fusiebegeleidingscommissie sv Veerse Boys en Good Luck

Transcriptie

1 fusiebegeleidingscommissie sv Veerse Boys en Good Luck

2 INHOUD INHOUD 2 VOORWOORD 3 INLEIDING Fusiebegeleidingscommissie Waarom een fusie? Uitgangspunten fusie 5 VERENIGINGSSTRUCTUUR Algemeen Organogram Kandidaat-bestuursleden 5 NAAM en CLUBKLEUREN naam clubkleuren en tenue clublogo 6 ZORGGEBIEDEN & BELEID introductie normen & waarden financiën sponsorzaken voetbalzaken vrijwilligersbeleid / nevenactiviteiten accommodatiebeheer PR & communicatie ledenwerving- en behoud 11 ACCOMMODATIE wensen vereniging rol gemeente vervolgtraject 11 JURIDISCHE STRUCTUUR algemeen juridische fusie ereleden en leden van verdiensten 12 BESLUITVORMING algemeen 12 BIJLAGEN organogram

3 VOORWOORD Overleg tussen de besturen van vv Good Luck en sv Veerse Boys leidden in 2014 tot het besef dat een intensieve samenwerking, leidend tot het samengaan van beide verenigingen, onontkoombaar is om in Raamsdonksveer een bloeiende voetbalvereniging in stand te houden. In augustus 2014 besloten de besturen van sv Veerse Boys en vv Good Luck daarom de mogelijkheden voor een nauwe samenwerking, leidend tot een fusie tussen beide clubs, te laten onderzoeken. Een fusieonderzoekscommissie, bestaande uit leden van beide clubs en een vertegenwoordiger van de KNVB, ging met die opdracht aan de slag. De stand van zaken bij beide clubs werd geanalyseerd en de voor- en nadelen van een fusie werden in kaart gebracht. Dit leidde tot een advies aan de besturen en leden van beide clubs, dat verwoord werd in het Voorstel start fusieproces (januari 2015). Tijdens een buitengewone algemene ledenvergadering op 25 februari 2015 werden de leden van beide verenigingen geïnformeerd over de bevindingen van de fusieonderzoekscommissie en gingen die leden in grote meerderheid akkoord met het opstarten van het fusieproces. In dit fusievoorstel heeft de fusiebegeleidingscommissie voor u de belangrijkste fusievraagstukken zo concreet mogelijk uitgewerkt. Er is naar gestreefd om een zo compleet mogelijk beeld te geven van het fusietraject, de verenigingsstructuur, de beleidsvoornemens en het overlegproces met de gemeente t.a.v. de nieuwe accommodatie. Zowel sv Veerse Boys als vv Good Luck hebben hun eigen, rijke historie, cultuur en identiteit. De goede samenwerking binnen de fusiebegeleidingscommissie en ondersteunende commissies én de wil om de fusie te laten slagen bieden mooie vooruitzichten op een nieuwe bloeiende voetbalvereniging in Raamsdonksveer, die kan uitgroeien tot een toonaangevende vereniging in de regio. Er liggen kansen voor de nieuwe vereniging om zich op alle niveaus in kwaliteit te ontwikkelen. Wij wensen u veel wijsheid bij uw besluit. namens sv Veerse Boys: namens vv Good Luck De fusiebegeleidingscommissie, onder leiding van een onafhankelijk voorzitter, ging vervolgens met die opdracht aan de slag. Naast de vele organisatorische aspecten is met name veel tijd gestoken in het overleg met de gemeente over een nieuw clubgebouw, dat de complexen van beide clubs moet verbinden. Een nieuw clubgebouw was en is een belangrijke voorwaarde voor het slagen van het fusieproces. Tussentijds bent u via de website, mailberichten en bijeenkomsten op de hoogte gehouden van het fusieproces. Dit fusievoorstel is het resultaat van het werk van de fusiebegeleidingscommissie en betrokken vrijwilligers van beide verenigingen tot dusver. Op basis van dit fusievoorstel beslist u, als lid van vv Good Luck of sv Veerse Boys, tijdens de algemene ledenvergadering op donderdag 20 oktober 2016 of u in principe akkoord gaat met de fusie van beide verenigingen. Uw besluit hierover is ook van belang voor de besluitvorming in de gemeenteraad m.b.t. de nieuwe clubaccommodatie. 3 Piet Damen voorzitter Iwan Vink voorzitter

4 INLEIDING 1.1 Fusiebegeleidingscommissie Na de goedkeuring door de leden op 25 februari 2015 is de fusiebegeleidingscommissie aan de slag gegaan met het starten van het fusieproces. De commissie bestaat uit Iwan Vink, John Verduijn, Marco Peters en Paul Drukker namens vv Good Luck en Piet Damen, Frans Roos, Toine Buijks en Sander den Boer namens sv Veerse Boys. Harm van Hal was als vertegenwoordiger van de KNVB regelmatig aanwezig. Marcel Berendse werd bereid gevonden als onafhankelijk voorzitter van deze commissie aan de slag te gaan en Inge Klaasen heeft de taak van notulant op zich genomen. Het werk van de fusiebegeleidingscommissie heeft zich tot dusver met name gericht op: - voorstellen doen voor de structuur van de nieuwe vereniging (organogram); - het verkrijgen van duidelijkheid over de financiële consequenties; - voorstellen doen m.b.t. de keuze voor zaterdagof zondagvoetbal voor de selectieteams senioren(m); - het vinden van oplossingen voor gesignaleerde problemen; - veelvuldig overleg met de gemeente over de nieuwe accommodatie; - het in contact brengen van commissies van beide verenigingen; - het opstellen van concept beleidsplannen; - het mobiliseren van vrijwilligers om mee te denken in het fusieproces; - het bewaken en bijstellen van het tijdpad: - het opstellen van dit fusievoorstel; - communicatie richting de diverse doelgroepen. Dit fusievoorstel is gebaseerd op de kennis en voortgang van dit moment. Het is mogelijk dat na publicatie hiervan nog zaken en / of inzichten veranderen. Het fusieproces is hiermee nog niet afgerond. 1.2 Waarom een fusie? Het vertrekpunt voor de fusie was het scheppen van een win-win situatie voor beide clubs en dat de leden niet geconfronteerd zouden worden met hoge financiële lasten (lees: aanzienlijke contributieverhoging). Door de fusie ontstaat een grotere vereniging, die de zorgen en problemen van de huidige clubs kan wegnemen en die klaar is voor de toekomst. De huidige zorgen en problemen bij beide clubs: - de huidige accommodaties zijn sterk verouderd, niet ingericht voor dames- en meisjesvoetbal, en aan vervanging toe. Realisatie van nieuwbouw is voor de huidige clubs niet haalbaar gezien de beperkte financiële middelen. - financieel kunnen beide verenigingen het hoofd net boven water houden, maar reserves opbouwen voor grote investeringen, een goed jeugd voetbalbeleidsplan o.i.d. is niet mogelijk. Hoge huisvestingskosten en teruglopende sponsorinkomsten spelen daarbij ook een rol. - hoewel het aantal vrijwilligers redelijk constant is, komen beide clubs toch regelmatig handen te kort en de verwachting is dat dit in de toekomst alleen maar erger zal worden als er niets gebeurt. Nieuw beleid moet dit binnen de nieuwe club gaan voorkomen. - beide clubs blijven in de huidige situatie te klein om sportieve ambities haalbaar te maken. Stagnerende groei en de afname van het aantal seniorenspelers spelen ook een rol. Bovenstaande zorgen en problemen spelen bij beide clubs al langere tijd en kunnen door hen afzonderlijk niet goed worden aangepakt en opgelost. Bundeling van krachten en kennis kan wel uitkomst bieden. Wat betreft de accommodatie is het zo dat de gemeente wel genegen is om geld beschikbaar te stellen voor één nieuwe accommodatie. Het verleden heeft geleerd dat het anders alleen tot opknappen beperkt blijft. 4

5 1.3 Uitgangspunten fusie De fusiebegeleidingscommissie is aan de slag gegaan met de volgende uitgangspunten / doelstellingen voor de fusievereniging: - een vereniging met zaterdag- en zondagvoetbal voor senioren (m/v) en jeugd (m/v); - een moderne vereniging voor iedereen, waarin er prestatief op een zo hoog mogelijk niveau wordt gevoetbald door zowel senioren, dames als jeugd, maar waarin er ook alle ruimte is en volop mogelijkheden zijn om recreatief te voetballen op zowel zaterdag als zondag. - een verenigingsstructuur waarin commissies binnen vastgestelde beleidskaders zelfstandig kunnen opereren. - een vereniging met maatschappelijke betrokkenheid. - een voetbaltechnisch jeugdbeleidsplan. - een actief vrijwilligersbeleid. - een normen en waarden beleid. - een nieuw clubgebouw dat de twee complexen met elkaar verbindt. De bouw moet uiterlijk in augustus 2018 gerealiseerd zijn. - de naam van de nieuwe vereniging zal in principe niet gerelateerd zijn aan de huidige naam van een van beide verenigingen. - de nieuwe verenging krijgt nieuwe clubkleuren, een nieuw logo en nieuwe huisstijl. - de nieuwe vereniging zal bij het begin van het seizoen aftrappen. 5 VERENIGINGSSTRUCTUUR 2.1 Algemeen Het hoofdbestuur van de nieuwe vereniging zal uit zeven personen bestaan. Het bestuur zal vertegenwoordigd worden door een dagelijks bestuur dat bestaat uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. De besluitvorming vindt plaats tijdens vergaderingen van het hoofdbestuur. 2.2 Organogram Ieder bestuurslid draagt verantwoordelijkheid voor één of meer zorggebieden, het daarvoor opstelde beleid en budget en de daaruit voortkomende activiteiten van de aan hem / haar gekoppelde commissie(s). De taken binnen het hoofdbestuur worden als volgt verdeeld: functie voorzitter secretaris penningmeester bestuurslid voetbal bestuurslid a & m bestuurslid v & n bestuurslid PR zorggebied normen & waarden (leden)administratie financiën voetbalzaken jeugd/senioren accommodatie en materiaalbeheer vrijwilligers & nevenactiviteiten PR & communicatie Binnen een zorggebied kunnen meerdere commissies actief zijn, die binnen de gestelde beleidskaders en budgettering zelfstandig moeten kunnen functioneren. (zie bijlage 1: organogram) 2.3 Kandidaat-bestuursleden Tot de oprichtingsvergadering wordt de nieuwe vereniging i.o. bestuurd door de fusiebegeleidingscommissie, als kwartiermakers voor de nieuwe vereniging. Tijdens de oprichtingsvergadering benoemt de ledenvergadering van de nieuwe vereniging het nieuwe bestuur. De fusiebegeleidingscommissie draagt kandidaat-bestuursleden voor. Geïnteresseerde leden kunnen zichzelf schriftelijk of via de mail kandidaat stellen.

6 NAAM en CLUBKLEUREN 3.1 Naam De naam van de nieuwe vereniging zal in principe niet gerelateerd zijn aan de huidige naam van een van beide verenigingen. De fusiebegeleidingscommissie wil de leden graag nauw betrekken bij het kiezen van een nieuwe naam. Daarom is ieder lid vrij om een voorstel voor de naam van de nieuwe club in te dienen. Hoe en wanneer u dat kunt, wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt. Een speciale commissie zal uit de ingeleverde voorstellen een selectie maken en die met een advies voorleggen aan de fusiebegeleidingscommissie. Tijdens de oprichtingsvergadering zal de nieuwe naam worden gepresenteerd. 3.2 Clubkleuren en tenue Met ingang van het seizoen zal de nieuwe vereniging in een nieuw tenue uitkomen. Ook het nieuwe tenue zal tijdens de oprichtingsvergadering worden gepresenteerd. 3.3 Clublogo Nadat de naam van de nieuwe vereniging en de clubkleuren bekend zijn, zullen een of meer grafische ontwerpers gevraagd worden om een of meer ontwerpen voor een nieuw logo en huisstijl te maken. Als er grafische talenten onder de leden zijn, dan betrekken we die ook graag in dit proces. De fusiebegeleidingscommissie of het nieuwe bestuur neemt het besluit over de keuze van het nieuwe logo en huisstijl. ZORGGEBIEDEN & BELEID 4.1 Introductie Een zorggebied bevat een aantal afgebakende taken. Elk zorggebied valt onder de verantwoordelijkheid van een van de bestuursleden. In elk zorggebied wordt gewerkt op basis van een beleidsplan dat na overleg met het bestuur wordt vastgesteld. Op basis van het beleidsplan en de daarbij behorende activiteiten wordt per zorggebied een begroting opgesteld en wordt er gewerkt met een budget dat na overleg met het bestuur is vastgesteld In een zorggebied zijn één of meer commissies actief, die binnen het gestelde beleid en budget zelfstandig moeten kunnen functioneren. Binnen een zorggebied of commissie kunnen coordinatoren met een speciale taak belast zijn. 4.2 normen & waarden Dit zorggebied valt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter. Concept beleidsplan Beschrijving en doelstellingen Beschrijving: Onder normen en waarden verstaan we de manier waarop we met elkaar omgaan. Welke normen en waarden vinden we belangrijk in onze nieuwe club? Normen zijn de omgangsvormen die wij normaal vinden. Waarden zijn de omgangsvormen die wij belangrijk vinden. Doelstelling: Het bestuur van onze nieuwe vereniging beoogt op het gebied van het sociaal ethisch beleid binnen de invloedsfeer van onze vereniging een duidelijk preventief en helder correctief beleid vast te stellen en dit ook te gaan toepassen. Informatiebronnen Verenigingsbeleidsplan sv Veerse Boys en vv. Good Luck. Derden: KNVB, andere verenigingen, alle overige openbare informatie zoals Landelijk platform tegen geweld op straat 6

7 Beleidsuitspraken / wensen voor de toekomst Het beleid zal erop gericht zijn om excessen te voorkomen (preventief), maar ook bij voorkomende excessen consequent handelend op te treden (correctief). Het instellen van dit statuut vormt dus een duidelijk signaal naar alle leden, leiding en ook bezoekers van de club, elke vorm van verbaal en / of fysiek geweld kan en zal niet worden getolereerd. Preventief beleid bestaat uit het opstellen en uitdragen van gedragsregels waaraan leden, leiding, vrijwilligers en gasten / bezoekers zich dienen te houden en waarop zij ook kunnen worden aangesproken. Het correctief beleid voorziet er in aan leden, leiding, vrijwilligers en gasten / bezoekers die zich schuldig maken aan overtreding van de gedragsregels sancties op te leggen door de daartoe bevoegde personen / organen zoals nader uitgewerkt in het convenant. Dit beleid wordt in de vereniging kenbaar gemaakt en verder uitgewerkt in een convenant, waarin permanente voorlichting (ook voor nieuwe leden) een duidelijk waarneembaar onderdeel zal zijn. De uitwerking van dit normen en waardenconvenant wordt door een nader te benoemen commissie gedaan. Het resultaat daarvan zal in de vorm van een boekje verschijnen en in de toekomst aan potentiële nieuwe leden, vrijwilligers en medewerkers worden verstrekt, waarna zij zich d.m.v. inschrijving akkoord verklaren met het normen & waarden beleid van de vereniging. De commissie zal bij voorkeur bestaan uit 2 à 3 personen. Het beleid wordt regelmatig, bij voorkeur 2x per jaar (januari en juni) geëvalueerd en indien nodig bijgesteld financiën Dit zorggebied valt onder verantwoordelijkheid van de penningmeester en kent vier commissies: - financiële commissie - sponsorcommissie - kantinebeheer - acties en loterijen 7 Concept beleidsplan Doelstelling en beschrijving: De doelstelling is het voeren van een verantwoord financieel beleid met transparante en professionele financiële processen. Middels het opstellen van een meerjarenbegroting moet dit zorgen voor een gezond financieel perspectief voor de korte en lange termijn. Iedere commissie zal per deelgebied een jaarlijkse begroting maken. Eenmaal per jaar wordt aan de ALV verantwoording afgelegd over de financiële positie van de vereniging. De financiële administratie zal overzichtelijk en efficiënt zijn, waarbij alle geldstromen lopen via het bestuurslid financiële zaken (penningmeester). Investeringen zullen jaarlijks op basis van levensduur worden geactiveerd. Informatiebronnen Bestaande verenigingsbeleidsplannen vv Good Luck en sv Veerse Boys en Wensen voor de toekomst: Rekening houdend met kosten/baten zullen we in het clubhuis gebruik maken van moderne elektronische betalings- en kassasystemen. Er is geen winstoogmerk. Bij inkoop en aanschaf van materialen komen eerst de eigen sponsors aan bod. Een proactieve sponsorcommissie zal worden ingezet voor het genereren van financiële middelen bij nieuwe en bestaande sponsors. De sponsorcommissie werkt altijd onder verantwoording van het bestuurslid financiële zaken (penningmeester). Contributie zal marktconform zijn en gaat via automatische incasso per kwartaal. Indexering op basis van CPI zal periodiek plaatsvinden. Voor loterijen en acties zal een maximum per seizoen gelden. Een projectteam voor dit soort acties geeft vooraf een bestemming aan de opbrengst en werkt altijd onder verantwoording van bestuurslid financiële zaken (penningmeester) concept beleidsplan sponsorzaken Beschrijving en doelstellingen Beschrijving: Onder sponsoring wordt verstaan het genereren van een externe geld- goederen- of dienstenstroom teneinde de operationele doelstellingen van de vereniging te ondersteunen.

8 Doelstelling: Het tot stand brengen van een constante, stabiele middelenstroom die wezenlijk bijdraagt aan de continuïteit van de vereniging. Informatiebronnen Verenigingsbeleidsplan sv Veerse Boys en vv Good Luck. Derden: KNVB, andere verenigingen, alle overige openbare informatie. (Google etc.) Beleidsuitspraken / wensen voor de toekomst Uitgangspunt binnen de nieuwe vereniging is een sponsorcommissie als onderdeel van het beleidsterrein Financiën. Om een gedegen sponsorbeleid te kunnen voeren dient de commissie uit minimaal 5 leden te bestaan Er is één aanspreekpunt. Alle sponsor-gerelateerde onderhandelingen, aanvragen etc. dienen vooraf te worden gecommuniceerd met de sponsorcommissie. Dit om processen niet te doorkruizen en doublures te voorkomen. De sponsorcommissie ontwikkelt een sponsorplan - met daarin sponsormodellen, mogelijkheden etc. en bijbehorende contracten. Ze doet gerichte acquisitie, waarbij gebruik wordt gemaakt van alle voorhanden zijnde middelen. 4.4 voetbalzaken Dit zorggebied valt onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid voetbalzaken en kent vier commissies met coördinatoren: (zie ook bijlage 1) - seniorenvoetbal > zaterdag / zondag - damesvoetbal - jeugdvoetbal > junioren / pupillen - wedstrijdzaken > senioren / dames / jeugd Concept beleidsplan Beschrijving en doelstelling Beschrijving: Onder voetbalzaken vallen alle direct aan het voetbal gerelateerde zaken. We maken hierbij een onderscheid tussen prestatievoetbal en recreatievoetbal. Onder prestatievoetbal vallen de selectieteams senioren (za / zo) en damesvoetbal en de selectieteams binnen de diverse leeftijdscategorieën van de jeugd. 8 Onder recreatievoetbal vallen alle overige senioren-, dames- en jeugdteams. Doelstellingen algemeen: - ieder lid op zijn of haar niveau met plezier laten voetballen; - een juiste balans tussen prestatie- en recreatie voetbal; - een gedegen jeugdopleiding die zorgt voor een goede doorstroom naar de senioren (m / v); - een duidelijke organisatiestructuur met goed omschreven taken en verantwoordelijkheden. Doelstellingen prestatievoetbal: - alle prestatieteams voetballen op een zo hoog mogelijk niveau; - alle prestatieteams worden getraind door gekwalificeerde trainers; Doelstellingen recreatievoetbal: - plezier gaat voor prestatie; - trainers / leiders worden gecoacht door gekwalificeerde trainers binnen de club. Beleidsuitspraken / wensen voor de toekomst Heren prestatievoetbal: - zaterdag- en zondagselectie o.l.v. één hoofdtrainer met twee assistenten (za / zo); - presteren op een zo hoog mogelijk niveau met aanwas uit eigen jeugd; - commissie seniorenvoetbal die verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van het beleid seniorenvoetbal. Heren recreatievoetbal: - training selfsupporting voor alle teams: - afstemmen competitie indeling i.o.m. teams: - commissie senioren recreatievoetbal bestaande uit spelers van de diverse teams; - per jaar groeien in kwaliteit en kwantiteit. Dames prestatie- en recreatievoetbal: - dames 1 spelen op een zo hoog mogelijk niveau; - gekwalificeerde trainer met assistent trainer; - commissie damesvoetbal; - jaarlijkse groei in kwaliteit en kwantiteit. Jeugdvoetbal: - een goede mix van prestatie- en recreatievoetbal - het prestatieniveau van de jeugd versterken (min. 1 e klasse voor selectieteams) en zorgen voor een goede doorstroom naar senioren prestatie- en recreatievoetbal;

9 - een actief selectiebeleid m.b.v. een scoutingsformulier; - jeugdcommissie verantwoordelijk voor goede organisatie van de jeugdafdeling; - technisch jeugdcoördinator, met de technische commissie verantwoordelijk voor het voetbaltechnisch jeugdbeleid, waaronder het selectiebeleid en het aanstellen van trainers, begeleiders e.d.; - organiseren van of stimuleren tot deelname aan cursussen jeugdtraining en begeleiding; - ruime aandacht voor normen & waarden waarbij afspraken worden nageleefd op voetbalgebied alsmede op terreinen als respect voor medewerkers, materialen, enz. - organisatie van nevenactiviteiten i.o.m. de activiteitencommissie. Wedstrijdzaken: - een wedstrijdsecretaris die samen met de coördinatoren wedstrijdzaken senioren (za / zo) en jeugd verantwoordelijk is voor een goede planning van alle wedstrijden en de aanstelling van clubscheidsrechters; - leden stimuleren tot het volgen van een scheidsrechters cursus; 4.5 vrijwilligersbeleid / nevenactiviteiten Dit zorggebied valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuurslid vrijwilligersbeleid en nevenactiviteiten (V & N) en kent drie commissies: - vrijwilligersbeleid; - nevenactiviteiten senioren; - nevenactiviteiten jeugd. Concept beleidsplan Beschrijving en doelstelling Een vrijwilliger is iemand die om niet een bijdrage levert binnen de vereniging. Van ieder lid wordt verwacht dat hij/zij een bijdrage levert als vrijwilliger naast zijn lidmaatschap. Op deze wijze kunnen we alle taken binnen de vereniging verdelen waarvoor we gezamenlijk onze activiteiten kunnen doen. We streven ook naar uniformiteit en transparantie over vrijwilligersvergoedingen. De activiteitencommissie heeft als doel om naast de wedstrijden en trainingen activiteiten te organiseren voor de leden van de vereniging. Deze activiteiten kunnen worden onderverdeeld in: Activiteiten voor jeugd leden Activiteiten voor senioren leden Activiteiten voor jeugd- en senioren leden Informatiebronnen Beleid van andere sportverenigingen binnen de Gemeente Raamsdonksveer zoals DDHC, LTV en HMC naast het huidige beleid van beide voetbalverenigingen. Wensen voor de toekomst Per lid wordt geacht om een minimale inspanning van 2 activiteiten te ondernemen binnen de vereniging. Hiervoor zal een lijst (digitaal inschrijfformulier) van activiteiten/taken beschikbaar zijn waaruit een keus gedaan kan worden per seizoen. Deze lijst zal zo veel mogelijk gevuld gaan worden voor aanvang van het seizoen en verder trapsgewijs worden aangevuld. Er zal een verdeling van activiteiten worden gemaakt voor senioren- en jeugd leden. Er zal voorafgaand aan het seizoen een activiteiten kalender worden samengesteld. Er zal een budget zijn samengesteld t.b.v. de activiteitencommissie en voor het vrijwilligersbeleid. Voor de ontwikkeling van vrijwilligers zullen er in samenspraak tussen commissie en hoofdbestuur leden eventueel op eigen voordracht of op voordracht van een commissie een opleiding kunnen volgen. Deze opleiding dient gerelateerd te zijn aan de activiteiten binnen de vereniging en hiervoor dient organisatorische ruimte te zijn. Uitgangspunt is dat de vrijwilligerscommissie een bestand bij houdt van activiteiten in combinatie met de leden. 9

10 4.6 accommodatiebeheer Dit zorggebied valt onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid accommodatie & materiaalbeheer en kent twee commissies: - onderhoud; - materiaalbeheer. Concept beleidsplan Beschrijving en doelstellingen zorggebied Beschrijving: Onder Accommodatiebeheer verstaan we het beheer en de verzorging van en het toezicht op de velden, de gebouwen en alle materialen (zowel alle voetbal gerelateerde als niet-voetbal gerelateerde materialen). Als aparte aandachtpunten zijn: sleutelbeheer en de organisatie van bovenstaande (m.n. de coördinatie van de vrijwilligers die de genoemde taken uitvoeren). Doelstellingen: - voldoende kwalitatief goede speel- en trainingsvelden; - gebouwen die voldoen aan de criteria: goed toegankelijk voor iedereen, onderhoudsvriendelijk, duurzaam, energiezuinig, sfeervol, veilig en met clubuitstraling. - kwalitatief goede materialen Informatiebronnen Verenigingsbeleidsplan sv Veerse Boys en vv Good Luck. Beleidsuitspraken / wensen voor de toekomst Organisatie Accommodatiebeheer: - één aanspreekpunt (bestuurslid accommodatie beheer); - aparte coördinator en werkgroep voor velden, gebouwen en materialen; - verenigingsmanager voor de dagelijkse gang van zaken; - inzet van medewerkers via reclassering en gemeente (participatiewet). Velden: - alle velden aan de noordzijde van het west tangent; - 2 of 3 kunstgrasvelden; - renovatie natuurgrasvelden; - mini-pupillenveld; - inklapbare pupillendoelen op de bijvelden; - beregeningsinstallatie onder alle velden. Gebouwen: - duurzame en energiezuinige nieuwe kleedaccommodatie en clubgebouw; - multifunctioneel gebruik nieuwe accommodatie; - materiaalberging GL handhaven. Materialen: - goed beheersplan voor alle materialen: - vaste materialen leveranciers: - goed sleutelbeleid; - ballenlocker voor elk team. 4.7 PR & communicatie Dit zorggebied valt onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid PR & communicatie en kent twee commissies: - PR zaken - ledenwerving en behoud (i.o.m. ledenadministratie) Concept beleidsplan Omschrijving & doelstelling PR & Communicatie omvat alle activiteiten die de vereniging onderneemt op het gebeid van de interne en externe communicatie. Algemene doelstellingen: - het werken aan het gewenste imago van de vereniging; - het bevorderen van openheid naar en betrokkenheid van alle doelgroepen. Informatiebronnen Informatie van medewerkers PR & Communicatie vv Good Luck en sv Veerse Boys. Beleidsplan sv Veerse Boys. Beleidsuitspraken / wensen voor de toekomst - goed gevulde commissie PR & Communicatie. - eigen begroting en budget. - inzet moderne communicatiemiddelen: centrale beheer van documenten, bijvoorbeeld met behulp van SharePoint of Google documents, waardoor ook templates met de huisstijl kan worden vastgelegd. - gebruik van narrow casting 10

11 4.8 Ledenwerving- en behoud Dit is een onderdeel van de ledenadministratie en valt onder verantwoordelijkheid van de secretaris en het bestuurslid PR & communicatie. Concept beleidsplan Omschrijving & doelstellingen Het actief werven van leden door gerichte acties via de media, scholen, deelname aan gemeentelijke sportpromotieprojecten, gebruik van social media en het organiseren van open activiteiten. Het continue werken aan een goed imago van de club zal ook een belangrijke bijdrage leveren. Het behouden van leden moet vooral gericht zijn op de doelgroep jaar en de recreatieve seniorenvoetballers. Doelstellingen: - jaarlijkse ledengroei van 1 3 procent naar 700 actieve leden; - duidelijke profilering van de vereniging (missie & visie) - actief beleid m.b.t. behoud van leden; Beleidsuitspraken & wensen voor de toekomst - commissie ledenwerving- en behoud; - actief wervingsbeleid; - goede doorstroom jeugd > senioren (m / v); - goede voorzieningen voor de jeugd (jeugdhonk); - jeugd actief betrekken bij beleid van de club; - invoeren uitschrijf -formulier ; - flexibel inspelen op wensen van leden; ACCOMMODATIE 5.1 Wensen vereniging De nieuwe vereniging wil graag een nieuw clubgebouw. Dat is een voorwaarde voor het doorgaan van de fusie. Het liefst zien we het clubgebouw verrijzen tussen de twee huidige complexen in, zodat het gebouw a.h.w. een verbindende factor wordt. Het nieuwe clubgebouw moet uiterlijk augustus 2018 zijn gerealiseerd. Qua velden gaan we uit van het huidige aantal speel- en trainingsvelden. Het huidige hoofdveld van Veerse Boys wordt het hoofdveld van de nieuwe vereniging vanwege de centrale ligging en de aanwezigheid van een overdekte zittribune. 5.2 Rol gemeente De gemeente heeft als beleid dat zij verantwoordelijk is voor de basisvoorzieningen. Hieronder vallen voornamelijk de kleedkamers met douches, materialenhok etc. De kantine, bestuurskamer, tribune, jeugdhonk, sponsorruimte etc. vallen onder verantwoordelijkheid van de nieuwe vereniging. Dit houdt in dat de kosten van de bouw voor de basisvoorzieningen door de gemeente worden gedragen en de vereniging de kosten voor de overige zaken zelf moet financieren. Voor het verenigingsdeel betekent dit dat we externe financiers moeten inschakelen om de bouw te realiseren. Uitgangspunt is hierbij dat er geen onverantwoorde risico s worden genomen en het minimale invloed heeft op de hoogte van de contributie. Stichting Waarborgfonds Sport(SWS) toetst middels een haalbaarheidsonderzoek de uitgangspunten en financiële prognosecijfers van de nieuwe vereniging. Het gehele traject wordt voor zowel het gemeentelijke- als het verenigingsdeel in nauwe samenwerking met de gemeente opgepakt Vervolgtraject In augustus is samen met de gemeente een overkoepelende bouwcommissie gestart met als belangrijkste doel het opstellen van een programma van eisen voor de nieuwe accommodatie. Daarnaast hebben we nog een bouwcommissie

