KWIC INSTRUMENT. Zelfsturing en verloning (Cluster Sales) u Doelstelling instrument u Stappenplan u Voorbeeld TEAMBUDGET moedigt teamwerk aan

Transcriptie

1 KWIC INSTRUMENT 7 Zelfsturing en verloning (Cluster Sales) u Doelstelling instrument u Stappenplan u Voorbeeld TEAMBUDGET moedigt teamwerk aan

2 1 Doelstelling instrument Een organisatie is opgebouwd uit operationele teams. De operationele teams, de bouwstenen van de organisatie, worden bijgestaan door ondersteunende teams en de besturende teams staan mee in voor de coördinatie van de gehele werking. U krijgt wat u waardeert!, is een veel gehoorde uitspraak. Een voorbeeld maakt dit duidelijk. De medewerkers van een verkoopsteam kunnen een weekendje wellness winnen in een 4-sterrenhotel. Degene die als eerste het te realiseren verkoopscijfer kan behalen, wint de bonus. Zullen medewerkers van het verkoopsteam elkaar ondersteunen of beconcurreren? Zal de verloning het teamwerk bevorderen of het alisme? We willen een verloningssysteem uitbouwen dat zowel het stimuleert als het KWIC-werken in team. Medewerkers dienen te worden aangemoedigd om als team resultaten te boeken die leiden tot K kwaliteit en klantentevredenheid, om het W werkproces in het team optimaal te laten verlopen en daarvoor ook regeltaken op te nemen I integriteit na te streven en zich als team te gedragen conform de waarden van de organisatie en in het team C collegiaal samen te werken. Het verloningssysteem moet zowel de behaalde resultaten waarderen als de te dragen verantwoordelijkheden. Het moet zowel diploma s en certificaten als verworven competenties waarderen. Het verloningssysteem is geen of of verhaal, het moet een en en verhaal zijn, wat uiteindelijk resulteert in een verloningscoctail. Verloning wordt opgenomen in de toolbox. Nochtans zijn we er geen voorstander van om de problematiek van de verloning onmiddellijk aan te pakken bij het innovatief organiseren. We adviseren om de uitbouw van een gepast verloningssysteem eerder uit te stellen. Loon is meestal geen goede motivator. Loon is eerder een demotivator. Loon is een verworven recht, dat demotiverend werkt als het niet in orde is. Werken met zelfsturende teams prikkelt daarentegen de motivatoren van de medewerkers: verantwoordelijkheid krijgen, kunnen bijleren en vooruitgaan, resultaten zien en nastreven, zelfverwezenlijking en waarde kunnen toevoegen Innovatieve arbeidsorganisatie wil meer arbeidskwaliteit of werkbaarheid tot stand brengen. We raden dan ook aan om de organisatie eerst te kantelen, de teams op te starten, de competenties aan te scherpen, de resultaatgebieden in kaart te zetten, de regeltaken te decentraliseren, Pas als het vertrouwen van de medewerkers groot is en de grove reorganisatie een feit is, kan men het verlonen van medewerkers aanpakken. 2 Teamdashboard (Cluster Productie)

3 2 Structuur praktijkcases looncoctails doel een loon die zelfsturing waardeert valkuilen bij verlonen criteria van een goed verloningssysteem Tool verlonen Wat je moet weten over een loon? loon naar werk begrippenkader wat krijgt de werknemer? ge krijgt wat ge waardeert? loon naar werken 2.1. Het doel van de tool verlonen Het loon waardeert het KWIC-werken van het team. Het loon is in het integrale veranderingsproces een systeem om de visie te realiseren en het gepaste gedrag van de medewerkers te waarderen. Tool verlonen.mmap - 9/03/ Mindjet de teams zijn uitgebouwd als bouwstenen van de organisatie waarom bestaan we? naar waar gaan we? waarvoor staan we? ze competent maken ze verantwoordelijk maken ondersteunend gedrag bij zelfsturing beïnvloeden om te kunnen sturen om data te beheren en te consulteren om te kunnen plannen om dossiers te kunnen opvolgen om de risico's te kunnen beheersen om te kunnen recruteren om te kunnen opleiden vanuit de strategie invloed op mensen invloed op cultuur invloed op systemen/tools organisatieontwikkeling is een geïntegreerde aanpak Context verlonen een loon dat KWIC werken waardeert Kwaliteit en klantentevredenheid borgen Efficiënt samenwerken is gewaarborgd integer werken is verankerd in het team Collegiaal samenwerken is gewaarborgd de teams werken resultaatgericht de teams leggen verantwoording af de teams evalueren hun werking en sturen hun werking continu bij het team neemt regeltaken op de teamleden zijn breed inzetbaar de teams kennen en gedragen zich conform de waarden de teams werken collegiaal samen de teamleden geven constructief feedback aan elkaar OM TE KUNNEN WAARDEREN Context verlonen.mmap - 9/03/ Mindjet 3 Teamdashboard (Cluster Productie)

4 2.2. Wat u moet weten over het loon: begrippen Men kan op verschillende manieren over het loon reflecteren. Men kan het hebben over de grondslag van het loon (de functie, de competentie of het resultaat), over de omkeerbaarheid van het loon (vast, variabel en flexibel),over de bestemmeling ( of team), over de hoogte (direct en objectief of indirect en subjectief) en over de billijkheid (benchmarking intern of extern) concurrenten o.a. intern extern Billijkheid Beloningsgrondslag De functie De competenties Functiewaarderingssystemen Taken Onafhankelijk van de functiehouder opgesteld Functiehouder centraal Kwalificatie-of competentiebeloning Bijhorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden Beloning vastgesteld dmv een meting Via een beoordelaar van de prestatie Subjectief Beoordelingsgesprekken Indirect karakter Het resultaat Prestatiebeloning Winstdeling, stukloon, incentives, winstdeling,.. Beloning vastgesteld dmv een norm Op voorhand Zichtbaar Een norm Objectief Controleerbaar Aantal kwaliteitsfouten Direct karakter De hoogte van de verloning Individueel karakter Collectief karakter Voor wie? Indelingen De mate van omkeerbaarheid van de beloning vast Variabel Beloning kan niet meer ontnomen worden Flexibele beloningen Is niet gegarandeerd afhankelijk van de situatie bijv winstdeling Flexibiliteit Keuze van de werknemer Het moment van uitkeren Nu of bij pensioen De samenstelling van het totale inkomen Geld of tijd 4 Teamdashboard (Cluster Productie)

5 2.3. Je krijgt wat je waardeert Medewerkers krijgen een loon omwille van het feit dat ze een bepaalde functie bekleden die overeenstemt met een bepaalde waarde. Je krijgt dan een loon naar werk of een loon voor het uitoefenen van een functie of werk. Je kan ook een loon naar werken verwerven of een loon dat overeenstemt met de resultaten die er worden geboekt of de competenties die werden verworven Loon naar werk De medewerkers krijgen een loon dat overeenstemt met de functie die zij opnemen. De zwaarte van de functie bepaalt het salaris. Het salaris wordt ook beïnvloed door de automatische periodieken en de eventuele toeslagen. Naast het loon kan er aan de functie ook andere beloningsvormen worden afgesproken. Functiewaarderingssytemen worden vaak in CAO s geregeld. Het functiewaarderingssysteem heeft specifieke kenmerken en knelpunten. We kunnen wel stellen dat het systeem van functiewaardering de innovatie organisatie niet ondersteunt maar eerder het bureaucratisch gedrag van medewerkers uitlokt. Het functioneren van de medewerker wordt ook door een beoordelaar gewaardeerd. Een positieve beoordeling kan leiden tot een bonus bovenop het loon. Dit brengt ook de nodige knelpunten met zich mee. 5 Teamdashboard (Cluster Productie)

6 Afgelopen periode Kwalitatieve Kwantitatieve Criteria Gedrag praktisch Door hiërarchie Beoordelingsformulier en -gesprek Éénrichtingsverkeer Het eindloon is bereikt na enkele jaren Hoe nog verder motiveren? Horizontale bewegingen worden afgeremd Vlakke organisatie wekt weinig promotiekansen Sinterklaaspolitiek Te algemene criteria voor specifieke omstandigheden De kwaliteit van het beoordelingsgesprek Aanwezig zijn Verdedigen van eigen functie en niet het behalen van resultaat Hoe hoger de beoordeling, hoe meer geld boven het functiesalaris Begrenzing van de beoordelingsmogelijkheden Wie blijft bij de organisatie wordt via periodieken beloont Vertikale promotie wordt beloond Flexibele taakverdeling wordt afgeremd Vraagt een hiërarchische structuur Geen lokale speelruimte Keurslijf en complex FuWa is specialistenwerk De weging op criteria is ook subjectief Objectiviteit is twijfelachtig 'dat hoef ik niet te doen, staat niet in mijn functiebeschrijving' Geen aandacht voor ontwikkeling en bijdrage medewerker Knelpunten Versterkt bureaucratisch gedrag Starre taakomschrijving het beoordelen van de medewerker Knelpunten LOON NAAR WERK functiewaardering Functiebeschrijving De verantwoordelijkheid Kennisniveau Criteria De cyclusduur De zwaarte van de functie hoe? Variatie en moeilijkheidsgraad... Punten toekennen per criterium Salarisgroep Functiejaren Automatische periodieken Jaren in organisatie Leeftijd Toeslagen Verzwarende arbeidsomstandigheden Vuil werk Ploegen... Andere beloningen Pensioenregeling Vakantie... In CAO' s geregeld In CAO geregeld Vast en zeker Intern In de branche Niet de wijze waarop functie gebeurd Rechtvaardige vergelijking Functie staat centraal Kenmerken In een CAO geregeld en geen interne bedrijfsconflicten Externe scheidsrechters FuWa wordt centraal geregeld Door systeemhouders geregeld 6 Teamdashboard (Cluster Productie) LOON NAAR WERK Functiewaardering.mmap - 9/03/ Mindjet

7 Loon naar werken De medewerker wordt verloond volgens de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Niet het werken maar het werk wordt beloond. Er bestaan verschillende systemen om dit te doen. wat mensen kunnen op basis van vaardigheden specialist gevorderd diepte basis materiaal beheren mixen breedte vullen... bij routinezaken bijsturing nodig voert routine zelfstandig uit bij moeilijke problemen hulp nodig gecompliceerde werkzaamheden zonder hulp uitvoeren Kwaliteit Ondernemersschap loon stijgt naarmate men meer vaardig is op basis van competenties loon stijgt naarmate men meer competenties ontwikkelt op basis van gedragsindicatoren skill based pay flexibiliteit en breed inzetbaarheid Capaciteits- en competentiebeloning Stukloon Tariefstelsels handelen volgens de waarden bedrijf ingesteldheid positieve attitude oplossingsgericht Klantgerichtheid Orde en netheid teamwork Collegialiteit sfeer Werkproces Werkproces Vakmanschap Regeltaken Dimensies Van competenties en niet van de functie competentiebeloning Merit-rating Collegiaal samenwerken Sociale vaardigheden Veelvuldige beoordelingsmomenten Gevolgde opleiding Practische vaardigheid Meerzijdige beoordeling Hoe? LOON NAAR WERKEN kennisoverdracht de kennis verspreiden om regeltaken op te nemen Rendement Efficiënt omgaan met grondstoffen, overuren,... Presteren meer dan norm op basis van prestaties werking bijsturen initiatief om te verbeteren zelfregulerend werken Productiviteit Productiviteitsverbetering wordt gewaardeerd behalen van KPI-s ook meten door doelmatigere werkmethoden door betere organisatie door minder verliezen door samenwerking en onderlinge hulp vaak alle werknemers delen op dezelfde manier in de verdeling van de productiviteitsverhoging niet alleen resultaatgericht ook teamontwikkelingsdoelstellingen productiviteitstoename van de onderneming een beloning gerelateerd aan de collectieve bijdrage vaak winstdeling een gemeenschappelijke doelstelling Productiviteitstoerekening kpi behaalt financiele doelstellingen KPI Voorgeschreven norm minstens behalen Kwaliteit Specificatie halen bij bestaande klanten opportunities bij nieuwe klanten objectiever dan merit-rating 360 feedback tussen teams werken aan een gemeenschappelijk doel samenwerken met andere teams uitzonderlijke goede prestaties Multifactorbeloning kwantificeerbare en objectieve maatstaven voorwaarde als of als team voor een duidelijke omschreven taak wederzijdse afspraak over prestatieniveau en gekoppelde beloningsniveau voor een langere periode als ploeg een karwij aannemen voor een bepaald bedrag bijvoorbeeld Contractbeloning 7 Teamdashboard (Cluster Productie) LOON NAAR WERKEN.mmap - 9/03/ Mindjet

8 2.4. Beloningsvormen Hoe de werknemer uiteindelijk wordt verloond, kan variëren van vrij gestandaardiseerd tot heel flexibel op maat van de werknemer, het zogenaamde cafetariaplan. teambudget incentives belonen volgens de noden van de medewerking vankantiedagen roostervrije dagen arbeidsduurverkorting ADV dagen salaris tijd financiële beloning bonus winstdeling geld overwerktoeslag vrije dagen cafetariaplan Beloningsvormen sabbaticals zorgverlof aanvullende verzekering spaarregeling tijd secundaire arbeidsvoorwaarden extra vakantiedagen, een kortere werkweek, vervroegd uit dienst treden, verlof voor hobby's of cursussen en dergelijke extra pensioen kinderopvang geld cash thuisgebruik PC 8 Teamdashboard (Cluster Productie)

9 2.5. Criteria van een goed verloningssysteem Een goed verloningssysteem kan worden afgetoetst aan een aantal criteria. De criteria slaan zowel op het effect van het verloningssysteem als de modaliteiten ervan. innovatief open klantgericht Het moet het juiste cultuurgedrag van medewerkers uitlokken Het moet de arbeidskosten op een redelijk niveau beheersbaar maken.... Het mag niet leiden tot grote inkomensvariaties per periode. leiden tot zekerheid teamontwikkelingsfasen team Het moet de onderlinge samenwerking bevorderen. Het moet ontplooiing en promotie bevorderen. team Het moet het aanleren van nieuwe taken en competenties bevorderen. Het moet het resultaatgericht werken bevorderen Goed verloningssysteem Het moet voor alle betrokkenen een stimulans vormen en billijk zijn. Het moet voor iedereen inzichtelijk en begrijpelijk zijn. Verschillen in werk en prestaties worden weerspiegeld in beloningsverschillen. Het moet het opnemen van regeltaken bevorderen. Het moet de uitwisseling van expertise/info bevorderen. 9 Teamdashboard (Cluster Productie) Goed verloningssysteem.mmap - 21/02/ Mindjet

10 2.6. Valkuilen bij het verlonen Verlonen is niet gelijk aan motiveren. Verloning is eigenlijk geen motivator, het kan zelfs een demotivator zijn als het niet in orde is. Geld bovenop salaris is zwak als extra motivator Bonus is 1* per jaar, waardering is continue nodig een loon is slechts 1 manier om te waarderen Gegeven is gegeven opletten met verworven rechten rij je niet vast voor toekomst een loon is een middel en geen doel Is loon een motivator? Te veel belonen, geef nieuwe problemen met max werken, duidelijk kader geen beloning louter om het team zijn Beheersbaarheid van de kostdelen Extra-legaal is negotieerbaar contractuele vrijheid Eerst kwaliteit belonen, dan pas kwantiteit leverbetrouwbaarheid ipv aantal stuks 10 Teamdashboard (Cluster Productie)

11 2.7. De looncocktail Het loon van de onderneming wordt een cocktail. De medewerker krijgt een basisloon of een loon naar werk. We adviseren om het aantal functies met overeenkomstige loonschalen sterk te vereenvoudigen om het basisloon te bepalen. Vervolgens stellen wij bovenop het vaste loon een variabel loon voor dat kan variëren in de tijd in functie van de strategie van de organisatie. Het variabel loon kan bijvoorbeeld medewerkers stimuleren om een strategische prioriteit na te streven. Het variabel loon kan ook mee evolueren met de ontwikkelingsfase van het team. In de eerste fase kan het team gewaardeerd worden voor het borgen van de expertise, in de tweede fase kan het opnemen van regeltaken en het borgen ervan worden gewaardeerd, in fase 3 en 4 kan de resultaatgerichtheid van het team worden gewaardeerd. Het variabel gedeelte omvat een loon naar werken. Het variabel gedeelte kan een ele, team- of organisatiebonus zijn. LOONCOCKTAIL TRANSPARANT EN DUIDELIJK SYSTEEM eel team bedrijf VARIABEL LOON BASISLOON LOON NAAR WERKEN LOON NAAR WERK De looncocktail: Elke onderneming moet een cocktail maken om tot een goed verloningssysteem te komen. Deze cocktail is een stuk variabel. Het variabele loon kan elk jaar worden aangepast afhankelijk van de bedrijfsstrategie en de fase van teamontwikkeling 11 Teamdashboard (Cluster Productie)

12 3 Voorbeeld: teambudget moedigt teamwerk aan De organisatie ontwikkelt een KWIC-visie checklist (zie tool KWIC-visie) die de criteria weergeeft waaraan de organisatie een goed werkend team herkent, evalueert en erkent. De bijdragen van het team aan de elementen kwaliteit en klantentevredenheid, aan een efficiënt werkproces, aan het borgen van integer / waardenvol en collegiaal werken, worden door de organisatie gewaardeerd. De organisatie wil ieder team dat inspanningen levert op weg naar KWIC waarderen. De organisatie voorziet voor ieder team een teambudget. Het teambudget is een budget dat het team kan verdienen wanneer zij inspanningen leveren om hun teamwerking te verbeteren. Iedere medewerker in het team, van gelijk welk niveau, vertegenwoordigt een bepaald bedrag, jaarlijks aanpasbaar. Dat bedrag kan worden verdiend als het ganse team een engagement waarmaakt waardoor de werking van het team aantoonbaar verbetert. De KWICchecklist is voor het team een instrument om de teamuitdagingen te ontdekken. Als iedere medewerker e 100 vertegenwoordigt, heeft een team van 10 medewerkers een budget voorhanden van e om een teamactiviteit te organiseren. Op voorwaarde natuurlijk dat het team zijn teamobjectief ook realiseert. Hoe werkt het? Het team engageert zich tot het optimaliseren van hun teamwerking door aan te duiden binnen ieder KWIC-domein welke criteria het team wil implementeren of verbeteren in de loop van het jaar. Uiteindelijk maakt het team een keuze en komt het team tot een teamdoelstelling, dat zij voorstellen aan het stafteam of managementteam. Daarmee willen zij het teambudget verdienen. Het stafteam of managementteam valideert het voorstel van het team of past het voorstel van het team aan en stelt bijkomende criteria voor. De teams worden hiervan op de hoogte gebracht. Het teambudget verwerven mag geen evidentie zijn. Er moet sprake zijn van een inspanning om uiteindelijk het teambudget te verwerven. Een voorbeeld Zo engageert het team X zich om elk lid van het team misbaar te maken. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor een specifiek deel van het primaire proces maar is niet in staat om het gehele proces te behandelen. Tegen het einde van het jaar heeft iedere medewerker van het team het ganse proces onder de knie. Dit engagement is een meerwaarde voor de organisatie. De flexibiliteit van het team verhoogt. Het stafteam keurt hun ambitie goed. Op het einde van de periode wordt er geëvalueerd, zowel door het team als door het stafteam. De uiteindelijke beoordeling is het resultaat van het streven naar een consensus tussen de evaluaties van het team en het stafteam. Het teambudget is een vooraf bepaald budget dat als waardering voor het team beschikbaar is. Het team mag nu zelf beslissen hoe ze het budget gaat besteden om de teamwerking te versterken. Er zijn echter wel restricties. Het teambudget moet gebruikt worden voor een groepsactiviteit die teamversterkend en actief moet zijn. Het team moet er uiteindelijk ook beter van worden. Met het budget gaan eten is daarom uitgesloten. Samen koken mag dan weer wel. 12 Teamdashboard (Cluster Productie)