Handleiding Ruimtebeheer

Transcriptie

1 Handleiding Ruimtebeheer Versie: 7.3 Ingangsdatum: 06 Oktober 2014 Status: definitief

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Laden Eerste kennismaking Look and Feel Inrichting Ruimtebeheer Unit verkenner Uitvouwen en samenvouwen Alles selecteren en selectie opheffen Zoeken Verbergen van Unit Verkenner Weergave kalender Datum selectie Wijzigen weergave kalender Zoom functie Negeer tijdsblokken Aantal dagen Oriëntatie Filteren op status Reserveringen in een kalender Informatie in kalender Openen van een reservering Verplaatsen van een reservering Kopiëren en plakken van reservering Reservering maken Selecteren Datum en Tijd Contactgegevens Kosten Aanwezige standaard faciliteiten Te reserveren faciliteiten Aanmaken van een terugkerende reservering Wijzigen tijd terugkerende reservering Overschrijden van tijd kalender Extra instellingen reservering Melding: Actie niet toegestaan Melding: Aandacht vereist Verwijderen van reservering Factuur verzenden Zoeken Zoek Vrije ruimte Zoek reservering Conflicten Reserveringen Faciliteiten Brieven Losse bestellingen Poli Rapporten Standaard functionaliteiten rapporten Refresh rapport Bladeren door het rapport Printen rapport Opslaan van het rapport...43 Ruimtebeheer blad 2 van 53

3 Extra paramaters rapport Rapporten Soort Reserveringen Rapport Te leveren faciliteiten Rapport Dagoverzicht Reserveringen Rapport Omzet per kostenplaats Rapport Infokaart Analyse Lite User Ruimtebeheer Activeren Ruimtebeheer Lite User Inloggen Lite user portal Reserveringen Lite user Te leveren faciliteiten Business Intelligence Ruimtebeheer blad 3 van 53

4 1. Inleiding Voor u ligt de handleiding Ruimtebeheer. In deze handleiding nemen wij u stap voor stap mee door de verschillende functionaliteiten die uw processen kunnen ondersteunen in Ruimtebeheer. Voordat we van start gaan bespreken we kort de belangrijkste functionaliteiten. Dubbelboekingen en het ontbreken van de gevraagde middelen roept tijdens een bespreking of vergadering irritaties op. Zo ook onnodige leegstand en onjuist gebruik van ruimten en werkplekken kosten geld. Met de module Ruimtebeheer kunt u dit ondervangen en zijn deze irritaties en extra kosten verleden tijd. Module Ruimtebeheer zorgt ervoor dat de status van de algemene ruimtes zoals vergaderzalen en spreekkamers, in één oogopslag inzichtelijk zijn. Maar ook het toekennen van faciliteiten, bezoekers en parkeerplaatsen kan op eenvoudige wijze gerealiseerd worden. Het registreren van een ruimte is een eenvoudige handeling. U kunt ruimtes structureel reserveren door een cyclus aan te geven. Het systeem reserveert zelf de vrije ruimtes en houdt rekening met het aantal deelnemers. De ingebouwde reserveringskalender brengt al uw reserveringen helder in beeld. Opdrachten voor uit te voeren werkzaamheden, zoals het klaarzetten van een beamer of het regelen van een lunch, kunnen geregistreerd worden en via de aan de juiste persoon worden opgedragen. De reserverende partij kan bij aanvraag, wijziging, verwijdering of als herinnering via genotificeerd worden. Ook kunt u verschillende rapportages opvragen, die u processen ondersteunen. Met de Module Ruimtebeheer krijgt u grip op uw reserveerbare ruimtes en faciliteiten. We hebben met zorg en aandacht deze handleiding Ruimtebeheer geschreven. Mocht u nog vragen hebben of opmerkingen horen we dit graag, Facility Kwadraat Ruimtebeheer blad 4 van 53

5 2. De module Ruimtebeheer is ontwikkeld in. is een web applicatie dat draait in de Cloud. Ruimtebeheer is één van de modules van WISH die facilitaire en vastgoed gerelateerde processen ondersteunen. Om met Ruimtebeheer van start te gaan gaat u in uw internet browser naar U krijgt het inlogscherm te zien waarin u uw gebruikersnaam en wachtwoord dient in te geven om toegang te krijgen tot de verschillende modules. U krijgt een overzicht van de voor u beschikbare modules. Klik op het icoontje Ruimtebeheer om de module Ruimtebeheer op te starten. Ruimtebeheer blad 5 van 53

6 2.1 Laden De gekozen module wordt geladen vanaf de servers van Facility Kwadraat Software B.V. U ziet tijdens het laden een blauwe bewegende cirkel met daarin het percentage dat is geladen. Alle modules binnen maken gebruik van de nieuwste Microsofttechnieken gebaseerd op Silverlight. Hiervoor moet Silverlight zijn geïnstalleerd in uw internetbrowser. Als dit niet het geval is (of wanneer een verouderde versie is geïnstalleerd), dan krijgt u een foutmelding. Om de module op de juiste manier te zien, heeft u de meest recente versie (5.0 of hoger) van Silverlight nodig. U kunt uw huidige versie controleren op U hebt de mogelijkheid om diverse modules te laden. U kunt dus bijvoorbeeld de module Vastgoedbeheer en de module Ruimtebeheer naast elkaar gebruiken, zonder dat u telkens een module opnieuw moet laden. Ruimtebeheer blad 6 van 53

7 2.2 Eerste kennismaking Om maximaal te kunnen profiteren van onze adviseren wij u om de beeldschermresolutie zo hoog mogelijk te zetten. Daarnaast kunt u: 1. De control toets inhouden en met behulp van het muiswieltje uitzoomen (afhankelijk van uw browserversie) om meer informatie op het scherm te tonen. 2. Op de functietoets F11 drukken om de browserbalken te onderdrukken. Ruimtebeheer blad 7 van 53

