Het voorzien van personeel voor het project Financiële Beleids- en Managementsinformatie

Transcriptie

1 STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex - Blok C - Havanastraat Antwerpen Prijs: 10,80 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING BESTEK nr. 2007/709 Het voorzien van personeel voor het project Financiële Beleids- en Managementsinformatie De kandidatuurstellingen en offertes dienen bezorgd voor: 6 augustus.. op het bedrijf Patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen (gelijkvloers), Desguinlei 33, 2018 Antwerpen. Dan zal de afgevaardigde schepen of zijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de kandidatuurstellingen en offertes. VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS: wat betreft het indienen of inzenden en de opening van de kandidatuurstellingen en offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen: tel. (03) wat betreft andere inlichtingen m.b.t. het dossier : Frank Van Zoom tel 03/ Fax 03/

2 HOOFDSTUK 1. ALGEMENE INLICHTINGEN Artikel 1.1. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de stad Antwerpen, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden de burgemeester Patrick Janssens en de stadssecretaris Roel Verhaert. Artikel 1.2. voorwerp van de opdracht De opdracht bestaat in uit het aanstellen van externen ter ondersteuning van de invoering van een financieel beleid- en managementinformatiesysteem, dat op zijn beurt deel uitmaakt van een algemeen beleid- en managementinformatiesysteem voor de stad Antwerpen (OBMI - project) en de lokale politie Antwerpen. Zowel het nieuwe bestuursakkoord als het Gemeentedecreet maken een uitbreiding van het OBMI - project noodzakelijk en voorzien in een inbedding van het reeds gerealiseerde gedeelte in de reguliere werking van de stad. Artikel 1.3. Aard van de opdracht De opdracht behelst een aanneming van diensten. Artikel 1.4. Gunningwijze De opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking op grond van art. 17 3, 2 en 4 van de wet van 24 december De procedure bestaat uit twee afzonderlijke fasen. De eerste fase omvat de selectie van de kandidaten : de betrouwbaarheid en bekwaamheid van de kandidaten wordt onderzocht op grond van de in het bestek vermelde uitsluitinggronden en selectiecriteria. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om bijkomende inlichtingen en verduidelijkingen te vragen aan de kandidaten. Voormelde handelingen gebeuren steeds rekening houdend met hetgeen het bestek oplegt en met in acht name van de beginselen van behoorlijk bestuur. Op het einde van deze fase worden er minimum 3 en maximum 5 kandidaten geselecteerd, in zoverre er voldoende bekwame kandidaten voorhanden zijn. Deze kandidaten zullen uitgenodigd worden tot het indienen van een offerte. In de tweede fase zullen de offertes van de inschrijvers inhoudelijk beoordeeld worden. Na de eerste beoordeling zullen de onderhandelingen gestart worden met één, meerdere of alle inschrijvers. Er zullen één of meerdere onderhandelingsrondes gehouden worden. Dit is afhankelijk van de inhoud van de voorstellen van de inschrijvers.

3 De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om bijkomende inlichtingen en verduidelijkingen te vragen en om tijdens de onderhandelingen voorgestelde zaken te weigeren, een aanpassing ervan te vragen of bepaalde voorwaarden op te leggen, evenals de mogelijkheid van een eigen inbreng in de onderhandelingen. Voormelde handelingen gebeuren steeds rekening houdend met hetgeen het bestek oplegt en met in acht name van de beginselen van behoorlijk bestuur. Timing De kandidatuurstelling en de offerte worden op éénzelfde tijdstip opgevraagd. De bureaus krijgen de officiële termijnen toegekend voor indiening van voormelde stukken, d.i. 55 kalenderdagen in totaal, 15 kalenderdagen voor hun kandidatuurstelling + 40 kalenderdagen voor hun offerte. Door de indiening van de kandidatuurstelling en de offerte op éénzelfde moment te laten gebeuren en door gebruik te maken van de verkorte termijn voor de indiening van de kandidatuurstelling (15 i.p.v. 37 kalenderdagen) 1, beschikt de aanbestedende overheid over een tijdsvoordeel. Dit tijdsvoordeel wil zij gebruiken om de externen zo vlug mogelijk te laten starten met als uiterste datum 1 september Ondanks het samen opvragen van de kandidatuurtellingen en de offertes, blijft de procedure in twee fasen gerespecteerd. De bureaus moeten twee afzonderlijke dossiers indienen : een kandidaatstelling en een offerte. Enkel de offertes van de bureaus die geselecteerd zullen worden op basis van hun kandidatuurstelling, zullen bekeken en beoordeeld worden. De aanbestedende overheid zal een beslissing nemen betreffende selectie en niet-selectie en de periode van stand-still respecteren om niet geselecteerden de kans te geven te reageren tegen de genomen beslissing. Artikel 1.5. Wetgeving Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze gunningprocedure en de uitvoering van de opdracht de volgende bepalingen van toepassing: de wet van 24 december 1993 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten; (BS ) het koninklijk besluit van 08 januari 1996 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; (BS ) het koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor penbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; (BS ) Bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden waarvan in onderhavig bestek wordt afgeweken:

4 Art. 5 : gelet op de specifieke aard van de opdracht kan geen totale aannemingssom worden vastgesteld waarop de borg kan berekend worden. De borg wordt derhalve vastgesteld op ,- Art 75 (boeten) : de boetebepaling is ter compensatie van het gederfde rendement van het eigen personeel van de stad Antwerpen

