vragende partij zoveel mogelijk met de ter beschikking staande middelen te hulp komen. E BAG(s) Artikel 14: Onderwerpen BAG(s) Conform artikel 15 van de statuten kunnen er BAG(s) (Bewoners Advies Groepen) worden ingesteld: * Een BAG wordt ingesteld door het bestuur, op eigen initiatief of vraag vanuit de verhuurder; * De deelnemende huurder/ bewoner moet persoons- en adresgegevens verstrekken aan Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 4

5 het secretariaat. * 1 lid van de raad maakt altijd deel uit van een BAG; * Een BAG gaat meestal over een specifiek onderwerp (Huurverhoging, isolatie); * Al naar gelang het onderwerp kan een BAG worden samengesteld uit belangstellende huurders/ bewoners uit een complex of wijk; * Een BAG overlegt over het onderwerp, stelt een advies op en krijgt de gelegenheid om hun verslag(en) en hun vorderingen toe te lichten, te reageren op vragen vanuit de raad en rekenschap af te leggen omtrent het gevoerde overleg en de vorderingen; * Het advies zal worden voorgelegd aan verhuurder door een vertegenwoordiging vanuit de BAG, bijgestaan door 1 of meerdere leden van de raad. Artikel 15: Externe deskundigen 01. Het bestuur kan, indien het met het oog op een goede taakvervulling van een commissie nodig oordeelt, externe deskundigen benoemen, die tijdelijk aan de werkzaamheden van de BAG's deelnemen. 02. Als aan het tijdelijke werk van de externe deskundige kosten zijn verbonden, dan wordt vooraf offerte opgemaakt en vastgesteld welke adviezen verwacht worden. E: BESTUURSVERGADERINGEN EN BESTUURSBESLUITEN Artikel 16: Presentielijst Voorafgaande aan elke vergadering wordt een presentielijst getekend. De voorzitter waarmerkt en controleert deze presentielijst. Artikel 17: Bestuursstukken 01. Bestuursstukken zijn documenten die relevant zijn voor het functioneren van het bestuur. Bestuursstukken zijn in ieder geval: * Notulen van de bestuursvergadering; Verslagen van BAGs; * Verslagen van organisaties en commissies waarin een vertegenwoordiger van de raad zitting heeft; * Jaarstukken raad; * Begroting; * Tussentijds verslag penningmeester; * Vergaderschema s; * Lijst ingekomen en verzonden stukken; * Verslagen overlegvergaderingen met de verhuurder; * Rooster van aftreden; * Adressenlijst bestuurders en BAG leden; * Informatie verkregen van verhuurder (zoals jaarverslag, begroting of voor behandeling van agendapunten relevante informatie). 02. Bestuursstukken worden ter kennisgeving gestuurd aan bestuursleden. 03. Bestuursleden hebben het recht om de op de lijst vermelde ingekomen en verzonden stukken in te zien. Artikel 18: Bestuursvergaderingen 01. Bestuursvergaderingen worden gehouden in Dordrecht of in Zwijndrecht; * Indien onder tijdsdruk agendapunten niet behandeld kunnen worden, zullen deze in Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 5

6 overleg door geschoven worden naar de volgende bestuursvergadering, of behandeld worden in een extra bestuursvergadering indien dit door de meerderheid van het bestuur wenselijk wordt geacht. 02. Indien een individueel bestuurslid een bepaald onderwerp op de agenda geplaatst wil zien, moet altijd vooraf overleg plaats vinden met de voorzitter of secretaris. 03. Stukken voor een vergadering dienen minimaal één week voor aanvang van die vergadering in het bezit te zijn van betrokkenen. 04. Alle stukken inzake te behandelen onderwerpen zijn in beginsel openbaar, tenzij de indiener gemotiveerd aangeeft dat er tot een bepaalde datum een embargo op rust of vertrouwelijk blijven. Dit wordt dan extra met het woord vertrouwelijk op het bestuursstuk aangegeven. De bestuursleden verplichten zich dan de vertrouwelijkheid in acht te nemen. 05. Elke deelnemer aan een bestuursvergadering is verplicht om bij verhindering tot het bijwonen van geplande vergadering zich tijdig af te melden bij de secretaris. Indien dit drie opeenvolgende keren zonder geldige opgave van reden is, dan neemt het dagelijks bestuur contact op met betrokkene. Als er geen geldige reden is, zal betrokkene tijdelijk worden geschorst. Hierna zal aan het bestuur een voordracht tot ontslag worden voorgesteld. Eén en ander met in achtneming van het gestelde in art 11 van de Statuten. 06. Het bestuur kan te allen tijde adviseurs inschakelen. Deze kunnen door de voorzitter ter vergadering worden uitgenodigd om advies toe te lichten en desgewenst verdere informatie te verstrekken. 07. De bestuursvergaderingen kunnen openbaar zijn tenzij de voorzitter, in samenspraak met het dagelijks bestuur, anders beslist. 08. De navolgende vaste agendapunten zullen tenminste voor de reguliere bestuursvergadering worden opgenomen: * Berichten van verhindering; * Vaststelling agenda; * Mededelingen; * Vaststelling notulen vorige vergadering; * Afhandeling besluitenlijst; * Ingekomen en verzonden stukken; * Verslagen van het dagelijks bestuur; Verslagen van een BAG; * Verslagen van vertegenwoordigers in diverse organisaties en commissies; * Datum en plaats volgende vergadering; * Rondvraag. 9. De vertegenwoordigers van de diverse organen en gemeentelijke commissies kunnen in de bestuursvergadering een toelichting geven op de verslagen en lopende werkzaamheden van de commissies en organisaties. 09. De vergadering kan voor een bepaalde tijd worden geschorst. De agenda wordt na de hervatting op de eerder vastgestelde volgorde afgewerkt. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing. 10. De notulen en verslagen van vergaderingen worden gemaakt door de secretaris of door een door het bestuur aangetrokken notulist(e) of ambtelijk secretaris; * Een besluiten- en actielijst moet worden bijgevoegd. 12. Alle concept verslagen van de vergadering worden uiterlijk binnen veertien dagen na de Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 6

