Vereniging t Helmgras

Transcriptie

1 Vereniging t Helmgras Rondemaatweg 75, 7544 NJ Enschede

2 1

3 Inhoud Hoofdstuk 1 Organisatie Bestuur Ledenvergadering Bijeenkomsten van de Ledenvergadering In Memoriam bij het afscheid van Klaas Plekkenpol Lidmaatschap en medewerkersvergoeding Samenwerking met andere instellingen Partners ANBI erkenning Subsidies Medewerkers Personeel Vrijwilligers Kwaliteitsontwikkeling leden Raku stoken van Keramiek Fotografiecursus Realisatie en planning Vakkennis van ons personeel Verzekeringen Belastingdienst Hoofdstuk 2. Beheer vastgoed Bezit vastgoed Hoofdstuk 3 Verhuur en bewonerszaken Algemeen De 6 woonunits op de boerderij De 8 appartementen

4 3.4 Huuradministratie Hoofdstuk 4 Kwekerij en Oude Ambachten Kwekerij Ambachten De Toonzaal Hoofdstuk 5 PR Wat deed de PR groep in 2012? Takenlijst Voorstellen van de PR groep Uitkomsten van overleg met leden over kenmerken van ons bedrijf Digitaal bord om onze bedrijfsvoering zichtbaar te maken Promotiemateriaal en verkooptechnieken Excursie naar een grote kwekerij met verkoopafdeling in Borne Nieuwe Website in De kunde en eisen om sponsoraanvragen op te stellen Nieuwe PR opzet Kerstverkoop Hoofdstuk 6 Recreatieve activiteiten Hoofdstuk 7 Jaarrekening Balans Toelichting bij de balans Afschrijvingsstaat Verlies en winstrekening Toelichting op de verlies en winstrekening Bijlage Uittreksel uit de notulen van de ledenvergadering van 3 juli

5 Hoofdstuk 1 Organisatie 1.1 Bestuur In 2012 maakten de volgende personen deel uit van het bestuur: Naam Functie Datum aantreding Drs. A.J.M. Konter Voorzitter A.J. van den Berg Secretaris, vice voorzitter A. Hof Penningmeester L.W. Harens Lid P.B.H. Leferink Lid E.H.A. Nijhof Lid Drs. P.G.M.M. van Veen Lid J. ter Harmsel Lid R. ten Veldhuis Lid A.J.M. Konter A.J van den Berg A. Hof E.H.A Nijhof L.W. Harens P.B.H.Leferink P.G.M.M. van Veen R. ten Veldhuis J. ter Harmsel Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door en tegen derden beroep worden gedaan.(art.14.4) 4

6 Het bestuur hecht eraan te melden dat het zijn werk pro Deo verricht en voor zijn werkzaamheden afziet van de mogelijke bestuursvergoedingen. Blijkens correspondentie met de Belastingdienst is het niet voldoende, dat het bestuur de regels die de Belastingdienst hanteert om giften in de vorm van afzien van vrijwilligersvergoeding aftrekbaar te maken, beschouwt als onze regels. Het dient daarover expliciet de besluiten in een bestuursvergadering c.q. onze statuten ter zake aan te passen. Daarom is in de bestuursvergadering van 13 juli 2010 besloten dat, met terugwerkende kracht tot de aanvang van de vereniging, vrijwilligers een vergoeding voor hun activiteiten en de door hen gemaakte onkosten kunnen ontvangen met inachtneming van de regels die de Belastingdienst stelt om deze vergoeding belastingvrij te laten zijn. Als de vrijwilliger afziet van deze vergoeding is deze als gift voor aftrekbaar bij het doen van een aangifte voor de inkomstenbelasting. Alle externe bestuursleden hebben een extra taak binnen het bestuur. Met de bestuursleden uit de ledenvergadering is in een aantal sessies overlegd welke rol zij extra kunnen vervullen in het bestuur ten behoeve van de leden. 1.2 Ledenvergadering Op 31 december 2012 waren de volgende mensen lid van t Helmgras: Huib van den Berg John ten Brinke Annelies Bronneberg Gerrie Busschers Jan ter Harmsel 5

7 René Hofsté Rachel Hunneman Gladys Jans Petra Jansen Gerrit Jonkers Mark Klasens Peter Kluin Pascal Lammers Peter Leferink Pauline Linthorst Paula Ordelman Erwin Plekkenpol Janet van de Veen Roeland ten Veldhuis Marion Vlaanderen Alexander van Vonno Janet de Vos Renate van Wageningen Beppie Zwaferink De ledenvergaderingen van onze vereniging zijn van groot belang. Ze maken de leden steeds weer duidelijk dat zij verantwoordelijk zijn voor het bedrijf t Helmgras. Op 31 december 2012 hadden we 32 medewerkers van wie er 25 lid waren. t Helmgras is een vereniging, niet van het bestuur of een instelling van de geestelijke gezondheidszorg. Eigenaar zijn de leden. De leden bepalen of een zaak bindend is of ontbindend, zie statuten artikel 22. In artikel 2 van de statuten staat het doel en belang beschreven van vereniging t Helmgras. 6

8 Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur. Na verloop van de termijn kan ieder lid deze rekening en verantwoording in rechte van het bestuur vorderen. (Art.14.3) 1.3 Bijeenkomsten van de Ledenvergadering We hebben een ledenvergadering gehouden. Deze vond plaats 11 juni Jaarrekening en Jaarverslag 2011 Tijdens deze ledenvergadering hebben we met alle leden de concept Jaarrekening en het Jaarverslag 2011 doorgenomen. Deze zijn door de leden aanvaard. In 2012 moeten de verwarmingsketels vervangen worden. De vergadering is akkoord gegaan met een financiële uitgave van , De Werkgroep Tuin De vergadering plaatste kanttekeningen bij de vraag wat de Werkgroep Tuin allemaal heeft opgeleverd tot nu toe en stelt daarbij de vraag of er nog steeds sprake is van een Werkgroep Tuin? De vergadering concludeert dat de discussie over de werkwijze van den Werkgroep Tuin actueel moet blijven. Mogelijk moeten er aanpassingen gemaakt worden met betrekking tot de verdeling van de werkzaamheden en vragen welke leden dat actief wil bijdragen aan het onderhoud van de Tuin. Besproken is ook de investering voor de vervanging van de glazen kas die bouwvallig aan het worden is. Wij zijn bezig met het zoeken naar een subsidie van ± Het voortbestaan van t Helmgras: Met de constatering dat het Helmgras (grond en bebouwing) zo n ,-- waard is, komt de vraag of er geen gevaar is voor Een vijandige overname? In het verleden is het al voorgekomen dat Mediant een bod heeft gedaan en dat is toen voorgelegd aan de leden. Het bestuur heeft tot nu toe altijd achter de huidige bedrijfsvorm gestaan en is niet op het bod van Mediant ingegaan. Vooral het feit dat wij als t Helmgras altijd op eigen benen hebben gestaan en als Vereniging opereren, spreekt ons aan. Wij zijn geen zorginstelling maar wij geven mensen de mogelijkheid om te wonen en werken in een beschermde omgeving. In de toekomst zal de vraag blijven gelden hoe wij willen voortbestaan Het is dan ook van belang om alert de blijven op sentimenten die op de wil tot verkoop zouden kunnen duiden en moeten ons zelf de vraag blijven stellen: Hoe willen wij vorm geven aan onze visie?. Dit kunnen wij wellicht vastleggen in de statuten. gevraagd werd ook of de Gemeente ook belangen heeft t.a.v. t Helmgras. De gemeente is wat dat betreft heel machtig. Momenteel is het zo dat de gemeente heel blij is met onze woon- en werkomgeving. 7

9 1.4 In Memoriam bij het afscheid van Klaas Plekkenpol Je bent verrast, hoe kan dat nou, een grote kerel van 50 jaar? Als je hem zag op t Helmgras dan was hij aan het werk, op de kwekerij, een tuinman in hart en nieren. Het leven van Klaas wordt op een prachtige manier geduid in de eerste vier regels van een gedicht van de dichteres Ida Gerhardt: Ik ben een tuinman, niets dan dat, met aarde en met mest bespat; ik buig mij neer, ik richt mij op, ik klem de schoffel en de schop. Boven het gedicht stond in het Latijn, labor improbus, wat betekent onverdroten doorgaan met werk. Zo hebben wij Klaas gekend. Van zijn leven voordat hij op t Helmgras kwam wonen en werken, wisten we bij t Helmgras niet veel; en, dat is ook niet nodig. Het is niet nodig om alles van een mens te weten als hij bij ons wil wonen en werken. Wie bij ons wil horen, bij ons wil werken, is welkom als hij er rekening mee houdt dat we in vrede met elkaar willen wonen en werken. Doel van t Helmgras is dat we samen proberen gelukkig met elkaar te zijn. Wij denken dat dit bij Klaas zo was. Hij was gelukkig bij ons en wij waren gelukkig met hem. Nog een beeld van Klaas, hoe hij bij ons was? Als een grote brandende kaars, een vlam die brandde, stil en rustig. Een brandende kaars brengt rust, brengt sfeer. Hij valt niet direct op, maar is wel aanwezig. Het is aangenaam om naar de vlam van zo n kaars te kijken. Je hoeft niets te doen. Hij brandt eenvoudig. Klaas had ook zoiets over zich bij ons. Geen lawaaimaker, geen druktemaker. Misschien was hij dat ooit, wij weten het niet. Als je hem vroeg: hoe gaat het? dan was het: goed, get wa. Ben je blij met je woning bij ons? Ja. Hij hoopte lang bij ons te kunnen wonen en werken. Hij voelde zich goed bij ons. Hij was een noeste werker die naast het werk bij ons ook nog kon werken op Helmerzijde. Ook daar voelde hij zich goed. Wat hem tegenzat was het horen van stemmen in zijn hoofd. Van ons zijn er die weten hoe irritant, hoe vervelend dat is, hoe onzeker en ongelukkig je je daarbij kunt voelen. Je zou willen dat anderen er weet van hadden, zouden voelen hoe dat is. Dat was een pijn waar Klaas wel onder leed. Toch ging Klaas door met zijn werk en zijn wonen, in stilte en rust. Zo stonden elke week als de vuilniswagen kwam al vroeg alle Otto s van de bewoners aan de straat. Had Klaas al gedaan. Het hoefde niet, hij deed het eenvoudig. Aan het eind van het gedicht van Ida Gerhardt staat: 8

10 Voorbij mijn moeite, nood en pijn moet er een tuin van sterren zijn. Voor Klaas zal er na zijn ploeteren een tuin van sterren zijn. Nog één ander beeld dat voor velen van ons van t Helmgras herinneringen oproept. Een half jaar vóór Klaas stierf onze Gerard. Twee jaar geleden onze Johan op het moment dat Klaas net zijn woning betrokken had. Wij wensen voor onze Klaas dat deze twee hem opgewacht hebben, dat ze hem welkom heten in een tuin van sterren, een paradijs zoals t Helmgras af en toe is. 1.6 Lidmaatschap en medewerkersvergoeding Elke medewerker ontvangt per gewerkt dagdeel een vergoeding van 2,00. De hoogte van deze vergoeding wordt aan het eind van elke maand berekend en uitbetaald. De ledencontributie á 4,50 per maand wordt met de medewerkervergoeding verrekend. Medewerkers die geen lid willen worden, nemen niet deel aan de ledenvergaderingen omdat zij geen statutaire bevoegdheden hebben. Tevens is besloten dat de mensen geen lidmaatschapsgeld hoeven te betalen wanneer ze ziek zijn. De termijn daarvoor begint iedere eerste van de maand. Men dient zich ziek te melden. De Vereniging doneert. 0,50 per persoon per gewerkt dagdeel in de zogenaamde Feestpot waaruit gemeenschappelijke, recreatieve activiteiten worden betaald. 1.7 Samenwerking met andere instellingen In 2012 hebben we samengewerkt met Mediant, Geestelijke Gezondheidszorg in Oost- en Midden-Twente Mediant; Speciale Thuiszorg; RIBW (Regionale Instelling voor Begeleiding op het gebied van Wonen, Werken en Welzijn); Tactus Gemeente Enschede 1.8 Partners We zijn onderaannemer van de volgende instellingen: Mediant RIBW Twente Tactus Genoemde instellingen verwijzen cliënten naar t Helmgras. De CIZ-indicaties, nodig voor de financiering van onze activiteiten via de AWBZ, worden door de verwijzers verzorgd. 9

11 De gemeente Enschede heeft ons een voorschot van , verstrekt waaruit de begeleiding wordt gefinancierd van cliënten waarvoor geen CIZ indicatie is verkregen. Dit budget is over het verslagjaar niet volledig uitgeput, het restant wordt teruggeboekt. Veel medewerkers van t Helmgras zijn in behandeling bij Mediant via de polikliniek of zijn daar in behandeling geweest. Waar nodig is er contact met casemanagers of persoonlijk begeleiders van de medewerkers. Het contact is altijd met medeweten van en/of in aanwezigheid van het betreffende lid van onze vereniging. Via de RIBW zijn op dit moment geen medewerkers meer bij ons, voor de toekomst zijn er geen belemmeringen om weer medewerkers aan te melden. 1.9 ANBI erkenning De Vereniging t Helmgras is door de Belastingdienst erkent als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Een ANBI heeft een aantal belastingvoordelen: Een ANBI betaalt geen erfbelasting of schenkbelasting voor erfenissen en schenkingen die de instelling gebruikt voor het algemeen belang. Als een ANBI zelf schenkingen doet in het algemene belang, dan hoeft de ontvanger geen schenkbelasting te betalen. Een ANBI komt in aanmerking voor teruggaaf van energiebelasting. Vrijwilligers die voor een ANBI werken, doen daarmee onder bepaalde voorwaarden een gift aan een ANBI. Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting Subsidies Voor de verdere ontwikkeling van t Helmgras zijn we aangewezen op fondsen die ons ondersteunen. In 2012 hebben we subsidie ontvangen van de: Stichting Fondsen Rotary Wierden ten behoeve van de plaatsing van een informatiepaneel bij de ingang van ons terrein en is een subsidie toegezegd door het fonds OhraNuts ten behoeve van de bouw van een nieuwe kas Medewerkers Alle aspirant-medewerkers melden zich zelfstandig om bij t Helmgras te mogen werken. Bij aanmelding wordt hen gevraagd of behandelaars, verpleegkundigen, casemanagers en IDA op de hoogte zijn van de sollicitatie. Voor onze vereniging is van belang dat begeleiders van onze toekomstige medewerkers op de hoogte zijn van hun aanmelding om gewenningsproblemen te kunnen bespreken. Op 31 december 2012 hadden we de volgende medewerkers: 10

12 Rob van Aarsen Jan oude Alink Huib van den Berg Marieke Bosman Jhonny ten Brinke Annelies Bronneberg Gerrie Busschers Karin Goldstein Jan ter Harmsel Dorothea Hassink René Hofsté Rachel Hunneman Gladys Jans Petra Janssen Gerrit Jonker Roy Kamphuis Menno Kappelhof Mark Klasens Peter Kluin Elias Koure Pascal Lammerts Peter Leferink Pauline Linthorst Paula Ordelmans Erwin Plekkenpol Peter Scheper Janet van der Veen Roeland ten Veldhuis Marion Vlaanderen Alexander van Vonno Janet de Vos Renate v. Wageningen Beppie Zwaferink Het totale aantal medewerkers ultimo 2012 bedroeg 33, waarvan 19 mannen en 14 vrouwen Personeel De heer V.E. Hofstede, bedrijfsleider, is sinds 1 februari 1997 werkzaam bij t Helmgras. Hij heeft de leiding over het bedrijf. Het bestuur bepaalt het beleid. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beleid ligt in handen van de heer Hofstede. Waar nodig zullen bestuursleden nog wel uitvoerende taken verrichten. De heer Hofstede woont de bestuursvergaderingen bij en zal daar verslag en verantwoording afleggen over de uitvoering van het beleid Per 1 november 2010 is mevrouw van der Veen aangesteld als begeleider. Zij stuurt de activiteiten in het Ambachtenhuis en de Toonzaal aan. Zij werkte 5 dagdelen. De arbeidsovereenkomst is op 1 november niet verlengd. De heer J. te Brake is op 1 januari 2010 parttime aangesteld voor het aansturen van het werk op de kwekerij. Ook zijn contract is verlengd. Wij werken op dit moment met tijdelijke contracten, omdat de financiële situatie van t Helmgras nog zeer onzeker is ivm alle kortingen op de PGB s. Als er helderheid is over onze financiële situatie en het mogelijk is over te gaan tot definitieve aanstellingen zal het bestuur daartoe besluiten. Wij hebben onze personeelsleden aangesloten bij het PFZW (pensioenfonds) en het IZZ (collectieve ziektekostenverzekeraar). Vincent Hofstede Jan te Brake Gea van der Veen 1.13 Vrijwilligers We hebben het bij t Helmgras getroffen met onze vier vrijwilligers. We zijn blij met de inbreng vanuit hun vakdisciplines. 11

13 Henk Luimes helpt al een aantal jaren onze mensen met zijn professionele kennis van het bloemschikken, wat vooral met de feestdagen van groot belang is. Met zijn steun zijn onze medewerkers in staat prachtige bloemstukken aan te bieden voor de verkoop. Daarnaast helpt hij ons twee keer in de week als we vragen hebben bij het computerwerk. Hij biedt ook een helpende hand bij het maken van de folders voor de kerstmisverkoop en de perkgoedverkoop. Richard Ter Kulve geeft twee keer in de week les aan de houtdraaibank en helpt ook bij het maken van tuinmeubilair voor eigen gebruik. Vooral het helpen bij het houtdraaien is zeer arbeidsintensief omdat dit alleen kan in n een op een situatie. Henny de Mönnink heeft al enkele keren bij ons een fotografiecursus gegeven en komt ter ondersteuning van de fotogroep enkele keren per maand om de groep te helpen met vragen die zij hebben bij hun foto s en bij het fotoshoppen. Ton Visser deelt met ons op ad hoc basis zijn bouwkundige expertise Kwaliteitsontwikkeling leden Voor de kwaliteitsontwikkeling bij onze medewerkers hebben we in 2012 enkele cursussen aan kunnen bieden: Raku stoken van Keramiek Aan de cursus, die onder leiding stond van docent Marja Hilgerink deden 7 leden mee. Het doel van de cursus was dat we leerden om zelfstandig Raku te stoken. Het omgaan met vuur van 1000 C was heel beladen. Hoe gevaarlijk is het? Welke ongelukken kunnen er gebeuren? Kunde, eigen verantwoordelijkheid en zelfstandigheid moesten toenemen om een mooi product te kunnen krijgen. In 8 dagdelen is elke stap geoefend. Stap 1. Elk werkstuk moet voldoen aan de eis dat het Raku gestookt kan worden. De onderdelen van het keramiekstuk en het totaal moeten gecontroleerd worden of ze aan de eisen van stabiliteit voldoen. Stap 2. Daarna moet het werkstuk eerst in de biscuitoven gebakken worden. Stap 3. Het werkstuk moet voorzien worden van de gewenste kleuren Rakuglazuur. Stap 4. De Raku oven moet zo ingepakt worden dat het product daarna bij 1000 C met een lange tang uit de oven gehaald en vastgepakt kan worden zonder de andere producten te beschadigen, of zelfs maar aan te raken (het glazuur is bij deze temperatuur vloeibaar). 12

14 Stap 5. De oven moet eerst langzaam tot 300 C opgestookt worden tot alle vocht uit de oven verdwenen is, waarna doorgestookt kan worden tot 1000C. Tijdens dat proces moeten elke 10 minuten de gasdruk en de temperatuur gecontroleerd worden. Stap 6. Als de oven op temperatuur is moet de taakverdeling onder de medewerkers duidelijk zijn. Wie moet waar staan en verricht welke handeling. Stap 7. De oven wordt geopend en alle werkstukken worden een voor een op een rooster geplaatst. Stap 8. Elk werkstuk wordt met een waaier 20 seconden geforceerd afgekoeld. Dat veroorzaakt het craquelé in de keramiekstukken. 13