5 HOOFDSTUK 2. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Artikel 2.1. Fase 1 : kandidatuurstellingen Uitsluitinggronden De kandidaat kan uitgesloten worden van de verdere procedure, indien hij zich in één of meerdere van de volgende situaties bevindt: 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeren, werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte hebben gedaan van faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of het voorwerp zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; 4. bij hun beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5. niet in orde zijn met bijdragen aan de sociale zekerheid; 6. niet in orde zijn met de betaling van belastingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de inschrijver gevestigd is; 7. zich in ernstige mate hebben schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen Het bewijs van het tegendeel wordt door de kandidaat geleverd door voorlegging van de volgende stukken: - voor 1) en 2): een recent attest van niet faling of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; - voor 3): een recent uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; - voor 5): een RSZ-attest van het voorlaatste kwartaal voor het indienen van de offerte; - voor 6): een recent getuigschrift directe en indirecte belastingen uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land; - voor 4) en 7): een verklaring op eer opgemaakt en ondertekend door de kandidaat

6 Selectiecriteria De technische geschiktheid van de kandidaat wordt beoordeeld aan de hand van volgende referenties: een lijst met uitgevoerde diensten. De lijst heeft betrekking op soortgelijke relevante opdrachten: het inzetten van medewerkers die actief (hands-on) deelnemen aan de financiële bedrijfsprocessen en projecten binnen de klantorganisatie en meer bepaald (gemeentelijke) overheden. De relevante opdrachten hebben betrekking op de laatste 3 jaar. De lijst vermeldt het voorwerp van de opdracht, het bedrag, de datum van uitvoering, voor welke publiek- of privaatrechtelijke instanties ze bestemd waren. De kandidaat verduidelijkt of de opdracht uitgevoerd werd in hoofd- of onderaanneming en op welke onderaannemer(s) eventueel beroep gedaan werd Kandidatuurstelling Vormvereisten De kandidatuurstelling moet in het Nederlands zijn opgesteld. De kandidaat maakt gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien hij deze toch op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de kandidaat op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de kandidaat of zijn gemachtigde ondertekend Wijze van indienen De kandidatuurstellingen moeten worden bezorgd aan: Het college van burgemeester en schepenen P/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV, 2018 Antwerpen België De kandidatuurstelling wordt per brief op per bode aan het bestuur bezorgd, op voormeld adres. De kandidatuurstelling wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt : de datum waarop de kandidatuurstellingen worden geopend, de verwijzing naar het bestek Bij verzending per post wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van bovenvermeld adres en met de vermelding kandidatuurstelling. De kandidatuurstelling moet worden geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de kandidatuurstellingen worden geopend, de verwijzing naar het bestek. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet

7 die gesloten omslag geschoven worden in een tweede gesloten omslag met de vermelding "kandidatuurstelling". De kandidatuurstelling moet eveneens electronisch (PDF) verstuurd worden naar : overheidsopdrachten@stad.antwerpen.be t.av. dhr. Maurice Verlackt Openingszitting De kandidatuurstellingen worden geopend op volgend adres: P/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV, 2018 Antwerpen België Vereiste bijlagen Formulier van kandidatuurstelling Documenten inzake uitsluitingsgronden Documenten inzake selectiecriteria

8 Artikel 2.2. Fase 2 : offerte Gunningcriteria De offerte van de inschrijvers wordt beoordeeld op grond van volgende gunningscriteria: 1. prijs: 45 punten De inschrijver geeft de forfaitaire mandagprijs op in euro voor de drie groepen externen zoals vermeld in artikel 3.1. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. 2. ingezette externen: 35 punten, De inschrijver dient de CV s in van de verschillende externen met vermelding van: 1) persoonlijke gegevens 2) studie en opleiding 3) relatie tot de inschrijver (werknemer onderaannemer) 4) functie 5) relevante ervaring m.b.t. de te gunnen opdracht 3. methodologie: 20 punten De inschrijver beschrijft de invulling van de taken per opgegeven groep van externen en per persoon binnen elke groep, en de wijze van opleiding, coaching en coördinatie van deze personen Offerte Vormvereisten De offerte en de aanvullende bescheiden moeten in het Nederlands zijn opgesteld. Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien hij deze toch op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend.

9 Wijze van indienen De offertes moeten worden bezorgd aan: Het college van burgemeester en schepenen P/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV, 2018 Antwerpen België De offerte wordt per brief op per bode aan het bestuur bezorgd, op voormeld adres. De offerte wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt : de datum waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek Bij verzending per post wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van bovenvermeld adres en met de vermelding offerte. De offerte moet worden geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag geschoven worden in een tweede gesloten omslag met de vermelding "offerte". De offerte moet eveneens elektronisch (PDF) verstuurd worden naar : overheidsopdrachten@stad.antwerpen.be t.av. dhr. Maurice Verlackt Openingszitting De offertes worden geopend op volgend adres: P/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV, 2018 Antwerpen België Vereiste bijlagen Offerteformulier bewijs van ondertekeningbevoegdheid documenten m.b.t. de gunningcriteria Gestandsdoeningtermijn: De inschrijvers blijven door hun offerte, eventueel verbeterd door het bestuur, gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaand op de dag na de zitting voor de opening van de offertes.