12 met leden (met veel expertise) van beide verenigingen die zich voornamelijk gaat richten op de bouw van het verenigingsdeel. In het verder traject is ook SWS nauw betrokken. Voor medio oktober zal het definitieve PvE inclusief de beraming van de kosten opgesteld dienen te zijn, zodat in de raadsvergadering van december van dit jaar het definitieve besluit genomen kan worden. JURIDISCHE STRUCTUUR 6.1 algemeen Beide verenigingen, sv Veerse Boys en vv Good Luck, worden NIET opgeheven, maar gaan samen op in één nieuwe vereniging. Daarnaast is er een voornemen om een stichting op te richten die de nieuwe accommodatie gaat beheren. 6.2 juridische fusie Beide verenigingen gaan een juridische fusie aan. Dat betekent dat beide clubs opgaan in een nieuwe vereniging. Alle bezittingen en schulden gaan over naar de nieuwe vereniging. Alle roerende zaken, de leden, donateurs en bestaande overeenkomsten met leveranciers en sponsoren gaan automatisch over naar de nieuwe club. BESLUITVORMING 7.1 algemeen Tijdens de algemene ledenvergadering in oktober 2016 zullen de besturen hun leden vragen om op basis van dit fusievoorstel in principe akkoord te gaan met de fusie op voorwaarde dat in overleg met de gemeente een nieuw clubgebouw gebouwd kan worden dat voldoet aan de eisen van deze tijd en de wensen van de club. De nieuwe accommodatie moet in augustus 2018 zijn gerealiseerd. Als de gemeenteraad in december gunstig beslist t.a.v.de nieuwe accommodatie zal in januari / februari de oprichtingsvergadering worden gehouden. Tijden die bijeenkomst zullen ook de naam en clubkleuren van de nieuwe vereniging worden gepresenteerd. BIJLAGEN 8.1 organogram De oorspronkelijke datum van het ingaan van het lidmaatschap van leden wordt overgenomen in de registers van de nieuwe vereniging. De statuten van sv Veerse Boys en vv Good Luck worden opgenomen in de nieuwe statuten die tevens worden getoetst aan de modellen van de KNVB. Hetzelfde zal gebeuren met het huishoudelijk reglement van beide clubs. De notaris beoordeelt deze officiële stukken ook en legt ze daarna vast in een notariële akte. 6.3 Ereleden en leden van verdiensten Binnen de nieuwe vereniging blijven de ereleden en leden van verdiensten deze status behouden Na de fusie blijven deze leden in de registers van de vereniging opgenomen met een toevoeging die verwijst naar de herkomst: voorheen vv Good Luck dan wel voorheen sv Veerse Boys. 12

13 Bijlage 1: ORGANOGRAM FUSIEVERENIGING Uitgangspunten zijn: - afgebakende taak- of zorggebieden - elk taak- of zorggebied valt onder verantwoordelijkheid van één bestuurslid - in een taak- of zorggebied zijn één of meer een commissies actief met het verantwoordelijk bestuurslid als voorzitter - binnen een zorggebied / commissie kunnen coördinatoren met een specifieke taak belast zijn - in elk taak- zorggebied wordt gewerkt op basis van een beleidsplan - elk taak- zorggebied stelt een begroting op en werkt met een eigen budget 13

14 Taak- of zorggebieden: bestuursfunctie: commissies normen & waarden voorzitter normen & waarden / representatie secretariaat secretaris ledenadministratie / ondersteunend naar andere taakgebieden (ledenwerving & -behoud) financiën penningmeester financiële commissie loterijen & acties sponsorzaken ڌ sponsorcommissie kantinebeheer ڌ kantinecommissie voetbalzaken bestuurslid voetbalzaken seniorenvoetbal coördinator zaterdag / zondag leiders, trainers selectieteams voetbalzaken jeugd coördinatoren junioren / pupillen (jeugdbestuur) technisch jeugdcoördinator wedstrijdzaken wedstrijdsecretaris scheidsrechterzaken wedstrijdzaken senioren wedstrijdzaken jeugd coördinator za / zo accommodatie- & materiaalbeheer onderhoudscommissie velden / gebouwen bestuurslid a & m materiaalbeheer vrijwilligers & nevenactiviteiten bestuurslid vrijwilligersbeleid vrijwilligersbeleid nevenactiviteiten ڌ commissie activiteiten jeugd / senioren PR & Communicatie bestuurslid PR & communicatie clubblad / nieuwsbrief; website, accounts social media (ledenwerving en behoud) 14