Gestroomlijnder vaststellen Eindrapportage: evaluatie van het vaststellingsproces van budgetsubsidies

Transcriptie

1 Gestroomlijnder vaststellen Eindrapportage: evaluatie van het vaststellingsproces van budgetsubsidies Auditteam: Nicoline Craste Judith Kamp de Vreng Vastgesteld door GS op

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Managementsamenvatting Inleiding Aanleiding Doel van de audit Uitvoering van de audit Bevindingen in het vaststellingsproces van budgetsubsidies Inleiding Algemeen Processtap 1: Ontvangst verantwoording Processtap 2: Inhoudelijke beoordeling beleidsmedewerker Processtap 3: Vaststellen subsidiebedrag door FEZ Processtap 4: Accorderen subsidievoorstel Financieel consulent Processtap 5: Verzending subsidievaststelling Overige bevindingen in het proces Beantwoording van de onderzoeksvragen Aanbevelingen Aanbevelingen voor het proces Aanbevelingen voor termijnen Aanbevelingen voor workflow Aanbeveling over dossiervorming Bijlage 1 Onderzoeksplan Bijlage 2 Lijst van geïnterviewden

3 Managementsamenvatting Op 1 januari 2007 traden de algemene subsidieverordening (ASV) en het algemene subsidiebesluit (ASB) van de Provincie Zeeland in werking. In 2009 is, in opdracht van Gedeputeerde Staten, een procesevaluatie uitgevoerd om te onderzoeken of het subsidieproces verloopt zoals is vastgelegd in de ASV/ASB Omdat de ASV/ASB in 2009 nog niet lang genoeg in gebruik was, kon er nog geen evaluatie gedaan worden naar het onderdeel 'vaststelling van budgetsubsidies'. Met dit vervolgonderzoek gaan we in op dat ontbrekende onderdeel. Dit rapport geeft de resultaten weer van het onderzoek bestaande uit een dossieronderzoek en afgenomen interne en externe interviews. Tijdens dit proces wordt gewerkt met een workflow, welke is geïmplementeerd na afronding van de vorige evaluatie. De audit is tevens gebruikt om deze workflow te evalueren. Het auditteam geeft antwoord op de volgende vragen: A. Voldoen de beschikkingen tot vaststelling van budgetsubsidies zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die de nieuwe ASV/ASB 2007 daaraan stelt? B. Tegen welke problemen lopen medewerkers en instellingen tijdens het proces van vaststelling aan? We kijken daarbij ook naar de door de organisatie gestelde vragen of het instrument budgetsubsidie correct wordt toegepast bij de toekenning van een subsidie en of de extra administratieve eisen opwegen tegen de voordelen van een budgetsubsidie (afgezet tegen een resultaatsubsidie). C. Zijn de (digitale en/of fysieke) dossiers in complete vorm aanwezig? In algemene zin kan geconcludeerd worden dat het vaststellingsproces van budgetsubsidies redelijk soepel verloopt. Instellingen weten wat er van hen verwacht wordt. Intern zijn er met de vaststelling van de budgetsubsidies weinig problemen. Als zich problemen voordoen heeft dit over het algemeen te maken met de beoordeling van prestatieafspraken en bewijzen. Voor een instelling is duidelijk welke stukken zij moet aanleveren voor de eindverantwoording. De gemaakte prestatieafspraken van de lopende budgetsubsidies zijn veelal opgesteld tijdens de eerste fase van het werken met prestatieafspraken en de ASV/ASB2007. Gaandeweg is een leerproces (in en extern) zichtbaar in de formulering en gedetailleerdheid van prestatieafspraken en bewijzen. Een aandachtspunt bij budgetsubsidies blijft de formulering, het aantal en de omvang van prestatieafspraken en bewijzen, die de aanlevering van de eindverantwoording door de instelling en het uiteindelijk vaststellen van de subsidie beïnvloeden. Het merendeel van de instellingen geeft aan een verbetering in de behandeltermijn van vaststellingen te zien ten opzichte van een aantal jaar geleden. De meeste instellingen zijn tevreden met de huidige behandeltermijn. Verbeterpunten zijn het sneller contact opnemen bij vragen over de ingediende eindverantwoording en het strakker bewaken van de 12 weken termijn. De instellingen die beide vormen van subsidies (budget en resultaat) kennen zien weinig verschillen in administratieve lasten tussen deze subsidies. Indien er een hogere administratieve last wordt ervaren, dan is dat meestal het geval bij resultaatsubsidies waar ook een tijd en kostenverantwoording moet worden ingediend. De (fysieke en digitale) dossiers bevatten alle vaststellingsdocumenten. In het fysieke dossier zijn meer documenten aanwezig zijn dan in het digitale dossier. Documenten die niet standaard in elk (fysiek en digitaal) dossier opgeborgen worden zijn de tussentijdse rapportages en de verslagen van de bestuurlijke overleggen. Deze laatste twee zijn niet direct onderdeel van het vaststellingsproces, maar kunnen in het vaststellingsproces wel in benodigde informatie voorzien. Tot slot bevat dit rapport een hoofdstuk met aanbevelingen voor de organisatie, waarmee het vaststellingsproces verder geoptimaliseerd kan worden. Onder andere op het gebied van het handhaven van termijnen, de workflow, de dossiervorming en een aantal algemene aanbevelingen voor het proces. -3-

