ARCHIEF VAN DE COMMISSIE VOORWAARDELIJKE INVRIJHEIDSTELLING VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 25 ARCHIEF VAN DE COMMISSIE VOORWAARDELIJKE INVRIJHEIDSTELLING VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Paul DROSSENS Brussel 2009

2

3 ARCHIEF VAN DE COMMISSIE VOORWAARDELIJKE INVRIJHEIDSTELLING VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Paul DROSSENS Brussel 2009

4 4

5 WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van een aantal personen die ik hier graag even in de kijker wil plaatsen. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden tenslotte in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Tevens wens ik mevr. Ann Van Wambeke en de leden van de griffie van de strafuitvoeringsrechtbank Gent te bedanken voor de tijd die zij wilden vrijmaken voor een gesprek en het bereidwillig beantwoorden van al mijn vragen. Paul Drossens mei

6 6

7 INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF...5 INHOUDSTAFEL...7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN...9 LIJST VAN AFKORTINGEN...11 INLEIDING...13 Doel en structuur van de selectielijst...13 Hoe gaat u concreet te werk?...13 HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER...15 Systeem Wet-Lejeune ( )...15 Commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling ( )...16 Strafuitvoeringsrechtbanken (2007-heden)...19 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF...23 Principes en basisbegrippen van de archivistiek...23 Analyse van de archiefvorming...24 Beschrijving van de belangrijkste archiefreeksen...24 Het concept selectie...25 Selectie van de dossiers van de CVI

8 8

9 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN GEDRUKTE BRONNEN Belgisch Staatsblad. Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, I-XXXVIII, Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou relatifs à ce département. Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende. Reeks 1: , Brussel, Reeks 2: , Brussel, Reeks 3: , Brussel/Nijvel, WERKEN BEYENS K., SNACKEN S. en ELIAERTS C., Barstende muren. Overbevolkte gevangenissen: omvang, oorzaken en mogelijke oplossingen. Brussel, Kluwer Rechtswetenschappen, 1993, 326 p. (Interuniversitaire reeks criminologie en strafwetenschappen, 26). COPPENS H., Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l Etat en Belgique (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie (1990) en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland (2003). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, 229 p. (Miscellanea Archivistica Manuale, 49). DEKKERS C., Is Justitie nu echt het moeilijkst te beheren departement? Openingsrede gehouden op 1 september 2006, 16 p. DEN TEULING A.J.M., Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, 2003, s.p. DE SOUTER V., Strafuitvoering en herstel, Nieuwsbrief Forum voor Herstelrecht en Bemiddeling, IX, 2008, 1, p Directoraat-generaal Strafinrichtingen. Jaarverslag Brussel, Ministerie van Justitie, [1999], 293 p. EELEN S., Strafuitvoeringsrechtbanken en de externe rechtspositie van gedetineerden, UVV Info, 2007, 24/1, p GERITS R., Strafuitvoering en herstel, Nieuwsbrief Forum voor Herstelrecht en Bemiddeling, IX, 2008, 1, p MAES E., De voorwaardelijke invrijheidstelling in België: wetgeving, beleid en praktijk, Paper gepresenteerd op het congres van de Nederlandse Vereniging voor Kriminologie te Den Haag, 17 juni 2004, 30 p. ( MAES E., Het wettelijk kader: korte historiek, inhoud en commentaren, in: GOETHALS J. en BOUVERNE-DE BIE M. (red.)., Voorwaardelijke invrijheidstelling: wetgeving, predictie en begeleiding. Gent, Academia Press, 2000, p

10 MAES E., Naar een nieuwe wettelijke regeling van de voorwaardelijke invrijheidstelling in België?, Panopticon, XXII, 2001, 6, p NEYS A. en PETERS T., De geschiedenis van het gevangeniswezen, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p Overlegplatform Voorwaardelijke Invrijheidstelling. Jaarverslagen PIETERS F., De wetten betreffende de strafuitvoeringsrechtbanken en de externe rechtspositie van de veroordeelden: Mayday, Mayday?, Panopticon, 2007, 4, p SIRJACOBS I. en VANDEN BOSCH H., Les juridictions administratives en Belgique depuis 1795 De administratieve rechtscolleges in België sinds Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006, 1196 p. (Studia, 114). VANACKER J., De strafuitvoeringsrechtbank en de externe rechtspositie van de veroordeelden: een (recht)bank vooruit?, Panopticon, 2007, 2, p VAN DEN WIJNGAERT C., Strafrecht en strafprocesrecht in hoofdlijnen, Antwerpen- Apeldoorn, Maklu, 1999, 1010 p. VAN POECKE J., Terug naar de samenleving, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p

11 LIJST VAN AFKORTINGEN B.S. CVI Wet ERV KB MB PSD Belgisch Staatsblad Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling Wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten Koninklijk Besluit Ministerieel Besluit Psychosociale Dienst Rec. SUR Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou relatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende Strafuitvoeringsrechtbank 11

12 12

13 INLEIDING Doel en structuur van de selectielijst De voornaamste reden waarom archiefbescheiden worden opgemaakt, is een doelmatige en doeltreffende ondersteuning van de bestuurshandelingen. Een zorgvuldig archiefbeheer bevordert de efficiënte werking van de dienst: stukken worden vlugger teruggevonden. Zelfs na de afhandeling van een zaak blijven bepaalde dossiers nog een tijdlang bruikbaar ter ondersteuning van nieuwe zaken, omdat het als model kan dienen of omdat het toekomstige beleid erop kan worden gebaseerd. In tweede instantie moeten overheidsorganen aan de hand van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. Tot slot is het bewaren van archiefbescheiden op langere termijn noodzakelijk voor de wetenschappelijke studie van de maatschappij in het verleden. Archieven afkomstig van overheidsorganen moeten de studie mogelijk maken van het functioneren van de overheidsadministratie en van haar impact op de maatschappij. Daarenboven bevatten de door de overheid gevormde archieven informatie van algemeen cultureel belang. De Archiefwet van 24 juni 1955 stipuleert dat vernietiging van archiefbescheiden (van overheidsorganen) niet is toegelaten zonder voorafgaande toelating van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde. Het Rijksarchief bepaalt wat moet bewaard worden en wat kan vernietigd worden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Bij elke archiefreeks worden de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming vermeld. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefbescheiden weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de bescheiden nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij 13