10 HOOFDSTUK 3. CONTRACTUELE EN TECHNISCHE BEPALINGEN Artikel 3.1. Beschrijving van de opdracht Het bedrijf Financiën (Stad Antwerpen) heeft het Project Financieel Beleid - en Managementinformatiesysteem opgestart om informatie gebruiksvriendelijk (beveiligd) ter beschikking te stellen voor verschillende soorten eindgebruikers, o.a. ook voor het financiële luik van de lokale politie Antwerpen. De technische realisatie gebeurt in samenwerking met de intercommunale Digipolis. Voor de uitvoering van dit project worden, naast interne medewerkers, externen ingeschakeld. De opdracht bestaat uit: het inzetten van competente, jonge medewerkers van universitair niveau of van het niveau hoger niet-universitair onderwijs (zowel korte als lange type) die op korte termijn kunnen worden ingezet Ofwel : capaciteit in financiën (groep 1) het inzetten van medewerkers die reeds een gedegen ervaring kunnen voorleggen binnen een financiële afdeling inzake accounting en/of controlling, en terzake de projectcel op een efficiënte en effectieve wijze kunnen bijstaan in het operationeel gebruik van haar systemen en de introductie hiervan binnen de organisatie van de Stad Antwerpen. Ofwel: beheerscontroller in financiën (groep 2) De tijdelijke versterking van het management niveau van de projectcel FIBMI met ervaren specialisten die een ondersteuning kunnen bieden, zowel technisch als qua people management. Deze ondersteuning is gericht op de begeleiding van de roll-out van de nieuwe rapporteringsmethodiek alsook het fungeren als interface tussen de consultants, de projectcel en de gebruikers op het terrein. Ofwel : competentie in financiën (groep 3) De dienstverlener stelt bovendien een permanente coördinator ter beschikking die instaat voor de algemene coaching, opleiding en evaluatie van de externe medewerkers en evaluatie van de voortgang der werkzaamheden. De inhoudelijke taken van de externe medewerkers zullen onder andere bestaan uit: Functioneel bepalen van relevante financiële beleids- en managementinformatie (indicatoren en rapporten) Technisch bouwen, aanpassen en valideren van financiële beleids- en managementrapporten Ondersteunen van het gebruik van de rapporten (opleiding, interpretatie, analyse) Uitwerken van de gevolgen de invoering van het Nieuw Gemeentedecreet op financieel gebied en de invoering van een nieuw boekhoudpakket Ondersteunen en beheren van analytische registraties en de bedrijfseconomische rapportering naar de verschillende operationele stadsbedrijven, aligneren van de analytische boekhouding met de wettelijke boekhouding

11 Functioneel technisch uitwerken van noodzakelijke veranderingen aan de financiële systemen in het kader van het aligneren van de verschillende softwarepaketten zodat er voldoende bewaakt wordt dat de juiste sleutels, verrekeningen en doorboekingen in de verschillende paketten gewaarborgd blijven. De externe medewerkers groep 1 staan op de loonlijst van de dienstverlener. De mogelijkheid dient te bestaan om deze medewerkers op termijn (in principe na 8 maanden) te kunnen aanwerven door de Stad. De externe medewerkers worden door de dienstverlener begeleid en genieten de algemene vorming die door hem wordt voorzien. De externe medewerkers genieten eveneens een specifieke begeleiding door de Stad, in samenwerking met de projectcoördinator voor de specifieke projectgebonden materies alsook die materies die verband houden met de werking van de Stad en de voorbereiding op de wervingsexamens. In een eerste fase zullen voornoemde medewerkers in een project-modus werken, onder leiding van de algemene projectleiding. In een latere fase zullen de medewerkers in, na het succesvol afleggen van het wervingsexamen, kunnen worden opgenomen in de reguliere organisatiestructuren van het departement financiën van de Stad. De dienstverlener zal tevens beschikbaar zijn en zijn input geven met betrekking tot de tactische maatregelen te nemen in het kader van de voortgang van het project, de goede werking en de integratie van de medewerkers in het financieel departement van de Stad, verrekend in het mandagtarief; het team opbouwen op maat (volgens vraag van de stad) en dit met het oog op een mogelijke werving. De Stad moet daarenboven de mogelijkheid geboden worden om actief deel te nemen aan de selectie van de medewerkers van de dienstverlener, dit zowel voor de drie categoriën van medewerkers (opgegeven gedurende hele looptijd van het project i.b.v. de projectbehoeften). De Stad stelt tevens de selectiecriteria in grote lijnen ter beschikking van de dienstverlener.

12 Artikel 3.2. Uitvoeringstermijn De opdracht start vanaf de datum vermeld in de gunningbrief waarmee de opdracht wordt gegund. De initiële inschatting van de duurtijd van het project is twee jaar, doch kan 2 maal met 1 jaar verlengd worden. Artikel 3.3. Kwaliteit en continuiteit Externe medewerkers De dienstverlener opereert op een uniforme manier voor de verschillende invalshoeken van de beoogde dienstverlening. De dienstverlening is niet opgesplitst in afzonderlijke entiteiten, dit om een vlotte wisselwerking te creëren tussen de drie categorieën van medewerkers. De permanente coördinator heeft ten minste 10 jaar relevante ervaring in een mengeling van finance, controlling, projectbeheer, audit en HR. De externen - groep 2 en groep 3 - hebben ten minste 4 jaar relevante ervaring in één van voorgenoemde gebieden. De dienstverlener moet voorzien om in alle gevallen bijtijds beschikbaar "stand-in" medewerkers te hebben, zodat zowel de kwaliteit continu worden gewaarborgd, zowel bij voorziene en onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ongevallen of ziektes). De dienstverlener verbindt zich ertoe om de nodige medewerkers operationeel beschikbaar te stellen binnen een termijn van gemiddeld 1 maand met een maximumtermijn van 2 maanden. verbindt zich er toe als een medewerker door de dienstverlener van het project wordt gehaald, de eerste 5 werkdagen van het vervangend personeelslid niet aan te rekenen. Het bestuur neemt, bij ontevredenheid over externe medewerkers een opzegtermijn van twee weken in acht.