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Dit is een vervolgonderzoek op de evaluatie van het proces van subsidieverlening, uitgevoerd door de auditfunctie in De eindrapportage hiervan luidde: 'Gestroomlijnder subsidiëren'. Omdat de ASV/ASB 2007 op dat moment nog niet lang genoeg in gebruik was, kon er nog geen evaluatie gedaan worden naar het onderdeel 'vaststelling van budgetsubsidies'. Met dit vervolgonderzoek gaan we in op dat ontbrekende onderdeel. 1.2 Doel van de audit De opdracht van de audit luidt: Evalueer of het proces van vaststelling van budgetsubsidies verloopt zoals vastgelegd in de ASV/ ASB Evalueer verder of instellingen dit proces in termen van administratieve lasten als efficiënt ervaren. De doelstelling van het onderzoek is: Gedeputeerde Staten inzicht geven in het verloop, en eventuele knel en verbeterpunten, in het vaststellingsproces van budgetsubsidies. Bij het uitvoeren van het onderzoek richten we ons op het verder optimaliseren van het proces voor de organisatie en voor de instellingen. A. Voldoen de beschikkingen tot vaststelling van budgetsubsidies zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die de nieuwe ASV/ASB 2007 daaraan stelt? Vanuit de organisatie is specifieke aandacht gevraagd voor de volgende procedurele eisen, alsmede de effectiviteit van: 1. De kwaliteit van de prestatieafspraken 2. Handhaven diverse termijnen (intern en extern) 3. De workflow B. Daarnaast onderzoeken we tegen welke problemen medewerkers en instellingen tijdens het proces van vaststelling aanlopen. We kijken daarbij ook naar de door de organisatie gestelde vragen of het instrument budgetsubsidie correct wordt toegepast bij de toekenning van een subsidie en of de extra administratieve eisen opwegen tegen de voordelen van een budgetsubsidie (afgezet tegen een resultaatsubsidie). C. In verband met eerdere constateringen door de Rekenkamer (Het proces van subsidieverstrekking uit 2006): Zijn de (digitale en/of fysieke) dossiers in complete vorm aanwezig? 1.3 Uitvoering van de audit De audit is uitgevoerd door middel van een documentstudie, een dossieronderzoek en het houden van interne en externe interviews. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de onderzoeksaanpak en het normenkader verwijzen we naar bijlage 1. Het auditteam bestaat uit: Nicoline Craste beleidsmedewerker organisatie en audit Judith Kamp de Vreng beleidsmedewerker kwaliteitszorg In het dossieronderzoek zijn eindafrekeningen uit het jaar 2009 meegenomen. Van één instelling is de budgetsubsidie 2008 bekeken. Van de andere instellingen zijn de budgetsubsidies van 2009 bekeken. Voorwaarde was dat de budgetsubsidie viel onder de nieuwe regeling (ASV/ASB 2007). Er zijn 29 budgetsubsidies tegen het licht gehouden. De volledige uitwerking van het dossieronderzoek is op te vragen bij de auditfunctie. In aansluiting op het dossieronderzoek zijn er in en externe interviews afgenomen. Er is met 16 interne medewerkers gesproken (vaststellers, financieel consulenten, beleidsmedewerkers, een clustercoördinator FEZ, DIV medewerkers en de workflowbeheerder). Verder zijn er met 24 verschillende instellingen een telefonisch interview gehouden. Voor een overzicht verwijzen wij naar bijlage 2. Met deze aanpak hebben we een algemeen beeld gekregen van het vaststellingsproces van budgetsubsidies zijn wij van mening aanbevelingen te kunnen doen om het vaststellingsproces te verbeteren. -4-

5 2 Bevindingen in het vaststellingsproces van budgetsubsidies 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk rapporteren we de bevindingen op de verschillende stappen van het vaststellingsproces. De basis voor deze stappen is de procesbeschrijving Subsidies vaststellen (versie april wijzigingen t/m mei 2010) en het memo plus stroomschema proces vaststelling subsidies (april 2008, R. de Troije). De bevindingen komen uit de interne en externe interviews, het uitgevoerde dossieronderzoek en het onderzoek van de workflow uit Corsa (gebaseerd op de hiervoor genoemde procesbeschrijving.) Voor het jaar 2009 zijn 33 budgetsubsidies verleend. Eén is in de loop van de tijd omgezet in een resultaatsubsidie en één viel nog onder de ASV2002. Twee subsidies zijn op het moment van schrijven (maart 2011) nog niet vastgesteld. In het uitgevoerde dossieronderzoek zijn dan ook 29 budgetsubsidies bekeken. De verdeling van de bedragen is als volgt: Bedrag budgetsubsidie 1 Aantal budgetsubsidies Tot tot tot tot tot tot tot tot Meer dan Totaal: 29 Uit bovenstaande tabel blijkt dat de verleende bedragen redelijk verspreid zijn, waardoor we een algemene conclusie kunnen trekken van het proces. 2.2 Algemeen Tijdens deze audit kijken we naar het vaststellingsproces van budgetsubsidies. Tijdens dit proces wordt gewerkt met een workflow, welke is geïmplementeerd na afronding van de vorige evaluatie ('Gestroomlijnder subsidiëren, 2009'). De audit wordt tevens gebruikt om deze workflow te evalueren. 2.3 Processtap 1: Ontvangst verantwoording Op 30 juni dient de eindverantwoording binnen te zijn bij de provincie. Zeventien (59%) instellingen zijn op tijd met aanleveren. Zeven instellingen moeten voor een andere subsidient de eindverantwoording al in mei aanleveren, waardoor ze ruim op tijd zijn voor de provincie. Iets meer dan 20% is meer dan een maand te laat met aanleveren. In de externe interviews hebben drie instellingen aangegeven dat de datum van 30 juni moeilijk haalbaar is. Dit heeft meestal te maken met de interne bestuurlijke overlegstructuur. Drie instellingen geven aan dat het net wel of net niet lukt. De meeste instellingen adresseren de eindverantwoording aan GS. Sommige instellingen leveren de eindverantwoording in meervoud aan (GS, de beleidsafdeling en FEZ). Instellingen vinden het moeilijk in te schatten hoeveel tijd ze kwijt zijn met het opstellen van de eindverantwoording. Dit ligt tussen een paar dagen tot meerdere (6) werkweken. Voor de instellingen is het duidelijk wat er van hen wordt verwacht als het gaat om de aanlevering van de financiële verantwoording, de inhoudelijke bewijsstukken en de aanlevertermijn. Volgens hen zijn de afspraken hierover vastgelegd en terug te vinden in de verleningsbeschikking. Een ontvangstbevestiging wordt niet standaard verstuurd. In de externe interviews is 9 keer aangegeven dat een instelling een ontvangstbevestiging krijgt. In Corsa kan aangegeven worden of een ontvangstbevestiging verstuurd is, maar dit zijn we voor de onderzochte dossiers niet tegengekomen. DIV medewerkers geven aan hier verschillend mee om te gaan: bij SBO/DIV I&D worden geen ontvangstbevestigingen verstuurd, bij SBO BVS/E&M BVE wordt een ontvangstbevestiging verstuurd wanneer er een actie van de provincie wordt verwacht en bij RMW BVR wordt enkel een ontvangstbevestiging verstuurd naar particulieren. 1 De niet onderzochte budgetsubsidies vallen elk in een andere categorie, te weten: , , en