14 bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief, waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. Merken we ten slotte nog op u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief bereidt momenteel richtlijnen voor betreffende het duurzaam bewaren van digitale bestanden. 14

15 HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER Systeem Wet-Lejeune ( ) 1 Met de wet-lejeune van 31 mei 1888 werd het systeem van de voorwaardelijke invrijheidstelling (VI) in België ingevoerd 2. Het was een modaliteit van strafuitvoering, waarbij een tot vrijheidsstraf veroordeelde bij besluit van de minister van Justitie vervroegd in vrijheid werd gesteld, mits de verbintenis om gedurende een proeftijd bepaalde voorwaarden na te leven. Na gunstig verloop van de opgelegde proeftijd verwierf de veroordeelde de definitieve invrijheidstelling. Bij niet-naleving van de voorwaarden of bij het plegen van een nieuw misdrijf kon de tijdelijk opgeschorte straf dadelijk herroepen worden. De invoering van de voorwaardelijke invrijheidstelling had in wezen vooral als doel goed detentiegedrag te stimuleren en een effectieve controle na invrijheidstelling mogelijk te maken. Drie voorwaarden dienden vervuld te zijn opdat de voorwaardelijke invrijheidstelling kon toegekend worden: - de veroordeelde moest reeds een deel van zijn straf hebben ondergaan. Een primair veroordeelde kwam na 1/3 van de opgelegde straf in aanmerking voor VI, indien hij minimum drie maanden van zijn straf had uitgezeten. Bij recidive lag de norm op 2/3 van de straf, na minstens zes maanden uitgezeten te hebben. Bij levenslange dwangarbeid lag de drempel bij primaire veroordeling op 10 jaar en bij recidive op 14 jaar; - de veroordeelde moest het bewijs van verbetering geleverd hebben; - de veroordeelde moest akkoord gaan met de hem opgelegde voorwaarden. In de praktijk was het doorgaans de personeelsconferentie van de strafinrichting die het initiatief nam om een voorstel tot voorwaardelijke invrijheidstelling in te dienen. Op de conferentie werd het dossier voorgesteld door de (adjunct-)directeur en verduidelijkte de maatschappelijk assistent de resultaten van zijn sociale enquête. Vervolgens werd de gedetineerde gehoord, werd er beraadslaagd en gestemd. In de gevallen waarin de personeelsconferentie positief adviseerde of waarin de directeur ondanks een negatief advies van de personeelsconferentie toch een voorstel tot voorwaardelijke invrijheidstelling wenste in te dienen, werd een staat 78 opgesteld, die het voorstel van de directie bevatte en de adviezen van de personeelsconferentie en de directeur. Dit voorstel werd gelijktijdig ter advisering overgemaakt aan de bevoegde parketten en aan de bestuurscommissie van de inrichting. Deze adviezen werden overgemaakt aan de Dienst Individuele Gevallen van het Directoraat-generaal Strafinrichtingen, die na onderzoek van het dossier ten behoeve van de minister van Justitie een voorstel van beslissing formuleerde. De minister kon goedkeuren, afwijzen of uitstellen, zonder hiervoor een bijzondere motivering te voorzien. De uiteindelijke beslissing werd genomen bij ministerieel besluit. 1 Directoraat-generaal Strafinrichtingen. Jaarverslag Brussel, Ministerie van Justitie, [1999], p. 31; BEYENS K., SNACKEN S. en ELIAERTS C., Barstende muren. Overbevolkte gevangenissen: omvang, oorzaken en mogelijke oplossingen. Brussel-Arnhem, Kluwer Rechtswetenschappen België en Gouda Quint, 1993, p. 83; DUPONT L. en VERSTRAETEN R., op. cit., p. 610, ; MAES E., Het wettelijk kader: korte historiek, inhoud en commentaren, in: GOETHALS J. en BOUVERNE-DE BIE M. (red.)., Voorwaardelijke invrijheidstelling: wetgeving, predictie en begeleiding. Gent, Academia Press, 2000, p. 4-7,23 ; VAN DEN WIJNGAERT C., Strafrecht en strafprocesrecht in hoofdlijnen. Deel I, Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 1991, p ; VAN POECKE J., Terug naar de samenleving, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p Voordien bestond er op basis van een Regentsbesluit van 1831 reeds een vorm van conditionele invrijheidstelling ( voorwaardelijke genade ) waarbij goed gedrag aanleiding kon geven tot een strafvermindering. In tegenstelling tot het systeem van de voorwaardelijke invrijheidstelling werd niet voorzien in begeleiding tijdens en na de detentie, maar diende het enkel als beloning voor voorbeeldig gedrag in de gevangenis. (MAES E., art. cit., p. 4). 15

