De ProRail alliantie

Transcriptie

1 De ProRailalliantie

2 2 ProRail De ProRail-alliantie

3 De ProRail-alliantie ProRail 3 De ProRail-alliantie Wat is een alliantie bij ProRail? ProRail wil een professionele opdrachtgever zijn. We willen daarom contracten waarin we per project het beste van opdrachtgever en opdrachtnemer mobiliseren en bundelen in een projectorganisatie die is gericht op de specifieke kenmerken van het project. Als het gaat om een eenvoudig en overzichtelijk infrastructureel project is bijvoorbeeld D&C light geschikt. Gaat het echter om een complex en dynamisch infrastructureel project dat het uiterste vergt van opdrachtgever en opdrachtnemer, dan is de alliantie bij uitstek het middel om partijen goed met elkaar te laten samenwerken. Alliantiecontracten zijn in de Nederlandse bouwwereld nog geen gemeengoed. Voor nog maar weinig grote infrastructurele werken zijn alliantiecontracten afgesloten. Deze brochure licht toe wat wij bij ProRail verstaan onder een alliantie, waarom we allianties willen en hoe we een alliantiecontract aanbesteden. Alliantie: gelijke belangen Er zijn diverse betekenissen voor het woord alliantie in omloop. ProRail verstaat onder een alliantie een samenwerkingsvorm tussen opdrachtgever ProRail en een opdrachtnemer voor één specifiek project, waarbij optimaal samenspel ontstaat omdat de belangen van partijen gelijk zijn. SAAL: rechtstreekse aanbesteding alliantie Begin 2010 heeft ProRail het project Openbaar Vervoer Schiphol-Amsterdam-Almere- Lelystad Zuidtak Oost/West (SAAL) aanbesteed. Het gaat hier om een bijzonder project. De spoorverdubbeling waarbij alle techniekvelden aan bod komen moet gebeuren in een stedelijke omgeving, met betrokkenheid van vele partijen en onder hoge tijdsdruk. Dit bijzondere karakter van SAAL maakte dit project bij uitstek geschikt voor een onconventionele wijze van contractering: contractering van een alliantie. Het begrip alliantie is in de bouwwereld niet nieuw. Maar de inhoud die we eraan hebben gegeven in het project SAAL wel. Bij eerdere allianties werd eerst een andere contractvorm (D&C, ingenieursbureau-opdracht) aanbesteed, waarbij pas na gunning werd overgeschakeld op een alliantiecontract. Bij SAAL hebben we voor het eerst een alliantie rechtstreeks (in één keer) aanbesteed. Daarbij hebben we verder gebouwd op het goede dat we al hadden: D&C-aanbestedingen met de flexibiliteit van UAV-GC contracten en System Engineering (SE) met de eenduidige werkwijze om van initiële eisen tot de uiteindelijke oplossing te komen. We zijn zeer tevreden over het resultaat van de eerste rechtstreekse aanbesteding en verwachten veel van allianties voor de toekomst.