8 3. Look and Feel De kleurstijlen die gehanteerd worden in de Silverlight modules zijn op eenvoudige wijze te wijzigen. Klik met de muis op Thema links boven om een andere kleurstijl te selecteren. We onderscheiden 2 verschillende thema s, Windows 8 en Donker. Standaard is de thema Windows 8. Windows 8 Donker Ruimtebeheer blad 8 van 53

9 4. Inrichting Ruimtebeheer Als u bent ingelogd in WISH en u heeft de module Ruimtebeheer geladen krijgt u onderstaand scherm te zien. 4.1 Unit verkenner De module Ruimtebeheer start automatisch op met de organisatie dat is gekoppeld aan uw WISH Account. Kiest u voor Ruimtebeheer, dan wordt links de unit verkenner geopend. Alleen de niveaus waarbij reserveerbare units aanwezig zijn worden getoond in de boomstructuur. Ruimtebeheer blad 9 van 53

10 4.1.1 Uitvouwen en samenvouwen Als u op de rechterknop klikt in de unit verkenner krijgt u de keuze om alles uit te vouwen en samen te vouwen. Als u klikt op uitvouwen wordt de unit verkenner volledig uitgeklapt tot op het laagste niveau. U gaat weer terug naar het hoogste niveau van de unit verkenner als u klikt op samenvouwen Alles selecteren en selectie opheffen Als u alle ruimtes wilt selecteren, kun u de optie alles selecteren gebruiken. U kunt deze selectie ook opheffen Doorlopen van unit verkenner Door te klikken op het driehoekje geopend. In totaal zijn er vier niveaus: voor het eerste niveau, wordt het volgende niveau Door te klikken in het vierkantje, worden de units geopend. Dit kan op alle vier de niveaus. Pas als u het niveau van de unit heeft geselecteerd, ziet u de knop toon kalender verschijnen. In de kalender kunt u een reservering aanmaken. Ruimtebeheer blad 10 van 53

11 4.1.4 Zoeken In de Unit verkenner kunt u ook zoeken op een object. U kunt zoeken op de code en het woord van de object. Ook is het mogelijk om op een deel van de omschrijving van de object te zoeken. Gebruik de enter toets of klik op het vergroot glas om te zoeken Verbergen van Unit Verkenner U kunt de Unit verkenner verbergen, waardoor u meer ruimte heeft voor de kalender. Klik bij de Unit Verkenner op de punaise. De Unit Verkenner wordt geminimaliseerd tot een tabblad links van de pagina. Als u hier op klikt wordt de boomstructuur weer getoond. Staat de punaise omhoog staat dan is Unit verkenner vastgezet. Als de punaise ligt dan wordt de Unit verkenner verborgen. Ruimtebeheer blad 11 van 53

12 4.2 Weergave kalender Dag: Het overzicht dag toont standaard de dag van vandaag. De tijdsperiode die getoond wordt loopt van 08:00 s ochtends tot 20:00 uur s avonds. Week: In het overzicht week worden alle dagen van de week getoond van zondag tot en met maandag. De tijdsperiode die getoond wordt loopt van 08:00 s ochtends tot 20:00 uur s avonds. Werkweek: In het overzicht werkweek worden de standaard werkdagen getoond van maandag tot en met vrijdag. De tijdsperiode die getoond wordt loopt van 08:00 s ochtends tot 20:00 uur s avonds. Maand: In het overzicht maand word standaard een maand getoond. In blokken worden de dagen getoond met daarin de reserveringen. Tijdlijn: In het overzicht tijdlijn kunt u de reserveringen zien op basis van een tijdlijn. In blokuren worden de reserveringen getoond. Ruimtebeheer blad 12 van 53

13 4.3 Datum selectie Als u op Toon kalender heeft geklikt, wordt rechts de kalender geopend. We gebruiken in dit voorbeeld de kalender Week. Bovenin kunt u de kalender veranderen in een dag, week, werkweek, maandoverzicht of in tijdlijn. Facility Kwadraat kan naar wens inrichten, met welke kalender opgestart dient te worden. In de kalender kunt u rechts van de kalenderbalk met de pijltoetsen verspringen van dag- week of maand. U gaat met de pijl naar links een dag terug en met de pijl rechts een dag vooruit. Als u klikt op de kalendericoon krijgt u een maandkalender te zien. Binnen de maandkalender kunt u ook met de pijltoetsen verspringen van maand. Ruimtebeheer blad 13 van 53

14 In onderstaand voorbeeld klikt u op Juli 2015 dan wordt de jaar-maandkalender getoond en kunt u een maand selecteren en vervolgens wordt de maand kalender getoond. Klikt u nogmaals op Jaar dan wordt de jaarkalender getoond. U kunt op deze wijze steeds grotere stappen nemen in de tijd. 4.4 Wijzigen weergave kalender Zoom functie Als u meer of minder informatie wilt zien in de kalender kunt u gebruik maken van de functie zoom. Hiermee is het mogelijk om in en uit te zoomen in de kalender. Afhankelijk van het soort overzicht wordt hierdoor de opbouw van dag en tijd aangepast Negeer tijdsblokken Als u een reservering heeft aangemaakt kunt de tijd aanpassen door de onderste of bovenste lijn van de reservering in de kalender naar beneden of naar boven te slepen. Als de functie negeer tijdsblokken staat aangevinkt, dan wijzigt u de reservering per minuut in de kalender. Als de functie negeer tijdsblokken uitgevinkt staat, wordt het tijdstip van de reservering op basis van tijdsblokken aangepast. Ruimtebeheer blad 14 van 53