16 Voor de veroordeelde was de voorwaardelijke invrijheidstelling geen recht, maar een gunst die ten allen tijde kon herroepen worden wegens het niet-naleven van de voorwaarden. De laatste decennia werd de VI echter steeds minder beschouwd als een loutere gunstmaatregel, maar eerder als een wijze van tenuitvoerlegging van de straf voor veroordeelden die in de maatschappij en in het beroepsleven gereclasseerd konden worden. Zo werd in 1981 het in de vroegere praktijk gehanteerde systeem van positieve selectie, waarbij in de voorstellen en adviezen op het niveau van de gevangenisdirectie rekening werd gehouden met het criterium van verbetering, ingeruild voor het systeem van de negatieve selectie. 3 Volgens dit systeem diende de selectie van gedetineerden voor wie de VI kon worden voorgesteld, niet meer te gebeuren op basis van de beoordeling of zij het bewijs van verbetering hadden geleverd maar wel op basis van de vaststelling dat er geen tegenindicaties aanwezig waren. De tegenindicaties konden verband houden met diverse facetten van de reïntegratie van de betrokkene in de maatschappij, zoals de aard van de persoonlijkheid, de bewustwording over de eigen verantwoordelijkheid, de opvang- en huisvestingsmogelijkheden, en de bestaansmiddelen. Niet langer gaven de bijzondere verdiensten van de veroordeelde de doorslag, maar wel de wederinpassingsvooruitzichten in de maatschappij. Commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling ( ) 4 Op het VI-stelsel onder het systeem-lejeune werd meermaals kritiek geuit. Men bekritiseerde de ondoorzichtige en lange procedure, de onduidelijkheid omtrent de beslissingscriteria, het gebrek aan motivatie van de beslissingen, de te grote rol van de uitvoerende macht en daarmee gelijklopend de uitholling van de rechterlijke beslissing en de zwakke rechtspositie van de gedetineerden. In 1996 stelde de minister van Justitie zijn Oriëntatienota Strafbeleid en Gevangenisbeleid voor, waarin naast thema s als slachtoffers en de interne rechtspositie van gedetineerden aandacht werd besteed aan een grotere betrokkenheid van de rechterlijke macht bij de strafuitvoering en in het bijzonder bij de VI. Door de Dutroux-affaire kwam alles in een stroomversnelling terecht. De wet-lejeune van 31 mei 1888 tot invoering van de voorwaardelijke invrijheidstelling in het strafstelsel, werd vervangen door de wet van 5 maart 1998 betreffende de voorwaardelijke invrijheidstelling en tot wijziging van de wet van 9 april 1930 tot bescherming van de maatschappij tegen de abnormalen en de gewoontemisdadigers (B.S., 2/04/1998). Samen met de wet van 5 maart 1998 vormde de wet van 18 maart 1998 tot instelling van de Commissies voor de Voorwaardelijke Invrijheidstelling (CVI) de nieuwe wettelijke basis van de voorwaardelijke invrijheidstelling. Beide wetten traden in werking op 1 maart Deze nieuwe VI-wetgeving werd gezien als een revolutionaire vernieuwing waarbij een (voorlopige) keuze werd gemaakt in een debat over het betrekken van de rechter of de rechterlijke macht bij de tenuitvoeringlegging van de vrijheidsstraf. 6 Een belangrijke vernieuwing in de VI-wetgeving had betrekking op de instelling van multidisciplinaire commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling. De instelling van deze commissies werd eigenlijk aanzien als een overgangsfase. Hun werking zou nuttige kennis en ervaring 3 Ministeriële Omzendbrief van 20 mei 1981 (Bulletin van de Strafinrichtingen, 1981, 2, p ). 4 Directoraat-generaal Strafinrichtingen. Jaarverslag 1999, p ; Overlegplatform Voorwaardelijke Invrijheidstelling. Jaarverslagen ; MAES E., Het wettelijk kader..., p. 7-57; SIRJACOBS I. en VANDEN BOSCH H., Les juridictions administratives en Belgique depuis 1795 De administratieve rechtscolleges in België sinds Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006, p ; VANACKER J., De strafuitvoeringsrechtbank en de externe rechtspositie van de veroordeelden: een (recht)bank vooruit?, Panopticon, 2007, 2, p. 2-3; VAN DEN WIJNGAERT C., Strafrecht en strafprocesrecht in hoofdlijnen, Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 1999, p ;. 5 Overlegplatform Voorwaardelijke Invrijheidstelling. Jaarverslag 1999, p MAES E., Naar een nieuwe wettelijke regeling van de voorwaardelijke invrijheidstelling in België?, Panopticon, XXII, 2001, 6, p

17 opleveren in het licht van de oprichting van strafuitvoeringsrechtbanken. 7 De commissies waren bevoegd om te beslissen tot afwijzing of gelasting van de voorwaardelijke invrijheidstelling. Verder stonden de commissies in voor de opvolging van de evolutie van de voorwaardelijk in vrijheid gestelden. In het kader van deze bevoegdheid konden beslissingen tot schorsing, herziening en herroeping van de voorwaardelijke invrijheidstelling genomen worden. Iedere CVI werd voorgezeten door een werkend rechter van de rechtbank van eerste aanleg. Verder bestond de CVI uit een een assessor strafuitvoering en een assessor sociale reïntegratie. Een lid van het openbaar ministerie was aan het CVI verbonden zonder er deel van uit te maken. Al deze functies werden toegewezen voor een periode van drie jaar en waren éénmaal verlengbaar met vijf jaar. In ieder rechtsgebied van een Hof van Beroep werd een CVI opgericht. Voor het rechtsgebied van het hof van beroep te Brussel werden een Nederlandstalige en een Franstalige CVI ingesteld. De territoriale bevoegdheid werd bepaald naargelang de strafinrichting waar de veroordeelde zich bevond op het ogenblik van het voorstel tot voorwaardelijke invrijheidstelling. Het was echter niet zo dat alle gevangenissen in een bepaald ressort verwezen naar de CVI van hetzelfde ressort. Om de werklast te verdelen, werden op basis van een raming van het aantal te behandelen zaken bepaalde strafinrichtingen overgeheveld naar een CVI buiten het ressort waar ze gelegen waren. De koppeling tussen de commissies en de strafinrichtingen van waaruit het voorstel gedaan werd, was als volgt geregeld: - CVI Antwerpen: strafinrichtingen Antwerpen, Hoogstraten, Merksplas, Turnhout, Wortel; - CVI Gent: strafinrichtingen Brugge, Gent, Ieper, Ruiselede; - CVI Bergen: strafinrichtingen Andenne (sinds 2001, voordien CVI Brussel-F), Bergen, Doornik, Jamioulx, Saint-Hubert; - CVI Luik: strafinrichtingen Aarlen, Dinant (sinds 2001, voordien CVI Bergen), Lantin, Namen (sinds 2001, voordien CVI Brussel-F), Hoei (sinds 2001, voordien CVI Brussel- F), Paifve, Verviers; - CVI Brussel-N.: strafinrichtingen Dendermonde, Hasselt, Leuven-Centraal, Leuven- Hulp, Mechelen, Oudenaarde, Tongeren (tot 2005) en, indien het vonnis of arrest dat de zwaarste veroordeling oplegt in het Nederlands was, Sint-Gillis en Vorst; - CVI Brussel-F.: strafinrichtingen Marneffe, Nijvel, Ittre (sinds 2001) en, indien het vonnis of arrest dat de zwaarste veroordeling oplegt in het Frans was, Sint-Gillis en Vorst. 8 Alle veroordeelden in bovennoemde strafinrichtingen kwamen in aanmerking voor de VIprocedure. Op deze regel werden in de praktijk twee uitzonderingen gemaakt: veroordeelden waarvan het totaal van de hoofdgevangenisstraffen maximum drie jaar bedroeg 9, en veroordeelde buitenlanders ten aanzien van wie een uitvoerbaar KB tot uitzetting, een uitvoerbaar MB tot terugwijzing, een bevel om het land te verlaten of een beslissing tot grensleiding was genomen. De voorwaarden om in aanmerking te komen voor de toekenning van de VI, weken enigszins af van die gehanteerd onder het systeem-lejeune. Het waren er opnieuw drie: - de tijdsvoorwaarden bleven ongewijzigd: een primair veroordeelde kwam na 1/3 van de opgelegde straf in aanmerking voor VI, indien hij minimum drie maanden van zijn straf 7 MAES E., Het wettelijk kader..., p Koninklijk Besluit van 10 februari 1999 houdende uitvoeringsmaatregelen inzake de voorwaardelijke invrijheidstelling (B.S., 23/02/1999) en Koninklijk Besluit van 10 augustus 2001 tot wijziging van het koninklijk besluit van 10 februari 1999 houdende uitvoeringsmaatregelen inzake de voorwaardelijke invrijheidstelling (B.S., 19/09/2001). 9 Voor deze veroordeelden gold in principe het systeem van de voorlopige invrijheidstelling. Wanneer de veroordeelde zijn dossier echter wenste te laten onderzoeken in het kader van de VI-procedure of wanneer de voorlopige invrijheidstelling werd geweigerd, werd de VI-procedure toch opgestart. 17

