Projectplan regionalisering brandweer Gelderland-Midden

Transcriptie

1 Projectplan regionalisering brandweer Gelderland-Midden juni 2011 Vastgesteld Algemeen Bestuur 6 juli 2011

2 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding en achtergrond Projectdefinitie ambitie doelstelling resultaat randvoorwaarden en uitgangspunten voor het project haalbaarheid Projectaanpak fasering activiteiten bestuurlijke besluitmomenten Projectmanagement projectorganisatie financiën / begroting communicatie Planning Bijlage 1: opdracht projectgroep en deelprojecten Bijlage 2: Projectbegroting.21 3

4 1. Inleiding en achtergrond Op 25 november 2010 heeft mevrouw Hennis-Plasschaert mede namens de collega s Çörüz, Elissen, Marcouch, Berndsen en Dibi een motie 1 ingediend om regionalisering van de brandweer op te nemen in de Wet Veiligheidsregio s. Daarbij gaf ze aan dat ze er graag vaart achter wil zetten en dat 2012 als het geplande moment van de evaluatie van de Wet Veiligheidsregio s daarvoor te ver weg is. De motie is in de plenaire vergadering van de Tweede Kamer op 30 november 2010 met een ruime meerderheid aangenomen. In het Algemeen Overleg met een delegatie van de Tweede Kamer op 9 december 2010 heeft minister Opstelten aangegeven nog voor de zomer de verplichting tot regionalisering in de wet te zullen vastleggen. Daarbij onderstreepte hij dat ook zorgvuldigheid in dit proces van belang is en dat hij contact zal opnemen met de regio's die hierin nog niet zo ver zijn. De minister laat nu onderzoeken in hoeverre regionalisering financieel voordeel kan opleveren in relatie tot te maken eenmalige kosten. Hij beraadt zich nog over de invoeringsdatum van de aangepaste wet. Op 31 januari heeft de Minister van Veiligheid en Justitie de conceptwijziging van de Wet Veiligheidsregio s aangaande de Ondersteuningsorganisatie Fysieke Veiligheid (OFV) en de regionalisering van de brandweer ter consultatie vrijgegeven. In de Memorie van Toelichting bij de concept-wetswijziging geeft het kabinet aan:.overtuigd te zijn dat schaalvergroting door regionalisering van de brandweer belangrijke mogelijkheden biedt voor verbetering van de brandweerzorg in Nederland. Het verheugt het kabinet dan ook dat de Tweede Kamer het kabinet heeft opgeroepen om binnen de Wet veiligheidsregio s over te gaan tot regionalisering van de brandweer. Het onderhavige wetsvoorstel strekt er dan ook toe alle brandweergerelateerde taken naar het regionale niveau van de veiligheidsregio te tillen. Daarmee komt er een einde aan de gemeentelijke brandweren. Deze belangrijke stap in de ontwikkeling van de veiligheidsregio maakt een verdere kwaliteitsverbetering en hogere doelmatigheid bij de brandweer mogelijk. Gemeenten zoeken al lange tijd naar meer samenwerking en een doelmatige besteding van publieke middelen en een regionale brandweer maakt een brandweerorganisatie mogelijk waarbij sprake is van eenhoofdige leiding, waarbij al het personeel in regionale dienst is en waarbij het beheer op regionaal niveau is ingericht. Een dergelijke brandweerorganisatie is dan ook een doelmatige besteding van publieke middelen en biedt de burger meer garanties voor een kwalitatief hoogwaardige brandweerzorg. Deze ontwikkeling is aanleiding geweest om de bestuurlijke discussie te openen over het starten met een proces om te komen tot een geregionaliseerde brandweer. Het Algemeen Bestuur van VGGM heeft in haar vergadering van 23 maart 2011 ingestemd met het starten van het proces tot regionalisering en heeft de directie opdracht gegeven om dit proces voor te bereiden. Op basis van deze opdracht, de uitgangspunten die het bestuur heeft vastgesteld en de aangepaste collegenota, is een projectplan opgesteld. Dat ligt nu voor u. Dit projectplan bouwt voort op twee eerder ontwikkelde bestuurlijke documenten, namelijk de notitie voor oriënterende bijeenkomst bestuur over regionalisering brandweer van 21 januari 2011 en de startnotitie regionalisering brandweer van 9 maart Met de vaststelling van voorliggend projectplan is dit document het verdere uitgangspunt voor het te starten project. 1 Kamerstukken II, 2010/11, VI, nr. 23 4

5 2. Projectdefinitie 2.1 ambitie Het project regionalisering brandweer Gelderland-Midden kent de volgende uitdaging: Hoe kan een regionale brandweerorganisatie op de schaal van Gelderland-Midden per 1 januari 2014 toekomstbestendig worden gerealiseerd die de brandweertaken uitvoert zoals beschreven in de Wet Veiligheidsregio s, waarin de huidige 13 brandweerkorpsen en de sector brandweer van VGGM opgaan, met betrokkenheid van de 16 gemeenten in de regio 2? 2.2 doelstelling Met de regionalisering van de brandweer in Gelderland-Midden wordt een nieuwe brandweerorganisatie beoogd die goede brandweerzorg levert en op een efficiënte wijze werkt. Het algemeen bestuur stelt het kwaliteitsniveau vast voor de regio. Deze brandweerorganisatie is gericht op het uitvoeren van de wettelijke taken op het gebied van brandweerzorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing. Dit vraagt om een slagvaardige organisatie die snel inzetbaar is en voldoende kritische massa heeft. 2.3 resultaat Het project streeft naar het volgende projectresultaat: Een regionale brandweerorganisatie voor Gelderland-Midden onder eenhoofdige leiding die regionaal beheer voert en waarbij al het brandweerpersoneel 3 in dienst is. De start van de nieuwe organisatie is 1 januari Een eenduidig, efficiënt en stuurbaar organisatiemodel voor de regionale brandweerorganisatie als onderdeel van VGGM. Een eenduidige set van arbeidsvoorwaarden, -regelingen en functies. Een stabiele financiële situatie met een transparant financieel model dat recht doet aan de gebiedsgebonden kenmerken en risico s. Een uniform kwaliteitsniveau voor het gemeenschappelijke deel en als afgeleide daarvan eensluidende werkwijzen. DVO s opgesteld met alle gemeenten in de regio waarin de brandweerzorg met het geldende kwaliteitsniveau is vastgelegd. Dit niveau voldoet tenminste aan het instapkwaliteitsniveau. Realiseren van korte informatielijnen met betrokken gemeenten op bestuurlijk en ambtelijk niveau. 2.4 randvoorwaarden en uitgangspunten voor het project Randvoorwaarden regionalisering In de AB-vergadering van 23 maart heeft het bestuur de volgende randvoorwaarden voor regionalisering vastgesteld: De regionalisatie vindt plaats binnen Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en de hoofdlijnen van de vastgestelde gemeenschappelijke regeling, met uitzondering van de bepaling een gemeentelijke brandweer in stand te houden. Er wordt vooraf geen bezuinigingsopdracht meegegeven. Frictiekosten (achterlatingskosten) van de ontvlechting zijn voor rekening van de gemeente. De nieuwe organisatie streeft er naar de projectkosten en de eenmalige kosten voor het oprichten en inrichten van de nieuwe organisatie, voor zover die niet gedekt kunnen worden uit huidige dan wel binnen de begroting te realiseren budgetten (0,5 miljoen) of externe financiering (V&J), in te 2 De AOV functie valt buiten de nieuwe regionale brandweerorganisatie. 3 Bedoeld wordt al het vrijwillig en beroepspersoneel dat behoort tot de lokale en/of regionale brandweerorganisatie. 5

6 verdienen. Hiervoor wordt echter vooraf geen garantie gegeven. Er vindt separate bestuurlijke besluitvorming plaats over de dekking van eventuele extra incidentele kosten. Ten aanzien van bovenstaande punten onderzoekt het ministerie van Veiligheid&Justitie momenteel de relatie tussen de extra incidentele kosten en de inverdieneffecten van een geregionaliseerde brandweer. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door Cebeon. Het gemeentelijk kostenniveau wordt bepaald aan de hand van het bestuurlijk gewenste minimaal kwaliteitsniveau. De projectorganisatie beslaat het regionaliseren van de gemeentelijke brandweren. De organisatie van de meldkamer en rampbestrijdingsstructuur valt daar buiten (wordt geregeld in het beleids- en crisisplan). De regionalisering heeft ook consequenties voor de (huidige) regionale brandweerorganisatie. Uitgangspunten projectorganisatie In de AB-vergadering van 23 maart zijn de volgende uitgangspunten voor de projectorganisatie bestuurlijk vastgesteld: Het DB functioneert als stuurgroep. De directie VGGM, die bestaat uit een directeur brandweer en een directeur publieke gezondheid, is ambtelijk verantwoordelijk voor het project, de directeur brandweer heeft de rol van trekker. Betrokkenheid van gemeentesecretarissen, controllers en brandweercommandanten is vitaal voor kennis en expertise en de voorbereiding van de besluitvorming in het algemeen bestuur en in de colleges. Dit wordt tot uitdrukking gebracht in de projectorganisatie. Voor de inzet van gemeentelijk personeel en VGGM personeel worden geen kosten in rekening gebracht. Voor het trekken van het proces is binnen Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden expertise aanwezig. Hiervoor hoeft geen externe deskundigheid te worden ingehuurd. Daarnaast is een goed ontwikkelde PIOFACH afdeling in staat de bedrijfsvoering op grote schaal te organiseren, zowel in de projectfase als op structurele basis. Het is wel noodzakelijk (binnen de incidentele budgettaire randvoorwaarden) op onderdelen ondersteunende expertise aan te trekken voor het uitvoeren van specifieke klussen (o.a. beperkte procesadvisering, uitvoeringsactiviteiten bij het maken van de foto en de financiële ontvlechting, arbeidsrechtelijke aangelegenheden en onafhankelijke ondersteuning van de BOR). Maximale communicatie en betrokkenheid organiseren van het vrijwillig en beroeps personeel. Tot dat de projectorganisatie functioneert, worden de initiële werkzaamheden uitgevoerd door de directie VGGM. Er wordt gekozen voor het doorlopen van een zorgvuldig proces. Naar aanleiding van de themasessie van het Algemeen Bestuur VGGM op 25 mei 2011 zijn de volgende inhoudelijke uitgangspunten toegevoegd: De OR-en in de regio kunnen besluiten tot het instellen van een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). Tussen de OR-en en de BOR worden afspraken over de overdracht van taken vastgelegd in een convenant. Het heeft de voorkeur zo snel mogelijk een BOR in te richten zodat vanaf de start van het project hiermee overleg gevoerd kan worden. Ook zal er een Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) worden opgericht. De directie van VGGM is bestuurder in het kader van de WOR en is gesprekspartner van de BOR en het BGO. Er zal een sociaal plan worden opgesteld waarin de bij dit soort processen horende stappen worden opgenomen. In de uitwerking van het project wordt uitgegaan van het huidige aantal uitrukposten. Herverdeling / aanpassing in specialistische voertuigen wordt meegenomen in het project. Andere landelijke ontwikkelingen zoals opkomsttijden en voertuigbezetting worden gevolgd. Per onderwerp wordt bekeken of eventuele effecten hiervan voor of na de regionalisering worden doorgevoerd. 2.5 haalbaarheid Als kritische succesfactoren voor de haalbaarheid van dit project zijn betrokkenheid van de brede groep brandweermedewerkers in de regio en de gemeenten en communicatie cruciaal. Er is een aparte communicatieparagraaf opgenomen in dit projectplan waarin rekening wordt gehouden met de brede doelgroep. 6

7 Tevens worden drie klankbordgroepen ingesteld die ook als taak hebben de betrokkenheid van de verschillende partijen te waarborgen. 7

8 3. Projectaanpak 3.1 fasering De regionalisering van de brandweer wordt aangepakt aan de hand van een gestructureerd format. Hiermee beogen we de verschillende processen die in het project worden opgepakt goed op elkaar af te stemmen en de verschillende betrokken partijen goed aangesloten te houden. We volgen daarbij de volgende fasering: Strategiefase: hierin wordt de strategie van dit traject bepaald. Daarvoor is dit projectplan geschreven. Planfase: hierin wordt een integraal plan gemaakt voor de besluitvorming over de nieuwe organisatie. Ontwerpfase: hierin wordt het ontwerp van de nieuwe organisatie gemaakt zoals het organisatieplan, de begroting, het functieboek, de beschrijving van werkprocessen. Implementatiefase: in deze fase wordt uitvoering gegeven aan de implementatie van de nieuwe organisatie, voorafgaand aan de feitelijke start. 3.2 activiteiten Per fase wordt een aantal activiteiten ondernomen en worden resultaten opgeleverd. Deze worden kort toegelicht. Strategiefase De strategiefase leidt tot een strategisch document dat als basis dient voor een besluit over het principe en de uitgangspunten van het project. In dit geval bestaat het strategisch document uit de startnotitie regionalisering die is vastgesteld in het Algemeen Bestuur van 23 maart 2011 en het voorliggende projectplan. Planfase De planfase leidt tot een aantal resultaten: Onderwerpen waarop gemeten wordt in de kwaliteitnulmeting en de financiële nulmeting Er wordt een lijst opgesteld met onderwerpen die in beeld gebracht moeten worden door middel van een kwaliteitnulmeting. Hierbij gaat het om inhoudelijke onderwerpen zoals opstellen en beheren van aanvalsplannen of tot standkoming preventieadvies en om bedrijfsvoeringsaspecten zoals Meerjaren onderhoudsplannen voor gebouwen of procedure voor interne communicatie. Tevens wordt een lijst van onderwerpen opgesteld voor de financiële nulmeting die wordt uitgevoerd. Beide nulmetingen worden los van elkaar uitgevoerd, maar er zullen dwarsverbanden worden gelegd in de uitvoering waar nodig. De onderwerpen van de financiële nulmeting gaan over de boekhouding van de brandweer in de verschillende gemeenten en zaken als gehanteerde afschrijvingstermijnen. De limitatieve opsomming van onderwerpen voor beide onderzoeken worden voor uitvoering van de meting vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Door het meetinstrument vooraf te valideren, hebben we een helder beoordelingskader en voorkomen we discussie achteraf. Door de projectgroep wordt de meetlat ontwikkeld aan de hand waarvan per onderwerp gemeten kan worden wat de score is. Hiermee is helder wat de definitie is van een onvoldoende, bijna voldoende, voldoende en ruim voldoende. Het wat wordt bepaald door het bestuur en het hoe door de projectgroep. Kwaliteitnulmeting Per korps wordt een kwaliteitnulmeting uitgevoerd. Zo nodig wordt er binnen een korps nog een opsplitsing gemaakt per gemeente. Dat gebeurt alleen als er sprake is van verschillende afspraken per gemeente binnen één korps, bijvoorbeeld ten aanzien van de preventie uitvoering. Er wordt in beeld gebracht wat de huidige stand van zaken is in het korps, als een soort foto. Dit is het kader aan de hand waarvan afspraken worden gemaakt over de overgang naar de nieuwe regionale organisatie. De uitkomsten van de nulmeting worden geaccordeerd door de burgemeester (portefeuillehouder) in overleg met de commandant en de gemeentesecretaris. Daarna worden de resultaten gebundeld tot één rapport dat bestuurlijk wordt besproken in het 8

9 Algemeen Bestuur. Na de nulmeting worden afspraken gemaakt dat dit kwaliteitsniveau en budgettair kader minimaal gehandhaafd blijft voor de overdracht naar de nieuwe organisatie. Aan de hand van de uitkomsten worden scenario s ontwikkeld voor het instapniveau en het startniveau van de nieuwe organisatie. Nulmeting P&O Er wordt een nulmeting uitgevoerd op het terrein van P&O waarin per korps een overzicht wordt gemaakt van de geldende rechtspositie, eigen regelingen of toepassingen van landelijke regelingen, het functiehuis en de bijbehorende formatie, etc. Aan de hand van dit totaalbeeld wordt bekeken waar overeenkomsten en verschillen zitten en waarover afspraken met de vakbonden moeten worden gemaakt in een sociaal plan. De uitkomsten van de nulmeting worden geaccordeerd door de burgemeester (portefeuillehouder) in overleg met de commandant en de gemeentesecretaris. Nulmeting financiën Aan de hand van de opgestelde criteria wordt per gemeente een nulmeting uitgevoerd op het gebied van financiën. Het gaat daarbij om het verzamelen van divers cijfermateriaal, het duiden van dat materiaal en het onderzoeken van de wereld achter de cijfers. Er wordt een compleet beeld gevormd van de posten (exploitatie, balans en buiten de balans blijkende verplichtingen) van de brandweer en van de posten op de gemeentelijke begroting die toegerekend worden aan de brandweer. Dit onderzoek leidt tot een rapport per gemeente dat door een externe accountant wordt gevalideerd. De uitkomsten van de nulmeting worden geaccordeerd door de burgemeester (portefeuillehouder) in overleg met de commandant en de gemeentesecretaris. Sociaal plan Het gesprek met de vakbonden wordt zo snel mogelijk opgestart. Gestreefd wordt om zo snel mogelijk een raamwerk voor een sociaal plan gereed te hebben waarin op hoofdlijnen uitgangspunten staan. Dit wordt dan door de individuele Colleges van B&W vastgesteld alsmede het Algemeen Bestuur van VGGM. De gedetailleerde uitwerking van het sociaal plan volgt daarna en hangt samen met de ontwikkeling van het organisatiemodel, functiehuis en de uitkomsten van de nulmeting P&O. Organisatieplan op hoofdlijnen Bij het opstellen van het organisatieplan op hoofdlijnen worden organisatiemodellen en inrichtingsprincipes voor de nieuwe organisatie verkend. Er wordt gekeken naar de optimale schaal voor de werkprocessen die nu regionaal en lokaal worden uitgevoerd, de inrichting van het primair proces en de ondersteunende staffuncties, het managementmodel en de inrichtingsprincipes voor de financieringssystematiek. De hoofdlijnen worden ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur voorgelegd om na goedkeuring in de volgende fase uitgewerkt te worden. Ontwerpfase De ontwerpfase leidt tot een aantal resultaten: Organisatieplan in detail Er vindt een gedetailleerde uitwerking plaats van het organisatieplan op hoofdlijnen dat door het bestuur is goedgekeurd. Hiermee wordt een blauwdruk gemaakt voor de nieuwe organisatie inclusief de uitwerking van het organogram, de benodigde formatie, het functiehuis en de inrichting van de medezeggenschapsstructuur. Beleidsplan brandweerzorg De inhoudelijke koers van de organisatie wordt beschreven in het beleidsplan. Op de schakels van de veiligheidsketen wordt het beleid van de organisatie beschreven voor de periode Hierin wordt ook het voorgestelde kwaliteitsniveau van de nieuwe regionale organisatie verder uitgewerkt. Begroting + meerjarenbegroting Er wordt een begroting en meerjarenbegroting opgesteld voor de nieuwe regionale brandweerorganisatie waarin transparant de kosten van de verschillende producten en organisatie-eenheden inzichtelijk zijn. Er wordt onderscheid gemaakt in de kosten voor de 9

10 regionale taken (zoals die nu bij VGGM georganiseerd zijn), de lokale kosten en de eventuele bovenlokale kosten. Dienstverleningsovereenkomsten (DVO s) Per gemeente wordt een DVO afgesloten over de gemeentespecifieke brandweertaken en kosten, afhankelijk van het gekozen financieringsmodel. Er wordt een uniform model DVO opgesteld aan de hand waarvan de lokale invulling kan plaatsvinden. Implementatieplan In het implementatieplan wordt de vertaling gemaakt van de uitkomsten van de ontwerpfase die daarna daadwerkelijk uitgevoerd moeten worden. In dit plan worden de verschillende onderwerpen uitgewerkt, wordt een planning gemaakt en wordt inzichtelijk waar onderlinge afhankelijkheden zitten. Het implementatieplan zal doorlopen tot het eerste half jaar van de nieuwe organisatie omdat ervaring leert dat de organisatie niet af is als deze start per 1 januari Benoeming van kwartiermaker voor functie regionaal commandant Eind 2012 wordt, vooruitlopend op de aanstelling van het personeel, de regionaal commandant benoemd die tevens kwartiermaker is tijdens de implementatiefase. Hij zal dan vanuit de functie van kwartiermaker en niet langer als projectleider, de inrichting van de nieuwe organisatie ter hand nemen. Implementatiefase De implementatiefase leidt tot een aantal resultaten: Ontvlechtingsplannen Per gemeente wordt een ontvlechtingplan en overdrachtsdocument opgesteld waarin afspraken worden gemaakt over de contracten en zaken die worden overgenomen door VGGM. Plaatsingprocedure Het personeel wordt via een nog vast te stellen procedure geplaatst op de functies in de nieuwe organisatie. Hierover vindt intensieve afstemming plaats met het BGO. Transitie ICT Per korps wordt een plan gemaakt om de overstap te maken naar de ICT en telefonie van VGGM. Programma van eisen voor huisvesting Er worden afspraken vastgelegd in een programma van eisen voor huisvesting voor de nieuwe organisatie en haar diverse locaties. Overdracht korpsen naar VGGM De feitelijke overdracht van mensen en middelen van de gemeenten naar VGGM wordt georganiseerd. Aanpassingen P&C cyclus en bedrijfsvoeringsafdeling De bedrijfsvoeringsafdeling van VGGM wordt aangepast in werkwijzen en bezetting om vanaf 1 januari 2014 kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoeringsondersteuning te leveren. Een ingerichte organisatie Per 1 januari 2014 is de nieuwe, ingerichte, organisatie operationeel. Dit houdt in dat mensen geplaatst zijn op een functie en werkzaam bij de nieuwe organisatie. 10

11 3.3 bestuurlijke besluitmomenten De voorgestelde activiteiten leiden tot een aantal bestuurlijke besluitmomenten: Onderwerp Stuurgroep (DB) Colleges B&W AB VGGM Voorgenomen besluit Mei/juni /03/11 regionalisering brandweer / start project (instemming) Projectplan en 22/06/11 06/07/11 projectbegroting Onderwerpen voor 12/10/11 26/10/11 kwaliteitsnulmeting Raamwerk voor financiële 12/10/11 26/10/11 nulmeting Instellingsbesluit BGO / Oktober 2011 Oktober 2011 Oktober 2011 Uitgangspunten sociaal plan Resultaten nulmeting Februari 2012 Maart 2012 kwaliteit Keuze instapniveau kwaliteit, Mei 2012 Juni 2012 inclusief financiële vertaling Nulmeting P&O Mei 2012 Nulmeting financiën Mei 2012 Juni 2012 Organisatieplan op Februari 2012 Maart 2012 hoofdlijnen Sociaal plan September 2012 November 2012 Oktober 2012 (instemming) Organisatieplan in detail November 2012 December 2012 (Beleidsplan brandweerzorg) November 2012 December 2012 Kaderbrief 2014 November 2012 December 2012 Implementatieplan November 2012 December 2012 Begroting + meerjarenbegroting DVO s + overdrachtsdocumenten / Ontvlechtingsplan gemeenten (aangepaste / opgezegde contracten) met lokale financiële consequenties Maart 2013 (begrotingsvoorstel regionale brandweer) April 2013 (consultatie) Ook consultatie gemeenteraden Najaar 2013 (instemming) Regionaliseringsbesluit November 2013 Najaar 2013 (instemming) Ontslagbesluiten personeel December 2013 (instemming) Maart 2013 en juni 2013 (begrotingsbesluit) December 2013 Deze planning bestaat uit de verplichte en noodzakelijke beslismomenten. Daarnaast zullen er diverse informatiestromen zijn richting bestuur en gemeenten. In de themasessies die het Algemeen Bestuur regulier heeft, komt een aantal van bovengenoemde onderwerpen terug voor verdieping en discussie. 11

12 4. Projectmanagement 4.1 projectorganisatie De projectstructuur sluit aan op de reguliere bestuursstructuur in de regio. Er wordt dus geen aparte stuurgroep opgericht ten behoeve van dit project. Het DB fungeert als stuurgroep. Het DO is ambtelijk opdrachtnemer en waakt tevens over de samenhang tussen diverse grote projecten en ontwikkelingen in de organisatie en de gevolgen daarvan op de reguliere organisatie VGGM, met in het bijzonder de sector facilitaire zaken. Algemeen Bestuur Stuurgroep = DB Directieoverleg BOR en BGO Projectgroep Klankbordgroep lokaal commandanten Klankbordgroep gemeentesecretarissen Klankbordgroep vrijwilligers Deelprojectgroep bedrijfsvoering Deelprojectgroep P&O Deelprojectgroep organisatie Deelprojectgroep kwaliteit In de projectgroep worden de kaders en hoofdlijnen voor het project uitgezet en bewaakt. De projectgroep komt gedurende de looptijd van het project ten minste zeswekelijks bij elkaar. Terugkoppeling vanuit de deelprojecten vindt daarin plaats. In het project zal nadrukkelijk de communicatie geborgd worden, daarvoor zit een vaste communicatieadviseur in de projectgroep. De directiesecretaris bewaakt en adviseert over het bestuurlijk proces. De projectsecretaris schrijft stukken namens de projectgroep, houdt het totaal aan actiepunten bij en stuurt hierop (namens de projectleider) en zorgt voor de verbinding met de deelprojecten. Er worden drie klankbordgroepen ingesteld. In de ene klankbordgroep zitten de commandanten als vertegenwoordiging van de brandweerorganisatie in Gelderland-Midden (klankbordgroep RCO), in de tweede klankbordgroep zit een afvaardiging van vrijwilligers en in de derde klankbordgroep zit een afvaardiging namens de gemeentesecretarissen. De voorzitter van de projectgroep gebruikt de klankbordgroepen om de voortgang van het project mee te spiegelen, om documenten mee te 12

13 klankborden voordat ze formeel voorgelegd worden aan de stuurgroep en om de betrokkenheid van de medewerkers mee af te stemmen. De opdrachten voor de projectgroep en deelprojectgroepen zijn terug te vinden in bijlage 1. Rollen en verantwoordelijkheden De stuurgroep (het DB): Beoordeelt en borgt de (tussen-)resultaten van het project. Beoordeelt of beslisdocumenten doorgeleid kunnen worden naar het algemeen bestuur en/of colleges van B&W. Beoordeelt de kwaliteit van de projectresultaten. Bewaakt de interne en externe communicatie. De directie van VGGM (opdrachtnemer): Beoordeelt stukken ten behoeve van het bestuur Leidt stukken door naar het bestuur Is bestuurder in het kader van de WOR De projectleider: Realiseert het projectresultaat, zoals beschreven in het projectplan. Bewaakt de voortgang (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van het project. Stuurt de projectgroep aan. Neemt besluiten binnen het project. Rapporteert aan de stuurgroep. Zorgt voor afstemming met de bestuurlijke omgeving. Informeert de commandanten over de voortgang van het project. Informeert de gemeentesecretarissen over de voortgang van het project. Legt besluiten met consequenties voor de andere sectoren van VGGM voor aan het DO. Stemt af met de voorzitters van de deelprojectgroepen. Communiceert met alle belanghebbenden over de resultaten van het project. De projectsecretaris: Voert, namens de projectleider, de regie op de voortgang van de deelprojecten. Stuurt op de samenhang tussen de deelprojecten. Signaleert en anticipeert op mogelijke knelpunten. Bereidt overleg voor van de projectgroep, stuurgroep, klankbordgroepen en BOR / BGO procesmatig voor en na. Stemt met de projectleider af over de te volgen strategie in het project. Archiveert het project. Stemt af met de deelprojectsecretarissen om te waken over de projectsamenhang. Stemt af met de communicatieadviseur ten behoeve van actieve communicatie. Maakt voortgangsrapportages. De deelprojectleider: Realiseert het projectresultaat zoals dat is beschreven in de deelprojectopdracht. Bewaakt de voortgang (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van het deelproject. Stuurt de deelprojectgroep aan. Neemt besluiten binnen het deelproject. Rapporteert aan de projectgroep. Stemt proactief af met de voorzitters van de deelprojectgroepen daar waar dwarsverbanden zijn in de deelprojecten. De deelprojectsecretaris: Waakt, namens de deelprojectleider, over de voortgang van het deelproject. 13

14 Stuurt op de samenhang tussen de deelprojecten. Signaleert en anticipeert op mogelijke knelpunten. Bereidt overleg voor van de deelprojectgroep procesmatig voor en na. Stemt met de deelprojectleider af over de te volgen strategie in het project. Archiveert het deelproject. Stemt af met de andere deelprojectsecretarissen en de projectsecretaris om te waken over de projectsamenhang. Stemt af met de communicatieadviseur ten behoeve van actieve communicatie. De klankbordgroepen: Bieden consultatie en advies. Vormen een aanspreekpunt voor de projectleider. Beoordelen besluiten voor het Algemeen Bestuur. Beoordelen besluiten voor de Colleges van B&W. Waken over de betrokkenheid van medewerkers ten aanzien van het project. Medezeggenschap De OR-en in de regio kunnen besluiten tot het instellen van een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). Tussen de OR-en en de BOR worden afspraken over de overdracht van taken vastgelegd in een convenant. Het heeft de voorkeur zo snel mogelijk een BOR in te richten zodat vanaf de start van het project hiermee overleg gevoerd kan worden. Ook zal er een BGO worden opgericht. De directie van VGGM is bestuurder in het kader van de WOR en is gesprekspartner van de BOR en het BGO. Inzet en tijdsbesteding deelprojectleden en gemeenten De leden van de projectgroep en deelprojectgroepen dienen door hun werkgever in de gelegenheid gesteld te worden voldoende tijd aan het project te besteden. Per deelprojectgroep zal na 1 september een planning gemaakt worden van de inzet van de leden. Elke gemeente dient mee te werken aan de nulmetingen kwaliteit, P&O en financiën. Er zal tijdig worden gecommuniceerd wat op welk moment aangeleverd moet worden. Het is van groot belang dat dit ook volgens planning verloopt. Immers vertraging op de analyse van een enkele gemeente, zorgt voor vertraging van het totaal. 4.2 financiën / begroting De projectbegroting is opgesteld vanuit de gedachte dat het project zoveel mogelijk op eigen mankracht en expertise draait. Op onderdelen is externe ondersteuning nodig vanwege de specifieke kennis die een externe kan leveren op dat onderwerp, of vanwege de onafhankelijkheid die daarmee gewaarborgd is. De uitgewerkte begroting is terug te vinden in bijlage 2. Het totale bedrag van de projectbegroting tot en met de implementatie bedraagt Dekking voor dit bedrag wordt gevonden in de daarvoor bestemde reserve van VGGM. De reserves die hiervoor worden ingezet zijn voldoende om de kosten van deze begroting te dekken. 4.3 communicatie Communicatie is essentieel vanaf de start van het project. In de projectgroep zit een communicatieadviseur die het communicatietraject bewaakt, faciliteert en afstemt met de (deel)projectleiders. Bij de start van het project zal er een communicatieplan gemaakt worden met daarin op welke wijze, met wie, met welke boodschap en via welke middelen gecommuniceerd wordt (incl. budget). Uitgangspunten voor de communicatie zijn in ieder geval transparantie, tijdigheid, eenduidigheid en herkenbaarheid. De communicatie vindt, voor zover mogelijk, persoonlijk plaats door de regionaal commandant als projectleider en door de lokale commandanten als ambassadeurs van dit project (bijvoorbeeld op 14

15 oefenavonden en bijeenkomsten). Ook bestuurders en andere leidinggevenden hebben een primaire verantwoordelijkheid voor de communicatie over de regionalisering richting de eigen medewerkers. Daar waar persoonlijke communicatie niet altijd mogelijk of efficiënt is, zal de communicatie op digitale wijze plaats vinden, tenzij fysieke communicatiemiddelen een beter effect hebben. Daarbij denken we aan: Een eigen website waarop de informatie over het project, het tijdspad en de verschillende documenten terug te vinden zijn. Deze website kan ingericht worden als onderdeel van de bestaande website Een periodieke digitale nieuwsbrief voor alle brandweermedewerkers in de regio. Extra digitale nieuwsbrieven rondom de officiële besluitvormingsmomenten/mijlpalen, zoals na besluitvorming in het Algemeen Bestuur. Een fysieke nieuwsbrief voor raadsleden, bestuurders en ambtenaren van de gemeenten in de regio, ongeveer eens per drie maanden. Een lijst van meest gestelde vragen én antwoorden. Het mogelijk toepassen van gebruik van (interne) sociale media. 15

16 4.4 Planning Het project regionalisering brandweer Gelderland-Midden start per 1 september 2011 en heeft als doel per 1 januari 2014 te starten met de nieuwe organisatie. Schematisch ziet de planning van het project er als volgt uit: Een gedetailleerde planning per fase wordt nog gemaakt en zal worden bewaakt door de projectsecretaris en deelprojectsecretarissen. De projectgroep en deelprojectgroepen volgen in de planfase de volgende planning: Op te leveren resultaat Termijn gereed Projectgroep Organisatieplan op hoofdlijnen 1 maart 2012 Deelprojectgroep bedrijfsvoering Raamwerk financiële nulmeting 1 oktober 2011 Eindrapport financiële nulmeting 1 mei 2012 Deelprojectgroep P&O Raamwerk voor inventarisatie rechtspositie & arbeidsvoorwaarden 1 oktober 2011 Inventarisatie, analyse & voorstel rechtspositie & arbeidsvoorwaarden 1 maart 2012 Uitgangspunten sociaal plan 1 januari 2012 Deelprojectgroep kwaliteit Raamwerk voor inhoudelijke nulmeting 1 oktober 2011 Rapport inhoudelijke nulmeting 1 maart 2012 Deelprojectgroep organisatie Input voor organisatiemodel op hoofdlijnen: 1 januari 2012 verkenning organisatiemodellen en inrichtingsprincipes 16

17 Bijlage 1: opdracht projectgroep en deelprojecten Opdrachtnemer/opdrachtgever projectgroep regionalisering Opdrachtgever De voorzitter van het dagelijks bestuur van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden Opdrachtnemer De directie van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, vertegenwoordigd door de directeur brandweer Probleemstelling & achtergrond Doelstelling Het Algemeen Bestuur van VGGM heeft besloten om, in het licht van aanstaande wettelijke verplichting, te starten met een project voor de regionalisering van de brandweer. In dit licht wordt een projectgroep ingesteld die de regionalisering voorbereidt en uitvoert. Komen tot één brandweerorganisatie in Gelderland-Midden. Bezetting projectgroep Regionaal commandant (vz) Projectsecretaris Voorzitters deelprojectgroepen Communicatieadviseur Directiesecretaris Externe procesadviseur Taken Zorgt voor samenhang en overview deelprojecten Bereidt stukken voor stuurgroep voor Zorgt voor bestuurlijke aansluiting en planning Waakt over voortgang, planning, knelpunten Stelt ambitie en kaders op voor besturingssysteem / nieuwe organisatie Stelt visie en strategische kaders op tbv deelprojecten Borgt de lijn van het landelijke project Strategische Reis Brandweer Beoogd resultaat Strategiefase: Projectplan Communicatieplan (onderdeel van projectplan) o Periodieke nieuwsbrief Strategisch reorganisatiedocument Planfase: Organisatieplan op hoofdlijnen Ontwerpfase: Organisatieplan in detail Implementatieplan Planning tbv planfase De projectgroep dient op 1 maart 2012 het organisatieplan op hoofdlijnen gereed te hebben. 17

18 Opdrachtnemer/opdrachtgever deelprojectgroep bedrijfsvoering Opdrachtgever Opdrachtnemer De directie van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, vertegenwoordigd door de directeur brandweer Controller VGGM Probleemstelling & achtergrond Het Algemeen Bestuur van VGGM heeft besloten om, in het licht van aanstaande wettelijke verplichting, te starten met een project voor de regionalisering van de brandweer. In dit licht wordt een deelprojectgroep bedrijfsvoering opgericht die de opdracht krijgt om van de huidige 10 brandweerkorpsen en 16 gemeenten te inventariseren wat de huidige kosten voor het product brandweer zijn (inclusief kosten bedrijfsvoering en overhead) en een voorstel te doen voor een financiële structuur voor de regionale brandweerorganisatie. Doelstelling Komen tot een transparant financieringsmodel dat recht doet aan de gebiedsgebonden kenmerken en risico s. Bezetting Controller VGGM (vz) Projectsecretaris Lokaal commandant (2x) Gemeentelijke controller (2x) Sector controller brandweer Bureauhoofd advies en services Taken Begeleiden en/of uitvoeren onderzoek financiële nulmeting korpsen Ontvlechting korpsen (incl. materieel, huisvesting, contracten, verzekeringen, ICT) Ontwikkelen DVO per gemeente Ontwikkelen voorstel financiële structuur Begeleiden financiële overgang Beoogd resultaat Planfase: Raamwerk voor financiële nulmeting Eindrapport financiële nulmeting Ontwerpfase: Voorstel financiële structuur geregionaliseerde brandweer (meerjarenbegroting en kosten verdeelmodel) Model DVO DVO per gemeente Investeringsprogramma Implementatiefase Huisvestingsplan Ontvlechtingsplannen Overdrachtsdocument Gerealiseerde overdracht Afbakening en samenhang Er zijn dwarsverbanden met de deelprojectgroep organisatiemodel. De met andere werkgroepen of opdrachtnemer heeft een signalerende rol om die dwarsverbanden te zien en te bespreken in de projectgroep. afdelingen Opmerking De gemeentelijke rampenbestrijding valt buiten de scope van de regionalisering van de brandweer. Indien de AOV functie is opgenomen in de brandweerorganisatie, moet deze worden ontvlochten. 18

19 Opdrachtnemer/opdrachtgever deelprojectgroep P&O Opdrachtgever Opdrachtnemer De directie van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, vertegenwoordigd door de directeur brandweer Hoofd advies en services VGGM Probleemstelling & achtergrond Het Algemeen Bestuur van VGGM heeft besloten om, in het licht van aanstaande wettelijke verplichting, te starten met een project voor de regionalisering van de brandweer. In dit licht wordt een deelprojectgroep P&O opgericht die de opdracht krijgt om van de huidige 10 brandweerkorpsen en 13 formele werkgevers te inventariseren wat de huidige arbeidsvoorwaarden en rechtspositionele regelingen zijn en een voorstel te doen voor de opzet in inrichting van het P&O beleid en de uitvoering voor de regionale brandweerorganisatie. Doelstelling Komen tot een eenduidige set van arbeidsvoorwaarden, regelingen, functies voor de regionale brandweerorganisatie. Bezetting Hoofd advies en services VGGM (vz) Projectsecretaris Lokaal commandant (2x) Senior P&O-adviseur P&O-adviseur gemeente/brandweer (2x) Taken Inventariseren rechtspositie en arbeidsvoorwaarden verschillen (raamwerk en eindresultaat worden extern getoetst) Ontwikkelen voorstel voor rechtspositie en arbeidsvoorwaarden voor de regionale brandweerorganisatie Ontwikkelen sociaal plan Ontwikkelen functiehuis Uitgangspunten overgang en plaatsingsprocedure Uitlijnen traject BOR en BGO en het voorbereiden ervan Beoogd resultaat Planfase: Raamwerk voor inventarisatie rechtspositie en arbeidsvoorwaarden Inventarisatie, analyse en voorstel rechtspositie en arbeidsvoorwaarden Uitgangspunten sociaal plan Ontwerpfase: Formatieplan Functieboek Sociaal plan Implementatiefase: Plaatsingsprocedure Gerealiseerde plaatsing Afbakening en samenhang Er zijn dwarsverbanden met de deelprojectgroep organisatiemodel. De met andere werkgroepen of opdrachtnemer heeft een signalerende rol om die dwarsverbanden te zien en te bespreken in de projectgroep. afdelingen Planning tbv planfase De deelprojectgroep dient voor 1 maart 2012 de volgende resultaten op te leveren: Raamwerk inventarisatie rechtspositie en arbeidsvoorwaarden Onderzoek rechtspositie en arbeidsvoorwaarden Uitgangspunten sociaal plan 19

20 Opdrachtnemer/opdrachtgever organisatie Opdrachtgever Opdrachtnemer De directie van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, vertegenwoordigd door de directeur brandweer Lokaal commandant Probleemstelling & achtergrond Het Algemeen Bestuur van VGGM heeft besloten om, in het licht van aanstaande wettelijke verplichting, te starten met een project voor de regionalisering van de brandweer. In dit licht wordt een deelprojectgroep organisatiemodel opgericht die de opdracht krijgt om het besturingssysteem voor de regionale brandweerorganisatie te ontwikkelen. Doelstelling Komen tot een eenduidig, efficiënt en stuurbaar organisatiemodel voor de regionale brandweerorganisatie als onderdeel van de organisatie VGGM. Bezetting Commandant brandweerkorps Rijnijssel (vz) Projectsecretaris Lokaal commandant (2x) Informatiemanager Afdelingshoofd RGO Taken Verkennen organisatiemodellen en inrichtingsprincipes andere regio s Onderzoeken van een optimale schaal voor werkprocessen Een voorstel doen voor de inrichting van het primair proces (huidige lokale taken en regionale taken) Een voorstel doen voor het managementmodel voor de regionale brandweerorganisatie inclusief sturing, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Een voorstel voor de ondersteunende staffunctie en secretariaten Een voorstel te doen voor het al dan niet behouden van de koppeling tussen warme en koude taakaccenten Een voorstel doen voor de inrichting van de medezeggenschap voor de regionale brandweerorganisatie Arrangementen voor bestuurlijke betrokkenheid ontwikkelen Verkennen wat centraal, wat gedeconcentreerd georganiseerd wordt Voorbereiden overgang brandweer korpsen naar VGGM Beoogd resultaat Bijdragen ten behoeve van het organisatieplan op hoofdlijnen (planfase) en op detail (ontwerpfase). Afbakening en samenhang met andere werkgroepen of afdelingen Planning Er zijn dwarsverbanden met de deelprojectgroep bedrijfsvoering en met de deelprojectgroep kwaliteitsniveau. De opdrachtnemer heeft een signalerende rol om die dwarsverbanden te zien en te bespreken in de projectgroep. De projectgroep dient op 1 maart het organisatieplan op hoofdlijnen gereed te hebben. De deelprojectgroep organisatiemodel levert daarvoor input aan. De genoemde taken, met uitzondering van de laatste bullit, dienen op hoofdlijnen aan de projectgroep te worden aangeleverd eind Opmerking De deelprojectgroep houdt rekening met de lijn van het landelijke project Strategische Reis Brandweer. De deelprojectgroep betrekt de relevante contactgroepen op relevante momenten in het proces. 20

21 Opdrachtnemer/opdrachtgever kwaliteit Opdrachtgever Opdrachtnemer De directie van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, vertegenwoordigd door de directeur brandweer Lokaal commandant Probleemstelling & achtergrond Het Algemeen Bestuur van VGGM heeft besloten om, in het licht van aanstaande wettelijke verplichting, te starten met een project voor de regionalisering van de brandweer. In dit licht wordt een deelprojectgroep kwaliteitsniveau opgericht die de opdracht krijgt om de huidige kwaliteit van de brandweer in Gelderland- Midden in beeld te brengen en te adviseren over het kwaliteitsniveau van de regionale brandweerorganisatie. Doelstelling Een efficiënte regionale brandweerorganisatie met een eensluidend kwaliteitsniveau en als afgeleide daarvan eensluidende werkwijzen. Bezetting Commandant brandweerkorps Ede (vz) Projectsecretaris Lokaal commandant (2x) Afdelingshoofd PPP Kwaliteitsadviseur Taken Opstellen indicatoren die gebruikt worden voor de inhoudelijke nulmeting Opstellen van een maatlat die gehanteerd wordt om de indicatoren in beeld te brengen in de nulmeting Begeleiden inhoudelijke nulmeting (uitvoering nulmeting wordt extern gedaan) Adviseren over instapniveau Voorstel ontwikkelen voor inhoudelijke kwaliteit nieuwe organisatie op schakels van de veiligheidsketen Beoogd resultaat Planfase: Raamwerk voor inhoudelijke nulmeting Rapport inhoudelijke nulmeting Ontwerpfase: Voorstel instapniveau nieuwe organisatie Meerjaren beleidsplan brandweerzorg Gelderland-Midden Afbakening en samenhang met andere werkgroepen of afdelingen Er zijn dwarsverbanden met de deelprojectgroep organisatiemodel. De opdrachtnemer heeft een signalerende rol om die dwarsverbanden te zien en te bespreken in de projectgroep. Planning Opmerking De indicatoren dienen voor de uitvoering van de nulmeting bestuurlijk te worden vastgesteld in het DB van 12 oktober en AB van 26 oktober De nulmeting vindt aansluitend plaats en leidt tot een eindbeeld op 1 maart De deelprojectgroep houdt rekening met de lijn van het landelijke project Strategische Reis Brandweer. De deelprojectgroep betrekt de relevante contactgroepen op relevante momenten in het proces. Thematisch kunnen ook andere medewerkers bij elkaar worden gebracht om op inhoud mee te denken. 21

22 Bijlage 2: projectbegroting regionalisatie brandweer versie 0.3 Externe kosten plan- en ontwerpfase t/m Externe kosten implementatiefase t/m subtotaal subtotaal totale kosten , , ,00 Projectonderdeel Onderwerp Aanname Kosten Projectgroep advieskosten externe adviseur ,00 communicatie uitingen nieuwsbrieven, grootschalige bijeenkomsten ,00 Projectplan uitvoering intern Organisatieplan op hoofdlijnen uitvoering intern Organisatieplan in detail uitvoering intern subtotaal ,00 Deelproject P&O Inventarisatie rechtsposities en arbeidsvoorwaarden Planning van de wettelijke formele termijnen WOR medezeggenschap BOR opstellen formatieplan opstellen functieboek externe ondersteuning bij opstellen raamwerk en beoordeling resultaat. Uitvoering intern externe ondersteuning externe ondersteuning BOR en eventuele opleidingskosten externe ondersteuning externe ondersteuning , , , , ,00

23 subtotaal ,00 Deelproject bedrijfsvoering verificatie raamwerk nulmeting financiën uitvoeren financiële nulmeting verificatie uitkomsten nulmeting Onderzoek huisvesting externe ondersteuning intern met gemeenten en externe ondersteuning. externe ondersteuning uitgaan van huren panden, intern met externe ondersteuning subtotaal 5.000, , , , ,00 Deelproject organisatie Verkennen organisatiemodellen en inrichtingsprincipes andere regio s Onderzoeken van een optimale schaal voor werkprocessen Onderzoek naar managementmodel Een voorstel doen voor de inrichting van de medezeggenschap voor de regionale brandweerorganisatie uitvoering intern uitvoering intern uitvoering extern uitvoering intern ,00 Verkennen wat centraal, wat gedeconcentreerd georganiseerd wordt incl. arrangementen voor bestuurlijke betrokkenheid uitvoering intern Voorbereiden overgang brandweer korpsen naar VGGM uitvoering intern subtotaal ,00 23

24 Deelproject kwaliteit Opstellen indicatoren die gebruikt worden voor de inhoudelijke nulmeting Opstellen van een maatlat die gehanteerd wordt om de indicatoren in beeld te brengen in de nulmeting uitvoering nulmeting Adviseren over instapniveau Voorstel ontwikkelen voor inhoudelijke kwaliteit nieuwe organisatie op schakels van de veiligheidsketen met externe ondersteuning met externe ondersteuning extern uitgevoerd opstellen beleidsplan uitvoering intern beslisdocument voor bestuur, intern opgesteld document op basis van de indicatoren en maatlat, intern opgesteld subtotaal , , , ,00 24

25 Implementatiefase Implementatieplan intern Uitvoering implementatie/transitie uitvoering intern advieskosten externe adviseur regionaal dekkingsplan uitvoering intern opstellen DVO's gemeenten uitvoering intern ontvlechtingsplannen gemeenten uitvoering intern medezeggenschap BOR externe ondersteuning BOR begeleiding plaatsing personeel uitvoering intern begeleiding inpassing/plaatsingsproces uitvoeren assesments 20x intern met externe ondersteuning extern transitie(plan) ICT uitvoering intern PvE huisvesting & verhuisplan uitvoering intern Opstellen P&C systeem, AO procedures e.d. uitvoering intern subtotaal , , , , ,00 25