4 4 ProRail De ProRail-alliantie Waarom wil ProRail allianties? Bij standaardcontracten is de samenwerking tussen ProRail en opdrachtnemer vaak niet optimaal. Doorgaans is het na aanbesteding zo dat de winnende inschrijver die vanwege concurrentiedruk een scherpe aanbieding heeft gedaan alle belang heeft om de onvolkomenheden in het contract te zoeken of zich afzijdig te houden als bij de opdrachtgever iets mis dreigt te gaan. En omgekeerd heeft de opdrachtgever vaak onvoldoende belang om de opdrachtnemer bij te staan als daar iets mis dreigt te gaan. De gedachte bij het standaardcontract is: ieder zijn eigen verantwoordelijkheid. Een alliantie echter is gericht op de gezamenlijke verantwoordelijkheid: samen aan dezelfde kant van de tafel zitten, samen beslissingen nemen, samen anticiperen op problemen, samen oplossingen zoeken, samen het verlies nemen als het mis is gegaan, maar ook samen de winst delen als er voordeel is bereikt. De kracht van een alliantie wordt dan ook bepaald door de mate van gelijkschakeling van de belangen van opdrachtgever en bouwbedrijf. Daarom wil ProRail allianties: als partijen maar voldoende gezamenlijk belang hebben, komt het met de samenwerking wel goed; juist ook in zeer complexe en dynamische projecten waar het vooral op goed samenspel aan kom Maximale ruimte voor optimalisaties Met een alliantie worden zonder afbreuk te doen aan eigen verantwoordelijkheden klassieke tegenstellingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zo veel mogelijk bij voorbaat uit de weg geruimd. De alliantie stimuleert om de kennis en ervaring van de verschillende partijen bij elkaar te brengen. Door het samenbrengen van verschillende organisatieculturen en kennisdomeinen ontstaan opeens mogelijkheden die in traditionele verhoudingen niet gemakkelijk haalbaar zijn. Door samen actief te speuren naar optimalisatiemogelijkheden (in ontwerp en uitvoeringsmethoden) op het niveau van het gehele project worden met de alliantie besparingen bereikt die anders niet mogelijk zijn. Tenminste als de opdrachtgever bereid is zich daadwerkelijk open op te stellen en ook kritisch te kijken naar haar eigen eisen en wensen. Dit betekent bijvoorbeeld dat niet alleen het ontwerp, maar ook de eisenspecificatie ter discussie mag staan. Opdrachtgever en bouwbedrijf brengen voortdurend samen expertise in en stimuleren besparingen. Bovendien prikkelt de alliantie de partijen om samen op problemen te anticiperen en deze flexibel op te vangen. Behalve besparingen in de realisatie is er ruimte voor efficiencywinst in de voorbereiding. Organisatiekosten kunnen worden beperkt doordat de alliantie bureaucratie tussen opdrachtgever en bouwbedrijf tegengaat (bijvoorbeeld door eenvoudiger acceptatieprocedures en door het gezamenlijk ontwerpen). Opdrachtnemers kunnen met alliantiecontracten hun sterke kanten ten volle inbrengen. In potentie levert dit een hogere winst op dan bij een standaardcontract, want bij goede samenwerking kunnen risico s worden vermeden, optimalisaties worden doorgevoerd, en kan een hogere organisatie-efficiëntie worden bereikt. Financiële reserves worden dan niet verbruikt in het project maar als winst gedeeld.

5 De ProRail-alliantie ProRail 5 Voordelen voor opdrachtgever en opdrachtnemer: Bundeling van verschillende deskundigheden Gedeelde risico s Besparingen door optimalisaties Efficiëntere organisatie Snellere, meer flexibele oplossing van problemen Hogere winst mogelijk Drie partijen Bij een alliantie ontstaan drie partijen: de opdrachtgever (ProRail), de alliantie (ProRail en opdrachtnemer) en de opdrachtnemer in de rol van uitvoerend bouwbedrijf. Stuk voor stuk hebben zij een eigen specifieke verantwoordelijkheid. Dit betekent: De opdrachtgever (ProRail) is verantwoordelijk voor het juist formuleren van haar wensen en de randvoorwaarden waarbinnen deze moet worden gerealiseerd (de eisenspecificatie). De alliantie is verantwoordelijk voor het genereren en laten realiseren van zodanige ontwerpoplossingen dat binnen de randvoorwaarden aan de wensen van klant ProRail wordt voldaan (de uitwerking). Het uitvoerend bouwbedrijf is verantwoordelijk voor de realisatie conform de specificaties en randvoorwaarden van de alliantie. Systems Engineering (het V-model) vormt het fundament van deze afbakening van verantwoordelijkheden. Overigens kunnen de precieze grenzen binnen een project verschillen voor de diverse techniekvelden. Voor ProRail kan het wenselijk zijn om haar eisen voor bijvoorbeeld de onderbouw (aardebaan, bruggen, tunnels, et cetera) minder ver uit te werken dan voor de bovenbouw (spoor, bovenleiding, beveiliging, et cetera). Voor de afbakening tussen de alliantie en uitvoerend bouwbedrijf geldt hetzelfde: voor de diverse techniekvelden kunnen de grenzen verschillen. Het basisidee van een alliantie is dat samenwerking tussen een opdrachtnemer en opdrachtgever vruchtbaar is omdat een probleem altijd een gezamenlijk probleem is. Dus betalen zij ook altijd samen voor de oplossing van het probleem. Het delen van risico s en verantwoordelijkheden betekent ook het een-op-een delen van de bevoegdheid om over dergelijke zaken te beslissen. Daarom is een alliantiecontract in de kern een samenwerkingscontract, dat regelt welke bevoegdheden worden gedelegeerd en op welke wijze (gezamenlijke) besluitvorming in de samenwerking plaatsheeft. De alliantie richt zich op het ontwerp, de hoofduitvoeringsmethoden, omgevingsmanagement en het aansturen van het uitvoerend bouwbedrijf.

