Afdelingsreglement. Jonge Democraten Groningen

Transcriptie

1 1 Afdelingsreglement Jonge Democraten Groningen Vastgesteld op de Algemene Afdelingsvergadering van 29 januari 2013 en voor het laatst gewijzigd op 9 maart

2 Inhoud Voorwoord... 3 Hoofdstuk 1: Algemeen... 3 Artikel 1: Begrippen... 3 Artikel 2: Algemene Bepalingen... 3 Hoofdstuk 2: Algemene Afdelingsvergadering... 4 Artikel 3: Algemeen... 4 Artikel 4: De Algemene Afdelingsvergadering... 4 Artikel 5: Voorstellen AAV... 4 Artikel 6: Orde van de AAV... 5 Artikel 7: Wijze van Besluitvorming... 5 Hoofdstuk 3: Afdelingsbestuur... 5 Artikel 8: Samenstelling Afdelingsbestuur... 5 Artikel 9: Verkiezen van Afdelingsbestuurders... 5 Artikel 10: Taken van het Afdelingsbestuur... 6 Artikel 11: Financiën... 6 Hoofdstuk 4: Bijzondere Organen... 7 Artikel 12: Algemeen... 7 Artikel 13: de KasCo... 7 Artikel 14: Werkgroepen... 7 Artikel 15: Commissies... 7 Artikel 16: Raad van Advies... 8 Bijlage A: Verkiezen van Personen in Functie... 8 Artikel 1: Algemeen... 8 Artikel 2: Procedure bij één kandidaat voor een vacature... 8 Artikel 3: Procedure bij twee of meerdere kandidaten voor een vacature... 8 Artikel 4: Procedure bij twee of meerdere kandidaten voor meerdere gelijke vacatures

3 Voorwoord 1. Dit is het Afdelingsreglement van de Jonge Democraten, Afdeling Groningen (hierna te noemen de Afdeling ). Het is bedoeld als aanvulling op de landelijk geldende Statuten en Huishoudelijk Reglement en dient ter sturing van, en als leidraad voor het bestuur. Als het bestuur na overwegingen besluit af te wijken van dit reglement dient ze dit op de eerstvolgende Algemene Afdelingsvergadering (hierna te noemen de AAV ) te beargumenteren en te verantwoorden. Hierbij geldt voornamelijk, dat dit reglement onderhevig is aan het waarborgen van de continuïteit van de Afdeling. De AAV beoordeelt uiteindelijk of een afwijking van dit afdelingsreglement gerechtvaardigd is. Indien dit afdelingsreglement de Landelijke Statuten en Huishoudelijk Reglement ergens tegenspreekt, is het in de Statuten en Huishoudelijk Reglement bepaalde onverminderd geldig. Hoofdstuk 1: Algemeen Artikel 1: Begrippen a) AAV: Algemene Afdelingsvergadering b) Afdeling: de afdeling Jonge Democraten Groningen c) Afdelingsbestuur: het bestuur van Jonge Democraten Groningen d) AR: Afdelingsreglement Jonge Democraten Groningen e) HR: Huishoudelijk Reglement Jonge Democraten f) KasCo: de Kascontrole Commissie g) LB: het Landelijk Bestuur van de Jonge Democraten h) Leden: leden der Jonge Democraten Groningen i) Vereniging: de vereniging Jonge Democraten j) RvT-lid van het GPJK: lid van dat namens de afdeling plaatsneemt in de Raad van Toezicht van het Groninger Politiek Jongeren Kontakt k) RvA: de Raad van Advies van de Jonge Democraten Groningen Artikel 2: Algemene Bepalingen 1. De Afdeling draagt de naam Jonge Democraten Groningen. 2. De Afdeling valt onder de vereniging Jonge Democraten. 3. Het Afdelingsreglement (inclusief bijlage) mag niet in strijd zijn met het bepaalde in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging Jonge Democraten. 4. Bij verschillen tussen het Afdelingsreglement en de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging zullen laatstgenoemden voorgaan. 5. Het wijzigen van het Afdelingsreglement vereist een tweederde meerderheid van stemmen op de Algemene Afdelingsvergadering. 6. Wijzigingen in dit reglement kunnen alleen door de AAV worden aangebracht op een vergadering waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijzigingen van het AR zullen worden voorgesteld. 3