18 had uitgezeten. Bij wettelijke herhaling lag de norm op 2/3 van de straf, na minstens zes maanden uitgezeten te hebben. Voor levenslang gestraften lag de drempel bij primaire veroordeling op 10 jaar en bij recidive op 14 jaar; - de veroordeelde diende een reclasseringsplan te kunnen voorleggen waaruit zijn bereidheid en inspanning tot reïntegratie in de samenleving bleek. Het reclasseringsplan bevatte idealiter volgende elementen: de met het oog op de reclassering gevolgde activiteiten en ondernomen stappen tijdens de detentie, het adres en het milieu van opvang, de bestaansmiddelen, de geplande activiteiten (werk, ontspanning, enz.), de voorziene medische en/of psychosociale begeleiding, en de houding en het engagement tegenover de slachtoffers. Bij de opmaak van dit plan werd de gedetineerde bijgestaan door o.m. de psychosociale dienst (PSD), de Dienst Sociaal Werk en de welzijnsteams; - er mochten geen contra-indicaties bestaan die een ernstig risico inhielden voor de maatschappij of die verhinderden dat de voorwaarden voor de sociale reïntegratie van de veroordeelde werden vervuld. Deze tegenaanwijzingen hadden betrekking op: de mogelijkheid tot reclassering van de veroordeelde, de persoonlijkheid van de veroordeelde, zijn gedrag tijdens de detentie, het risico op het plegen van nieuwe strafbare feiten en zijn houding tegenover de slachtoffers van de strafbare feiten waarvoor hij werd veroordeeld. De laatste twee voorwaarden gaven het criterium van de negatieve selectie (cf. supra), dat voordien enkel door ministeriële omzendbrieven was geregeld, een wettelijke grondslag. De VI-procedure verliep in twee stappen waarbinnen telkens een specifiek beslissingsorgaan optrad. In een eerste fase was dit het personeelscollege dat de beslissing nam tot het in gang zetten van de procedure ten gronde voor de CVI. In een volgende fase nam de CVI de uiteindelijke beslissing tot toekenning van de VI en beslissingen met betrekking tot het verdere verloop van de VI-begeleiding. De procedure verliep als volgt: drie maanden vóór de toelaatbaarheidsdatum voor VI diende het personeelscollege van de gevangenis, na de veroordeelde gehoord te hebben, te onderzoeken of de toelaatbaarheidsvoorwaarden voor VI vervuld waren, waarna een gemotiveerd advies werd uitgebracht. Indien het college oordeelde dat de voorwaarden voor de VI niet waren vervuld, stelde het de datum vast waarop het dossier opnieuw onderzocht zou worden. Na drie negatieve adviezen van het personeelscollege kon de veroordeelde zelf een verzoek tot de CVI richten. Indien het advies van het personeelscollege positief was, stelde de gevangenisdirecteur een voorstel tot voorwaardelijke invrijheidstelling op. Dit voorstel omvatte het omstandig advies van het personeelscollege, het uittreksel uit het strafregister en de uiteenzetting der feiten die geleid hebben tot de veroordeling, en in voorkomend geval, de memorie van de veroordeelde of van zijn raadsman. Voor bepaalde seksuele delinquenten omvatte dit voorstel tevens het gemotiveerd advies van een dienst die gespecialiseerd was in de begeleiding of de behandeling van seksuele delinquenten (doorgaans de PSD van de strafinrichting). Het voorstel werd vervolgens gezonden naar de parketten die de vervolging hadden uitgeoefend en naar de minister van Justitie. Binnen één maand na ontvangst van het voorstel zond het openbaar ministerie zijn advies over de afwezigheid van tegenindicaties aan de minister. Binnen twee maanden na ontvangst van het voorstel tot voorwaardelijke invrijheidstelling stuurde de minister - in werkelijkheid de Dienst Individuele Gevallen van het Directoraat-generaal Strafinrichtingen - zijn advies samen met het advies van de parketten en het gehele in de strafinrichting opgestelde dossier naar de bevoegde CVI. Daarop werden de veroordeelde en zijn raadsman, het openbaar ministerie, de gevangenisdirecteur en eventuele derden op een besloten zitting in de gevangenis gehoord door de CVI, die binnen de vijftien dagen een gemotiveerde beslissing moest nemen. Hoger beroep tegen de beslissing was niet mogelijk. Wel kon tegen de beslissing cassatieberoep aangetekend worden. Het openbaar ministerie, bevoegd voor de post-penitentiaire controle, en de dienst Justitiehuizen, belast met het maatschappelijk toezicht, brachtens minstens éénmaal per zes maand verslag uit over de naleving van de opgelegde voorwaarden en de begeleiding tot sociale reïntegratie. De VI kon worden herroepen, herzien of geschorst indien de betrokkene tijdens de VI in verdenking werd gesteld van nieuwe strafbare feiten, indien de voorwaarden niet 18