6 6 ProRail De ProRail-alliantie Hoe besteedt ProRail allianties aan? De contracten Het alliantieconcept van ProRail leidt tot twee contracten: een uitvoeringscontract, met daar bovenop een alliantiecontract Het alliantiecontract heeft twee functies: het regelt de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (in termen van bevoegdheden, besluitvorming, organisatie en procedures) het omschrijft de scope van het contract (ontwerp, omgeving, aansturing uitvoering). De scope van het alliantiecontract is vergelijkbaar met een D&C-contract van ProRail, exclusief de feitelijke uitvoering maar inclusief enkele risico s en taken die bij een gewone D&C bij de opdrachtgever liggen. In het alliantiecontract wordt dan ook vastgelegd: hoe de alliantieorganisatie moet functioneren; en welk deel van de vraagspecificatie (de eisenspecificaties en de opdrachtomschrijving) tot het domein van de alliantie behoort. De risicoverdeling binnen de alliantie en contractuele voorwaarden (die afwijken van de UAV-GC) zijn vastgelegd in een zogenaamde risico-annex. In een andere annex is vastgelegd hoe de alliantiesom is opgebouwd. Deze annex dient mede als basis voor verrekening voor het geval ProRail of de alliantie wijzigingen wil doorvoeren. De mogelijkheid om op een gemakkelijke en transparante wijze te kunnen verrekenen, is van groot belang voor het welslagen van de alliantie. Een diepgaand inzicht in de kostenopbouw van een aanbieding is dus van groot belang, zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemer. Een uitgewerkte kostenstructuur zonder dat er een uitgewerkt ontwerp is, is (alleen) bij een alliantie mogelijk omdat deze is gebaseerd op gelijke belangen van opdrachtgever en opdrachtnemer. Bij een alliantie is het dus mogelijk dat de opdrachtgever alleen de hoofdpunten in de vraagspecificatie vastlegt. Het alliantiecontract is gebaseerd op de bestaande algemene voorwaarden; alleen met het oog op het functioneren van de alliantie wijkt het alliantiecontract op onderdelen enigszins af van de standaard Basisovereenkomst, de UAV-GC en het Gele Boekje van ProRail.