4 Hoofdstuk 2: Algemene Afdelingsvergadering Artikel 3: Algemeen 1. De AAV is het hoogste orgaan van de Afdeling en wordt gevormd door de stemgerechtigde leden van de Afdeling. 2. De AAV wordt ten minste twee keer per kalenderjaar bijeen geroepen, en vaker als het Afdelingsbestuur dat wenselijk acht. 3. Op schriftelijk verzoek van vijf of meer leden is het Afdelingsbestuur verplicht binnen vier weken een AAV bijeen te roepen. Als het Afdelingsbestuur niet binnen veertien dagen inhoudelijk en gemotiveerd reageert op een dergelijk verzoek, kunnen de leden zelf tot bijeenroeping van een AAV overgaan. 4. De AAV wordt ten minste twee weken van tevoren schriftelijk aangekondigd. 5. Tegelijkertijd met de aankondiging van de AAV worden de door het Afdelingsbestuur vastgestelde stukken gepubliceerd, indien van toepassing. Tot de vastgestelde stukken behoren de agenda van de AAV, de notulen van de vorige AAV, het jaarverslag, het financieel verslag, de balans, de jaarrekening, het kascommissieverslag, een oproep tot kandidaatstelling voor de vacante bestuursfuncties en het afdelingsreglement. 6. Ieder stemgerechtigd lid heeft één stem. Het is niet mogelijk anderen te machtigen een stem uit te brengen. Artikel 4: De Algemene Afdelingsvergadering 1. Op de AAV worden minimaal behandeld: a) Bestuursverantwoording b) Afdelingsfinanciën c) Terugkoppeling van Politieke of Organisatorische Moties die de afgelopen AAV zijn aangenomen. 2. De AAV: a) Verkiest de Afdelingsbestuurders, de KasCo, en het RvT-lid van het GPJK conform de methode van Bijlage A van het HR b) Keurt de jaarrekeningen en jaarverslagen van de Afdeling goed en stelt de afdelingsbegroting vast. Artikel 5: Voorstellen AAV 1. Onder andere de volgende typen voorstellen kunnen voorgelegd worden aan de AAV: a) Politieke Moties b) Organisatorische Moties c) Wijzigingen op het Afdelingsreglement d) Congresvoorstellen zoals beschreven in Artikel 10 lid 1 (HR) e) Moties van Orde 2. Ieder individueel lid kan tot aanvang van de AAV de voorstellen genoemd onder lid 1 indienen, met uitzondering van voorstellen als bedoeld onder lid 1 sub e die te allen tijde ingediend kunnen worden. 4

5 Artikel 6: Orde van de AAV 1. Bij aanvang van de AAV draagt het bestuur een Technisch Voorzitter voor, die is belast met het handhaven van de vergaderorde tijdens de AAV. De uiteindelijke benoeming van de Technisch voorzitter geschiedt door de AAV. 2. De Algemeen Secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de AAV. Bij afwezigheid van de Algemeen Secretaris neemt een ander bestuurslid deze taak over. 3. Bij aanvang van de AAV draagt het bestuur ten minste twee leden voor de Stemcommissie voor, die zijn belast met het tellen van de stemmen en het aankondigen van de uitslag van de stemming. De uiteindelijke benoeming van de Stemcommissie geschiedt door de AAV. 4. De Technisch Voorzitter en de leden van de Stemcommissie worden benoemd voor de duur van de AAV. Artikel 7: Wijze van Besluitvorming 1. Een ieder betalend lid van de afdeling Jonge Democraten Groningen is stemgerechtigd op de AAV. 2. Over voorstellen in de zin van art. 5 lid 1 en art. 4 lid 2 sub b wordt in beginsel gestemd door middel van hand opsteken; tenzij de AAV anders beslist. 3. Bij het verkiezen van personen voor de functies in de zin van art. 4 lid 2 sub a wordt schriftelijk en anoniem gestemd. 4. Een voorstel is aangenomen als een meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen vóór heeft gestemd. 5. Onder geldig uitgebrachte stemmen in het geval van voorstellen wordt verstaan de voor- en tegenstemmen. Hoofdstuk 3: Afdelingsbestuur Artikel 8: Samenstelling Afdelingsbestuur 1. Het Afdelingsbestuur bestaat ten minste uit drie leden, te weten: a) Voorzitter b) Algemeen Secretaris c) Penningmeester 2. Daarnaast kent het Afdelingsbestuur idealiter ook de volgende functies: a) Commissaris Organisatie b) Commissaris Politiek c) Commissaris Promotie 3. Het Afdelingsbestuur wijst voor haar aantreden één van haar leden, niet zijnde de voorzitter, aan als vicevoorzitter van de afdeling. Artikel 9: Verkiezen van Afdelingsbestuurders 1. De Afdelingsbestuurders worden gekozen conform de methode van Bijlage A: Verkiezen van Personen in Functie. 5

6 Kandidaatstelling voor het Afdelingsbestuur kan tot een week voorafgaand aan de AAV door het afdelingsbestuur schriftelijk van kandidaatstelling op de hoogte te stellen. Het lidmaatschap van een politieke partij of een daaraan gelieerde of daardoor erkende politieke jongerenorganisatie, anders dan D66 moet bij de kandidaatstelling worden vermeld. 3. Het lidmaatschap van het Afdelingsbestuur is niet verenigbaar met: a) het lidmaatschap van het Europees Parlement, de Staten-Generaal, de Provinciale Staten of de Gemeenteraad; b) het lidmaatschap van enig bestuurlijk of vertegenwoordigend lichaam van een Nederlandse politieke partij of daaraan gelieerde of daardoor erkende politieke jongerenorganisatie, anders dan D66. c) Het uitvoeren van nevenfuncties bij andere politieke of maatschappelijke organisaties, tenzij van te voren toestemming is gevraagd aan de AAV. 4. Het afdelingsvoorzitterschap is niet verenigbaar met: a) lidmaatschap van het Europees Parlement, de Staten-Generaal, de Provinciale Staten, de Gemeenteraad, de Deelgemeenteraad, noch met enig bestuurlijk of vertegenwoordigend lichaam van D66. b) het lidmaatschap van een bestuurlijk of vertegenwoordigend lichaam van een Nederlandse politieke partij, of een daaraan gelieerde of daardoor erkende politieke jongerenorganisatie. 5. Ieder lid van de Afdeling kan zich verkiesbaar stellen voor het Afdelingsbestuur, indien hij/zij aan de in de Statuten of dit reglement gestelde eisen voldoet. 6. Een lid van het Afdelingsbestuur wordt voor een termijn van ten minste een half jaar en maximaal twee jaar gekozen. Artikel 10: Taken van het Afdelingsbestuur 1. Het Afdelingsbestuur heeft tot taak: a) het voorbereiden van Algemene Afdelingsvergaderingen; b) het organiseren van politieke bijeenkomsten van algemene strekking; c) het vertegenwoordigen van de Afdeling zowel binnen de vereniging als naar buiten; d) het schrijven en uitvoeren van het afdelingsbeleidsplan; e) het opstellen en naleven van de afdelingsbegroting; f) het zorgdragen voor een deugdelijk financieel beleid; g) het opstellen en presenteren van een jaarverslag; a) het opstellen en presenteren van een jaarrekening. Artikel 11: Financiën 1. De middelen van de Afdeling bestaan uit: a) bijdragen van de vereniging; b) schenkingen; c) overige baten. 2. Jaarlijks biedt het Afdelingsbestuur de AAV een begroting voor het komend boekjaar ter goedkeuring aan. 6

7 Na goedkeuring door de AAV stuurt de afdelingspenningmeester de begroting ter kennisgeving aan de landelijk penningmeester. 4. Jaarlijks overlegt de afdelingspenningmeester de jaarrekening over het afgelopen jaar aan de AAV en de landelijk penningmeester. De jaarrekening bevat ten minste een balans en een resultatenrekening en een toelichting op beide. 5. Halverwege het jaar stelt de Afdelingspenningmeester een bijgewerkte versie van de begroting van het lopende jaar op. Deze wordt in ieder geval besproken met het Afdelingsbestuur en de KasCo. Hoofdstuk 4: Bijzondere Organen Artikel 12: Algemeen 1. De Afdeling kent vier soorten bijzondere organen, te weten: a) de KasCo b) werkgroepen c) commissies d) de RvA Artikel 13: de KasCo 1. De KasCo wordt gekozen door de AAV conform de methode van Bijlage A: Verkiezen van Personen in Functie. 2. De KasCo bestaat uit ten minste twee leden. 3. Het lidmaatschap van de KasCo is niet verenigbaar met het lidmaatschap van het Afdelingsbestuur. 4. De KasCo heeft tot taak het controleren van de door de penningmeester gevoerde financiële administratie en het begrotingsbeleid namens de AAV. 5. De controle van de financiële administratie door de KasCo vindt eenmaal per kwartaal plaats en in ieder geval voorafgaand aan de Algemene Afdelingsvergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd. Dit gebeurt in aanwezigheid van in elk geval de penningmeester en bij voorkeur ook de voorzitter en eerdere penningmeesters die gedurende het lopende boekjaar in functie zijn geweest. De KasCo doet tijdens de AAV waarop de jaarrekening ter goedkeuring voorligt verslag van haar bevindingen en adviseert over decharge van het Afdelingsbestuur. Artikel 14: Werkgroepen 1. Werkgroepen worden door het Afdelingsbestuur ingesteld en vallen onder de verantwoordelijkheid van de Commissaris Politiek. 2. De (leden van) werkgroepen treden nimmer zonder ruggespraak naar buiten op. Meningen en opvattingen, publicaties en dergelijke vallen onder verantwoordelijkheid van het Afdelingsbestuur. Artikel 15: Commissies 1. Commissies worden door het Afdelingsbestuur ingesteld en vallen onder de verantwoordelijkheid van de Commissaris Organisatie. 7

8 De (leden van) commissies treden nimmer zonder ruggespraak naar buiten op. Meningen en opvattingen, publicaties en dergelijke vallen onder de verantwoordelijkheid van het Afdelingsbestuur. 3. De leden van een commissie zijn belast met het uitvoeren van taken zoals vastgesteld door het Afdelingsbestuur. Artikel 16: Raad van Advies 1. De Raad van Advies is belast met de volgende taken: a) het bestuur zowel gevraagd als ongevraagd adviseren over het verenigingsbeleid b) het zoveel mogelijk behouden van kennis binnen de vereniging en het inzetten voor ontwikkeling van beleid c) het waarborgen van de continuïteit van het bestuur 2. De Raad van Advies bestaat uit maximaal vijf leden. 3. Het lidmaatschap van de Raad van Advies is niet verenigbaar met lidmaatschap van een afdelingsbestuur en KasCo binnen de Jonge Democraten. 4. De leden van de Raad van Advies worden aangesteld door de AAV na een voordracht door het bestuur voor een periode van maximaal 1 jaar. Benoeming kan enkel gebeuren op voordracht door het bestuur. 5. De Raad van Advies heeft het recht om op eigen initiatief een bijeenkomst met het bestuur of een van de andere organen te organiseren. 6. De leden van de Raad van Advies dienen jaarlijks tenminste tweemaal bijeen te komen. Bijlage A: Verkiezen van Personen in Functie Artikel 1: Algemeen 1. Alle stemgerechtigden ontvangen een stembiljet waarop de kandid(a)at(en) in alfabetische volgorde zijn vermeld. 2. De stembiljetten worden bij een door de AAV aangewezen Stemcommissie ingeleverd en geteld. Artikel 2: Procedure bij één kandidaat voor een vacature 1. Gestemd wordt door op het stembiljet achter de naam van de kandidaat voor, tegen of blanco op te schrijven en het stembiljet bij de Stemcommissie in te leveren. 2. De kandidaat is gekozen als meer dan de helft van de geldige uitgebrachte stemmen voor de benoeming van de kandidaat is. In andere gevallen blijft de functie vacant. Stemgerechtigden die zich hebben onthouden van stemmen tellen telt niet mee voor het bepalen van het vereiste aantal stemmen, blanco stemmen wel. Artikel 3: Procedure bij twee of meerdere kandidaten voor een vacature 1. Gestemd wordt door achter de naam van elke kandidaat voor, tegen of blanco te schrijven en het stembiljet bij de Stemcommissie in te leveren. Wanneer een 8

9 stemgerechtigde achter meerdere kandidaten voor op het stembiljet noteert, dient hij/zij een volgorde aan te geven (1, 2, 3.. enzovoorts). 2. Een kandidaat met meer dan de helft van de geldig uitgebrachte eerste voorstemmen is verkozen. Tweede voorstemmen tellen in eerste instantie als tegenstem. Stemgerechtigden die zich hebben onthouden van stemmen tellen telt niet mee voor het bepalen van het vereiste aantal stemmen, blanco stemmen wel. 3. Indien geen kandidaat aan deze voorwaarden voldoet, wordt de kandidaat met het geringste aantal voorstemmen afgewezen. Hebben ten minste twee kandidaten hetzelfde geringe aantal stemmen, dan wordt herstemd tussen de kandidaten met de minste stemmen door middel van de tweede voorkeurstemmen erbij op te tellen. Is er dan geen verschil, de derde voorkeurstemmen erbij op te tellen etc. Uiteindelijk nog steeds hetzelfde aantal stemmen betekent dat er opnieuw gestemd moet worden. 4. De procedure als genoemd in het derde lid wordt herhaald zolang er nog niemand is verkozen. Als er nog maar één kandidaat over is en deze heeft geen meerderheid weten te verwerven, blijft de functie vacant. Artikel 4: Procedure bij twee of meerdere kandidaten voor meerdere gelijke vacatures 1. Gestemd wordt door achter de naam van elke kandidaat voor, tegen of blanco te schrijven en het stembiljet bij de Stemcommissie in te leveren. Wanneer een stemgerechtigde achter meerdere kandidaten voor op het stembiljet noteert, dient hij/zij een volgorde aan te geven (1, 2, 3.. enzovoorts). 2. Een kandidaat met meer dan de helft van de geldig uitgebrachte eerste voorstemmen is verkozen. Tweede voorstemmen tellen in eerste instantie als tegenstem. Stemgerechtigden die zich hebben onthouden van stemmen tellen telt niet mee voor het bepalen van het vereiste aantal stemmen, blanco stemmen wel. 3. Indien geen kandidaat aan deze voorwaarden voldoet, wordt de kandidaat met het geringste aantal voorstemmen afgewezen. Hebben tenminste twee kandidaten hetzelfde geringe aantal stemmen, dan wordt herstemd tussen de kandidaten met de minste stemmen. Elk van de voorstemmen voor de afgewezen kandidaat wordt toegekend aan de op het stembiljet genoemde kandidaat van eerstvolgende voorkeur. Biljetten zonder verdere voorkeur tellen mee als blanco stem. 4. De procedure als genoemd in het derde lid wordt herhaald zolang er nog niemand is verkozen. Als er nog maar één kandidaat over is en deze heeft geen meerderheid weten te verwerven, blijft de functie vacant. 5. Wanneer een eerste kandidaat is gekozen wordt de procedure herhaald totdat voor elke openstaande vacature een kandidaat is verkozen tenzij dit onmogelijk is doordat er geen meerderheden zijn. Bij herhaling van de stemprocedure wordt elk van de voorstemmen voor de op dat moment reeds verkozen kandidaat toegekend aan de op het stembiljet genoemde kandidaat van eerstvolgende voorkeur. 9