15 4.4.2 Aantal dagen U kunt ook de weergave aanpassen van de kalender door minder of meer dagen te selecteren die getoond moet worden. U kunt de pijltoetsen gebruiken om minder of meer dagen te selecteren. Het is ook mogelijk om het aantal dagen in te typen Oriëntatie In verschillende kalenders kunt u de weergave aanpassen of de reserveringen verticaal of horizontaal getoond worden. U gebruikt hiervoor de optie oriëntatie. Dit is niet mogelijk in de kalender Maand. 4.5 Filteren op status U kunt bij het aanmaken en of wijzigen van een reservering deze een bepaalde status meegeven. In de kalender kunt u de volgende stadia gebruiken om te filteren. Ruimtebeheer blad 15 van 53

16 5. Reserveringen in een kalender 5.1 Informatie in kalender Als u gebruik maakt van de kalender Dag, Week, Werkweek dan wordt een reservering als onderstaand voorbeeld getoond. U ziet dat de reservering links een groene rand heeft. Dit is de kleur van de timemarker. In dit voorbeeld betekend dat de reservering definitief is. Als eerste ziet u de omschrijving van de reservering. Naast het nummer ziet u dit icoon. Dit icoon geeft aan dat het om een terugkerende reservering gaat. Als het een enkele reservering is wordt er geen icoon getoond. Onder de omschrijving vindt u de naam van de aanvrager. Naast het icoon van terugkerende reservering ziet u een rood uitroepteken staan. Met het rode uitroepteken wordt aangeven dat de reservering een hoog belang heeft. Het nummer van de reservering wordt weergegeven en indien van toepassing het uitzonderingsnummer. U ziet hoeveel personen er verwacht worden en hoeveel faciliteiten er zijn gereserveerd. Als laatste worden opmerkingen van de reservering getoond. In de kalender Maand en Tijdlijn kan minder informatie weergegeven worden. U ziet hierbij of het een terugkerende reservering betreft met de omschrijving en wat de status is van de reservering. Als u meer informatie wilt zien van de reservering kunt u op een reservering gaan staan met uw muis. U ziet hierbij ook de tijd van de reservering, de aanvrager, het aantal personen en faciliteiten en de opmerkingen. Ruimtebeheer blad 16 van 53

17 5.2 Openen van een reservering Als u op een terugkerende reservering klikt krijgt u de vraag: Indien u voor serie kiest kunt u de serie reserveringen in één keer aanpassen. Als u enkel deze reservering wilt aanpassen, kiest u voor open dit exemplaar. Kiest u voor een enkele reservering, wordt deze direct geopend. Ruimtebeheer blad 17 van 53

18 5.3 Verplaatsen van een reservering U kunt binnen een kalender ook een reservering verplaatsen naar een andere ruimte, dag of tijd. Selecteer de reservering en sleep deze (houd linker muistoets vast) naar de andere ruimte of dag. 5.4 Kopiëren en plakken van reservering Het is ook mogelijk om in de kalender een reservering te kopiëren. Dit kan alleen bij een enkelvoudige reservering. Terugkerende reserveringen kunnen niet gekopieerd worden. Ga hiervoor op een reservering staan in de kalender en druk op CTRL-C. Ga daarna in de kalender daar waar de nieuwe reservering moet komen te staan. Klik daar op CTRL-V. U ziet dat de reservering is aangemaakt in de kalender. Ruimtebeheer blad 18 van 53

19 6. Reservering maken In hoofdstuk 4 hebben we u wegwijs gemaakt in de Unit verkenner. Om een reservering aan te maken dient u één of meerdere units te hebben geselecteerd. De button Toon kalender wordt daarna getoond om een kalender te selecteren. Kies vervolgens een kalender en selecteer de betreffende unit en dag. In reserveringen kunt u een ruimte selecteren, zoals een vergaderzaal. Zo n ruimte beschikt over verschillende faciliteiten en middelen die u nodig kunt hebben. 6.1 Selecteren Datum en Tijd In de kalender selecteert u in de tijdlijn de starttijd en eindtijd. De gereserveerde tijd wordt in de kalender in het grijs gearceerd. Vervolgens klikt u met de rechtermuisknop op Nieuw. De blauwe lijn in onderstaand voorbeeld tussen 11:00 en 12:00 uur toont geeft de tijdstip weer van dat moment. Ruimtebeheer blad 19 van 53

20 Het volgende scherm wordt geopend: De naam van de ruimte wordt in de blauwe balk getoond. U start bij het aanmaken van de reservering met het invullen van het Onderwerp. Deze wordt ook getoond in de blauwe balk. In het veld Opmerkingen kunt u eventueel opmerkingen kwijt. Zoals u ziet, zijn de Datum, starttijd en eindtijd al ingevuld. Als u op de kalender icoon klikt, kunt u de datum aanpassen. Om de tijden aan te passen klikt u op de klok icoon. Bij het veld Datum klikt u op het kalender icoon wordt het volgende scherm geopend: U selecteert hier een datum. In hoofdstuk 4.3 wordt uitgelegd hoe u kunt navigeren in de kalender. Als u op de klok icoon klikt om een starttijd of eindtijd te selecteren wordt onderstaande pop-up getoond. U kunt hier in een selectie maken uit tijden per uur. Ruimtebeheer blad 20 van 53

21 Het is natuurlijk ook mogelijk om zelf de datum, starttijd en eindtijd in te typen. Let op! Het is niet mogelijk om een reservering door middel van eind-dag over meerdere dagen toe te voegen. Dit dient per dag ingesteld te worden. Als u een reservering over meerdere dagen wilt dient u gebruik te maken van de functie Terugkerende reserveringen. Dit wordt verderop in deze handleiding besproken Contactgegevens In het veld aanvrager dient u als eerste een keuze te maken uit personeel, cliënt, personeel, debiteur of vrije invoer. De eerste 4 opties zijn databases. Als u een keuze heeft gemaakt uit de eerste 4 opties, dan kunt u een keuze maken uit de gegevens die zijn vastgelegd in één van deze databases. U kunt dan een deel van de naam van het personeelslid intypen en WISH springt naar de naam toe. Bent u nog niet bij de juiste persoon, dan kunt u met pijltoetsen op uw toetsenbord de volgende persoon selecteren. Als u kiest voor vrij kunt u in het veld aanvrager zelf de aanvrager invullen. In de velden telefoonnummer en afdeling vult u de gegevens in van de aanvrager. Als de aanvrager bijvoorbeeld een manager is, dan kunt u bij het veld contactpersoon de naam van de secretaresse kwijt (of andersom). In het linkse veld van /BCC wordt automatisch het adres van de aanvrager ingevuld als dit gekoppeld is in de database personeel. In het rechtse veld (BCC) kunt u een adres invullen van een persoon die de bevestiging van de reservering ook moet ontvangen. Ruimtebeheer blad 21 van 53