7 De ProRail-alliantie ProRail 7 Het project wordt gebouwd in opdracht van de alliantie. Daarmee is de alliantie een soort gedelegeerd opdrachtgever van het bouwbedrijf. De alliantie kan zo sturen op beheersing van de risico s (die zijn toebedeeld aan de alliantie) en op optimalisatie. Als de opdrachtnemer betere oplossingen ziet dan ProRail in haar informatieve documenten heeft beschreven, mag de opdrachtnemer afwijken van deze documenten. Op deze manier geeft ProRail marktpartijen maximale ruimte om hun toegevoegde waarde te tonen, en dus hun onderscheidende kwaliteit ten opzichte van andere gegadigden. Hogere of lagere kosten door wijzigingen in het uitvoeringscontract worden verrekend vanuit de alliantiesom (en omgekeerd). De alliantie is uitdrukkelijk géén maatschap of vennootschap. Er worden dus ook geen facturen of medewerkers betaald vanuit de alliantie. Het uitvoeringscontract bij een alliantie is vergelijkbaar met een traditioneel uitvoeringscontract. Dat biedt opdrachtnemers juridische zekerheid. Hét verschil is dat niet opdrachtgever ProRail maar de alliantie de uitvoering aanstuurt. Kort gezegd is het uitvoeringscontract het bekende UAV-GC-contract, waaruit elementen worden toegekend aan de alliantie in plaats van aan het uitvoerend bouwbedrijf. Dit wil zeggen dat de scope van het uitvoeringscontract is vastgelegd in het aanbestedingsdossier in de vorm van een vraagspecificatie (de eisenspecificatie en de opdrachtomschrijving). Uiteindelijk worden een alliantiecontract en een uitvoeringscontract ondertekend, waarbij het alliantiecontract leidend is voor het uitvoeringscontract. De alliantie: risico s en kansen Omdat de alliantie een deel van de risico s en kansen van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer overneemt, moeten deze expliciet worden gemaakt. Daarvoor kijken we eerst naar de verdeling voor gewone D&C-projecten in de UAV-GC/Gele Boekje. Vervolgens wordt een middengebied gecreëerd: Stap 1 (UAV-GC/Gele Boekje) Risico s & kansen D&C-opdrachtnemer Risico s & kansen D&C-opdrachtgever Risico s & kansen uitvoeringscontract Stap 2 Risico s & kansen alliantiecontract Risico s & kansen ProRail

8 8 ProRail De ProRail-alliantie Daarnaast is een toedeling van risico s en kansen nodig vanuit de specifieke kenmerken van het project: aanscherpen of toevoegen van zaken die in de UAV-GC/Gele Boekje onvoldoende zijn gedekt. De verdeling van risico s en kansen moet vroeg in het aanbestedingsproces duidelijk zijn. Ter verduidelijking van mogelijke verschuivingen van risico s bij een alliantie volgen nu twee voorbeelden: Risicoverschuiving van opdrachtgever naar alliantie: Alliantiecontract: Het aantreffen van ondergrondse zaken die ten tijde van het aangaan van de Alliantieovereenkomst bij Partijen niet bekend waren, zoals obstakels, kabels en leidingen, niet-gesprongen explosieven, objecten van archeologische waarde en verontreinigingen. Dit risico is in de tijd beperkt tot en met de negentigste kalenderdag na de geplande verkrijging. De alliantie is hier dus verantwoordelijk, terwijl in de UAV-GC de consequenties van dergelijke risico s voor rekening van de opdrachtgever komen. Risicoverschuiving van opdrachtnemer naar alliantie: Alliantiecontract: De Alliantie is verantwoordelijk voor gebreken die worden veroorzaakt door fouten in de ontwerpdocumenten die volgens het bepaalde sub a door de Alliantie vervaardigd dienen te worden. Voor gebreken, die veroorzaakt worden door onjuistheden in de Vraagspecificatie, is de Alliantie verantwoordelijk voor zover deze het gevolg zijn van schending van de sub b genoemde waarschuwingsplicht. Het risico vanaf het aangeleverde ontwerp tot aan het uitvoeringsontwerp ligt hier dus bij de alliantie. In de UAV-GC is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het uitwerken van het door opdrachtgever aangeleverde ontwerp. Beoordeling tijdens de aanbestedingsprocedure Het alliantieconcept van ProRail brengt met zich mee dat aanbiedingen de juiste prijs moeten hebben: niet te hoog, maar ook zeker niet te laag. Het is daarom van het grootste belang dat de aanbestedingsprocedure leidt tot aanbiedingen met reële prijzen. Om een alliantiecontract rechtstreeks te gunnen, kan niet worden gewerkt met een gunningscriterium dat alleen oog heeft voor de laagste totaalprijs. Immers, de aanbieding omvat niet alleen de bouwkosten, maar ook de activiteiten van de opdrachtnemer in het uitvoeringscontract én in de alliantie, en de activiteiten van de opdrachtgever in de alliantie. Voor het goed functioneren van de alliantie is het van belang dat alle afzonderlijke onderdelen reële prijzen hebben. Dit stelt hoge eisen aan de wijze van beoordeling van de aanbiedingen. Een manier die inschrijvers op de juiste manier blijkt te stimuleren is gebruikmaking van een getrapt beoordelingsmodel, gericht op de afzonderlijke onderdelen van de aanbiedingsbegroting. Hoe dat in zijn werk gaat, wordt hierna toegelicht.

9 De ProRail-alliantie ProRail 9 Aanbiedingsbegroting Zoals gebruikelijk vraagt ProRail aan het einde van de overlegfase een aanbieding voor het werk. Voor een alliantie betekent dit een aanbieding voor de uitvoeringssom en voor de alliantiesom. Echter, omdat de alliantiesom bestaat uit organisatiekosten en risico s van beide partijen verlangt ProRail een aanbieding voor het geheel, uitgesplitst in drie onderdelen: 1. de uitvoeringssom 2. het alliantiedeel D&C (organisatiekosten, risico s en beheersmaatregelen die in geval van een gewone D&C bij de opdrachtnemer liggen); en 3. het alliantiedeel dat extra is ten opzichte van D&C (organisatiekosten, risico s en beheersmaatregelen die bij D&C bij de opdrachtgever liggen). De verhouding tussen de verschillende onderdelen is van belang. Immers een te kleine alliantiesom ten opzichte van de uitvoeringssom zou betekenen dat de alliantie vanaf het begin al weinig kans maakt op succes. En een te hoge alliantiesom zou betekenen dat de kans op winst van de alliantie weliswaar groot is, maar dat ProRail daar onnodig veel voor betaalt. ProRail beoordeelt de ontvangen aanbiedingen daarom in een specifieke volgorde. Eerst kijken we naar de bedragen (hoe reëel zijn ze). Vervolgens kennen we een bonus toe als het alliantiedeel hoger is dan gemiddeld. Deze bonus leidt tot een lagere evaluatieprijs. Omgekeerd is er een malus als het alliantiedeel lager is dan gemiddeld. Dan stijgt de evaluatieprijs. De verdere selectie van aanbiedingen verloopt in drie stappen: 1. selectie op basis van de laagste uitvoeringssom De inschrijver met de hoogste prijs op de uitvoeringssom valt af, de andere inschrijvers gaan door naar stap 2. Dit criterium bevordert een scherpe uitvoeringssom. 2. selectie op basis van het laagste subtotaal van uitvoeringssom en alliantiedeel D&C De inschrijver met de hoogste prijs op het subtotaal D&C valt af, de andere inschrijvers gaan door naar stap 3. Dit criterium bevordert een scherpe prijs voor het alliantiedeel D&C. 3. selectie op basis van de laagste evaluatieprijs Dit criterium bevordert een scherpe prijs voor het alliantiedeel extra, maar zorgt door middel van de alliantiebonus/malus tegelijk ook voor een niet té lage prijs voor de som van de alliantiedelen.

10 10 ProRail De ProRail-alliantie Onderstaande tabellen illustreren de werking van de drie beoordelingsstappen. Stel, ProRail heeft vijf aanbiedingen ontvangen met deze kostenopbouw: 1. Aanbiedingen in ontvangst nemen: Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijver E uitvoeringssom alliantiedeel D&C subtotaal D&C alliantiedeel extra t.o.v. D&C totaal Hoewel inschrijver E de laagste inschrijver is, is deze partij voor ProRail daarmee nog niet de meeste geschikte. Immers, qua uitvoeringssom behoort deze inschrijver tot de duurdere partijen, terwijl het alliantiefonds relatief klein is. Inschrijvers C en D lijken wat deze onderdelen aangaat de beste aanbiedingen te hebben gedaan. De hierboven al genoemde alliantiebonus/-malus corrigeert hiertoe de verschillende aanbiedingen enigzins (in dit voorbeeld met een gewichtsfactor van 65%): 2. Alliantiebonus/malus vaststellen: Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijver E uitvoeringssom alliantiedeel D&C subtotaal D&C alliantiedeel extra t.o.v. D&C totaal sommatie alliantiedelen gemiddeld alliantiedeel= 20,4 gewichtsfactor = 65% alliantiebonus/-malus -3,0-4,3-1,7 2,9 6,1 De bedragen onder totaal, gecorrigeerd met de alliantiebonus/-malus leiden tot de evaluatieprijs. Na deze vaststelling worden achtereenvolgens de volgende 3 stappen doorlopen om tot de keuze voor de beste aanbieding te komen:

11 De ProRail-alliantie ProRail Beoordelingsstappen uitvoeren 4a. Uitvoeren beoordelingsstap a (=selectie op laagste uitvoeringssom). Resultaat: B en E vallen af Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijver E uitvoeringssom alliantiedeel D&C subtotaal D&C alliantiedeel extra t.o.v. D&C totaal evaluatieprijs 162,0 157,3 160,9 4b. Uitvoeren boordelingsstap b (=selectie op laagste subtotaal D&C). Resultaat: A valt af Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijver E uitvoeringssom alliantiedeel D&C subtotaal D&C alliantiedeel extra t.o.v. D&C totaal evaluatieprijs 157,3 160,9 4c. Uitvoeren beoordelingsstap c (selectie op laagste evaluatieprijs). Resultaat: C wint Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijver E uitvoeringssom alliantiedeel D&C 8 6 subtotaal D&C alliantiedeel extra t.o.v. D&C totaal evaluatieprijs 157,3 160,9 Na de beoordeling in drie stappen is ook het vervolgtraject weer gelijk aan de procedure bij D&C-aanbestedingen, te beginnen met de uitnodiging van één of meer gegadigden voor de onderhandelingen. In principe gaat ProRail met verschillende gegadigden in onderhandeling. Daarna volgt een uitnodiging voor een aangepaste aanbieding, conform de onderhandelingsafspraken. Deze aanbiedingen worden opnieuw met de bovenstaande systematiek beoordeeld. Tot slot is net als anders gunning aan de inschrijver met de laagste evaluatieprijs het resultaat. Positieve ervaringen bij SAAL Zonder vooruit te willen lopen op de evaluatie van de realisering van SAAL, zijn we nu al zeer tevreden over het verloop van deze rechtstreekse aanbesteding van een alliantie. De tenderkosten waren relatief laag en de doorlooptijd van de aanbestedingsprocedure was bijzonder kort. Het aanbestedingsdossier was gereed in januari 2010 en de gunningen van de projectdelen West en Oost vonden plaats in mei en juni Bovendien hebben we er alle vertrouwen in dat de beoordelingsmethodiek die we bij SAAL voor het eerst hebben gebruikt deugdelijk is. Het feit dat de biedingen elkaar niet veel ontliepen, is daarvoor een indicatie. Ook de SAAL-inschrijvers zijn positief over de opbouw van de contractdocumentatie, de beoordelingsprocedure en het proces. Dit alles sterkt ons in de overtuiging dat de ProRail-alliantie toekomst heeft.

12 Meer informatie Als u vragen of suggesties heeft naar aanleiding van deze brochure bent u welkom bij ons secretariaat: aki@prorail.nl. Bezoekadres Moreelsepark EP Utrecht Postadres Postbus GA Utrecht