6 De eindverantwoording wordt ingeboekt en gescand door I&D en vervolgens fysiek doorgestuurd naar FEZ. Indien een eindverantwoording bij BVS, BVE of BVR binnenkomt dan sturen zij de eindverantwoording door naar I&D. I&D weet naar welke vaststeller de eindverantwoording opgestuurd moet worden. De vaststeller heeft vervolgens twee weken de tijd om de volledigheid van de ontvangen eindverantwoording te beoordelen en extra informatie op te vragen. In 2009 is dit voor 12 eindverantwoordingen (41%) binnen de termijn gebeurd. Na vier weken is 61% beoordeeld op volledigheid. Vier eindverantwoordingen (14%) zijn pas na 12 weken beoordeeld op volledigheid van de stukken. Hierbij dient opgemerkt te worden dat indien er contact wordt opgenomen (telefonisch of via ) met een instelling, dit meestal niet wordt vastgelegd in de workflow of in het (fysieke) dossier. Voor het auditteam is het dus niet mogelijk te bepalen hoe hier te werk wordt gegaan of om te beoordelen of de instellingen vervolgens binnen de daarvoor wettelijke termijn van 28 dagen (of een andere afgesproken termijn met FEZ) de extra informatie aanleveren. FEZ is verantwoordelijk voor het sturen van aanmaningen. Als de indieningstermijn van de eindverantwoording verstreken is, komt de instelling op een lijst uit Coda te staan. Tot voor kort was er een probleem met het verschijnen van budgetsubsidies op deze lijst, omdat er werd gekeken naar een onvolledige bevoorschotting en budgetsubsidies zijn altijd volledig bevoorschot. In de regel wordt er bij budgetsubsidies pas na 6 maanden aangemaand en worden vooraf geen herinneringen verstuurd. De afdeling FEZ gaat ervan uit dat door de nauwe band met de instelling, de instelling zou moeten weten wat er van hun verwacht wordt en vindt het de verantwoordelijkheid van de instelling om de stukken aan te leveren. De provincie verbindt geen consequenties aan het niet tijdig inleveren van de eindverantwoording. Zodra een eindverantwoording ontvangen is, vult de vaststeller een datum in in Coda. Uit het dossieronderzoek blijkt dat in 2009 één aanmaning is verstuurd, terwijl er 6 instellingen waren die meer dan een maand te laat waren met het aanleveren van de eindverantwoording. In de interviews is aangegeven dat als er na de indieningsdatum wel contact is geweest met de instelling over het niet aanleveren, dit niet wordt vastgelegd. Beleidsmedewerkers storen zich aan de opmerking in de aanmaningsbrief (van budgetsubsidies) dat de subsidie op nihil kan worden vastgesteld. In de eerdere procesevaluatie ('Gestroomlijnder subsidiëren', 2009) werd geconcludeerd dat het financieel systeem Coda voor vaststellers slecht toegankelijk is: de zoekfunctie was onvoldoende en het produceren van overzichten bleek lastig. Ondertussen is een speciaal programma ontwikkeld waarmee aan de hand van het ingeven van het kenmerk van de verleningsbeschikking eenvoudig een overzicht wordt gegenereerd van de verplichtingen met afboekingen. 2.4 Processtap 2: Inhoudelijke beoordeling beleidsmedewerker Tijdens de eerste twee weken dient de vaststeller de beleidsmedewerker op de hoogte te stellen dat de eindverantwoording ontvangen is en wordt er om een inhoudelijke beoordeling gevraagd. In 11 gevallen (38%) gebeurt dit ook binnen twee weken. In 7 gevallen (21%) gebeurt dit pas na 12 weken. Intern is bij de beleidsmedewerkers de behoefte aan een direct (digitaal) signaal wanneer de eindverantwoording van een instelling is ontvangen bij FEZ. Soms zouden stukken daar lang blijven liggen en ontvangt de beleidsmedewerker pas een bericht wanneer aan de vaststelling wordt begonnen of als er vragen zijn/zaken ontbreken. Daarbij wordt de vorm waarin het verzoek tot inhoudelijke beoordeling wordt ontvangen als niet gebruiksvriendelijk ervaren: een klein scherm met alleen het voorblad van de vaststelling en het registratienummer van de eindverantwoording. Beleidsmedewerkers moeten dan handmatig Corsa opstarten en de stukken erbij zoeken. De beleidsmedewerker heeft vier weken de tijd voor de inhoudelijke beoordeling (heeft de instelling gedaan wat afgesproken is?). In 26 (90%) gevallen gebeurt dit binnen de daarvoor geldende termijn. Het komt overigens niet vaak voor dat de beleidsmedewerker hier langer dan een week voor nodig heeft. 2.5 Processtap 3: Vaststellen subsidiebedrag door FEZ Binnen 8 weken stelt de vaststeller de subsidie financieel vast. Hierbij toetst de vaststeller of de bewijzen voldoen aan de gemaakte prestatieafspraken in de verleningsbeschikking en beoordeelt hij daarna de jaarrekening en de accountantsverklaring. In 18 gevallen (62%) gebeurt dit binnen de termijn van 8 weken. Wanneer de vaststeller naar aanleiding van de ontvangen stukken nog vragen heeft neemt hij bij inhoudelijke vragen eerst contact op met de betreffende beleidsmedewerker en voor financiële vragen kan hij direct contact opnemen met de instelling. Vanwege het ontbreken van deze correspondentie in de dossiers, is niet volledig in beeld te brengen hoe dit proces werkt. -6-

7 Bij een maximum vaststelling ontvangt de beleidsmedewerker een afschrift van de vaststellingsbrief. Indien het subsidiebedrag lager dan het maximale subsidiebedrag wordt vastgesteld of wanneer er andere belangrijke constateringen in de vaststellingsbeschikking worden voorgesteld, stuurt de vaststeller binnen 6 weken de concept vaststellingsbrief naar de beleidsmedewerker. De beleidsmedewerker dient binnen 1 week terug te reageren. In de praktijk komt het zelden voor dat een budgetsubsidie niet op het maximale wordt vastgesteld. In 2009 is het 1 keer voorgekomen. Waarbij de beleidsmedewerker volgens de workflow overigens 1 week te laat werd geïnformeerd, die vervolgens wel tijdig heeft gereageerd. In de interviews is overigens wel aangegeven dat er op tijd contact is gezocht door FEZ met de beleidsafdeling. Bij het niet nakomen van een prestatieafspraak of bij een te groot opgebouwde reserve dient FEZ in principe te adviseren de budgetsubsidie te korten. FEZ ervaart dit soms als lastig en daarbij wordt niet altijd steun ondervonden van de beleidsafdeling. 2.6 Processtap 4: Accorderen subsidievoorstel Financieel consulent Binnen 4 weken na ontvangst van de inhoudelijke beoordeling stuurt de vaststeller het fysieke dossier door naar de consulent: in 26 gevallen (90%) gebeurt dit binnen de termijn. De consulent tekent in 24 gevallen (76%) binnen de daarvoor gestelde termijn van 1 week. De consulent controleert de vaststellingsbeschikking op juistheid, doorloopt de checklist en bespreekt eventuele bijzonderheden in de jaarrekening met de vaststeller. De tijd die de consulenten kwijt zijn voor de toets loopt uiteen van korter dan een uur tot soms wel een week, afhankelijk van de eventuele problematiek/hoogte van het subsidiebedrag die het betreft. Eén van de consulenten geeft aan dat door bij de totstandkoming van de verleningsbeschikking aan de instelling een toelichting te geven over de verantwoording, dit voordelen heeft bij de uiteindelijke vaststelling. 2.7 Processtap 5: Verzending subsidievaststelling De vaststellingsbrief dient binnen één week na accordering door de financieel consulent ondertekend en verstuurd te zijn naar de instelling, dit lukt in 24 gevallen (83%). FEZ bewaakt de termijn van 12 weken voor afhandeling van de eindverantwoording. Het bewaken van de 12 weken termijn is op dit moment alleen nog mogelijk op basis van feitelijke doorlooptijden (= tijd tussen ontvangst eindverantwoording en verzending vaststellingsbeschikking). Indien aan een instelling een aanvullende vraag wordt gesteld (dat kan ter verduidelijking of omdat er iets mist) zou de termijn in principe tijdelijk moeten worden stopgezet. Echter hiervan wordt in de praktijk geen gebruik van gemaakt. De workflow heeft hier op dit moment ook nog geen functionaliteit voor. In 17 gevallen (59%) wordt de eindverantwoording binnen de termijn vastgesteld. Negen eindverantwoordingen (31%) zijn meer dan 9 weken te laat vastgesteld Let op: dit zijn dus doorlooptijden. Indien extra informatie wordt opgevraagd bij de instelling wordt de behandeltermijn niet opgeschort. Voor de betreffende budgetsubsidies die te laat zijn vastgesteld, hoeft dit overigens niet de reden te zijn. Het merendeel van de instellingen geeft aan de behandeltermijn van de eindverantwoording van 12 weken niet te kennen. Zij hebben wel een verbetering gemerkt ten opzichte van een aantal jaar geleden en zijn tevreden met de huidige behandeltermijn van vaststelling. Een aantal instellingen heeft aangegeven toch nog lang te moeten wachten op de vaststelling. Bij deze instellingen werd er ook vaak pas na een aantal maanden na indiening contact opgenomen met vragen over de ingediende eindverantwoording. Vier subsidies zijn pas in februari 2011 vastgesteld en twee zijn er op het moment van schrijven nog niet vastgesteld. De vaststeller stuurt in 20 gevallen (91%) het dossier tijdig terug naar Registratuur. Zeven keer is het fysieke dossier niet opgevraagd. -7-

