VISMA TELEBOEKHOUDEN. Nieuw in Visma Teleboekhouden 7.1a 7.2 t.o.v. versie 7.0 ~ VISMA TELEBOEKHOUDEN ~

Transcriptie

1 VISMA TELEBOEKHOUDEN Nieuw in Visma Teleboekhouden 7.1a 7.2 t.o.v. versie 7.0 ~ VISMA TELEBOEKHOUDEN ~

2

3 Disclaimer Dit document is eigendom van Visma Teleboekhouden BV en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Teleboekhouden BV. De informatie die dit document bevat is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door Visma Teleboekhouden BV rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van Visma Teleboekhouden BV niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee in dat hij of zij dit document op verzoek zal retourneren naar Visma Teleboekhouden BV.

4 1 Inhoudsopgave 1 2 INHOUDSOPGAVE 4 AANVULLINGEN IN ACCOUNTVIEW VOOR SEPA INCASSO INSTELLINGEN BANKDAGBOEKEN 6 TERUGMELDING BETALINGEN IN BANKAFSCHRIFT 6 PRE-NOTIFICATIEBERICHT INCASSO 7 3 WIJZIGINGEN IN TELEBOEKHOUDEN VOOR SEPA BANKBOEKEN 8 INCASSOMACHTIGINGEN 9 AANMAKEN INCASSO- EN BETAALOPDRACHTEN VANUIT OPENSTAANDE POSTEN 10 AANMAKEN INCASSOBESTAND 11 HERKENNING BIJ INLEZEN BANKAFSCHRIFTEN 11 INLEZEN VAN BESTANDEN BIJ MEEKIJKEN 12 4 MUTATIES KOPIËREN TOEVOEGEN ALS NIEUWE GENERIEKE FUNCTIE 13 INZOOMEN NAAR DAGBOEKBLADZIJDE 13 5 LAY-OUT EDITOR PREVIEW 14 VERSCHILLENDE LAYOUT VOOR EERSTE EN OVERIGE PAGINA S 14 NIEUWE VARIABELEN 14 NAAM KOPIE-FACTUUR 15 LETTERTYPES KANTOOR 15 NAAM VAN DE BIJLAGE INSTELBAAR 16 VOORBEELD LAYOUTS 16 6 FACTURATIE CONCEPTFACTUREN OVERNEMEN IN NIEUW BOEKJAAR 17 VERKOOPPRIJS PRODUCTEN MET 3 DECIMALEN 17 LEVERDATUM GEMAKKELIJK INVOEREN 17 KOLOM MAILADRES BIJ VERKOOPORDERS 17 VERKOOPFACTUUR TONEN 17 CONTROLELIJST VERKOOPORDERS 17 7 OVERZICHTEN ONDERNEMERSVERSIE VAN DE GROOTBOEKKAART 18 Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

5 7.1.1 Overzichten Specifieke overzichten Openstaande posten BALANSOVERZICHTEN CUMULATIEF 19 8 OVERIGE WIJZIGINGEN NIEUWE STANDAARD HUISSTIJL 20 WIJZIGEN FIDESQUE WACHTWOORD 20 AFDRUKVOORBEELD FACTUREN EN RAPPORTEN 20 DEMOLICENTIE 20 NOTITIE TOEVOEGEN OP OPENSTAANDE POST 21 OVERNEMEN VERGELIJKENDE CIJFERS 21 EXTRA INFORMATIE MET KLIK 21 TONEN FACTUUR SCANBOEKEN 21 Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

6 2 Aanvullingen in AccountView voor SEPA Voor het uitvoeren van SEPA incasso s en betalingen vanuit Visma Teleboekhouden is functionaliteit toegevoegd in AccountView. 2.1 Incasso instellingen bankdagboeken Bij de bankdagboeken is een extra tabblad toegevoegd voor de incassogegevens. Het Incassant ID is verplicht, de overige velden kunnen naar wens worden ingevuld, hierop vindt een controle plaats bij het aanmaken van het incassobestand. Natuurlijk dienen op tabblad Bankgegevens van het dagboek ook het IBAN, de bankcode (of BIC) en een SEPA bankformaat te worden gekoppeld om een SEPA incasso- /betaalbestand aan te kunnen maken. Tevens dient de bedrijfsnaam te zijn gevuld bij de administratie instellingen. 2.2 Terugmelding betalingen in bankafschrift Bij de stamgegevens van (bank)codeerboeken is de instelling 'Door bank niet als batch terugmelden in bankafschrift' toegevoegd. Met deze instelling is het mogelijk om de betalingen die via een SEPA betaalbestand zijn verwerkt als losse posten terug te melden in het bankafschrift. Let op: Deze optie wordt niet ondersteund door alle banken en is niet van toepassing voor Incasso s. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

