Onze Gedragscode. 1. Inleiding tot onze Gedragscode

Transcriptie

1 Onze Gedragscode 1. Inleiding tot onze Gedragscode Wij stellen alles in het werk om te garanderen dat in alle landen waar we werkzaam zijn en in elke bedrijfsrelatie die we wereldwijd aangaan de hoogste ethische en zakelijke normen worden toegepast. Wij laten ons in deze geglobaliseerde economie leiden door de wetgeving van de landen waarin wij gevestigd zijn en waar wij zaken doen. Onder bepaalde omstandigheden kan dit betekenen dat de wetten waaraan ons bedrijf onderhevig is in strijd kunnen zijn met een van onze beleidsregels. In dat geval moet u om advies vragen bij uw leidinggevende of de juridische afdeling (bijlage C). Er is echter één constante waar wij ook zaken doen, wij doen er alles aan om op ethische wijze en met inachtneming van wetgeving zaken te doen. Deze Gedragscode is van toepassing op alle werknemers, Functionarissen en Bestuursleden van Donaldson Company, zijn dochterondernemingen, bedrijfsonderdelen, partnerschappen en joint ventures waar Donaldson een meerderheidsbelang heeft of (management)controle uitoefent. Alle werknemers zijn verplicht om onmiddellijk alle bekende of vermoede overtredingen van toepasselijke wetgeving, van onze Gedragscode of van ons bedrijfsbeleid te melden. In deze Gedragscode wordt verwezen naar Donaldson Company, Inc. en zijn dochterondernemingen als Donaldson of Bedrijf. De term Bestuurslid verwijst naar de leden van de Raad van Bestuur van het Bedrijf. De term Functionaris verwijst naar de voorzitter van het Bedrijf, de CEO en alle Senior Vice Presidents en Vice Presidents. De term werknemer verwijst naar een werknemer van het Bedrijf die op uurbasis, maandbasis, fulltime, parttime, tijdelijk of op contractbasis werkt. 2. Discriminatie en intimidatie zijn verboden Het is ons beleid de persoonlijke waardigheid, privacy en persoonlijke rechten van elke persoon te respecteren. We zetten ons ervoor in om elkaar eerlijk en met respect te behandelen. Het vertonen of toestaan van discriminerend of intimiderend gedrag door enige werknemer is een schending van dit beleid. Het is tevens ons beleid om discriminatie of intimidatie op basis van ras, godsdienst, huidskleur, geloof, nationale herkomst, leeftijd, geslacht, seksuele geaarheid, genderidentiteit, huwelijkse staat, handicap, veteranenstatus of een andere toepasselijke beschermde status van werknemers of buitenstaanders die met ons Bedrijf zaken doen niet te tolereren. Het vertonen of toestaan van discriminerend of intimiderend gedrag door eender welke werknemer is een schending van dit beleid.