8 2.8 Overige bevindingen in het proces Administratieve lasten resultaat versus budgetsubsidie Een aantal instellingen ontvangt naast haar budgetsubsidie ook een resultaatsubsidie(s). De instellingen ervaren hier weinig tot geen verschil in qua administratieve last. Indien er een hogere administratieve last wordt ervaren, dan is dat meestal het geval bij resultaatsubsidies waar ook een tijd en kostenverantwoording moet worden ingediend. Sommige instellingen kunnen de verantwoording over beide typen subsidies tegelijkertijd indienen, anderen niet. De keuze voor budget of resultaatsubsidie is een activiteit waar FEZ alleen op verzoek van de directies/beleidsafdeling een advies in geeft. Beleidsmedewerkers vinden dat in de verordening niet helder staat vastgelegd wanneer je een budget of resultaatsubsidie toekent. Beleidsmedewerkers waren in de veronderstelling dat je één keer in de looptijd een budgetsubsidie verleend en vaststelt. Voor FEZ geldt dat de werkzaamheden van de financiële vaststelling voor de budget en resultaatsubsidie hetzelfde is. Bij de inhoudelijke vaststelling kan dit verschillen afhankelijk van de omvang van de prestatieafspraken en daarmee de prestatiebewijzen Bestuurlijk overleg en tussenrapportage Twee keer per jaar bestuurlijk overleg is verplicht vanaf een subsidie van Uit de externe interviews is gebleken dat dit ook gebeurd. Intern hebben we dit niet kunnen controleren omdat de verslagen van het bestuurlijk overleg niet in alle dossiers zijn teruggevonden. Instellingen kunnen bespreekpunten aanleveren voor de agenda. Door de instellingen en de beleidsmedewerkers is aangegeven dat er altijd een verslag gemaakt wordt van dit overleg. Deze verslagen worden de ene keer vrij kort op het overleg verstuurd, andere keren ontvangt de instelling het verslag pas bij het volgende bestuurlijk overleg. In de interne interviews is meegegeven dat de verslagen niet altijd in de juiste vorm, de B nota, worden aangeboden aan GS. Tien instellingen dienen ook een tussenrapportage (of meerdere rapportages) aan te leveren. Meestal wordt de aanlevering hiervan afgestemd met de datum van het bestuurlijk overleg Workflow Er zijn twee subsidieworkflows: de vaststellingsworkflow en de verleningsworkflow voor BSZ subsidies. Ten tijde van de vorige evaluatie was de vaststellingsworkflow nog niet in gebruik genomen. De vaststellingsworkflow wordt gebruikt voor alle subidievaststellingen (resultaat en budget). De vaststellers en de consulenten zijn de gebruikers van de vaststellingsworkflow en met name de vaststellers hebben profijt van de workflow. Na een opstart en gewenningsperiode zien alle vaststellers de voordelen van de workflow: je doorloopt de vaststelling stap voor stap en ziet waar je bent gebleven. Bij de start van het werken met de workflow is aandacht geweest voor het uniform werken. De workflow vergt wel een andere manier van werken voor de vaststellers: voorheen werd een vaststellingbrief al schrijvende opgesteld en met de workflow moet je je eerst een beeld vormen voordat je aan de brief kunt beginnen. Een aantal vaststellers geeft aan dat het nu minder tijd kost om een eindverantwoording vast te stellen. In geval van vakantie en ziekte zijn dossiers nu ook makkelijker over te dragen. Het uitgevoerde dossieronderzoek in combinatie met de interne interviews hebben geen volledig inzicht gegeven of in de praktijk de workflow zo optimaal mogelijk wordt benut door de vaststellers. We zien bijvoorbeeld afwijkende registraties in kalenderdata tussen workflow en fysieke dossiers. Dit kan betekenen dat de workflow meer ondersteunend zou kunnen zijn bij de werkzaamheden dan op dit moment het geval is. O.a. het stap voor stap doorlopen van het proces en bij het opschorten van termijnen. De consulenten dienen bij akkoord alleen een vinkje aan te zetten in de workflow. Hun werkzaamheden verlopen verder nog fysiek: zij krijgen van de vaststellers de fysieke stukken en vullen de checklist handmatig in en paraferen het voorblad. Eventuele opmerkingen die leiden tot aanpassing van de beschikking worden wel digitaal in de workflow verwerkt. FEZ zou graag zien dat het intern digitaal ondertekenen en paraferen van stukken, ondersteund met de workflow, is toegestaan. Beleidsmedewerkers krijgen een verzoek voor hun inhoudelijke akkoord via een automatische gegenereerde mail via de workflow. Het akkoord van de beleidsmedewerker ontvangt de vaststeller in Outlook en dit verloopt dus niet via de workflow. Beleidsmedewerkers vinden de informatie die zij via de mail ontvangen zeer minimaal. -8-