22 Door op het vergrootglas te klikken krijgt u de venster zoek /bcc te zien. U kunt in dit venster zoeken op naam, code of adres. Als u een adres heeft geselecteerd kunt u een keuze maken waar u het adres wilt invullen. Het adres kan ik het veld en of bcc ingevuld worden Kosten U kunt een kostendrager en een kostenplaats koppelen aan de reservering. Als bij personeel de kostenplaats al is ingevuld wordt deze automatisch overgenomen in de reservering. U kunt dan een deel van de naam van de kostendrager of kostenplaats intypen en WISH springt naar de naam toe. Bent u nog niet bij de juiste persoon, dan kunt u met pijltoetsen op uw toetsenbord de volgende kostendrager of kostenplaats selecteren. In het veld tariefsoort kunt u aangeven welke tariefsoorten geselecteerd moeten worden. Deze zijn ingevuld bij database van de units en de faciliteiten. Als u een tariefsoort heeft geselecteerd, wordt in het veld tarief het bedrag getoond. Dit tarief is aan te passen. U heeft drie keuzes; Intramuraal, Extramuraal en Derden. Bij het veld Aantal personen geeft u aan hoeveel personen bij de reservering aanwezig zijn. Als u een faciliteit toevoegt, dan kan - als dit is aangegeven het aantal overgenomen worden bij de faciliteiten. U kunt aanvinken of er externe aanwezig zijn in veld. 6.4 Mailen Reserveringsbevestiging en faciliteiten Door de velden bevestiging mailen en of faciliteiten mailen aan te vinken wordt het proces gestart voor het versturen van een mail na het opslaan van de reservering. In hoofdstuk leggen we dit uitgebreid uit. Ruimtebeheer blad 22 van 53

23 6.5 Aanwezige standaard faciliteiten In de rechterkolom kunt u zien welke faciliteiten aanwezig zijn in de ruimte. In het vierkant naast in ruimte aanwezige faciliteiten kunt u extra standaard informatie kwijt voor bij de reservering. U kunt hierbij bijvoorbeeld aangeven wat de standaardopstelling is en welke opstellingen mogelijk zijn Te reserveren faciliteiten Onder beschikbaar ziet u een overzicht met de beschikbare faciliteiten in een ruimte. Deze zijn in een door de klant gemaakte categorie gezet. Als u de categorie open klapt, ziet u de beschikbare faciliteiten. Betreft het faciliteit met een voorraad, dan staat deze tussen haakjes achter de faciliteit genoemd. Als u een faciliteit wilt selecteren van het vak beschikbaar, dan sleept u deze naar het vak gekozen. In dit vak kunt u het aantal wijzigen en een opmerking per faciliteit invoeren. Wilt u een gereserveerde faciliteit verwijderen sleept u deze terug naar het vak beschikbaar. Ruimtebeheer blad 23 van 53

24 6.7 Aanmaken van een terugkerende reservering Linksboven vindt u in het venster de knop Aanpassen terugkeerpatroon. Als u hier op klikt wordt het volgende scherm getoond. U kunt het terugkeer patroon veranderen van dagelijks, naar wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Een reservering kan bijvoorbeeld elke drie weken op de vrijdag plaatsvinden. Bij het bereik van terugkeerpatroon kunt u aangeven of het terugkeerpatroon een x- aantal (maximaal 65 keer) keer moet plaatsvinden of u kunt een einddatum (maximaal 1,5 jaar) invullen. Als u alles heeft ingevuld van het terugkeerpatroon, dan slaat u dit op door te klikken op Ok. Ruimtebeheer blad 24 van 53

25 Wijzigen tijd terugkerende reservering Als u een terugkerende reservering heeft aangemaakt, kunt u in de kalender de tijd aanpassen. Als u dit doet krijgt u de vraag: Wilt u alleen de geselecteerde gebeurtenis of de reeks wijzigen? Hierbij heeft u de keuze ui: De grootte van het voorval of de grootte van de hele serie. Ruimtebeheer blad 25 van 53

26 Overschrijden van tijd kalender Uw applicatiebeheerder kan hebben ingesteld dat standaard alleen de kalander wordt getoond van bijvoorbeeld 8.00 uur tot uur. Indien uw een reservering wilt aanmaken dat buiten deze periode valt dan kunt u gebruik maken van de knop Toon 24 uur. U vindt deze knop in de balk waarin u ook gebruik kunt maken van toon kalender of zoek vrije ruimte. Als u toon 24 uur aanvinkt krijgt u een 24 uur overzicht te zien en worden alle reserveringen getoond. In de standaard kalender worden ook de reserveringen getoond waarbij de begin of eindtijd buiten de standaard periode valt. Dit wordt aangegeven in de kalender met een pijltje in de reservering. In dit voorbeeld ziet u dat de standaard begintijd van de kalender 8.00 uur is. Met de pijl boven de reservering wordt aangeven dat de begintijd buiten de standaard kalender zich bevindt. Indien de eindtijd buiten de standaard kalender wordt de pijl onder de reservering getoond. Ruimtebeheer blad 26 van 53