2 3. Bescherming van bedrijfseigendommen en -informatie Het is ons beleid om ervoor te zorgen dat alle eigendommen en vertrouwelijke informatie van het Bedrijf worden beveiligd. Alle werknemers, aangezien zij gebruiker of eigenaar van informatie zijn, moeten deze bronnen beschermen tegen misbruik, diefstal, fraude of verlies en van ongeautoriseerde toegang tot, bekendmaking van of verwijdering van deze bronnen. Werknemers mogen geen gebruikmaken van eigendommen of vertrouwelijke informatie van het Bedrijf voor persoonlijk gewin of ongeautoriseerd gebruik. 4. Bescherming van elektronische gegevens en communicatie Wij maken gebruik van elektronische en spraakcommunicatieapparatuur en -systemen voor onze bedrijfsvoering. Onze apparatuur en systemen, en alle gemaakte elektronische bestanden, spraakbestanden of communicatie, verzonden of ontvangen via onze systemen of met onze apparatuur, zijn eigendom van het Bedrijf. Tenzij door toepasselijke wetgeving verboden, behouden we ons het recht voor ons toegang te verschaffen tot de systemen en de apparatuur van het Bedrijf en de inhoud van gemaakte bestanden en communicatie, verzonden of ontvangen via onze systemen of met onze apparatuur, te controleren, vast te leggen, te evalueren en openbaar te maken. Door onze systemen of apparatuur te gebruiken, wordt aangenomen dat werknemers instemmen met deze acties door het Bedrijf. Niets van hetgeen werknemers maken, opslaan, verzenden of ontvangen op of via onze systemen, apparatuur of internet is privé. Verwijderde bestanden of communicatie kunnen op onze systemen of apparatuur worden bewaard en kunnen worden opgehaald. Meer informatie over onze IT Appropriate Use Policy (beleidsregels ten aanzien van gepast IT-gebruik) is beschikbaar op MyDCI of via uw manager. 5. Belangenverstrengeling Werknemers moeten activiteiten, belangen en lidmaatschappen vermijden waarbij hun persoonlijke belangen kunnen conflicteren, of lijken te conflicteren, met de belangen van het Bedrijf. Belangenverstrengeling kan betrekking hebben op elk belang, financieel of anderszins, dat een beslissing zou kunnen beïnvloeden, of lijkt te beïnvloeden, ten gunste van een andere entiteit of persoon die zaken doet met Donaldson. Werknemers moeten onze Nalevingscommissie (bijlage A) onmiddellijk schriftelijk en volledig op de hoogte stellen van elke situatie waar sprake kan zijn van belangenverstrengeling. Werknemers moeten ook bekende of vermoede gevallen van belangenverstrengeling melden waarbij andere medewerkers zijn betrokken. De Nalevingscommissie zal bepalen of er sprake is van belangenverstrengeling. 6. Nauwkeurige boekhouding en bescheiden Het is ons beleid om een nauwkeurige en controleerbare bedrijfsadministratie bij te houden. Valse of misleidende ingaven mogen nooit bewust worden gemaakt of verborgen in enige bestanden van het Bedrijf. Wij zetten ons in om volledige en nauwkeurige bescheiden bij te houden gedurende de tijdsperioden die nodig zijn voor onze bedrijfsdoeleinden en in navolging van wetgeving. In onze handleiding Accounting Policies and Procedures (beleid en de procedures ten aanzien van de boekhouding) vindt u meer informatie. Deze is beschikbaar op MyDCI of via uw manager.

3 7. Vrijgave van informatie aan het publiek, de media en analisten Het is ons beleid om belangrijke informatie over ons Bedrijf duidelijk, accuraat, compleet, tijdig en consistent vrij te geven. Dit geldt voor elke situatie waarbij informatie wordt verstrekt, ongeacht de mate van informaliteit van de situatie. Om deze doelen te bereiken, hebben we centrale woordvoerders aangewezen die als enige werknemers geautoriseerd zijn om informatie over het Bedrijf vrij te geven en te bespreken met personen buiten ons Bedrijf. De lijst met aangewezen, geautoriseerde woordvoerders is opgenomen in bijlage B. 8. Effectenhandel met voorkennis Geen enkele werknemer, Functionaris of Bestuurslid mag aandelen van het Bedrijf (inclusief aandelenopties) kopen of verkopen wanneer hij/zij in het bezit is van belangrijke niet-openbare informatie. Werknemers, Functionarissen en Bestuursleden die op de hoogte zijn van belangrijke niet-openbare informatie van het Bedrijf die nog niet beschikbaar is gesteld aan het publiek gedurende ten minste één volledige handelsdag, mogen niet handelen in effecten van het Bedrijf of die informatie vrijgeven aan enige andere persoon die mogelijk handelt in effecten van het Bedrijf. Om de schijn van illegale handelspraktijken te vermijden, zijn alle Functionarissen en Bestuursleden gebonden aan de aanvullende restrictie dat zij alleen aandelen van het Bedrijf mogen kopen of verkopen na toestemming te hebben verkregen van de General Counsel van het Bedrijf (bijlage C). Als een werknemer, Functionaris of Bestuurslid belangrijke niet-openbare informatie heeft verkregen met betrekking tot een ander bedrijf waarmee Donaldson zaken doet of heeft gedaan, mag die werknemer, Functionaris of Bestuurslid bovendien geen effecten van een dergelijk bedrijf kopen of verkopen of deelnemen aan enige andere actie om voordeel te behalen met die informatie of deze aan anderen door te geven. Zelfs maar de schijn van een ongepaste transactie moet worden vermeden om de reputatie van ons Bedrijf op het gebied van naleving van de hoogste gedragsnormen te behouden. 9. Concurrentiewetgeving en concurrentiepraktijken Het is ons beleid om concurrentiewetgeving volledig na te leven, inclusief alle antitrustwetten van de landen waar wij zijn gevestigd en zaken doen. Alle werknemers moeten zich aan de vereisten van antitrust- en concurrentiewetgeving houden. 10. Intellectuele eigendommen en informatie van anderen Het is ons beleid om eerlijk te concurreren op de markt. Dit nastreven van rechtvaardigheid omvat het respecteren van de intellectuele eigendomsrechten van onze leveranciers, klanten, concurrenten en anderen. Werknemers mogen de intellectuele eigendomsrechten van anderen niet stelen of misbruiken. 11. Aankopen De reputatie van ons Bedrijf is afhankelijk van de integriteit van onze aankooppraktijken. Het is ons beleid om producten en services aan te kopen in het belang van het Bedrijf en volgens