7 betreffende vergadering aan de deelnemers toegezonden. Artikel 19: Overleg met de bestuurder 01. Overlegvergaderingen van het bestuur met de bestuurder vindt tenminste eenmaal per jaar plaats, tenzij de partijen anders overeenkomen. 02. De agenda van het overleg wordt door de voorzitter en de bestuurder gezamenlijk bepaald en zal minimaal één week voorafgaande aan het overleg aan de deelnemers worden toegezonden. Artikel 20: Overleg met huurdersorganisaties 01. Overlegvergaderingen van het bestuur met vertegenwoordigers van alle huurdersorganisaties vindt tenminste eenmaal per jaar plaats. 02. De agenda van het overleg wordt door het dagelijks bestuur bepaald en zal minimaal drie weken voorafgaande aan het overleg aan de deelnemers worden toegezonden, tenzij dit door het spoedeisende karakter van de vergadering niet plaats kan vinden. F: FINANCIELE ZAKEN Artikel 21: Financiële transacties 01. Indien de stichting geen directe geldmiddelen van verhuurder ontvangt worden alle financiële transacties door verhuurder afgewikkeld. Voor uitgaven die niet zijn begroot moet eerst toestemming aan verhuurder worden gevraagd, voordat de verplichting kan worden aangegaan. De penningmeester is in deze contactpersoon met verhuurder. 02. Indien de stichting directe geldmiddelen van verhuurder ontvangt worden alle financiële transacties door de penningmeester afgewikkeld. Voor uitgaven die niet zijn begroot moet eerst toestemming aan de verhuurder worden gevraagd, voordat de verplichting kan worden aangegaan. Artikel 22: Kascommissie 01. Indien de stichting directe geldmiddelen van verhuurder ontvangt wordt er jaarlijks, ter controle van de financiële transacties, uit het bestuur een kascommissie, bestaande uit twee leden, benoemd. 02. De leden van de kascommissie kunnen maximaal drie achtereenvolgende jaren worden herbenoemd. 03. De kascommissie brengt verslag uit aan het bestuur. Artikel 23: Vergadervergoeding (presentiegeld) Per bijgewoonde eigen-, BAG- of overlegvergadering krijgen de bestuursleden, volgens de presentielijst, een financiële vergoeding. Artikel 24: Bijzondere vergoedingen 01. Voor het bijwonen van externe vergaderingen (GOHD, Woonkeus etc.) wordt ook volgens de presentielijst, een vergoeding gegeven, tevens worden de gemaakte reiskosten vergoed. 02. Bij autogebruik wordt in bijzondere gevallen, na vooraf overleg met de penningmeester of Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 7

8 voorzitter ook een vergoeding gegeven. Declaratie is noodzakelijk. 03. Extra onkosten worden alleen na overlegging van betalingsbewijzen per declaratie vergoed. 04. Eenmaal per jaar vindt indexering en evaluatie van de vaste vergoedingen plaats. Het voorstel daaromtrent van het Dagelijks Bestuur moet door de raad worden goedgekeurd. 05. Het bestuur ontvangt een vrijwilligersvergoeding. 06. Het bestuur ontvangt 1x per maand een vergoeding voor gebruik van telefoon/ abonnement. Artikel 25: Indienen declaraties 01. Declaraties moeten minimaal per kwartaal worden ingediend bij de penningmeester. 02. De laatste declaratie van het lopende jaar moet voor 10 december zijn ingediend. Na deze datum gemaakte kosten kunnen in het eerste kwartaal van het volgende jaar worden ingediend. 03. De penningmeester verzorgt de controle, de registratie en de uitbetaling of doorzending naar verhuurder. 04. De penningmeester tekent alle nota's die richting verhuurder gaan, behalve voor zelf aangeschafte zaken en kosten van een eventueel extern secretariaat. Dan tekent de secretaris. * Iedereen tekent zijn eigen declaratie. Voordat deze worden uitbetaald of naar verhuurder gaan tekent de penningmeester voor akkoord. De declaratie van de penningmeester wordt door de voorzitter geaccordeerd. G: OVERIGE ZAKEN Artikel 26: Schriftelijke communicatie Waar in de statuten sprake is van schriftelijke communicatie, wordt daarmee ook de communicatie per bedoeld. Artikel 27: Informatie Het bestuur behoudt zich het recht voor onder eigen verantwoordelijkheid haar standpunt naar huurders te publiceren. Zij zal daartoe eerst overgaan nadat dit standpunt bekend is bij de verhuurder. Artikel 28: bijzondere gevallen In alle gevallen waarin dit reglement niet of onvoldoende voorziet, beslist het bestuur. Huishoudelijk Reglement Stichting Huurdersparticipatieraad Trivire Pagina 8