Welkom! Programma. 9 april Webinar "vertegenwoordiging in douanezaken" Webinar. Vertegenwoordiging in douanezaken

Transcriptie

1 Webinar Vertegenwoordiging in douanezaken Welkom! Programma Verschillende vormen van vertegenwoordiging Voorwaarden De (juiste) volmacht Vertegenwoordiging in de praktijk: Gebreken in de vertegenwoordigingsbevoegdheid Bewijslast bestaan volmacht Instaan voor de volmacht Repareren gebreken Ojee, vertegenwoordiging vergeten toe te passen 1

2 Verschillende vormen vertegenwoordiging Douane (Communautaire) Douanewetgeving Expediteur Burgerlijk wetboek Opdrachtgever 2

3 Wat is uw rol? Vertegenwoordiging Vertegenwoordiging is mogelijk voor in de douanewetgeving voorgeschreven handelingen en formaliteiten (art. 5, lid 1 CDW) We spreken dan over: douaneaangiften aanvragen van vergunningen aanvragen van een BTI, BOI (BWI) bezwaar- en beroepsprocedures verzoeken tot terugbetaling/kwijtschelding financiële afwikkeling (geld betalen/ontvangen namens ander) Volmacht en lastgeving Onderscheid in Volmacht Lastgeving Volmacht eenzijdig verlenen van een bevoegdheid in naam van ander 3

4 Volmacht en lastgeving Onderscheid in Volmacht Lastgeving Volmacht Lastgeving overeenkomst, tweezijdig bevoegdheid én opdracht (en bij aanvaarding: verplichting) in naam van of in eigen naam Verschillende vormen Eigen naam en voor eigen rekening: Tot september 2005 enige mogelijkheid UTB naar expediteur FENEX-condities zijn weliswaar positief, maar zie je geld (en zekerheid) nog maar te krijgen Verschillende vormen Eigen naam en voor eigen rekening Directe vertegenwoordiging: Vanaf september 2005 mogelijkheid Aangever blijft verantwoordelijk tot einde verificatie UTB naar importeur 4

5 Verschillende vormen Eigen naam en voor eigen rekening Directe vertegenwoordiging Indirecte vertegenwoordiging: Op naam van expediteur Maar op rekening van opdrachtgever Eerder niet veel gebruikt, vooral bij uitvoer Nu bij AGS2 wel mogelijk Verschillende vormen Eigen naam en voor eigen rekening Directe vertegenwoordiging Indirecte vertegenwoordiging Welke vorm gebruikt u? 5

6 Wie krijgt de UTB? Eigen naam en voor eigen rekening De opdrachtnemer Directe vertegenwoordiging De opdrachtgever Indirecte vertegenwoordiging De opdrachtnemer & opdrachtgever De voorwaarden Voorwaarden Diverse groepen van voorwaarden: Voorwaarden aan de soort aangifte Voorwaarden aan de opdrachtgever Voorwaarden aan de opdrachtnemer 6

7 Voorwaarden soort aangifte Vertegenwoordiging per douaneregeling: Regelingen met bijzondere verplichtingen alleen mogelijk met toepassing van vertegenwoordiging Ook bijzondere verplichtingen bij in het vrije verkeer brengen mogelijk, zoals bij vrijstelling of tariefschorsing (T5) Voor gebruik van douane-entrepot is vergunning nodig en aangifte kan alleen door vergunninghouder Ook bepalend wat het systeem aan kan: pas vanaf AGS2 is nu indirecte vertegenwoordiging mogelijk Voorwaarden soort aangifte Vertegenwoordiging per douaneregeling: Voorwaarden soort aangifte Vertegenwoordiging per douaneregeling Vertegenwoordiging per aangifteprocedure: Normale procedure: zie vorig overzicht Domiciliëringsprocedure: GPA voor nodig. GPA is alleen mogelijk zonder DV of IDV 7

8 Voorwaarden soort aangifte Conclusies: Gebruik GPA: vertegenwoordiging niet mogelijk Sommige aangiften MOETEN met vertegenwoordiging (uitvoer en economische douaneregelingen) Bij douanevervoer is en blijft titularis verantwoordelijk Inslag douane-entrepot alleen door vergunninghouder Voorwaarden opdrachtgever Wettelijk kader: Communautair Douanewetboek Voorwaarden opdrachtgever Wettelijk kader: Communautair Douanewetboek 8

9 Voorwaarden opdrachtgever Conclusie 1: bijzondere verplichtingen dan aangifte door of namens persoon waar deze op rusten Conclusie 2: aangever moet in EU gevestigd zijn, tenzij Vraag: Wie is in deze aangever? Antwoord: artikel 4 lid 18 CDW Voorwaarden opdrachtgever Eindconclusie: In EU gevestigde opdrachtgever: zowel DV als IDV mogelijk Buiten EU gevestigde opdrachtgever: alleen IDV mogelijk (vooral bij uitvoer van belang) Voorwaarden opdrachtnemer 9

10 Voorwaarden opdrachtnemer Scala aan verplichtingen: 1. IDV alleen mogelijk door toegelaten douane-expediteur 2. Vertegenwoordiger gevestigd in de EU (IDV: NL) 3. Kenbaar maken beroep op vertegenwoordiging 4. Kenbaar maken keuze DV of IDV 5. Bewijs kunnen tonen vertegenwoordigingsbevoegdheid Voorwaarden opdrachtnemer Scala aan verplichtingen: 1. IDV alleen mogelijk door toegelaten douane-expediteur 2. Vertegenwoordiger gevestigd in de EU (IDV: NL) 3. Kenbaar maken beroep op vertegenwoordiging 4. Kenbaar maken keuze DV of IDV 5. Bewijs kunnen tonen vertegenwoordigingsbevoegdheid Voorwaarden opdrachtnemer 1. IDV alleen voor een in Nederland gevestigde toegelaten douane-expediteur : 10

11 De volmacht Hoe zit het met uw volmacht? Schriftelijke volmacht vereist? Nee! Uit artikel 5 lid 5 CDW blijkt dat de Douane bewijs kan vereisen, maar dat bewijs is vormvrij Of toch wel? Artikel 1:10 Algemene douanewet vereist in Nederland een schriftelijke volmacht voor indirecte vertegenwoordiging En schriftelijk bewijs is dus toch wel veel handiger 11

12 Schriftelijke volmacht vereist? Nee! Uit artikel 5 lid 5 CDW blijkt dat de Douane bewijs kan vereisen, maar dat bewijs is vormvrij Of toch wel? Artikel 1:10 Algemene douanewet vereist in Nederland een schriftelijke volmacht voor indirecte vertegenwoordiging En schriftelijk bewijs is dus toch wel veel handiger Eisen machtiging Vertegenwoordiger moet zich hebben overtuigd van: wie de machtiging verstrekt of de (rechts)persoon die de machtiging verstrekt daadwerkelijk bestaat of deze (rechts)persoon binnen de Gemeenschap is gevestigd wie de machtiging ondertekent namens deze (rechts)persoon of de persoon /medewerker van de (rechts)persoon bevoegd is om de machtiging namens die (rechts) persoon te verstrekken Tips & trucs volmacht In veel gevallen gebruik van standaardvolmacht Maak gebruik van de juiste volmacht, onderscheid in: volmacht DV volmacht IDV volmacht BFV algemene volmacht 12

13 Tips & trucs volmacht In veel gevallen gebruik van standaardvolmacht Maak gebruik van de juiste volmacht, onderscheid in: volmacht DV volmacht IDV volmacht BFV algemene volmacht Tips & trucs volmacht In veel gevallen gebruik van standaardvolmacht Maak gebruik van de juiste volmacht, onderscheid in volmacht DV volmacht IDV volmacht BFV algemene volmacht Tips & trucs volmacht Volmacht moet zijn afgegeven door juiste persoon: Rechtspersoon Natuurlijke persoon Rechtspersoon: Let op: voor elke rechtspersoon aparte volmacht Ook voor rechtspersonen binnen concern Van belang: raadplegen handelsregister 13

14 Tips & trucs volmacht Wie is de bevoegde persoon? Persoon die daartoe uitdrukkelijk gevolmachtigd is Dat kan blijken uit het uittreksel uit het handelsregister KvK Let op juiste voorletters Let op bevoegdheid (Douane is niet uiterst kritisch, Rechtbank e.d. wel) Tips & trucs volmacht Algemene tips (standaard DV-volmacht): 1e pagina: Juiste vermelding rechtspersoon, complete gegevens, KvK-nummer en BTW-nummer 3e pagina: Volledige naam (inclusief alle voorletters), datum, plaats en handtekening Alle pagina s: paraaf zetten Hoe lang geldt de volmacht? 14

15 De praktijk! Volmacht Wie heeft de tekst van de volmacht al eens goed doorgelezen? Instaan voor volmacht Casus: Importeur heeft zendingen monitoren Zoekt hulp bij expediteur Expediteur stuurt volmacht directe vertegenwoordiging Directeur importeur tekent volmacht Expediteur doet aangifte als vertegenwoordiger CNI UTB volgt: onjuiste classificatie Importeur beroept zich op onbevoegdheid van directeur (KvK: 2 bestuurders nodig) 15

16 Is er een probleem? Gebreken in de vertegenwoordigingsbevoegdheid Stel: De volmacht ontbreekt in het dossier Onjuiste partij (rechtspersoon) opgenomen Volmacht bevat geen datum van ondertekening Volmacht is specifiek voor één zending Volmacht is niet ondertekend, wel door opdrachtgever ingevuld en teruggestuurd Volmacht ondertekend, door onbevoegde persoon Vertegenwoordigde blijkt niet te bestaan Gebreken in de vertegenwoordigingsbevoegdheid 16

17 Veelgehoorde misvattingen We hebben een probleem want: Geen vertegenwoordigingsbevoegdheid Standaardmodel is niet gebruikt, maar een eigen model Bepaalde onderdelen van de standaardvolmacht zijn niet ingevuld Niet ondertekend door beide partijen of niet ondertekend door de gevolmachtigde direct vertegenwoordiger Geen kopie uittreksel uit handelsregister bijgevoegd Bewijslast bestaan volmacht Bewijslast bestaan volmacht De vertegenwoordiger dient dus te bewijzen dat hij beschikt over een geldige volmacht Maak er geen zoekplaatje van! Maar vaak zijn er ook nog wel alternatieven: Bedrijfsstempel Betaling repeterende facturen Toesturen afschrift toestemming tot wegvoering correspondentie Afdruk faxnummer 17

18 Instaan voor volmacht Casus (nog een keer): Importeur heeft zendingen monitoren Zoekt hulp bij expediteur Expediteur stuurt volmacht directe vertegenwoordiging Directeur importeur tekent volmacht Expediteur doet aangifte als vertegenwoordiger CNI UTB volgt: onjuiste classificatie Importeur beroept zich op onbevoegdheid van directeur (KvK: 2 bestuurders nodig) Is er echt een probleem? Instaan voor volmacht Artikel 3:70 BW 18

19 Instaan voor volmacht Van belang is wat partijen over en weer uit elkaars verklaringen en gedragingen hebben mogen afleiden (HR 11 maart 1977, NJ 1977, 521; Kribbebijter) Schijn van volmachtverlening Toedoenbeginsel Betalen van facturen Instaan voor volmacht Wat zegt de Douane (uit voorgenomen uitspraak op bezwaar)? Instaan voor volmacht Wat zegt de Douane (uit voorgenomen uitspraak op bezwaar)? Maar wat nu als de volmacht ontbreekt in het dossier? 19

20 Mogelijkheden reparatie Er zijn wellicht nog mogelijkheden om ontbrekende volmacht te repareren: Aantonen dat er wel een toereikende volmacht (stilzwijgend) is verleend Volmacht met terugwerkende kracht is mogelijk Ook mogelijkheid van bekrachtiging Rechtshandeling wordt later door andere handeling van opdrachtgever bekrachtigd Instaan voor volmacht Maar wat nu als de volmacht volledig ontbreekt? En ook niet achteraf wordt overgelegd Ook geen andere daden waaruit bestaan volmacht blijkt Geen bekrachtiging 20

21 Gevolg ontbreken volmacht Douane Directe vertegenwoordiging aangifte op eigen naam en voor eigen rekening Expediteur UTB = Opdrachtgever Gevolg ontbreken volmacht Douane Directe vertegenwoordiging aangifte op eigen naam en voor eigen rekening Expediteur UTB = Opdrachtgever Gevolg ontbreken volmacht 21

22 Gevolg ontbreken volmacht Iedereen nog gerust? Wist u namelijk dat? Bij faillissement, de volmacht per direct niet meer bruikbaar is? dus geen directe vertegenwoordiging maar aangifte op eigen naam en eigen rekening 22

23 Wist u namelijk dat? Faillissement volmacht niet meer bruikbaar U als borg aansprakelijk bent en blijft voor de betaling van de douaneschuld tot en met einde verificatie? U als borg wel in moet staan voor de betaling, maar niet vanzelf geld terugkrijgt bij 236-verzoek? Maar goed, u heeft Een volmacht die is ondertekend, voorzien van parafen en een bedrijfsstempel Die vele malen is gebruikt Nooit is opgevraagd door de Douane Waarbij de facturen voor uw werkzaamheden steeds keurig werden betaald Geen aanleiding om te vermoeden dat het niet goed zou zijn Douane stelt echter achteraf dat volmacht vals is en dat u daarvoor aansprakelijk bent Maar goed, u heeft De Douane stelt dat omdat: Uit onderzoek achteraf door andere lidstaat blijkt dat de vertegenwoordigde nooit import- of exportactiviteiten zou hebben verricht Uit strafrechtelijk verhoor blijkt dat degene die de volmacht heeft opgemaakt, de naam heeft misbruikt Deze zaak ligt nu voor bij de Rechtbank Haarlem 23

24 Maar goed, u heeft Herzien vertegenwoordiging Stel u heeft aangifte gedaan op eigen naam en voor eigen rekening U heeft echter wel een volmacht DV, maar dus niet gebruikt Wat nu? Herzien vertegenwoordiging Stel u heeft aangifte gedaan met op eigen naam en voor eigen rekening U heeft echter wel een volmacht DV, maar dus niet gebruikt. Wat nu? 24

25 Herzien vertegenwoordiging Stel u heeft aangifte gedaan met op eigen naam en voor eigen rekening U heeft echter wel een volmacht DV, maar dus niet gebruikt. Wat nu? Conclusie Vertegenwoordiging is zo eenvoudig nog niet Belangrijk dát er goede afspraken worden gemaakt en liefst een geldige volmacht is Reparatie mogelijk, maar beperkt en gevaarlijk Geef geen opening voor discussie en onbedoeld schuldenaarschap Herziening van de vertegenwoordiging is niet mogelijk 25

26 Vond u het nuttig en leuk? Zegt het voort en deel dit webinar gerust Heeft u opmerkingen? Dat horen we ook graag! Wellicht nog interessant om naar onze expertsessies te komen 22 april Expertsessie douanewaarde 16 juni Expertsessie oorsprong & vertrouwensbeginsel 26