4 toepasselijke wetgeving, ongeacht de fabrikant of leverancier. De gepaste zakelijke overwegingen omvatten: kosten, kwaliteit, tijdige levering en dienstverlening. 12. Geschenken, gunsten en entertainment Wij zijn er niet op uit om voordeel te behalen uit het ongepast gebruik van geschenken, gunsten, entertainment of andere vorm van overreding. Gezond verstand en matigdheid zijn van belang om een nadelig effect op de reputatie van ons Bedrijf of van onze werknemers te vermijden. Het aanbieden, geven, verzoeken om of ontvangen van enige vorm van omkoping is verboden. Werknemers en hun naaste familieleden mogen alleen maaltijden, entertainment of geschenken aanbieden of accepteren als deze voldoen aan de regels uit ons Beleid ten aanzien van geschenken (beschikbaar op MyDCI of via uw manager). Het aanbieden of aannemen van baar geld is nooit toegestaan. Werknemers mogen nooit en te nimmer verzoeken om een geschenk, maaltijd of entertainment zonder voorafgaande toestemming van de CEO of CFO van het Bedrijf. 13. Overheidsonderzoeken en -interviews Het is ons beleid dat ons Bedrijf en de werknemers onmiddellijk en volledig meewerken met overheidsonderzoeken inzake mogelijke overtredingen van de wet. Werknemers die meewerken aan overheidsonderzoeken zijn verplicht antwoorden te geven die waarheidsgetrouw, volledig en accuraat zijn. Het is tevens van belang om de wettige rechten van ons Bedrijf en de werknemers te beschermen. Om aan deze doelstellingen te voldoen, moeten alle overheidsinspecties of -verzoeken om interviews of documenten naar onze juridische afdeling (bijlage C) worden verwezen ter beoordeling. 14. Anti-corruptie en anti-omkoping Het is ons beleid om te voldoen aan alle wetgeving die omkoping en corruptie binnen onze overheids- en commerciële relaties verbiedt. Donaldson staat geen omkoping, corruptie of onethische praktijken van enige aard toe. Anti-corruptie- en anti-omkopingswetten verbieden het direct of indirect beloven, aanbieden of doen van betalingen van geld of van iets van waarde (ongeacht hoe klein) met als doel een gunstige zakelijke behandeling te verkrijgen of een bedrijfs- of overheidsbesluit op ongepaste wijze te beïnvloeden. De Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA, wet op corrupte buitenlandse praktijken) staat bijvoorbeeld het doen, beloven, aanbieden of autoriseren van omkoping, smeergeld of andere ongepaste betaling of geschenk aan een niet-amerikaanse overheidsfunctionaris, politicus of politieke partij teneinde oneerlijk zakelijk voordeel te verkrijgen of te behouden niet toe. De FCPA vereist tevens strikte naleving van ons Beleid inzake nauwkeurige boekhouding en bestanden. De Britse Bribery Act (omkopingswet) verbiedt elke vorm van omkoping, inclusief commerciële omkoping, en is wereldwijd van toepassing. Onder een vorm van omkoping wordt iets van waarde verstaan, inclusief baar geld, charitatieve donaties, leningen, reiskosten, geschenken, gunsten, entertainment of iets anders van waarde. De term steekpenning verwijst naar het terugbetalen van een geldsom die reeds is betaald of betaald zou worden als beloning voor het maken of aanmoedigen van ongepaste zakelijke afspraken. Wij mogen nooit deelnemen aan corruptie of omkoping, of het promoten ervan zelfs niet als we de deal hierdoor mislopen.