13 Wijziging De dienstverlener verbindt zich ertoe om de medewerkers, die voorgesteld worden in de inschrijving ook effectief in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. De dienstverlener verbindt zich ertoe de externe medewerkers die voor de uitvoering van de opdracht opgegeven is, niet te wijzigen, tenzij hij niet anders kan. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan het bestuur, die kan beslissen tot inperking of stopzetting van de opdracht, indien deze door de wijziging niet naar behoren uitgevoerd kan worden. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk voorafgaand akkoord van het bestuur worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden Het bestuur heeft het recht eenzijdige wijzigingen aan te brengen aan de oorspronkelijke opdracht, gerechtvaardigd door de behoeften van de openbare dienst, voor zover het voorwerp ervan niet wordt gewijzigd en mits een billijke vergoeding indien daar reden toe is. De dienstverlener moet in dit geval bewijzen dat de kostenverhoging het gevolg is van de gevraagde wijziging. De aan de prijs en uitvoeringstermijn van de opdracht aan te brengen wijzigingen, dienen voor uitvoering overeengekomen te worden tussen de partijen. Het bestuur neemt bij daling van personeelsbehoeften, een opzegtermijn van twee weken in acht Overdracht van de opdracht De dienstverlener kan zijn rechten en plichten slechts met de schriftelijke en voorafgaande instemming van de stad overdragen. De stad kan onder geen enkel beding verplicht worden een overdracht te aanvaarden. Een overdracht die zou leiden tot een opdeling van de opdracht wordt bij voorbaat uitgesloten. Artikel 3.4. Controle en toezicht De leiding berust bij het bedrijf financiën, afdeling centrale aankoop en logistiek, Havanastraat 5, Blok C, 2030 Antwerpen 3. Leidende ambtenaar: de heer Frank Van Zoom Verantwoordelijke voor de administratieve opvolging: de heer Maxime van den Bergh Verantwoordelijken voor de controle en technische opvolging: mevrouw Veerle Van Reeth en de heren Geo De Baets en Geert De Blende

14 Artikel 3.5. Financiële modaliteiten Prijsopgave Op kruissnelheid wordt behoefte aan externen en specialisten initieel ingeschat op vijf vte s. Alle prestaties, inclusief de prestaties van de permanent coördinator, zijn begrepen in de mandagprijzen voor de drie groepen externen. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. Voor de externen groep 1, die op korte termijn ingezet moeten worden, moet de mandagprijs in overeenstemming met het loonniveau van de interne medewerkers van de Stad Antwerpen Betaling van de dienstverlening De dienstverlener is verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen. Deze factuur wordt opgemaakt op een maandelijkse basis voor de prestaties van de afgelopen maand. Deze factuur zal door het bestuur worden aanvaard indien zij wordt gestaafd door onderliggende bewijsstukken. Deze bewijsstukken zijn wekelijkse dagstaten die op wekelijkse basis door de dienstverlener worden opgesteld en aan het bestuur de eerste werkdag volgend op de gepresteerde werkweek worden bezorgd. De dienstverlener met vreemde nationaliteit dient een factuur op te maken zonder BTW. Het verschuldigd BTW-bedrag zal door de Stad Antwerpen zelf gekweten worden aan de Belgische BTW-administratie. De facturen moeten in tweevoud, met vermelding van het nummer van de orderbon, de betrokken dienst en het nummer van het bestek, rechtstreeks overgemaakt worden aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijf financiën, Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen Prijsherziening De eventuele schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoertarieven, de sociale lasten en de verzekeringspremies enz. geven het eerste jaar geen aanleiding tot herziening van de prijs. Het tweede jaar zal een prijsverhoging kunnen toegestaan worden die maximaal de stijging van de loonkosten van het stadspersoneel bedraagt Borgtocht

15 De borgtocht wordt bepaald op ,-. Het bewijs van borgstelling dient rechtstreeks te worden overgemaakt aan de Stad Antwerpen, bedrijf financiën/stafdienst/aanbestedingen,desguinlei 33, 2018 Antwerpen en dit binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn offerte werd betekend. Artikel 3.6. Taal De voertaal van deze procedure is Nederlands. De dienstverlener en zijn uitvoerders gebruiken uitsluitend Nederlands in hun mondelinge en schriftelijke relatie met het bestuur, zowel in de offerte als tijdens de uitvoering van de opdracht. Artikel 3.7. Eigendomsrechten discretieplicht - integriteit Eigendomsrechten Het bestuur vestigt er uitdrukkelijk de aandacht op dat het uitvoeren van de opdracht geenszins impliceert dat de dienstverlener enig eigendom- of auteursrecht op ev. in bruikleen ontvangen documenten verwerft. Het is de dienstverlener dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk gebruik aan derden te verlenen. Tevens worden alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht eigendom van het bestuur. De werkwijze, planningsopbouw, gebruikte vormingsmaterialen en methodieken mogen ten alle tijde zonder verdere rechten vanwege de uitvoerende organisatie, door de stad Antwerpen overgenomen en gebruikt worden Discretieplicht De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van het bestuur meegedeeld worden aan derden Integriteit De externe medewerkers dienen zich te houden aan de geldende integriteitcode voor het stadspersoneel.(zie bijlage 1) Artikel 3.8. Boeten Boeten wegens laattijdige uitvoering