27 6.8 Extra instellingen reservering Naast de knop aanpassen terugkeerpatroon heeft u tonen als (timemarker). U kunt hier bijvoorbeeld bepalen of een reservering voorlopig of definitief is. Voorlopige reserveringen worden in de kalender getoond met links een rode verticale lijn. U kunt de reservering een bepaalde categorie meegeven. Zo kunt u aangeven of het om een vergadering gaat of om een feest. Facility Kwadraat kan het aantal categorieën naar wens voor u uitbreiden. U kunt naast een categorie ook de mate van prioriteit invullen. U kunt door op het rode uitroepteken te klikken aangeven dat de reservering een hoog belang heeft. U kunt ook op de pijl naast het uitroepteken klikken. Hiermee geeft u een laag belang van een reservering aan. Als u nogmaals klikt op het uitroepteken of op de pijl haalt u het hoge of laag belang weg bij de reservering. In de balk ziet u # faciliteiten en # beperkte faciliteiten staan. Bij # faciliteiten worden het aantal faciliteiten getoond die zijn geselecteerd en die onbeperkt besteld kunnen worden. Een voorbeeld een voor onbeperkte faciliteit zou koffie en thee kunnen zijn. Bij # beperkte faciliteiten worden het aantal faciliteiten getoond die zijn geselecteerd en die beperkt besteld kunnen worden. Een voorbeeld is dat u maximaal 2 beamers of 4 laptops ter beschikking heeft. U ziet ook dat een historie van de reservering wordt bijhouden in de groene balk onder aanpassen terugkeerpatroon. U kunt hier zien wie en wanneer de reservering heeft aangemaakt en wanneer deze voor het laatst is gewijzigd. Ruimtebeheer blad 27 van 53

28 6.9 Melding: Actie niet toegestaan Bij het maken van een reservering of een terugkerende reservering kunt de melding krijgen actie niet toegestaan. U heeft nog conflicterende reserveringen, los eerst de conflicten op voordat u een nieuwe reservering aanmaakt. Dit betekend dat u in de linker kolom één of meerdere conflicten heeft staan. Deze dient u te verplaatsen naar een beschikbare periode in de kalender of u kunt de conflicten verwijderen. In hoofdstuk 8 wordt dit uitgelegd. Ruimtebeheer blad 28 van 53

29 6.10 Melding: Aandacht vereist Het kan zijn dat u bij het aanmaken van een reservering de melding krijgt Aandacht vereist. Reservering is NIET verplaatst, vanwege de reden: De reservering valt samen met reservering Deze melding kunt u krijgen als u de tijd wijzigt van een reservering. De tijd kan hierdoor een andere reservering overlappen. Ook kan het zijn dat u een reservering wilt opslaan, terwijl een collega zojuist op dezelfde dag en tijd en unit ook een reservering heeft opgeslagen Verwijderen van reservering Het verwijderen van een reservering kunt u in de kalender doen door naar de reservering te gaan en in de rechterbovenhoek te gaan staan met de cursor. U krijgt dan een rood kruisje te zien. Als u hier op klikt krijgt u de vraag: Weet u zeker dat u deze afspraak wilt verwijderen? Als u op Ok klikt wordt de reservering verwijdert. Klikt u op annuleer wordt de verwijdering geannuleerd. Afhankelijk van uw instellingen wordt een bevestiging van de annulering van der reservering verzonden naar de aanvrager. Ruimtebeheer blad 29 van 53

30 6.12 Factuur verzenden U kunt een factuur verzenden als u een reservering heeft aangemaakt. Klikt op de reservering met uw rechtermuisknop en klik in de pop-up op Mail Factuur. U krijgt daarna de melding Actie geslaagd: De factuur wordt naar uw eigen adres verstuurd en de reservering is gemarkeerd als gefactureerd Ruimtebeheer blad 30 van 53

31 7 Zoeken 7.1 Zoek Vrije ruimte In de menubalk heeft u naast de knop Toon Kalender de optie zoek vrije ruimte. Met deze zoekactie zoek je binnen alle ruimtes naar een vrije ruimte. Als u klikt op zoek vrije ruimte krijgt u onderstaande pop-up te zien. Hier voert u een datum in en tijd vanaf en tot en met en klikt u vervolgens op zoeken. U krijgt alle ruimtes te zien. U kunt gebruik maken van filters tonen om te sorteren of een selectie te U selecteert een ruimte en vervolgens wordt in de kalender de ruimte en dag getoond waarbinnen de reservering aangemaakt kan worden. Ruimtebeheer blad 31 van 53

32 7.2 Zoek reservering Naast de button zoek vrije ruimte vindt u de button zoek reservering. Op basis van verschillende filters kunt u een reservering zoeken. U kunt zoeken op nummer, omschrijving, aanvrager en periode. Als u een zoekopdracht heeft ingevuld, drukt u op enter. In de onderstaande kolom ziet u de reservering staan. Als u hier op klikt, gaat u naar de dagkalender en ziet u de reservering staan. Als u zoekt op omschrijving of aanvrager kunt u ook een deel intypen van de omschrijving of een deel van de naam van de aanvrager. Ruimtebeheer blad 32 van 53

33 8 Conflicten 8.1 Reserveringen Als u gebruik maakt van terugkerende reserveringen kunt u meerdere reserveringen tegelijk verwerken in de kalender. Hierdoor is het wel mogelijk dat u op unit, dag en tijd een reservering wilt plaatsen in de kalender, die al is gereserveerd WISH plaatst deze reserveringen in de lijst van conflicten. Als we inzoomen in een conflict kunt u zien dat het niet mogelijk is geweest om een reservering te plaatsen op van 10:30 tot 12:00. Deze terugkerende reservering heeft als nummer ID: U kunt zien dat de reservering in de ruimte RVO.01 is met de omschrijving Vergaderzaal BG. WISH geeft in rode letters aan dat de reservering samenvalt met terugkerende reservering U kunt de conflicten verplaatsen naar de kalender door een conflict te selecteren. Deze wordt grijs gekleurd. Vervolgens houdt u de linker muistoets ingedrukt en sleep u het conflict naar de kalender daar waar reservering moet komen te staan en laat u de linker muistoets los. Ruimtebeheer blad 33 van 53