9 Met de bouw en het gebruik van de workflow is het nu ook mogelijk om overzichten te produceren waarmee de actuele werkvoorraad, de doorlooptijd, afgehandelde cases, cases aan te manen, aangemaande cases en termijnoverschrijding in beeld gebracht kunnen worden. Het wordt als een gemis ervaren dat nog niet alle subsidieverleningen via de workflow kunnen lopen. Naast het gemak voor beleidsmedewerkers van het stap voor stap doorlopen van het verleningsproces, zijn er ook voordelen voor het vaststellingsproces: het scheelt invoeringswerk van algemene gegevens bij het vaststellen. Ook zou er automatisch een provinciebreed overzicht zijn van alle verleende subsidies Evaluatie In de ASB (art. 25, lid 3) is opgenomen dat na afloop van het voorlaatste subsidiejaar GS de effectiviteit en efficiency evalueert alvorens een besluit te nemen over een volgende meerjarige subsidieperiode. De meeste instellingen zitten nog niet in het voorlaatste jaar van de lopende budgetsubsidie. In de dossiers waarbij het voorlaatste jaar wel is gepasseerd hebben we geen evaluatie teruggevonden. FEZ heeft overigens in de interviews al aangegeven hier ook aandacht aan te willen geven bij de formulering van het nieuwe subsidiekader Indienen begroting (buiten de scope van het onderzoek) Voor 1 december moet de instelling de begroting van het aankomende subsidiejaar indienen. Uit de externe interviews blijkt dat voor een aantal instellingen de indieningstermijn op 15 oktober gezet is in plaats van 1 december Verleningsproces (buiten de scope van het onderzoek) Het verloop van het vaststellingsproces is sterk afhankelijk van het verleningsproces. Tenslotte wordt in de verleningsbeschikking afgesproken wat een instelling moet aanleveren en hoe een instelling haar verantwoording moet aanleveren. Hoewel de totstandkoming van de verleningsbeschikking geen onderdeel is van het onderzoekskader, is zowel intern als extern aangegeven dat de prestatieafspraken nog beter geformuleerd en minder gedetailleerd zouden kunnen zijn. Dit zou het verdelen van de subsidiebedragen per prestatieafspraak ook kunnen vergemakkelijken. Door een aantal instellingen is aangegeven dat het koppelen van bedragen aan prestatieafspraken ook niet transparant verloopt voor de instelling. In en extern is men van mening dat er in sommige gevallen veel prestatiebewijzen gevraagd worden. De prestatieafspraken van de nu lopende budgetsubsidies zijn veelal vastgelegd tijdens de eerste fase van het werken met prestatieafspraken en de ASV/ASB Zowel intern als extern zijn de geïnterviewden van mening dat er sprake is van een leerproces in de formulering van en gedetailleerdheid van prestatieafspraken en de daarbij behorende bewijzen. In een aantal dossiers zijn we gewijzigde verleningsbeschikkingen tegengekomen. Wanneer subsidiegelden anders zijn besteed, prestaties niet zijn geleverd of het geld niet is besteed moet de instelling dit tijdig signaleren bij de provincie, waarna de verleningsbeschikking eventueel kan worden gewijzigd. In interviews is aangegeven dat het voorkomt dat de verleningsbeschikking achteraf nog aangepast wordt om toch op een rechtmatige wijze het maximum van de subsidie te kunnen verstrekken. -9-

10 3 Beantwoording van de onderzoeksvragen Beantwoording van de onderzoeksvragen gebeurt aan de hand van de bevindingen uit het dossieronderzoek en de interviews. Deze bevindingen zijn naast het normenkader gelegd. Het normenkader kunt u teruglezen in bijlage 1. In algemene zin kan geconcludeerd worden dat het vaststellingsproces van budgetsubsidies redelijk soepel verloopt. Instellingen weten wat er van hen verwacht wordt. Intern zijn er met de vaststelling van de budgetsubsidies weinig problemen. Als zich problemen voordoen heeft dit over het algemeen te maken met de beoordeling van prestatieafspraken en bewijzen. A. Voldoen de beschikkingen tot vaststelling van budgetsubsidies zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die de nieuwe ASV/ASB 2007 daaraan stelt? Vanuit de organisatie is specifieke aandacht gevraagd voor de volgende procedurele eisen, alsmede de effectiviteit van: 1. De kwaliteit van de prestatieafspraken Voor een instelling is duidelijk welke stukken zij moet aanleveren voor de eindverantwoording. Dit staat helder verwoord in de verleningsbeschikking. De gemaakte prestatieafspraken van de lopende budgetsubsidies zijn veelal opgesteld tijdens de eerste fase van het werken met prestatieafspraken en de ASV/ASB2007. Gaandeweg is een leerproces (in en extern) zichtbaar in de formulering en gedetailleerdheid van prestatieafspraken en bewijzen. Bij een aantal instellingen zijn de gemaakte prestatieafspraken en de daaraan gekoppelde bewijzen ook bijgesteld in een nieuwe beschikking. Een aandachtspunt bij budgetsubsidies blijft de formulering, het aantal en de omvang van prestatieafspraken en bewijzen, die de aanlevering van de eindverantwoording door de instelling en het uiteindelijk vaststellen van de subsidie beïnvloeden. 2. Handhaven diverse termijnen (intern en extern) Er worden verschillende termijnen genoemd in de procesbeschrijving 'Subsidie vaststellen'(versie ) en in de beschikbare informatie als bijvoorbeeld het memo 'Proces vaststelling subsidies' (d.d ). Dit betreft termijnen die zijn vastgesteld in het ASB en termijnen die de organisatie zichzelf heeft opgelegd. a) De instelling doet binnen zes maanden na afloop van een subsidiejaar een verzoek tot vaststelling van de subsidie over het vorige subsidiejaar; b) De instelling stuurt tevens binnen zes maanden na afloop van een subsidiejaar de jaarrekening van het vorige subsidiejaar toe; c) Binnen 12 weken na ontvangst van de verantwoording én de jaarrekening stellen Gedeputeerde Staten de subsidie vast; d) Binnen 2 weken na ontvangst van de verantwoording (en indien bepaald de jaarrekening) beoordeelt de subsidievaststeller of de stukken volledig zijn aangeleverd (=week 1/2); e) Binnen 2 weken na ontvangst van de verantwoording wordt de beleidsmedewerker via de mail op de hoogte gesteld van de ontvangst van de stukken en wordt om een inhoudelijke beoordeling gevraagd; f) Indien stukken onvolledig zijn vraagt de vaststeller binnen 2 weken na ontvangst van de vaststelling de extra informatie; g) De beleidsmedewerker beoordeelt de verantwoording inhoudelijk binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek van FEZ tot inhoudelijke beoordeling (=week 3 t/m 6); 59% 2 63% 59% 2 41% 38% Deze informatie wordt niet vastgelegd. 90% 2 De percentages bij 1 en 3 zijn niet perse dezelfde budgetsubsidies. -10-

11 h) Indien het subsidiebedrag lager dan het maximale subsidiebedrag wordt vastgesteld dan stelt de vaststeller de beleidsmedewerker hiervan op de hoogte door middel van een concept vaststellingsbrief, binnen 8 weken na ontvangst van de vaststelling (=week 1 t/m 8); i) De beleidsmedewerker dient binnen 1 week te reageren op de concept vaststellingsbrief bij het lager vaststellen dan het maximum (=week 9); j) De vaststeller stuurt binnen 4 weken na ontvangst van de inhoudelijke beoordeling (=week 6) het voorstel van de vaststellingsbrief, de checklist, de inhoudelijke beoordeling aan de financieel consulent. (=week 7 t/m 10) k) Binnen 8 weken (na ontvangst van alle stukken) wordt de subsidie vastgesteld door de vaststeller (week 3 t/m week 10) l) De financieel consulent accordeert het subsidievoorstel binnen 1 week. (=week 11) m) Binnen 1 week na accordering door financieel consulent is de brief ondertekend en verzonden (=week 12) n) Binnen 1 week na vaststelling door GS stuurt de vaststeller het complete dossier met de definitieve stukken aan Registratuur (=week 12)). Dit is slechts 1 keer voorgekomen en in dit geval was dit buiten de termijn. Dit is slechts 1 keer voorgekomen en in dit geval was dit binnen de termijn. 90% o) Begroting van instelling is ontvangen voor 1 december 50% p) De verleningsbrief voor het nieuwe jaar (eventueel met 69% indexering) is vóór 1 februari verstuurd q) Ontvangstbevestiging De meest opvallende afwijkingen: 21% van de budgetsubsidies is pas 2 maanden na ontvangst de volledigheid van de aangeleverde eindverantwoording gecontroleerd. Van tweederde van deze 21% vindt de volledigheidscheck zelfs pas na 3 maanden plaats. Bij 41% van de budgetsubsidies is de ontvangen eindverantwoording niet binnen 12 weken vastgesteld. Hierbij dient opgemerkt te worden dat termijnen niet worden opgeschort bij het opvragen van extra informatie of verduidelijking. 3. De workflow De vaststellers zijn tevreden met de workflow die is gebouwd voor het vaststellingsproces. Het maakt overzichtelijk welke werkvoorraad je nog hebt en waar je bent gebleven met een bepaald dossier. De workflow neemt je stap voor stap mee door het vaststellingsproces. Een aantal vaststellers geeft aan dat het nu minder tijd kost om een eindverantwoording vast te stellen. Een aantal handelingen in het proces verloopt nog buitenom de workflow en een aantal zaken moet nog handmatig getekend worden. Niet alle mogelijkheden van de workflow worden voldoende benut. Zie ook de bevindingen in paragraaf De informatievoorziening vanuit de workflow is inmiddels onmisbaar voor een goede (termijn)bewaking van het proces. 62% 76% 83% 91% B. Daarnaast onderzoeken we tegen welke problemen medewerkers en instellingen tijdens het proces van vaststelling aanlopen. We kijken daarbij ook naar de door de organisatie gestelde vragen of het instrument budgetsubsidie correct wordt toegepast bij de toekenning van een subsidie en of de extra administratieve eisen opwegen tegen de voordelen van een budgetsubsidie (afgezet tegen een resultaatsubsidie). Er zijn weinig problemen bij de instellingen bij het aanleveren van de eindverantwoording voor budgetsubsidies. Instellingen weten wat er verwacht wordt en kunnen dit in de meeste gevallen aanleveren. Als er problemen zijn heeft dit te maken met prestatiebewijzen. Een aantal instellingen kennen de verschillen tussen budget en resultaatsubsidie niet. De instellingen die wel beide vormen kennen zien weinig verschillen in administratieve lasten tussen deze subsidies. Indien er een hogere administratieve last wordt ervaren, dan is dat meestal het geval bij resultaatsubsidies waar ook een tijd en kostenverantwoording moet worden ingediend. -11-

12 Beleidsmedewerkers vinden de verordening niet helder wanneer je welke subsidie dient te verstrekken en hebben behoefte aan meer handvaten. C. In verband met eerdere constateringen door de Rekenkamer ('Het proces van subsidieverstrekking' 2006): Zijn de (digitale en/of fysieke) dossiers in complete vorm aanwezig? In alle dossiers is het verzoek tot vaststelling, de vaststellingsbeschikking (en indien van toepassing een wijziging van de subsidie) en de geparafeerde vaststellingschecklist aangetroffen. Dit zijn de documenten die betrekking hebben op het vaststellingsproces. Opgemerkt dient te worden dat in het fysieke dossier meer documenten aanwezig zijn dan in het digitale dossier. In de meeste gevallen is de mail met het inhoudelijk akkoord van de beleidsmedewerker bijgevoegd in het fysieke dossier. Verstuurde ontvangstbevestigingen worden niet opgenomen in een dossier. Documenten die niet standaard in elk dossier opgeborgen worden zijn de tussentijdse rapportages en de verslagen van de bestuurlijke overleggen. Deze laatste twee zijn niet direct onderdeel van het vaststellingsproces, maar kunnen in het vaststellingsproces de vaststellers wel van benodigde informatie voorzien. -12-