5 15. Overheidsbetrekkingen Het is ons beleid om altijd fair en eerlijk met overheidsambtenaren om te gaan. Wij zullen volledig voldoen aan alle wet- en regelgeving ten aanzien van de omgang met overheidsinstanties en ambtenaren en ons aan de hoogste zakelijke gedragsnormen houden. Werknemers mogen geen betaling of gunst autoriseren, betalen, beloven of vragen, direct of indirect, met als doel een politieke functionaris of overheidsambtenaar op ongepaste wijze te beïnvloeden. Werknemers mogen tevens geen overheidsambtenaren entertainen binnen het kader van bedrijfsactiviteiten, tenzij dit in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving plaatsvindt. Werknemers mogen geen aanbod doen van dienstverband bij het Bedrijf of een dergelijk dienstverband bespreken met bestaande of voormalige overheidsambtenaren of hun directe familieleden zonder toestemming van de juridische afdeling (bijlage C). 16. Overheidscontracten Contracten met de overheid vormen een uniek onderdeel van onze bedrijfsactiviteiten. Wij moeten ons strikt houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving ten aanzien van overheidscontracten. Het is tevens een vereiste dat ons Bedrijf en onze werknemers de bepalingen van elk overheidscontract strikt naleven. 17. Milieuwet- en regelgeving Het is ons beleid om te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving ten aanzien van het milieu en op een dusdanige manier zaken te doen dat het milieu, onze werknemers en het algemene publiek worden beschermd tegen milieuschade. Het is tevens ons beleid om plannen, procedures en programma s op te zetten en te handhaven om te voldoen aan toepasselijke weten regelgeving ten aanzien van het milieu. 18. Overheidsbetrekkingen, politieke bijdragen en activiteiten Het is ons beleid om te voldoen aan alle wetgeving ten aanzien van politieke bijdragen en activiteiten. Werknemers mogen geen politieke bijdragen leveren in de vorm van fondsen, eigendommen of services van het Bedrijf aan een gekozen functionaris, politieke partij, commissie of kandidaat zonder voorafgaande toestemming van de juridische afdeling (bijlage C). Werknemers mogen niet onder druk worden gezet tot het doen van politieke bijdragen of deelname aan de steun van een politieke partij, politiek actiecomité of een politieke kandidaat. 19. Anti-boycotwet- en regelgeving De landen waarin we zijn gevestigd of zaken doen kunnen in hun buitenlands beleid zakelijke activiteiten met specifieke landen verbieden (boycot). Dit zijn complexe situaties waarbij advies moet gevraagd aan de General Counsel van het Bedrijf (bijlage C). Werknemers moeten het advies van de General Counsel opvolgen.