19 nageleefd werden of als de veroordeelde de fysieke integriteit van derden in gevaar bracht. Bij herziening werden de opgelegde voorwaarden verscherpt of uitgebreid. In geval van herroeping of schorsing werd de veroordeelde onmiddellijk opnieuw opgesloten. De definitieve invrijheidstelling werd verkregen indien tijdens de proeftijd - de resterende duur van de vrijheidsbenemende straf - geen enkele herroeping had plaatsgehad. 10 Strafuitvoeringsrechtbanken (2007-heden) De wet van 5 maart 1998 werd opgeheven bij wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten (ERV). De wet van 18 maart 1998 werd opgeheven bij wet van 17 mei 2006 houdende oprichting van strafuitvoeringsrechtbanken (B.S., 15/06/2006). Deze nieuwe wetten kwamen er na jaren studiewerk en heel wat debatten in de Kamer en zijn een logisch vervolg op de Basiswet van 12 januari 2005 betreffende het gevangeniswezen en de rechtspositie van de gedetineerden waarin de interne rechtspositie van gedetineerden voor de eerste maal een wettelijke basis kreeg. De wetten zijn in ruime mate gebaseerd op de werkzaamheden van twee expertencommissies: de commissie Basiswet Gevangeniswezen en Rechtspositie van Gedetineerden (de Commissie-Dupont) en de commissie Strafuitvoeringsrechtbanken, Externe Rechtspositie van Gedetineerden en Straftoemeting (Commissie- Holsters). De verschillende manieren waarop de gevangenisstraf kon uitgevoerd worden, hadden tot dusver, m.u.v. de VI, geen wettelijke basis. De regels met betrekking tot de strafuitvoeringsmodaliteiten werden voornamelijk door de uitvoerende macht uitgewerkt via een groot aantal ministeriële besluiten en omzendbrieven. Deze versnippering zorgde niet alleen voor een gebrek aan samenhang en transparantie, maar tastte ook de rechtszekerheid van de gedetineerde aan. Met deze twee nieuwe wetten werden voor de eerste maal de strafuitvoeringsmodaliteiten wettelijk gedefinieerd. Dit nieuwe kader voor de uitvoering van de gevangenisstraf moet rechtsgelijkheid en rechtszekerheid waarborgen en brengt meer duidelijkheid voor alle betrokken partijen. 11 Met de wet betreffende de externe rechtspositie van de gedetineerde is er een wettelijke verdeling van de bevoegdheden tussen de uitvoerende en de rechterlijke macht. De basisregel die gehanteerd wordt, is dat het nemen van beslissingen die de aard van de strafuitvoering substantieel kunnen veranderen tot de bevoegdheid behoort van de rechterlijke macht (i.c. de SUR). Maatregelen die de straf niet wijzigen, zoals de uitgaansvergunning 12, het penitentiair verlof 13, en de onderbreking van de strafuitvoering 14, blijven tot de bevoegdheden van de minister van Justitie horen. De strafuitvoeringsrechtbank (SUR) vormt een afdeling van de rechtbank van eerste aanleg, naast de burgerlijke rechtbank, de correctionele rechtbank en de jeugdrechtbank. In totaal zijn er 10 Wet van 5 maart 1998 betreffende de voorwaardelijke invrijheidstelling en tot wijziging van de wet van 9 april 1930 tot bescherming van de maatschappij tegen de abnormalen en de gewoontemisdadigers, vervangen door de wet van 1 juli 1964 (B.S., 2/04/1998) en KB van 10 februari 1999 houdende uitvoeringsmaatregelen inzake de voorwaardelijke invrijheidstelling (B.S., 23/02/1999); Overlegplatform Voorwaardelijke Invrijheidstelling. Jaarverslag 1999, p. 7-9; MAES E., Het wettelijk kader..., p , EELEN S., Strafuitvoeringsrechtbanken en de externe rechtspositie van gedetineerden, UVV Info, 2007, 24/1, p De uitgaansvergunning laat de veroordeelde toe om de gevangenis te verlaten voor een bepaalde duur die niet langer mag zijn dan zestien uren (Wet ERV, art. 4 1). 13 Het penitentiair verlof laat de veroordeelde toe de gevangenis driemaal zesendertig uren per trimester te verlaten (Wet ERV, art. 6 1). 14 De onderbreking van de strafuitvoering schorst de uitvoering van de straf voor een duur van maximum drie maanden, die kan worden hernieuwd (Wet ERV, art. 15 1). 19