7 2.3 Pre-notificatiebericht incasso Bij het versturen van SEPA incasso s vanuit VISMA TELEBOEKHOUDEN kunnen de klanten die worden geïncasseerd vooraf worden geïnformeerd via mail. Hiervoor dient in AccountView de gateway geactiveerd te zijn middels een API-key en dient het e- mailadres van de te incasseren klant te zijn vastgelegd. Via de gebruikersvoorkeur L5_10052_YOBPRENOTIFICATION van gebruiker SYSTEM is een standaard pre-notificatiebericht ingesteld. Dit bericht zal worden getoond in Visma Teleboekhouden en kan daar door naar wens worden gewijzigd. Ook het standaard pre-notificatiebericht kan naar wens worden gewijzigd waarbij de volgende variabelen kunnen worden opgenomen: Huidige datum : #curdate# Huidige datum (lange notatie) : #curlongdate# Incassant ID : #inc_id# Agenderingsdatum incasso : #ag_date# (IBAN) Bankrekening opdrachtgever : #pay_bank# Doc/Factuurnummer : #inv_nr# Omschrijving regel1 : #pay_desc1# Omschrijving regel2 : #pay_desc2# Bedrag incasso : #amount# Basisbedrag BTW : #base_amt# BTW bedrag : #vat_amt# BTW-code : #vat_code# Naam debiteur (stamgegevens relatie) : #acct_name# Naam debiteur (uit incasso opdracht) : #l5_payacct_name# Address debiteur : #address# Postcode debiteur : #post_code# Plaats debiteur : #city# (IBAN) Bankrekening debiteur : #bank_acct# debiteur : #mail_bus# Kostenplaats : #cost_code# Kostenplaats omschrijving : #cost_desc# Vennoot : #vennoot# IncassoMachtiging ID : #incassoid# Administratie #adm_ # Administratie KVK : #adm_kvk# Administratie valuta : #adm_cur_code# Administratie naam : #adm_acct_name# Administratie BTW-nr : #adm_vat_nr# Administratie adres : #adm_address1# Administratie post_code : #adm_post_code# Administratie plaats : #adm_city# Administratie land : #adm_country# Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

8 3 Wijzigingen in Teleboekhouden voor SEPA 3.1 Bankboeken Het is voortaan mogelijk om vanuit Visma Teleboekhouden bankformaten te kunnen koppelen aan de Dagboeken van het type Bank. Tevens kan per dagboek het incassant ID worden vastgelegd wat noodzakelijk is om te kunnen incasseren. Het incassant-id wordt verstrekt door de bank aan de incassant en is gebaseerd op het registratienummer bij de Kamer van Koophandel (KvK) van de rekeninghouder. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

9 3.2 Incassomachtigingen Voor SEPA incasso s dient bij elke incasso-opdracht een incassomachtiging te worden meegeleverd. Deze machtigingen kunnen per debiteur worden aangemaakt in Visma Teleboekhouden. Daarbij zal als kenmerk een automatisch volgnummer worden ingevuld. Als de gebruiker zelf een kenmerk wil invoeren dan is dit mogelijk via de knop Zelf invoeren. Het kenmerk kan na opslaan van de machtiging niet meer worden gewijzigd Als een machtiging wordt getypeerd als Standaard machtiging dan zal deze automatisch worden gekoppeld aan de incasso-opdracht op het moment dat deze wordt aangemaakt vanuit het scherm Te ontvangen posten. In de incassomachtiging dient te worden opgegeven naar welk bankdagboek moet worden geïncasseerd zodat automatisch het juiste incassant ID wordt gebruikt. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