34 Als u een conflict in de kalender heeft geplaatst wordt er een uitzonderingsnummer aangemaakt. U ziet dit nummer ook terug in de reservering in de kalender (voorbeeld Overleg Vrijwilligers op zondag 20 april om half 1). U kunt er ook voor kiezen om de conflicten te verwijderen. Ga op een van de conflicten staan en kik met uw rechter muisknop. U krijgt daarna de keuze per conflict verwijderen of ze allemaal verwijderen. Let op! - Als u Ruimtebeheer afsluit worden de conflicten automatisch definitief verwijderd. - Als u conflicten heeft open staan dan kunt u geen reserveringen aanmaken. U krijgt hierbij onderstaande foutmelding. Ruimtebeheer blad 34 van 53

35 U dient eerst de conflicten te verplaatsen binnen de kalender of de conflicten te verwijderen. U kunt daarna weer een reservering aanmaken. 8.2 Faciliteiten Het kan zijn dat u bij het aanmaken van terugkerende reservering waarbij u één of meerdere faciliteiten wilt toevoegen dat er op een dag en tijd de faciliteit al is gereserveerd. U krijgt dan het conflict te zien dat u op die dag en tijd niet een reservering kan aanmaken, omdat de faciliteiten al geboekt zijn. U kunt de conflict verwijderen of u kunt het conflict verslepen naar de kalender. U kunt ook de melding krijgen Reservering is NIET verplaatst. Niet alle faciliteiten zijn beschikbaar op dit tijdstip! bij het aanmaken van een reservering. Dit betekend dat er in die periode al de gevraagde faciliteiten al zijn gereserveerd. Ruimtebeheer blad 35 van 53

36 9 Brieven Als u een reservering heeft aangemaakt en heeft opgeslagen waarbij u heeft aangegeven bevestiging en faciliteiten mailen wordt automatisch het venster Bevestigingsbrief samenstellen geopend. Al u een brief aanklikt wordt de brief geladen en vervolgens getoond met de inhoud van de Reservering. Om de brief te versturen klikt u op de envelop. Er wordt een venster getoond waarin u kunt aangeven naar wie het verstuurd moet worden met daarbij het onderwerp en bericht. Als u klikt op Brief wordt de brief getoond. Kiest u voor verstuur dan wordt de brief verzonden. Ruimtebeheer blad 36 van 53

37 Als u een reservering verwijderd wordt ook het venster Bevestigingsbrief samenstellen getoond om een annuleringsbrief te versturen. Als u een cliënt gebruikt als aanvrager bij een reservering dan wordt in de brief de correspondentieadres overgenomen van de cliënt. Als u gebruik maakt van een personeelslid of een vrije invoer als aanvrager dan wordt het adres van het gebouw van de reservering overgenomen. Als u een derden gebruikt als aanvrager wordt de factuuradres overgenomen van de derden in de brief. Raar maar waar, de reserveringsbevestiging vult voor Clienten een correspondentieadres in, voor personeelsleden en vrije invoer het adres van het gebouw en bij derden het factuur adres van die derde. Als je de Cantorij als derde selecteert zijn de plaats en adres velden leeg omdat die dat bij de Cantorij ook zijn. Deze keuze zou logisch zijn voor een factuur maar niet voor een bevestiging, dit pas ik nog aan, waarschijnlijk op de helpdeskdag. Ruimtebeheer blad 37 van 53

38 10. Losse bestellingen Met losse bestellingen kunt u een losse faciliteit op een willekeurige plek in uw organisatie laten bestellen. Bijvoorbeeld een lunch op uw werkplek is eenvoudig met losse bestellingen te bestellen. Om losse bestellingen op te starten klikt u na het opstarten van Ruimtebeheer linksboven op losse bestellingen. De structuur en werkwijze is vergelijkbaar met reserveringen. Deze staan beschreven in de hoofdstukken 4, 5, 6, 7 en 9. In de Unit verkenner selecteert u een of meerdere betreffende gebouwen en één of meerdere losse bestellingen in de Unit verkenner. De button wordt Toon Kalender wordt getoond. Klik hierop en selecteer een kalender en maak een losse bestelling aan. Het volgende scherm wordt geopend: Ruimtebeheer blad 38 van 53

39 De velden komen overeen met reserveringen. Alleen de opstelling wordt niet getoond in het venster. U kunt meerdere losse bestellingen aanmaken voor een bepaalde ruimte op een bepaalde dag en tijd. Klik op de bestaande losse bestelling met je rechtermuisknop en kies vervolgens voor nieuw. Een nieuwe losse bestelling wordt aangemaakt. De tijden worden hierbij overgenomen van de bestaande losse bestelling. De nieuwe losse bestelling komt in de kalender naast de bestaande losse bestelling te staan. Ruimtebeheer blad 39 van 53

40 11. Poli Met Poli reserveringen kunt u spreek en werkkamers reserveren. Om Poli op te starten klikt u na het opstarten van Ruimtebeheer linksboven op losse bestellingen. De structuur en werkwijze is vergelijkbaar met reserveringen. Deze staan beschreven in de hoofdstukken 4, 5, 6, 7 en 9. In de Unit verkenner selecteert u een of meerdere betreffende gebouwen en één of meerdere losse units in de Unit verkenner. De button wordt Toon Kalender wordt getoond. Klik hierop en selecteer een kalender en maak een Poli reservering aan. Het volgende scherm wordt geopend: De velden komen overeen met reserveringen. Alleen de opstelling wordt niet getoond in het venster. Ruimtebeheer blad 40 van 53

41 12. Rapporten 12.1 Ruimtebeheer biedt u een aantal standaard rapportages. Om rapporten op te starten gaat u in ruimtebeheer linksboven naar rapporten. U dient eerst een keuze te maken waar u rapportages over wilt opvragen. Dit kan Reserveringen, Poli of Losse Bestellingen zijn. U ziet dat de boomstructuur wordt geladen. Als u deze keuze heeft gemaakt voert u de datum vanaf en datum t/m in. Als u klikt op de kalender icoon opent zich de kalender en kunt u een datum selecteren. Het is ook mogelijk om een datum in te vullen. Als de soort en datums zijn ingevuld gaat u naar de unit verkenner en selecteert u de ruimtes die wilt opnemen in het rapport. U dient het laagste niveau van de boomstructuur hiervoor te hebben aangeklikt. Ruimtebeheer blad 41 van 53

42 12.2 Standaard functionaliteiten rapporten In de balk rapport toolbalk vindt u een aantal functionaliteiten. We behandelen in dit hoofdstuk iedere functionaliteit van het rapport toolbalk Refresh rapport Met de refresh button kunt u het rapport opnieuw laden. Als u een of meerdere zoekwaarden heeft aangepast en u klikt op de refresh button wordt een nieuw rapport getoond op basis van de nieuwe zoekwaarden. Als u een rapport heeft opgevraagd ziet u linksonder waarop het rapport is gegenereerd. Rechtsonder van het rapport ziet u op welke pagina u bent. de datum en dag Bladeren door het rapport In bovenstaand voorbeeld ziet u dat dit rapport beschikt over 9 pagina s. Pagina 2 wordt hiervan getoond. U kunt doormiddel van de pijlen door het rapport bladeren. De pijl brengt u terug naar de eerste pagina. De pijl brengt u naar de laatste pagina van het rapport. Met de pijl bladert u één pagina vooruit. Met de pijl bladert u één pagina terug Printen rapport Als u klikt op wordt het rapport in een interactieve view getoond. Deze view centreert het rapport. Het icoontje wordt donker als deze is geactiveerd. Als u nogmaals klikt op het icoon keert u terug naar de standaard view van het rapport. Naast dit icoon ziet u het printericoon staan. Als u hier op klikt word de pop-up Document ready. Continue with print? Getoond. U kunt de opdracht annuleren door op cancel te klikken of u kunt een print opdracht versturen door middel van het klikken op de print button. Ruimtebeheer blad 42 van 53

43 Vervolgens wordt in Windows het venster Afdrukken getoond. Als u een standaard printer heeft ingesteld kunt u direct klikken op afdrukken. In dit venster zijn verschillende instellingen in te stellen. Zo is het mogelijk dat u een andere printer selecteert of dat u het aantal pagina s dat geprint moet worden beperkt wordt of dat u het rapport meerdere malen wilt uitprinten. Vervolgens wordt het rapport afgedrukt. Tijdens het afdrukken wordt de pop-up starting print getoond Opslaan van het rapport biedt u verschillende mogelijkheden voor het opslaan van het rapport. Klik op De diskette wordt donker gekleurd en er wordt een lijst met bestandsformaten getoond. U kunt een keuze maken uit PDF, CSV, Excel, RTF, TIFF, Webarchive en XPS. Ruimtebeheer blad 43 van 53

44 Als u kiest voor een bestandsformaat wordt een pop up getoond exporting report. WISH Silverlight is op dit moment bezig om het rapport om te zetten naar het gewenste bestandsformaat. Als het omzetten naar het bestandsformaat klaar is wordt de pop-up Done! Click Save to download the file getoond. Klik op Save om het bestand op te slaan of om te annuleren klikt u op cancel. Als u op Save klikt wordt een Windows venster getoond. In het veld bestandsnaam geeft u de naam op voor het document en in de linker kolom kunt u selecteren waar het document opgeslagen moet worden. Ruimtebeheer blad 44 van 53

45 Extra paramaters rapport Rechts in de balk ziet u het icoon staan. Als u hier op klikt wordt afhankelijk van het rapport extra parameters getoond. Met behulp van parameters kunt u filters instellen waarop gezocht moet worden in het rapport. U ziet onderstaand een voorbeeld. Als paramater wordt uitvoerende gebruikt. In het veld uitvoerende kunt u zoeken op de omschrijving van uitvoerende. U kunt zoeken zonder gebruik te maken van wildcards als % of *. Als bijvoorbeeld de uitvoerder Huismeester Hotel Antwerpen Centraal heet, kunt u ook zoeken op het woord Centraal of Hotel en wordt de uitvoerder getoond. Let wel op dat als er hoofdletters zijn in de omschrijving dat u deze ook gebruikt in de parameter. Als Null staat aangevinkt naast de parameter gebruikt u de betreffende filter niet en wordt alles getoond. Rechts ziet de knop Preview staan. Om het rapport te tonen dient u op Preview te klikken Rapporten Soort Reserveringen In dit hoofdstuk bespreken we de rapporten die voor Reserveringen zijn gemaakt. Onderstaand ziet u de rapporten die aangemaakt zijn in voor Reserveringen Rapport Te leveren faciliteiten Het rapport te leveren faciliteiten is gemaakt voor personen die de gereserveerde faciliteiten afleveren. Het rapport biedt een duidelijk overzicht van wanneer en waar welke faciliteit geleverd dient te worden. Het rapport is gegroepeerd op uitvoerende- object en unit en datum. In de kolommen word de begin en eindtijd van de reservering getoond. Ruimtebeheer blad 45 van 53