16 M.b.t. de externen groep 1 wordt als laattijdig beschouwd het overschrijden van de termijn van twee maanden voor aanleveren van gevraagde medewerkers. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend per persoon à rata van 20% van de dagprijs van de nodige medewerkers vermenigvuldigd met het aantal werkdagen. Het louter verstrijken van de eventuele verlengde uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder kennisgeving of bericht Teruggave van de boeten wegens laattijdige uitvoering: Op straffe van verval moet elke aanvraag tot teruggave van de toegepaste boeten per aangetekende brief aan het college van burgemeester en schepenen worden gericht, uiterlijk de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de factuur waarop de boeten werden ingehouden. De datum van de aantekening bij de post heeft bewijskracht voor de datum van het verzoekschrift.

17 Artikel 3.9. maatregelen van ambtswege De maatregelen van ambtswege die van toepassing zijn in geval van in gebreke blijven bij de uitvoering van de opdracht zijn: 1 het eenzijdig verbreken van de opdracht; in dit geval verwerft het bestuur van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding; 2 de uitvoering in eigen beheer van het geheel of een deel van de niet-uitgevoerde opdracht; 3 het sluiten van één of meerdere overeenkomsten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder 2 en 3 worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven dienstverlener. De beslissing van het bestuur om tot de maatregelen van ambtswege over te gaan wordt bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven dienstverlener of aan zijn afgevaardigde bekendgemaakt. Artikel Rechtsvorderingen Op alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen. De voertaal is het Nederlands. Antwerpen, 8 juni 2007 Frank Van Zoom bestuurscoördinator

18 BIJLAGEN Formulier kandidaatstelling Offerteformulier Inventaris Integriteitscode

19 GEDRAGSCODE VOOR PERSONEELSLEDEN WERKEN BIJ DE STAD ANTWERPEN WAT WORDT ER VAN ONS VERWACHT? Wij werken met ambtenaren bij de Stad Antwerpen. De burgers en de politici, de bedrijven en de bezoekers, iedereen die hier werkt: zij verwachten van ons allemaal een optimale bijdrage aan het bestuur en de werking van de stad. In hun ogen zijn wij de stad, t Stad. Het is daarom ook belangrijk dat we ons steeds van die verwachting bewust zijn en er dagelijks naar handelen. We komen vast wel eens in een situatie terecht waarin we denken: wat moet ik nu precies doen, wat is verstandig en goed voor de stad? Natuurlijk hebben we uiteindelijk onze eigen, individuele verantwoordelijkheid voor alles wat we doen of laten en moeten we daarover verantwoording kunnen afleggen. In deze gedragscode staan een aantal algemene richtlijnen die ons houvast geven. Diensten en afdelingen kunnen deze nog verduidelijken. We kunnen in concrete gevallen altijd een beroep doen op onze chef of op het Bureau voor Integriteit. Iedereen die leiding geeft, heeft de bijzondere verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat we deze gedragscode met z n allen zo goed mogelijk naleven. *De Stad Antwerpen verwacht ook van organisaties van stedelijk belang waarmee de stad samenwerkt, dat zij deze gedragscode in acht nemen. *Voor mandatarissen van de Stad Antwerpen is een aparte gedragscode opgesteld die naar de geest met deze gedragscode overeenkomt en er bij aansluit. Deze gedragscode is gestoeld op vijf gemeenschappelijke waarden: - motivatie en betrokkenheid - klantgerichtheid - samenwerken - integriteit - diversiteit 1 Motivatie en betrokkenheid Wat is de bedoeling? De bedoeling is dat we ons steeds opstellen in het belang van de Stad Antwerpen en er actief aan meewerken dat Antwerpen zo goed mogelijk naar buiten overkomt. Wat betekent dat, in positieve zin? - Dit betekent dat we onze taken serieus nemen; dat we het werk spontaan opnemen en vlot uitvoeren en dat we bereid zijn om een extra inspanning te leveren als het werk daarom vraagt. Of we nu werken aan de voorbereiding van het beleid van het stadsbestuur, of bij de uitvoering, of bij de beoordeling achteraf: we werken er opbouwend aan mee en zetten er al onze kennis bij in. [Op die manier hebben we er zelf ook het meeste plezier in!] - De Stad moet zuinig met haar centen omgaan. We letten dus bij alles wat we doen ook goed op de financiële kant. Maken we geen onnodige kosten, kunnen we besparen door het anders te doen (onze eigen werktijd kost ook geld!), hoe vermijden we toekomstige kosten? Of kunnen we op een redelijke manier de inkomsten verhogen als diensten te goedkoop zijn? We wegen zulke zaken zorgvuldig af en overleggen erover met onze chef. - We zijn het vast niet altijd eens met het beleid, maar toch zijn we loyaal aan de Stad: aan het stadsbestuur, aan ons bedrijf of onze afdeling, ons team. We spreken daarover in positieve termen en we verdedigen de beslissingen van onze leidinggevenden. Maar we zijn ook actief en kritisch als er beslissingen moeten worden genomen. We zetten onze kennis en ons inzicht in voor het beste beleid en de beste manier om het uit te voeren. We stellen onze collega s en onze chef op de hoogte van alles wat belangrijk is voor de taken waar we samen aan werken.