6 20. Importactiviteiten (douane) Het is ons beleid om alle wet- en regelgeving ten aanzien van de import van goederen in de landen waar we zijn gevestigd of zaken doen na te leven. Werknemers mogen nooit en te nimmer enige actie ondernemen om wettig verschuldigde douanetarieven of -heffingen op ongepaste wijze te ontwijken. 21. Internationale transacties en activiteiten Het is ons beleid dat alle kantoren en werknemers van het Bedrijf alle toepasselijke wetgeving die van toepassing is op enige internationale transactie of activiteit, in acht moeten nemen, inclusief exportcontrolevoorschriften, handelsembargowetten, anti-boycotwetten, antiomkopingswetten en anti-corruptiewetten. Dit kunnen zowel de wetten van afzonderlijke landen betreffen als van intergouvernementele instanties (zoals de Europese Gemeenschap). Het is de verantwoordelijk van alle bedrijfslocaties en de werknemers om te bepalen welke wetgeving op hun activiteiten van toepassing zijn en deze na te leven. 22. Gedragscode: autoriteit en toezicht De Nalevingscommissie is verantwoordelijk voor het houden van toezicht op naleving en implementatie van onze Gedragscode, voor het uitvoeren van audits en het bewaken van onze Gedragscode. De leden van onze Nalevingscommissie worden benoemd door onze CEO. De namen en contactgegevens van de leden van onze Nalevingscommissie zijn opgenomen in bijlage A. Onze Nalevingscommissie heeft de eindbevoegdheid wat vragen of interpretaties van onze Gedragscode betreft. Wij vereisen tevens van alle werknemers dat zij bijdragen aan het controleren van het naleven van de Gedragscode. Ten slotte is het ons beleid om onze werknemers aan te moedigen bezorgdheden over de effectiviteit van onze Gedragscode te melden bij onze Nalevingscommissie of via de Nalevingshulplijn (bijlage D). 23. Gedragscode: opleiding en certificering Onze Gedragscode moet worden gecommuniceerd aan en toegankelijk zijn voor al onze werknemers. Bij indiensttreding zijn alle werknemers verplicht kennis te nemen van onze Gedragscode. Elke werknemer moet bevestigen dat hij/zij deze gelezen heeft, de inhoud ervan begrijpt en ermee instemt aan de beleidsregels te voldoen. Onze Gedragscode zal toegankelijk zijn voor alle managers. Alle managers zijn verplicht om de Gedragscode jaarlijks door te nemen en te bevestigen dat zij de inhoud ervan hebben gelezen, begrijpen, en ermee instemmen aan de beleidsregels te voldoen. Werknemers die routinematig werken in bepaalde gebieden zullen door hun managers worden voorzien van specifiek bedrijfsbeleid met betrekking tot die gebieden. Managers moeten ervoor zorgen dat hun ondergeschikten de Gedragscode begrijpen en toegang hebben tot specifieke beleidsregels die op hen en hun afdeling van toepassing zijn.

7 24. Melding en onderzoek van overtredingen Alle werknemers zijn verplicht om onmiddellijk elke bekende of vermoede overtreding van toepasselijke wetgeving, onze Gedragscode of enige andere bedrijfsbeleidsregels te melden. Meldingen van dergelijke overtredingen moeten onmiddellijk gedaan worden bij de leidinggevende van de werknemer, HR, de Nalevingscommissie (bijlage A),de juridische afdeling (bijlage C) of de afdeling Interne audit (bijlage A). Werknemers mogen overtredingen ook melden via onze Nalevingshulplijn (bijlage D). Meldingen bij de hulplijn kunnen anoniem worden gedaan. Meldingen zullen worden onderzocht door de Nalevingscommissie en de hulp van werknemers kan vereist zijn bij het uitvoeren van het onderzoek. 25. Klokkenluiders en beleid van geen represailles Het is ons beleid dat meldingen van vermoede overtredingen van de wet, van onze Gedragscode of van een van onze bedrijfsbeleidsregels onmiddellijk en grondig worden onderzocht. Werknemers die te goeder trouw overtredingen of vermoede overtredingen van wetgeving, onze Gedragscode of een van onze bedrijfsbeleidsregels melden, zullen niet worden onderworpen aan represaillemaatregelen of andere bestraffing als gevolg van het melden. Represailles tegen een persoon die, te goeder trouw, overtredingen of vermoede overtredingen meldt, vormt een serieuze schending en zal resulteren in disciplinaire maatregelen. Werknemers moeten bekende of vermoede vergeldingsacties onmiddellijk melden. 26. Disciplinaire maatregelen na overtredingen Het is ons beleid om naleving van onze Gedragscode op een consistente manier af te dwingen door middel van gepaste disciplinaire maatregelen. Overtredingen van de wet worden ook beschouwd als een overtreding van onze Gedragscode. Wanneer een werknemer wordt verdacht van het overtreden van de wet, onze Gedragscode of een van onze bedrijfsbeleidsregels, wordt de werknemer in de gelegenheid gesteld zijn of haar acties te verklaren. Wanneer wordt vastgesteld dat een werknemer een overtreding heeft begaan, kunnen er disciplinaire maatregelen tegen hem of haar worden genomen. Het is de verantwoordelijkheid van de Nalevingscommissie om te bepalen of een overtreding heeft plaatsgevonden en zo ja, welke disciplinaire maatregelen er moeten worden getroffen. Het is ons beleid om op een redelijke en consistente manier disciplinaire maatregelen te treffen.