13 4 Aanbevelingen In dit hoofdstuk geven wij onze aanbevelingen naar aanleiding van de bevindingen en beantwoording van de onderzoeksvragen. Hiermee geven we aan welke leerpunten en mogelijke oplossingen uit de audit naar voren komen. 4.1 Aanbevelingen voor het proces Het versturen van de ontvangstbevestiging is één van de normen uit het kwaliteitshandvest. Zorg voor uniformiteit in de werkprocessen binnen de verschillende DIV eenheden. Deze aanbeveling is voor alle inkomende correspondentie en gaat dus verder dan alleen het vaststellingsproces van subsidies. Een aandachtspunt bij budgetsubsidies blijft de formulering, het aantal en de omvang van prestatieafspraken en bewijzen. Wij bevelen FEZ aan om samen met de beleidsafdelingen te onderzoeken waarom een aantal verleningsbeschikkingen achteraf aangepast moest worden en de leerpunten mee te voor de nieuwe ASV2012 en de in 2012 te verlenen nieuwe budgetsubsidies. Zorg aanvullend op de geformuleerde voorwaarden in de verordening voor concrete handvaten, die de beleidsdirecties helpen bij het bepalen welke subsidievorm (budget of resultaatsubsidie) van toepassing is op een aanvraag. Om administratieve lasten te verminderen: onderzoek de mogelijkheden om een meerjarige subsidie één keer per looptijd te verlenen, vast te stellen en te verantwoorden. 4.2 Aanbevelingen voor termijnen De toets of de eindverantwoording volledig is én het uitzetten van vragen bij instellingen of beleidsmedewerker dient eerder opgepakt te worden. De bewaking van de behandeltermijn van de eindverantwoording van 12 weken kan strakker. Opschortingsmogelijkheden worden bij het vaststellen van budgetsubsidies niet gebruikt, terwijl de workflow hier in zou kunnen ondersteunen. Voor een aantal instellingen is de termijn van begroting indienen op 15 oktober gezet in plaats van 1 december. Het hanteren van een uniforme lijn is hier gewenst. 4.3 Aanbevelingen voor workflow Zodra de eindverantwoording wordt geregistreerd bij I&D, dient de beleidsmedewerker een signaal te krijgen met registratienummer. Hij/zij kan dan zelf de stukken erbij zoeken in Corsa. Het uitgevoerde dossieronderzoek in combinatie met de interne interviews hebben geen volledig inzicht gegeven of in de praktijk de workflow zo optimaal mogelijk wordt benut door de vaststellers. Wij stellen FEZ voor om voor dit onderdeel de mogelijkheden op een rij te zetten en de nog niet benutte kansen te implementeren. Net als bij de vorige evaluatie ('Gestroomlijnder subsidiëren', 2009) adviseren wij om, zodra dit technisch mogelijk is, ook alle andere subsidieverleningen op te nemen in een workflow. Dit levert een integraal beeld op van alle verleende subsidies en een tijdswinst bij de vaststelling. We stellen voor om de optie van een herinneringsbericht hierin ook voor budgetsubsidies mee te nemen (2 weken voor de indieningstermijn van de eindverantwoording). 4.4 Aanbeveling over dossiervorming Wij adviseren beleidsmedewerkers en vaststellers om correspondentie en s met instellingen vast te leggen in het dossier. Daarnaast dienen ook de gevraagde tussenrapportages en verslagen van bestuurlijk overleg gearchiveerd te worden. Aanvullend hierop adviseren wij de betrokken beleidsmedewerkers om het verslag van het bestuurlijk overleg binnen één maand, in de vorm van een B nota, te sturen aan GS en de instelling. -13-

14 Bijlage 1 Onderzoeksplan Inleiding In deze inleiding komen het (bestuurlijk) kader van dit onderzoek, de concrete aanleiding, achtergronden en de opdracht aan de orde. Algemene aanleiding en kader Dit is een vervolgonderzoek op de evaluatie van het proces van subsidieverlening, uitgevoerd door de auditfunctie in De eindrapportage hiervan luidde: 'Gestroomlijnder subsidiëren'. Omdat de ASV/ASB 2007 op dat moment nog niet lang genoeg in gebruik was, kon er nog geen evaluatie gedaan worden naar het onderdeel 'vaststelling van budgetsubsidies'. Met dit vervolgonderzoek gaan we in op dat ontbrekende onderdeel. Opdracht Het college van Gedeputeerde Staten is de opdrachtgever van dit onderzoek. In overeenstemming met het Reglement 'uitvoering onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid' is het DirectieTeam de opdrachtnemer en de ambtelijke opdrachtgever aan het onderzoeksteam. De Staf Kwaliteitsmanagement en Audit (KMA) zal als eerste aanspreekpunt voor het auditteam dienen. Het DT wordt via de voorzitter dhr. L.J.M. Verdult van de vorderingen op de hoogte gehouden. De opdracht van de audit luidt: Evalueer of het proces van vaststelling van budgetsubsidies verloopt zoals vastgelegd in de ASV/ ASB Evalueer verder of instellingen dit proces in termen van administratieve lasten als efficiënt ervaren. Onderzoekskader In dit hoofdstuk van het onderzoeksplan geven we de doelstelling van het onderzoek, op basis van de geformuleerde opdracht, aan. Deze doelstelling vertalen we naar een aantal onderliggende onderzoeksvragen. Ten slotte formuleren we in dit hoofdstuk de afbakening van het onderzoek. Doelstelling De doelstelling van het onderzoek is: Gedeputeerde Staten inzicht geven in het verloop, en eventuele knel en verbeterpunten, in het vaststellingsproces van budgetsubsidies. Bij het uitvoeren van het onderzoek richten we ons op het verder optimaliseren van het proces voor de organisatie en voor de instellingen. Onderzoeksvragen De aanleiding en doelstelling van het onderzoek concretiseren we verder in de volgende onderzoeksvragen: A. Voldoen de beschikkingen tot vaststelling van budgetsubsidies zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die de nieuwe ASV/ASB 2007 daaraan stelt? Vanuit de organisatie is specifieke aandacht gevraagd voor de volgende procedurele eisen, alsmede de effectiviteit van: 1. De kwaliteit van de prestatieafspraken 2. Handhaven diverse termijnen (intern en extern) 3. De workflow B. Daarnaast onderzoeken we tegen welke problemen medewerkers en instellingen tijdens het proces van vaststelling aanlopen. We kijken daarbij ook naar de door de organisatie gestelde vragen of het instrument budgetsubsidie correct wordt toegepast bij de toekenning van een subsidie en of de extra administratieve eisen opwegen tegen de voordelen van een budgetsubsidie (afgezet tegen een resultaatsubsidie). C. In verband met eerdere constateringen door de Rekenkamer (Het proces van subsidieverstrekking uit 2006): Zijn de (digitale en/of fysieke) dossiers in complete vorm aanwezig? -14-

15 Afbakening In het onderzoek worden alleen vaststellingen van budgetsubsidies meegenomen die vallen onder de ASV/ASB In bijlage 1 vindt u een lijst van instellingen die een budgetsubsidie op basis van de ASV/ASB 2007 ontvangen. Van elke instelling zal tenminste 1 vaststelling geëvalueerd worden. Aanpak van het onderzoek Normen en toetsingskader subsidies In deze paragraaf beschrijven we het toetsingskader voor de verschillende onderzoeksvragen. A. Voldoen de beschikkingen tot vaststelling van budgetsubsidies zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die de nieuwe ASV/ASB 2007 daaraan stelt? Het normenkader voor dit onderzoek wordt gevormd door de criteria en voorwaarden uit de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) en de artikelen in de nieuwe ASV/ASB 2007 van de Provincie Zeeland. Vanuit de organisatie is specifieke aandacht gevraagd voor: A1. De kwaliteit van de prestatieafspraken Een prestatieafspraak waarborgt dat het resultaat, dat je beoogt te bereiken met de subsidie, ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Het werken met prestatieafspraken is verscherpt met de komst van de ASV/ASB Tijdens het onderzoek gaan we na tegen welke moeilijkheden instellingen aanlopen bij het indienen van de vaststelling en of het voor vaststellers mogelijk is om de gemaakte (SMART) prestatieafspraken te kunnen toetsen met de ingediende bewijzen/het jaarverslag. A2. Handhaven diverse termijnen (intern en extern) Er worden verschillende termijnen genoemd in de procesbeschrijving 'Subsidie vaststellen'(versie ) en in de beschikbare informatie als bijvoorbeeld het memo 'Proces vaststelling subsidies' (d.d ). Dit betreft termijnen die zijn vastgesteld in het ASB en termijnen die de organisatie zichzelf heeft opgelegd 3. We zijn de volgende tegengekomen: De instelling doet binnen zes maanden na afloop van een subsidiejaar een verzoek tot vaststelling van de subsidie over het vorige subsidiejaar 4 ; De instelling stuurt tevens binnen zes maanden na afloop van een subsidiejaar de jaarrekening van het vorige subsidiejaar toe 2 ; Binnen 12 weken na ontvangst van de eindverantwoording én de jaarrekening stellen Gedeputeerde Staten de subsidie vast; Binnen 2 weken na ontvangst van de verantwoording (en indien bepaald de jaarrekening) beoordeelt de subsidievaststeller of de stukken volledig zijn aangeleverd (=week 1/2); Indien stukken onvolledig zijn vraagt de vaststeller binnen 2 weken na ontvangst van de vaststelling de extra informatie 1 ; De beleidsmedewerker beoordeelt de verantwoording inhoudelijk binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek van FEZ tot inhoudelijke beoordeling (=week 3 t/m 6); Indien het subsidiebedrag lager dan het maximale subsidiebedrag wordt vastgesteld dan stelt de vaststeller de beleidsmedewerker hiervan op de hoogte door middel van een concept vaststellingsbrief, binnen 8 weken na ontvangst van de vaststelling (=week 1 t/m 8); De beleidsmedewerker dient binnen 1 week te reageren op de concept vaststellingsbrief (=week 9); De vaststeller stuurt binnen 4 weken na ontvangst van de inhoudelijke beoordeling (=week 6) het voorstel van de vaststellingsbrief, de checklist, de inhoudelijke beoordeling aan de financieel consulent. (=week 7 t/m 10) De financieel consulent accordeert het subsidievoorstel binnen 1 week. (=week 11) Binnen 1 week na vaststelling door GS stuurt de vaststeller het complete dossier met de definitieve stukken aan Registratuur (=week 12). 3 BSZ heeft nog meer termijnen afgesproken over het binnen krijgen van de eindverantwoording. Daar dit geen vastgestelde termijnen zijn, zullen deze niet worden getoetst in deze audit. Wel zal gekeken worden naar de verschillen tussen de (inhoud en toonzetting van de) brieven en tijdstippen van verzending. 4 Bij elk document dat we van een instelling binnenkrijgen dient een ontvangstbevestiging te worden verstuurd. In ons documentair informatiesysteem wordt alleen vastgelegd óf een ontvangstbevestiging wordt verstuurd, niet wanneer deze verstuurd is. Daardoor hebben we niet de norm 'Binnen 10 werkdagen dient een ontvangstbevestiging verstuurd te worden' opgenomen, maar zal wel bekeken worden of een ontvangstbevestiging verstuurd is. -15-

16 A3. De workflow In de interne interviews zal aandacht besteed worden aan de in 2009 in gebruik genomen workflow 'vaststelling subsidies'. Hierbij zal gekeken worden naar het gebruik en het beheer van de workflow. Het gebruik van de workflow valt uiteen in twee categorieën, nl. de afhandeling van subsidievaststellingen en de levering van managementinformatie. Ook zal gekeken worden of de workflow aansluit op de eisen van de ASV/ASB B. Daarnaast onderzoeken we tegen welke problemen medewerkers en instellingen tijdens het proces van vaststelling aanlopen. We kijken daarbij ook naar de door de organisatie gestelde vragen of het instrument budgetsubsidie correct wordt toegepast bij de toekenning van een subsidie en of de extra administratieve eisen opwegen tegen de voordelen van een budgetsubsidie (afgezet tegen een resultaatsubsidie). Het eerste gedeelte van deze onderzoeksvraag zal ter sprake komen tijdens de interne en externe interviews. De twee door de organisatie gestelde vragen zijn onderdeel van zowel het dossieronderzoek als de interviews. C. Zijn de (digitale en fysieke) dossiers in complete vorm aanwezig? Vanuit de ASB 2007 geredeneerd zouden de volgende documenten met betrekking tot vaststelling minimaal in een dossier (digitaal of analoog) moeten zitten: Verzoek tot vaststelling, bescheiden genoemd in artikel 29; Vaststellingsbeschikking zelf; Ontvangstbevestigingen; Een eventuele indexering artikel 32; Wijziging of intrekking van subsidie gedurende een meerjarige periode, artikel 33; Checklist vaststelling. Indien in de aanvullingen van de ASB andere eisen gesteld worden bij bepaalde subsidies, zullen deze als norm gehanteerd worden bij de beoordeling van de volledigheid van dossiers. Verzameling van informatie We verzamelen de benodigde informatie via een documentstudie, een dossieronderzoek en het inwinnen van een mondelinge toelichting. De documentstudie betreft achtergrondinformatie zoals o.a. het subsidiebesluit, de subsidieverordening, het rapport van de Rekenkamer (2006), de subsidiewijzer en diverse handleidingen, nota's en subsidieafrekeningen. Voor het dossieronderzoek zal van elke instelling genoemd in bijlage 1 ten minste 1 vaststelling geëvalueerd worden. Sleutelfiguren binnen de organisatie en een aantal subsidieontvangers 5 zullen geïnterviewd worden. Naar aanleiding van de interviews maken we gespreksverslagen, welke ter accordering aan de geïnterviewden worden voorgelegd. Op basis van gesprekken, genoemde bronnen en het dossieronderzoek zullen we antwoord geven op de onderzoeksvragen. Aanpak In grote lijnen bestaat het onderzoek uit de volgende zes stappen: planning, vooronderzoek, veldwerk, rapportage, evaluatie, follow up. Deze stappen kunnen niet los van elkaar gezien worden en lopen in elkaar over. Na de vaststelling van het onderzoeksplan, begint het 'echte' werk. Hoe we deze fase te werk gaan, staat beschreven in paragraaf 3.2. In de (eind)rapportage komen de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Ten slotte gaan we na ongeveer een jaar na of de acties/adviezen worden uitgevoerd/opgevolgd. Bij onze bevindingen houden we rekening met eventuele verstorende factoren en wijzigingen in prioritering. 5 Hierbij zal bekeken worden om zoveel mogelijk andere instellingen te benaderen dan bij de evaluatie in Toen is gesproken met: Scoop, Sport Zeeland, Stichting het Klaverblad, Terra Maris, ZMF, gemeente Veere, Stichting Dansz (alleen die instellingen waarmee gesproken is en die een budgetsubsidies ontvangen zijn genoemd). Indien uit het dossieronderzoek blijkt dat het toch handig kan zijn om één (of meerdere) van deze instellingen te horen, dan zullen we niet aarzelen om ze te benaderen. -16-