20 - Niet alle Informatie op ons werk is echter openbaar; bepaalde informatie kan bij wet of andere regelgeving geheim zijn. Al dat soort informatie houden we ook geheim voor iedereen die er geen kennis van mag nemen; ook als we inmiddels niet meer in dienst zijn van de Stad Antwerpen. - In de publiciteit kan een uitspraak snel verkeerd worden uitgelegd. Media die in ons werk of onze afdeling geïnteresseerd zijn, verwijzen we altijd eerst naar de woordvoerder van onze afdeling of ons bedrijf. - Als we vakbondsafgevaardigde zijn, bekleden we onze functie en onze verantwoordelijkheden in eerste instantie binnen de organisatie; onze mededelingen aan de media doen we via het secretariaat van onze vakbondsorganisatie. 2 Klantgerichtheid Waar ligt de grens? Natuurlijk hebben we als burger het volledige recht op onze meningsuiting. We mogen ons net als ieder ander kritisch uitlaten over alle openbare zaken. De grens ligt daar, waar het voor onze toehoorders niet meer duidelijk is of we als privé-persoon spreken of als ambtenaar. De grens ligt daar, waar we tegen anderen negatieve dingen over de Stad Antwerpen zeggen zonder dat we die zaken eerst binnen onze eigen organisatie hebben trachten te verbeteren. De grens ligt daar waar we het aanzien van de Stad Antwerpen ernstig zouden schaden. Er geheel over zou zijn als we geheime informatie aan anderen prijsgeven. Wat is de bedoeling? De bedoeling is dat we steeds het algemeen belang voor ogen houden en dat we ons handelen afstemmen op wat onze interne en externe klanten van ons verwachten, op de manier die ze verwachten, zelfs zonder dat ze dat expliciet moeten zeggen of vragen. Wat houdt dat in, als ambtenaar klantgericht zijn? - Als wij zelf ergens klant zijn een dienst afnemen waar we recht op hebben, waar we voor betaald hebben willen we vriendelijk en zakelijk behandeld worden. Dat verwachten burgers dus ook van hun stad en als collega s verwachten we het van elkaar. Dat we hoffelijk zijn; dat we onze diensten vlot en volledig verrichten; dat we onze dossiers snel en efficiënt afhandelen. We zorgen ervoor dat onze afdelingen professioneel werken, dat we over de nodige kennis beschikken, dat we initiatief nemen als dat nodig is. - Verreweg de meeste zaken die blijven liggen, worden er alleen maar moeilijker op. We proberen dus altijd om ons werk zo snel mogelijk te doen, en in ieder geval binnen de afgesproken termijn of een termijn die onze klant als redelijk ervaart. - We laten ook altijd aan onze klanten weten wie we zijn; we maken onszelf met naam en functie bekend en we zijn goed bereikbaar voor onze klanten. We spreken heldere taal en schrijven teksten die iedereen kan begrijpen. Als we informatie geven, vertellen we alles wat ter zake doet, correct en objectief. We helpen mensen die moeite hebben met administratieve procedures en we verwijzen mensen altijd goed door als ze bij ons aan het verkeerde adres zijn. - We reageren snel en gepast op vragen en opmerkingen. Klachten nemen we correct op; ook al zou de ander geëmotioneerd zijn, dan nog blijven we beleefd. Hoe moet het niet? Ergerlijk gedrag, wie kent het niet? Vergeten dat je iemand aan het helpen bent; jezelf onbereikbaar houden; niet terugbellen; een dossier kwijt zijn of laten liggen; onduidelijk zijn in je communicatie. Of erger nog: boos en onbeleefd worden, dreigende taal uitslaan, eenzijdig de communicatie beëindigen. Zulk gedrag leidt alleen maar tot onvrede en is slecht voor het imago van de stad.

21 3 Samenwerken Wat is de bedoeling? Samenwerken betekent dat we onze inspanningen richten op het gezamenlijk belang van onze afdeling, team of bedrijf, de stad, met het oog op een zo goed mogelijk resultaat. Hoe werkt dat? - Het geheel is meer dan de som der delen : dat geldt zeker voor een organisatie als de Stad Antwerpen. Daarom steken we onze energie in samenwerking, in het vlot nakomen van afspraken, in een open manier van met elkaar omgaan, in opbouwende opmerkingen over de manier van werken, in ideeën om resultaten te verbeteren, in het creëren van een goede werksfeer, in collegiale steun aan elkaar. We voelen ons medeverantwoordelijk voor onze collega s en hoe die functioneren. - We steunen onze chef in zijn beslissingen en helpen hem of haar om die zo snel en effectief mogelijk uit te voeren. - Als we een leidinggevende functie hebben, zijn we altijd aanspreekbaar voor onze medewerkers, we luisteren naar hun kritiek en doen er wat mee en we vertellen onze medewerkers op tijd, helder en volledig wat ze over hun werk en hun dienst moeten weten. Wat zijn de struikelblokken? Spanningen op het werk zijn er helaas overal wel eens en onze primaire reacties maken het er dan niet beter op. We gaan hinderen, dwarszitten, of we vertonen vluchtgedrag. Of als chef gaan we een medewerker negeren, op een zijspoor zetten. Dit komt ons werk zeker niet ten goede. Wat doen we bij ongeoorloofd gedrag? - Juist in de samenwerking, of bij het ontbreken daarvan, kunnen we merken dat er dingen gebeuren die niet toegestaan zijn. Als we zien dat een collega of een chef of een medewerker zich niet aan de regels en de gedragscode houdt, ondernemen we actie. (Zie ook onder punt 4, Integriteit.) - Misschien is er sprake van een misverstand en is dat met een gesprek al opgelost. Anders, als iemand handelt in strijd met regels, wetten of gedragscodes, moeten we dit bespreken met onze chef of de hogere leiding. We kunnen dit ook rechtstreeks melden aan het Bureau voor Integriteit. - Verzoeken of opdrachten om aan ongeoorloofde handelingen mee te werken, weigeren we. - Als leidinggevende treden we op tegen medewerkers die zich ongeoorloofd gedragen. 4 Integriteit Wat is de bedoeling? - Als personeelsleden van de Stad Antwerpen moeten we onkreukbaar zijn; ons handelen in naam van de Stad moet altijd correct en betrouwbaar zijn. - Andere partijen - burgers, klanten, leveranciers moeten erop kunnen rekenen dat zij in gelijke gevallen gelijk worden behandeld en dat het algemeen belang van de stad voorop staat. En dat betekent in de praktijk? - We zijn eerlijk tegenover elkaar en het bestuur. - Ook buiten ons werk gedragen we ons op een waardige manier. - We respecteren de eigendommen en de rechten van de stad en gebruiken die alleen voor ons werk. - Bij veel diensten en bedrijven gaan grote belangen om; fraude daarmee, en omkoopbaarheid van degenen die erover kunnen beslissen, zouden grote schade aan de Stad Antwerpen toebrengen aan haar financiële belang, aan haar imago en aan de democratie. Als ambtenaren bestrijden we fraude en corruptie dan ook met alle mogelijke middelen. We zijn alert als er mogelijkheden voor fraude en corruptie ontstaan en we geven

22 vermoedens of constateringen van fraude en corruptie onmiddellijk door aan de stadssecretaris of aan het Bureau voor Integriteit. - Als we voorkennis hebben van besluiten die de waarde van roerende of onroerende goederen kunnen beïnvloeden, houden we die strikt geheim. - We houden onze persoonlijke voorkeur of overtuiging en onze privé-belangen strikt gescheiden van ons werk. Als we bij een bepaalde zaak een persoonlijk belang hebben (via een bedrijf, een persoon, een vereniging), lichten we onze chef over dat belang in en dragen we het dossier aan hem of aan een collega over. - Als we naast ons werk als ambtenaar nog andere functies willen vervullen of al dan niet via tussenpersonen - zaken willen doen, vragen en verkrijgen we daarvoor eerst toelating van het college van burgemeester en schepenen. - We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. - Als we zelf in naam van de Stad Antwerpen andere partijen uitnodigen voor een bezoek, volgen we hierbij het stedelijk reglement op de receptie- en representatiekosten. - Deelname aan buitenlandse werkbezoeken leggen we altijd ter goedkeuring voor aan het college van burgemeester en schepenen. Goedkeuring volgt alleen als het belang van de stad met een werkbezoek is gediend; het college kan het programma aanpassen. We brengen van deze werkbezoeken altijd schriftelijk verslag uit. We zorgen ervoor dat alle gemaakte kosten controleerbaar en verifieerbaar zijn. Waar liggen de grenzen en wanneer is het erover? De grenzen van integriteit liggen scherp. We moeten zelfs de schijn van partijdigheid, afhankelijkheid, willekeur en bevoordeling vermijden. We mogen dus niemand een dienst, een overeenkomst of een tussenkomst beloven die strijdig is met de regels en procedures van de stad. We mogen voor onze diensten geen persoonlijke wederdiensten, gunsten of geschenken vragen of aannemen. We komen nooit tussen ten bate van een partij in individuele dossiers bij het gerecht, de politie of ons bestuur. Wat doen we bij (mogelijke) inbreuken? Elke vermoedelijke of evidente inbreuk op onze integriteit en op de integriteit van de Stad Antwerpen melden we bij onze chef; deze verwittigt de stadssecretaris en die legt de melding voor aan het Bureau voor Integriteit. Zij zorgen voor de passende maatregelen. We kunnen ons ook rechtstreeks richten tot het Bureau voor Integriteit. Zelf nemen wij over dit soort zaken de grootst mogelijke vertrouwelijkheid in acht en behouden we onze objectiviteit. Als we ongeoorloofd handelen van een mandataris constateren, volgen we dezelfde weg. Het Bureau voor Integriteit geeft het dossier door aan de deontologische commissie van de gemeenteraad. 5 Diversiteit Wat is de bedoeling? De mensen met wie we in Antwerpen te maken hebben collega s, burgers, vertegenwoordigers van bedrijven, bezoekers verschillen op tal van vlakken: leeftijd, geslacht, afkomst, taal, cultuur, seksuele geaardheid, opleiding, burgerlijke staat, inkomen. We respecteren al die verschillen en we gaan met ieder individu professioneel om. Wat betekent dat in de praktijk? - We zetten onze vooroordelen opzij. - We behandelen iedereen gelijk, volgens de objectieve criteria die er gelden voor de zaken waarvoor we verantwoordelijk zijn. Waar liggen de grenzen en wat is erover?