46 Vervolgens ziet u welke faciliteit geleverd moet worden, het aantal en hiervan de prijs. In de andere kolommen wordt de aanvrager, omschrijving en de opmerkingen bij een reservering en faciliteiten getoond Rapport Dagoverzicht Reserveringen Het rapport dagoverzicht reserveringen gemaakt voor personen die een overzicht willen hebben van welke ruimtes wanneer gereserveerd zijn, zoals bij een receptie. Het rapport is gegroepeerd op object en unit en datum. In de eerste kolommen word de begin en eindtijd van de reservering getoond. Vervolgens ziet u de omschrijving, aanvrager, aantal( het aantal personen bij de reservering), Ingevoerd door (diegene die de reservering heeft gemaakt), invoerdatum, bedrag (kosten ruimte-faciliteiten) en opmerkingen. In de laatste kolom ID wordt het reserveringsnummer getoond. Ruimtebeheer blad 46 van 53

47 Rapport Omzet per kostenplaats Met het rapport Omzet per kostenplaats kunt u op basis van een bepaalde periode de totale kosten per kostenplaats en of aanvrager opvragen. In de eerste kolommen word de begin en eindtijd van de reservering getoond. Vervolgens ziet u de omschrijving, aanvrager, kostenplaats, ingevoerd door (diegene die de reservering heeft gemaakt), invoerdatum, unithuur, faciliteiten en totaalbedrag Rapport Infokaart Deze kaart geeft weer per ruimte wat per dag is gereserveerd. U dient bij de selectie één ruimte te selecteren. Het rapport toont één ruimte. Ruimtebeheer blad 47 van 53

48 13. Analyse U kunt bij Analyse inzicht krijgen in de bezetting van uw ruimtes. U klikt in de balk Analyse aan en de analyse pagina wordt geopend. U vult daarna de selectie balk in. U maakt een keuze of u een analyse wilt van reserveringen, losse bestellingen of poli reserveringen. Daarna maakt u een datum selectie van in welke periode u een analyse wilt zien. U maakt in de vastgoedverkenner een selectie welke units u wilt opnemen in de selectie. U klikt daarna in de selectiebalk op start analyse. U krijgt daarna een analyse te zien van de geselecteerde ruimtes voor de geselecteerde periode en de betreffende onderdeel. In procenten wordt weergeven hoeveel tijd bezet is. De grijze balk geeft de bezettingsgraad aan en de blauwe balk geeft de totale tijd aan dat de unit open is in procenten. Ruimtebeheer blad 48 van 53

49 U kunt op een unit klikken om de analyse om de bezetting per dag van de unit te bekijken. Ruimtebeheer blad 49 van 53

50 14. Lite User Ruimtebeheer In de lite user portal kunnen uw medewerkers een reservering aanmaken in de kalender en de status volgen van een reservering Activeren Ruimtebeheer Lite User Om Ruimtebeheer te activeren in de lite user portal voor een medewerker gaat u in WISH ASP ( naar de database Personeel. Ga in het menu naar database-personeel. Zoek het personeelslid op. U kunt zoeken op code en achternaam, of zoeken op de eerste letter van de achternaam. Als u de persoon heeft gevonden klikt u op deze persoon. Ga naar het tabblad rechten Onderaan vindt u het veld XML voor ruimtebeheer. Hier moet de XML komen te staan die u hebt gekregen van Facility Kwadraat. Ruimtebeheer blad 50 van 53

51 14.2 Inloggen Lite user portal Het webadres voor de lite user portal kunt u in het menu vinden onder Help. Als u kiest voor Lite user toegang WISH dan komt u op de pagina WISH Lite user toegang. Hier ziet u het webadres staan voor de lite user omgeving. Let op: genoemd koepelrecord is klantafhankelijk. Gebruik de snelkoppeling via Help, Lite user toegang F2 WISH. U logt in de lite user omgeving door uw inlogcode (personeelscode) en wachtwoord (pincode) in te vullen Reserveringen Lite user Vervolgens ziet u Ruimtebeheer SL in taakbalk staan van de Lite user omgeving. Als u Ruimtebeheer SL aanklikt wordt deze opgestart. Ruimtebeheer heeft een vergelijkbare lay-out en werkwijze zoals in de Power User omgeving van Silverlight. Ruimtebeheer blad 51 van 53

52 Te leveren faciliteiten Afhankelijk van de instellingen van de lite user krijgt deze ook Levering SL te zien in de lite useromgeving. Deze optie is gemaakt om inzicht te krijgen welke faciliteiten geleverd moeten worden door lite user (uitvoerende). Het overzicht start op met de dag van vandaag met de te leveren faciliteiten. Door middel van de pijltoetsen kan een dag voor- of achteruit gebladerd worden. U kunt ook zoeken op datum. Hier vult u datum in als bijvoorbeeld en klikt u daarna op zoek. Ruimtebeheer blad 52 van 53

53 15. Business Intelligence Naast uw WISH-abonnement kunt u ook beschikken over een Business Intelligence (BI) abonnement. Met BI kunt u, naast de standaard rapporten uit WISH, zelf de gewenste (dynamische) rapporten genereren. BI maakt gebruik van het programma Dynamic AI. Om grote hoeveelheden informatie snel inzichtelijk te maken, beschikt Dynamic AI over Dashboards en Management Cockpits. Dit betekent dat u in één oogopslag geïnformeerd kunt worden over de zaken die u belangrijk vindt. Dynamic AI is, net als WISH, toegankelijk via Microsoft Internet Explorer. U kunt dus overal ter wereld inloggen, om uw rapporten te bekijken. Daarnaast kunt u de rapporten via de internettoegang gemakkelijk aanpassen door de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Wanneer u uw informatie wenst te verspreiden, kunt u de gewenste informatie exporteren naar Microsoft Excel. Er kan een schedule ingepland worden die bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks een rapport verzend per naar uw medewerkers. U kunt hierbij denken aan een lijst met te leveren faciliteiten of een overzicht van reserveringen voor een bepaald gebouw. Wanneer u meer informatie wenst over Business Intelligence, kunt u contact opnemen met Facility Kwadraat. Ruimtebeheer blad 53 van 53