8 Bijlage A Nalevingscommissie (Compliance Committee) Steve Moon - Voorzitter Director of Global Ethics and Compliance Steve Moon@donaldson.com Amy Becker VP, General Counsel and Corporate Secretary Amy.Becker@donaldson.com Steve Swanson Director, Internal Audit Steve.Swanson@donaldson.com Directors en Managers Internal Audit Steve Swanson Director, Internal Audit Steve.Swanson@donaldson.com Lisa McClelland Senior Internal Audit Manager Lisa.McClelland@donaldson.com James Michael Manager Internal Audit, Noord- en Zuid-Amerika James.Michael@donaldson.com Joseph Lu Senior Internal Audit Manager, APAC Joesph.Lu@donaldson.com Bart Moesen Manager Internal Audit, EMEA Bart.Moesen@donaldson.com

9 Bijlage B Bedrijfswoordvoerders Bill Cook Voorzitter Bill.Cook@donaldson.com Tod Carpenter President & CEO Tod.Carpenter@donaldson.com Jim Shaw VP, CFO Jim.Shaw@donaldson.com Amy Becker VP, General Counsel and Corporate Secretary Amy.Becker@donaldson.com Becky Cahn Director of Corporate Communications Becky.Cahn@donaldson.com Brad Pogalz Director of Investor Relations Brad.Pogalz@donaldson.com

10 Bijlage C Afdeling Juridische zaken VS Amy Becker VP, General Counsel and Corporate Secretary Amy.Becker@donaldson.com Nancy Lambert Senior Corporate Counsel Nancy.Lambert@donaldson.com Carissa Anderson Corporate Counsel Carissa.Anderson@donaldson.com China Xilin Shen Legal Manager Xilin.Shen@donaldson.com Japan Michio Kuroki Legal & Credit Director Michio.Kruoki@donaldson.com Europa Saskia Sterckx Legal Advisor Saskia.Sterckx@donaldson.com Zuid-Afrika Dipan Ambaram Legal Advisor Dipan.Ambaram@donaldson.com +27 (011)

11 Bijlage D Nummers van de Nalevingshulplijn: Australië België Bermuda Brazilië Bulgarije ; then at prompt dial Canada Canada Chili China (noordelijk)** China (zuidelijk)** Columbia Denemarken Duitsland Filipijnen Finland Frankrijk Hongarije Hongkong Ierland India India Indonesië Indonesië Italië Japan/J Japan/JP Korea/K Korea/KO Maleisië Mexico (M1-M5) Mexico (NIEUW) Nederland Nieuw-Zeeland Noorwegen Oostenrijk Peru ; then at prompt dial Peru ; then at prompt dial Peru ; then at prompt dial Polen Roemenië ; then at the prompt dial

12 Rusland Saudi-Arabië ; then at the prompt dial Singapore Slowakije Spanje Taiwan Thailand Tsjechië Turkije ; then at the prompt dial Verenigd Koninkrijk Verenigde Arabische Emiraten ; then at the prompt dial Verenigde Arabische Emiraten ; then at the prompt dial Verenigde Staten Vietnam ; then at the prompt dial Zuid-Afrika Zuid-Korea Zweden Zwitserland Deze telefoonnummers kunnen van tijd tot tijd wijzigen. Als een nummer niet werkt, controleert u het telefoonnummer van de Hulplijn voor de gedragscode en zakelijk gedrag op ** Het gesprek wordt beantwoord met de volgende opgenomen standaardbegroeting: Thank you for calling your ethics reporting hotline. Please remain on the line while we arrange for an interpreter to assist us with your call. This may take up to three minutes please do not hang up. Thank you for your patience. (Hartelijk dank dat u de Ethiek-hulplijn hebt gebeld. We regelen een tolk die ons kan helpen bij uw gesprek. Blijft u aan de lijn. Dit kan drie minuten duren. Hang niet op terwijl u wacht. Hartelijk dank voor uw geduld.)