10 3.3 Aanmaken incasso- en betaalopdrachten vanuit openstaande posten Voor het aanmaken van betaal- en incasso opdrachten kunnen meerdere openstaande posten worden gemarkeerd. Het aanmaken zelf wordt nu echter per stuk gedaan waardoor de gebruiker de voortgang kan zien. Als er bij een van de opdrachten een probleem optreedt wordt een waarschuwing getoond en kan de gebruiker toch doorgaan met de volgende posten. Bij het aanmaken van de opdrachten zal eerst een melding komen waarin het aantal gemarkeerde facturen en het totaalbedrag wordt getoond. Als na het aanbieden en verwerken van het betaal- of incassobestand blijkt dat een opdracht niet kon worden uitgevoerd dan kan via de incasso- /betaalhistorie de opdracht worden geannuleerd zodat de post weer beschikbaar komt bij de openstaande posten. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

11 3.4 Aanmaken incassobestand Bij het aanmaken kan de keuze worden gemaakt om een pre-notificatie mail te versturen naar het adres dat is ingevuld bij de klant die wordt geïncasseerd. Het bericht kan naar wens worden gewijzigd. 3.5 Herkenning bij inlezen bankafschriften In het herkenningsproces dat wordt uitgevoerd als bankafschriften worden ingelezen zijn enkele wijzigingen doorgevoerd. In MT940 en CAMT.053 bestanden zijn een aantal vaste kenmerken aanwezig waar herkenning op mogelijk is. Als SEPA betaal- en/of incassobestanden worden aanmaakt vanuit Visma Teleboekhouden dan zal een batchid worden meegestuurd. Dit BatchID wordt bij het inlezen herkend zodat de posten automatisch worden tegengeboekt. Voor de overige posten geldt dat vaak de naam en adresgegevens van relaties aanwezig zijn in de bankbestanden. Op basis van deze kenmerken kan een relatie worden herkend. Overigens zal eerst een herkenning worden uitgevoerd op basis van de ingevulde bankrekeningnummers, de herkenning op NAW vindt aanvullend plaats als niet is herkend op bankrekening. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

12 3.6 Inlezen van bestanden bij Meekijken Wanneer een klant alleen mag meekijken (dus niet zelf boeken) dan kan hij voortaan wel bankbestanden uploaden die vervolgens door het kantoor kunnen worden verwerkt. Hiervoor is een nieuwe menu-optie Importeren Bankafschriften beschikbaar gekomen. Een bankafschrift dat via deze optie is ge-upload kan door de gebruiker alleen worden bekeken. Onder de menu-optie Importeren kan ook de optie Mutaties beschikbaar zijn. Deze is identiek aan die van Importeren binnen Mutaties. Voor beide functies geldt dat het kantoor eerst de benodigde inrichting moet doen. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

13 4 Mutaties 4.1 Kopiëren toevoegen als nieuwe generieke functie Er is een nieuwe functie toegevoegd die het mogelijk maakt om gegevens te kopiëren. Deze functie kan worden gebruikt voor het kopiëren van Producten/Diensten, codeerbladzijden en dagboekbladzijden (behalve bank/kas) en verkooporders. 4.2 Inzoomen naar dagboekbladzijde Vanuit diverse plekken is het mogelijk geworden om de boeking op een grootboekkaart direct te bekijken en/of te wijzigen. Dit geldt alleen voor de dagboeken en het wijzigen is alleen beschikbaar als de gebruiker daar ook rechten voor heeft. Na het opvragen van de mutaties kan via Wijzigen de geselecteerde post worden geopend en worden bekeken en/of aangepast. Deze functie is beschikbaar is de volgende onderdelen: Relaties Klanten/Leveranciers Mutaties Overzichten Standaard overzichten Mutaties Overzichten Specifieke overzichten Klik op bedrag Klik op rekening Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

14 5 Lay-out editor 5.1 Preview In de lay-out editor via Basisgegevens/layouts is een knop toegevoegd waarmee een preview van de layout getoond kan worden. Hiervoor kan gekozen worden voor een afdruk van één van de eerste 10 conceptfacturen. 5.2 Verschillende layout voor eerste en overige pagina s Het is voortaan mogelijk om facturen van meerdere pagina s efficiënter af te drukken door een verschillende layout te gebruiken voor de eerste en de overige pagina s. Door op vervolgpagina s de factuurgegevens niet af te drukken kunnen meer detailregels worden opgenomen. Hiervoor is voor het afdrukken van o.a. de factuurreferentie en factuurnaam de keuze toegevoegd om deze alleen op de eerste pagina weer te geven. Tevens zijn er velden toegevoegd om ervoor te zorgen dat de detailregels en paginanummers op vervolgpagina s op een andere verticale positie worden afgedrukt: Pg.1 en Pg.2>. 5.3 Nieuwe variabelen In de layout editor zijn de volgende variabelen toegevoegd: - Omschrijving van de betalingsconditie (bij betaalgegevens) - Gebouw/afdeling - IBAN en BIC Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

15 5.1 Naam kopie-factuur In de layout editor, tabblad Factuurgegevens, kan nu een naam worden opgegeven die wordt afgedrukt op kopie-facturen. Als dit veld leeg wordt gelaten dan zal op een kopiefactuur de factuurnaam worden vermeld. 5.2 Lettertypes kantoor Een kantoor kan nu zelf lettertypes (ttf) uploaden die gebruikt kunnen worden door alle klanten. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

16 5.3 Naam van de bijlage instelbaar Wanneer een factuur, aanmaning of overig document wordt verstuurd per , dan kan de naam van de bijlage (factuur) door de gebruiker zelf worden ingesteld. Indien de bestandsnaam niet gevuld wordt, wordt de standaardnaam gebruikt. Bij facturen is het mogelijk om ook het factuurnummer op te nemen middels de parameter #inv_nr#. Het gebruik van spaties in de naam is niet mogelijk. De extensie.pdf wordt automatisch toegevoegd, deze hoeft niet te worden opgenomen in de naam. Wanneer bij facturatie ook een UBL wordt meegestuurd, dan krijgt de UBL ook deze naam met de extensie.ubl. 5.4 Voorbeeld layouts Voor het aanmaken van layouts zijn standaard voorbeeldlayouts beschikbaar. Als een kantoor zelf ook voorbeeldlayouts heeft toegevoegd dan zullen de standaard voorbeeldlayouts voortaan niet meer worden getoond. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

17 6 Facturatie 6.1 Conceptfacturen overnemen in nieuw boekjaar Vanuit de verkoopregistratie is het mogelijk om met het icoon de conceptfacturen vanuit een vorig boekjaar over te nemen. Deze functie kan worden gebruikt als per abuis verkooporders zijn aangemaakt in het verkeerde boekjaar. 6.2 Verkoopprijs producten met 3 decimalen De verkoopprijs van producten kan voortaan met 3 decimalen worden vastgelegd. 6.3 Leverdatum gemakkelijk invoeren De leverdatum kan nu meteen in de factuurregel worden toegevoegd, het is niet meer nodig om eerst tabblad Dimensies te openen. De leverdatum is bovendien als kolom toegevoegd bij de orderregels. 6.4 Kolom mailadres bij verkooporders In het scherm met verkooporders is de kolom '@' toegevoegd, hiermee is op voorhand zichtbaar of er een adres beschikbaar is zodat de factuur per mail kan worden verzonden. 6.5 Verkoopfactuur tonen Wanneer in bepaalde vensters een verkoopfactuur getoond wordt is het mogelijk de PDF van de factuur op te vragen. Voortaan kan hier ook met het icoon worden doorgeklikt naar de verkoopfactuur zoals die in de verkoophistorie binnen Visma Teleboekhouden staat. 6.6 Controlelijst verkooporders Om verkoopfacturen eenvoudig en praktisch te controleren is een rapport toegevoegd waarop de facturen met de orderregels goed leesbaar worden afgedrukt. In elke regel staat een vakje waarin een vinkje kan worden gezet ter goedkeuring. Er kan worden gesorteerd op ordernummer of op klant. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

18 7 Overzichten 7.1 Ondernemersversie van de grootboekkaart Wanneer wordt ingezoomd op de grootboekkaart dan worden alle mutaties op de betreffende grootboekkaart getoond. Hier is de mogelijkheid aan toegevoegd om deze ook per klant/leverancier te tonen Overzichten Er is een nieuwe button toegevoegd Inzoomen. Deze toont de totalen per klant/leverancier verdeeld over de tabjes per maand. Voor boekingen zonder relatie, wordt de dagboekcode gebruikt. Na dubbelklikken op een regel worden alsnog de mutaties van de betreffende relatie getoond Specifieke overzichten Na een klik op een onderstreept bedrag worden de bedragen per rekening getoond. Hier is een nieuw tabblad toegevoegd waarmee de bedragen per relatie kunnen worden opgevraagd. Bij dubbelklikken wordt ingezoomd op de betreffende klantkaart Openstaande posten Vanuit de openstaande posten (Te betalen posten en Te ontvangen posten) is een button Mutaties toegevoegd. Deze toont een nieuw venster met alle mutaties van de betreffende openstaande post. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

19 7.2 Balansoverzichten cumulatief Bij balansoverzichten is het gebruikelijk niet het saldo van de maand te tonen, maar het saldo t/m de maand. Dit is doorgevoerd in de volgende rapporten en grafieken: Overzichten Standaard overzichten - Balans per periode Overzichten Standaard overzichten - Grafiek heeft extra tabblad Cumulatief. Overzichten Specifieke overzichten - Nieuw rapport Periodecijfers cumulatief. Overzichten Specifieke overzichten - Grafiek heeft extra tabblad Cumulatief. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

20 8 Overige wijzigingen 8.1 Nieuwe standaard huisstijl Visma Nederland BV heeft YOB BV overgenomen, en daarmee ook de softwareoplossing Teleboekhouden. De standaard huisstijl voor Teleboekhouden is daarom aangepast naar de huisstijl van Visma. Meer informatie over de overname kunt u vinden op Wijzigen Fidesque wachtwoord Vanaf versie 7.1 van Visma Teleboekhouden logt u in via de OpenID provider Fidesque. Als u inlogt met een wachtwoord dan kunt u vanuit Visma Teleboekhouden rechtstreeks naar de website van Fidesque om uw wachtwoord te wijzigen. Kies rechtsboven in het scherm voor Mijn gegevens. In het scherm dat nu verschijnt is een knop mijn profiel toegevoegd waarmee u de website van Fidesque opent. 8.3 Afdrukvoorbeeld facturen en rapporten Om te bekijken of een factuur of rapport correct wordt gepresenteerd is het nu mogelijk om een voorbeeld op het scherm te tonen waarbij de PDF-viewer niet nodig is. Het voorbeeld wordt op deze manier sneller getoond. 8.4 Demolicentie Wanneer in het demo-abonnement is ingelogd, zal regelmatig een pop-up scherm verschijnen waarin wordt aangegeven dat het een demolicentie betreft. Deze melding is ook zichtbaar in het scherm Mijn gegevens en op de overzichten. Handleiding Teleboekhouden 7.1a/

21 8.5 Notitie toevoegen op openstaande post In het scherm Te ontvangen posten en Betalingsherinneringen is een kolom * toegevoegd. Indien er een notitie aanwezig is dan wordt in de eerste kolom een * weergegeven. Ook als de Openstaande posten van een klant worden opgevraagd is een kolom * toegevoegd waarin een vinkje aanwezig is als er een notitie is vastgelegd bij de post. In dit scherm is een icoon toegevoegd waarmee de notitie kan worden bekeken en gewijzigd. 8.6 Overnemen vergelijkende cijfers Bij het overnemen van de beginbalans kan nu ook worden gekozen voor het overnemen van de vergelijkende cijfers. 8.7 Extra informatie met klik Op diverse plekken is mogelijk om extra informatie te tonen via een klik. Klanten/leveranciers: klik toont adres en telefoonnummer Mutatie historie: dagboeknaam, naam relatie en rekeningomschrijving. Bij Overzichten, na inzoomen op grootboekrekening: dagboeknaam en naam relatie Bij Urenhistorie Dossier: dossieromschrijving en naam van gekoppelde debiteur 8.8 Tonen factuur Scanboeken Er is een icoon toegevoegd waarmee de factuur uit Scanboeken snel kan worden getoond. Dit icoon is beschikbaar bij de volgende onderdelen Relaties Klanten Te ontvangen posten Relaties Klanten Betalingsherinneringen Relaties Leveranciers Te betalen posten Mutaties Mutaties (Bladzijden) Mutaties Mutaties (Regels) Overzichten - Standaard Overzichten Mutaties F2 Overzichten Specifieke overzichten Brugstaat F2 (klik op bedrag) Dubbelklik op rekening Telebankieren Betaalopdrachten Telebankieren Betaalhistorie Telebankieren Incasso opdrachten Telebankieren Incasso historie Handleiding Teleboekhouden 7.1a/