23 Discriminatie is verboden. Elke inbreuk op iemands individuele waardigheid is verboden. Binnen het kader van ons werk zijn ongewenste seksuele toespelingen en gedragingen verboden. Ten slotte Bij twijfel of vragen nemen we contact op met onze chef of met de vertrouwenspersoon van onze afdeling of bedrijf.

24 STAD ANTWERPEN CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK INVENTARIS het voorzien van personeel voor het project Financiële Beleids- en Managementsinformatie competente, jonge medewerkers van universitair niveau of van het niveau hoger niet-universitair onderwijs (zowel korte als lange type) die op korte termijn kunnen worden ingezet en die na een termijn van 8 maanden zullen kunnen worden geworven door de Stad (capaciteit in financiën) PER MANDAG (min. 7,5 uur/dag, excl middagpauze) TEGEN BTW medewerkers die reeds een gedegen ervaring kunnen voorleggen binnen een financiële afdeling inzake accounting en/of controlling, en terzake de projectcel op een efficiënte en effectieve wijze kunnen bijstaan in het operationeel gebruik van haar systemen en de introductie hiervan binnen de organisatie van de Stad Antwerpen (beheerscontroller in financiën) PER MANDAG (min. 7,5 uur/dag, excl middagpauze) TEGEN BTW ervaren specialisten die een ondersteuning kunnen bieden, zowel technisch als qua people management (competentie in financiën) PER MANDAG (min. 7,5 uur/dag, excl middagpauze) TEGEN BTW Wij, ondergetekenden..., verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemde bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris/offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop- of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek

25 Gedaan te ,op de inschrijver(s), (handtekening)

26 Stad Antwerpen Patrimoniumonderhoud KANDIDATUURSTELLLING PO/2007/709 Kandidatuurstelling voor het aanstellen van externen ter ondersteuning van de invoering van een financieel beleid- en managementinformatiesysteem. IDENTITEIT EN ALGEMENE INLICHTINGEN 1. Handelsbenaming : Volledig adres : Telefoonnummer(s) : Faxnummer : B.T.W.-nummer : Inschrijvingsnummer R.S.Z. : 2. Indien opgericht als vennootschap : a. Aard van de vennootschap : b. Datum van haar stichting : c. Naam, voornamen, titel of hoedanigheid van de personen die gemachtigd zijn, afzonderlijk of gezamenlijk (aan te duiden), de vennootschap te verbinden 2. Volledig adres : Telefoonnummer(s) : 2 Bij deze kandidatuurstelling een afschrift voegen van de statuten van de vennootschap en van hun eventuele wijzigingen, met aanduiding van de datum van verschijnen van deze documenten in het Belgisch Staatsblad.

27 Faxnummer : B.T.W.-nummer : Inschrijvingsnummer R.S.Z. : Bij deze kandidatuurstelling eveneens gevoegd : 1) documenten inzake uitsluitingsgronden 2) documenten inzake selectiecriterium De ondergetekende(n) Verzekert (verzekeren) dat deze inlichtingen oprecht en waar zijn; Verbindt (verbinden) er zich toe elke belangrijke wijziging, die er later zou komen in de gegeven inlichtingen van dit formulier, onmiddellijk mede te delen. Te,op.. De kandidaat of zijn gemachtigde (naam en handtekening)

28 INSCHRIJVINGSFORMULIER Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking nr. 2007/709 Ik ondergetekende (naam, voornaam)..., wonende te......straat, nr..., (of indien het een vennootschap betreft) De ondergetekende vennootschap..., nationaliteit:......hebbende haar maatschappelijke zetel te straat, nr.... vertegenwoordigd door:..... (naam, voornaam en titel), (of indien het een tijdelijke vereniging betreft waarvan allen hoofdelijk verbonden) De ondergetekende tijdelijke vereniging..., nationaliteiten: woonplaatsen: vertegenwoordigd door:..... (namen, voornamen en titels ), verbindt/verbinden zich bij deze op mijn/haar roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het onderhandelingsprocedure nr. 2007/709 de diensten uit te voeren aan de prijzen door mij(haar) aangegeven op de behoorlijk ingevulde inventaris gevoegd bij onderhavige offerte. verklaart/verklaren zich akkoord met de bepalingen uit voornoemde bestek, en verklaart/verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de stad Antwerpen opgelegde offerteformulier, en neemt/nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Hij/zij verklaart/verklaren zich bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaar ik/verklaren wij dat onze algemene verkoop-of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek Nummer rekening bij het Bestuur der Postchecks of bij een andere financiële instelling:......

29 ondernemingsnummer :..... RSZ-inschrijvingsnummer: Gedaan te......,op De inschrijver(s) of gevolmachtigden, (handtekeningen) Inlichtingen betreffende de inschrijver Tel. nr.: Fax. nr.: Contactpersoon: Website: