VOORTGANGSRAPPORT

Transcriptie

1 VOORTGANGSRAPPORT Vormingplus Oost-Brabant vzw Paul van Ostaijenlaan Heverlee

2 INHOUD Inleiding Het blijft altijd boeiend en uitdagend op Vormingplus. Ook 2013 was zo n jaar. Een jaar waarvan we vele activiteiten hadden voorzien, maar ook een jaar vol verrassingen, verrassingen die we omzetten in opportuniteiten. Zo verliet onze boekhouder onze organisatie, een pijnlijk voortvloeisel uit de besparingsmaatregelingen. Twee andere mensen kozen voor een nieuwe beroepswending; zij zijn vervangen door beloftevolle nieuwe medewerkers. Een jaar met veel interne bewegingen dus, en dat heeft onmiskenbaar ook een impact op onze resultaten. Mensen kunnen niet onmiddellijk vervangen worden en nieuwe mensen hebben een inwerkperiode nodig. Vandaar dat onze urenaantallen en deelnamecijfers lichtjes gedaald zijn in Maar ook omdat het een beleidskeuze was: we willen meer inzetten op de gespreide werking en op de prioritaire thema s. Daar zijn we ten volle in geslaagd. De late of niet-vervangingen hebben een positieve impact op onze financiële resultaten. Dit was niet echt de bedoeling, maar wel meegenomen in tijden van budgettaire krapte. Vormingplus staat er na 10 jaar. Zoveel is duidelijk. Er wordt een appel op ons gedaan: op onze expertise, onze regiokennis, onze ervaring met kansengroepen. Wij hoeven niet meer naar uitdagingen te zoeken, de uitdagingen vinden ons. Dit geeft een comfortabele positie, maar ook frustratie: er is geen groeiscenario mogelijk, integendeel zelfs, en mensen klagen van hoge werkdruk. Ook in 2014 zoeken we naar een goede balans draagkracht en vraag wordt op twee vlakken een uiterst uitdagend jaar: we vieren onze 10e verjaardag. Samen met de andere Vormingpluscentra in het Vlaams Parlement op 10 oktober 2014, maar ook in onze regio. De hele zomer kleuren we in 10 kleuren: de kleuren van onze thema s, onze levensbreedheid met veel mogelijkheid voor ontmoetingen van Inleiding 2 SITUERING Situering van Vormingplus Oost-Brabant op de 3 assen (nota positionering Vormingpluscentra) 3 DECREET De verhouding tot de in het decreet vernoemde beoordelingselementen 8 VERSLAG & PLAN Jaarverslag 2013 en jaarplan BIJLAGEN Verslagen van de werkgroepen 47 Projectfiches 58 Het overzicht van de activiteiten van

3 cursisten onderling. De apotheose van dit alles vindt plaats op zaterdag 13 september, op Vormingplus. Daarnaast starten we een nieuw beleidsplanningsproces. We gaan intensief op weg met een heel aantal mensen om duidelijk te krijgen welke uitdagingen we aangaan in een volgende periode. Kiezen is verliezen, maar kiezen geeft ook de ruimte om dromen waar te maken en nieuwe paden te bewandelen. Dat is een boeiend proces waar we ruimte en tijd willen voor vrijmaken zodat we enthousiast de toekomst ingaan. Natuurlijk blijven we in 2014 onze reguliere activiteiten doen: er zit weer van alles in de pipeline. Daarover meer in dit rapport. Veel leesplezier! SITUERING Situering van Vormingplus Oost-Brabant op de 3 assen (nota positionering Vormingpluscentra) > As 1 Eigen aanbod / Lokale, regionale samenwerking 4 > As 2 Continuïteit / Innovatie 6 > As 3 Verbreding / Verdieping: kansengroepen en moeilijke thema s 7 3

4 AS 1: EIGEN AANBOD / LOKALE, regionale samenwerking Vanuit het verleden heeft Vormingplus een sterk uitgebreid eigen aanbod, zowel in het eigen centrum in Heverlee als in de andere deelgemeenten van Leuven. Bij de planning 2013 voorzagen we in het totaal 3250 uren te organiseren (geplande uren - 15 % afgelasting) waarvan 1740 uren levensbrede en experimentele activiteiten, en 1510 uren in prioritaire thema s en over maatschappelijke ongelijkheden. Door uitval van enkele personeelsleden en het inwerken van nieuwe mensen hebben we dit streefdoel niet behaald. Er zijn 2543,5 uren doorgegaan, waarvan 1302,75 uren aanvullend levensbrede en 121,5 uren experimentele activiteiten, en 1119,25 uren prioritaire thema s en over maatschappelijke ongelijkheden. Ons nagestreefde afgelastingspercentage van 15% haalden we niet, het was 19,64 %. We hebben voor deze beleidsperiode gekozen om het totaal aantal uren te verminderen en méér in te zetten op de prioritaire thema s en maatschappelijke ongelijkheden dan op het aanvullende levensbrede aanbod. Die tendens zetten we voort in Ook de werkdruk wordt te groot, vandaar dat we in 2014 maar 3010 uren plannen, waarvan 1400 uren prioritaire thema s en maatschappelijke ongelijkheden, 260 uren experimentele activiteiten en 1350 uren aanvullende levensbrede activiteiten. We blijven het afgelastingspercentage van 15 % nastreven. Het basispakket voor het antennegebied Leuven van maar 600 voeren we uit. Zo houden we tijd en ruimte om te investeren in de antennegebieden en de prioritaire thema s. Dit is de grafiek die we in 2011 maakten, verder in het rapport staat de grafiek van de werkelijk uitgevoerde uren. De aantallen zijn niet meer juist, maar de tendens blijft behouden. Alles wat we buiten Leuven organiseren, gebeurt enkel door middel van lokale of regionale samenwerking. Dit gebeurt op twee manieren: Door in te zetten op regionale antennes. Een antenne is een aantal buurgemeentes/partners waarmee we samen een evenwichtig aanbod van cursussen, lezingen, uitstappen en ateliers mee opzetten. Het opzet is om een gemeenschappelijk open aanbod educatieve activiteiten aan te bieden aan alle volwassen inwoners, dicht bij huis (max 15 km). We Na te streven verdeling thema s, opgemaakt in 2011 plannen samen een cursusaanbod met degelijke lesgevers en een toegankelijk niveau. We brengen een intergemeentelijk levensbreed aanbod, een programma waar iedereen iets aantrekkelijks in vindt. Vormingplus promoveert bestaande accommodatie tot een kwalitatieve cursuscentrum, waar op regelmatige basis cursussen worden opgezet. Alle partners zijn verantwoordelijk voor inhoud en uitvoering. We maken samen promotie en mikken hoofdzakelijk op inwoners van de gemeentes via bestaande en nieuwe kanalen. Inhouden en programma komen in overleg tot stand, we verdelen de taken en gebruiken ieders know-how. We willen niet in de plaats treden van wat er al bestaat of zou bestaan, bv. bij verenigingen of bibliotheken, maar wel aanvullend of ondersteunend te werken. Na één jaar evalueren we en sturen we bij. Daarna trachten we de antenne uit te breiden met omliggende gemeenten via een groeiscenario. Aan het einde van deze beleidspe- 4

5 riode zouden we in de regio graag 5 antennes hebben. Zo kan onze regio er dan uitzien: Ons antenneverhaal is heel arbeidsintensief maar blijkt wel aan te slaan. Daar waar we het pilootproject Scherpenheuvel startten, breidden we in 2013 deze antenne uit met Bekkevoort. In 2014 proberen we er Tielt-Winge, Aarschot of Diest bij te halen. In 2013 zetten we ook stappen naar andere antennegebieden van onze regio: we sloten een overeenkomst Tervuren. De overeenkomst met de gemeenten en Haacht zijn onverwachts afgesprongen. De start van die antenne voorzien we in We sloten ook een overeenkomst met 6 gemeenten in voor de antenne Zuid-Hageland. Met Leaderplus middelen kunnen we daar in 2014 met een aanbod beginnen. Eind 2014 zijn er 3 antennes operationeel en is de planning gemaakt voor de 4e, en hebben we al een zicht op de partners voor de antenne groot Leuven. Naast het antenneverhaal in de regio, blijven we ook nog op andere initiatieven inzetten, zoals programmeren in de cultuur-, gemeenschaps- en lokale dienstencentra; de Mobiele Internetklas en de interculturele praattafels (Café Combinne). We kochten 2013 een nieuwe mobiele internetklas aan. Die is volop operationeel in De interculturele praattafels zijn ook uitgebreid in de gemeente Herent en in 2014 breken we met de huizen van het Nederlands het wereldrecord van de Langste Conversatietafel ter promotie van de interculturele tafels. Na te streven antennewerking, opgemaakt in 2011 Op deze manier groeien we naar een groter aanbod buiten Leuven. De vooropgestelde prognose volgen we nog steeds, we hoopten in Leuven en haar deelgemeenten in 2013 nog 60 % te programmeren ten opzichte van de rest van de regio. In 2013 berekenden we niet meer de verhouding Groot-Leuven ten aanzien van de rest van de regio, maar de verhouding van het antennegebied Leuven ten opzichte van de andere antennegebieden samen. Het antennegebied Leuven is heel wat groter dan Groot-Leuven, we streefden naar een verhouding 60 % (antennegebied Leuven) - 40 % (andere antennegebieden samen, in werkelijkheid was het 57,7 % (antennegebied Leuven) - 42,3 % (rest). Dit betekent dat het aandeel Groot-Leuven ten opzichte van de rest van de regio sneller daalt dan verwacht. Voor 2014 streven we naar een verhouding 55 % (antennegebied Leuven) - 45 % (rest). We zitten hier vollledig op het schema dat we opstelden in Na te streven percentage Leuven/andere antennes, opgemaakt in

6 AS 2: CONTINUÏTEIT / INNOVATIE In ons breed aanbod willen we voldoende vernieuwing brengen. Onder meer door vele activiteiten te plannen onder de noemer experiment vullen we de lijst van nieuwe kwalitatieve cursussen elk jaar aan. Deze kunnen we dan voorstellen in de antennes en bij partners. De organisatorische partners en antennepartners stimuleren we om voldoende vernieuwende activiteiten te plannen. De innovatieve component steken we ook in onze prioritaire thema s. Elk jaar zetten we er één in de kijker. Terwijl de thema s gezondheid en duurzaamheid doorliepen, zetten we in 2013 in op het thema levenskeuzes. Omdat we wilden opvallen v.u.: Bart Schoovaerts, Vormingplus Oost-Brabant, Paul Van Ostaijenlaan 22-24, 3001 Heverlee - Vormgeving: Folder kieskeurig [druk].indd 1 27/06/13 09:54 en aantrekkelijk zijn in een zee van mainstream projecten, kozen we er niet voor om het thema via ons gewoon cursusaanbod aan te snijden, maar maken we er het gezicht van onze organisatie van. Daarom organiseerden we een groots pop-up event in Hever. Van 24 tot 31 augustus gingen er activiteiten door die mensen uitdaagden om na de denken over levenskeuzes in ruime zin. Ook mensen met een handicap trachten we door een specifieke dag op een positieve manier in contact te brengen met het thema. In de projecten werken we per definitie vernieuwend, in 2013 voerden we uit uitgevoerd voor een algemeen publiek: het stoelenproject met Tele-onthaal, project Omtrent rouw en verdriet, Repair Café, deelname aan het luik participatie in Leuven Klimaat Neutraal 2030, Ravage Mijn verhaal (gestart in 2013). In 2014 plannen we de volgende projecten: Ravage Mijn verhaal, Ieders stem telt, Samenwerking met de Leuvense Buurtcentra, Stadsproject Vesalius , Repair cafe, Tien om te Zien, Mobiliteit - Carpoolen cursisten, Mobiliteit - Reflectiegroep, Burgerschap tegen verzuring. 6

7 As 3: verbreding / verdieping (kansengroepen en moeilijke thema s) Het blijft uitermate belangrijk om vele mensen te laten kennismaken met een breed aanbod. Dit kan enkel door het aangaan van partnerschappen. We hebben twee soorten partners: inhoudelijke partners die de know-how over de thema s aanleveren (zoals VELT, Wisper, ed...) en organisatorische partners; dit zijn partners die samen met ons een aanbod willen aanbieden en de lokale organisatie van activiteiten opnemen (zoals gemeentes, CC s, LDC s...). Het is een uitdaging om elk jaar het aantal uit te breiden, enkel op die manier geraakt de hele regio doordrongen van het levensbrede leerverhaal. Het antenneverhaal is hierin belangrijk, maar in principe organiseren wij geen enkele activiteit zonder een andere partner (organisatorisch of inhoudelijk). Dit verhoogt het draagvlak en is een betere garantie op succes. We kiezen er echter ook bewust voor om ruimte te maken voor verdieping, het ontginnen en ontwikkelen van moeilijkere maatschappelijke thema s en het werken aan effectieve sporen om met kansengroepen te kunnen werken. Dit vraagt zeer veel energie, met als gevolg een beperktere kwantitatieve return of output, uitgedrukt in uren aantal. De gekozen prioritaire thema s van het beleidsplan: gezondheid, duurzaamheid, levenskeuzes, vergrijzing en mobiliteit zijn geen makkelijke thema s, mensen komen niet spontaan naar avonden over deze thema s. Vandaar dat we continu op zoek gaan naar vernieuwing om deze activiteiten toch aantrekkelijk te maken: dit vergt een grote extra inspanning. Kansengroepen blijven ook onze aandacht krijgen. In 2013 organiseerden we 8 projecten voor kansengroepen en in 2014 plannen we er 9. Een gedetailleerde opsomming staat bij het tweede beoordelingselement, verder in dit rapport. Burgerschap en participatie is ons transversaal thema. Het ontwikkelen van een tool om activiteiten te screenen op burgerschap en participatie bleek uiteindelijk niet zinvol. We realiseerden ons dat je geen objectieve meter kan instellen voor burgerschap. In 2014 worden de freelancers nauw betrokken bij het thema met een workshop De plus in Vormingplus op de freelanceravond in januari 2014 en met nieuwsbrieven aan de freelancers met concrete richtlijnen hoe ze burgerschap en participatie kunnen verhogen in hun activiteit. We zetten we ook een aantal specifieke activiteiten op ter bevordering van actief burgerschap. Een gedetailleerde opsomming staat bij het zesde beoordelingselement, verder in dit rapport. 7

8 DECREET De verhouding tot de in het decreet vernoemde beoordelingselementen 1. publieksbereik 8 2. kansengroepen 9 3. spreiding aanbod bekendmaking aanbod diversiteit aanbod maatschappelijke verantwoordelijkheid aanbod beschikbare infrastructuur professionele uitbouw netwerkvorming samenwerking met gespecialiseerde vormingsinstellingen overleg met andere v culturele functie gemeenschapsvormende functie aantal uren diversiteit en interculturaliteit integrale kwaliteitszorg HET PUBLIEKSBEREIK In het gewone aanbod hadden we in deelnames. (In 2007 waren het er 3260, in , in , in , in , in ). Het gaat hier om precies te zijn om deelnames, niet om individuele deelnemers: d.w.z. dat wie aan twee activiteiten deelneemt ook 2x geteld wordt. Er waren 4971 in onze databank geregistreerde deelnames (inschrijvingen op naam) en 2299 deelnames die niet bij ons werden geregistreerd (activiteiten zonder inschrijving, of inschrijvingen bij partnerorganisaties/groepsinschrijvingen). We registreerden voor het vijfde opeenvolgende jaar ook het aantal unieke deelnemers; dat kunnen we uiteraard enkel doen voor die activiteiten waarvoor de identiteit van deelnemers beschikbaar is (dus niet activiteiten zonder inschrijvingen, of bij inschrijvingen elders). Er waren 3164 unieke deelnemers, waarvan 2368 vrouwen (75%), en 794 mannen (25%). 2 inschrijvers hebben hun geslacht niet meegedeeld. Op de deelnemers waarvan de leeftijd gekend is was de gemiddelde leeftijd 47,18 jaar. De gemiddelde leeftijd bij de mannen was 49,34 jaar, bij de vrouwen 47,18. Ook registreren we nieuwe deelnemers. In 2013 waren dat er 909 (in 2012 waren dat er 1512, in , in ,in , in ). We zullen moeten blijven inzetten op het aantrekken van koud publiek (= mensen die nog nooit eerder deelgenomen hebben aan Vormingplusactiviteiten). 8

9 Het aantal online inschrijvingen blijft stijgen, In 2013 zaten we aan 91,6 % daar waar we in 2010 aan 32,70 % zaten, werd dat in ,40 % en in ,5 %. We blijven streven naar een makkelijke procedure om online in te schrijven maar we hebben ook aandacht voor mensen die zich persoonlijk of telefonisch aandienen. Dit kunnen ze op alle inschrijfpunten in de antennes en in de lokale dienstencentra. We ontwikkelden een computerprogramma zodat de medewerkers van die centra cursisten rechtstreeks op ons systeem inschrijven. De drempel voor de deelnemers lag nog nooit zo laag: op tal van plaatsen, dichtbij huis kunnen ze zich persoonlijk aanmelden. Bij ons komen die inschrijvingen echter wel aan als online inschrijvingen, vandaar dit hoge percentage. We streven in 2014 niet naar een stijging van het aantal deelnames. Wel proberen we het aantal nieuwe deelnemers te laten stijgen. Evolutie aantal deelnames 2. de mate waarin de volkshogeschool kansengroepen bereikt, of via het werken met multiplicatoren van betekenis is voor kansengroepen. Hieronder is een overzicht van het aantal uren die in 2013 werden opgezet voor een specifieke kansengroep. In de derde kolom staat het aantal deelnames aan die activiteiten. Dat cijfer betekent niet steeds dat die mensen ook daadwerkelijk uit die doelgroepen komen. Soms is de activiteit exclusief voor de doelgroep, soms staat die open voor iedereen. Doelgroep uren Deelnames Vrouwen Senioren 45,5 102 allochtonen 190,5 685 personen met een handicap jongeren tot 30 jaar mensen in armoede (ex-)gedetineerden 54,5 49 Evolutie aantal unieke deelnemers en aantal nieuwe deelnemers De werkgroep doelgroepen maakte in 2010 een nieuw actieplan voor doelgroepen. Het plan werd in de eerste helft van 2011 aangepast. De hoofdlijnen van dat plan blijven ook in 2013 en 2014 gelden. In 2013 gingen we verder met het systeem van de doelgroepenbonnen. Er werden in totaal 78 bonnen gebruikt om cursus te volgen. We blijven mensen aansporen om via de rubriek wat houdt je tegen aan te geven welke drempels ze ervaren. Die werken we weg. 25 cursisten contacteerden ons in 2013 voor wie we maatregelen troffen. De doelgroepbonnen en de rubriek blijven geldig in Tijdens het pop-up event in Hever, rond levenskeus ging er een dag door met 18 activiteiten voor mensen 9

10 met een verstandelijke beperking. In het totaal namen 71 mensen hier aan deel. Doelgroepen bleven onze aandacht krijgen. In 2013 planden we de volgende projecten voor bepaalde groepen: > Project levenskeuzes met inloopcentra (voor mensen in armoede) > Actualiteitenreeks in de gevangenis (voor gedetineerden) > Kaffee detinee + kaffee detinee cine (voor gedetineerden en een algemeen publiek) > Ravage (voor gedetineerden en een algemeen publiek) > Changemakers (voor mensen van een etnisch diverse origine) > Café Combinne (voor mensen van een etnisch diverse origine) > MIK 3 (voor laag- en kortgeschoolden) > Café Combinne in de gevangenis (voor gedetineerden) In 2014 plannen we de volgende projecten voor bepaalde groepen: > Kaffee detinee + kaffee detinee cine (voor gedetineerden en een algemeen publiek) > Ravage Mijn verhaal (voor gedetineerden en een algemeen publiek) > Changemakers (voor mensen van een etnisch diverse origine) > Café Combinne (voor mensen van een etnisch diverse origine) > Café Combinne in de gevangenis (voor gedetineerden) > MIK 3 (voor laag- en kortgeschoolden) > Bekendmaking en rekrutering De Langste Conversatietafel (voor mensen van een etnisch diverse origine) > Iedere stem telt (voor laag- en kortgeschoolden) > Samenwerking met de Leuvense Buurtcentra (voor laag- en kortgeschoolden) 3. de spreiding van het aanbod over de regio. De spreiding van de programma s is een voortdurende zorg. In deze beleidsperiode staat de uitbouw van antennes voorop. We zijn in 2013 in 22 van de 30 gemeenten actief geweest (2011 en 2012: 21). Het aandeel van het antennegebied Leuven is naar gedaald naar 57,7 %. In de tabel per gemeente zie je duidelijk in welke gemeente de antenne actief was, nl. in Scherpenheuvel-. In ging de pop-up week door, vandaar het grote aandeel van activiteiten in die gemeente. Evolutie programmatie antennegebied Leuven - rest van de regio in procenten 10

11 Gemeentes waar de activiteiten doorgingen Hoofdgemeente percentages doorgegane uren 3000 Leuven 54,26% Herent 3,83% 97, Huldenberg 1,53% Oud-Heverlee 0,00% Bertem 1,28% 32, Kortenberg 2,26% 57, Tervuren 0,10% 2, Rotselaar 0,24% Tremelo 0,00% Begijnendijk 0,10% 2, Keerbergen 0,00% Haacht 0,00% ,82% Aarschot 4,17% Lubbeek 1,75% 44, Holsbeek 0,81% 20, Scherpenheuvel- 5,62% Diest 3,62% Tienen 5,15% Hoegaarden 0,00% Linter 0,00% Bierbeek 0,45% 11, Boutersem 0,45% 11, Glabbeek 0,06% 1, Tielt-Winge 0,12% Landen 0,26% 6, Zoutleeuw 0,00% Geetbets 0,00% Bekkevoort 0,45% 11, Kortenaken 0,12% 3 Buiten de Regio 0,57% 14,5 TOTAAL 100,00% 2543,5 Ondanks het feit dat er 57,7% van de activiteiten in het antennegebied Leuven doorgaan, komen slechts 29,7 % van de deelnemers uit Groot-Leuven (2012 was dit 30,08% in ,19%, in ,19%, in 2009 was het 32,3 %, in 2008 was het 35,59%). Dit cijfer corrigeert enigszins het aandeel van Leuven als cursusplaats. Leuven is een centrumstad, en trekt als dusdanig ook inwoners van de omliggende regio aan. Opvallend is ook dat er 482 deelnemers van buiten de regio afkomstig zijn, (in 2012 waren dit er 461, in in , in en in ). Herkomst van de deelnemers De spreiding werd in 2013 vormgegeven door: > De antennes: daar waar we het pilootproject Scherpenheuvel startten, hebben we deze antenne uitgebreid met Bekkevoort. De overeenkomst met en Haacht is afgesprongen, maar die met Tervuren is rond. In het Zuid-Hageland zijn de overeenkomsten klaar met 6 gemeentes. > De culturele, gemeenschapscentra en lokale dienstencentra namen op regelmatige basis cursussen af. > We kochten een mobiele computerklas aan. > We zetten ook interculturele praattafels, Café Combinnes op in Herent > Er werd ook in 2013 een pop-up georganiseerd in Hever,. 11

12 Kaartje met actieve antenne eind 2013: Antenne Noord-Hageland met Scherpenheuvel- en Bekkevoort Kaartje met antennes waar eind 2013 overeenkomsten zijn afgesloten: Noord-hageland Zuid-Hageland Druivenstreek Deze 3 antennes zijn actieve antennes in 2014 De spreiding krijgt in 2014 vorm door: > Vernieuwde afspraken met de dienstencentra voor een gestroomlijnde werking > We zorgen voor continuering en ondersteuning van de drie actieve antennewerkingen > In de gemeenten waar nog geen antennewerking actief is wordt samengewerkt per partner op voorwaarde dat men in de toekomst de intentie heeft om toe te treden tot de antennewerking. > We proberen de antenne Noord-Hageland uit te breiden met minstens één gemeente > In de antenne Zuid-Hageland realiseren we in het najaar een levensbrede cursusplanning met de gemeenten Geetbets, Glabbeek, Kortenaken, Landen, Linter en Zoutleeuw. We gaan gesprekken aan met minstens 1 omliggende gemeente voor toetreding tot de antenne. > In de antenne Druivenstreek realiseren we in het najaar een levensbrede cursusplanning ism de gemeente Tervuren en proberen samenwerkingsakkoorden te krijgen in twee nieuwe gemeente. > We proberen nog één of twee gemeentes rond Haacht warm te maken om in te stappen in een antenne. > We maken een concept van de antenne Leuven op basis van een bijeenkomst van de buurgemeenten van Leuven. 4. de wijze VAN BeKeNdmAKING VAN HeT AANBOd We verstuurden vier gedrukte kwartaalkranten naar gemiddeld lezers. We verbeterden de look en feel door de lay-out van dit krantje aan te passen. We kozen ervoor om de cursussen niet volgens regio maar volgens thema in te delen. We verstuurden vijf nieuwsbrieven naar cursisten. We hadden eind december abonnees en het gemiddelde openingspercentage van 2013 ligt op 43,3%. We stuurden zeven gerichte mails op specifieke groepen om een cursus, project of activiteit extra in de kijker te zetten. We maakten folders voor het project Omtrent rouw en verdriet, de Pop-up Kieskeurig en Café Combinne. Voor de Pop-up Kieskeurig lieten we advertenties maken op broodzakken en deze werden verdeeld. We plaatsten advertenties in het Jaarboek Leuven, het vakantiemagazine van Roularta, de Knack 12

13 Weekend Special Vlaams-Brabant, de Streekkrant, de Knack Special Stad Leuven en op Facebook. We beslisten ons op vlak van sociale media te beperken tot Facebook. Hier postten we regelmatig statusupdates. We zagen ons aantal volgers stijgen met 30%. We voerden het beloningssysteem voor trouwe klanten uit. 105 trouwe klanten kregen voor hun verjaardag een kortingsbon van vijf euro. 22 van hen gebruikten deze ook. We waren aanwezig op zes beurzen en evenementen. We plaatsten vier keer ons nieuw aanbod online. We hielden de website up-to-date door het nieuws en het nieuws uit de regio constant aan te passen. We zetten één evenement op waarbij we educatie met entertainment combineerden ( Op de bubbel met...) om een ruim publiek te laten kennismaken met Vormingplus. We verstuurden 11 persberichten over onze activiteiten en projecten. Zes daarvan gingen over prioritaire thema s We publiceren en verdelen vier maal per jaar een krantje met ons aanbod. We ruimen onze databank op zodat er niet teveel kranten worden verstuurd die niet gelezen worden. We hebben oog voor diversiteit bij de opmaak van de krant. We voorzien ruimte in deze krant voor prioritaire thema s. We zetten promopalen op verschillende locaties in de regio om ook daar onze kwartaalkrant te verspreiden. We zijn aanwezig op enkele beurzen. We sturen persberichten uit op momenten dat we naar buiten willen komen. We sturen nieuwsbrieven uit: zeven naar cursisten, drie naar partners en twee naar freelancers. We updaten de lay-out van deze nieuwsbrieven. We volgen de strategie van 2013 voor sociale media waarbij we ons beperken tot Facebook. We posten regelmatig updates, organiseren één actie en posten twee vervolgverhalen. We bekijken wel de mogelijkheden van Google+. We zoeken een geschikte manier om elke freelancer Vormingplus kort te laten voorstellen op elke cursus. We verbeteren de communicatie met de werkgroep prior om de promotie van hun projecten te verbeteren. We ontwikkelen promotiemateriaal waar nodig. We zorgen voor een regelmatig update van de projectenpagina op onze website. We lezen de teksten op onze website met een kritische blik en vermijden het gebruik van jargon. 5. de diversiteit van het aanbod. Zo zag onze planning voor 2013 eruit eind 2012 Levensbreed aanbod 1400 u 43 % Experimenteel aanbod 340 u 10,5 % Prioritaire thema's en maatschappelijke 1510 u 46,5% ongelijkheid (incl. doelgroepen), en burgerschap en participatie Totaal 3250 u 100% Werkelijk geplande en doorgegane uren 2013 Gepland doorgegaan percentage afgelasting Levensbreed aanbod 1554,25 u 1302,75 u 15,62% Experimenteel aanbod 284,5 u 121,5 u 57,29% Prioritaire thema s en 1326,25 u 1119,25 u 16,18% maatschappelijke ongelijkheid (incl. doelgroepen), en burgerschap en participatie Totaal 3165,25 u 2543,5 u 19,64% 13

14 Evolutie in verhouding levensbreed aanbod/experimenteel aanbod/prior aanbod Percentage per subcluster in 2013 Planning voor 2014 Planning Verhouding Doorgegaan Levensbreed aanbod 1350 u 45% 1147,5 u Experimenteel aanbod 260 u 9% 221 u Prioritaire thema's en 1400 u 47% 1190 u maatschappelijke ongelijkheid ( incl. doelgroepen), en burgerschap en participatie Totaal 3010 u 100% 2558,5 u We streven er naar een maximaal afgelastingspercentage van 15 procent Op vlak van methodieken hanteren wij een mix die iedereen aanspreekt: cursussen, projecten, workshops, lezingen en uitstappen. Ook binnen één bepaalde activiteiten wordt er aangedrongen op het gebruik van verschillende werkvormen. We scholen daar onze freelancers ook in bij. De diversiteit vind je ook in de doelgroepen, we programmeren activiteiten voor een algemeen publiek, maar ook voor laaggeschoolden, allochtonen, mensen in armoede, gedetineerden en hun omgeving, mensen met een psychische stoornis en hun omgeving, vrijwilligers, mensen met een mentale handicap. Zie ook het tweede beoordelingselement. De diversiteit is ook zichtbaar in de subclusters waaronder geprogrammeerd wordt 6. de maatschappelijke verantwoording van het aanbod. In de aanloop naar de beleidsplanning werd er grondig voorbereidend werk gedaan op het vlak van omgevingsanalyse. De gekozen prioriteiten in het beleidsplan zijn daar de concretisering van. Uit de vijf inhoudelijke beleidsprioriteiten van het beleidsplan kwam in 2013 levenskeuzes De vroegere thema namelijk gezondheid en duurzaamheid liepen ook nog door. In 2014 komt daar het thema mobiliteit bij. De Vrijwilligersacademie -een samenwerking met o.a. het Provinciale Steunpunt Vrijwilligerswerk en onze collega Vormingplus Arch educ- is op volle snelheid. We hebben voor vrijwilligers de activiteiten gratis kunnen houden in 2013, we planden er 14 in Oost- Brabant waarvan er 10 doorgingen. In 2014 plannen we 12 gratis activiteiten. Burgerschap en participatie is ons transversaal thema. Het ontwikkelen van een tool om activiteiten te screenen op burgerschap en participatie bleek uiteindelijk niet zinvol. We realiseerden ons dat je geen objectieve meter kan instellen voor burgerschap. In 2014 worden de freelancers nauw betrokken bij het thema met een workshop De plus in Vormingplus op de freelanceravond in januari 2014 en nieuwsbrieven aan de freelancers met concrete richtlijnen hoe ze 14

15 burgerschap en participatie kunnen verhogen in hun cursus. We zetten ook een aantal specifieke activiteiten op ter bevordering van burgerschap en participatie, ze lopen allemaal door in > Changemakers (voor allochtonen, project met het Minderhedenforum) > Vrijwilligersacademie (voor vrijwilligers) > Project 10 om te zien (vrijwilligers uit buurten organiseren mee) > Repair Café (met vrijwilligers) > Deelname participatietraject Leuven Klimaatneutraal 2030 (voorbereidende fase) > Adviesverstrekker (voor vrijwilligers) In 2014, een verkiezingsjaar komen volgende zaken erbij: > Ieders stem telt: vorming en een debatavond > Stadsproject rond Vesalius: een kerngroep werkt een slotavond uit > Burgerschap tegen verzuring: Het traject is open van opzet, inbreng van de burgers bepaalt waar het naartoe gaat, waarover, hoe lang en op welke manier. In 2014 starten we ook met het beleidsplanningsproces voor het beleidsplan dat ingaat vanaf Op basis van het onderzoek dat oa. Socius liet uitvoeren, zullen we kijken voor welke maatschappelijke uitdagingen we staan en welke uitdagingen wij kunnen/ willen aangaan. Dit zal een stevige basis vormen voor onze werking in de komende beleidsperiode. 7. de beschikbare infrastructuur. In 2013 hadden we activiteiten op 99 verschillende locaties. We screenen voortdurend de kwaliteit van de locaties maar door het werken met professionele partners, is dit meestal geen probleem: zowel LDC s, bibliotheken, culturele centra beschikken over goede infrastructuur. De geplande schilderwerken aan ons gebouw werden uitgevoerd, buiten in april, binnenschilderwerken in de zomer na het bouwverlof. De onderhoudswerken aan de parkeergarage werden gepland in 2013 (offertes, aanbestedingen) en worden uitgevoerd in De computerklas in het eigen computerlokaal De Zandman is afgeschreven en werd niet vervangen. Na onderzoek werd er beslist om het lokaaltje in 2014 in te richten als stille werkruimte en gezellige ontvangstruimte. Vrijwilligers maakten het plan en voeren het uit in de professionele uitbouw. Wijzigingen in het personeelskader in 2013 en verwachtingen voor 2014 De wijzigingen in het personeelskader, in 2011 doorgevoerd in het kader van de opgelegde besparingen, lopen verder in De vooropzeg voor Achille Verreydt, de boekhouder, eindigde in mei 2013, voor Harrie Houben, de zakelijk coördinator eindigt die in januari Het vertrek van de boekhouder betekent een serieuze meerlast voor het administratief team, zij moeten de voorbereiding van de boekhouding op hen nemen. Sarah Lefevere viel eerst uit door ziekte, na haar bevalling nam ze moederschapsrust. Zij is heel 2013 niet actief in de organisatie geweest. Haar vervangster, Mie Verachtert, is begonnen op , in een halftijdse betrekking en kreeg een contract van onbepaalde duur. Lies Pesic is ook een tijdje uit geweest door een 15

16 zwangerschap. Zij werd niet vervangen. Door een aanslepende ziekte, is zij nog steeds maar een klein percentage aan de slag. Twee mensen verlieten vrijwillig de organisatie voor een nieuwe uitdaging elders: Kathelijne Lowel, educatief medewerkster is uit dienst gegaan op 18 april 2013 en werd vervangen door Tiny Alaerts vanaf 29 juli Eva D haenens, communicatiemedewerker en personeelsverantwoordelijke ging uit dienst op 19 juli 2013 en werd vervangen door Sabine Coppens voor communicatie vanaf 16 september De maanden die we deze mensen niet moesten uitbetalen betekenden een serieuze besparing. Aangezien Ann Van Camp vanaf 1 augustus 2013 de personeelsadministratie verzorgt, kreeg zij een uitbreiding naar een voltijdse betrekking. Gracita Aside kreeg met ingang van 1 juli % in plaats van 80 % door de verschuiving van een aantal taken. Tiny Alaerts beviel begin januari Zij wordt niet vervangen om begrotingsredenen. Aangezien Harrie Houben vanaf eind januari uit dienst is, wordt het contract van Liesbeth Provoost uitgebreid van 0,66 % naar 0,75 %. Zij wordt vanaf 1 januari 2014 officieel directeur van de organisatie. Patricia Toebinte, werkt na vele jaren van ziekte weer haar volledig aantal uren, namelijk 24 uren per week en dit vanaf 1 januari Ze wordt nu ook voor de helft educatief medewerker. Paul Vandeweerdt, ICT-verantwoordelijke, krijgt een uitbreiding van zijn arbeidscontract van 22,8 uren per week naar 24,7 uren per week vanaf 1 januari Sarah Lefevere blijft afwezig door tijdskrediet, nog zeker voor het hele jaar De effectieve actieve personeelsbezetting en de verhouding tussen administratief en educatief personeel eind januari 2014 Coördinatie 0,75 VTE Administratief 3,14 Promotie 0,92 Educatief 4,83 Totaal 9,64 De personeelsbezetting onder contract en de verhouding tussen administratief en educatief personeel eind januari 2014 (het volledige personeelskader) Coördinatie 0,75 VTE Administratief 3,14 Promotie 0,92 Educatief 6,67 Totaal 11,48 verdeeld over 16 personen De personeelsbezetting in 2010, dus net voor de besparingen bedroeg 13,51 VTE. Als je ziet, dat we vandaag het werk moeten doen met maar 9,64 VTE dan is al snel duidelijk dat een hoge werkdruk momenteel het grootste probleem vormt binnen de organisatie. Een aantal mensen vervangen we bewust niet, om budgettaire redenen. Jaarlijks krijgen alle medewerkers een functioneringsgesprek. Daar worden de doelen voor het komende jaar afgesproken, wordt er naar het voorbije jaar gekeken en naar de (ontwikkeling van) de competenties. Deze functioneringsgesprekken gaan door in april/mei. Stages: Vanaf begin 2013 werd Geertrui, laatstejaars Sociale Hogeschool Heverlee, ingeschakeld voor het prioritaire thema levenskeuzes. Haar stage loopt tot en met juni In augustus namen we Geertrui in dienst, als jobstudente, om de pop-up in Hever in goede banen te leiden. In de eerste helft van 2013 hebben we Mania als stagiaire, laatstejaars van de Sociale Hogeschool Heverlee. Zij werkt mee aan een aantal projecten in de gevangenis. Vorming / bijscholing personeel Alle personeelsleden worden gestimuleerd opleidingen en vormingen te volgen, al dan niet rechtstreeks aan hun functie gerelateerd. In augustus kreeg het team een vorming filmpjes leren maken en monteren, het tweede deel volgt in januari Zeven educatieve medewerkers namen deel aan de trefdag van het sociaal-cultureel werk op 21 november 2013 met als thema iedereen politiek. 8 medewerkers woonden het 3D-forum van het platform SCW van de provincie Vlaams-Brabant met als 16

17 onderwerp: Wat kunnen we leren van de volgende generaties? Zitten we opgezadeld met een generatiekloof tussen jeugdwerk en sociaal-cultureel werk, of is er gewoon geen aansluiting (meer) tussen de twee? De demo module voorbereiding werd in september door 3 medewerkers gevolgd. Bart Schoovaerts volgde een bijeenkomst in maart over detentie, nl. Van gevangenis naar detentiehuis en een colloquium Sport en Detentie. De personeelsverantwoordelijke volgde in januari een opleiding over de nieuwe wetswijzigingen. Koen Verrecht volgde een opleiding over social media strategie, de masterclass Participatief werken van Socius (samen met Mie Verachtert) en een Inspiratie- en ontmoetingsdag Netwerk Duurzame Mobiliteit (met Tiny Alaerts) in het kader van het jaarthema van Samen met Liesbeth Provoost volgde hij ook een namiddag over concrete praktijken die de stadsontwikkeling en vernieuwing van het voorbije decennium en Van Emancipatie naar Emancipatie een studiedag van sociale pedagogiek naar aanleiding van het emeritaat van Prof dr. Danny Wildemeersch. Liesbeth Provoost volgt de Socius collega-groep integrale kwaliteitszorg in sociaal-culturele organisaties en de studiedag van Sociare over het nieuwe werken in de socioculturele sector van 19 november Ze ging ook naar de informatie- en denkdag georganiseerd door de steunpunten De Ambrassade, Forum voor Amateurkunsten en Socius over de grote maatschappelijke ontwikkelingen en tendensen die de komende jaren ook onze werkvelden kunnen beïnvloeden op 6 december. Mie Verachtert en Tiny Aerts kregen als nieuwelingen een opleiding van Socius over Ons decreet in september en Mie ging naar de trefdag van de amateurkunsten met de Vormingpluscentra op 24 oktober. Patricia Toebinte, volgde in juni de bijscholing hulpverlener in geval van een ongeval op het werk. Onze nieuwe communicatiemedewerker, Sabine Coppens en educatief medewerker Tiny Alaerts volgden in oktober een Masterclass Wervend Schrijven, daarnaast volgde Sabine ook twee sessies Meer publiek met onze Facebook-pagina. Wim Erkelbout volgde in december een Informatievoormiddag over de provinciale toekomst van het sociaal-cultureel werk. Freelancers De freelancersavond voorzien in 2013 gaat begin 2014 door. Het organigram van de organisatie werd aangepast, de werkgroepen zijn aangepast aan de reële werking van de organisatie. Door het wegvallen van een coördinator en de boekhouder hebben er allerlei taakverschuivingen plaatsgevonden. De voorzitters van de educatieve werkgroepen krijgen meer verantwoordelijkheid waarvoor ze worden gehonoreerd, er krijgt ook iemand de taak als organisatiemanager voor 30 % VTE. Die stuurt het administratief werk voornamelijk aan. Dit is het organigram zoals het in voege treedt vanaf januari

18 9. de netwerkvorming. en organisatorische. Doelgroepenorganisatie, gemeentelijke actoren en alle mogelijke interessante partners worden continu aangesproken. Voor het tot stand komen van een gespreid aanbod in de regio, is de netwerkvorming met medeorganisatoren essentieel; de ontwikkeling van 5 antennes in de regio vraagt veel netwerking en overleg. Elke antenne heeft een stuurgroep met partners uit de verschillende gemeentes. Het netwerk met LDC s en cultuurverantwoordelijken uit de gemeenten van de regio worden ook verder onderhouden. Daarnaast zijn de partners die met doelgroepen werken en de logistieke partners minstens even belangrijk. De twee Vlaams-Brabantse Vormingplussen blijven een trekkersrol vervullen in het actieve Provinciaal Platform voor het Sociaal Cultureel Werk. Het jaar werd gekenmerkt door veel veranderingen door de doorgevoerde interne staatshervorming. Tegen deze achtergrond heeft het Platform Sociaal Cultureel Werk zich moeiteloos staande gehouden. Zeker een verdienste gezien de provincies geen subsidiërende overheid meer zijn voor de meeste SCW-organisaties. Hot item dit jaar was het 3D-forum van 19 november. Het thema wat kunnen we leren van de volgende generaties?. In 2014 staat de een tweede editie van het project Knijp eens in mijn arm op stapel, waarbij de sociaal-culturele organisaties (en ook jeugd- en sportorganisaties) worden uitgedaagd om een droom te formuleren. De beste dromen krijgen begeleiding bij het realiseren van hun droom. Daarnaast bekijkt het platform ook welke uitdagingen Vlaams-Brabant tegemoet kijkt in het kader van een nieuw beleidsplanning. Daarnaast plant de stuurgroep voor haar forumwerking ontmoetingen met sectoren die raakvlakken hebben met het sociaal-cultureel werk. Liesbeth Provoost zetelt ook in de raad van bestuur van Mobiel 21, in de algemene vergadering van het CBE, en in de deelraad kunsten van de stad Leuven. Tiny Alaerts zit in de werkgroep participatie van Leuven Klimaat Neutraal en in de participatie werkgroep van de stad Leuven. Ook in 2014 werken we nog door met het betrekken van zo veel mogelijk partners, inhoudelijke, logistieke 10. de samenwerking met de gespecialiseerde vormingsinstellingen. In 2013 werkten we met de volgende landelijk landelijke vormingsinstellingen: > Davidsfonds Academie > Kwadraet > Motief > PRH > UPV > Vormingsinstituut Rode Kruis Vlaanderen > Wisper In 2014 willen we samenwerken met minstens 8 landelijke gespecialiseerde instellingen. We plannen een interne vergadering om de vormingsinstellingen voor te stellen en na te gaan op welke manier we hen willen betrekken de eigen bijdrage aan het overleg met de volkshogescholen uit de andere regio s. Rond inhoudelijke thema s, maar ook rond praktische, organisatorische zaken wordt heel wat uitgewisseld en worden trajecten afgelegd. Hieronder geven we een opsomming van de verschillende initiatieven van 2013 waar Vormingplus Oost-Brabant aan meedeed: > ICT ontwikkeling: gemeenschappelijke virtual server voor de Vormingpluscentra die Drupal gebruiken: verdere aanpassingen; voortzetting onderzoek post-scarabee; verdere aanpassingen en 18

19 verbeteringen aan de modules cursusvoorbereiding en scarabee. > Promotie: Vormingplus Oost-Brabant nam het initiatief om met zo veel mogelijk centra een filmpje te ontwikkelen om onze aanwezigheid op youtube te vergroten. Verschilllende regisseurs kwamen hun ideeën voorstellen, één is toegezegd. > De website Samen Babbelen om alle interculturele praatcafés te bundelen is klaar. Zie samenbabbelen.be/ > Bart Schoovaerts neemt deel aan voorbereidingen voor een gemeenschappelijke actie rond de verjaardag 10 jaar Vormingplus die doorgaat op 10/10/2014. > Er werd een ontmoetingsdag georganiseerd door het Forum voor amateurkunsten en de Vormingpluscentra om duurzame samenwerkingen te bevorderen. > We zetelden met andere V+ centra in het overleg van Changemakers. > Op 5 maart 2013 deden de coördinatoren een extra oefening over Spanning personeelstijd en financiële middelen tegenover opdrachten en verwachtingen van de buitenwereld. > We hielden met de coördinatoren nog twee extra overlegmomenten één op 18 oktober over de beleidsplanningstool van Socius en één op 29 november 2013: hoe kunnen we elkaar inspireren in functie van het volgende beleidsplan. Hieruit is een samenwerking ontstaan tussen V+ Waas en Dender, V+ Vlaamse Ardennen en V+ Oost-Brabant. Deze 3 Vormingpluscentra overleggen over hun proces en proberen een gelijkaardig traject te volgen in het beleidsplanningsproces. > In mei kwamen de collega s van Arch educ op bezoek. We onderzochten er samen onze evaluatieformulieren en keken hoe we om konden gaan met de antennes die grenzen aan de gemeentes uit hun werkgebied. > We werkten op het coördinatorenoverleg een financiële verdeelsleutel uit, zodat kleine Vormingpluscentra niet worden benadeeld bij een samenaankoop. > Uit de Appreciative Inquiry studiedagen kwam een voorstel om een gemeenschappelijk project op te starten met alle V+ centra, nl. Generatief nieuwsproject rond Sterkten van mensen binnen de Vormingpluscentra. We zetelen in de volgende collega-groepen met andere Vormingpluscentra: interculturaliseren, persoon en relatie, ICT, armoede en kansengroepen, communicatie, burgerschap en samenleving We zetelen in de volgende opdrachtgroepen met andere Vormingpluscentra: post-scarabee, drupal, aanpassingen scarabee, 10 jaar Vormingplus en de langste conversatietafel Rond inhoudelijke thema s, maar ook rond praktische, organisatorische zaken wordt heel wat uitgewisseld en worden trajecten afgelegd. Hieronder geven we een opsomming van de verschillende initiatieven van 2014 waar Vormingplus Oost-Brabant aan meedoet: > ICT ontwikkeling: de useability van de website bekijken en verbeteringen doorvoeren, drupal groep: verdere verbeteringen doorvoeren, onderzoek post-scarabee, verdere aanpassingen en verbeteringen aan de module cursusvoorbereiding en scarabee. > Promotie: verder ontwikkelen van het scenario, de opnames doen en het filmpje afmaken + verspreiden. > De grote conversatietafel om de praatcafés bekend te maken gaat door in april. Het huis van het Nederlands neemt de coördinatie op. > Op 10/10/2014 komt er een gemeenschappelijke actie ter gelegenheid van 10 jaar Vormingplus in het Vlaams Parlement. > We zetelen met andere V+ centra in het overleg van Changemakers. 19

20 > V+ Waas en Dender, V+ Vlaamse Ardennen en V+ Oost-Brabant overleggen regelmatig over hun beleidsplanningsproces. Er wordt gekeken of er delen gelijklopend worden opgezet. > We spreken verder af met Arch educ hoe we de antennes in de grensgemeentes kunnen opzetten. > Als er voldoende Vormingpluscentra zijn die meedoen aan het Generatief nieuwsproject rond Sterkten van mensen binnen de Vormingpluscentra dan voeren we dat uit. > We houden een extra bijeenkomst over beleidsplan op 24 oktober 2014, dan wisselen we uit over de beleidslijnen die zich aftekenen. > We nemen de gezamenlijke missie en visie weer op in het beleidsplan, elk V+ kan dat nog regionaal specificeren. > We denken samen met Socius na over de vorm en de inhoud van de dag voor Vormingplusmedewerkers van We blijven verder zetelen in de collega- en opdrachtgroepen met de verschillende V+ centra. 12. de wijze waarop de volkshogeschool de culturele functie invult. om te zorgen dat het gewone publiek of bepaalde doelgroepen ook kunnen deelnemen aan deze soms hoogdrempelige evenementen. Ook in andere steden laten we het aanbod aansluiten bij de culturele evenementen die er plaatsvinden. Bv. Op de bubbel met Zaki, waar je op een informele wijze op aperitief kan bij de kunstenaar die later op die avond een voorstelling geeft in het Cultureel Centrum in Tienen, in 2014 staat Warre Borgmans geprogrammeerd. 13. de wijze waarop de volkshogeschool de gemeenschapsvormende functie invult. We sluiten ons aan bij de visie die door Socius op dit terrein werd ontwikkeld. In het kader van dit beoordelingselement situeren we ook onze inspanningen betreffende burgerschap en participatie (zie ook hierboven beoordelingselement 6). Een levensbrede programmering houdt uiteraard thema s in rond cultureel erfgoed en kunst (tentoonstellingen, muziek, literatuur, enz.) Vanaf 2012 werd de culturele functie ook meer zichtbaar door de uitbouw van antennes. Deze komen ondermeer in samenwerking met culturele partners uit de regio tot stand. We sluiten ons aan bij de visie die door Socius op dit terrein werd ontwikkeld. Een belangrijk element in de ontwikkeling van de antenne Leuven, is de samenwerking met andere Leuvense culturele actoren, (bv. Museum M, STUK,...) voornamelijk in het kader van grotere culturele evenementen die in de stad georganiseerd worden (bv. Ravage, Stadsproject Vesalius). We werken mee aan deze grote culturele evenementen, voornamelijk 20

21 14. het aantal uren programma s. In 2013 werden er 503 activiteiten gepland, voor in het totaal 3165,25 uren. Hiervan werden 105 activiteiten, of 621,75 uren afgelast, zodat er uiteindelijk 2543,5 uren gerealiseerd werden, in 398 activiteiten. Het afgelastingspercentage was in 2013 is 19,64% daar waar we streefden naar een afgelastingspercentage van 15 %. Dit komt voornamelijk door het risico dat we namen bij enkele experimentele activiteiten. Jammer genoeg zijn er daar veel van afgelast geweest. In 2014 proberen we dit percentage lager te krijgen. Evolutie in het aantal doorgegane uren 15. diversiteit met specifieke aandacht voor interculturaliteit. Het diversiteitsplan is nog altijd actief, er blijft aandacht voor diversiteit. Bij alle aanwervingen maakten en maken we gebruik van de STARTT-methode, waarbij competenties voorop staan en andere beïnvloedende en eerder subjectieve factoren zoveel mogelijk uitgeschakeld worden. In 2014 plannen we Planning Verhouding Doorgegaan Levensbreed aanbod 1350 u 45% 1147,5 u Experimenteel aanbod 260 u 9% 221 u Prioritaire thema's en 1400 u 47% 1190 u maatschappelijke ongelijkheid ( incl. doelgroepen), en burgerschap en participatie 3010 u 100% 2558,5 u We streven er naar een maximaal afgelastingspercentage van 15 procent We zijn in 2011 ingestapt in het EIF-project van het Minderhedenforum Changemakers. We huisvestten gedurende 18 maanden een personeelslid, die sinds 1 januari 2012 mensen van allochtone origine begeleidt om in te stappen in beleidsorganen. Deze mensen krijgen een vormingstraject aangeboden om hun competenties te verhogen. We huisvestten niet alleen deze medewerker, Raf D Haese, maar begeleidden hem ook inhoudelijk en organisatorisch. In 2013 werd het project geëvalueerd en verder gezet. We verlengden onze materiële en immateriële steun, en blijven de Changemakers-medewerker huisvesten en begeleiden. De interculturele praattafels Café Combinne lopen in Tienen, Diest, Kortenberg en Leuven. We zijn in 2013 ook gestart in Herent. In 2014 zetten we dit voort en zetten ook in op de Langste Conversatietafel in april om zo de interculturele praatcafés in de schijnwerpers te plaatsen. 21

22 16. de manier waarop in de werking rekening wordt gehouden met principes van integrale kwaliteitszorg. We blijven inzetten op het stroomlijnen van interne en administratieve processen om de werking zo efficiënt mogelijk te maken. Zo hebben we in 2013 de module cursusvoorbereiding van onze databank geïmplementeerd. Dit betekende het hertekenen van een hele resem activiteiten uitgevoerd door verschillende mensen: het invoeren van de activiteiten, het proces van de totstandkoming van de brochure, het proces van facturatie en opvolging facturatie. Heel het intern proces werd onderzocht, aangepast, getest en geëvalueerd. We gaan hiermee verder in 2014 en laten nog enkele aanpassingen aan de databank gebeuren zodat de foutenmarge in het hele proces zo klein mogelijk is. Daarnaast werd in 2013 de databank freelancers afgewerkt. Kinderziektes zijn er uit, de databank is volop in gebruik. Zo is de hele kwaliteitsbewaking van de activiteiten afgerond. Vanaf de invoer van de begeleider in de databank, tot de intake van de begeleider, de beoordeling na een eerste activiteit en de mogelijkheid om naar een geschikte persoon te zoeken op basis van kernwoorden. Op 3 juni 2013 organiseerde Socius een rondetafelgesprek over de aanpak van freelancersbeleid in het kader van integrale kwaliteitszorg. Wim Erkelbout stelde het freelancersbeleid en het bijhorende werkingsproces voor van Vormingplus Oost-Brabant. Er verscheen hierover een artikel in het Sociusmagazine van het voorjaar We blijven in 2014 deze kwaliteit nauwgezet bewaken door dit beleid uit te voeren. De freelancersavond gaat door in januari De freelancers gaan er op zoek naar de plus van Vormingplus en leren er hoe je omgaat met moeilijke situaties/cursisten tijdens een activiteit. Ze denken ook mee na hoe we het zomerprogramma vorm kunnen geven door verschillende cursussen die we onder één noemer samenbrengen (met ontmoetingsmogelijkheden van de cursisten) te bedenken. In 2013 kwamen we samen met onze collega s van Arch educ en namen onze evaluatietools onder de loep. Op basis hiervan ontwikkelden we ook een nieuw evaluatieformulier dat begin 2014 in gebruik genomen wordt en geëvalueerd wordt in het najaar van Het formulier van de activiteitenbegeleider blijft behouden. Als er opmerkingen komen van de cursisten, wordt de freelancers telefonisch of per mail gecontacteerd. Soms wordt overgegaan tot een persoonlijk gesprek. In 2014 zoeken we een student die een onderzoek naar naamsbekendheid in 2015 kan uitvoeren. We hebben de vraag over hoe men Vormingplus leerde kennen uit het evaluatieformulier gehaald. In 2013 kwam de gespecialiseerde instelling PRH aan ons team hun innovatietool in de programma s uitleggen. Liesbeth Provoost nam in 2013 deel aan de Socius groep kwaliteitszorg waarin vele casussen die zelf aangebracht worden aandacht krijgen. Dit kan gaan van het afnemen van sollicitatiegesprekken tot serverindeling. Hier halen we inspiratie uit om onze eigen werking te bekijken. In 2013 is onze boekhouder ook vertrokken. Nu werken we met een extern boekhoudbureau. Dit betekent wel dat de administratieve medewerkers alle financiële verrichtingen moeten coderen. We hebben in 2013 ons het hele proces van boekhouden eigen gemaakt. Dit bracht de nodige problemen en frustraties mee, maar eind 2013 zijn er nieuwe definitieve boekhoudrekeningen. Er werden duidelijke afspraken gemaakt waar men kosten en opbrengsten boekt, zodat de begroting en afrekening een beter werkinstrument worden. Vanaf 2014 wordt de analytische boekhouding gestart: zo kunnen we kosten aan bepaalde projecten of activiteiten toewijzen. Elke werkgroep krijgt een eigen budget en de verantwoordelijkheid om dit niet te overschrijden. We hebben heel deze procedure opgesteld in In 2014 zullen we evalueren, de fouten bijstellen en het geheel nauwkeuriger maken. Zo worden de werkgroepen ook financieel verantwoordelijk. Aangezien de zakelijk coördinator begin 2014 uit dienst is, werd er met het bestuur een proces opge- 22