Groendomein Wasven. Beleidsplan Beleidsplan Alfred van Kempen Datum: 30 september 2013

Transcriptie

1 Auteur: Alfred van Kempen Datum: 30 september 2013 Versie: V02 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING STRATEGIE KERNPRINCIPES MISSIE WERKZAAMHEDEN BELEID WERKZAAMHEDEN WERVING BESCHIKKING VAN HET VERMOGEN VERMOGEN BEHEER VERMOGEN KOSTENSTRUCTUUR BELONING ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

3 1. Inleiding Het beleidsplan 2013 is vooral gericht op de financiële kaders van stichting Groendomein Wasven. Het plan is in september 2013 door het bestuur vastgesteld en heeft een looptijd van vijf jaar. Het plan wordt iedere drie jaar geactualiseerd. De leidraad voor de inhoudsopgave is de indeling die wordt gehanteerd voor ANBI-instellingen bij de belastingdienst. In het operationeel plan 2014 worden de (inhoudelijke) activiteiten voor het jaar 2014 verwoord, met een doorkijk van drie jaar. Het operationeel plan wordt jaarlijks vastgesteld in september voor het eropvolgende kalenderjaar. Voor zowel het beleidsplan als het operationeel plan wordt, voor zover relevant, vooraf afgestemd met alle belanghebbenden, zoals stichting Lunet zorg, stichting Wasvenboerderij en de gemeente Eindhoven. De eindverantwoordelijkheid ligt bij stichting Groendomein Wasven. Voor een verantwoording van de activiteiten wordt verwezen naar het maatschappelijk jaaroverzicht. 3

4 2. Strategie 2.1. Kernprincipes Stichting Groendomein Wasven stelt zich ten doel: het behoud van het Groendomein Wasven, inclusief Wasvenboerderij, door een duurzame ontwikkeling in sociale, ecologische en economische zin. Onder duurzame ontwikkeling wordt verstaan: a) In ecologiche zin: het versterken van het ecologische karakter (flora, fauna) en de cultuurhistorie (archeologie, monumenten, landschapsarchitectuur en bewonersgeschiedenis) van Groendomein Wasven, inclusief Wasvenboerderij. b) In sociale zin: het vergroten van de leefbaarheid en versterken van de sociale cohesie en identiteit van Tongelre, in relatie tot Groendomein Wasven, inclusief Wasvenboerderij. c) In economische zin: een financieel zo onafhankelijk mogelijke exploitatie en financiële en organisatorische continuïteit van de stichting op korte en lange termijn. De stichting kenmerkt zich als een algemeen nut beogende instelling, zonder winstoogmerk en streeft naar het behoud van de ANBI-status (een zgn. goede doelen stichting), niet zozeer vanwege de fiscale voordelen maar om daarmee haar professionaliteit en transparantie te vergroten. Vandaar ook de toevoeging aan artikel 13, lid 4 van de statuten: bij vereffening zal het batig saldo worden bestemd voor een ANBI-waardig doel. De ANBI-categorie d (bescherming van natuur en milieu, daaronder begrepen bevordering van duurzaamheid) dekt daarbij het meest de lading van de stichting Missie De missie van stichting Groendomein Wasven is het bevorderen van sociaal individualisme door gemeenschapsvorming. Het sociaal individualisme is een samensmelting van alleen versus samen en ik versus de ander. Niet door deze tegenstellingen op te heffen maar door een gezamenlijke aanpak waardoor zowel het individu als de samenleving groeit en waarbij zowel het privé als publieke belang samengaan. Gemeenschapsvorming is daarbij de sleutel om het individu te aan te zetten tot persoonlijke en gezamenlijke groei (ik en samen) en zo een duurzame samenleving te bewerkstelligen Werkzaamheden De werkzaamheden van stichting Groendomein Wasven zijn: a) Het verhuren van ruimtes ten behoeve van aan stichting Lunet zorg (mensen met een verstandelijke beperking), stichting Wasvenboerderij (maatschappelijke onderneming) en beheerder (woning). Alle verhuurders dragen bij aan de doelstelling van de stichting. b) Het beheren en onderhouden van het groen en de opstallen, mede conform de gezamenlijke beheerovereenkomst met de gemeente Eindhoven. 4

5 c) Het uitvoeren van investeringsprojecten: van renovatie tot vernieuwing, vanuit een duurzame, toekomstgerichte ontwikkeling van het groendomein Wasven. d) Het organiseren van activiteiten die de sociale en fysieke leefbaarheid van de omgeving vergroten door recreactie, educatie en participatie zoals evenementen, thema avonden, rondleidingen, workshops voor groepen en scholen en gezamenlijk onderhoud (groen, gebouw). e) Het ontwikkelen en verbinden van mensen door intensieve samenwerking met stichting Lunet zorg en stichting Wasvenboerderij. Het accent ligt in financieel opzicht bij de werkzaamheden a, b en c, en in organisatorisch opzicht bij de activiteiten (werkzaamheden d en e). 5

6 3. Beleid 3.1. Werkzaamheden De volgende projecten en investeringen zijn in uitvoering c.q. staan gepland voor de periode : a) Pure Hubs: het bevorderen van de stad en streek relatie: realisatie tuinderij b) Pure Hubs: thema avonden en evenementen (proef t seizoen, Pure Food Event) c) Het einde van de beukenlaan: realiseren entree, onderhoud en vlechtheggen in beukenlaan d) Bolakker inrichten als voedseltuin; netto opbrengst voor voedselbank e) Het duurzaamheidskeurmerk voorbij f) Verwarming en tochtsluit gasterij g) Verbeteren arbeidsomstandigheden keuken en bakkerij h) Activiteiten en netwerk rondom vogels, vlinders, bijen i) Reservering isoleren rieten kap j) Continuering en versterken diverse werkgroepen 3.2. Werving Het vermogen van de stichting wordt gevormd door: a) Projectsubsidies, evenementensubsidies, duursubsidies b) Donaties, giften en participaties (Vrienden van) c) Inkomsten uit maatschappelijke verhuur d) Netto inkomsten uit activiteiten Het gebruik van de gebouwen en opstallen wordt in het bestemmingsplan begrensd en aangeduid als een maatschappelijke geïntegreerde voorziening; in de vorm van detailhandel en horeca, direct gerelateerd aan en ten dienste van maatschappelijke voorzieningen zoals educatieve, sociaal-medische, sociaalculturele en levensbeschouwelijke voorzieningen Beschikking van het vermogen De taakverdeling binnen het bestuur is als volgt: a) De voorzitter is verantwoordelijk voor de public relations, (investerings)projecten, verzekeringen, controlling en verhuurcontracten. b) De secretaris is verantwoordelijk voor de vastlegging van het bestuuroverleg, inkomende post en contacten met vrijwilligers en buurtorganisaties. c) De penningmeester is verantwoordelijk voor de boekhouding, facturatie, kascontrole en 6

7 betalingen. d) De bestuursleden zijn afgevaardigden van werkgroepen (zoals natuurwerkgroep, educatie, expositie, NXT-generation, communicatie en facilitair). Er kan alleen over het vermogen worden beschikt op basis van projectplannen of investeringen die zijn goedgekeurd door het bestuur. De voortgang van de projecten wordt maandelijks met het bestuur besproken. Grotere uitgaven volgen de provinciale aanbestedingsrichtlijnen. Voor kleine uitgaven binnen de werkgroepen is het betreffende bestuurslid verantwoordelijk. Het bestuur komt maandelijks bijeen om de voortgang te bespreken van alle activiteiten (werkzaamheden d) en de voortgang van projecten en beheer (werkzaamheden a, b en c). De vrijwilligers worden ingelicht via de werkgroepleiders en drie tot vier keer per jaar tijdens de netwerkborrel Vermogen Verhoudingsgewijs wordt het meeste geld uitgegeven aan verbeterprojecten en het instandhouden van gebouwen, installaties en inventaris. De activiteiten vergen weliswaar veel inzet maar de kosten blijven laag omdat er nauwelijks sprake is van personeelskosten (vrijwilligerswerk). Gezien de omvang van de investeringen en het onvoorspelbare karakter van groot onderhoud streeft de stichting naar een eigen vermogen van tenminste één jaaromzet. Vanaf de opstart is een lening verstrekt aan stichting Wasvenboerderij. Deze is van tijdelijke aard en noodzakelijk om een duurzame exploitatie te kunnen realiseren. De lening is aangegaan tegen een marktconforme, zakelijke rente en verkeerd in de afbouwfase. Voor een cijfermatig overzicht van de vermogensuitkeringen wordt verwezen naar de jaarstukken. 7

8 4. Beheer 4.1. Vermogen Voor de balans met toelichting van de vermogensopbouw wordt verwezen naar de jaarstukken. De penningmeester beheert het vermogen en beslist zelfstandig of een overschot op de lopende bankrekening wordt overgeheveld naar de spaarrekening. Hierdoor blijft het eigen vermogen inzetbaar voor onverwachte grote uitgaven. Voor andersoortige spaarvormen of beleggingen is toestemming van het bestuur noodzakelijk. Hiervoor is tot dusver geen sprake van (geweest) Kostenstructuur Er zijn nagenoeg geen kosten voor het werven en beheren van het vermogen (niet te verwarren met de beheerkosten van het groen en de gebouwen). Voor zover hiervan sprake is van, zijn deze verdisconteerd in de projectplannen (zoals het aanvragen en verantwoorden van subsidies) Beloning Het bestuur ontvangt geen financiële beloning. Wel kunnen gemaakte kosten worden gedeclareerd in het kader van activiteiten (zoals alle vrijwilligers). Vrijwilligers die een structurele of substantiële bijdrage leveren kunnen een vrijwilligersvergoeding ontvangen, na goedkeuring van het bestuur of binnen de geldende regels. Kleine, incidentele vergoedingen worden rechtstreeks door de werkgroepleider en de penningmeester met de vrijwilliger geregeld. Werkgroepen ontvangen jaarlijks een bedrag, vastgesteld door het bestuur, die zij naar eigen inzicht kunnen besteden aan het verhogen van de kennis, kunde en binding van de groep Administratieve organisatie Onkostendeclaratie tot een bedrag van 50,- kunnen worden aangegaan en ondertekend (paraaf, datum) door het verantwoordelijke bestuurslid (indien vrijwilliger, dan tekent bestuurslid bij). Declaraties van voorzitter of penningmeester worden altijd door een ander bestuurslid mede ondertekend (datum en paraaf). Kosten voor een activiteit kunnen voor zover ze binnen de projectbegroting vallen van de betreffende activiteit tot een bedrag van 500,- worden aangegaan en afgetekend (paraaf, datum) door het verantwoordelijke bestuurslid, daarboven alleen in overleg met penningmeester of voorzitter. 8

9 Onderhoudscontracten (installaties) en servicekosten worden jaarlijks bekeken door de boerderijmeester (vrijwilliger) en de voorzitter (tevens ondertekenaar van contracten). Op grond van de contracten kan de boerderijmeester facturen aftekenen (datum en paraaf). Bij reparaties buiten het contract wordt eerst afgestemd door de boerderijmeester met de voorzitter alvorens de reparatie te laten uitvoeren. Contracten voor verzekeringen worden jaarlijks bekeken door de penningmeester en voorzitter. Op grond van de contracten worden (automatische) incasso s gecontroleerd door penningmeester en achteraf goedgekeurd (paraaf, datum) door de voorzitter. Kosten voor onderhoud, reparatie, inventaris, investeringen en projecten tot een bedrag van 5000,- kunnen door de projectleider c.q. voorzitter worden ondertekend (paraaf, datum), daarboven is goedkeuring nodig van het bestuur. Voor kleine uitgaven houdt de penningmeester een kasboek bij. Deze wordt eenmaal per jaar gecontroleerd door een bestuurslid. De penningmeester boekt alle factuur in, stelt deze betaalbaar en zet datum en paraaf op de factuur. De boekhouding wordt jaarlijks door een bevoegd, externe deskundige gecontroleerd waarna de jaarstukken worden opgemaakt. 9