15 Stap 10. Het werkstuk wordt in de zaagselton geplaatst en er wordt bovenop het werkstuk nog zaagsel toegevoerd waarna spontane zelfontbranding begint. De ton wordt afgesloten waardoor rookvorming gecreëerd wordt. Stap 11. De rook veroorzaakt dat de craquelé in het glazuur donker gekleurd worden, het kenmerk van de Raku structuur. Dat duurt 30 minuten, dit is ook om het werkstuk wat te laten afkoelen. Stap 12. Vervolgens wordt de keramiek voorzichtig geforceerd in water afgekoeld en kan het schoongemaakt worden. Het resultaat is dus in een dagdeel zichtbaar. Het enthousiasme onder de cursisten aan het eind van de cursus was groot. De groep heeft het vertrouwen dat het stoken nu zonder externe begeleiding kan. We hebben wel geleerd dat het hele proces steeds opnieuw in kaart gebracht moet worden. Spontaniteit is bij het stookproces uit den boze en bovendien gevaarlijk. Een stap vergeten maakt dat alle werk voor niets geweest is Fotografiecursus Aan de cursus hebben 5 personen meegedaan. De cursusdocent was weer de heer Henny de Mönnink. De doelstelling was om de hobby fotografie, die bij alle cursisten aanwezig is, op een hoger plan te brengen. We wilden onze fotografie nog meer ten nutte te maken van t Helmgras, bijvoorbeeld door de nieuwe website in 2013 te voorzien van goed beeldmateriaal. Ook wilden we het jaarverslag met beeldmateriaal aantrekkelijker en informatiever maken voor interne en externe PR. Bovendien was het de bedoeling onze werkprocessen goed in beeld te brengen i.v.m. de komst van het digibord begin We schonken vooral aandacht aan het zien van de onderwerpen, het juist in beeld brengen, letten op achtergronden en vooral ook op de lichtsituatie. Zo hebben we enkele fotosessies gedaan in de Keramiekafdeling, in de Toonzaal en hebben we het thema Mensen op de Kwekerij aan het Werk bedacht. Daarin hebben we ons uit kunnen leven en kregen we verassende foto s te zien. Ook nu was bij deze cursus helder dat concentratie bij het fotograferen belangrijk is. Het leert ons om goed te kijken en te denken, alvorens aan het werk (fotografie) te gaan. Dat voorwerk brengt met zich mee dat veel minder foto s met behulp van de computer bijgewerkt moeten worden. Voordien bepalen hoe de compositie van het beeld er uit moet zien, maakt het fotograferen veel boeiender. Zo 14

16 hebben we geleerd om mensen verschillende houdingen te laten aannemen voor een goede compositie van foto s. Hetzelfde geldt voor het samenstellen van objecten op de showtafel met verschillende achtergrondkleuren voor websitefoto s. Daarbij bleek het weer van belang niet één foto te maken van een natuurobject of van mensen maar meerdere om daarna de beste te kunnen kiezen. Met deze foto's kunnen wij ons naar buiten toe, m.b.t verkoopactiviteiten, in de correspondentie met sponsoren en andere belanghebbers, goed profileren. Zo zijn bijvoorbeeld alle foto s die gebruikt zijn in de folder voor kerst en voor perkgoed door de cursisten zelf gefotografeerd. Deze folder zijn in een grote oplage van 3000 stuks verspreid onder de bewoners van de wijk Helmerhoek. Daarnaast draagt beeldmateriaal er ook toe bij ons te helpen zicht te houden op onze meerjarenbedrijfsvoering. De fotogroep is na de cursus in staat zijn om alle voorkomende werkprocessen goed in beeld te brengen. Zo nodig zetten wij dergelijke processen in scene, om de voorkomende processen weer te geven. Door het toevoegen van foto s aan de meerjarenplanning krijgen we ook in beeld te zien welke werkzaamheden ons te wachten staan. In de meerjarenplanning kunnen we zo in beeld zien welke handelingen (productie, verkoop, promotioneel) goed verlopen en aan welke handelingen verbetering behoeven. Op deze wijze maken foto's onze bedrijfsprocessen transparanter. Dit draagt ook bij aan een grotere kennis en betrokkenheid van elke werknemer. Door een zeer goede vastlegging van excursies, ledenvergaderingen en bedrijfsuitjes zorgen wij voor een substantiële weergave van onze "Geschiedenis" Concluderend kunnen we zeggen dat het samen werken aan het maken van een geslaagde foto ons zelfvertrouwen versterkt. Het enthousiasme, de inspiratie en het geduld van de docent versterken dit nog. Dat helpt ons ook om niet te snel op te geven als de zaak ingewikkeld wordt. Het gebruik van de computerprogramma s Picasa en daarna Photoshop is soms zo in gewikkeld dat we de neiging hebben om af te haken en de docent te vragen om het eindresultaat voor ons te verzorgen en zelf achterover te leunen. Vooral het Photoshopprogramma overspoelt ons soms; het is soms teveel. De docent liet steeds zien dat fotograferen in eerste instantie leuk is, maar dat echte prestaties doorzettingsvermogen vragen als het bewerken van foto s veel moeite en concentratie kost. Wat de docent zelf aanspreekt is de goede sfeer op de kwekerij en de leergierigheid van de cursisten. Vergeleken met twee jaren geleden, is de cursus dan ook goed gelukt en zijn we gegroeid in onze mogelijkheden. 15

17 1.15 Realisatie en planning 2012 Dagdelen pgb mediant ribw gemeente enschede tactus jan feb mrt april mei juni juli aug sept okt nov dec tactus gemeente enschede ribw mediant pgb totaal jan feb mrt april mei juni juli aug sept okt nov dec Gemiddeld per maand 395 Totaal aantal dagdelen in

18 1.16 Vakkennis van ons personeel Voor de ontwikkeling van het personeel is een werkplan ontwikkeld. Er is een cursus bedrijfshulpverlening (BHV) gevolgd door het personeel en twee van onze vaste bewoners. De heer Vincent Hofstede volgt een cursus management. Hij ontvangt maandelijks lessen van een bestuurslid. In deze lessen wordt aandacht gegeven aan het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het aansturen van personeel Gezamenlijk met alle personeelsleden is er een doorlopende cursus om inzicht te vergroten in de theoretische kant en achtergronden van de psychische problemen van de deelnemers en ook in de consequenties daarvan voor het werk. Op deze manier ontstaat de mogelijkheid de werkprocessen aan te passen aan de mogelijkheden en beperkingen van die deelnemers. Tevens is er veel aandacht besteed aan motivatietechnieken Verzekeringen Ten aanzien van de verzekeringen zijn er in het jaar 2012 geen nieuwe ontwikkelingen geweest. Er is een scan gedaan door de verzekeringsdeskundige van de Rabobank Enschede-Haaksbergen. Deze scan heeft aangetoond dat: onze opstallen, machines, gereedschappen en inventarissen adequaat zijn verzekerd; er aansprakelijkheidsverzekering zijn afgesloten; er is een inkomensverzekering is voor de opvang van langdurige ziekte van onze personeelsleden. We hebben ons in 2012 opnieuw georiënteerd op een rechtsbijstandverzekering, maar een verzekering die voldoende biedt blijkt erg duur te zijn. Omdat we in het verleden niet of nauwelijks juridische problemen hebben gekend, is het besluit genomen eventuele kosten voor rechtsbijstand in de toekomst voor eigen rekening te nemen Belastingdienst Door de Belastingdienst zijn we erkend als een Algemeen Nut Beogende Instelling (zie ook onder 1.9 ANBI erkenning). Enkele vrijwilligers/bestuursleden hebben, ondanks dat de Belastingdienst niet gedeclareerde vergoedingen als gift erkent, toch moeilijkheden ondervonden bij de aftrek van deze posten in hun aangifte voor de inkomstenbelasting. Hierover is uitgebreid gecorrespondeerd met de Inspectie in Almelo, maar dit leidde niet tot een positief resultaat. Dit was aanleiding om een gesprek aan te vragen met de inspecteur, dhr. Weijers. Deze aanvraag voor een gesprek is gehonoreerd en dhr. Weijers heeft ons bezocht. Er zijn een aantal belangrijke voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat de Belastingdienst de niet gedeclareerde vergoedingen van vrijwilligers als gift erkent: 17

19 1. De vrijwilligers moeten recht hebben op uitbetaling van de vergoedingen. Dit moet blijken uit: a. een vrijwilligersreglement en b. een vrijwilligersovereenkomst per vrijwilliger. 2. De ANBI moet ook financieel sterk genoeg zijn om deze vergoedingen te betalen als de betreffende vrijwilligers hierop aanspraak maakt. De onder 1.a en 1.b genoemde documenten zijn door ons gemaakt en door het bestuur aangenomen. De betreffende documenten zijn ter beoordeling aan dhr. Weijers toegezonden en door hem akkoord bevonden. Over onze financiële positie bestaat gelukkig geen twijfel. We zijn vrijgesteld van het doen van aangiften voor de omzetbelasting. Over onze omzet hoeven we geen BTW af te dragen, daar staat tegenover dat we de door ons betaalde BTW op onze inkopen niet kunnen verrekenen. 18

20 Hoofdstuk 2. Beheer vastgoed 2.1 Bezit vastgoed De vereniging t Helmgras bezit de volgende 8 opstallen: Het boerderijgebouw met 4 algemene ruimtes en 6 woonunits. Het appartementengebouw met 8 appartementen Het ambachtenhuis. De toonzaal De schuur. De schaduwhal De glazen kas Het kippenhok Daarnaast beschikken we nog over een viertal semipermanente tunnelkassen. Om dit alles op de juiste manier te kunnen beheren is er een meerjarenbegroting opgesteld. Om te kunnen voldoen aan de huidige veiligheidsnormen is door een erkend bureau een brandveiligheidscan en BHV scan uitgevoerd. Deze zijn in een rapport opgenomen. De technische werkzaamheden, die hiervoor nodig waren, zijn uitgevoerd. Voor de diverse gebouwen zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd Boerderijgebouw De aanvankelijk geplande pellet gestookte cv-installatie kon wegens de te hoge aankoopprijs en het ontbreken van subsidies terzake niet worden geïnstalleerd. In plaats daarvan zijn de bestaande cv ketel en gasboiler vervangen door een nieuwe HR ketel en een gasboiler, die tevens kan worden verwarmd middels zonne-energie. Op de zolderverdieping is een nooduitgang aangebracht. Deze komt uit op een plat dak. Hier zijn ter beveiliging hekwerken aangebracht. De kunststofkozijnen zijn gereinigd Appartementen T.b.v. de appartementen zijn in 2012 geen werkzaamheden verricht Ambachtenhuis T.b.v. het ambachtshuis zijn geen werkzaamheden verricht Toonzaal T.b.v. de toonzaal zijn geen werkzaam-heden verricht Bestrating Er zijn in 2012 geen bestratingwerk-zaamheden uitgevoerd. 19

21 2.1.6 De schuur De topgevel aan de achterzijde van de schuur is bekleed met damwandprofiel. Hierdoor is in de toekomst geen schilderwerk meer nodig De glazen kas Aan de kas zijn in 2012 geen werkzaamheden uitgevoerd, we hopen deze kas in 2013 te vervangen Tunnelkassen Aan de tunnelkassen zijn geen werkzaamheden uitgevoerd Algemeen De toegangspoort naar t Helmgras is elektrisch bedienbaar gemaakt. Met de RRS is een contract afgesloten voor het reinigen van de riolering van de woningen bij verstopping. Met de RRS is een contract afgesloten voor het reinigen van de mechanische ventilatiesystemen. Het glas van de diverse gebouwen is gewassen. 20

22 Hoofdstuk 3 Verhuur en bewonerszaken 3.1 Algemeen De in 2011 door het bestuur bijgestelde procedure voor aanmelding en verhuur heeft geleid tot de verwachte verduidelijking voor alle betrokkenen. De procedure blijkt goed werkbaar en zal worden gehandhaafd. Na 3 jaar spreken we niet meer van de nieuwe bewoners van de appartementen vs. de oude groep op de boerderij: beide groepen samen vormen inmiddels een geïntegreerd onderdeel van de Vereniging, alle bewoners ervaren elkaar als directe buren. N.a.v. het plotseling overlijden van een bewoner van de appartementen zijn nadere afspraken gemaakt m.b.t. (het beheer van) reservesleutels en de voorwaarden waaronder in noodsituaties een woon unit/appartement mag worden binnengegaan. 3.2 De 6 woonunits op de boerderij De bezetting van de woonunits is ongewijzigd gebleven, met 1 uitzondering: de bewoner die de in 2011 overleden G. Schomakers opvolgde, is dit jaar verhuisd naar één van de appartementen. Er werd niet direct een geschikte kandidaat gevonden voor de leeg gekomen woon unit. Ook dit jaar heeft om de ongeveer 6 weken het bewonersoverleg plaatsgevonden met de medewerker woonbegeleiding van Mediant. Naast het bespreken van praktische zaken is er ook aandacht voor de onderlinge verhoudingen en de sfeer. Wat dat laatste betreft, de sfeer kan omschreven worden als respect voor elkaar, rekening houden met elkaar en een positieve benadering. 3.3 De 8 appartementen. Dit jaar is 1 bewoner vertrokken. Hij was weliswaar zeer tevreden over zijn woonsituatie maar wilde toch liever dichter bij zijn familie elders in Twente wonen. Verder is dit jaar helaas onze Klaas Plekkenpol overleden. Hij was een wat teruggetrokken maar zeer vriendelijke bewoner, die zichtbaar was opgebloeid nadat hij bij ons was komen wonen. De 2 leeggekomen appartementen werden snel weer betrokken door anderen: 1 bewoner vanuit de boerderij en 1 nieuwe bewoonster. Ook met de appartementenbewoners heeft 6-wekelijks het bewonersoverleg plaatsgevonden samen met de medewerker woonbegeleiding van Mediant en 1 bestuurslid van de Vereniging. Het onderlinge contact tussen de bewoners is wisselend in intensiteit, uitgaand van ieders behoefte. Er is, evenals op de boerderij van respect voor en tolerantie naar elkaar en van gemeenschapszin. Men uit zich onveranderd tevreden over de woonsituatie. 21

23 3.4 Huuradministratie Inning van de huren De huuradministratie ligt in handen van de penningmeester. In principe wordt de huur geïnd door middel van een incasso. Enkele bewoners hebben hun financiën uitbesteed aan een budgetbeheerder. Dan is er meestal geen sprake van een incasso. Enkele bewoners, die reeds geruime tijd op t Helmgras wonen betalen nog d.m.v. een automatische overboeking. Ultimo 2012 heeft geen enkele bewoner een huurachterstand Jaarlijkse huurverhoging Jaarlijks wordt de huur aangepast met een percentage dat landelijk wordt vastgesteld door de Minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties. In 2012 is dit percentage bepaald op 2,3%, het inflatiecijfer over het jaar

24 Hoofdstuk 4 Kwekerij en Oude Ambachten 4.1. Kwekerij Herinrichting terrein Doordat de vasteplantenhoek nu in zijn totaal is verplaatst, is er een stuk grond vrijgevallen die we opnieuw gaan invullen. We zijn bezig ons te oriënteren om er fruitbomen te plaatsen. Op dat deel van de es willen we het omliggende terrein versterken met waardplanten voor de hommel en bij (deze zijn onontbeerlijk voor de bestuiving) is ook het jaar van de bij. Tijdens het bijwonen van enkele lezingen werd duidelijk dat het niet goed gaat met de bijenpopulatie en wat je er in klein verband aan kunt bijdragen. Dit is in 2012 uitgewerkt in een werkplan waarin de eerste fase begin 2013 kan starten Groentetuin Na een voorzichtig begin van de groentetuin in 2011 is dit jaar er voor het eerst echt groente op bescheiden schaal verbouwd. De volgende groentes hebben we verbouwd: sla, peultjes stokboontjes, slaboontjes rabarber, bietjes, vroege aardappelen, wortelen, boerenkool en andijvie. Er is voldoende geplant en groot geworden zodat iedereen groente mee naar huis kon nemen. We gaan er in 2013 wegens succes mee door Ambachten We zijn verder gegaan met verfijnen van wat we geleerd hebben in Belangrijk is en blijft elders gaan kijken om inspiratie op te doen. Ook hebben we een docent keramiek ingehuurd om te leren rakustoken. Alle materialen voor rakustook hebben we, maar het vertrouwen was niet groot genoeg om er zomaar aan te beginnen. Na twee keer succesvol stoken onder begeleiding hebben we een stook in eigen beheer uitgevoerd en durven dit nu ook zelf aan ons programma toe te voegen Keramiek Dit jaar hebben we tijdens de kerstverkoop een aantal van onze eigen werkstukken verloot onder de klanten. Ze konden een kanskaart pakken welke direct prijs of geen prijs weergaf. Hierop kregen we veel respons. Ook de grabbelton voor de kinderen deed het erg goed. Dit jaar hebben we wederom samen met de PR groep, een kerst- flyer gemaakt die we op de Helmerhoek hebben verspreid. Dit leverde hele leuke reacties op! Kaarsen Waar nodig hebben we voor onze bloemstukken en kerstverkoop kaarsen getrokken en gegoten. 23

25 4.2.3 Houtdraaien Nadat de laatste actieve deelnemer van het houtdraaien elders werk gekregen had, heeft het houtdraaien twee maanden stil gelegen. Door het werven van een vrijwilliger voor de begeleiding van het houtdraaien hebben we het houtdraaien weer kunnen oppakken. Op de prachtige machine van de vereniging konden we samen met twee deelnemers een aantal werkstukken maken. Beiden hadden veel plezier en genoten we van het levende materiaal: hout. Het blijft leuk om met de mogelijkheden die we hebben te ontdekken wat je kunt maken en hoe je je kunt verbeteren. Ook in 2013 gaan we daarmee door en hopelijk raken er nog meer mensen enthousiast. Misschien zijn er mogelijkheden om houtdraaiwerk te combineren met keramiek of keramische segmenten. 24

26 4.3 De Toonzaal Al onze producten, keramiek, kaarsen en houtdraaiwerk, verkopen we in de Toonzaal. De Toonzaal krijgt steeds meer uitstraling en ontwikkelt zich tot het middelpunt van t Helmgras. Onze medewerkers weten aan de inrichting een eigen karakter te geven. Doordat zichtbaar is wat er is verkocht, voelen mensen de stimulans om te creëren en te produceren. Je werk wordt gewaardeerd. 25

27 Hoofdstuk 5 PR 5.1 Wat deed de PR groep in 2012? Aan het begin van 2012 werd het de PR groep duidelijk dat er een simpel maar toch goed PR en marketingplan moest komen. Die betroffen de interne PR over de kennis van het bedrijf en taken die vervuld moesten worden en wanneer ze vervuld moesten worden. Die waren voor velen onduidelijk. De externe PR en marketing betroffen vooral de verkoop van onze producten en de bekendheid van t Helmgras. Met het oog op de marketing is het wenselijk dat we een overzicht hebben van het totale aantal producten dat wij verkopen en de wijze waarop wij de afzonderlijke producten aan de man kunnen brengen. Wij kunnen onze producten verkopen op markten, in onze Toonzaal, via internet en aan particulieren in de omgeving. Met checklists kunnen we bijhouden wat er is verkocht en op welke manier het is verkocht. Voor elke kalendermaand moet duidelijk zijn wat wij verkopen en hoe wij het gaan verkopen. 5.2 Takenlijst In 2012 zijn we begonnen met het maken van een Takenlijst voor de PR vergadering vanwege de grote hoeveelheid taken die op ons af gekomen is. Op deze Takenlijst staan alle afspraken die gemaakt zijn tijdens de vergadering en wie wanneer verantwoordelijk is voor de uitvoering. Deze maatregel werd genomen omdat gebleken is dat moeilijke taken zoals het maken en versturen van een Nieuwsbrief, ongemerkt van de agenda verdwenen. Ook kan uit een takenlijst worden afgeleid of een bepaalde taak een bepaald persoon te zwaar valt en dat iemand anders de taak beter kan worden overnemen. 5.3 Voorstellen van de PR groep De PR groep heeft in 2012 een aantal voorstellen verwerkelijkt gezien: computerlessen ter bevordering van het ontwerpen van een goede Nieuwsbrief, folders en andere promotionele documenten; de groentetuin is een succes geweest; de leden van de PR groep hebben zelf een duidelijker inzicht in het meerjarenplan van de Kwekerij en de Ambachten. Streven: elke maand zijn de bezigheden bekend. 5.4 Uitkomsten van overleg met leden over kenmerken van ons bedrijf Arbeidsmoraal? Onregelmatige aanwezigheid die we bij onszelf als PR groep constateerden, zagen we ook bij andere medewerkers. We hebben ons afgevraagd wat de oorzaak daarvan kan zijn. Soms blijkt de arbeidsmoraal of het plezier in het werk wat minder te zijn. Als een begeleider afwezig is, wordt er minder gedaan. Ook gaan we vaak te snel en zonder goed op te ruimen naar huis. Vanuit de PR groep is voorgesteld het einde van de werkdag s middags te besluiten met een gezamenlijke activiteit, zoals het uitdelen van groenten, een evaluatie van de dag en/of het gezamenlijk drinken van een kop koffie of thee. 26

28 Wij zijn ons wel bewust dat een werkdag een vaste structuur heeft net zoals die bij andere bedrijven geldt. Het begin van een dag, de pauzes en het einde van een dag liggen in het huisreglement vastgelegd. Wij moeten de naleving van onze werktijden ook kunnen verantwoorden aan overheidsinstanties waar wij mee van doen hebben, zoals het CIZ en de belastingdienst. We vroegen ons af of het voor mensen met onze handicap misschien teveel gevraagd is om er een halve dag, laat staan een hele dag met onze gedachten bij te blijven. Hierop konden wij niet direct een eenduidig antwoord geven. Daarvoor is onderling overleg nodig. We zijn het er wel over eens dat ook op reguliere bedrijven de motivatie soms kan ontbreken. Denk aan de reclame van: 4 uur, Cup a Soup. Zoveel als er bedrijven zijn, zijn er ook bedrijfsculturen. Net als in gewone bedrijven moeten we dus kien blijven op onze arbeidsmoraal. Behalve het stimuleren van elkaar om op tijd te zijn en om afspraken na te komen, hebben mensen ook hun eigen verantwoordelijkheid. Het werk op t Helmgras moet leuk en inspirerend zijn voor iedereen! PR van t Helmgras voor mensen met een psychische handicap. Waar maken wij in onze arbeidscultuur het verschil? Het verschil met andere boerderijen is dat er bij ons mogelijkheden zijn om te onderzoeken wat bij ieder past. Soms is het voor mensen zinvol om even niet op de Kwekerij te werken maar bij de Ambachten en v.v. Bovendien heerst er bij ons rust. Er is niet de drukte van mensen met een verstandelijke handicap. Het verschil met een psychische handicap is heel groot. Bij ons is er ook de tijd om te groeien. Soms kan het zijn dat je even afhaakt en dat je daarna weer wilt beginnen. Bij t Helmgras gaat het erom dat mensen gelukkig zijn of gelukkig worden en daar nemen we de tijd voor; en dat mag jaren duren. We hebben de moed gehad om steeds verder te gaan met de ontwikkelingen die zich aanbieden. Je bent altijd welkom zolang je geen geweld, alcohol of drugs gebruikt Voorlopig PR meerjarenplan voor Kwekerij en Oude Ambachten Januari en februari zijn uit ervaring klungelmaanden. Het is koud, buiten valt er niet te maaien of te schoffelen. In januari en februari beginnen wij als eerste met het opruimen van de Kerstentourage. Wij houden ons bezig met verwerking en verkoop van brandhout. Het brandhout is voor ons momenteel een krimpmarkt. Feit is wel dat de vraag naar brandhout onverminderd toeneemt. Wij moeten ons zodoende de vraag stellen wat de houtleveranties ons nu en in de toekomst waard zijn, zowel met betrekking tot werkverschaffing en inkomsten. De maanden maart en april gelden als rooi- en plantseizoen. Denk aan heesters, kalebassen, taxus, coniferen. Met vorst valt er niet op te potten. Als het in maart en april niet te warm is kunnen we ook hier wat oppotmomenten meepikken (weken 12, 13, 14, 15). Vanaf maart en in het bijzonder mei en juni is het tijd voor de gewone werkzaamheden: schoffelen, grasmaaien, onkruid wieden, snoeien en planten. Hierbij komt vanaf 2012 ook het werk aan de groentetuin. Het is niet zo dat de werkzaamheden hierdoor direct gigantisch zullen toenemen, maar we moeten er wel vanuit gaan dat er per werkdag continu 2 man bezetting is in de groentetuin. Er is 50m³ mest nodig en die moeten in maart bezorgd worden. 27

29 Juli en augustus zijn arbeidsluwe maanden, tot op enige hoogte moet de tuin wel worden onderhouden evenals het gazon. Ook de maanden oktober en november gelden als plant- en rooiseizoen. In deze tijd komt het ook voor dat wij tuintjes in de omgeving van beplanting voorzien. Het oppotten van vaste planten is in verhouding tot andere activiteiten een soort van verschoppeling, echter niet te onderschatten: Sowieso kunnen wij de maanden september en oktober hiervoor in totaal 4 weken reserveren. Wij moeten hopen dat de weersomstandigheden in deze periode gunstig genoeg zijn. Conclusie: het oppotten is schipperen. Direct na Sinterklaas, weken 49, 50 en 51 vinden onze Kerstwerkzaamheden plaats. Hieraan gaan 4 weken van voorbereiden aan vooraf (gehele maand november) Het meerjarenplan voor de Oude Ambachten is nog niet ter sprake geweest omdat een vertegenwoordiger voor de Oude Ambachten nog ontbreekt in de PR groep. De PR groep heeft een handleiding gemaakt om het meerjarenbedrijfsproces op het digitale bord te zetten. 5.5 Digitaal bord om onze bedrijfsvoering zichtbaar te maken Het bleek voor de PR groep en bij navraag ook bij de leden onmogelijk om zicht te houden op alle taken die uitgevoerd moeten worden. Met leden buiten de werkgroep is onderzocht of de aanschaf en implementatie van een interactief beeldscherm kan helpen bij het structureren van onze activiteiten. Voorgesteld werd dat een Digibord: op de deel zal komen voor alle werknemers en zo mogelijk voor bezoekers; op dat scherm iedere dag valt af te lezen welke werkzaamheden er verricht kunnen worden met daarbij een korte uitleg; ook af valt te lezen wat er in de rest van het jaar op stapel staat, wat er verkocht wordt, wie waar bereikbaar is, wie op het werk verschijnt of afwezig is; mensen berichten voor elkaar kunnen achterlaten; onderzocht is welk bord het best bij ons past. Daarbij keken we naar prijzen, toepassingen, leveringstijden en zo mogelijke begeleiding vanuit zo n bedrijf Toelichting over het Digibord van de PR groep aan de leden: Voor we over wilden gaan tot aankoop van een Digibord was het nodig als PR groep overleg met de leden te hebben. Discussiepunten waren o.a. : is iedereen te motiveren voor dit idee? Wie moet ermee werken? Wat gaan we ermee doen? Wordt het bedrijf niet te supermodern? Is er een budget voor? Dat niet iedereen direct positief gestemd was ten opzichte van een geautomatiseerd meerjarenplansysteem moge duidelijk zijn. In aanloop worden nieuwe ontwikkelingen vaak betwist. Wij als PR groep hebben de functie door interne PR activiteiten anderen te motiveren voor ontwikkelingen. Zo kunnen wij hard maken dat iedereen in de toekomst baat heeft bij het gebruik van een digibord. Toen wij de discussie over het aanschaffen en in gebruik nemen van een digibord aan de orde stelden kwam ook de vraag of het verantwoord is geld voor een digibord uit te geven. De PR groep heeft de voordelen van een digibord uitgelegd. 28

30 In één oogopslag is te zien wat er van dag tot dag, van maand tot maand en in een geheel jaar te doen is. De angst van mensen voor een geautomatiseerd systeem (digibord) of voor computers zullen wij moeten proberen te overwinnen. Als mensen met de mededeling kwamen: dat kan ik niet hebben we geprobeerd hen te overtuigen dat ze het wel kunnen. Iedereen die kan lezen, kan omgaan met een digibord! Je hoeft geen computerexpert te zijn om je eigen schermpje met je persoonlijke gegevens te voorschijn te halen. Als je een kaartje kunt kopen voor de trein of als je kunt pinnen bij een betaalautomaat kun je ook werken met een digibord. Naarmate mensen langer met een digibord werken, kunnen ze misschien ook meer taken op zich nemen, zoals het inkopen of verkopen van producten. Wij zagen het gebruik van een digibord als een belangrijke toevoeging aan het werk op t Helmgras. Iedereen kan beter zien welke werkzaamheden er gedaan moeten worden of waar ze kunnen bijspringen. Meer mensen actief bij de bedrijfsvoering betrekken, betekent mogelijk ook dat de bedrijfsleiding in zijn werk wat meer ontlast wordt. Als werknemers bv. tijdig aangeven wat er aan grondstoffen ingekocht moet worden, heeft dit zijn weerslag in een gestroomlijnde productie. Ook kunnen werknemers, door te signaleren wat er aan kweekmateriaal ontbreekt, zelfstandig overgaan tot het vermeerderen van vaste planten. Nu is het vaak zo dat de bedrijfsleiding bij een tekort aan beplanting bij een ander bedrijf moet bijkopen, wat je kunt zien als onszelf en de klant voor de gek houden. De klant verwacht en ook wij denken soms zelf dat het onze eigen producten zijn. Door werknemers bepaalde verantwoordelijkheden te geven en door een goede manier van samenwerking op te zetten wordt het bedrijfsproces van de gehele kwekerij c.q. aankoop, moerhoek en verkoop beter op elkaar afgestemd. Een aantal aandachtspunten n.a.v. het digibord werd aangeleverd door de afdeling Oude Ambachten. Het productiejaar willen ze zo indelen dat helder is welke activiteiten wanneer moeten plaatsvinden voor een goede uitvoering van de PR en de marketing van onze producten. De keramiekafdeling was in eerste instantie niet zozeer gericht op de verkoop van producten, maar veeleer op de kunstzinnige uiting. Toch heeft ook de keramiek blijvend financiering nodig, bijvoorbeeld voor de aankoop van een doos glazuur, voor het bestuderen van nieuwe werktechnieken, het bijwonen van workshops door een gastdocent en andere activiteiten. Als de productie afgestemd is op de belangrijke verkoopperiodes is dat natuurlijk een zeer prettige ontwikkeling voor de afdeling. Verkoop betekent ook waardering voor de producten. We hebben allemaal gezien dat de werkstukken die geproduceerd worden kwalitatief steeds beter worden en daarmee ook meer verkocht en gewaardeerd worden. Intern betekent dit o.a.: voorbereiding en inrichting van de Toonzaal tijdens de perkgoedverkoop en kerst. Extern betekent dit: voorbereiding voor de kerstmarkt Mediant, open dag, wijkfeest Helmerhoek. Voor het digibord hebben we geprobeerd om zo veel mogelijk leden enthousiast te maken voor een bezoek aan een automatiseringsbedrijf. Het is ons daarbij wel opgevallen dat werknemers veelal niet mee op excursie willen gaan op een dagdeel waarop zij zelf niet werkzaam zijn. Wij hebben uitgedragen dat werknemers niet moeilijk moeten doen t.a.v. hun persoonlijke voorkeur voor een ochtend of middag. Argument hierbij is dat bij vaste bedrijfsuitjes doorgaans iedereen wel present is, ongeacht het dagdeel. We zijn twee keer met een groep naar het bedrijf geweest. Na afloop van de sessies bleek iedereen positief. Het automatiseringsbedrijf zal een basale training geven bij de ingebruikname van het Digibord Een vervolgtraining van één middag wordt onderzocht. De installatie heeft begin 2013 plaatsgevonden. 29

31 De PR groep gaat de eerste aanzet geven om alles in kaart te brengen. Wij bespreken alles wat er op het digibord vermeldt moet worden, zo nodig door mensen met expertise erbij te halen. 5.6 Promotiemateriaal en verkooptechnieken. Per maand hebben we foto s gemaakt van onze activiteiten. Deze foto s kunnen ingezet worden voor het maken van promotiemateriaal. Ook de Nieuwsbrief zal met gelijke intervallen moeten verschijnen. Onze verkooptaken moeten aan het begin van elke maand duidelijk zijn als mede de werkzaamheden die daarvoor nodig zijn op het land, in de kas, in het atelier en de Toonzaal. In de toekomst kunnen we deze werkzaamheden dus zichtbaar maken op het Digibord. De leden is gevraagd ideeën aan te dragen. Om nieuwe ideeën op te doen zijn we bij andere Kwekerijen gaan kijken, hebben een markt bezocht, op internet gekeken, brochures doorgenomen en verwante detailhandels bezocht Folders en Nieuwsbrief Om de verkoop van perkgoed en kerstproducten te promoten hebben we folders ontworpen en in het voorjaar en najaar huis aan huis bezorgd in de Helmerhoek. Naast het aanbieden van perkgoed en kerstartikelen hebben we ook vermeld dat we vaste planten en keramiek verkopen. Ook hebben we de folders via verzonden Verkoop van perkgoed en kerstartikelen. Hierboven werden al de voornaamste maatregelen beschreven die betrekking op de verkoop van perkgoed en kerstproducten hebben. Andere belangrijke promotionele activiteiten t.a.v de verkoop van perkgoed en kerstproducten waren: adverteren in de wijkkrant van de Helmerhoek: Om de Hoek gekeken ; medewerkers van Mediant warm gemaakt voor het kopen van perkgoed en kerstproducten; de PR groep heeft alle data op een rij gezet wanneer de looproutes voor het rondbrengen van folders klaar moesten zijn; de maand voor het ontwerp en de druk voor folders werden vastgesteld; de data voor de bezorging van de folders in de Helmerhoek bepaald; en de startdatum voor verkoop van het perkgoed en kerstproducten voorgesteld. 5.7 Excursie naar een grote kwekerij met verkoopafdeling in Borne Voor een goede presentatie van onze producten zijn we als PR groep in maart met een aantal medewerkers enkele keren naar een kwekerij geweest om te leren hoe we onze producten kunnen presenteren. Wij zagen een ruime variatie aan vaste planten, beeldhouwwerk en keramiekwerk. Het viel ons op dat slechts een kleine selectie bloemen draagt. Planten die in maart of april bloeien zijn slechts er een handje vol: Arabis, Vinca-Minor, Phlox en hooguit twee of drie anderen. Evaluerend kwamen wij tot de conclusie: dat de indeling van het aanbod aan vaste planten zeer goed doordacht is met het oog op presentatie en vindbaarheid; 30