20 zes strafuitvoeringsrechtbanken: één in elk rechtsgebied van het Hof van Beroep, met voor Brussel één Nederlandstalige en één Franstalige kamer. De territoriale bevoegdheid van de strafuitvoeringsrechtbanken werd met het oog op een evenwichtige verdeling van de werklast onder de verschillende kamers als volgt vastgelegd: - SUR Antwerpen: strafinrichtingen Antwerpen, Hoogstraten, Merksplas, Turnhout en Wortel; - SUR Gent: strafinrichtingen Brugge, Gent, Ruiselede, Ieper, Hasselt en Oudenaarde, evenals de nog lopende strafuitvoeringsmodaliteiten die werden toegekend aan veroordeelden die gedetineerd waren in de opgeheven strafinrichting te Tongeren; - SUR Bergen: strafinrichtingen Bergen, Doornik, Jamioulx en Namen; - SUR Luik: Aarlen, Dinant, Hoei, Lantin, Marneffe, Saint-Hubert en Verviers; - SUR Brussel-N.: strafinrichtingen Dendermonde, Leuven-Hulp, Leuven-Centraal, Mechelen en, indien het vonnis of arrest dat de zwaarste veroordeling oplegt in het Nederlands was, Sint-Gillis en Vorst; - SUR Brussel-F.: Andenne, Nijvel, Ittre en, indien het vonnis of arrest dat de zwaarste veroordeling oplegt in het Frans was, Sint-Gillis en Vorst. 15 De SUR kan zowel op de rechtbank als in de gevangenis zetelen. De SUR wordt voorgezeten door de strafuitvoeringsrechter, een beroepsmagistraat met minstens 10 jaar ervaring. Ze bestaat uit een alleenzetelende rechter voor de behandeling van zaken met betrekking tot vrijheidsberovende straffen die minder dan drie jaar bedragen. Zaken met betrekking tot vrijheidsberovende straffen die meer dan drie jaar bedragen, worden behandeld door een multidisciplinaire rechtbank die bestaat uit een rechter en twee assessoren die gespecialiseerd zijn in respectievelijk penitentiaire zaken en in sociale reïntegratie. De opvolging en de controle van de beslissingen zal door de rechtbank zelf gebeuren, aan wie de justitieassistent verslag moet uitbrengen. De strafuitvoeringsrechtbank is voortaan als enige bevoegd om te beslissen over verzoeken met betrekking tot: - de beperkte detentie 16 ; - het elektronisch toezicht 17 ; - de voorwaardelijke invrijheidstelling; - de voorlopige invrijheidstelling met het oog op verwijdering van het grondgebied of op overlevering. Daarnaast kan men bij de rechtbank beroep aantekenen tegen beslissingen van de minister inzake de uitgangsvergunning, het penitentiair verlof en de onderbreking van de strafuitvoering. De SUR doet ook uitspraak over de voorlopige invrijheidstelling om medische redenen. Verder worden de strafuitvoeringsrechtbanken in de nabije toekomst (begin 2009) bevoegd voor internering (ter vervanging van de commissies tot bescherming van de maatschappij) en terbeschikkingstelling ingevolge resp. de wet van 21 april 2007 betreffende de internering van personen met een geestesstoornis (B.S., 13/07/2007) en de wet van 26 april 2007 betreffende de terbeschikkingstelling van de strafuitvoeringsrechtbank (B.S., 13/07/2007). In een eerste fase is de SUR enkel bevoegd voor de zaken waarvan het uitvoerbare gedeelte meer dan drie jaar bedraagt Koninklijk Besluit van 29 januari 2007 tot vaststelling van de territoriale bevoegdheid van de strafuitvoeringsrechtbanken (B.S., 1/02/2007). 16 De beperkte detentie is een wijze van uitvoering van de vrijheidsstraf die de veroordeelde toelaat om op regelmatige wijze de strafinrichting te verlaten voor een bepaalde duur van maximum twaalf uur per dag (Wet ERV, art. 21 1). 17 Het electronisch toezicht is een wijze van uitvoering van de vrijheidsstraf waardoor de veroordeelde het geheel of een gedeelte van zijn vrijheidsstraf buiten de gevangenis ondergaat volgens een bepaald uitvoeringsplan, waarvan de naleving onder meer door electronische middelen wordt gecontroleerd (Wet ERV, art. 22). 18 DEKKERS C., Is Justitie nu echt het moeilijkst te beheren departement? Openingsrede gehouden op 1 september 2006, p. 6; VANACKER J., De strafuitvoeringsrechtbank en de externe rechtspositie van 20

21 Op 1 februari 2007 namen de strafuitvoeringsrechtbanken de VI-bevoegdheid over van de commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling De voorwaarden om in aanmerking te komen voor de toekenning van de VI, zijn de volgende: - de veroordeelde tot één of meer vrijheidsstraffen van in totaal drie jaar of minder moet 1/3 van de opgelegde straf ondergaan hebben; - de veroordeelde tot één of meer vrijheidsstraffen van in totaal meer dan drie jaar moet 1/3 van zijn straf hebben ondergaan en bij recidive 2/3, zonder dat de duur van de reeds ondergane straffen meer dan veertien jaar bedraagt; voor levenslang gestraften ligt de drempel bij primaire veroordeling op 10 jaar en bij recidive op 16 jaar; - bij beide categorieën mogen er geen tegenaanwijzingen bestaan 19 ; - de veroordeelde tot één of meer vrijheidsstraffen van in totaal meer dan drie jaar moet bovendien een sociaal reclasseringsplan opstellen waaruit de perspectieven op reclassering blijken. De nieuwe VI-procedure, die overigens ook wordt toegepast voor de voorlopige invrijheidstelling met het oog op verwijdering van het grondgebied of op overlevering, gaat als volgt: in eerste instantie brengt de gevangenisdirecteur een advies uit minimum twee maanden voor de veroordeelde aan de tijdsvoorwaarden voldoet. Indien de veroordeelde dit wenst, kan hij worden gehoord door het personeelscollege. De schriftelijke opmerkingen van het personeelscollege worden bij het dossier gevoegd. Het advies van de directeur omvat een gemotiveerd voorstel tot toekenning of afwijzing van de strafuitvoeringsmodaliteit en de bijzondere voorwaarden die hij nodig acht op te leggen aan de veroordeelde. 20 Het advies wordt overgemaakt aan de strafuitvoeringsrechtbank en een afschrift ervan wordt meegedeeld aan het openbaar ministerie. Het OM stelt eveneens een met redenen omkleed advies op. De strafuitvoeringsrechter hoort de veroordeelde en zijn raadsman, het openbaar ministerie en de gevangenisdirecteur achter gesloten deuren. De strafuitvoeringsrechter beslist binnen veertien dagen nadat de zaak in beraad is genomen. Hij kent de strafuitvoeringsmodaliteit toe wanneer hij vaststelt dat alle wettelijk vastgelegde voorwaarden zijn vervuld, en indien de veroordeelde instemt met de door de strafuitvoeringsrechter bepaalde voorwaarden. Nadat de beslissing is genomen, kan de strafuitvoeringsrechter nog altijd de beslissing wijzigen, herroepen, schorsen of herzien. Tegen de beslissingen van de strafuitvoeringsrechter is enkel cassatieberoep mogelijk. Indien tijdens de proeftijd geen enkele herroeping heeft plaatsgehad, wordt de veroordeelde definitief in vrijheid gesteld. de veroordeelden: een (recht)bank vooruit?, Panopticon, 2007, 2, p De tegenaanwijzingen van toepassing op de eerste categorie van veroordeelden hebben betrekking op: het feit dat de veroordeelde niet de mogelijkheid heeft om in zijn behoeften te voorzien, het risico dat de veroordeelde vormt voor de fysieke integriteit van derden, het risico dat de veroordeelde de slachtoffers zou lastig vallen en de houding van de veroordeelde ten aanzien van zijn slachtoffers (Wet ERV, art ). Voor de tweede categorie veroordeelden hebben de tegenaanwijzingen betrekking op: de mogelijkheden voor de veroordeelde om een onderdak te hebben, het risico van het plegen van nieuwe, ernstige strafbare feiten, het risico dat de veroordeelde de slachtoffers zou lastig vallen en de door de veroordeelde geleverde inspanningen om de burgerlijke partijen te vergoeden (Wet ERV, art. 47 2). 20 De elementen die in het verslag van de directeur dienen opgenomen te worden, worden voorgeschreven bij KB van 29 januari 2007 tot bepaling van de inhoud van het verslag van de directeur en tot bepaling van de samenstelling en de werkwijze van het personeelscollege (B.S., 1/02/2007). 21

22 22

23 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF Principes en basisbegrippen van de archivistiek Het archief Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen worden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Briefwisseling, s, computerbestanden, webpagina s, film- en geluidsbanden, kaarten en plannen zijn allemaal archiefbescheiden. Het Belgisch Staatsblad, boeken en gedrukte tijdschriften fungeren als documentatie en behoren niet tot het archief. Archiefreeksen Archiefreeksen of -series zijn groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeeld: de personeelsdossiers, de ontvangen omzendbrieven, de opsluitingsdossiers. De archiefvormer Een archiefvormer is een zelfstandig handelend orgaan, persoon of groep personen die archiefbescheiden ontvangt, opmaakt en bewaart uit hoofde van zijn/haar activiteiten of in uitvoering van de hem/haar opgedragen taken. De levenscyclus van het archief Archief kent een hele levenscyclus, die niet eindigt wanneer het archief het kantoor van de bevoegde ambtenaar verlaat. In essentie onderscheidt men drie fasen in de levensloop van archiefdocumenten: de dynamische, semi-statische en statische fase. In de dynamische fase hebben de archiefdocumenten in eerste plaats een administratieve functie. De stukken worden regelmatig gebruikt en bevinden zich binnen handbereik van de ambtenaar, hetzij in zijn eigen kantoor, hetzij in een archiefruimte in de onmiddellijke nabijheid. De ordening en bewaring is voornamelijk afgestemd op de individuele ambtenaar. Wanneer het dossier wordt afgesloten loopt de dynamische fase naar zijn einde. Na het afsluiten van het dossier kan het nog enige tijd onder de hoede van de behandelende ambtenaar blijven. De semi-statische fase is een tussenperiode. De dossiers zijn wel afgesloten maar de termijn van juridische en administratieve verantwoordelijkheid is nog niet verstreken. Het is aangewezen bescheiden die semi-statisch zijn geworden uit de bureaus te halen en naar de archiefruimte over te brengen. Het dynamische deel blijft op die manier overzichtelijk. De statische fase begint bij het verstrijken van de administratief-juridische bewaartermijn. In deze fase primeert de culturele en historisch-wetenschappelijke waarde van de archiefbescheiden. De archiefbescheiden die geselecteerd werden ter vernietiging, worden in deze fase effectief vernietigd. De archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, blijven over en komen in aanmerking voor overdracht naar het Rijksarchief. 23

24 Analyse van de archiefvorming De archieven van de diverse commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling berusten normaliter op de griffie (of in de archiefruimte) van de strafuitvoeringsrechtbank. Voor een vlotte bevoegdheidsoverdracht van CVI naar SUR werd in de wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie voorzien dat alle zaken die reeds aanhangig gemaakt waren bij de commissies voor voorwaardelijke invrijheidstelling ambtshalve en zonder kosten konden ingeschreven worden op de algemene rol van de strafuitvoeringsrechtbanken (art ). De dossiers dienden door de secretaris van de opgeheven commissie toegezonden te worden aan de griffier van de bevoegde strafuitvoeringsrechtbank (art ). Een Koninklijk Besluit dat de voorwaarden bepaalt waaronder de archieven van de opgeheven commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling worden toevertrouwd aan de gerechten, die daarvan uitgiften, afschriften en uittreksels kunnen afleveren, werd in het vooruitzicht gesteld (art ), maar werd bij het ter perse gaan van deze selectielijst nog niet uitgevaardigd. Logischerwijze neemt de rechtsopvolger integraal het archief van de opgeheven rechtsvoorganger over, voor zover er geen opsplitsing is van bevoegdheden tussen meerdere instanties. In de praktijk stellen we vast dat de archiefoverdracht van CVI naar SUR niet overal even vlot is verlopen. Een voorbeeld: aanvankelijk was CVI Brussel-Nederlands bevoegd voor de strafinrichtingen van Tongeren (gesloten in 2005) en Hasselt. Momenteel is SUR Gent hiervoor bevoegd. Vanuit de CVI Brussel werden dossiers overgedragen naar Gent, maar het ging hierbij enkel over de toen nog lopende zaken. De afgesloten dossiers van deze inrichtingen werden niet overgedragen aan Gent en berusten mogelijk nog te Brussel. Beschrijving van de belangrijkste archiefreeksen De voornaamste reeksen die werden gecreëerd door de CVI zijn de beslissingen en de dossiers. De beslissingen van de CVI werden als aparte reeks bewaard en ingebonden. Het proces-verbaal van de zitting werd in het betreffende CVI-dossier gestoken. Het CVI legde een dossier aan op het moment van ontvangst van het voorstel van de gevangenisdirecteur. Een bepaalde gedetineerde kan meerdere dossiers hebben bij de CVI. De VI kon immers worden herroepen, herzien of geschorst indien de betrokkene tijdens de VI in verdenking werd gesteld van nieuwe strafbare feiten, indien de voorwaarden niet nageleefd werden of als de veroordeelde de fysieke integriteit van derden in gevaar bracht. In geval van herroeping of schorsing werd de veroordeelde onmiddellijk opnieuw opgesloten. Bij elke nieuwe aanvraag tot VI werd een nieuw dossier aangelegd. De dossiers kregen een uniek nummer bestaande uit het jaar waarin de zaak werd ingeleid en het rolnummer (bijv. 0912/00: zaak 912 jaar 2000), doorgaans werd ook de strafinrichting vooraan de code toegevoegd (O/ voor Oudenaarde, B/ voor Brugge, G/ voor Gent, enz.). In wezen gaat het om twee soorten dossiers: beslissingsdossiers en opvolgingsdossiers. In de praktijk vormen deze dossiers echter één reeks. De beslissingsdossiers waarin een toewijzing of een afwijzing is gebeurd, bevatten: het voorstel van de directeur van de strafinrichting (met gemotiveerd advies van het personeelscollege, uittreksel uit het strafregister en uiteenzetting der feiten en ev. de memorie van de veroordeelde of zijn raadsman, (en bij seksuele delinquenten ook het advies van een gespecialiseerde dienst voor de begeleiding of behandeling van deze categorie, doorgaans de PSD), het advies van het openbaar ministerie en het advies van de Dienst Individuele Gevallen van het Directoraat-generaal Strafinrichtingen), de processenverbaal van de zittingen van de commissie en afschriften van de beslissingen. De opvolgingsdossiers bevatten voornamelijk briefwisseling met en verslagen van de justitiehuizen en het openbaar ministerie (een groot deel hiervan berust momenteel in het archief van de SUR aangezien het bij de opheffing van de CVI nog om lopende zaken ging). 24

25 Op de CVI-dossiers bestaat een digitale toegang. Een dergelijke toegang op de dossiers werd, zonder richtlijnen van bovenaf, door elke CVI naar best vermogen gemaakt. In Gent was dit een Excelbestand. In andere CVI s kon het gaan om een Word- of Accessbestand. Het concept selectie Selectie is de intellectuele en materiële procedure die erin bestaat de permanent te bewaren archiefbescheiden af te zonderen van deze die voor vernietiging in aanmerking komen. Het waarderen van archiefreeksen op basis waarvan een definitieve bestemming (bewaren of vernietigen) wordt toegekend, gebeurt doorgaans op grond van inhoudelijke criteria. Dit houdt een waardebepaling in van de handelingen van de overheid en in principe van elke neerslag van die handelingen. Documenten met een grote bewijswaarde of informatiewaarde worden onmiddellijk bewaard, documenten die de neerslag vormen van routinematige handelingen worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoon vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het zgn. bewaarniveau. In de AT2 (79) wordt hieronder verstaan: Het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden. 21 Een variant op deze definitie wordt gehanteerd in Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (119): Bestuurlijk, organisatorisch of administratief niveau van een archiefvormer van welke bij de selectie van archiefbestanddelen met dezelfde inhoud als de archiefbestanddelen van andere archiefvormers binnen of buiten dezelfde organisatie die archiefbestanddelen blijvend worden bewaard, terwijl de overeenkomstige archiefbestanddelen van de andere archiefvormers worden vernietigd. 22 In een overheidsorganisatie komt het regelmatig voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet altijd in dezelfde vorm. De informatie wordt bij voorkeur op die plaats bewaard waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is, zodat elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd. In het bewaarbeleid houdt men ten slotte ook rekening met de ouderdom van de stukken en met vernietigingen die in het verleden mogelijk hebben plaatsgevonden. Een bijzondere vorm van selectie is schoning. Het is een procedure die erin bestaat stukken of objecten af te zonderen die: niet tot het archief horen (documentatie, zoals het Belgisch Staatsblad), overbodig geworden zijn (identieke dubbels, fotokopieën, blanco-formulieren, een niet terzake doende versie van een tekst), een louter tijdelijk belang hebben (ontvangstmeldingen) of schadelijk zijn (metalen papierklemmen, ordners of classeurs, plastieken kaften). Het doel van schonen is het reduceren van het bewaarde volume. Bovendien wordt ook de goede staat van het permanent te bewaren archief veiliggesteld. Het schonen van dossiers kan continu of periodiek plaatsvinden. Bij het continu schonen worden telkens men een dossier in handen krijgt de verouderde stukken verwijderd. Dit vraagt echter veel meer tijd dan het periodiek schonen zodat er, ondanks alle goede bedoelingen, dikwijls weinig van terechtkomt. Meestal wordt er periodiek geschoond, op een rustig moment. Schonen kan best in een zo vroeg mogelijk stadium gebeuren, bijvoorbeeld onmiddellijk na het sluiten van een dossier. Schonen dient alleszins te gebeuren vóór het verlaten van het kantoor. Hoe groter de kennis van de dossiervorming, des te sneller het schonen verloopt en met het minste risico op fouten. Schonen wordt enkel toegepast op dossiers die voor permanente bewaring in aanmerking komen of dossiers met een betrekkelijk lange bewaartermijn. Het is weinig zinvol te schonen in dossiers die op termijn integraal mogen vernietigd worden. In tegenstelling tot het integraal vernietigen van bescheiden is voor het schonen geen toestemming van het Rijksarchief vereist. 21 COPPENS H., Archiefterminologie (AT2). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p DEN TEULING (A.J.M.). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties,